3.1 学会根据需要调整单元格格式 · 3.1.4 合并单元格...

第 3 章 做个漂亮的工作表

一份完美的表格，不仅要有完善的数据处理功能，还应该给阅览者以美的享受。要想

自己的表格与众不同、出类拔萃，从视觉上征服观众是最为有效的手段之一。本章将探讨

如何才能做出一份漂亮的工作表。

本章主要内容：

单元格样式的设置

表格内置样式的使用

“套用表格格式”格式的使用

不同条件应用不同格式

3.1 学会根据需要调整单元格格式

单元格的格式主要包括数据显示格式、文本对齐方式、字体样式、边框样式及单元格

颜色等。将这些格式进行合理设置，就可以做出一份漂亮的工作表。下面我们逐个进行

学习。

3.1.1 数据格式设置有讲究

由于 Excel 可以接受多种数据类型，而有些数据又可以有多种的显示方式，比如，数

值型的可以使用科学计数、百分比、分数和会计专用等方式显示，日期型的同样可以采用

中外多种日期显示方式，这就需要我们学会在不同的场合设置合适的数据格式。对于数据

格式的设置通常应该注意以下几点。

（1）选择类型要恰当，比如，对于一些较大的数值，可以采用科学计数法，或者采用

加千位分隔符的方式来显示，而对于会计专用表格中的数据，则应该考虑采用会计专用的

类型显示。

（2）小数点数的控制，对于一些对数值精度要求不高的表格，则可以考虑统一小数点

的位数，比如，统一成两位小数，这样可以使表格中的数据显示更加整洁。

（3）不宜混用数据类型，在同一行或同一列中的数据格式应该尽量统一，比如，同一

表格中的日期格式，则应该采用相同的类型。

（4）对齐方式，在默认情况下，文本是靠左对齐，而数值型则是靠右对齐，用户可以

根据表格的实现需要调整对齐方式，但不宜在同一列中采用不同的对齐方式。

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下面学习如何设置数据的格式类型。

1．通过功能区进行数据格式的设置

通过在 Excel 功能区上切换到【开始】选项卡上，单击【数字】组中【数字格式】下

拉按钮，在下拉列表中可以选择 12 种数字格式，如图 3-1 所示。【数字】组中还包含了【会

计会计专用格式】、【百分比样式】、【千位分隔样式】、【增加小数位数】和【减少小

数位数】按钮。读者可以根据需要来单击选择其中的样式选项。

2．通过【设置单元格格式】对话框设置数字格式

如果想要进行更多的数字格式设置，可以打开【设置单元格格式】对话框来完成，选

择要设置的区域后右击，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】命令，或者按下【Ctrl】

+【1】组合键打开该对话框，如图 3-2 所示。

图 3-1 【数字】分组中的下拉列表 图 3-2 【设置单元格格式】对话框

在【数字】选项卡的分类列表中显示了系统内置的 12 种格式，单击每种格式类型后，

在对话框的右侧就会显示相应的设置选项，并在【示例】区域中显示出相应的设置效果。

3.1.2 设置对齐

合理地调整单元格的对齐方式，会对美化 Excel 表格起着一定的作用，Excel 中的单元

格除了可以设置垂直和水平的对齐方式外，还可以将单元格按照一定的角度对齐。要设置

单元格的对齐方式，可以通过以下两种方式。

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1．通过功能区的按钮来设置

在功能区中的【对齐方式】组中包含了以下几种对齐方式功能的按钮，如图 3-3

所示。

2．通过【设置单元格格式】对话框进行设置

如果用户想要对对齐方式进行更多的设置，可以

打开设置单元格格式对话框，切换至【对齐】选项卡

进行设置，如图 3-4 所示。

图 3-4 【对齐】选项卡

其中，

【水平对齐】下拉列表中包含“靠左（缩进）”、“居中”、“填充”等 8 种方式，

如图 3-5 所示。

【垂直对齐】下拉列表中包含“靠上”、“居中”、“两端对齐”等 5 种方式，如

图 3-6 所示。

图 3-5 【水平对齐】下拉列表选项 图 3-6 【垂直对齐】下拉列表选项

图 3-3 【对齐方式】分组中的各种按钮

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文本控制中的自动换行的作用是当输入的内容超出单元格的宽度，就会自动进行

换行显示。

缩小字体填充是为了将输入的文字在一行中显示而设置的，如果字数较多，就会

缩小字体。

如图 3-7 所示，各种对齐效果的显示。

图 3-7 各种对齐效果

3.1.3 设置字体

Excel 2013 中的字体设置方法与 Word 中的方法相同，可以通过功能区的【开始】选

项卡中【字体】分组中的各种按钮进行设置，也可以打开【设置单元格格式】对话框，在

【字体】选项卡中进行字体的设置，选择要设置的字体字号等选项，单击【确定】按钮即可，

如图 3-8 所示。

图 3-8 【字体】选项卡

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3.1.4 合并单元格

合并单元格就是将两个或以上的连续单元格区域合并成一个大的单元格。

在功能区上单击【开始】选项卡，单击【对齐方式】组中的【合并后居中】下拉按钮，

在展开【合并后居中】的下拉列表中，可以看到几种合并的方式，如图 3-9 所示。各项含

义如下。

合并后居中：将所选单元格合并，并设置对齐方式为水平和垂直都居中。

跨越合并：将所选单元格区域的每行进行合并，形成单列多行的单元格区域。

合并单元格：合并所选区域，但不进行对齐方式的设置。

各种合并单元格方式的效果如图 3-10 所示。

图 3-9 合并单元格格式类型 图 3-10 合并单元格的 3 种方式

3.1.5 做个漂亮的边框

给表格加上边框，可以使得表格更加规范，有条理。在 Excel 中可以很方便地为选定

的工作表添加边框。

1．使用功能区设置边框

在功能区的【开始】选项卡的【字体】组中，单击【设置边框】按钮，在下拉列表中

选择相应的边框设置命令，如图 3-11 所示。

2．使用对话框设置边框

在【设置单元格格式】对话框中切换至【边框】选项卡，在选项卡中的【线条】区域

中，可以通过【样式】列表和【颜色】下拉按钮两种设置方式进行边框样式和颜色组合设

置，如图 3-12 所示。

如图 3-13 所示，为一个表格添加边框后的效果图。 提示：选择边框的颜色和线形之后，可以通过右侧的“预置”及“边框”区中的按钮

进行边框的添加与删除。

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图 3-11 功能区中的设置边框下拉列表 图 3-12 【边框】选项卡

图 3-13 添加表格边框后的效果

3.1.6 填充颜色更美观

为不同的区域设置不同的填充颜色，不仅可以美化表格，还可以起到数据的强调作用，

Excel 提供了丰富的填充效果，将设置单元格格式对话框切换至【填充】选项卡，选择相

应的颜色或填充效果即可进行设置，如图 3-14 所示。

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不过，在色彩选择上要注意，一个表格不宜使用过多的颜色，尽量不要使用背景图片

之类的，要做到简洁大方，不要喧宾夺主。如图 3-15 所示为添加底纹后的表格效果。

图 3-14 【填充】选项卡 图 3-15 设置填充后的效果

此外，还可以通过【单元格样式】命令快速设置单元格的填充、边框及数字等格式，

如图 3-16 所示，这里就不再赘述。

图 3-16 快速设置单元格格式

3.2 偷懒的方法——套用表格格式

如果由于时间紧迫，或者对格式的设置还不太熟悉，不妨试试 Excel 2013 提供的套用

表格格式功能。套用表格格式功能提供了多达 60 种表格格式，为用户格式化数据表提供了

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更为丰富的选择。

打开本章素材文件“套用表格格式.xlsx”，选中要应用样式的数据区域，在【开始】

选项卡【样式】组中单击【套用表格格式】下拉按钮，展开表格格式下拉列表库，选择一

个要应用的表格样式即可，如图 3-17 所示。

图 3-17 表格格式下拉列表库

如果这些样式中没有合适的，用户还可以通过列表下方的“新建表格样式”自己定义

样式。打开【新建表样式】对话框，选择要定义的表元素，单击【格式】按钮即可打开【设

置单元格格式】对话框进行相应的格式设置，如图 3-18、图 3-19 所示。

图 3-18 【新建表样式】对话框 图 3-19 对列表选项进行格式设置的对话框

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3.3 不同的条件不同的格式

在 Excel 中，可以根据单元格满足的条件不同，将单元格定义为不同的格式。比如，

可以根据不同的销售数量定义不同的显示格式，这样就可以快速分辨出表格中的数据信息。

3.3.1 使用内置条件格式

1．使用“数据条”、“色阶”和“图标集”条件格式

Excel 在条件格式功能中提供了“数据条”、“色价”和“图标集”3 种内置的单元格

图形效果样式，如图 3-20 所示。

图 3-20 3 种内置单元格图形效果

想要设置上图中的各种效果，我们以设置“数据条效果”为例。

首先打开本章素材文件“条件格式.xlsx”，在选中需要设置条件格式的单元格区域的

前提下，在功能区上执行【开始】→【条件格式】→【数据条】命令，在展开的选项菜单

中选择需要的样式即可。Excel 会对选择的数据进行分析，根据数值设置不同的显示格式，

如图 3-21 所示。

2．基于特征设置条件格式

除了上述 3 种单元格条件格式外，Excel 还内置了多种基于特征值设置的条件格式，

例如，可以按大于、小于、日期、文件和重复值等特征突出显示单元格，也可以按大于或

小于前 10 项或 10%、高于或低于平均值等项目要求突出显示单元格。下面将学生的总成

绩的前十名做特殊标记。

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图 3-21 设置【数据条】单元格样式

选中总成绩数据单元格区域，在功能区上执行【开始】→【条件格式】→【项目选取

规则】命令。在展开的选项菜单中选择【前 10 项】命令，如图 3-22 所示。在弹出的【前

10 项】对话框中输入“10”，在【设置为】下拉列表中设置特殊格式，单击【确定】按钮，

如图 3-23 所示。

图 3-22 【项目选取规则】的选项菜单 图 3-23 【前 10 项】对话框

还可以运用【突出显示单元格规则】命令，将学生的英语成绩在“90～100”之间的

分数特殊显示，具体操作如下。

选中英语成绩数据单元格区域，在功能区上执行【开始】→【条件格式】→【突出显

示单元格规则】命令，在展开的选项菜单中选择【介于】命令，如图 3-24 所示。在弹出的

【介于】对话框中输入指定数值，单击【确定】按钮即可，如图 3-25 所示。

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图 3-24 【突出显示单元格规则】的选项菜单 图 3-25 【介于】对话框

3.3.2 自定义条件规则

Excel 2013 中内置的条件格式是有限的，不过用户可以通过自定义规则和显示效果的

方式来创建满足个人需要的条件格式。

1．自定义条件格式样式

我们对上一节中的学生成绩表进行分析，将“90”分以上的成绩用“小红旗”标识，

具体操作步骤如下。

（1）沿用上例中的表格，选中需要设置条件格式的 C2︰E38 单元格区域。

（2）在功能区上执行【开始】→【条件格式】→【新建规则】命令，打开【新建格式

规则】对话框，如图 3-26 所示。

图 3-26 打开【新建格式规则】对话框

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（3）在对话框的【选择规则类型】列表框中，选择【基于各自值设置所有单元格的格

式】选项。

（4）在【格式样式】下拉列表中，选择【图标集】选项。

（5）在【根据以下规则显示各个图标】区域中，在【类型】下拉列表中选择【数字】，

在【值】编辑框中输入“90”，在【图标】下拉列表中选择“小红旗”图标，如图 3-27

所示。

（6）在“当＜90 且”和“当＜33”两行的【图标】下拉列表中选择【无单元格图标】

选项。最后单击【确定】按钮即可，如图 3-28 所示设置后的显示效果。

图 3-27 设置【新建格式规则】对话框中的选项 图 3-28 设置后效果

2．使用公式自定义条件格式

我们可以使用公式将上面的学生成绩表中总分最高的同学标示出来，具体操作步骤

如下。

（1）沿用上例中的素材文件“条件格式.xlsx”，选中 A2︰F38 单元格区域。

（2）在功能区上切换到【开始】选项卡，单击【样式】组中的【条件格式】下拉按钮，

在展开的下拉菜单中，单击【新建规则】命令，打开【新建格式规则】对话框。

（3）在【新建格式规则】对话框的【选择规则类型】列表框中，选择【使用公式确定

要设置格式的单元格】选项。

（4）在【编辑规则说明】区域中的【为符合此公式的值设置格式】编辑框中输入条件

公式：“=SUM($C2:$E2)=MAX($F$2:$F$38)”，如图 3-29 所示。

（5）单击【格式】按钮，打开【设置单元格格式】对话框。

（6）在【填充】选项卡中，选取合适的背景色，如“绿色”。

（7）依次单击【确定】按钮完成设置，效果如图 3-30 所示。

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图 3-29 【新建格式规则】对话框 图 3-30 标示总分最高的同学

3.3.3 管理条件规则

同一个单元格或单元格区域可以设置多个条件格式。当两个或更多的条件格式规则应

用于一个单元格区域时，Excel 会按其在如图 3-29 所示对话框中列出的优先级顺序执行这

些规则。

用户可以通过在功能区上执行【文件】→【条件格式】→【管理规则】命令，打开【条

件格式规则管理器】对话框。此时，在列表中，越位于上方的规则，其优先级越高。默认

情况下，新建规则总是添加到列表的顶部。用户可以用对话框中的“上移”和“下移”按

钮更改优先级顺序，如图 3-31 所示。

图 3-31 【条件格式规则管理器】对话框

当同时存在多个条件格式规则时，优先级高的规则先执行，次一级规则后执行，这样

逐条规则执行，直至所有规则执行完毕。在这一过程中，用户可以应用“如果为真则停止”

规则，一旦优先级较高的规则条件被满足后，则不再进行其优先级下的规则，强制规则的

“上移”和“下移”按钮

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继续执行。可以应用该规则，实现对数据集中的数据进行有条件地筛选。

【例 3-1】如图 3-32 所示已设置“数据条”格式的数据表中，不显示销售量 3000 以下

的商品的“数据条”格式，具体操作步骤如下。

（1）打开本章素材文件“条件规则（一）.xlsx”，选中 B2︰B12 单元格区域，打开【新

建格式规则】对话框，在【选择规则类型】列表框中选择【只为包含以下内容的单元格设

置格式】命令，在【编辑规则说明】区域中分别设置“单元格值”、“小于”和“3000”，

如图 3-33 所示。

图 3-32 “数据条”格式的数据表 图 3-33 【新建格式规则】对话框

（2）打开【条件格式规则管理器】对话框，勾选“如果为真则停止”复选项，如图 3-34

所示，单击【确定】按钮即可完成设置，效果如图 3-35 所示。

图 3-34 【条件格式规则管理器】对话框 图 3-35 应用“如果为真则停止”规则后效果

【例 3-2】将员工信息表中的职称按照职称级别进行分类。

为了更加直观地区分职员的职称信息，可以使用条件格式分别将高级职称、中级职称

和初级职称区分开来。具体操作步骤如下。 （1）打开本章素材文件“条件规则（二）.xlsx”，如图 3-36 所示，选择 A2︰H27 单

元格区域。

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图 3-36 员工信息表

（2）在功能区上执行【开始】→【条件格式】→【新建格式规则】命令。

（3）在打开的【新建格式规则】对话框中，【选择规则类型】列表框中选择【使用公

式确定要设置格式的单元格】选项。

（4）在【编辑规则说明】编辑框中输入公式“=FIND("高"，$H2)”，如图 3-37 所示。

（5）单击【格式】按钮，弹出【设置单元格格式】对话框。

（6）在【设置单元格格式】对话框中，“字体”设置为“加粗倾斜”。

（7）单击【确定】按钮关闭对话框。

（8）按照同样的方法新建两个条件格式，公式分别为“=FIND("初"，$H2)”、“=FIND

("师"，$H2)”。格式分别设置为“黄色背景填充”和“蓝色字体”。

（9）设置完成后，效果如图 3-38 所示。

图 3-37 设置公式条件格式 图 3-38 设置条件格式后效果

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这种效果并没有实现我们所需要的区分职员职称的效果。需要进一步设置条件格式管

理规则，步骤如下。

（1）选择 A2:H27 中任意一个单元格，打开【条件格式规则管理器】对话框，如图 3-39

所示。

（2）将第一个“蓝色字体格式”条件规则向下移动至最后一行，然后勾选前两个条件

格式的“如果为真则停止”复选框，如图 3-40 所示。

（3）单击【确定】按钮即可，效果如图 3-41 所示。

图 3-39 条件格式规则管理器 图 3-40 调整顺序并设置“如果为真则停止”复选框

图 3-41 设置管理条件格式规则后效果

3.4 技 巧 放 送

1．轻松批量删除空行

当处理一个包含很多数据的工作表时，难免会出现很多空行。逐一查找并删除，工作

量大并且很容易遗漏。怎么样才能做到不漏删、不误删，同时又更加快捷呢？

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我们可以通过筛选的方法来进行批量删除，具体操作步骤如下。

打开本章素材文件“删除空行.xlsx”，选择整个工作表，在功能区上单击【开始】选

项卡，在选项卡中单击【排序和筛选】下拉按钮，然后在展开的下拉列表中选择【升序】

命令，如图 3-42 所示。排序后发现所有的空行都集中出现在表格下方，如图 3-43 所示，

此时只要将其选中并删除即可。

图 3-42 单击【升序】选项 图 3-43 空行集中出现在表格下方

2．修改套用格式后单元格的行列数

在表格中使用 Excel 中的“套用格式”后，如果想要增加行列数可以通过下面的方法

进行。

（1）打开本章素材文件“套用格式后的行列数.xlsx”，选中整个表格区域，将鼠标置

于其右下角，当鼠标变为双向箭头时，如图 3-44 所示，即可进行调整。

（2）向下拖动即可增加表格的行数，向右拖动即可增加表格的列数，如图 3-45 所示。

图 3-44 鼠标变成双向箭头 图 3-45 增加列效果

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3．删除表格功能而不丢失数据或表格格式

在使用系统内置的表格样式的过程中，用户有时只需要其表格的样式，而不需要对其

中的数据做任何处理，我们可以运用下面的方法来解决。

（1）沿用上例中的表格，单击表格中任意一个单元格，如图 3-46 所示的“C11”。

图 3-46 选中任一单元格

（2）在功能区上切换至【设计】选项卡，单击【工具】组中的【转换为区域】按钮，

在弹出的提示用户是否转化普通表格的信息对话框中，单击【是】按钮即可完成操作，如

图 3-47 所示。转化后的表格效果如图 3-48 所示。

图 3-47 【是否转化为普通区域】对话框 图 3-48 转化后的表格效果