35. sitzung des ausschusses für verwaltungsreform und kommunikations- und informationstechnik am 2....

35. Sitzung des Ausschusses für Verwaltungsreform und Kommunikations-

und Informationstechnikam 2. September 2004

TOP 2: Stand der Verwaltungsreform in der Senatsverwaltung für Justiz und den nachgeordneten Behörden

2

InhaltsübersichtInhaltsübersicht• Projekte Berlin-Brandenburg• Neustrukturierung der

Senatsverwaltung für Justiz• Projekt Justizreform• Neustrukturierung des Justizvollzuges

und der Sozialen Dienste• Neuordnung der

Personalverwaltungsaufgaben• IT-Einsatz in der Berliner Justiz

3

Projekte Berlin - BrandenburgProjekte Berlin - BrandenburgStaatsvertrag über die Errichtung gemeinsamer Fachobergerichte der Länder Berlin und Brandenburg

Zum 1. 7. 2005: Gemeinsames Oberverwaltungsgericht in Berlin

und gemeinsames Landessozialgericht in Potsdam

Zum 1. 1. 2007: Gemeinsames Finanzgericht in Cottbus und

gemeinsames Landesarbeitsgericht in BerlinFür alle:Verwaltungsvereinbarung über die Abhaltung von auswärtigen Sitzungstagen

Staatsvertrag über die Errichtung eines gemeinsamen juristischen Prüfungsamtes der Länder Berlin und Brandenburg

4

Organisationsübersicht 2001Organisationsübersicht 2001

Bibliothek Pers. u.Fin IT-Stelle

Inn. Dienst

Abteilung I Abteilung II Abteiling III Abteilung IV Abteilung V Abteilung VI

A Personal A Öff. Recht A Zivilrecht A Strafrecht A J ustizvollzug J ustizprüf.amt

B Organisation B Stiftung B Gnadenw. B Rechtshilfe AF Aus- /Fortbild AF Aus- /Fortbild

C Haushalt

Steuerungsdienst

Serviceeinheiten

SenatorStaatssekretär

PressesprecherPersönl. ReferentinGrundsatzreferent

5

OrganisationsübersichtOrganisationsübersicht 2004

Abteilung I Abteilung III Abteilung IV

A Personal A Öff. Recht C Strafrecht E Rechtshilfe A J ustizvollzug

Service ITService inn. Dienst B Organisation B Zivilrecht D Stiftung B Gnade AF Aus- /Fortbild

Service Bibliothek C Haushalt AF Aus- /Fortbild

Steuerungsdienst

J ustizprüfungsamt

Projekt J ustizreform

Abteilung II

Pressesprecherin

SenatorinStaatssekretär

Leiterin des BürosPersönl. Referentin

6

InhaltsübersichtInhaltsübersichtTeil: Projekt Justizreform

• Ziele und Struktur

• Dezentralisierung

• KLR und Justizcontrolling

• GPO und Bürgerservice

• Personalmanagement

7

Derzeitiger Aufbau der Derzeitiger Aufbau der ordentlichen Gerichtsbarkeit in Berlinordentlichen Gerichtsbarkeit in Berlin

A G L ich ten be rg A G C ha r lo tte n bu rg

A G H o he n sch ön h au sen A G T em p e lh o f-K re uzbe rg

A G S ch ön e be rg A G K ö p en ick

A G P a nko w -W eiß en see A G W e dd ing

A G N e ukö lln A G M itte

A G S pa nd au

Präsident des Am tsgerichts Präsident des Landgerichts

Präsidentin des Kam mergerichts

„„Zentrale Steuerung“Zentrale Steuerung“

8

Präsidentin des KammergerichtsPräsidentin des Kammergerichts

Präsident des AG Tiergarten• nimmt Funktion einer

koordinierenden Mittelbehörde wahr

• sind alle 11 Amtsgerichte nachgeordnet, welche mit Hilfe von Direktorinnen und Direktoren geleitet werden

nachgeordnetnachgeordnet

Präsident des Landgerichtsist ausschließlich für die Leitung des Landgerichts Berlin zuständigProblem:• drei Standorte• Präsident und Vizepräsident haben Sitz am Standort Tegeler

Weg• an beiden anderen Standorten

ist Präsenz der Leitung kaum wahrnehmbar

als sog. „obere Dienstbehörde“ grundsätzlich zuständig für sämtliche Personalentscheidungen und die dem

Gerichtszweig zugewiesenen Sachmittel

9

Haushaltswirtschaftliche GrundentscheidungHaushaltswirtschaftliche Grundentscheidung

• Vollständige Übertragung der Entscheidungs- und Verantwortungs-befugnisse für Ressourcen (Sachmittel, Personal, Finanzmittel) auf das Landgericht und die einzelnen Amtsgerichte (Ausnahme nur Landes-projekte und ITOG)

• Dezentrale Kapitelbewirtschaftung ab Haushalt 2006

Stärkung der Stärkung der LeitungsverantwortungLeitungsverantwortung

Effizienterer Effizienterer RessourceneinsatzRessourceneinsatz

Personalentwicklung/ Personalentwicklung/ RotationRotation

EntscheidungsnäheEntscheidungsnähe

Gründe:

10

Folgerungen für den SachhaushaltFolgerungen für den Sachhaushalt• Ermittlung von belastbaren Zahlen

Aufteilung der Kapitel der Obergerichte / Generalstaatsanwaltschaft

Arbeit mit (limitierten) Unterkonten

• Schaffung haushaltswirtschaftlicher Kompetenz bei den nachgeordneten GerichtenSchulungen im Haushaltsrecht, Vergaberecht, ProfiskalHospitationenZusammenstellung von Hilfsmaterialien

• Vereinbarung verbindlicher Kommunikationsstrukturen und Verfahrensregelungen für zentrale Aufgabenwahrnehmung (in Auftragswirtschaft?)

11

Konsequenzen aus der Dezentralisierung:Konsequenzen aus der Dezentralisierung:Vorgesetzter eines Richters kann nach bundesrechtlicher Regelung nur ein Präsident sein (vgl. § 22 Abs. 3, §§ 22a und b Gerichtsverfassungsgesetz; § 14 Abs. 2, § 15 Satz 2 der - als Bundesrecht fortgeltenden - Verordnung zur einheitlichen Regelung der Gerichtsverfassung vom 20.05.1935; Anlage III zum Bundesbesoldungsgesetz, Fußn. 1 zur Besoldungsgruppe R3; s. auch § 38 Abs. 2 Verwaltungsgerichtsordnung; § 31 Finanzgerichtsordnung)

Kostenauswirkung

• Durch Verlagerung der Fach- und Dienstaufsicht entsteht insgesamt kein personeller Mehr- oder Minderbedarf

• Gegenfinanzierung der Anhebung von Besoldungen erfolgt aus Stellen der aufzulösenden Mittelbehörde (2,19 R2-Stellen)

Folge aus Rechtslage: Gesetzesänderung erforderlich

Gesetz zur Schaffung dezentraler Verwaltungsstrukturen in der ordentlichen Gerichtsbarkeit

12

Kosten- und Leistungsrechnung in der JustizKosten- und Leistungsrechnung in der Justiz

Mindestanforderungen nach bundeseinheitlichen

Maßstäben:

keine Budgetierung auf Ebene einzelner Spruchkörper

Herausnahme diverser Einnahmen und Ausgaben (nicht steuerbare Gebühren, Strafen, Auslagen usw.)

KLR nicht Mittel der Geschäftsverteilung keine ständigen Tätigkeitsaufschreibungen

13

Rechtliche Rahmenbedingungen für die Einführung der Rechtliche Rahmenbedingungen für die Einführung der KLR bei Gerichten und Staatsanwaltschaften KLR bei Gerichten und Staatsanwaltschaften

• Aufgaben und Arbeitsmenge nicht steuerbar– Justizgewährleistungsanspruch– Bindung der Staatsanwälte an das Legalitätsprinzip

• Personaleinsatz nur bedingt steuerbar– Anspruch auf gesetzlichen Richter– Präsidien entscheiden über Zuständigkeit

• Fachliche Vorgaben unzulässig– sachliche und persönliche Unabhängigkeit der Richter– sachliche Unabhängigkeit der Rechtspfleger

• Aufgaben und Arbeitsmenge nicht steuerbar– Justizgewährleistungsanspruch– Bindung der Staatsanwälte an das Legalitätsprinzip

• Personaleinsatz nur bedingt steuerbar– Anspruch auf gesetzlichen Richter– Präsidien entscheiden über Zuständigkeit

• Fachliche Vorgaben unzulässig– sachliche und persönliche Unabhängigkeit der Richter– sachliche Unabhängigkeit der Rechtspfleger

14

Derzeitige Rechtslage:Derzeitige Rechtslage:

§ 5 Abs. 2 LHO: SenFin steht uneingeschränktes Informations- und Zugriffsrecht auf sämtliche Daten der KLR zu

unvereinbar mit verfassungsrechtlicher garantierter Sonderstellung der Gerichte

Unabhängigkeit der Rechtsprechung umfasst Schutz davor, die Arbeitsleistung des Richters sowie die finanziellen Folgen seiner Entscheidung einer systematischen Kontrolle und Überwachung von außen zu unterwerfen.

Erforderliche Änderung:Erforderliche Änderung:

Anfügung in § 5 Abs. 3:

„Im Übrigen findet Absatz 2 Satz 3 keine Anwendung auf die Daten der KLR der Gerichte und Strafverfolgungsbehörden“.

15

JustizcontrollingJustizcontrollingVorgabe: Erstellung einer Anleitung für den Aufbau eines Controllingsystems

Zwischenschritte: Verantwortungsbereiche identifiziert Zielpyramide entwickelt• Informationsbedarf im Hinblick auf die

Kennzahlen ermitteln• Berichtsweg vorschlagen

16

Optimierung der AblauforganisationOptimierung der Ablauforganisation

typische Bereiche:

• Aktenverwaltung und -umlauf

• Postverkehr• Aktenbearbeitung• mündliche Auskünfte

Vorgehen:

• Untersuchung der Geschäftsabläufe

• Schwachstellen-analyse

• Beseitigung der Schwachstellen

17

Optimierung Optimierung Information/Kommunikation/BürgerserviceInformation/Kommunikation/Bürgerservice

Bürgerservice

Bedarfsermittlung durch Umfrage

„Bürger und Justiz - Berlin 2004“

Weiterentwicklung der Rechtsantragsstellen zu Info- und Servicestellen in Amtsgerichten- Konzept ist erstellt

Verbesserung der Erreichbarkeit von Justizmitarbeitern- Konzept ist erstellt

• Einführung/Verbesserung der Leitsysteme- in Bearbeitung

• bürgerorientierte Homepages- in Bearbeitung

18

Optimierung der AufbauorganisationOptimierung der Aufbauorganisation

Aufgabe der Trennung von Registratur und Kanzlei, ganzheitliche Aufgabenerledigung durch Mischarbeits-plätze in eigenverantwortlichen Teams

weniger Aktenumlauf

kürzere Bearbeitungsdauer

effizientere Arbeitserledigung

weniger Steuerungsaufwand

mehr Einsicht in Gesamtabläufe

mehr Gestaltungsspielraum

höhere Arbeitszufriedenheit

Optimierte Abläufe

höhere Motivation

19

Optimierung der AufbauorganisationOptimierung der Aufbauorganisation

hier: Einbindung der Richter in das Management

für die Geschäftsstellen

bessere Kenntnis von den Gesamtabläufen und den Arbeitszwängen in den Geschäftsstellen, mehr Rücksichtnahme in der Arbeitsweise für die Richter

bessere Kenntnis des Richters von Verwaltungsabläufen und Sachzwängen; mehr Verständnis für Verwaltungshandeln; Abbau des Feindbildes Verwaltung bei Richtern

für die Verwaltung

bessere Kenntnis der Verwaltung von Problemen richterlicher Arbeit; Abbau des Bildes vom „störenden“ Richter

Mentalitätswechsel bei Richtern

Gründe:

20

PersonalmanagementPersonalmanagement

• Personalauswahl– Erstellung von Anforderungsprofilen– Entwicklung von Auswahlverfahren

• Personalentwicklung– Betreuung der Berufsanfänger– Beurteilungswesen/Beförderung– Fortbildung

21

JustizvollzugJustizvollzugBeginn: 1996

Formulierung einer LeitideeAufgabenklarheitFestlegung von ErfolgskriterienAbschichtung nicht-ministerieller

Zuständigkeiten an die JVA‘en

22

JustizvollzugJustizvollzug1997• Übertragung der Dienstbehörden-Eigenschaft

an alle JVA‘enZuständigkeit für Personal

• Befragung aller Kunden- und Kooperationspartner der Abteilung

• Soziale Dienste der Justiz als nachgeordnete Einrichtung Zuständigkeit für Personal und Haushalts-

wirtschaft mit eigenem Budget

23

JustizvollzugJustizvollzug1995 bis 1999• Organisationsentwicklungsprozess in der JVA

Tegel unter externer ModerationDelegation von Verantwortung

(Gruppenleiter/innen wurden Vorgesetzte)• Übertragung der Ergebnisse auf alle

Justizvollzugsanstalten Erste Zielvereinbarungen Kundenbefragungen

24

JustizvollzugJustizvollzugSeit 1999• Jährliche Zielvereinbarung mit JVA‘en und

Sozialen Diensten (seit 2001)Zielerreichnungs-Controlling

Seit 1. Januar 2000• Bildung von Haushaltskapiteln und

Übertragung an die 10 JVA‘en Größere Selbstständigkeit der Justizvollzugsanstalten

25

Reorganisation ArbeitswesenReorganisation Arbeitswesen(JVA Tegel)(JVA Tegel)

Ergebnisse (Auszug) Flachere Hierarchien Erweiterung von Zuständigkeiten Einsetzung eines Geschäftsführers Verwaltung der Betriebe hat

Dienstleistungsfunktion IT-Vollausstattung Berichtswesen

26

Reform des betrieblichen Reform des betrieblichen Arbeitswesens (RAW)Arbeitswesens (RAW)

Maßnahmen u.a.Einführung eines MehrschichtsystemsEinführung kundenorientierter ÖffnungszeitenEinführung von Marketing-MethodenEinführung von Gewinn- und Verlustrechnung

27

JustizvollzugJustizvollzugInstrumente des Personalmanagements• Entwicklung von Basis-Anforderungsprofilen

für 9 Laufbahnen/Berufsgruppen• Mitarbeiter-Vorgesetzen-Gespräche und

entsprechende Schulungen• Gruppenbezogene Auswahlverfahren• Durchführung von Mitarbeiter-Befragungen

und• Führungskräfte-Feedbacks

28

Soziale DiensteSoziale DiensteInstrumente des Personalmanagements

Entwicklung von AnforderungsprofilenDurchführung von Mitarbeiter-Vorgesetzen-GesprächenErarbeitung eines langfristigen PersonalentwicklungskonzeptsDurchführung von Mitarbeiterbefragungen Organisationsentwicklungsprozess (seit 2004)Einrichtung eines Führungskräftezirkels

29

Neuordnung der Neuordnung der PersonalverwaltungsaufgabenPersonalverwaltungsaufgaben• Synergien durch

• weitgehende Aufgabenerledigung in den Dienstbehörden

• zentrale Wahrnehmung von Aufgaben mit besonderem Fachwissen (optional Landesverwaltungsamt)

• Einführung von IPV in den Dienstbehörden

Aktueller Arbeitsschritt: Aufgabenanalyse für Zuordnung

Weiteres Vorgehen: Aufgabenzuordnung (Aufbauorganisation)

Pilotierung in einer Dienstbehörde (Geschäftsprozesse/IPV)

sukzessive Ausdehnung auf alle Dienstbehörden

Auflösung des Justizverwaltungsamtes

30

IT-Einsatz in der Berliner IT-Einsatz in der Berliner JustizJustiz

Ausstattungsrückstand aufholen bis 2006 Vollausstattung mit modernen Bildschirmarbeitsplätzen Moderne Fachverfahren flächendeckend bereitstellen

Zukunftsfähigkeit herstellenflächendeckende VernetzungVoraussetzungen für e-justice schaffen

31

Ausstattung mit Bildschirmarbeitsplätzen

4.6805.230

6.048

7.3007.800

61

,50

%

68

,80

%

77

,80

%

93

%

10

0%

2002 2003 2004 2005 (Ziel) 2006 (Ziel)

Jahr

An

za

hl B

AP

32

Wesentliche IT-VorhabenWesentliche IT-Vorhaben

Projekt IMOGInformationsmanagement in der ordentlichen Gerichtsbarkeit

Projekt MODESTAModernisierung der Staatsanwaltschaften

Projekt BASIS WEBBuchhaltungs- und Abrechnungssystem im Justizvollzug

33

Der Beirat zu ITOGDer Beirat zu ITOGKonzentration der IT-Kompetenzen (Sachmittel

und Personal) in einer Serviceeinheit gemäß VGG

Rolle der Serviceeinheit:„Treuhänder der IT-Ressourcen“

Rolle der Gerichte (Kunden):„Treugeber der IT-Ressourcen“

Beirat (Kundenvertretung) gestaltet gemeinsam mit der Leitung der Serviceeinheit die Grundlagen und Rahmenbedingungen für die Arbeit der

Serviceeinheit