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1
Ing. Heriberto Aja Leyva
Introducción al proceso de ventas
Estadística y Administración de Ventas
2
¿Cómo ser competitivo ?
Responder a la pregunta:
¿En que negocio estamos y en que negocio no
estamos?
Juntas Semanales para Vincular el mundo
externo del cliente con la organización del
proceso interno
Rendir cuentas por el desempeño y los
resultados :
Indicadores del
Proceso de ventas y mercadotecnia…
3
1° Establecer metas y objetivos de Ventas
Perspectiva Financiera
1. Gráfica de Ventas
2. Gráfica para identificar tendencias
3. Pronósticos de la semana
4. Presupuesto de ventas del año
5. Presupuesto de ventas del mes
6. Presupuesto de ventas de la semana
4
$0.00
$50,000.00
$100,000.00
$150,000.00
$200,000.00
$250,000.00
$300,000.00
$350,000.00 ven
tas
Meses 2009-2010
Gráfica de Ventas
5
$0.00
$50,000.00
$100,000.00
$150,000.00
$200,000.00
$250,000.00
$300,000.00
$350,000.00
ven
tas
Meses 2009-2010
Tendencia – Pronósticos de ventas
Meta en Diciembre $300,000
Analizar 12 a 18 Meses anteriores
Volumen Total de Ventas
Volumen total de ventas, y la estadística de ventas de cada semana, y en año ó de los últimos 18 meses.
Las ventas combinadas de todos los productos, en todos los territorios y para todos los clientes.
El trabajo del departamento de ventas se realiza en gran parte con los indicadores que le suministra las áreas administrativas y la participación activa del personal de informática.
Valor del Rendimiento del Equipo de Ventas
El Valorar el rendimiento implica volver primero la mirada hacia atrás para seguir mirando después hacia delante.
Al mirar hacia atrás, la administración analiza los resultados de sus operaciones en función de los objetivos y planes estratégicos establecidos.
1.- Análisis del volumen de Ventas
2.- Análisis del Costo y análisis de rentabilidad.
3.- Esfuerzos dirigidos a la venta
4.- Apoyos indirectos a las ventas
Sistema de Información – Tecnología en Ventas
Contar con la Tecnología de información que suministre al departamento de ventas la información que le es necesaria.
La clasificación de la información y las combinaciones de datos son ilimitados, donde entre las mas frecuentes se encuentran:
Ventas Semanal, mensual y Anual
Ventas por Territorio o por zona de clientes
Ventas por vendedor
Ventas por producto tanto en $ como en unidades
Ventas por clientes, individual, cuentas claves o especiales, por grupo de clientes, por canal de distribución
Ventas por tamaño de pedidos
Selección de Bases
para valorar el rendimiento de las Ventas
1.- Fijar políticas básicas
2.- Seleccionar bases de medición del rendimiento de ventas
3.- Que los resultados sean autoevaluados por el personal
involucrado en ventas, donde la dirección es solo un
facilitador y apoyo de la venta.
Medidas de Resultados
utilizadas como bases para la valoración
1.-Volumen de ventas
En dinero y en unidades ____
Por producto y por clientes (ó grupos de clientes) ____
Por correo, teléfono y visitas personales de ventas ____
2.-Volumen de ventas como porcentaje de: Cuota ó presupuesto de ventas ó venta del mes anterior ____
Potencial de mercado (cuota del mercado) ____
3.- Margen bruto por línea de producto, grupo de clientes y tamaño de pedido
___
4.-Pedidos Número de pedidos ___
Tamaño de pedidos (Volumen en $$$) del pedido ___
Promedio de bateo (Pedidos / visitas) ___
Número de pedidos cancelados ___
5.- Cuentas Porcentaje de cuentas vendidas ___
Número de cuentas nuevas ___
Número de cuentas perdidas ___
Número de cuentas con pagos vencidos ___
B ó M B= Si utilizamos M= podemos mejorar
Medidas de Insumos
utilizadas como bases para la valoración
6.-Visitas por día (tasa de visitas) ____
7.- Días Trabajados ____
8.- Tiempo Dedicado a ventas respecto a tiempo dedicado a otras actividades __
9.- Gastos directos de ventas En total ____
Como porcentaje del volumen de ventas ____
Como porcentaje de la cuota ____
10.-Actividades que no son de ventas Escaparates publicitarios preparados ____
Cartas escritas a clientes eventuales ____
Llamadas teléfonicas a clientes eventuales ____
Número de reuniones con distribuidores ____
Número de visitas a servicio realizadas ____
Cobranzas efectuadas ____
Número de quejas de clientes recibidas ____
B ó M B= Si utilizamos M= podemos mejorar
Factores Cualitativos
utilizados como bases para la valoración
11.- Esfuerzos personales del vendedor Gestión de su tiempo ____
Planificación y preparación de visitas ____
Calidad de las presentaciones de ventas ____
Capacidad para resolver objeciones y cerrar ventas ____
12.-Conocimiento Producto ____
Compañía y políticas de la empresa ____
Productos y estrategias de los competidores ____
Clientes ____
13.-Relaciones con el cliente ___
14.-Apariencia personal y Salud ___
15.-Personalidad y factores actitudinales Cooperación ___
Habilidad ___
Aceptación de responsabilidades ___
Capacidad para el análisis lógico y para la toma de decisiones___
¿Cuántas indicadores Utilizas actualmente ? ___
¿Cuántas Indicadores podemos mejorar ? ___
Embudo (Funnel) de ventas
El Embudo de ventas es una metáfora usada en administración de
empresas para referirse a las fases de la venta.
El Embudo de ventas es el proceso por él que las oportunidades
potenciales de ventas son cualificadas y seleccionadas para
convertirlas en oportunidades reales que terminan en transacciones
reales.
El concepto se representa como una herramienta gráfica que
muestra las Oportunidades de Negocio (y sus montos) en cada
paso del proceso de ventas de su empresa y se utiliza
especialmente por los equipos de ventas de las grandes empresas.
ProyectosIngenieria Metalmecanica Ingenieria Mecatronica
INGRESOS
20
FACTURADO/CXC
12
EN PROCESO
8
PRESUPUESTOS
7
POR COTIZAR
2PROSPECTOS
47
SUSPECTOS - 1000
Ejercicio:
Favor de
llenar con
datos de tu
empresa
Fases del Embudo de Ventas
El embudo se nutre de acciones de marketing de generación de demanda y de
las propias acciones de prospección de la fuerza de ventas sobre su cartera de
clientes o prospectos.
Dichas oportunidades se califican mediante la investigación de la situación real
del presunto cliente y sus posibilidades e intención de compra y por último
culminan en la fase de venta con la construcción y lanzamiento de la oferta, la
negociación, el cierre de la venta y la entrega de la solución vendida.
Para mantener el proceso de forma eficiente, cada fase debe ser alimentada y
gestionada con herramientas específicas y todo el proceso con una visión global
de gestión del embudo de ventas.
Útil para controlar el flujo de trabajo en cada negocio llevándolo al cierre de
ventas, definir prioridades, asignación de recursos y detectar cuellos de botella.
El profesional de ventas debe conocer su tasa de conversión de ventas al dividir
el número de cierres de ventas que consigue en un período de tiempo
determinado, por el número de prospectos en dicho período.
Las fases del Funnel de ventas,
en términos generales, serían:
ETAPA LEAD ó Dato, Contacto: es la primera etapa en el contacto con
nuestros clientes y se da cuando nos enteramos de que un cliente potencial
existe (persona natural o jurídica). A esta información se le denomina Lead
o Dato.
ETAPA PROSPECTO: es la etapa que le sigue al LEAD y se califica así
cuando, a partir de la investigación, obtenemos evidencias que nos
permiten concluir que el cliente potencial podría requerir nuestros productos
o servicios.
ETAPA OPORTUNIDAD: es la etapa que le sigue al prospecto y comienza
cuando nuestro cliente potencial manifiesta su interés o necesidad en
nuestros productos.
ETAPA OPORTUNIDAD CALIFICADA: después de detectar una
oportunidad es obligatorio calificarla. Cada vendedor debe tener una lista
de PREGUNTAS INTELIGENTES, cuyas respuestas son las que le
permiten llevar al cliente potencial a través de las etapas. La oportunidad
calificada nos brinda argumentos para la propuesta y para el cierre, o bien,
para abandonar la oportunidad.
Ejemplo - Organización de un proceso de ventas
trabajo, utilizando indicadores ó estadística de ventas
1.- Reporte Semanal de Ventas
2.- Reporte Mensual de Ventas Vs Presupuesto
3.- Determinación del Presupuesto Semanal
4.- Determinación del Presupuesto Mensual
5.- Visualizar las Tendencias en la Gráfica de Ventas
6.- Visualizar el avance del Presupuesto Anual
7.- Prospectación – Estadísticas de Bateo
8.- Sistema de Comunicación Visual - Pizarrón
9.- Identificación de Desperdicios en los procesos
10.- Junta Semanal – Sistema de trabajo en equipo
11. – Sistema de Reconocimientos y estímulos
19
Proceso Alineación Estratégica
Modelo de Junta de trabajo #1
Orden del día
Objetivo: Reunión de medición del Tablero de indicadores de Desempeño
Junta semanal – Rendición de cuentas y Seguimiento a cumplir la meta
Junta Mensual – Revisión de Objetivos con la meta anual
Junta Anual - Planeación y estrategias del año
I.- Administración y Finanzas
II.- Ventas y prospectación de clientes
III.- Procesos de Operación - Mejoras y detección de Desperdicios de la semana
IV.- Desarrollo del Capital humano, tecnologías de información, cultura organizacional
V.- Información mensual de la empresa.
VI.- Asuntos generales
Reuniones Semanales de Ventas
20
Presupuesto de ventas por Semana y del Mes
Pronostico Meta de Ventas en Diciembre 2010 $____________
1.- Resultado de Ventas de la Semana Anterior $ ______________
Clientes: Mostrador Rutas
_________________ _________________ ___________
_________________ _________________ ___________
2.- Presupuesto de ventas para esta semana $ ______________
Clientes: Mostrador Rutas
_________________ _________________ ___________
_________________ _________________ ___________
Ingresos Enero $__________ Total Acumulado del mes de Junio $ __________
Ingresos Febrero $ __________ Meta Junio “ Reto de todos juntos” $ _________
Ingresos Marzo $ __________
Ingresos Abril $___________
Ingresos Mayo $_____________
Ingresos Junio $_____________
21
Inventario de medios de promoción, diseño y publicidad
Plan de Mercadotecnia de Servicio y de los productos ( 12 puntos )
1. Logotipo
2. Facturas
3. Tarjeta de presentación
4. Dossier informativo – Catalogo (Atención, Interés, Deseo, Acción
5. Facsheet Hoja Técnica,
6. Tríptico
7. Presentación Digital Powerpoint
8. Biombo
9. Boletín Informativo
10. Bookmark ó Souvenir´s
11. Evento de Lanzamiento
12. Chart´s – Material de apoyo visual en Exposiciones
22
Estadística de Ventas – KPI´s
*RESULTADO KPI'S VISITA SEMANAL DETALLE
SEM PAS & SEM ACT
SEMANA 24-30 01-07 CREC (+,-)
TOTAL CLTS 1,270 1,277 0.55%
CTES. NUEVOS 9 10 11.11%
CTES. D BAJA 0 3 -3
COBERTURA 95% 94% -1.23%
EFICIENCIA 78% 77% -1.28%
TMPO. TRASLAD 05:32 05:40 2.41%
TMPO. SERVICIO 04:47 04:49 0.70%
PZAS POR CLTE 6.99 6.58 -5.81%
Estrategias para incrementar las ventas 23
Video y Ejercicio
Nuevos
Paradigmas
Ideas que Comentar en grupo de 3 ó 4 personas
1.-
2.-
3.-
4.-
5.-
6.-
7.-
8.-
9.-
10.-
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