4. tahapan karyasiswa gelar di transpar

Rabu, 3 Februari 2016

Sistem akan menampilkan “no record found” jika NIP belum terdaftar

Isi beberapa field berikut: NIP Instansi User ID (hendaknya unik, hindari spasi) Password Konfirmasi Password Email Email Alternatif

Lewati tahapan ini jika anda sudah terdaftar

Isi setiap field pada form ini seperti: Biodata, Data Instansi, Informasi Rekening, Riwayat Kesehatan

Setiap field berbintang merah wajib diisi Jika setelah submit muncul pesan “Value

already present” berarti anda sudah pernah isi data pribadi sebelumnya, silakan menuju menu Ubah Data Pribadi

Isi intake, nilai test anda (TPA, TOEFL, test lainnya) serta motivasi anda dalam mengikuti program beasiswa SPIRIT

Setelah submit PA akan menerima notifikasi e-mail yang harus melakukan seleksi terhadap intake dan nilai anda (Administrasi, TPA, TOEFL)

Sistem akan menampilkan “Your record already exists” jika anda sudah pernah mengisi Pendataan Intake, silakan menuju menu “Ubah Nilai Test” untuk mengubah.

Isi Form Peminatan Awal yang meliputi: Bidang Studi Sub bidang Studi Negara Universitas Nama Universitas Tingkat Beasiswa

Tahapan ini bisa diisi jika lulus seleksi pada tahapan wawancara oleh PIU (TRANSPAR)

PA akan menerima notifikasi e-mail yang harus melakukan verifikasi terhadap pilihan program studi anda (approved/declined & alasan PA)

Setelah PA melakukan verifikasi maka PIU akan menerima notifikasi e-mail yang harus melakukan verifikasi juga terhadap pilihan program studi anda tersebut (approved/declined & alasan PIU)

Peserta diwajibkan mengupload Letter of Acceptance (LoA) terhadap salah satu program studi yang akan dipilih

PMU akan menerima notifikasi e-mail yang harus melakukan penempatan peserta sesuai dengan program studi yang dipilihnya.

Karyasiswa menerima notifikasi e-mail untuk mengisi form Pra-Keberangkatan setelah PIU/PMU melakukan “Penempatan Program Gelar” terhadap pilihan program studi anda

Isikan setiap field pada form ini seperti: Nama Program, Nama & Negara Universitas, Tanggal Mulai/Selesai Studi

Cetak form tersebut

Karyasiswa menerima notifikasi e-mail untuk mengisi form Re-Entry setelah PIU/PMU melakukan “Penempatan Program Gelar” terhadap pilihan program studi anda

Isikan setiap field pada form ini seperti: Informasi rencana penempatan kerja (setelah

studi) Nama Atasan Unit Kerja (min Eselon II ) Cetak form tersebut

Setelah dinyatakan menjadi karyasiswa anda diwajibkan untuk mengupload beberapa dokumen pendukung seperti: Surat Sekretariat Negara Surat Tugas Nota Persetujuan Visa Passport Curriculum Vitae Mengisi Tanggal Mulai/Akhir Nota

Persetujuan

Surat Pernyataan adalah kesediaan karyasiswa mengembalikan bila ternyata dana yang telah diterima dinyatakan lebih besar dari yang seharusnya dibayarkan

Isilah Surat Pernyataan dengan menggunakan template yang telah disediakan oleh sistem

Upload Surat Pernyataan ke TRANSPAR

Karyasiswa diwajibkan untuk mengupdate perkembangan studi secara periodik melalui TRANSPAR seperti: Mengupdate nilai indeks prestasi terakhir Mengupload dokumen laporan, transkrip nilai

Ketersediaan data tersebut digunakan PIU, PPK, PMU dan PA sebagai monitoring terhadap karyasiswa

Kategori biaya yang bisa diklaim (master overseas): Application fee Book allowance Health insurance International travel Living allowance Medical checkup

Research allowance/Seminar cost

Settling allowance Shipping allowance Tuition fee Typing allowance Visa

Mengisi kategori biaya, lampiran, mata uang, jumlah, tanggal jatuh tempo

Klaim hendaknya dilakukan 60 hari sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran, karena untuk menghindari keterlambatan pembayaran ke karyasiswa

Setelah submit PPK akan menerima notifikasi e-mail yang harus memproses klaim anda

Kontak Humas PPK: Ibu Khairani(timppkdm4@gmail.com)

Wajib mengupload Visa & Passport sebelum pemesanan

Mengisi tanggal kepulangan/keberangkatan Mengisi rute perjalanan (kota/negara asal &

kota/negara tujuan) Setelah submit tiket maka PPK akan menerima

notifikasi e-mail pemesanan PPK melakukan verifikasi terhadap data pemesanan PPK memesan tiket dan mengupload ke TRANSPAR Karyasiswa menerima notifikasi e-mail/tiket Kontak PPK: Ibu Juwita (ppkdmiv_2014@yahoo.com)

Non Degree Degree Pre-Departure Training

Form Kuesioner wajib diisi sesuai dengan program yang anda ikuti

Hendaknya setiap pertanyaan disubmit melalui TRANSPAR

Hal tersebut dilakukan agar admin bisa mengalokasikan pertanyaan kepada pihak terkait sehingga jawaban yang diperoleh menjadi tepat (informasi yang disampaikan tidak bias)

Lebih mudah dalam maintenance karena terarsip dengan baik dalam database

Menjadi penanganan pengaduan satu pintu

Terima kasih