5 juni 2014 studiedag vvsg digitaal klasseren en beheren van overheidsinformatie – felixarchief...
Post on 08-Jun-2015
214 Views
Preview:
TRANSCRIPT
5 juni 2014 Studiedag VVSG digitaal klasseren en beheren van overheidsinformatie – Felixarchief Antwerpen
Digitale handtekening – stad Antwerpen
– uitgangspunten– chronologisch verloop:
• startschot en analyse• 3 fases: principes, uitrol, reguliere werking
– praktijkvoorbeelden– openstaande vragen– succesfactoren
Overzicht
Uitgangspunten
- vraag stadssecretaris:- digitaal werken digitaal tekenen - wat kan/moet er juridisch? - waar mogelijk: afschaffen
Startschot
– vaststellingen: • vasthouden aan papier, vaak omwille van handtekening• handtekening vaak niet nodig
– juridisch kader:• geen vormvereisten: functie handtekening staat centraal• digitaal tekenen kan met een:
– gewone handtekening– geavanceerde handtekening– gekwalificeerde handtekening (gelijkstelling met manuele)
• weinig (overkoepelende en eenduidige) rechtspraak en rechtsleer
Analyse
– samenwerking nodig– beslissingsmodel
• houvast nodig• stadsbreed zelfde principes, uitgepuurd• beslissingsmodel:
– afschaffen– enkel tekenen indien juridisch vereist– indien tekenen: digitaal
Fase 1: opstart + principes
Beslissingsmodel
– technische oplossing• Stadsbreed zelfde technologie• eID = principe:
– gratis (kostenbewust)– generiek– ondertekenen van Word, email, PDF, …
Fase 1: opstart + principes
– implementatie:• infosessies, specifieke doelgroepen• evt pilootprojecten• nieuwsbrieven en evt sociale media voor bedrijf• intranet:
– beslissingsmodel met voorbeelden– realisaties – praktische en technische FAQs
• pc’s tekenklaar maken
Fase 2: uitrol
– technisch: • keuze tekenplatform • SLA
– toepassing principes• diensten toetsen zelf hun processen aan het beslissingsmodel• rol projectteam: adviesverlening + focus bewaken• eerst intern, dan pas extern
– uittekenen digitale tekenflow
Fase 2: uitrol
– overdracht naar reguliere werking– technische implementatie tekenflow
Fase 3: reguliere werking
– hoe begin ik eraan?• opstart• uitwerking• toepassing
– voorbeelddocumenten• geen handtekening• gewone digitale handtekening• gekwalificeerde digitale handtekening
Praktijkvoorbeelden
– opstart:• directie betrekken/overtuigen• doel bepalen + planning opmaken
– uitwerking:• brieven oplijsten• prioriteit bepalen • gesprekken met afdelingen• afwegen en overleggen
– toepassing:• realisaties oplijsten • communicatie en overdragen naar reguliere werking
Hoe begin ik eraan?
– uitwerking = Excel document• prioriteiten aangeven met kleuren• indicatoren (afdeling, naam document, verzending, juridische
grond, wie bewaart enz.)
– toepassing = realisaties• fysieke/digitale handtekening geen handtekening• fysieke handtekening digitale handtekening
Hoe begin ik eraan?
– interne documenten – aankondigingsbrieven– facturen – kennisgevingen/begeleidende brieven– informatieve brieven
Geen handtekening
– afrekeningsstaat dienstreis – bestelbon na gunning– aanvraag loopbaanonderbreking – oproepingsbrief gemeenteraadsverkiezingen
Gewone dig. handtekening
– collegiale brief – contract – gunningsbrief – waarderingsverslag
Gekwalificeerde dig. handtekening
Voorbeeld: eID (MS Word)
Voorbeeld: eID (MS Outlook)
– bulktekenen– tekenen op tablet– aangetekend verzenden– weerstand bij externe instanties
Openstaande vragen
– draagvlak bij management– aanjagen door voorbeelden– functie van het document en van de
handtekening staan centraal– bestaande werking permanent in vraag stellen– aankweken van reflex bij iedere medewerker
Succesfactoren
Meer info
top related