526 公文寫作坊

526 公文寫作坊

系統 DEMO

登記桌於公文系統中扮演單位公文進出之登記

一級登記桌 :一級單位秘書擔任

二級登記桌 :二級主管擔任

登記桌

登記桌

•重點 項目如下 :•1. 分文•2. 改分•3. 校內公文瀏覽•4. 公文內容修改•5. FAQ 問題解析

分文流程點選【公文管理】 ->【簽收公文】 ->

點選【外單位送來 N件】

一份公文進來單位會先經過登記桌，登記桌再分派給底下的承辦人或是二級登記桌

分派處室組別及人

員

勾選公文

點選

＊若不曉得欲分派給哪位承辦人亦可直接點選組系別即可，可再由二級登記桌或二級主管進行分派。

改分公文

分派錯單位或人員的公文，原承辦人可利用

「申請內部改分」，將公文退回給二級登記桌

，如果再不是二級登記桌的公文，再由二級登

記桌退回給一級登記桌．

＊退文改分公文＊請點選【公文管理】－【簽收公文】，如「圖」所示。

1. 勾選文號

3. 按下改分承辦

2. 選擇單位及人員

校內來文轉發作業

校內來文轉發作業主要是負責校內單位對校內單位的公文傳遞，此功能可以將1.公文電子檔由 e-mail 傳給承辦人． 2.如果此份公文已經跑完流程，可選擇歸檔．

1.公文電子檔由 e-mail 傳給承辦人

1. 點選公文主旨

2. 輸入 mail 相關資訊

3. 點選傳閱

1. 此為測試公文的電子檔

2. 公文傳至 E-mail 為 PDF 附件檔

2. 如果此份公文已經跑完流程，可選擇歸檔

校內公文瀏覽

校內公文瀏覽主要是瀏覽處室與處室間傳遞的公文（像剛剛已經歸檔的測試公文．也會跑到此處）

公文內容修改點選【公文管理】－【公文內容修改】，輸入公文文號

1. 公文內容修改2. 輸入公文文號

3. 點選確定

要更改公文內容的公文必須要先先簽收。

4. 修改公文內容

5. 點選存檔

輸入完文號之後，會載入此份公文的內容，包含主旨　收文日期　來文機關等等…

若修改的是限辦日期，請記得修改類別要點選”改限辦”如此才能將日期修改正確。

常見問題解析

FAQ 25

問 : 主管批示後又送回登記桌，登記桌應如何處理？

點選主旨

直接點選送回承辦

問 : 單位公布欄如何使用？FAQ 61

1. 點選單位公布維

護

2. 輸入公文文號並且擷取公文

3. 點選存檔

4. 輸入 mail 相關資訊

5. 點選存檔

E-mail 部分可傳遞也可不傳遞

在單位公布瀏覽裡面，就可以看到剛剛所公布的公文承辦人也可在這個地方看到登記桌所公布的公文

FAQ 72

答 : 一級單位登記桌可以協助設定一級單位所屬同仁之代理人。

問 : 請問他人可以協助設定代理人嗎？

1. 點選代理人設

定

2. 設定被代理人

資料3. 設定

代理人資料

這個功能主要是因為承辦人臨時要外出，或是臨時要請假才會用到如果承辦人原先已經請完假，登記桌就不需要填寫協助設定代理人，會由校內請假系統設定

FAQ 91問 :外單位來文與本單位來文有何區別？若在本單位來文區有公文，要分派給所屬同仁，如何處理？

「外單位來文」都是要分給所屬同仁。

「內單位來文」是要送出至外單位

1. 勾選

2. 點選移至外單外

請勾選公文→點「移至外單位」→在分給承辦人員。若在本單位來文區有公文，要分派給所屬同仁，如何處理？

承辦人

1. 系統基本畫面操作介紹姓名、所屬單位、職務、查詢權限

公文系統作業操作畫面

公文系統之功能選單畫面

2. 創稿 細部說明

進行公文編輯 - 發文類別系統預設靜宜大學，如需修改發文單位請點選帶出畫面

函稿對外為靜宜大學，校內對校內發文請修改處室為發文單位

進行公文編輯 - 聯絡資訊

系統預設帶出資料，機關地址預設靜宜大學不可修改，在此僅可修正傳真資料

如需修改個人資料，由個人基本資料修改

決行層級修改

一般函稿系統預設帶入『主任秘書決行』，若欲更改決行層級，請於該欄位處以滑鼠點選一下 ，即可使用下拉功能修改決行層級

決行層級詳細資料請查秘書室文書組網頁 - 規章辦法 - 分層負責詳細規範 用印規範

展開空白段落說明

如果尚未繕打說明段落就先存檔離開下次進行此公文編輯時說明段落會被刪除點擊展開空白段落就可以將說明段落找回

點選

取消自創文書

點選主旨

創簽稿維護

點選 刪除自創文書須在主管尚未簽核以前主管簽核以後只能做廢止註記。

貴單位發文給校內其他單位。發文

1. 點選主旨

2. 開啟公文

進行稿轉函作業

3. 點選發文

確認無誤，點選發文

6. 點選確定

3. 會辦公文

1.點選會辦公文

2.點選主旨

3.點選會辦意見

4.陳核主管

如果發現自己不是會辦此公文者，可點選指定退回將公文退回承辦人。

1. 文件並會 2. 文件送會1. 文件並會 2. 文件送會

同時並會多個單位→個別會辦後送回承辦單位同時並會多個單位→個別會辦後送回承辦單位

常見問題 - 文件並會 / 文件送會

依序送會多個單位→依序傳遞依序送會多個單位→依序傳遞

1. 會辦意見個別呈現2. 簽章資訊呈現

「文件送會」與「文件陳核」為同一級 單位時，流程點選「文件陳核」，簽章 意見再註明敬會單位名稱，由「陳核單 位」登記桌內會或分派二級單位。例如：公文要送會教務處課務組，又要 教務長決行，只要點「文件陳核」教 務處；公文要送會法務秘書，又要主任 秘書決行，只要點選「文件陳核」秘書 室。

文件並會若要退文，僅能回承辦人

5. 取消傳遞作業

點選

1.點選欲取消之主旨

2.確認資料

3點選執行

取消傳遞只能在對方尚未簽收以前如公文已被簽收，只能請對方退回

6. 展辦申請

1. 點選主旨

2. 輸入展期日數、原因

7. 公差假申請單 流程 介紹

提醒事項 -代理人設定

公差 (出 )代理 人事資訊休假 臨時性公文代理

轉人事差勤系統 轉電子公文系統 不轉人事差勤一級登記桌有權限為一級單位內所有同仁設定代理

預設隔日

公差假申請

公差 (出 )申請需先填寫申請單

公差假申請單範例

提醒 : 代理人設定

1. 按下新增

2. 勾選欲被代理的角色

3. 選擇代理時間起迄

4. 選擇代理人 5. 按下存檔

8.補充 抄本( 當公文 處理完後 回到 登記桌 已發文 給全部 卻發現 有單位 漏發 會由文書組 做 抄本的動作 補發給 該單位 )

9. 承辦人常見問題集錦• Case1 已歸檔 公文 要由 A 承辦人 改 B 承辦人作業

流程如下

1.總收文退文•此文會回到 A承辦人

2. 主管取消決行• A 承辦人將此公文 送至主管

3. 原承辦廢止• A 承辦人將自辦公文做廢止•點選主旨

點選廢止註記

4. 原承辦申請改分• 將此文申請改分至登記桌

5. 登記桌分派公文•將此公文分至欲改辦的 B承辦人

完成完成 BB 承辦承辦

Case2

• 請問公文已單位存查，也副知給相關人員，如何加入參考資料給副知的人員查閱？

• 請先進行「公文還原未結案」→到「待辦公文」→點「主旨」→點「參考資料」→點「瀏覽」→上傳，最後再「單位存查」即可。已副知的資料也會同步增加參考資料內容。

公文還原未結案

到「待辦公文」→點「主旨」

→點「參考資料」→點「瀏覽」→上傳，

最後再「單位存查」即可。

CASE3

1. 若公文流程已設定存檔，再點進去確認卻看不到

IE 設定不正確 會造成的問題

2. 點選電子來文附件檔案時，系統未開啟相關檔案3.點選公文附件表單的印表機圖樣無法列印；無法列印附件。

**公文文書製作 無法開啟 ?**

4.4. 無法檢視掃描影像檔。無法檢視掃描影像檔。

**IE 版本 有差異 請下載不同版本設定 避免上述狀況發生 **

開啟網頁 ->點選”工具” ->”網際網路選項”

開啟”網際網路選項”視窗→設定

點選”每次查閱畫面時”選項，將”使用的磁碟空間”設定為 10→按下

確定。

回到”網際網路選項”畫面，點選”刪除”

1.刪除檔案→您確定要刪除所有暫存 Internet Explorer檔案？→是

1

2

2.刪除 Cookie→您確定要刪除 Temporary Internet Files 資料夾裡

面的所有 Cookie嗎？→是

點選”安全性”頁面 -> 信任的網站

1

2

1.網站→將”此區域內的所有網站需要伺服器驗證 (https:)”之勾選取消→將

http://e-gdms.pu.edu.tw輸入後按下”新增”→關閉。

2. 自訂等級→開啟”安全性設定”視窗

將捲軸拉到” ActiveX 控制項與外掛程式”項目。相關設定如下說明。

捲軸拉到”下載”項目。將所有選項全點到”啟用”。→確定

點選”隱私權”頁面 -> 快顯封鎖程式 ->將”開啟快顯封鎖程式”勾選取消。

點選”程式集”頁面 -> 預設網頁瀏覽器 ->勾選”如果 Internet Explorer不是預設的網頁瀏覽器，

請告訴我”選項

點選”進階”頁面 ->將捲軸拉到”安全性”項目 ->勾選”允許主動式內容在我電腦上的檔案中執行”

完成設定

case4

其他軟體 與公文系統衝突 該如何避免EX: 1.SKYPE 通訊軟體 2. google..等其他 toolbar 類

→點「工具」→點「管理附件元件」

Google toolbar 部分

→點「圈選處」→點「停用」

Skype 部分

主管

主管可操作 項目如下 :1. 公文展期2. 查詢離職同仁所承辦之公文3.業務移交作業4.核稿優先批示5.取消決行作業6.增加決行片語7. 校內來文轉發作業8.核閱後處理作業9.逕行批示

公文展期 (核准 )

【操作說明】 : 選擇數位儀表板 展辦核准選項。

P.S 一級主管和二級主管 都有展辦核准權利

【操作說明】 : 點取欲展辦公文之原因。

【操作說明】 : 點選確定按鈕， 系統自動展延公文 辦理期限。

查詢已離職同仁所承辦之公文

【操作說明】 : 選擇數位儀表板 組合查詢選項。

【操作說明】 :於承辦人欄位以手動輸入該員姓名即可查詢。

業務移交作業

【操作說明】 : 選擇數位儀表板 業務移交作業選項。

P.S對所屬承辦人因輪調、離職原因留下尚未簽辦完成的公文作移交動作。

【操作說明】 : 將尚未完成之公文移交給承接人員。

核稿優先批示

【操作說明】 :核稿優先批示順序，第一步點選所需要的文，第二步向上陳核。

P.S 更改文的核稿優先順序，可讓上級主管優先批示。

【操作說明】 : 選擇核稿優先順序將一般按鈕修正為高的按鈕，文送到主管手上，批示公文時就會出現「★」提示優先。

取消決行作業

【操作說明】 : 點選待核公文件數。

【操作說明】 :點選主旨。

【操作說明】 :點取主旨。

【操作說明】 : 打開公文檔案選取取消決行 選項。原決行的決行片語就 會不見，之後再選擇所要決 行的片語即可。

新增【決行片語】

【操作說明】 : 選擇數位儀表板 自訂片語選項。

【操作說明】 : 點選新增片語按鈕。

【操作說明】 :選擇群組名稱的類型、片語代碼，輸入所要新增的片語名稱，完成後按右上方存檔。

P.S 日後批示公文按滑鼠右鍵，點【片語詞庫】中欲選取之內容，存於【批示】欄位（非職章意見欄），就可決行公文。

校內來文轉發作業

【操作說明】 : 選擇數位儀表板校內來文轉發作業選項。

【操作說明】 : 點選主旨。

【操作說明】 : 選擇要轉送的單位 Mail 、群組 Mail 、個人 Mail 。

核閱後處理作業

【操作說明】 : 選擇數位儀表板核閱後處理 作業選項。點選完後在 公文 文號 後輸入欲處理文號。

逕行批示

【操作說明】 : 選擇數位儀表板 待核公文件數選項。

【操作說明】 : 點選主旨。

【操作說明】 : 點選逕行批示按鈕。

【操作說明】 : 選擇決行層級，選擇 決行與否。

【操作說明】 : 存檔離開後，在狀態的地方會出現 決的文字，就完成了逕行批示的動作。

【操作說明】 : 未批示前畫面。

【操作說明】 : 批示完畫面。

比較差異功能 一級主管 二級主管 承辦人 備註

業務移交作業

同一單位裡皆可作移交動作。

同一組裡皆可作移交動

作。

同一組裡皆可作移交動

作。

此動作為承辦人因輪調、離職原因留下尚未簽辦完成的公文作移交動作。

增加決行片語

新增想要的決行片語但在系統裡是沒有的。

新增想要的決行片語但在系統裡是沒有的。

新增想要的決行片語但在系統裡是沒有的。

此三職位的操作方法大同小異。

接下來時間交給詞庫組。