6. ktf keretprogram pénzügyi vonatkozásai

6. KTF Keretprogram pénzügyi vonatkozásai

Gulyás ÁgnesOM KFHÁEU referens

EU TéT Együttműködési Osztály

tel: 1-484-2580

e-mail: agnes.gulyas@om.hu

2

Részvételi szabályok I.

résztvevők nagyfokú autonómiája- nagyobb felelőssége

a közpénzekkel való elszámolhatóság és a közösségi forrásokkal való felelős bánásmód elvének betartása

a társult tagjelölt országok azonos jogokkal rendelkeznek, mint a tagállamok

3

Résztvevők

Jogi személyiséggel rendelkező kutatóegységek vállalatok (KKV-k is) oktatási intézmények kutatóintézetek

természetes személyek Joint Research Centre (JRC) Nemzetközi szervezetek ( finanszírozásban is

részesülhetnek) Európai gazdasági érdekképviseleti szervezetek

(EEIG)

4

Konzorciumok létrehozása

Szabály: 3 résztvevő 3 különböző országból, ebből legalább 2 tagország/tagjelölt társult ország, a munkaprogram ennél magasabb résztvevői számot is előírhat

Célzott támogató intézkedések (SSA) min. 1 A munkaprogram, illetve a felhívás ennél szigorúbb

feltételeket is előírhat - a prioritástól és az eszköztől függően

5

Eszközök

Kiválósági hálózatok (NoE) Integrált projektek (IP) specifikus célzott kutatási projektek

(STREP) specifikus támogatási intézkedések (SSA) koordinációs akciók (CA)

6

Kiválósági hálózatok

Cél: tudományos és technológiai kiválóság

megerősítése, „kritikus tömeg” integrálása , folyamatos és hosszútávú integráció, európai kutatás széttagoltságának

megszüntetése, kiválóság terjesztése- vagyis a cél, hogy a

hálózatban résztvevők ne alkossanak egy „zárt klubot”

7

Kiválósági hálózatok II.

Támogatás időtartama: 5 év, indokolt esetben lehet ennél több, de a 7

évet nem haladhatja meg. Résztvevők: egyetemek, vállalatok, KKV-k,

kutató intézetek, EEIG Megvalósítás eszköze: közös tevékenységi

program (JPA) Nincs költségmodell Konzorciumi szerződés kötése kötelező

8

Kiválósági hálózatok III.

A pályázat bírálatának kritériumai: a hálózat által megvalósítani kívánt célok

feleljenek meg a munkaprogramnak, várható hatás résztvevők kiválósága, az integráció foka szervezet és menedzsment

9

Kiválósági hálózatok IV.

A hálózat integrációjának tényezői: kutatási infrastruktúra, eszközök megosztása,

közös használata, a kutatási projekt pontos és közös megvalósítása, a partnerek közötti munka az elektronikus

kommunikációs rendszereken keresztül történjen a tudás közös menedzselése, a kutatók közös képzése,

10

Integrált projektek

Támogatás időtartama: 3-5 év Minimális résztvevői szám:

Min. 3 résztvevő 3 különböző országból, ebből legalább 2 tagállam/tagjelölt társult ország, a munkaprogram ennél magasabb résztvevői is számot előírhat

KKV-k részvételére a 7 tematikus terület költségvetésének 15 %-t kívánják fordítani

kutatási-, technológiafejlesztési vagy demonstrációs tevékenység folyhat a projektben

11

Integrált projekt II.

Támogatás nagysága: több 10 millió euró

Finanszírozás: költségmodellek: FC,FCF, AC EB max. hozzájárulása a projekt költségekhez:

50% kutatási és innovációs tev. (AC 100%) 35 % demonstráció (AC 100%) 100 % képzés (AC 100%) management költségek 100%-a elszámolható, de max. az

EB támogatás 7%-ig

12

Specifikus célzott kutatási projekt

Minimális résztvevői szám: Min. 3 résztvevő 3 különböző országból, ebből

legalább 2 tagállam/tagjelölt társult ország, a munkaprogram ennél magasabb résztvevői számot is előírhat

Támogatási időtartam: 2-3 év, csak rendkívül indokolt esetben haladhatja

meg a 3 évet Támogatás nagysága:

néhány millió euró

13

Specifikus célzott kutatási projekt II.

Cél: Európa versenyképességének növelése,illetve a

Közösség politikai vagy a társadalom szükségleteinek megcélzása

kutatási-, technológiafejlesztési vagy demonstrációs tevékenység folyhat a projektben

14

Specifikus célzott kutatási projekt III.

Finanszírozás: költségmodellek: FC,FCF, AC EB max. hozzájárulása a projekt költségekhez:

50% kutatási és innovációs tev. (AC 100%) 35 % demonstráció (AC 100%) 100 % képzés (AC 100%) menedzsment költségek 100%-a elszámolható, de max. az

EB támogatás 7%-ig

15

Koordinációs akciók

Cél: kutatói szervezetek, kezdeményezések, projektek

koordinálása specifikus célok megvalósítása érdekében,

Csak az innovációs és kutatási tevékenységek koordinálására és hálózatba szervezésére irányuló tevékenységek közösségi támogatásra van lehetőség

16

Koordinációs akciók II.

Támogatás időtartama: 2-3 év, indokolt esetben meghaladhatja a 3 évet

Minimális résztvevői szám: Min. 3 résztvevő 3 különböző országból, ebből

legalább 2 tagállam/tagjelölt társult ország, a munkaprogram ennél magasabb résztvevői számot is előírhat

Támogatás nagysága: néhány 100 ezer euró, kivételes estben néhány millió euró

17

Koordinációs akciók III.

Koordinációs tevékenység : tanulmányok, elemzések készítése,

benchmarking, információ terjesztése és cseréje, a legjobb gyakorlat terjesztése és cseréje, konferenciák, szemináriumok szervezése, közös információs rendszer felállítása, szakértői csoport felállítása

18

Specifikus támogatási akciók

Cél: eredmények terjesztése és elemzése, a

keretprogramon belüli tevékenységek megvalósításához való hozzájárulás

Támogatás nagysága: általában néhány százezer euró (kivételes

esetekben néhány millió euró) Támogatás időtartama:

néhány hónaptól 2-3 évig, csak rendkívül indokolt esetben haladhatja meg a 3 évet

19

Specifikus támogatási akciók II.

Résztvevők minimális száma: 1, de az aktuális pályázati felhívás ennél nagyobb

résztvevői létszámot is előírhat Tevékenységek:

támogatási tevékenységek, konferenciák, szemináriumok szervezése, elemzések, tanulmányok készítése, információs és kommunikációs tevékenységek, kutatási és innovációs stratégiák fejlesztése, munkacsoportok és szakértői csoportok felállítása, információs és kommunikációs tevékenységek

konzorcium menedzsment tevékenység

20

Gyakorlati tudnivalók

IP és NoE esetében konzorciumi sz. kötelező. STREP esetében pályázati felhívás alapján.

Amennyiben kötelező a konzorciumi szerződés megkötése, addig a Bizottság nem írja alá a nyertes konzorciummal a szerződés, amíg a konzorcium nem kötötte meg a konzorciumi szerződést.

Többi eszköz esetében is ajánlott .

21

Gyakorlati tudnivalók II.

A konzorciumi szerződésre a Bizottság nem dolgoz ki modell szerződést. Azonban számos minta letölthető a www.kowi.de honlapról az egyes eszközökre vonatkozóan.

Ezzel kapcsolatos jogi tanácsadásra kérhető támogatás az OM-től EUB pályázat keretében

22

Bizottsággal kötendő szerződés felépítése

Törzsszerződés (core contract) I. sz. melléklet - technikai melléklet- a projekt

részletes leírása II. sz. melléklet- általános feltételek III. sz. melléklet- eszköz- specifikus A űrlap- a szerződő felek csatlakozása a

szerződéshez, B űrlap- új szerződő fél csatlakozása a

szerződéshez, C űrlap- pénzügyi beszámoló

23

Törzsszerződés

Törzsszerződés (core contract) a Bizottság és a nemzetközi konzorcium

koordinátora írja alá,azonban valamennyi szerződő fél fel van sorolva a szerződésben. Ők az „A” űrlap kitöltésével kerülnek szerződéses viszonyba a Bizottsággal. Az „A” űrlapot 3 eredeti példányban kell kitölteni, melyből egyet a Bizottságnak kell megküldeni, ami a koordinátor feladata.

24

Törzsszerződés II.

Rögzítésre kerül: a szerződő felek, a szerződés hatályba lépésének napja, a közösségi hozzájárulás nagysága jelentések készítésének időszakai, a kifizetések módja, irányadó jog

25

II. sz melléklet- általános feltételek

A rész- a projekt megvalósítása, megvalósítás és eredmények, a szerződés megszűnése és felelősség

B rész- projekt megvalósítása általános pénzügyi rendelkezések, ellenőrzések,szankciók

C rész szellemi tulajdonjog védelme

26

közösségi hozzájárulás formái I.

átalánydíjas finanszírozás,fix összegű támogatás közösségi hozzájárulás 5000 €-nál kisebb ösztöndíjak, díjak, oktatási akciók néhány speciális támogatási akcióra ás a humán

erőforrások és mobilitás támogatását célzó akcióra

27

közösségi hozzájárulás formái II.

költségek megtérítése, non- profit és az együtt finanszírozás elvének meg

kell felelnie, non- profit: a közösségi támogatás soha nem

haladhatja meg a 100 százalékot, együtt finanszírozás: a közösségi támogatás

soha nem lehet egyenlő a közvetett akció teljes költségével

28

Költségek megtérítésének formái I.

Integráció támogatása, Kiválósági hálózat esetében,

költségvetéshez való hozzájárulás integrált projekt, specifikus célzott kutatási projekt, koordinációs akció, specifikus támogatási akció, (lump sum is lehetséges) specifikus kutatási projektek a KKV-k számára, humán erőforrás és mobilitás támogatását célzó akciók

(lump sum is lehet, ha 5000 €-nál kisebb a támogatás)

29

Elszámolható költségek

Aktuális,gazdaságos és a projekt megvalósításához szükséges,

a szerződő fél könyvelési alapelveinek megfelelnek, a projekt időtartama alatt kell felmerülniük,kivéve

azutolsó beszámolási időszak jelentésével kapcsolatos költségeket, melyek a projekt időtartam után max. 45 napon belül merültek fel

a szerződő fél könyvelésében meg kell jelennie,mely nem történhet később, mint az auditálási igazolás kiállítása

30

Elszámolható költségek II.

Elszámolható közvetett költségek a szerződő fél könyvelési alapelveit figyelembe véve közvetlenül nem a projekt megvalósítása miatt merült

fel, az általános adminisztrációval és a managementtel

kapcsolatos költségek, kommunikációs kiadások, laboratórium és a hivatal „használata” során felmerült

költségek, mint az épület és az eszközök bérleti és amortizációs költségei, továbbá fűtés-, víz-, áramdíj(rezsi), karbantartás, biztosítás,

irodai eszközök- PC, laptop, software

31

Elszámolható költségek III.

Elszámolható közvetlen költségek mindaz, ami közvetlen a projekt megvalósításához

szükséges alvállalkozói költség !!!

32

Nem elszámolható költségek

közvetett adók, beleértve az ÁFA és a vám, kamat, tartalékképzés jövőbeni veszteségekre,

adósságokra, árfolyamveszteség, költségek, melyek más közösségi projekt

keretében merülnek fel,

33

Nem elszámolható költségek II.

tőkenyereség, szükségtelen kiadások, adósság és az adósságszolgálat költségei minden olyan költség, mely nem felel meg az

elszámolható költségek definíciójának

34

Költségmodellek

FC- Full cost modell tételes költségelszámolás (aktuális közvetlen és

közvetett költségek.) FCF- Full cost with flat rate for indirect cost

az aktuális közvetlen költségek + a közvetlen költség- alvállalkozói díj nélkül- 20%-a a közvetett költségekre

35

Költségmodellek II.

AC- additional direct cost with flat rate for indirect cost elszámolható közvetlen addicionális költségek +a

közvetlen addicionális költségek - alvállalkozói díj nélkül- 20 százaléka a közvetett költségekre

állandó munkatárs munkabére nem elszámolható,

36

Költségmodellek III.

A Keretprogram ideje alatt azonos modellt kell alkalmaznia az intézménynek

egy szerződésen belül az elszámolási modell nem változtatható

DE: új szerződés esetén lehetséges váltás. Azonban csak a következő irányba :

FCFFC AC FCF v. FC

37

Költségmodellek IV.

FC modell - bármely jogi személy választhatja, melynek könyvelési rendszere lehetővé teszi, hogy elkülönítse a projekt megvalósítása során felmerült közvetlen és közvetett költségeket a más tevékenység során felmerült költségektől. Nagyvállalatok kötelesek ezt a modellt alkalmazni

FCF modell - KKV-k, nem kereskedelmi és non- profit szervezetek, nemzetközi szervezetek választhatják

38

Költségmodellek V.

AC modell - azon jogalanyok választhatják, melyek könyvelési rendszerük nem teszi lehetővé, hogy a projekt megvalósítása során felmerült közvetlen és közvetett költségeket elkülönítsék a más tevékenység miatt felmerült költségektől.

Nem kereskedelmi és non- profit szervezetek, valamint nemzetközi szervezetek

39

Költségmodellek VI.

Infrastruktúrához való transznacionális hozzáférés két elszámolási modell:

User Fee (UF)- azon jogalanyok, akiknek egyébként az FCF v. FC modellt kell használniuk, azoknak ezen esetben ezt a modellt kell választaniuk. Azon költség számolható el, mely az infrastruktúrához való hozzáféréssel kapcsolatban merültek fel (előkészítési munkálatok, a felhasználók speciális képzésének, utazásának, megélhetési(napidíj) költségei

AC modell- nem kereskedelmi, non- profit és nemzetközi szervezetek választhatják

40

Költségmodellek VII.

SSA és CA esetében Ezen eszközök esetében valamennyi szerződő

félre egységesen alkalmazzák a következőket: közvetett költségre fix összeget fizet ki a Bizottság= a közvetlen költség - alvállalkozói díj nélkül- 20 százaléka

41

Támogatás mértéke

FC és FCF modell esetén RTD 50 % innovációs tevékenység 50 % demonstráció 35 % képzési költség 100 % menedzsment költségek 100 %-a, de ez nem

haladhatja meg a közösségi támogatás 7 %-át egyéb specifikus tevékenységek 100 %

42

Menedzsment költségek

Kötelezően ebből fedezendő auditálási költségek, a projekt új résztvevői számára kiírt pályázatok (a

szerződés rendelkezéseinek megfelelően)

Fedezhető még konzorciumi szerződéssel kapcsolatos költségek, konzorcium jogi és pénzügyi menedzsment költségei,

(bankgaranciák, biztosítási költségek) tudásmenedzsment, szellemi tulajdonjog védelem

költségei koordinációs költségek

43

Innovációs tevékenység

Szellemi tulajdonjog-védelem, eredmények terjesztése, (konferenciák,

publikációk, workshop-ok) szocio- ökonómiai tanulmányok az eredmény elterjesztésének elősegítésével

kapcsolatos költségek

44

Demonstrációs tevékenység

A technológiák életképességének vizsgálata jövőbeni ill. kereskedelmi célra való felhasználásuk érdekében. Ide tartozik pl. :

Prototípus tervezése és összeszerelése A prototípus teszteléséhez szükséges nagy infrastruktúra

(pl. szélcsatorna) előhitelesítés tesztelés céljából

45

Képzési tevékenység

Kutatók, vállalatvezetők (beleértve KKV-k), potenciális felhasználók részére a projekt során létrehozott tudás átadása.

Nem tartozik ide a PhD, postdoktorok kutatási képzése!!

Azon egyének munkabére, akik a képzésen részt vesznek nem tartozik ezen tevékenység elszámolható költségei közé.

46

Eszközök/tevékenységekeszközök RTD Demo képzés manag

ementMássp.tev.

NoE + +IP + + + +STREP + + +CRAFT + +collective + + +

InagratedInfrastr.Initiative

+ + + +

CAcalssical

+ + +

CA forinfrastr.

+ +

SSA + +

47

Alvállalkozó

Alvállalkozói szerződés csak szolgáltatásra vonatkozhat,

nyílt versenytárgyalást kell meghirdetni, melynek során az átláthatóságot és az egyenlő elbánást biztosítani kell, => közintézmény saját belső szabályai szerint kell, hogy eljárjon; magánjogi jogalanynak pedig legalább három beérkezett ajánlat közül kell választania. Azt is bizonyítani kell tudni, hogy a győztes kiválasztásánál nem volt érdekütközés

48

Alvállalkozó II.

döntési kritérium: „best value for money” (nem a legolcsóbbnak kell feltétlen nyernie)

versenyfelhívást azon szerződő fél nemzeti törvénykezésének megfelelően kell meghirdetni, aki az alvállalkozót igénybe kívánja venni,

a projekt magja nem adható ki alvállalkozónak, technikai mellékletben szerepelnie kell, a Bizottság általi jóváhagyás szükséges,

49

Alvállalkozó III.

A projektben résztvevő szerződő felek között alvállalkozói szerződés nem köthető

a konzorcium teljes menedzsment feladata nem adható ki alvállalkozónak. A projekt pénzügyi, jogi és adminisztratív menedzsmentje nem adható ki alvállalkozónak

Ha olyan feladatot akar kiadni a szerződő fél, melyet maga is végre tud hajtani vagy a feladat nem szolgáltatást takar, akkor a Bizottság nem hagyja jóvá az alvállalkozói szerződést.

50

Alvállalkozó IV.

az alvállalkozói feladatot kiadó fél teljes felelősséggel tartozik az alvállalkozóért,

alvállalkozó biz. kötelezettségeket magára vállal (auditálás, adatok bizalmas kezelése)

A Bizottság ill. A Számvevőszék auditálási joga kiterjed az alvállalkozóra is ugyanolyan feltételek mellett, mint a szerződő felek estében

projekt elszámolható költségei közé tartozik, de csak akkor, ha fent felsorolt feltételeknek a szerződő fél eleget tett,

51

Integráció támogatása- kiválósági hálózatok

Integráció foka, kutatók száma, kutatás területe, ún. joint programme of activities doktoranduszok után 4000 €/év, de nem haladhatja

meg a támogatás 10 százalékát Fontos: 3. országból származó kutatók és PhD

hallgatók csak abban az esetben számítanak bele a létszámba, ha jogosultak támogatást kapni a Közösségektől.

52

Integráció támogatása- kiválósági hálózatok II.

[ GA+[(GB-GA) / (B-A) * (N-A)] A- alacsonyabb kutatószámhoz közelebbi érték B- magasabb kutatószámhoz közelebbi érték GA - A esetében fizetett hozzájárulás GB- B esetében fizetett hozzájárulás

Kutatók száma Éves átlagoshozzájárulás

50 1.000.000 €100 2.000.000 €150 3.000.000 €250 4.000.000 €500 5.000.000 €

1000 < 6.000.000 €

53

Speciális rendelkezések a NoE-ra

Az adott munkaszakaszra eső elszámolható költségek 100 százaléka kerül kifizetésre , abban az esetben ha a költségek és az éves hozzájárulás nagysága legalább egyforma.

Az összes elszámolható költségnek, mely a közös tevékenységi program megvalósítása során, a projekt teljes időtartama alatt merül fel, magasabbnak kell lennie, mint a közösségi hozzájárulás. Ellenkező esetben az utolsó tudományos munkaszakaszra eső költségek 95 százaléka kerül kifizetésre

54

Költségvetéshez való hozzájárulás

résztvevő által használt költségmodell tevékenység típusa alapján az elszámolható

költségek max. térítési nagysága, projekt bevétele fontos figyelembe venni a

közösségi hozzájárulás megítélésekor állami támogatásra vonatkozó keretszabály

55

Költségvetéshez való hozzájárulás II.

Az előleg kifizetése során keletkezett kamat, az aktuális szakaszra vonatkozó jelentés

Bizottság általi elfogadása auditálási igazolás SSA-ra speciális rendelkezés

Amennyiben az összes elszámolható költség nagysága kisebb, mint a szerződésben rögzített támogatás nagysága, akkor a közösségi hozzájárulás nagysága nem 100 százalék, hanem az elszámolható költségek 95 százaléka

56

A projekt bevétele

Harmadik fél általi pénzügyi átutalás, kifejezetten a projekt ko-finanszírozását, v.a projekthez

szükséges erőforrás fenntartását szolgálja

Természetbeni juttatás harmadik féltől, kifejezetten a projekt megvalósításához bocsátják

rendelkezésre

Ezeket csak akkor kell a projekt bevételeinek tekinteni, ha a harmadik fél kifejezetten a projekt érdekében bocsátja rendelkezésükre

Ezek felhasználásáról a támogatót tájékoztatni kell

57

A projekt bevétele II.

A projekt saját bevétele a konzorcium által megszervezett konferenciák

belépési díja, nyomtatott anyagainak eladásából befolyt összeg,

a projekt végrehajtása során megvásárolt eszköz eladása,

követelések eladása NEM TARTOZIK a projekt bevételeihez a projekt

szellemi eredményeinek eladásából származó jövedelem

58

Pénzügyi hozzájárulás kifizetésének mechanizmusa

A pénzügyi hozzájárulás összegét a törzsszerződésben kell rögzíteni, A hozzájárulás mértéke ezt az összeget nem haladhatja meg.

A projekt pénzügyi hozzájárulását a Bizottság a koordinátornak fizeti ki, aki felelős, hogy a konzorciumi tagok a megfelelő időben kapják meg a támogatás rájuk eső részét. A támogatásból való részesedést a konzorciumi szerződésben rögzíteni kell.

59

Pénzügyi hozzájárulás kifizetésének mechanizmusa II.

Az első előleg kifizetés az alábbi valamely esemény bekövetkezte után 45 napon belül történik:

a szerződés hatálybalépésének napja, v. ha a szerződést aláíró konzorciumi tagok száma elérte a

részvételi szabályban meghatározott minimális részvevői számot v.

valamennyi konzorciumi tag aláírta a szerződést

60

Pénzügyi hozzájárulás kifizetésének mechanizmusa III.

Az előleg a Közösségek tulajdona, ahogy az ebből származó kamat is !

A ko-ordinátor felelőssége, hogy az előlegből származó kamat nagyságáról a Bizottságot tájékoztassa. A kamatot ugyanis figyelembe veszik a következő munkaszakasz előlegének kifizetésénél.

61

Jelentések készítése I.

Több éves projektek esetén Jelentések készítése 12 hónaponként A jelentéseket a koordinátor nyújtja be, amiket az adott

munkaszakasz utolsó napjától számított 45 napon belül a Bizottsághoz el kell juttatnia.

A jelentések részei: adott munkaszakaszban megvalósult tevékenységekről szóló

jelentés, menedzsment jelentés, jelentés arról, hogy az adott munkaszakaszban hogy történt a

szerződő felek között a Közösségek pénzügyi hozzájárulásának elosztása,

valamely melléklet által előírt kiegészítő jelentés (Technikai melléklet v. III. melléklet)

62

Jelentések készítése II.

Jelentés a munkaszakaszban megvalósult tevékenységekről: a konzorcium által végrehajtott tevékenységek, annak leírása, hogy hogyan halad a projekt

céljainak megvalósítása, annak leírása, hogy merült- e fel probléma, ha

igen akkor ez hogyan lett megoldva, a jelentés külön részét képezi a megszerzett tudás

felhasználásáról és terjesztéséről szóló frissített terv.

63

Jelentések készítése III.

Menedzsment jelentés az egyes szerződő felek által a megvalósított

tevékenységhez felhasznált források és azok szükségességének igazolása,

az adott munkaszakasz összefoglaló pénzügyi jelentése (C Űrlapon alapulva az összes szerződő fél által

igényelt költségek összesített formában) C űrlap minden egyes szerződő fél által kitöltött

példánya. A költségeket az űrlapon euróban kell megjeleníteni.

64

Jelentések készítése IV.- átváltás

Átváltás: a költségek felmerülésének napján érvényes árfolyam, azon hónap első napján érvényes árfolyam, amikor az

adott munkaszakasz véget ér.

Az alkalmazott árfolyamot ezen űrlapon fel kell tüntetni. Az árfolyamok az alábbi internet címről letölthetők: http://www.ecb.int/stats/eurofxref/ vagy megtalálhatók a Hivatalos Lapban.

65

Jelentések készítése V.

Utolsó jelentés részei utolsó tevékenységi jelentés- vonatkoznia kell a

teljes munkára, célokra, eredményekre, magában kell foglalnia a megszerzett tudás terjesztésére és felhasználására vonatkozó végső tervet

utolsó menedzsment jelentés- a projekt időtartama alatt az összes szerződő fél által követelt költségek összesítése- C Űrlapokon alapul

a melléklet által megkövetelt kiegészítő jelentés

66

Jelentések készítése VI.

A koordinátornak egy jelentést kell benyújtania a Bizottság felé, legkésőbb 60 nappal azután, hogy az utolsó kifizetés is megérkezett a Bizottságtól. Ebben tájékoztatni kell a Bizottságot arról,hogy a projekt vége után ezen pénzügyi hozzájárulás hogyan oszlott meg a tagok között

67

Jelentések elkészítésének IP-re és NoE-ra vonatkozó speciális rendelkezései

A jelentéseket 12 havonként kell készíteni kivétel ez alól az utolsó jelentéskészítési időszak.

Ha az utolsó jelentéskészítési időszak 6 hónapnál rövidebb lenne, akkor az utolsó előtti jelentéskészítési időszakhoz kell hozzácsapni. Ez azt jelenti, hogy így az utolsó jelentéskészítési időszak 12 hónapnál hosszabb, de 18 hónapnál rövidebb lesz

Ha az utolsó jelentéskészítési időszak 6 hónapnál hosszabb lenne, akkor önálló jelentéskészítési időszakot képez.

68

Jelentések elkészítésének IP-re és NoE-ra vonatkozó speciális rendelkezései II.

Mind az IP, mind a NoE esetén minden egyes szerződő félnek a beszámolási időszak végén auditálási igazolást is be kell nyújtania.

A szerződő felektől a koordinátor gyűjti be az auditálási igazolásokat. A koordinátornak legkésőbb a beszámolási időszakot követő 45 napon belül kell ezeket eljuttatnia a Bizottsághoz

69

Jelentések elkészítésének IP-re vonatkozó speciális rendelkezései

IP esetén a fent említetteken felül a ko-ordinátornak be kell nyújtani egy frissített és részletes megvalósítási tervet a következő 18 hónapra , amelynek tartalmaznia kell a becsült költségvetést is.

Megvalósítási terv 2 része: Részletes megvalósítási terv, mely a következő 18 hónap

alatt megvalósítani kívánt munkát írja le és tartalmaz egy részletes pénzügyi tervet,

Megvalósítási terv összefoglalója, mely a projekt időtartama alatti munkát írja le

70

Jelentések elkészítésének NoE-ra vonatkozó speciális rendelkezései

NoE esetében a fent említetteken túl a koordinátornak be kell nyújtania egy frissített ún. közös tevékenységi programot, mely tartalmazza a következő 18 hónapban megvalósítani kívánt munka részletes leírását

A közös tevékenységi program két részből áll: a részletes közös tevékenységi program, mely a következő 18

hónapban megvalósítani kívánt munka részletes leírását tartalmazza,

a közös tevékenységi program összefoglalója, mely a projekt során megvalósítani kívánt munka leírását tartalmazza

71

Speciális rendelkezések a többi eszközre vonatkozóan

Javasolt, hogy a jelentéskészítési időszakok ne legyenek 6 hónapnál rövidebbek, illetve a 6 többszöröse legyen a jelentéskészítési időszak hossza, kivéve az utolsót.

Legalább 1 auditálási igazolást be kell nyújtani minden egyes szerződő félnek a projekt egészére vonatkozóan az utolsó jelentéskészítési időszak végén

ha a projekt időtartama 24 hónap vagy annál hosszabb, akkor erősen ajánlott, hogy minden egyes szerződő fél legalább két auditálási igazolást nyújtson be

72

Auditálási igazolás

Az auditálási igazolás azt igazolja, hogy az igényelt költségek megfelelnek a 6. KP szerződési követelményeinek.

Ez az auditálás nem egyezik meg azzal az auditálással, melyet a Bizottság a a projekt vége után 5 évig bármikor végrehajthat

A Bizottságnak joga van lefolytatni saját auditjait Azzal, hogy a szerződő felek auditálási igazolást

nyújtanak be, a Bizottság nem mond le az audit lefolytatásának jogáról

73

Auditálási igazolás II.

Az auditálási igazolás célja, hogy megfelelő garanciát adjon a Bizottság számára, hogy a szerződő felek a projekt során felmerült költségeket a 6. KP megfelelő jogi és pénzügyi rendelkezései alapján számították ki és számolták el.

Auditálási igazolás nélkül az előleget nem lehet végső kifizetésnek tekinteni.

74

Auditálási igazolás III. Külső auditor állíthatja ki, közintézmény esetén egy

kompetens köztisztviselő is lehet.A közintézménynek bizonyítania kell, hogy ezen köztisztviselőt az illetékes nemzeti hatóságok felruházták a közintézmény auditálásának jogával

A jogi személyek szabadon választhatják meg az auditort. Az így kiválasztott auditornak azonban az alábbi követelményeknek kell megfelelnie:

független legyen a szerződő féltől, (közintézmények esetén ha az alkalmazott auditor egy kompetens köztisztviselő, akkor nem lehet bevonni a pénzügyi beszámolók elkészítésébe)

a könyvelési dokumentumok vizsgálatához megfelelő képesítéssel kell rendelkeznie a 84/253/EGK irányelvnek v. a hasonló nemzeti szabályoknak megfelelően

75

Auditálás

A külső auditor a szerződő féllel kell hogy szerződéses kapcsolatban legyen. Bármilyen a szerződő fél és az auditor között kialakult jogvitába a Bizottság nem avatkozik bele.

A tagállamokban és a tagjelölt országokban tevékenykedő független auditorok listája illetve az auditokról szóló információk megtalálhatók az alábbi honlapon: www.fee.be/members/countries.htm

76

Auditálási igazolás benyújtásának gyakorisága

Az auditálási igazolást nem szükséges minden esetben a jelentéskészítési időszak végén benyújtani. Ez függ az eszköztől.

Azonban minden olyan szerződő félnek kötelező auditálási igazolást benyújtania, akik esetében az adott időszakra vonatkozó közösségi pénzügyi hozzájárulás a 750.000 €-t meghaladja.

77

Auditálási igazolás tartalma Az auditálási igazolás igazolja:

az összes elszámolható költséget meg kell felelnie a választott költségmodellnek meg kell felelnie az elszámolható költségek

definíciójának

a projekt bevételeit,melyről a szerződő fél nyilatkozik

az előlegből származó kamat nagyságát, melyről a koordinátor nyilatkozik,

az átváltási árfolyamot(vagy a költségek felmerülésekor érvényes árfolyam v. annak a hónapnak az első napja, amikor a jelentéskészítési időszak vége van)

78

Auditálás

az auditornak az auditálási igazolást alá kell írnia, le kell pecsételnie és dátumoznia kell.

Az auditálási igazolás kiállításának ÁFA nélküli költsége közvetlen költségként elszámolható a menedzsment költségek alatt.

Az auditálási igazolást az EU valamely hivatalos nyelvén kell benyújtani. Ha nem valamely hivatalos nyelven készül az igazolás, akkor hitelesített fordítást kell készíteni, valamely hivatalos nyelven. Ajánlott az angol.

79

Pénzügyi ellenőrzés

Két típusát lehet megkülönböztetni: ex- ante (a szerződés aláírása előtt) ex- post ( a projekt megvalósításának ideje

alatt és utána)

80

Ex- ante pénzügyi ellenőrzés

Célja a résztvevők pénzügyi helyzetének vizsgálata, közintézményekre nem vonatkozik, 300.000 € feletti támogatás esetén kötelező minden olyan esetben, amikor a támogatás több,mint

80 %-át előlegként kifizetik, bankgarancia kötelező,

81

Ex-post pénzügyi ellenőrzés

Auditálás a projekt időtartama alatt bármikor illetve annak

vége után 5 éven belül bármikor Bizottság, Számvevőszék tudományos, technikai, etikai és pénzügyi

82

Hasznos internetcímek

www.cordis.lu/fp6 www.om.hu www.kowi.de http://europa.eu.int/comm/research/fp6/working-groups/model-

contract/index_en.html