a administração e a biblioteconomia - marilia.unesp.br · estáveis -ênfase na teoria ... e na...
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Administrar
Processo de planejar (traçar planos e metas em função de
objetivos), organizar (divisão de afazeres), dirigir (comando e
coordenação) e controlar (verificar se a atividade está sendo
feita conforme traçadas) o uso dos recursos organizacionais para
alcançar os objetivos de maneira eficiente e eficaz.
Eficiência X EficáciaEficiência• Ênfase nos meios;
• Fazer corretamente as coisas;
• Resolver problemas;
• Salvaguardar os recursos;
• Cumprir tarefas e obrigações;
• Treinar os subordinados;
• Manter máquinas;
• Presença nos templos;
• Rezar;
• Jogar futebol com arte.
Eficácia• Ênfase nos resultados e fins;
• Fazer as coisas corretas;
• Atingir objetivos;
• Otimizar a utilização de recursos;
• Obter resultados e agregar valor;
• Proporcionar a eficácia dos subordinados;
• Máquinas disponíveis;
• Práticas e valores religiosos;
• Ganhar o céu;
• Vencer o campeonato.
LEI Nº 4.084, DE 30 DE JUNHO DE 1962São atribuições dos Bacharéis em Biblioteconomia, a organização, direção e execução dos serviços técnicos de repartições públicas federais, estaduais, municipais e autárquicas e empresas particulares concernentes às matérias e atividades seguintes:
a) o ensino de Biblioteconomia;b) a fiscalização de estabelecimentos de ensino de Biblioteconomia reconhecidos, equiparados ou em via de equiparação;c) administração e direção de bibliotecas;d) a organização e direção dos serviços de documentação;e) a execução dos serviços de classificação e catalogação de manuscritos e de livros raros e preciosos, de mapotecas, de
publicações oficiais e seriadas, de bibliografia e referência.
Art 7º Os Bacharéis em Biblioteconomia terão preferência, quanto à parte relacionada à sua especialidade nos serviços concernentes a:
a) demonstrações práticas e teóricas da técnica biblioteconômica em estabelecimentos federais, estaduais, ou municipais;b) padronização dos serviços técnicos de biblioteconomia;c) inspeção, sob o ponto de vista de incentivar e orientar os trabalhos de recenseamento, estatística e cadastro das
bibliotecas;d) publicidade sobre material bibliográfico e atividades da biblioteca;e) planejamento de difusão cultural, na parte que se refere a serviços de bibliotecas;f) organização de congresso, seminários, concursos e exposições nacionais ou estrangeiras, relativas a Biblioteconomia e
Documentação ou representação oficial em tais certames.
Importância da Administração para a BiblioteconomiaTodas as atividades de gerenciamento (organização, planejamento e execução de atividades que facilitem o processo de trabalho) do sistema de informação, tais como:
• Princípios, normas e funções para estruturar, organizar, ordenar a estrutura e funcionamento da biblioteca/arquivo;
• Evitar ruídos de interpretação na disponibilização de recursos informacionais;• Planejamento;• Permite que a biblioteca/arquivo visualize as novas realidades tecnológicas, sociais e
econômicas de seu público;• Treinamento profissional;• Capacitação de usuários;• Abordagens gerenciais apropriadas para comunicar a importância dos serviços de
informação;• Inteligência organizacional.
Medidas administrativas de umabiblioteca/Arquivo• Aquisição;• Descarte;• Encadernação;• Depósito;• Previsão de circulação do acervo;• Planejamento de sistemas, dentre outros.
Gestão
”[...] um conjunto de medidas e rotinas visando à
racionalização e eficiência na criação, tramitação,
classificação, uso primário e avaliação” (DICIONÁRIO DE
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 1996)
/ bibliotecas / coleções.
Ambiente
Ambiente é tudo aquilo que envolve externamente uma
organização (ou um sistema). É o contexto dentro do qual uma
organização está inserida.
Tecnologia
Tecnologia é o conhecimento que pode ser utilizado para
transformar elementos materiais em bens ou serviços, modificando
sua natureza ou suas características.
Empresas e instituições
COMPLEXIDADE
X
DIVERSIDADE
• Aquisição das feições empresarias = Revolução Industrial.
• A partir do início do sec. XX = Recebe atenção e estudos mais aprofundados.
Valor da Administração para a Biblioteconomia
• O dinheiro só se torna capital quando usado para adquirir mercadorias, ou trabalho, com a finalidade de se obter lucro.
Origem das abordagens da Administração
No intuito de se verificar os modelos de estruturas organizacionais
mais eficazes em determinados tipos de indústrias, alguns
pesquisadores passaram a abordar os vários aspectos que
compunham o êxito ou não de várias organizações, procurando
compreender e explicar o modo como as empresas funcionavam
em diferentes condições.
Chandler sobre Estratégia e Estrutura• Em 1962, Alfred Chandler Jr. realizou uma investigação histórica sobre a estratégia de negócios.
• Estudou quatro grande empresas americanas: DuPont (segunda maior empresa química do mundo em termos de volume de capital, e a quarta em termos de receita); General Motors (produção de automóveis); Stand Oil Co. (refinado em petróleo; até 1911); Sears Roebuck & Co. (loja de departamentos).
• Demonstrou que a estrutura dessas empresas foram adaptadas e ajustadas durante o processo histórico, envolvendo quatro fases:
1. Acumulação de recursos: pós guerra, expansão da rede ferroviária, fortalecimento do mercado para o ferro e o aço.
2. Racionalização do uso de recursos: novas empresas integradas se tornaram grandes e precisavam ser reorganizadas, pois acumularam mais recursos que o necessário.
3. Continuação do crescimento: reorganização das empresas e aumento da eficiência nas vendas, compras, produção, reduzindo diferenças de custos.
4. Racionalização de recursos em expansão: abranger novas linhas de produtos e novos mercados.
Conclusão: Diferentes ambientes levam as empresas a adotarem novas estratégias, e as novas estratégias exigem diferentes estruturas organizacionais. Uma coisa leva a outra.
Burns e Stalker sobre Organizações
• Tom Burns e G.M. Stalker pesquisaram vinte indústrias inglesas para verificar a relação entre as práticas administrativas e o ambiente externo dessas indústrias.
• De acordo com a pesquisa, as empresas foram classificadas em dois tipos: mecanísticas (empresas com condições ambientais estáveis - ênfase na Teoria Clássica) e orgânicas (empresas com condições ambientais em transformação - ênfase na Teoria das Relações Humanas).
• Conclusão: a forma mecanicista de organização é mais apropriada sob condições ambientais relativamente estáveis enquanto a orgânica é para ambientes de mudança e inovação, em resumo, o ambiente determina a estrutura e o funcionamento das organizações.
Lawrence e Lorsch sobre o ambiente• Os professores Paul Lawrence e Jay Lorsch, da Harvard Business School, investigaram a relação entre as
características estruturais das organizações complexas e as condições do ambiente que estas organizações enfrentam.
• Marcou o aparecimento da Teoria da Contingência.
• A pesquisa envolveu dez empresas em três diferentes meios industriais.
• Para coletar as informações do funcionamento interno das organizações, Lawrence e Lorsch usaram questionários e entrevistas com 30 e 50 gerentes de nível médio e alto de cada organização.
• Conclusão: os problemas organizacionais básicos são a diferenciação e a integração.
- Diferenciação: divisão da organização em subsistemas ou departamentos (pesquisa – longo prazo; produção – aqui e agora; vendas – entre a pesquisa e a produção) - do ambiente geral emergem ambientes específicos.
- Integração: processo gerado por pressões vindas do ambiente da organização no intuito de obter unidade de esforços e coordenação entre vários departamentos (ou subsistemas) da organização.
• Integração requerida de diferenciação requerida: a empresa que mais se aproxima das características requeridas pelo ambiente está mais sujeita ao sucesso do que a empresa que se afasta muito delas.
• Quanto mais complexos os problemas das diferentes formas de organização ou ambientais, mais meios de organização eram necessários para solução dos mesmos. Verificou-se também que para problemas mais simples de diferenciação, soluções mais simples eram necessárias.
• Foi constatado que as duas empresas de maior sucesso eram aquelas com o mais alto grau de integração e estavam também dentre as mais altamente diferenciadas.
Bertalanfy, Joan Woodward e Bunge sobre a Tecnologia• Analisar uma organização a partir das circunstâncias e do momento.
• Características: Relatividade, flexível, adaptável às mudanças rápidas que acontecem no mundo dos negócios e na ciência da administração.
• Não há maneira de administração que seja melhor que a outra. A solução “melhor” depende do ambiente da organização, de sua tecnologia e de vários outros fatores.
• Homem complexo.
• Caso Habib’s: um mercado incerto, que adotou a estrutura orgânica, pretendendo com isso flexibilidade muito maior, ajustamento e contínua redefinição de tarefas, uma estrutura inter-relacional de controle, autoridade e comunicação, trabalho de equipe. A empresa tem um sistema inovador de entregas, com mais de 400 pontos de atendimento e a mais moderna tecnologia do mercado de call-centers. Implantou o sistema vozline (empresa do grupo Habib´s) com tecnologia de ponta e estrutura complexa com a função de gerenciar o contact-center e geração de tecnologia da rede.
• Teoria dos Sistemas.
Abordagens contemporâneas da administraçãoe o contexto organizacional
• O segmento de Recursos Humanos como o principal fator de transformação dentro de uma organização, não mais atuando de forma mecanicista.
• Deixou de ter uma atuação sistemática, metódica, controladora, passando a valorizar profissionais e capacidades intelectuais.
Abordagens tradicionais da AdministraçãoÊnfase nas Tarefas• 1903... Administração Científica (Taylor)
Ênfase na Gestão• 1911... Teoria Clássica (Fayol)
Ênfase nas Pessoas• 1932... Teoria das Relações Humanas (Mayo e Lewin)
• Teoria Comportamental (Simon e McGregor)
Novas abordagens da Administração
Ênfase na Estrutura
• Teoria Estruturalista (Etzioni e Hall)
• 1947... Organização Burocrática (Max Weber)
Ênfase no Ambiente e Tecnologia
• Teoria de Sistemas (Kast e Rice)
• Teoria da Contingência (Lawrence e Lorsch)
Abordagens da Administração
ÊnfaseIntra-Organizacional
ClássicaRelações HumanasBurocracia
Ênfase noAmbiente
Estruturalista Sistemas Contingência
A Teoria da Contingência: uma Abordagem contingencial
• Enfatiza que não há nada de absoluto nas organizações ou na teoria administrativa, tudo é relativo, tudo depende.
• A abordagem contingencial explica que existe uma relação funcional entre as condições do ambiente e as técnicas administrativas apropriadas para o alcance eficaz dos objetivos da organização.
• A gestão de pessoas passa a ser área contingencial e situacional.
• Aspectos que integram as organizações:
- A cultura existente nas organizações;
- A estrutura organizacional adotada;
- O contexto ambiental;
- A tecnologia e;
- Os processos.
A Teoria da Contingência: uma Abordagem contingencial
• Existe uma relação funcional entre as condições do ambiente e as técnicas da administração apropriadas para o alcance eficaz dos objetivos da organização.
• Indivíduo avalia: entende suas responsabilidades, sua importância para a empresa, os objetivos que o trabalho traz a ele (objetivos pessoais a serem alcançados).
• Cultura existente nas organizações; ambiente (contexto ao qual a organização está inserida – pessoa faz parte da organização e se orgulha por isso); tecnologia (conhecimento que pode ser utilizado para transformar elementos materiais em bens ou serviços, modificando sua natureza ou suas características).
Abordagem Contingencial• A Teoria da Contingência representa um passo além da Teoria dos Sistemas
em Administração.• A visão contingencial sugere que a organização é um sistema composto de
subsistemas e definido por limites que o identificam em relação ao supra-sistema ambiental.
• A visão contingencial procura analisar as relações dentro e entre ossubsistemas, bem como entre a organização e o ambiente na qual estáinserida e definir padrões de relações ou configuração de variáveis.
• Ela enfatiza a natureza multivariada das organizações e procura verificarcomo as organizações operam sob condições variáveis e em circunstânciasespecíficas.
• A visão contingencial está dirigida acima de tudo para desenhosorganizacionais e sistemas gerenciais adequados para cada situaçãoespecífica.
Abordagem Contingencial• Há o deslocamento da visualização de dentro para fora da organização: a ênfase é
colocada no ambiente e nas demandas ambientais sobre a dinâmica organizacional.• Para a abordagem contingencial são as características ambientais que condicionam
as características organizacionais.• É no ambiente que estão as explicações causais das características das
organizações.• Tudo depende das características ambientais relevantes para a organização.
Seguidores da Abordagem Contingencial
B. E. Skinner
T. Burns
H.Leavitt
H.Sherman
A.Chandler
J. W.Lorsch
J. D.Thompson
C.Perrow
E.Schein
K.Weick
A.Toffler
P.Clark
J. Galbraith H. Mintzberg
Abordagem Contingencial• Esta teoria surgiu a partir de várias pesquisas feitas para verificar os modelos
de estruturas organizacionais mais eficazes em determinados tipos deempresas.
• Essas pesquisas pretendiam confirmar se as organizações mais eficazesseguiam os pressupostos da Teoria Clássica, como divisão do trabalho,amplitude de controle, hierarquia de autoridade etc.
• Os resultados das pesquisas conduziram a uma nova concepção deorganização: a estrutura da organização e seu funcionamento sãodependentes da interface com o ambiente externo.
AçõesAdministrativas
CaracterísticasSituacionais
ResultadosOrganizacionais
Abordagem Contingencial§Condições tecnológicas: influência sobremaneira as condições de se manter econcorrer no mercado. A inovação das organizações concorrentes, impõe anecessidade de a empresa se adaptar às mudanças;§Condições legais: afetam direta ou indiretamente as organizações, visto que atingematividades comerciais, trabalhistas, fiscais etc. São elementos normativos para a vida dasorganizações;§Condições políticas: afetam direta ou indiretamente as organizações, uma vez que sãodecisões governamentais em nível federal, estadual e municipal, bem como atinge ascondições econômicas;§Condições econômicas: condicionam fortemente as organizações, porquantodeterminam o desenvolvimento ou a retração do setor, bem como o nível de consumo;§Condições demográficas: são condições determinantes, uma vez que influenciam nodesenvolvimento e manutenção da empresa no mercado, são variáveis relacionadas ataxa de crescimento da população, distribuição geográfica, acomodações emudanças demográficas de qualquer natureza;§Condições ecológicas: são condições relacionadas aos ecossistemas existentes e osimpactos que a organização proporciona nesses ecossistemas como, por exemplo,poluição, clima, impactos ambientais e sociais;§Condições culturais: são condições relacionadas a interação social, influenciandosobremaneira na cultura organizacional e da própria sociedade em que a organizaçãoestá inserida.
Abordagem Contingencial
EMPRESA
Ambiente da Tarefa
Concorrentes
EntidadesReguladoras
Fornecedores Clientes
Ambiente Geral
CondiçõesTecnológicas
CondiçõesLegais Condições
Culturais
CondiçõesPolíticas
CondiçõesEconômicas
CondiçõesEcológicas
CondiçõesDemográficasFonte: VALENTIM, 2017.
O que importa hoje• Auxilia a organização a atingir sua missão através de objetivos;
• Competitividade;
• Empregados bem treinados e motivados;
• Aumento da auto avaliação e da satisfação dos empregados no trabalho;
• Desenvolvimento e mantimento da qualidade de vida no trabalho;
• Administração das mudanças, mantimento de políticas éticas e comportamento socialmente responsável;
• Gestão de pessoas + ambiente + contingência;
• Pessoas como parceiros e equipes de trabalho (empregado se vincula à empresa porque sabe que se ela crescer, ele crescerá junto).
Teoria da Contingência
Lawrence / Lorsch
Ênfaseno ambiente, tecnologia,
tarefas, estrutura e pessoas
Período: 1950
Princípios:• Complexidade
organizacional: ambiente, tecnologia, estrutura, tarefas e pessoas
• Organizações formais e informais
• Organizações complexas
• Homem Complexo• Sistema aberto e
sistema fechado
Críticas:• Relativismo em
ADM• Compatibilidade
entre sistemas abertos e fechados
Surgem Estudos:• Ambiente Organizacional (sentido lato)• Gestão do Conhecimento• Cultura Organizacional voltada às Tecnologias• Cenários
Abordagens da administração e o contexto organizacional
Fonte: CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000.
Empowerment• Estratégia de capacitação ou desenvolvimento de colaboradores no
qual alguém ou uma equipe assume novas responsabilidades que enriquecem o seu cargo atual.
• Delegação de autonomia para tomada de decisões, participação ativa dos colaboradores, assumindo responsabilidades e liderança de forma compartilhada.
• Aprendizagem organizacional + liderança + conhecimento (ao adquirir conhecimento o indivíduo se diferencia).
• Aproveitamento do capital humano nas organizações como resultado do compartilhamento de informações fundamentais sobre o negócio, da delegação de autonomia para a tomada de decisões, e da participação ativa dos colaboradores, assumindo responsabilidades e liderança de forma compartilhada.
Empowerment• O foco na organização da
empresa está diante dos processos do trabalho, para atingir aos fins, visando o resultado.
• Pensa-se no trabalho feito em conjunto, por equipes autônomas e multidisciplinares.
• “O sucesso de uma empresa depende cada vez menos de um gênio na ponta de cima e cada vez mais de um pessoal motivado na base.” (CHIAVENATO, 1994).
Métodos de gestão de equipes de alto desempenho: motivação e comprometimento1. Diga às pessoas quais são suas responsabilidades.
2. Dê-lhes autoridade correspondente às suas responsabilidades.
3. Estabeleça padrões de excelência.
4. Oferecer treinamento necessário à satisfação dos padrões.
5. Fornecer conhecimento e informação.
6. Dar feedback sobre o seu desempenho.
7. Reconhecimento através das realizações.
8. Confiar nas pessoas.
9. Dar a permissão de errar.
10. Tratar com dignidade e respeito.
(TRACY, 2004)
Aplicação da teoria à Biblioteconomia• Ajudar a organização a alcançar seus objetivos e a realizar sua
missão;
• Proporcionar competitividade à organização;
• Proporcionar à organização empregados bem treinados e bem motivados;
• Aumentar a auto-atualização e a satisfação dos empregados no trabalho;
• Desenvolver e manter qualidade de vida no trabalho;
• Administrar as mudanças, manter políticas éticas e comportamento socialmente responsável.
Níveis da organização
NívelOperacional
NívelIntermediário
NívelInstitucional
Lógicade
sistemaaberto
Lógicade
sistemafechado
Incerteza
RacionalidadeLimitada
Mediação(limitação da
incerteza)
Bibliografia básica• CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da Administração. 7.ed. Rio de
Janeiro: Elsevier, 2003. 634p.
• LODI, J. B. História da Administração. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003. 217p.
• MAXIMIANO, A. C. A. Teoria geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital. 4.ed. São Paulo: Atlas, 2004. 521p.
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