การท างานในระบบ erp · ออกมำจำก erp) ๒....
Post on 27-Jul-2020
4 Views
Preview:
TRANSCRIPT
การท างานในระบบ ERP “ระบบการจดซอจดจางและการจายเงน”
โดย..ผชวยศาสตราจารยวมล รอดเพชร
ผชวยอธการบดฝายการเงนและทรพยสน
และทมงานกองคลง
วนท 17/18 สงหาคม 2556 เวลา 9.00-16.00 น.
ณ หองอบรม สถาบนอาหารฯ
...เราจะคยกนเรองการใชเงน... กรณด ำเนนกำรผำนระเบยบพสด
๑. - กรณวงเงนไมถง ๕,๐๐๐ บำท ท ำรำยงำนขอซอขอจำงนอกระบบ e-GP
- กรณวงเงนตงแต ๕,๐๐๐ บำท เปนตนไป ท ำรำยงำนขอซอขอจำงในระบบ e-GP ๒. ตรวจสอบและจองงบประมำณในระบบ ERP ๓. เสนอขออนมต จำกผมอ ำนำจอนมตตำมวงเงนทไดรบมอบหมำย ๔. ด ำเนนกำรจดท ำใบสงซอใน e-GP และบนทกขอมลใน ERP ๕. เมอผขำยสงของ ด ำเนนกำรตรวจรบของโดยจดท ำใบรบของใน e-GP และบนทกขอมลใน ERP ๖. จดท ำใบขออนมตเบกจำย ๒ ชด เพอสงบญชตงหน และ สงกำรเงน (ผทไดรบมอบหมำย) เพอตรวจใบส ำคญ และขออนมตจำยเงน ๗. เมอไดรบอนมตแลวใหกำรเงนจำยเงนตอไป
กรณด ำเนนกำรไมผำนระเบยบพสด ๑. ทกวงเงน ท ำรำยงำนบนทกขออนมตหลกกำร
นอกระบบ ERP
๒. ตรวจสอบ และจองงบประมำณในระบบ ERP
๓. เสนอขออนมต จำกผมอ ำนำจอนมตตำมวงเงนทไดรบมอบหมำย
๔. ด ำเนนกำร
๕. เมอด ำเนนกำรเสรจแลวรวบรวมเอกสำร เพอจดท ำใบขออนมตเบกจำย๒ ชด เพอสงบญชตงหน และ สงกำรเงน (ผทไดรบมอบหมำย) เพอตรวจใบส ำคญ และขออนมตจำยเงน
๖. เมอไดรบอนมตแลวใหกำรเงนจำยเงนตอไป
กรณด ำเนนกำรผำนระเบยบพสด ๑. กรณวงเงนไมถง ๕,๐๐๐ บำท ท ำรำยงำนขอซอขอจำงนอกระบบ e-GP –บนทกขอควำมทพมพจำกword 1 ฉบบ พรอมเอกสำรแนบใบขอซอ เชน ใบเสนอรำคำ ใบขอใหซอจำกหนวยงำน (ของเดมทเคยท ำอยแลว และไมไดพมพออกมำจำก ERP) ๒. ตรวจสอบและจองงบประมำณในระบบ ERP – พมพรำยงำนกำรจองเงนงบประมำณจำก ERP 1 ฉบบ * กำรจองงบประมำณสำมำรถจองหลำยรำยกำรและพมพ ใบจอง ๑ ฉบบ* ๓. เสนอขออนมต จำกผมอ ำนำจอนมตตำมวงเงนทไดรบมอบหมำย – อนมตในรำยงำนขอซอขอจำง โดยคณบด/ผอ.ส ำนก สถำบน ๔. บนทกขอมลใบสงซอใน ERP –ไมตองพมพเอกสำรจำก ERP ทกกรณ ๕. เมอผขำยสงของ ด ำเนนกำรตรวจรบของและบนทกกำรรบของใน ERP –ไมตองพมพใบตรวจรบจำก ERP ใหกรรมกำรตรวจรบลงนำมในใบสงของ/ใบเสรจรบเงนจำกผขำย ๖. จดท ำใบขออนมตเบกจำย ๒ ชด เพอสงบญชตงหน และ สงกำรเงน (ผทไดรบมอบหมำย) เพอตรวจใบส ำคญ และขออนมตจำยเงน – เอกสำรทสงเพอตงหน ประกอบดวย ใบขออนมตเบกจำยจำก ERP ๑ ฉบบ (ไมตองมลำยมอชอตำมทก ำหนดในแบบฟอรม) ส ำเนำใบสงของ/ใบเสรจรบเงน ส ำเนำรำยงำนขอซอขอจำงทไดรบอนมตแลว - เอกสำรเพอตรวจใบส ำคญและขออนมตจำยเงน ประกอบดวย ใบขออนมตเบกจำยจำก ERP ๑ ฉบบ ใบสงของ/ใบเสรจรบเงนตนฉบบ(กรรมกำรตรวจรบตองลงนำม) รำยงำนขอซอขอจำงตนฉบบทไดรบอนมตแลวพรอมเอกสำรแนบ(ถำม เชน ใบขอใหซอจำกหนวยงำน ใบเสนอรำคำ) รำยงำนกำรจองเงนงบประมำณ ๗. เมอไดรบอนมตแลวใหท ำกำรเงนจำยเงนตอไป – โดยใบขออนมตเบกจำย ทมลำยมอชอของ ผตรวจใบส ำคญ หวหนำส ำนกงำนเลขำนกำรคณะ/ส ำนก/สถำบน/ผอ.กอง(สนง.อธกำรบด) ผมอ ำนำจอนมต
กรณด ำเนนกำรผำนระเบยบพสด ๑. กรณวงเงนตงแต ๕,๐๐๐ บำท เปนตนไป ท ำรำยงำนขอซอขอจำงในระบบ e-GP – บนทกขอควำมรำยงำนขอซอ
ขอจำงทพมพจำก e-GP 1 ฉบบ พรอมค ำสงแตงตงกรรมกำรตรวจรบ ๒. ตรวจสอบและจองงบประมำณในระบบ ERP – พมพรำยงำนกำรจองเงนงบประมำณจำก ERP 1 ฉบบ * สำมำรถ
จองหลำยรำยกำรและพมพใบจอง ๑ ฉบบ* ๓. เสนอขออนมต จำกผมอ ำนำจอนมตตำมวงเงนทไดรบมอบหมำย – อนมตในรำยงำนขอซอขอจำง 1 ลำน คณบด
อนมต เกนกวำ ๑ ลำน ไมเกน ๒ ลำน รองอธกำรบด เกน ๒ ลำน (e-Auction ๒ลำน) อธกำรบด แตถำเกน ๕ ลำน อธกำรบดอนมตและรำยงำนสภำมหำวทยำลยเพอทรำบ
๔. ด ำเนนกำรจดท ำใบสงซอใน e-GP และบนทกขอมลใน ERP – พมพใบสงซอสงจำง จำก e-GP ส ำหรบรำยกำรตงแต ๕ หมน (เงนรำยได) ๑ หมน (เงนงบประมำณฉบบดน) ๑ ฉบบ ถำต ำกวำวงเงนทก ำหนดไมตองพมพเอกสำรออกมำ และไมตองพมพเอกสำรจำก ERP ทกกรณ ๕. เมอผขำยสงของ ด ำเนนกำรตรวจรบของโดยจดท ำใบตรวจรบของใน e-GP และบนทกขอมลใน ERP – พมพใบตรวจรบ จำก e-GP ๑ ฉบบเพอใหกรรมกำรตรวจรบลงนำม แตไมตองพมพเอกสำรจำก ERP ๖. จดท ำใบขออนมตเบกจำย ๒ ชด เพอสงบญชตงหน และ สงกำรเงน (ผทไดรบมอบหมำย) เพอตรวจใบส ำคญ และขออนมตจำยเงน – เอกสำรทสงเพอตงหน ประกอบดวย ใบขออนมตเบกจำยจำก ERP ๑ ฉบบ (ไมตองมลำยมอชอตำมทก ำหนดในแบบฟอรม) ส ำเนำใบสงของ ส ำเนำรำยงำนขอซอขอจำงทไดรบอนมตแลว - เอกสำรเพอตรวจใบส ำคญและขออนมตจำยเงน ประกอบดวย ใบขออนมตเบกจำยจำก ERP ๑ ฉบบ ใบตรวจรบทกรรมกำรตรวจรบลงนำม ใบสงของตนฉบบ(กรรมกำรตรวจรบไมตองลงนำมแลว) ใบสงซอ/สญญำ รำยงำนขอซอขอจำงตนฉบบทไดรบอนมตแลวพรอมเอกสำรแนบ รำยงำนกำรจองเงนงบประมำณ ๗. เมอไดรบอนมตแลวใหกำรเงนจำยเงนตอไป – ใบขออนมตเบกจำย ทมลำยมอชอของ ผตรวจใบส ำคญ หวหนำส ำนกงำนเลขำนกำรคณะ/ส ำนก/สถำบน/ผอ.กอง(สนง.อธกำรบด) ผมอ ำนำจอนมต
กรณด ำเนนกำรไมผำนระเบยบพสด ๑. ทกวงเงน ท ำบนทกขออนมตหลกกำรนอกระบบ ERP – บนทกขอควำมทพมพจำกword ๑ ฉบบ ๒. ตรวจสอบ และจองงบประมำณในระบบ ERP -พมพรำยงำนกำรจองเงนงบประมำณจำก ERP 1 ฉบบ ๓. เสนอขออนมต จำกผมอ ำนำจอนมตตำมวงเงนทไดรบมอบหมำย ๔. ด ำเนนกำรตำมทไดรบอนมต ๕. เมอด ำเนนกำรเสรจแลวรวบรวมเอกสำร โดยใหผขอเบกท ำบนทกขออนมตเบกจำยสรปคำใชจำยทงหมดและลงนำมโดยผเบก เพอสงเรองใหงำนกำรเงนจดท ำใบขออนมตเบกจำยในระบบ ERP ๒ ฉบบ เพอสงบญชตงหน และ สงกำรเงน (ผทไดรบมอบหมำย) เพอตรวจใบส ำคญ และขออนมตจำยเงน – เอกสำรทสงเพอตงหน ประกอบดวย ใบขออนมตเบกจำยจำก ERP ๑ ฉบบ (ไมตองมลำยมอชอตำมทก ำหนดในแบบฟอรม) ส ำเนำบนทกขออนมตหลกกำรทลงนำมอนมตแลว – เอกสำรเพอตรวจใบส ำคญและขออนมตจำยเงน ประกอบดวย ใบขออนมตเบกจำยจำก ERP ๑ ฉบบ บนทกขออนมตเบกจำย(ทไมตองเสนออนมต) เอกสำรหลกฐำนแสดงผลกำรด ำเนนงำน เชน บนทกรำยงำนผลกำรปฏบตงำนนอกเวลำรำชกำร ทมลำยมอชอผควบคมกำรท ำงำน (หวหนำงำนและผอ.กอง/หวหนำส ำนกงำนเลขำฯ) หลกฐำนกำรจำยเงนกำรปฏบตงำนนอกเวลำรำชกำร ใบลงเวลำกำรปฏบตงำน รำยงำนกำรปฏบตงำนนอกเวลำรำชกำรปงบประมำณ... (สรปกำรใชเงนของหนวยงำนตำงๆ ในสงกด) บนทกขออนมตหลกกำรตนฉบบทลงนำมอนมตแลว เสนอผมอ ำนำจเพอทรำบในรำยงำน และ อนมต ๖. เมอไดรบอนมตแลวใหกำรเงนจำยเงนตอไป
ท ำไมตองจองงบประมำณ???
. . 2545
หมวด 3 ประมาณการรายรบและรายจาย ขอ 13 ใหทกหนวยงานทสงกดมหาวทยาลย จดท างบประมาณรายจายจากเงนรายไดของหนวยงานในสวนรบผดชอบเสนอตออธการบด กอนสนปงบประมาณอยางนอย 60 วน เพอน าเสนอสภามหาวทยาลยพจารณาอนมต
หมวด 5 การเบกจายเงน ขอ 19 อ านาจการอนมตด าเนนการ ตลอดจนอ านาจการสงจายเงนทกหมวดรายจาย... การอนมตใชจายเงนตามขอนใหเปนไปตามประมาณการรายจายทไดรบความเหนชอบแลว
๑. จำยแลวเปนคำใชจำย ตำมงบประมำณทไดรบอนมต กำรด ำเนนกำรไมผำนระเบยบพสด กรณเปนคำใชจำยหมวด
o งบบคลำกร เชน คำจำง-พนกงำนเงนรำยได o คำตอบแทนทกรำยกำร เชน คาตอบแทนปฏบตงานนอกเวลา คา
สมนาคณ คาสอน ฯลฯ o คาใชสอย เชน คาใชจายในการเดนทาง คาใชจายในการ
ฝกอบรม o คาสาธารณปโภค
กำรด ำเนนกำรผำนระเบยบพสด กรณเปนคำใชจำยหมวด o คำใชสอย เชน คำซอมแซม คำจำงเหมำบรกำร คำเชำตำง ๆ (คำเชำ
เครองถำยเอกสำร ฯลฯ) o คำวสด ทกรำยกำร
เกดรำยกำรบญชคอ คำใชจำยเพมขน บนทกคำใชจำย... ดำนเดบต
จายเงนแลว เกดรายการทางบญชอยางไรบาง?
๒. จายแลวเปนสนทรพย สนทรพยเพม บนทกสนทรพย..ดานเดบต จายตำมงบลงทนทไดรบอนมตงบประมำณแลว เชน คำสงกอสรำง คำครภณฑ เปนตน ซงตองด ำเนนกำรผำนระเบยบพสด (เดบต สงกอสรำงฯ) จำยลกหนเงนยม ตำมทไดรบอนมตใหด ำเนนกำรแลว (เดบต ลกหนเงนยม-ระบชอลกหน) จำยเปนเงนค ำประกนผลงำน (เดบต ลกหนอน/เงนค ำประกนผลงำน)
๓. จำยคนรำยได เชน รำยไดรบเกน เปนตน รำยไดลด บนทกรำยได..ดำนเดบต
๔. จำยช ำระหนสน เชน ช ำระเจำหน คนเงนรบฝำกพฒนำวชำกำร คนเงนมดจ ำซอง เปนตน หนสนลด บนทกหนสน..ดำนเดบต
๕. จายชดเชยเงนทดรองจาย/เงนหมนเวยนประจ าหนวยงานระดบภาควชา/โครงการพเศษ เงนรบฝากหนวยงาน (หนสน) ลด บนทกเงนรบฝากหนวยงานระดบคณะ..ดานเดบต
เครดตบญชอะไร...อยทวธกำรจำยเงน ๑. จำยเปนเงนสด (กรณเลกๆ นอยๆ) ไมเกน ๕,๐๐๐ บำท
เงนสดลด บนทกบญชเงนสด ดำนเครดต ๒. จำยเปนเชค ๓. โอนเงนผำนธนำคำร ๔. จำยผำนระบบ Cash management หรอ i-Cash (บรกำร
ของธนำคำร) ๒-๔ เงนฝำกธนำคำรลด บนทกบญชเงนฝำกธนำคำร.. ดำนเครดต (ระบเลขทบญชเงนฝำกธนำคำรดวย)
๕. จำยโอนจำกเงนฝำกคลง (ทหนวยงำน) เงนฝำกคลงลด บนทกบญชเงนฝำกคลง ดำนเครดต
เงนส ารองจาย/ทดรองจายของหนวยงานระดบคณะ
10
เปดบญชเงนฝากธนาคารชอ
หนวยงานเพอเกบรกษาเงนไวใชจาย
ถอเปนเงนสด ไมเกน ๑ แสนบาท
เงนยมหมนเวยนประจ าหนวยงานระดบภาค
เงนยมทดรองจาย โครงการพเศษ
ลกหนเงนยม
คาใชจายตาง ๆ ทไดรบอนมตตาม
ระเบยบ
หลกฐานการช าระหนจากลกหน
หลกฐานการจายเงน
จาย
คาใชจายตาง ๆ ทไดรบอนมตตามระเบยบ (จ านวนเงนเลกนอย
ครงละไมเกน ๕,๐๐๐ บาท)
หลกฐานการจายเงน
หลกฐานการจายเงนจากภาควชา
หลกฐานการจายเงนจากโครงการ
สญญายม
11
หลกฐานการช าระหนจาก
ลกหน
หลกฐานการจายเงน
หลกฐานการจายเงน
หลกฐานการจายเงนจากภาควชา
หลกฐานการจายเงนจากโครงการ
การเบกชดเชยเงนส ารองจาย / เงนทดรองจาย
รวบรวมหลกฐานการจายเงนเพอขอเบก
ชดเชยจากกองคลง ซงกองคลงจะจายคนเทากบจ านวนทม
หลกฐานการจายเงน แลวเทานน
เมอ ไร
อยางนอยเดอนละครง
เงนเหลอ ๑ ใน ๓ ของวงเงน
หรอ
จายโดยการโอนเขาบญชเงนฝากธนาคาร
ชอหนวยงาน
12
เงนยมหมนเวยนประจ าหนวยงาน
ระดบภาค (เปดบญชเงนฝาก
ธนาคารชอหนวยงาน)
หนวยงานระดบภาควชา
เงนหมนเวยนประจ าหนวยงาน
ใชส าหรบรายการทเกดขนเปนประจ า ครงละไมเกน ๕.๐๐๐ บาท
ท ารายงานขอซอขอจาง เดอนละครง ไมเกน
งบประมาณทไดรบอนมต
ขออนมตหลกการ เดอนละครง ไมเกน
งบประมาณทไดรบอนมต
หรอ
หลกฐานการจายเงน
เมอจาย ภาควชารวบรวมหลกฐานการจายเงนเพอเบกชดเชยจากคณะอยางนอยเดอน
ละครง
คณะจายคนภาควชาจากเงนส ารองจาย ๑๐% หรอเงนทดรอง
จาย
13
เงนยมทดรองจายโครงการพเศษ
(เปดบญชเงนฝากธนาคารชอหนวยงาน)
หนวยงานระดบโครงการพเศษ
เงนทดรองจาย
ใชตามระเบยบของโครงการพเศษ และ ระเบยบอนทเกยวของ
หลกฐานการจายเงน
เมอจาย
โครงการรวบรวมหลกฐานการจายเงนเพอเบกชดเชยจากคณะอยางนอยเดอน
ละครง
คณะจายคนโครงการจากเงนส ารองจาย ๑๐% หรอ
เงนทดรองจาย
ผชวยศาสตราจารยวมล รอดเพชร ผชวยอธการยดฝายการเงนและทรพยสน มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
14
ตวอยางทะเบยนคมเงนทดรองจาย/เงนหมนเวยนประจ าหนวยงาน
ผชวยศาสตราจารยวมล รอดเพชร ผชวยอธการยดฝายการเงนและทรพยสน มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
15
ตวอยางการเบกชดเชย - 1
ผชวยศาสตราจารยวมล รอดเพชร ผชวยอธการยดฝายการเงนและทรพยสน มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
16
ตวอยางการเบกชดเชย - 2
ขอดของแนวปฏบตใหม • หนวยงานระดบคณะ/ส านก/สถาบน มความคลองตวมากขน • ปรมาณงานลดลง • เบกจายเงนไดรวดเรวขน • หนวยงานระดบคณะ/ส านก/สถาบน สามารถควบคมเงนส ารองจาย๑๐% หรอ เงนทดรอง
จายไดมประสทธภาพมากขน • หนวยงานระดบคณะ/ส านก/สถาบน สามารถตรวจสอบความถกตองไดตลอดเวลา โดย เงน
ส ารองจาย ๑๐%หรอเงนทดรองจาย จะประกอบดวย – เงนสดคงเหลอประจ าวน (ถาม) – เงนฝากธนาคารคงเหลอ – เงนยมหมนเวยนประจ าหนวยงานระดบภาควชา – เงนยมทดรองจายโครงการพเศษ – ลกหนเงนยมทยงไมช าระหน – ใบส าคญ (หลกฐานการจายเงน)รอเบกถอน (กรณทคณะยงไมไดท าเรองขอเบกถอน
จากกองคลง) – ใบเบกถอน (กรณทคณะสงเรองเบกถอนไปทกองคลงแลวยงไมไดรบเงนคน) ทกรายการรวมกนจะตองเทากบวงเงนส ารองจาย ๑๐%หรอ เงนทดรองจาย ทไดรบครง
แรก
17
top related