บทที่ เริ่มต้นการใช้งานโปรแกรม microsoft...
Post on 09-Sep-2019
0 Views
Preview:
TRANSCRIPT
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
บทท 1
เรมตนการใชงานโปรแกรม Microsoft Word 2013
เปนททราบกนดอยแลววาโปรแกรมชดส านกงานทนยมใชกนมากทสด ในปจจบนนคงหนไมพนโปรแกรมชด OFFICE 2013 ซงไดมการพฒนากนมาตอเนองโดยเฉพาะรนใหมลาสด “ Office 2013 ” ทมคณสมบตโดดเดนในหลายดานเมอเทยบกบรนกอนหนาน ในบทตอไปจะกลาวถงในรายละเอยดและลองมาเรมตนการใชงานโปรแกรมส าหรบการสรางเอกสารยอดฮต ซงไมวาจะใชสรางจดหมาย รายงาน บนทก ขอความ ฯลฯ
ความรพนฐานทวไปเกยวกบโปรแกรม Word
แนะน า Microsoft Word 2013
ในชวตประจ าวนของเราแตละวน เราตองท างานกบเอกสารตาง ๆ มากมายตงแตท ารายงานการประชมพมพจดหมาย และท าหนงสอคมอตาง ๆ การบนทกขอความเหลานหากจดท าดวยการใชมอเขยนหรอการพมพดวยการใชเครองมอพมพดดอาจไมใชทสะดวกรวดเร วทสด โปรแกรม Microsoft Word เปนโปรแกรมส าหรบสรางและจดการกบเอกสารทกรปแบบไมวาจะเปนบนทกขอความ จดหมาย รายงาน ใบปะหนาแฟกซ ไปจนถงการจดท าคมอและหนงสอ โดยมระบบอตโนมต การจดการหนาเอกสาร เปนตน ซงจะชวยใหเราใชเวลานอยลงในการจดรปแบบตาง ๆ
โปรแกรม Microsoft Word 2013 เป นหน ง ใน โปรแกรมช ด Office 2013 ท ป ร บปร งความสามารถใหมประสทธภาพดขนกวาเดม อกทงมหนาจอสวนตดตอผใชงาน ( Inter Face ) ทมงเนนผลลพธแบบใหมจะแสดงเครองมอเมอผใชตองการในลกษณะทมการจดเรย งและชดเจน การแสงดตวอยางเปนภาพ และคลงขอมลหรอภาพ (Gallery) ของลกษณะทก าหนดไวลวงหนา รปแบบตารางอตโนมต และเนอหาอน ๆ จะชวยใหเราใชงาน Microsoft Word ไดอยางมประสทธภาพดยงขน สามารถเลอกขอความ ตาราง ลกษณะกราฟก แบบอกษร หรอแมแตองคประกอบของเนอหาทใชงานบอย ๆ ไดอยางงายดาย
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
เรมตนและรจกสวนประกอบของโปรแกรม
การเรมตนเปดใชโปรแกรม
- คลกทปม Start เลอนตวชเมาสไปท ALL Programs เลอนตวชเมาสตอไปท Microsoft Office แลวคลกทชอโปรแกรม Microsoft Word 2013
- จากนนจะปรากฏหนาจอแรกซงถอเปนหนาจอหลกของโปรแกรม Microsoft Word 2013 ดงภาพ
เลอก Template ทตองการ
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
ท าความรจกสวนประกอบของโปรแกรม
1. แทบค าสง (Tab) หรอรบบอน (Ribbon)
หลงจากเปดโปรแกรมขนมาแลวในหนาจอหลกจะเหน Tab ค าสงทมอยดวยกน 8 แทบ แตละ Tab ค าสงประกอบดวยค าสงแยกตามกลมการท างาน เราเรยกโดยรวมวา “รบบอน”
Home Tabแทบค าสงทวไป ส าหรบจดรปแบเอกสารในสวนขอความ ปรบสไตล ส ในสวนยอหนา ตกรอบ เปนตน
1
2 3
4
5
6 7
Ribbon
Quick Access Toolbar Title Bar
Curser
Status Bar
View Shortcuts
Zoom Value &
Zoom Slider
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
Insert Tab
แทบค าสงทวไป ส าหรบจดรปแบเอกสารในสวนขอความ ปรบสไตล ส ในสวนยอหนา ตกรอบ เปนตน
Page Layout Tab
แทบค าสงส าหรบจดการเคาโครงหนาเอกสาร เชน ปรบขนาด ระยะขอบ ระยะหางของยอหนา เปนตน
Reference Tab
แทบค าสงส าหรบการอางองถงขอมลในอางองถงขอมลในเอกสาร เชน สารบญเนอหา ภาพ ตาราง หรอเชงอรรถ เปนตน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
Mailing Tab
แทบค าสงส าหรบสรางจดหมายเวยนของจดหมาย ฉลาก หรอลาเบลตาง ๆ
Review Tab
แทบค าสงส าหรบการตรวจทานเอกสาร เชน ตดตามการเปลยนแปลงเนอหาและรปแบบ เปนตน
View Tab
แทบค าสงส าหรบการปรบเปลยนมมมองขณะท างาน เชน ยอ ขยาย เปลยน จดเรยงหนาตาง โปรแกรม เปนตน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
2. แถบเครองมอดวน (Quick access Toolbar)
เปนแถบเครองมอค าสงทใชงานบอย ๆ เอาไวเพอเรยกใชไดทนทโดยตรงไมตองผานเขาไปยงแทบค าสงตาง ๆ เราสามารถก าหนดใหแถบเครองมอดวนนนมเฉพาะปมค าสงทเราเองมกจะเรยกใชงานเปนประจ าไดดวยตนเอง ซงสามารถท าไดโดย
File Tab
แทบค าสงส าหรบท างานกบไฟลเอกสาร ประกอบดวยค าสงยอย ๆ ทใชในการจดการไฟล อาท การสรางไฟลใหม (New) การบนทกไฟล (Save) การเปด (Open) หรอการปด (Close) ไฟลเอกสารการสงพมพเอกสารออกกระดาษ (Print) เปนตน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
- คลกปมหวลกศรชลง คลกบรเวณดานหนาค าสงทเราตองการ ซงจะปรากฏเครองหมาย
ใหเราเหนตรงบรเวณดานหนาค าสงทถกเลอกใช
หรอ......
- ใชวธคลกเลอกในค าสงเพมเตมจาก More Command……..
3. แถบชอเรอง (Title Bar)
เปนแถบบอกชอโปรแกรมและชอ ไฟลเอกสารทถกเปดขนมาใชในขณะนน กรณทเปดโปรแกรมขนมาใชครงแรกจะเหนวาคาเรมตนจะตงชอไฟลวา “ Document1”
4. ตวกระพรบ/จดแทรกขอความ (Curser)
ตวกระพรบ/จดแทรกขอความจะอยในพนทท างาน (เสมอนหนากระดาษ) ท าหนาทบอกต าแหนงปจจบน ส าหรบการแทรกขอความหรอปอนขอความใหม
5. แถบเลอนหนากระดาษ (Scrollbar)
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
แถบเลอนแนวตง (Vertical Scrollbar) ใชส าหรบเลอนหนากระดาษขนหรอเลอนลง สวนแถบเลอนแนวนอน (Horizontal Scrollbar) ใชส าหรบเลอนหนากระดาษไปทางซายหรอเลอนไปทางขวา ต าแหนงของแถบเลอนแนวนอนจะอยตดกบบรเวณแถบแสดงสถานะของโปรแกรม
6. แถบแสดงสถานะโปรแกรม (Status Bar)
อยดานลางสดของหนาจอโปรแกรมจะท าหนาทบอกถงสถานะของโปรแกรมทเปนอยในขณะนน เชน บอกต าแหน งของต วกระพรบ /จ ดแทรกขอความ บอกจ านวนค าท นบ ได ใน เอกสา ร เปนตน
7. ปมปรบเปลยนมมมอง (View Shortcuts)
เปนปมค าสงทางลดของแทบ View กลม Document View ใชในการปรบเปลยนมมมองหนากระดาษ
8. ปมยอ – ขยายพนทท างาน (Zoom Level & Zoom Slider)
เปนปมค าสงทางลดของแทบ View กลม Zoom ใชเมอตองการปรบยอ ขยายขนาดของพนทท างาน
การซอนหรอแสดง Ribbon
การใชงาน Ribbon ซงเปนเครองมอทเพมเขามาใหมส าหรบชด Office 2007 เปนตนมานน ในบางครงในขณะท างาน หากเราตองการซอนเครองมอ Ribbon เพอใหเหนพนทการท างานของเอกสารไดทงหนากสามารถท าการซอนหรอแสดงเครองมอ Ribbon ไดโดยการกดแปน Ctrl + F1 หรอใชวธดงน
1. คลกขวาทแทบ Ribbon ใด ๆ
2. คลกเลอกค าสง Collapse the Ribbon
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การใชปมค าสงตาง ๆ บน Ribbon
สญลกษณตาง ๆ บนรบบอนทควรรจกเพอการเรยกใชไดอยางถกตองในบทตอ ๆ ไป
บทท 2
การจดการกบขอความใน Microsoft Word 2013
หลงจากผใชงานไดทราบถงถงสวนประกอบและความสามารถของโปรแกรม Microsoft Word 2013 กนไปแลวนน การจดการพมพตางๆ นน สงทส าคญทสดทจะท าใหเอกสารฉบบนนนาสนใจกคอ การจดรปแบบทสวยงาม ไมวาจะเปนการจดรปแบบตวอกษร หรอการจดวางต าแหนงขอความบนหนากระดาษ ดงนน หากตองการใหเอกสารเหลานนดนาสนใจ เรากจ าเปนจะตองท าการจดรปแบบเอกสารใหสวยงามดวยเชนกน ในบทนจะเปนการแนะน าการจดการกบไฟลเอกสารตาง ๆในเบองตน รวมถงการปรบแตงตวอกษร ขอความ และยอหนาตาง ๆ
การปรบแตงรปแบบตวอกษร (Format Fonts)
1
2
Ribbon Tabs User ทใชงาน
Ribbon Groups
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การพมพขอความในเอกสารทเปนเนอหายาวๆจะดนาเบอหากเราไมแตงเตมหรอลกเลนใหกบตวอกษร ทงนนอกจากจะท าใหงานเอกสารของเราดนาสนใจมากขนแลวยงชวยใหเราเกดความคดสรางสรรคในการผลตผลงานทเปนเอกสารในรปแบบตางๆไดดอกดวย การจดการกบรปแบบตวอกษรหรอฟอนตนน สามารถท าไดหลายวธ ดงน
วธการปรบแตงรปแบบตวอกษร
โดยใชค าสงบน Mini Toolbar ในการจดการรปแบบฟอนตเบองตน เชน ตวหนา เอยง ขดเสนใต เปลยนส ขนาด เปนตน
1. ลากเมาสคลมค าวา “Microsoft Office 2013” กอนแลว Mini Toolbar จะปรากฏขนใหเหนจางๆ
2. คลกปมบน Mini Toolbar เพอท าใหเปนตวหนา ตวเอยง หรอขดเสนใต 3. ตรวจดผลลพธทได
โดยใชค าสงบนแทบ Home กลม Font เพอการจดการรปแบบฟอนตทหลากหลายกวา
2
1
3
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
ตารางท 2.1 แสดงค าสงการจดรปแบบฟอนตบนแทบ Home กลม Font
ปมค าสง ชอค าสง หนาท
Font เปลยนแบบตวอกษร/ฟอนต
Font Size เปลยนขนาดตวอกษร
Glow Font ปรบขนาดตวอกษรเพมขน
Shrink Font ปรบขนาดตงอกษรลดลง
คลกเพอเลอกลกษณะ
ของขอความในรป
ประโยคภาษาองกฤษ
คลกเพอเลอกรปแบบ
การขดเสนใต
คลกเพอเลอกลกษณะ
พเศษใหกบตวอกษร
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
Clear Formatting ยกเลก/ลางการจดรปแบบตวอกษร
Bold เปลยนตวอกษรใหเปนตวหนา
Italic เปลยนตวอกษรใหเปนตวเอยง
Underline เปลยนตวอกษรใหเปนตวขดเสนใต
Strikethrough ขดฆาอกษร 1 เสน Subscript เปลยนใหตวอกษรเปนตวหอย
Superscript เปลยนใหตวอกษรเปนตวยก
Change Case เปลยนแบบตวพมพของตวอกษรภาษาองกฤษ
Text Effects เพมลกษณะพเศษใหกบตวอกษร
Text Highlight Color ปากกาเนนขอความ
Font Color เปลยนสตวอกษร
โดยการใช Font Dialog box ค าสงอนๆบนหนาตาง Font ใชเพอเลอกการจดการกบรปแบบฟอนตในรายละเอยดทครบถวนทกค าสง เพราะในหนาตาง Font นจะมค าสงอกมากมายทไมสามารถแสดงเปนปมค าสงครบทงหมดไดบน Ribbon โดยสามารถเรยกใชค าสงไดดงน
1. คลกทแทบ Home กลม Font
2. คลกปม บนแทบ HomeกลมFontเพอเปด Font Dialog box 3. คลกปมเลอกแทบ Font หรอแทบAdvanced
4. คลกเลอกค าสงทตองการ 5. คลกปม OK
คลกเพอเปด Font
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การปรบแตงลกษณะพเศษเพมเตมใหกบฟอนต
บางครงเราอาจจะตองการปรบแตงรปแบบฟอนตในบางสวนของเนองานเอกสาร ใหแตกตางจากคาเรมตนตามปกต ซงสามารถท าเองไดโดย
เปลยนขนาดฟอนต
ลากเมาสคลมขอความทตองการเปลยนขนากฟอนตกอน
1. คลกทแทบ HomeกลมFont→คลกค าสง Font Size
2. เลอกเปลยนขนาดฟอนตตามตองการ
ตวอยางเชน
Change Font Size = 16 point
เปลยนแบบฟอนต
ลากเมาสคลมขอความทตองการเปลยนแบบฟอนตกอน
1. คลกทแทบ HomeกลมFont→คลกค าสง Font
2. เลอกทเปลยนแบบฟอนตตามตองการ
ตวอยางเชน (ตวอยางทแสดงนเทากนคอ 16 point)
Arial Cambria lmpact Tahoma Stencil
นอกจากนยงสามารถปรบแตงรปแตงรปแบบฟอนตในลกษณะพเศษอนๆอกไดจาก Font Dialog box ในทนจะลองปรบในสวนทเปนกลมค าสง Effects ดจากตวอยางตอไปน
1
2
3
4
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
ท าใหมระยะหางระหวางตวอกษร (Character Spacing)
1. ลากเมาสคลมขอความทตองการท าใหมระยะหางระหวางตวอกษรหรอชองไฟเพมขน 2. เปด Font Dialog box ขนมากอน→คลกทแทบAdvance กลมค าสงcharacter spacing 3. ทชอง spacing :ใหคลกเลอกค าสง Expanded 4. ทชอง By : ใหพมพหรอคลกเลอกขนาดระยะหางตามตองการ→คลกปม OK 5. ตรวจดผลลพธทได
การจดรปแบบอยางรวดเรวดวย Quick Style
Quick Style คอ ชอรปแบบของการจดการรปแบบตวอกษรซงรวมไปถงขนาด ส ลกษณะ การเยอง ระยะหางระหวางยอหนา เปนตน แตละสไตลจะแตกตางกนและมชอเรยกเฉพาะ การน า Quick Style มาใชจะชวยใหเราสามารถปรบแตงรปแบบขอความ ยอหนาหรอตวอกษรไดอยางรวดเรว และสวยงาม กลมค าสง Style จะอยในแทบ Home การเรยกใชงาน Quick Style ท าไดดงน
1. ลากเมาสคลมขอความทตองการ 2. คลกทแทบ Home กลม Style>คลกปมMore
1
2
4
3
คลมขอความ
เลอกขยายระยะ
ปรบระยะหาง
5 ดระยะหางทได
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
3. เลอกแบบ Quick Style ทตองการ เชน เลอกแบบ Title 4. ตรวจดผลลพธทได
การยกเลกการจดรปแบบหรอการใชสไตล
ส าหรบสไตลทเลอกใชจดรปแบบฟอนตไปแลวไมวาจะใชค าสง Quick Style หรอจดรปแบบดวยตนเองโดยวธอนๆกตามท หากตองการจะยกเลกสงทท าไว สามารถท าไดดงน
- ลากเมาสคลมขอความทตองการ
- คลกทแทบ Home กลม Style
1. คลกเลอกรปแบบ Normal เพอท าใหกลบคนสสภาพเดมกอนมการจดรปแบบ (ตามคา Default) หรอ….
1
2
3
4
คลมขอความ
คลกปม More
ดผลลพธ เลอกแบบ Title
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
2. คลกทค าสง Clear Formatting เพอลางรปแบบทเคยก าหนดไว (ในกลม Font มปมค าสง Clear Formatting นเชนกน )
การเวนระยะหางระหวางบรรทด (Line Spacing)
การพมพเอกสารกบไมโครซอฟตเวรดนนโดยปกตหากขอความทพมพยาวเกนความกวางของหนากระดาษทก าหนดโปรแกรมกจะท าการขนบรรทดใหมอตโนมต และมการเวนระยะหางระหวางบรรทดใหมใหกบแตละบรรทดอตโนมตเชนกน แตหากเราตองการก าหนดระยะหางระหวางบรรทดใหมใหสามารถเหนขอความ หรอตวอกษรไดชดเจนขนกสามารถท าไดโดย
1. ลากคลมหรอคลกเลอกขอความทตองการเวนระยะหางบรรทดใหม
2. คลกค าสง Line Spacing ทแทบ Home กลม paragraph 3. คลกเลอกระยะหางทตองการ เชน 1.0 ,1.15 1.5, 2.0 เปนตน หรอ ….. 4. คลกทค าสง Line Spacing options….
1
2
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
5. คลกเลอกและพมพตวเลขระยะหางตามทตองการ 6. คลกปม OK
ก าหนดระยะหางระหวางยอหนา (paragraph spacing)
การเวนระยะหางระหวางยอหนาชวยใหการผลตงานเอกสารโดยภาพรวมออกมาดสวยงามม
ความเปนระเบยบเรยบรอยของงานพมพ เพราะตามปกตเราอาจใชวธกดแปน Enter 1 ครงและปลอย
ใหบรรทดนนวางไวแลวจงกดแปน Enter อก 1 ครงเพอเรมพมพยอหนาใหมซงไมใชวธทถกตองนก
ดงนนเราสามารถก าหนดระยะหางระหวางยอหนาไดโดย
1. คลกเลอกยอหนาทตองการก าหนดใหมระยะหางระหวางยอหนา
2. คลกค าสง spacing ในแทบ paragraph
3. คลกในชองค าสง Before คอ ระยะหางในสวนดานบนของยอ
หนาทเลอกไว ใหใสตวเลขส าหรบระยะหางตาตองการ (หนวยเปน point) หรอ….
4. ในชองค าสง After คอระยะหางในสวนดานลางของยอหนาท
1
2
3
4
5
6
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
เลอกไว ใหใสตวเลขส าหรบระยะหางตามตองการ (หนวยเปน point)
5. ตรวจดผลลพธทได
การใสสญลกษณหวขอยอย (Bullets)
การก าหนดใหมเครองหมายหรอรปสญลกษณหนาหวขอยอยนนท าได 2 ลกษณะ คอ การ
ก าหนดสญลกษณหนาหวขอกอนทจะพมพขอความ หรอพมพขอความกอนแลวจงคอยก าหนดใหม
ลกษณะหนาหวขอ ซงสามารถท าไดดงน
1. ลากคลมหรอคลกเลอกขอความทตองการก าหนดใหมสญลกษณหวขอยอย
2. คลกทหวลกศรชลงของค าสง Bullets ในแทบ Home กลม paragraph
3. คลกเลอกรปแบบสญลกษณหวขอยอยทตองการ
4. ตรวจดผลลพธทได
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
กรณเลอกรปแบบสญลกษณหวขอยอยกอนพมพ
กอนพมพขอความทจะก าหนดใหเปนหวขอยอย
1. คลกทหวลกศรชลงของค าสง Bullets ในแทบ Home กลม paragraph
2. คลกเลอกรปแบบสญลกษณหวขอยอยทตองการ
3. พมพขอความทเปนหวขอยอยลงไป
4. กดแปน Enter เพอขนหวขอใหม
1
2
3
4
1
2
3
4
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การยกเลกการใชหวขอทเปน Bullets & Numbering
สามารถท าไดโดย
1. ลากคลมหรอคลกเลอกหวขอทตองการยกเลกหมายเลขล าดบหวขอ
2. คลกค าสง Bullets หรอ Numbering ในแทบ Home กลม paragraph
3. คลกเลอกค าสง None
4. ตรวจดผลลพธทได
รจกตารางในงานเอกสาร
เอกสารโดยทวไปนน อาจจะมการน าตารางมาใชประกอบภายในเอกสาร ซงชวยใหสามารถอาน
ขอมลภายในไดงายและสะดวกกวาขอความบรรยายในแบบยอหนา ลกษณะของตารางจะประกอบดวย
แถวในแนวตงหรอทเรยกกนวาคอลมน (Column) และแถวในแนวนอนหรอแถว (Row) เราใชตารางใน
การเกบขอมลลงในแตละชองตาราง หรอเซลล (Cell) ดงภาพ
แถว
ชองเซลล คอลมน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การสรางตารางในงานเอกสาร
ในโปรแกรมไมโครซอฟตเวรดกมค าสงในการสรางตารางและจดรปแบบตารางใหสวยงาม ซง
สามารถท างานไดสะดวกและรวดเรวยงขน รวมถงสามารถจดรปแบบตารางในรปแบบตางๆ ไดอยาง
สวยงาม การสรางตารางในโปรแกรม Word ท าไดไมยากและมหลายวธดวยกน ดงน
การสรางตารางอยางงาย
หากในเอกสารทพมพออกมานนตองการแทรกตารางลงไปประกอบในเอกสารอยางงาย สามารถ
ท าไดโดย
- คลกเลอกต าแหนงวางบนเอกสารหรอต าแหนงทตองการสรางตาราง
- คลกทแทบ Insert กลม Table
1. ทค าสง Insert Table ใหลากเมาสผานชองตารางสเหลยมเลกๆเพอก าหนดขนาดตาราง
2. เมอไดขนาดทตองการแลวเชน 4×3 Table (4 Rows ×3 Columns)ใหคลกเมาส 1 ครง
3. ตรวจดผลลพธทได ซงจะเหนตารางทมขนาดพอดกบหนากระดาษอตโนมต
(ขนาดตารางจะไมเกนขอบเขตกนหนาและกนหลง และโปรแกรมจะเฉลยขนาดความกวางของ
แตละคอลมนใหเทาๆกน)
1
2
3
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การสรางตารางดวยค าสง Insert Table
อกหนงวธเมอตองการสรางตารางโดยระบรายละเอยดของตารางเพมเตม สามารถท าไดโดย
- คลกเลอกต าแหนงวางบนเอกสารหรอต าแหนงทตองการสรางตาราง
- คลกทแทบ Insert กลม Table
- คลกค าสง Insert Table….( เปด Insert Table Dialog box)
1. ท Table size ใสเลขส าหรบก าหนดจ านวนคอลมนและแถว
2. ท AutoFit behavior ใหระบความกวางของคอลมนและลกษณะตารางใหพอดกบเนอหาหรอ
หนาตางโปรแกรม
3. คลกปม OK เมอไดตารางตามทตองการ
1
2
3
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การสรางตารางแมแบบอตโนมต (Insert Quick Tables)
ตารางทเราอยากจะสรางขนมาอาจจะยงไมถกตองตามตองการหรออาจจะยงไมสวยงามตรงใจ
นก จงควรท าความรจกกบการสรางตารางจากแมแบบอตโนมต ซงสามารถท าไดดงน
1. คลกเลอกทต าแหนงวางบนเอกสารหรอต าแหนงทตองการสรางตาราง
2. คลกทแทบ Insert กลม Table→ คลกเลอกค าสง Quick Table
3. คลกเลอกรปแบบของตารางแมแบบอตโนมตทตองการ จากนนตรวจแกไขและพมพขอมลใหม
ลงไปแทน
4. คลกเมาสดานนอกตาราง เมอพมพเสรจ
1
2
3
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การลบตารางและสวนประกอบของโครงสรางตาราง
การลบตาราง (Delete Table)
หากผใชงานตองการลบตารางออกจากเอกสารกสามารถท าไดเชนกน ซงมขนตอนในการลบ
ตาราง ดงน
- คลกเลอกทตารางทจะลบ หรอ ….
- เลอนตวชเมาสไปยง ณ เซลลใดๆของตารางแลวคลกเมาสวาง Curser (จะปรากฏ contextual
Tabหรอแทบ Ribbon พเศษ Table Tools ขนมาใหเหน)
- คลกทแทบ Layout ของ Table Tools
1. คลกทค าสง Delete
2. คลกเลอกค าสง Delete Table หรอ……
3. เลอกการลบสวนประกอบอนๆ เชน ลบเซลล ลบคอลมน ลบแถว
1
2
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การลบสวนประกอบอนๆของโครงสรางตาราง
ในการสรางตารางแตละครงนนหากเราตองการจะลดขนาดของตารางลงโดยการลบสวนประกอบ
ของตารางออกไปไมวาจะเปนการลบคอลมน การลบแถว หรอการลบเซลล สามารถท าไดเชนเดยวกน
กลาวคอ
- การลบคมลมน (Delete Columns)
การลบคอลมนออกจากโครงสรางของตารางทสราง สามารถท าไดดงน
1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงคอลมนทตองการลบ
2. คลกทแทบ Layout ของ Table Tools
3. คลกทค าสง Delete
4. คลกเลอกค าสง Delete Columns
- การลบแถว (Delete Rows)
เชนเดยวกนกบการลบคอลมน หากเราตองการลบแถวกสามารถท าไดดงน
1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงเซลลทตองการลบ
2. คลกทแทบ Layout ของ Table Tools
3. คลกเลอกค าสง Delete →เลอกค าสง Delete Rows
- การลบเซลล (Delete cells….)
1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงเซลลทตองการลบ
2. คลกทแทบ Layout ของ Table Tools
3. คลกเลอกค าสง Delete →เลอกค าสง Delete cells
4. ในหนาตาง Delete cells คลกเลอกรปแบบการลบ ม 4 แบบคอ
4.1. Shift cells left: ลบเซลลโดยทเซลลเดมจะถกเลอนไปดานซาย
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
4.2. Shift cells up: ลบเซลลโดยทเซลลเดมจะถกเลอนขนดานบน
4.3. Delete entire row: ลบแถวของเซลลทถกเลอก
4.4. Delete entire column: ลบคอลมนของเซลลทถกเลอก
4.5. คลกปม OK
Note: -ในการแทรกและการลบเพอแกไขโครงสรางตารางไมวาจะเปนการท างานกบคอลมน แถว หรอเซลล สามารถแทรกหรอลบไดจากการคลกเมาสขวา ณ ต าแหนงทตองการแทรกหรอ ลบและเลอกค าสงยอยทอยภายใน Shortcut -กรณทตองการการแทรกแถวสดทายของตาราง เรายงสามารถกดแปน Tab บนแปนพมพ ในขณะอยในชองเซลลสดทายกท าไดเชนเดยวกน
การพมพขอความในตาราง
คลกเลอกในเซลลทตองการจะพมพขอมลลงไป
- จากนนพมพขอมลตามตองการ
- การเลอนไปยงเซลลถดไป ท าไดหลายวธดงน
1. คลกเมาสเลอกเซลลอนๆ
2. กดแปน Tab ทแปนพมพ
3. กดแปนหวลกศร หรอ หรอ หรอ ทแปนพมพ
กรณทเรากดปม Enter ทแปนพมพจะเปนการขนบรรทดใหมภายในเซลล ดงนน หากตองการ
น าบรรทดกลบคนมาเชนเดมใหกดแปน Backspace หรอ Delete
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การเลอกขอมลในตาราง
ในการท างานกบตารางนนหากเราตองการจดรปแบบขอมลหรอตองการยายต าแหนงของขอมลท
พมพลงไปในแตละคอลมน แถว หรอเซลลกตาม เราตองการท าการเลอกขอมลในตารางกอนซงวธการ
เลอกขอมลในตารางแทบจะไมแตกตางกบการเลอกขอมลในเอกสาร(พนทท างาน)และมอยหลายวธดงน
วธท 1 การเลอกทงตาราง
1. ใชตวชเมาสเลอนไปชยงต าแหนงมมซายบนของตาราง (ตวชเมาสจะเปลยนรปรางไปจากเดม
และจะปรากฏสญลกษณหวลกศรสทศทางตรงมมซายบนขนมาใหเหน ดงภาพ)
2. คลกเมาสทต าแหนงสญลกษณหวลกศรสทศทาง
วธท 2
1. ใชตวชเมาสเลอนไปชยงต าแหนงตรงเสนขอบดานบนของคอลมนทตองการเลอก (ตวชเมาส
จะเปลยนรปรางเปนหวลกศรลงเลกๆสด า ดงภาพ)
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
2. คลกเมาส
วธท 3
1. ใชตวชเมาสเลอนไปชยงต าแหนงตรงเสนขอบดานขางทางซายของตาราง (ตวชเมาสจะเปลยน
รปรางเปนหวลกศรกลบดาน)
2. คลกเมาสใหตรงต าแหนงแถวทตองการเลอก
วธท 4
1. ใชตวชเมาสเลอนไปยงต าแหนงในตารางทมมซายลางของเซลลทตองการเลอก (ตวชเมาสจะ
เปลยนรปรางจากเดมและจะปรากฏสญลกษณหวลกศรสทศทางตรงมมซายบนขนมาใหเหน)
2. คลกเมาสทต าแหนงสญลกษณหวลกศรสทศทาง
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การแทรกคอลมนและแถว
การสรางตารางตามปกตเราไดก าหนดขนาดของตารางวามจ านวนกคอลมนและจ านวนกแถว
ตงแตครงแรกทท าการสราง แตถาหากเราสรางเรยบรอยแลวแตมความตองการแทรกเพมเตมภายหลง
สามารถท าไดโดย
การแทรกคอลมน (Insert Columns)
1. เลอกต าแหนงคอลมนทตองการแทรก
2. คลกเลอกรปแบบการแทรก ทแทบ Layout บน Table Tools ซงมดวยกน 2 แบบคอ
2.1 Insert left : คอการแทรกคอลมนใหมไวดานซายของคอลมนทเลอก
2.2 Insert right : คอการแทรกคอลมนใหมไวดานขวาคอลมนทเลอก
Note: ในการเลอกขอมลภายในตารางนนนอกจาก จะใชวธการคลกเมาสตามสวนตาง ๆ ของ ตารางแลว เรายงสามารถเลอกขอมล โดย การใชค าสง Select บนแทบ Layout ของ Table Tools ไดอกดวย
2.1
2.2
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การแทรกแถว
1. เลอกต าแหนงแถวทตองการแทรก
2. คลกเลอกรปแบบการแทรกทแทบ Layout บน Table Tools ซงมดวยกน 2 แบบคอ
2.1 Insert above : คอ การแทรกแถวใหมดานบนของแถวทเลอก
2.2 Insert below : คอ การแทรกแถวใหมดานลางของแถวทเลอก
การแทรกเซลล(Insert cells)
1. เลอกต าแหนงเซลลทตองการแทรก
2. คลกท ในค าสง layout กลม Rows & columns บนแทบ Table Tools
3. ในหนาตาง Insert cells ทปรากฏขนมาใหคลกเลอกรปแบบของการแทรก ซงมดวยกน 4
2.1
2.2
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
แบบคอ
3.1 Shift cells right : แทรกเซลลใหมโดยเซลลเดมจะถกเลอนไปดานขวา
3.2 Shift cells down :แทรกเซลลใหมโดยเซลลเดมจะถกเลอนไปดานลาง
3.3 Insert entire row :แทรกแถวใหมโดยเลอนแถวของเซลลเดมไปดานลาง
3.4 Insert entire column : แทรกแถวใหมโดยเลอนคอลมนของเซลลเดมไปดานขวา
4. คลกปมOK
การจดต าแหนงขอความในตาราง
โดยปกตการจดต าแหนงของขอความในตารางนน เราจะใชค าสง Alignment จากแทบ Ribbon
Home กล ม Paragraph เ พ อ จ ด ต า แหน ง ใ นแนวนอน ให ข อ ค ว ามช ด ขอบ เ ซลล ด า นซ า ย
อยกงกลางเซลล หรอชดขอบเซลลดานขวา แตส าหรบในชองเซลลของตารางนนจะตองมค าสงเพมเตม
ส าหรบการจดต าแหนงขอความขนมาอก ขนตอนไดแก จดต าแหนงในแนวตงโดยจดใหชดขอบเซลล
ดานบน อยตรงกงกลาง และชดขอบเซลลดานลาง และยงสามารถปรบทศทางของขอความไดอกดวย ซง
สามารถท าไดดงน
1. ในค าสง layout กลม Alignment บนแทบ Table Tools
เปดหนาตางค าสง Insert Cells
2
3
4
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
2. คลกเลอกรปแบบการจดการวางขอความ ม 9 รปแบบ ดงน
2.1 Align Top Left การจดวางขอความชดขอบเซลลดานบนซาย 2.2 Align Top Center การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลดานบนในแนวนอน 2.3 Align Top Right การจดวางขอความชดขอบเซลลดานบนขวา
2.4 Align Center Left การจดวางขอความอยกงกลางเซลลดานซายในแนวตง 2.5 Align Center การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลทงในแนวตงและแนวนอน 2.6 Align Center Right การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลดานขวาในแนวตง 2.7 Align Bottom Left การจดวางขอความชดขอบเซลลดานลางซาย 2.8 Align Bottom Center การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลดานลางในแนวนอน 2.9 Align Bottom Right การจดวางขอความชดขอบเซลลดานลางขวา
การผสานเซลล (Merge Cells)
การจดต าแหนงขอความในชองเซลล
การปรบทศทางขอความ
การปรบระยะหางของขอความ
จากขอบเซลล
ตวอยางการจดต าแหนงขอความ
ตวอยางการปรบทศทางขอความ
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การน าเซลลหลายๆเซลลมารวมกนใหกลายเปนเพยงเซลลเดยว เพอจดท าหวตารางหรอหวเรอง
กงกลางของตารางเรยกวา “การผสานเซลล” ซงสามารถท าไดดงน
- ลากคลมหรอคลกเลอกเซลลทตองการน ามารวมกน
- คลกทค าสง Merge Cells ในแทบ Layout บน Table Tools ดงภาพ
การแบงแยกเซลล(Split Cells)
หลงจากทไดท าการรวมเซลลนนหากเราตองการทจะแบงเซลลกลบมาเปนเหมอนเดม จะตองใช
ค าสงแบงแยกเซลล ดงน
- คลกเลอกเซลลทตองการแบงเซลล
- คลกทค าสง Split Cellsในแทบ Layout บน Table Tools(จะปรากฎหนาตางSplit Cells
ขนมาทนท)
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
- ในหนาตาง Split Cells ใหท าการดงน
1. ก าหนดจ านวนคอลมนในชอง Number of columns :
2. ก าหนดจ านวนแถวในชอง Number of rows :
3. คลกปม OK
ก าหนดจ านวนคอลมนทตองการแบงออกมา
ก าหนดจ านวนแถวทตองการแบงออกมา
คลกป ม OK
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การแบงแยกตาราง(Split Table)
ตารางทสรางเสรจแลวนน หากเราตองการแยกตารางออกเปนหลายๆตารางกสามารถท าไดดวย
วธงายๆดงน
1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงทตองการแยกตาราง
2. คลกทค าสง Split Table ในแทบ Layout บน Table Tools
3. ตรวจดผลลพธทได
รจกแทบ Design บน Table Tools
ตารางเดมกอนท าการ
แบงแยกตาราง
ตารางทไดมาหลงจาก
ท าการแบงแยกตาราง
ออกมาแลว
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
หลงจากทเราพมพขอมลแลปรบขนาดรวมถงจดต าแหนงขอความในตารางเรยบรอยแลว เราควร
ท าการตกแตงรปแบบตารางใหสวยงาม โปรแกรม Word มเครองมอตกแตงรปแบบตารางใหเราเลอกใช
งานไดมากมายหลายรปแบบโดยทเราเพยงแตเปลยนไปใชแทบ Design บน Table Tools เสยกอน
ดงนนเราจงควรเรยนรวธการเรยกใชค าสงตกแตงตารางจากแทบ Design น อาท เชน
การก าหนดสพนในตาราง
หากผใชงาตองการก าหนดสพนลงในตารางเองสามารถท าไดตามขนตอนดงน
1. ลากคลมหรอคลกเลอกสวนประกอบของตารางทตองการก าหนดส
2. คลกทค าสง Shading ในแทบ Layout บน Table Tools
3. จากนนคลกเลอกสทตองการเปลยน
การตเสนขอบตาราง (Border)
เมอเราสรางตารางเรยบรอยแลว ถาเราตองการตกแตงตารางใหสวยงามเพอมเตมอกครงดวย
การก าหนดรปแบบและสสนของเสนขอบของตารางทตองการตเสนขอบ
1. ลากคลมหรอคลกเลอกตารางทตองการตเสนขอบ
2. คลกทค าสง Border ในแทบ Layout บน Table Tools
3. จากนนเลอกรปแบบการตเสนตารางทตองการ
เลอกลกษณะการตเสนขอบตาราง หรอเลอกจากค าสง
Border and Shading… (ป มทอยลางสด)
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การใชสไตลจดรปแบบตาราง (Table Style)
การใชสไตลเพอจดรปแบบใหตารางชวยประหยดเวลาตกแตงรปแบบดวยตนเอง สไตลโปรแกรม Word เตรยมใหเราใชนน ท าใหงานเอกสารเราสวยงามแบบมออาชพมากขนดวย ซงสามารถท าไดตามขนตอนดงน 1. ลากคลมหรอคลกเลอกตารางทตองการใชสไตลจดรปแบบ 2. คลกปม More ท Table Styles ในแทบ Design บน Table Tools 3. จากนนเลอกรปแบบการตเสนตารางทตองการ
Note: การตเสนตารางนนยงสามารถตเสนไดเองโดยใชค าสงจากกลม Draw Borders ใน แทบ Design
ลบเสน วาดตาราง
รปแบบของเสน
ขนาดความหนาของเสน
สของเสน
คลกป ม More
เพอเลอกดสไตล
ตวอยางตารางทใชสไตลแบบ ตารางทมเสน 5 แบบเขม – เนน 5
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การแปลงขอมลในตาราง ใหเปนขอความ (Convert to Text)
การใชโปรแกรม Word สรางตารางขนมานน ท าใหเราสามารถน าเสนอขอมลในรปแบบตารางได
แตหากวาในตารางนนจ าเปนตองมการใสสตรค านวณหาผลลพธ เรากสามารถใสสตรค านวณอยางงายลง
ไปในชองเซลลไดโดยท าตามขนตอนดงน
1. ลากคลมหรอคลกเลอกตารางทตองการแปลงใหเปนขอความ
2. คลกทปมค าสง Convert to Text กลม Data ในแทบ Layout บน Table Tools (จะปรากฏหนาตาง Convert table to Text ขนมาทนท) 3. ในหนาตาง Convert table to Text คลกเลอกรายละเอยด เชน 3.1 ในค าสง Separate text with ใหคลกเลอกทรปแบบการแบงระหวางคอลมนเมอ เปลยนแปลงเปนขอความแลว เชน เมอตองการใหคนแตละคอลมนดวย แทบ ใหคลก เลอกท Tabs 3.2 คลก ในค าสง convert nested Tables ซงจะใชเฉพาะในกรณทเราแปลงตารางท ซอนกนเปนขอความแบบ Paragraph 4. คลกปม OK 5. ตรวจดผลลพธทได
1
2
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
บทท 3
การก าหนดเคาโครงเอกสารและการน าเนอหากลบมาใชใหม
หลงจากทเราไดทราบถงการใชงานเบองตน รวมถงการจดรปแบบหวขอ เนอหา ยอหนา ในบทน
จะเปนการแนะน าการปรบแตงเอกสาร เชน การตงคาหนากระดาษ การใชงานชดรปแบบส าเรจรป การ
สรางปกรายงาน การก าหนดรปแบบของหวกระดาษ-ทายกระดาษ เพอสรางเอกสารใหนาสนใจมากขน
การก าหนดขอบกระดาษ (Margins)
เอกสารทเราสรางขนมาใหมนนโปรแกรมจะตงคาขอบกระดาษมาใหเปนคาพนฐาน โดยคาทใช
จะเปนคาแบบปกต (Normal) ซงเราสามารถเปลยนแปลงคาได โดยอาจจะเลอกจากรปแบบส าเรจรปท
โปรแกรมมมาให ดงน
1. คลกทแทบ Page Layout กลม Page Setup
2. คลกทค าสง Margins
3. เลอกระยะขอบกระดาษแบบส าเรจรปทตองการหรอจะก าหนดระยะขอบกระดาษเองตาม
ขนตอนดงน
ตวอยางผลลพธจากการแปลงขอมลในตารางเปนขอความแบบ Tab
3
4
1
2
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
4. คลกค าสง Custom Margins จะปรากฏหนาตาง Page Setup เพอใหเราก าหนดคาระยะ
ขอบกระดาษ ดงภาพดานบน
5. Margins คอการก าหนดระยะขอบกระดาษ
Top คอการเวนระยะขอบทางดานบน
Bottom คอการเวนระยะขอบทางดานลาง
Left คอการเวนระยะขอบทางดานซาย
Right คอการเวนระยะขอบทางดานขวา
Gutter คอการเวนระยะในการเขาเลม
6. คลกปม OK
การก าหนดขนาดกระดาษ (Size)
การก าหนดขนาดของเอกสารสามารถก าหนดไดตามความตองการของการน าไปใช ซงอาจจะ
เปนขนาดมาตรฐานหรอขนาดทเราก าหนดขนมาเอง สามารถท าไดดงน
1. คลกทแทบ Page Layout กลม Page Setup
2. คลกทค าสง Size
3. เลอกขนาดกระดาษส าเรจรปซงเปนขนาดมาตรฐาน
3
4
5
6
2
3
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
4. หรอค าสง More Paper Size เพอเจาไปในหนาตาง
Page Setup ในการก าหนดคาขนาดกระดาษตามตองการ
5. เลอกขนาดมาตรฐานหรอก าหนดขนาดกระดาษเองท
- Width : ความกวาง
- Height : ความสง
6. คลกปม OK
4
5
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การก าหนดแนวในการวางเอกสาร (Orientation)
การก าหนดแนวในการวางเอกสาร ปกตหนากะดาษจะถกก าหนดมาปนแนวตง แตเราสามารถ
เปลยนแนวในการวางกระดาษใหเหมาะสมกบการใชงาน สามารถท าไดดงน
1. คลกทแทบ Page Layout กลม Page Setup 2. คลกทค าสง Orientation
3. คลกแนวในการวางกระดาษทตองการ
o Portrait แนวตง
o Landscape แนวนอนหรอก าหนดทหนาตาง Page Setup
การปรบแตงเอกสาร
โดยปกตการท างานกบไฟลเอกสารเราสามารถใชคาเรมตนทโปรแกรมก าหนดมาใหกบเอกสาร
ใหมไดเลย และถาหากเราตองการสรางความนาสนใจ ความโดดเดนใหกบเอกสารเพมมากขนโปรแกรม
6
2
3
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
Word มค าสงเราใชตกแตงเอกสารไดงายขน เชน มชดรปแบบส าเรจรปใหเลอกใชสามารถปรบแตงเองได
เปนตน ดงจะไดกลาวดงตอไปน
การปรบแตงเอกสารดวยชด Themes
Themes คอ ชดรปแบบส าเรจของเอกสาร ซงเราสามารถน ามาใชในการจดรปแบบของเอกสาร
ไดอยางรวดเรวและงายดาย โดยชดรปแบบนจะประกอบไปดวยการจดรปแบบของตวอกษร (Font) ส
(colors) และลกษณะพเศษของวตถ (Effect) ซงเราสามารถเลอกใชและปรบแตงลงในงานเอกสารไดตาม
ความเหมาะสม ส าหรบการใชงาน Themes สามารถท าไดดงน
1. คลกทแทบ Page Layout กลม Themes
2. คลกเลอกแบบ Themes ทตองการ
ภายในชด Themes จะมสวนประกอบยอยอยอก 3 สวน ดงนคอ
1
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
1- Theme colors (สของชดรปแบบ)
2- Theme Fonts (แบบอกษรของชดรปแบบ)
3- Theme Effects (ลกษณะพเศษของชดรปแบบ)
Theme colors
ใชในการปรบแตงชดสซงจะมผลกบ Styles,สพนของ Tex Box,สของTableทจดรปแบบไว
,Shape, SmartArt และ Chart เปนตน สามารถท าไดตามขนตอนดงน
1. คลกทแทบ Page Layout กลม Themes
2. คลกทปม colors
3. คลกเลอกชดสตามทตองการ(คาเรมตนจะเปน
Themes สในชด Office)
การก าหนดสใหมใหกบ Themes colors
เราสามารถปรบเปลยนหรอก าหนดชดสใหมไดตามขนตอนดงน
1. คลกปม colors
2
3
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
2. คลกเลอกค าสง Create New Theme colors…..
3. เลอกสส าหรบสวนประกอบตางๆในเอกสาร
4. ตงชอชดสในชอง Name
5. คลกปม Save เพอบนทกชดสทก าหนดขนมาใหมนนใหเขาไปอยในรายการชด Themes
colors
Themes Font
ใชในการปรบแตงชดรปแบบอกษรของเอกสาร ซงจะมผลกบตวอกษรทเปนขอความ Heading,
ขอความเนอหา, รปแบบตวอกษรทงภาษาไทยและภาษาองกฤษทก าหนดไวเปนชดสามารถท าไดตาม
1
2
3
5
2
4
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
ขนตอนดงน
1. คลกทแทบ Page Layout กลม Themes
2. คลกทปม Fonts
3. คลกเลอกชดรปแบบอกษรทตองการ (คาเรมตนจะเปน Theme แบบอกษรในชด Office)
Theme Effects
ใชในการปรบแตงชดรปแบบลกษณะพเศษของเอกสาร ซงจะมผลกบ วตถตางๆ บนเอกสาร เชน
สพน รปแบบเสน การแรเงา เปนตน สามารถท าไดตามขนตอนดงน
1. คลกทแทบ Page Layout กลม Themes
2. คลกทปม Effects
3. คลกเลอกชดรปแบบลกษณะพเศษทตองการ (คาเรมตนจะเปน Theme แบบอกษรในชด
Office)
2
3
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การสรางปกรายงาน (Cover Page)
Cover Page คอการสรางปกรายงาน ปกหนงสอ หรอปกเอกสารตางๆ ทชวยใหเราสรางปกได
อยางรวดเรวเนองจากมรปแบบปกส าเรจรปไวใหเลอกหลายรปแบบ ซงปกทสรางขนจะแสดงอยทหนา
แรกของเอกสารเสมอ สามารถท าไดตามขนตอนดงน
1. คลกเลอกทแทบ lnsert → คลกค าสง Cover Page
2. คลกเลอกรปแบบของปกรายงานตามทตองการ
3. กรอกขอความทตองการลงไปในสวนประกอบตางๆทมมาใหและสามารถจดรปแบบเพมเตมได
ตามตองการ
4. เมอไมตองการปกรายงาน กสามารถยกเลกได โดยคลกทค าสง Remove Current Cover
Page
1
2
3
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การก าหนดรายละเอยดหวกระดาษ-ทายกระดาษ (Header-Footer)
ในต าแหนงของหวกระดาษและทายกระดาษในเอกสารเราสามารถใสขอความตางๆใสเลขหนา
หรอรปภาพ ลงไปได ซงสามารถท าไดตามขนตอนดงน
1. คลกเลอกแทบ lnsert กลม Header & Footer หรอ Double Click ตรงต าแหนงของหว
กระดาษหรอทายกระดาษ
2. สามารถก าหนดรปแบบหวกระดาษ-ทายกระดาษไดท แทบเครองมอ Header & Footer
Tools
ในการก าหนดรปแบบตางๆใหคลกเลอกต าแหนงทเราตองการใสหวกระดาษหรอทายกระดาษ
หลงจากนนกก าหนดรปแบบตามทตองการ เชน การพมพขอความ การใสรป การใสเลขหนา
- ถาตองการเลอกรปแบบส าเรจรป (Built-ln) เราสามารถเลอกไดเลยจากทโปรแกรมก าหนดมา
4
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
- ถาเลอกรปแบบ แบบ Blank สามารถกรอกขอความลงไปในสวนประกอบของหวกระดาษหรอ
ทายกระดาษไดเอง
- นอกจากขอความทพมพลงไป เราสามารถก าหนดหวกระดาษและทายกระดาษโดยการแทรก
วตถอนลงไปไดอกเชน Date & Time, Quick Parts, Picture, ClipArt
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การปรบพนทของหวกระดาษ-ทายกระดาษ
พนทในการแสดงหวกระดาษ-ทายกระดาษ สามารถปรบยอขยายไดเพอใหเหมาะสมกบเนอหา
โดยคลกทกลม Positton แลวก าหนดระยะ
- Header From Top : คอการก าหนดระยะของหวกระดาษจากขอบดานบน
- Footer from Bottom : คอการก าหนดระยะของทายกระดาษจากขอบดานลาง
การก าหนดใหหวกระดาษ-ทายกระดาษใหตางกน
เมอใสเนอหาสวนหวกระดาษ-ทายกระดาษแลว สงทเราก าหนดจะไปปรากฏในทกๆหนาของ
เอกสาร เราสามารถก าหนดใหหวกระดาษ-ทายกระดาษในแตละสวนตางกนได โดยคลกท กลม Options
แลวคลก …. เลกคาทตองการ
Different First Page: คอการก าหนดใหหนาแรกไมเหมอนหนาอน
Different Odd & Even: คอการก าหนดใหหนาคและหนาคตางกน
การยกเลกหวกระดาษ-ทายกระดาษ
คลกปม Header หรอ Footer
เลอกค าสง Remove Header หรอค าสง Remove Footer
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
บทท 4
การแทรกวตถและองคประกอบอนๆ
การอธบายเนอหาภายในงานเอกสารทมแตขอความจะงายขนมาก หากเราน าเอาการแทรกวตถ
เชน รปภาพหรอกราฟกตางๆ มาใชประกอบ ซงนอกจากเอกสารนนจะสวยงาม นาดยงขนแลว ยงท าให
เราไดฝกและรจกใชเครองมอตางๆ ทมอยอยางมากมายในโปรแกรม Word ดขนดวย ในบทนจะได
กลาวถงขนตอนและวธการน าเอากราฟกแบบตางๆมาใชงานพรอมทงบอกเทคนคการปรบแตงทม
ความสามารถไมนอยไปกวาโปรแกรมตกแตงภาพอนๆเลยทเดยว
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การแทรกภาพ ( lnsert Picture ) และการปรบแตงภาพ
การแทรกรปภาพใสลงในเอกสารสามารถท าได 2 รปแบบ คอ การแทรกภาพจากไฟลรปภาพท
เ ร า ม อย แ ล ะก า รแทรกร ปภ าพส า เ ร จ ขอ ง โ ป รแกรม Word หร อท เ ร ย กว า คล ป อ า ร ต
(Clip Art) ซงสามารถท าไดดงน
การแทรกภาพจากไฟลรปภาพทมอย
1. คลกต าแหนงทจะวางรป→คลกทแทบ lnsert กลม lllustrations
2. คลกเลอกค าสง Picture (จะปรากฏหนาตาง lnsert Picture ขนมาทนท)
3. ในหนาตาง lnsert Picture ใหคลกเลอกแหลงเกบไฟลรปภาพจากหนาตางดานซายมอ หรอชองดานบน
4. คลกเลอกชอไฟลรปภาพทตองการ
5. คลกปม lnsert
1
2
3
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การปรบขนาดภาพ (Resize a Picture)
ขนาดของไฟลรปภาพหรอวตทถกแทรกเขามาในงานเอกสารนนถามขนาดใหญมากๆหลงจาก
น าเขามาขนาดจะลดลงเหลอเพยงไมเกนขอบหนากระดาษ ซงถาหากเปนขนาดทไมตรงตามตองการแลว
เราจะสามารถปรบขนาดเองไดตามขนตอนดงน
1. คลกเลอกรปภาพหรอวตถทตองการจะปรบขนาดใหเหนกรอบพนทของวตถนนกอน
2. คลกคางทบรเวณมมใดๆของกรอบพนทโดยใหสงเกตตวชเมาสเปลยนรปรางเปนหวลกศรทม
ลกษณะตางๆเชนกน
3. ลากเมาสปรบขนาดตามตองการ
4. คลกไปยงบรเวณอนๆเมอปรบเสรจ
4
5
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การตดภาพ (Crop a picture)
บางครงเราอาจจ าเปนตองปรบขนาดภาพโดยการตดขอบภาพออกไปบาง ซงท าไดดงน
1. คลกเลอกวตถทตองการปรบขนาด 2. คลกทค าสง Crop ในแทบ Format กลม Size บน picture Tools 3. คลกคางทบรเวณมมตางๆ ของกรอบพนทแลวลากเมาสปรบขนาดตามตองการโดยทจะเหนวาตวชเมาสเปลยนรปรางเปนลกษณะตางๆกน ดงภาพ
4. คลกทค าสง Crop อก 1 ครง 5. คลกไปยงพนทนอกรปภาพ เมอปรบเสรจ
2 3
2
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การหมนหรอพลกภาพ (Rotate or Flip)
เมอท างานบนรปภาพหรอวตถแตละชนจะเหนสญลกษณจดกลมสเขยว …. นอยบรเวณ
เหนอกรอบพนทของรปภาพหรอวตถนนๆ ซงเราสามารถหมนรปภาพหรอวตถตางๆไดดวยการคลกเมาส
คางไวทจดสเขยวและขยบเมาสหมนไปไดทศทางเปนวงกลม 360 องศา แตถาหากผใชงานตองการแค
พลกกลบดานรปภาพหรอวตถเทานนกจ าเปนจะตองใชค าสงบนรบบอนเขามาชวยในการท างาน ซง
สามารถท าไดดงน
การหมนภาพ
1. คลกเลอกรปภาพหรอวตถทตองการหมน (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆ วตถ)
2. คลกเมาสคางไวทจดสเขยว
3. ขยบเมาสหมนไปตามทศทางเปนวงกลม 360 องศา
การพลกภาพ (Flip)
1. คลกเลอกรปภาพหรอวตถทตองการพลกดาน (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ)
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
2. คลกทค าสง Rotate ในแทบ Format กลมArrange บน Picture Tools
3. คลกเลอกรปแบบการกลบดานวตถ ม 4 ลกษณะดงน
3.1 ทค าสง Rotate Right 90° คอการพลกกลบดานไปทางขวา 90 องศา 3.2 ทค าสง Rotate Left 90° คอการพลกกลบดานไปทางซาย 90 องศา 3.3 ทค าสง Flip Vertical คอการพลกกลบไปตามแนวตง 3.4 ทค าสง Flip Horizontal คอการพลกกลบไปตามแนวนอน
การปรบความสวางและความคมชดของภาพ (Brightness & Contrast)
ภาพบางภาพทไดท าการแทรกเขามาในงานเอกสารแลวอาจจะมสสนไมสดใส เชน มดด าหรอ
สวางจนเกนไปจงท าใหภาพนนดไมชดเจน การปรบเพมความสวาง (Brightness) หรอความคมชด
(Contrast) จะชวยใหภาพนนดสวยงามมากยงขน ซงสามารถท าไดดงน
1. คลกเลอกรปภาพทตองการปรบความสวางและความคมชด(จะปรากฎกรอบพนทรอบๆวตถ)
2. คลกทค าสง Corrections ทแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools
2
3
ตวอยางการพลกกลบดานไปทางขวา 90 องศา Rotate -> Rotate Right 90°
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
3. ในหวขอรายการ Brightness & Contrast ใหคลกเลอกปรบปรบความสวางและความคมชด
1
2
3
4
พมพตวเลขใสลงไปแทนทในชองทมตวเลข 0%
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
หรอ …
4. คลกทค าสง Picture Correction Options….เพอเปดหนาตาง Format Picture ขนมาแลว
จงปรบระดบความสวางและความคมชด
5. คลกปม Close เมอปรบเสรจ
การเปลยนสของภาพ (Color)
เราสามารถปรบเปลยนสสนใหดดและสวยงามเปนพเศษยงขนส าหรบรปภาพทเราไดท าการ
แทรกเขามาในงานเอกสารแลว ซงสามารถท าไดดงน
1. คลกเลอกรปภาพทตองการปรบส (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ) 2. คลกทค าสง Color ในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools 3. รายการ Color Saturation คลกเลอกปรบเพม-ลดความจดจานของส รายการ Color Tone คลกเลอกปรบเปลยนโทนส รายการ Recolor คลกเลอกเปลยนโทนสตาม Theme ของโปรแกรม
2
3 4
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
หรอ 4. คลกทค าสง Picture Correction Options… เพอเปดหนาตาง Format Picture ขนมาแลวจงปรบโทนสและระดบความจดจานของส 5. คลกปม Close เมอปรบเสรจ
การใสลกษณะพเศษใหภาพ (Artistic Effect)
การตกแตงรปภาพดวยการใชแบบลกษณะของเทคนคพเศษจะท าใหดเปนมออาชพในการท างาน
เอกสาร ซงมรปแบบใหเลอกมากมายและยงสามารถแสดงใหเหนภาพตวอยางในทนทกอนตดสนใจ
เลอกใชค าสงนนๆอกดวย ส าหรบรปภาพทเราไดท าการแทรกเขามาแลว เราสามารถท าไดดงน
1. คลกเลอกรปภาพทตองการใสลกษณะพเศษ (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ)
2. คลกทค าสง Artistic Effects ในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools
3. คลกเลอกรปแบบลกษณะตามทตองการในทนเลอกแบบตวท าเครองหมาย
4. ตรวจดผลลพธทได
2
3
4
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การบบอดไฟลรปภาพ (Compress Picture)
การน าเขาไฟลรปภาพในงานเอกสารนนจะท าใหขนาดของไฟลเอกสารใหญขนตามกนไป การบบ
อดรปภาพเปนขนตอนทควรท าหลงจากทไดมการน าเขาไฟลรปภาพหรอไดมการตดขอบภาพไปแลวเพอ
ลดขนาดของไฟลเอกสารซงสามารถท าไดดงน
1. คลกเลอกรปภาพใดๆกได (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ)
2. คลกทค าสง Compress Pictures ในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools(จะ
ปรากฏหนาตาง Compress Pictures ขนมาทนท)
3. ในหนาตาง Compress Pictures ใหระบรายละเอยดของการบบอดภาพ ดงน
3.1 ค าสง Compression Options: ใหเลอกและท าเครองหมาย ดานหนาค าสง
- Apply only to this Picture คอ ถาตองการระบใหท าการบบอดไฟลภาพทเลอกน
เทานน
- Delete cropped areas to this pictures คอ ถาตองการลบอยางถาวรในสวนทได
ท าการตดขอบเอาไว
3.2 ทค าสง Target output ใหเลอกและท าเครองหมาย ดานหนาค าสง
Print (220 ppi): การบบอดทเหมาะสมส าหรบน าไปพมพออกทางเครองพมพ
Screen (150 ppi): การบบอดทเหมาะสมส าหรบน าไปใชน าเสนอบนเวบเพจหรอ
โปรเจคเตอร
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
Email (96 ppi): การบบอดทเหมาะสมส าหรบน าไปใชในการแชรไฟลหรอสงอเมล
Use document resolution การใชขนาดความละเอยดของไฟลเอกสาร
4. คลกปม OK
การเปลยนรปภาพ (Change Picture) การแทรกไฟลรปภาพเขามาในงานเอกสารบางครงกอาจจ าเปนจะตองเปลยนรป ซงเราสามารถท าไดดงน
1. คลกเลอกรปภาพทตองการเปลยน (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ) 2. คลกทค าสง Change Pictures ในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools (จะปรากฏหนาตาง Insert Pictures ขนมาทนท)
2
3
4
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
3. ในหนาตาง Insert Pictures คลกคนหาและเลอกไฟลรปภาพทตองการเปลยน 4. คลกปม Insert
5. ตรวจดผลลพธ
การลบพนหลงของรปภาพ (Remove Background)
ภาพบางภาพเมอแทรกเขามาแลวสของพนหลงไมสวยไมเหมาะสม เราสามารถลบพนหลงเหลานนทนทไดเอง โดยสามารถท าไดดงน 1. คลกเลอกรปภาพทตองการลบสพนหลง(จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ)
4
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
2. คลกทค าสง Remove Background ในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools (จะปรากฏหนาตาง lnsert Pictures ขนมาทนท) 3. เลอกพนททตองการลบพนหลงจากบนแทบ Background Removal 4. ตรวจดผลลพธทได
1
2
4
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การยกเลกการปรบแตงภาพ (Reset Picture)
การยกเลกการปรบแตงภาพใชในกรณทตองการใหภาพนนกลบคนสสภาพเดมทไมมการตกแตง
ใดๆจะเปนเหมอนตนฉบบในครงแรกทแทรกเขามาในงานเอกสาร เราสามารถท าการยกเลกการปรบแตง
ภาพไดดงน
1. คลกเลอกรปภาพทตองการยกเลกการปรบแตงภาพ (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ)
2. คลกทค าส ง Reset Picture ในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools ซ งจะม
2 ค าสงใหเลอกใชคอ
2.1. Reset Picture คอการยกเลกการปรบแตงภาพเทานน
2.2. Reset Picture & Size คอการยกเลกการปรบแตงภาพและขนาด
3. ตรวจดผลลพธทได
2
3
ผลลพธทไดคอรปภาพตนฉบบ กอนท
จะมการปรบแตง
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การเปลยนสไตลของรปภาพ (Picture Layout) ทกครงทเราแทรกรปภาพเขามาในเอกสารเทานน ภาพทเหนกจะเปนภาพในกรอบสเหลยมธรรมดาๆ แบนราบ และไมมมต ถงแมวาเราจะไดท าการตกแตงสสนไปบางแลวกตาม ดงนนหากเราเพมลกเลนในดานการใชสไตลของรปภาพลงไปดวยกจะชวยท าใหภาพนนกลบดโดดเดนขนมาอกมากทเดยว การใชสไตลของรปภาพมทงแบบส าเรจรปทสามารถเลอกมาใชไดเลยและแบบทตองก าหนดใหม effects ในลกษณะตางๆมาใชเอง ซงเราสามารถท าไดดงน
1. คลกเลอกรปภาพทตองการเปลยนสไตล (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ)
2. คลกปม More ทค าสง Picture Styleในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools
3. คลกเลอกสไตลส าเรจรป (Picture Quick Style) แบบทตองการ
1
3
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การแทรกรปวาดหรอรปทรง (Insert Shapes) รปวาดหรอรปทรง คอ รปทเราวาดเองโดยมรปทรงตางๆเชน รปสเหลยม สามเหลยม วงร ทรงกระบอก ทรงประมด เปนตน หรอภาพวาดตางๆ ในลกษณะทเราแทรกเขามาในงานเอกสารดวยการใชเมาสคลกคางแลวลากไปจนกวาจะไดขนาดความกวางและความสงตามทตองการจงปลอยเมาส หรอเรยกอกอยางวา “Shape”นนเอง ซงเราสามารถท าไดตามขนตอนดงน
1. คลกทแทบ Insert กลม lllustrations 2. คลกเลอกค าสง Shapes 3. คลกเลอก Shape ใดๆ ทละ 1 รปแลววาดในพนทวางเอกสาร สงเกตตวชเมาสจะเปลยนรปรางไปเปน + 4. ลากเมาสเพอวาดขนาดใหไดตามทตองการ
3
2
4 คลกคางแลวลากเมาส
Smiley Face
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การปรบแตงรปวาดหรอรปทรงโดยการใช Drawing Tools หลงจากวาดรปเรยบรอยแลวการปรบแตง Shape เหลาน เราจะใช Drawing Tools มาชวย โดยสามารถท าไดดงน
1. คลกเลอกวตถรปวาดใดๆกอน
2. คลกเลอกปมค าสงบน Drawing Tools ทตองการใชงานดงนคอ Insert shapes
เปนกลมค าสงส าหรบการแทรกวตถรปวาดใหมแกไขรปวาดและวาดกลองขอความ
Shape styles เปนกลมค าสงส าหรบการปรบแตงวตถรปวาดในเครองของพนหลง เสนขอบ ลกษณะพเศษตางๆและ Quick style ของวตถรปวาด
Wordart styles เปนกลมค าสงส าหรบการปรบแตงวตถรปวาดในเรองของตวอกษรทอยภายในวตถรปวาด สสน เสนขอบ ลกษณะพเศษตางๆและ Quick style ของตวอกษร
Text
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
เปนกลมค าสงส าหรบการปรบแตงวตถรปวาดในเรองของขอความทอยภายในรปวาด ทศทาง ต าแหนงการจดวาง และการสรางจดเชอมโยง
Arrange เปนกลมค าสงส าหรบการจดเรยงวตถรปวาด จดวางหรอต าแหนงในเอกสาร การตดขอความ ล าดบ จดเรยง จดกลม และการหมนหรอพลก
Size เปนกลมค าสงส าหรบการปรบขนาดวตถรปวาด การปรบอตราสวน ความสงและความกวาง
การแทรกและปรบแตง SmartArt
SmartArt เปนค าสงใหมทมาแทนทค าสง Diagram แบบเดมซงเพมเขามาตงแตในชด Office 2007 เราใชค าสง SmartArt ส าหรบการสรางงานกราฟกประกอบเอกสารประเภทแผนผงทมความสวยงามและยงมเทคนคลกเลนส าหรบการตกแตงภาพอกหลากหลาย เราสามารถเรยกใชค าสง SmartArt ไดจากแทบ Insert
การแทรก SmartArt
Note: การวาดรปสเหลยมและรปวงกลม หากตองการใหเปนรปสเหลยมจตรส (ดานเทา) หรอเปนวงกลม
ทมสดสวนเทากน ใหกดแปน Shift คางไวขณะลากเมาสดวย
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
วธการสราง SmartArt รปแบบตางๆสามารถท าไดดงน
1. คลกทค าสง SmartArt ในแทบ Insert กลม lllustrations (จะปรากฏหนาตาง Choose a SmartArt Graphics ขนมาทนท)
2. คลกเลอกรปแบบของ SmartArt เชน แบบ List, Process, Cycle เปนตน
3. คลกเลอกรปแบบของ SmartArt เชน แบบ List, Process, Cycle เปนตน
4. คลกเลอกรปแบบยอยของแตละแบบตามทตองการ
5. คลกปม OK
6. พมพขอความทตองการลงไปในแตละ Shape
3
4
5
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
7. ตกแตงและจดรปแบบใหสวยงามยงขนโดยใชค าสงในแทบ Design และแทบ Format บน SmartArt Tools
SmartArt แบบ Vertical Box List ทตกแตงและจดรปแบบส าเรจแลว
6
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
รปแบบตางๆของ SmartArt
SmartArt มหลายรปแบบซงเหมาะสมส าหรบการใชงานทมลกษณะแตกตางกนออกไป ดงน
แบบ List
ตวอยางเชน Basic Block List, Vertical Bullet List, Picture Accent List เปนตน
แบบ Process
ตวอยางเชน Basic process, Step Up Process, Continuous Block Process เปนตน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
แบบ Cycle
ตวอยางเชน Basic Cycle, Continuous Cycle, Radial Cycle เปนตน
แบบ Hierarchy
ตวอยางเชน Organization Chart, Horizontal Multi-Level Hierarchy, Table Hierarchy เปนตน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
แบบ Relationship
ตวอยางเชน Balance, Funnel, Gear, Hexagon Cluster เปนตน
แบบ Matrix
ตวอยางเชน Basic Matrix, Titled Matrix, Grid Matrix, Cycle Matrix เปนตน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
แบบ Pyramid
ตวอยางเชน Basic Pyramid, Inverted Pyramid, Segmented Pyramid เปนตน
แบบ Picture
ตวอยางเชน Circular Picture Callout, Spiral Picture, Captioned Picture เปนตน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
แบบ Office.com
ตวอยางเชน Racial Picture List เปนตน
การแทรกขอความศลป (Insert WordArt)
ขอความศลป คอ รปแบบของตวอกษรทถกออกแบบมาเพอเพมความงดงามมชวตชวาใหกบกลมค าหรอขอความทเราไดจดท าขนส าหรบตกแตงงานเอกสาร เราสามารถท าการแทรก WordArt ไดใน 2 กรณ คอ กรณทพมพขอความไวกอนแลว และกรณทเลอกแบบ WordArt กอนพมพขอความ โดยท าตามขนตอนดงน
กรณทพมพขอความไวกอนแลว
1. ลากคลมหรอคลกเลอกขอความทตองการ
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
2. คลกเลอกค าสง WordArt ในแทบ Insert กลม Text
3. คลกเลอกรปแบบทตองการ→ตรวจดผลลพธทได
กรณทเลอกแบบ WordArt กอนพมพขอความ
1. คลกเลอกค าสง WordArt ในแทบ Insert กลม Text
2. คลกเลอกรปแบบทตองการ
3. พมพขอความตามตองการ (พมพขอความลงไปแทนทค าวา “Your text here”)
4. คลกไปยงต าแหนงอนทวางอนๆเมอพมพขอความเสรจเรยบรอย
2
3
ตวอยางผลลพธทได
1
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การปรบแตงขอความศลปโดยการใช (Drawing Tools)
ขณะท าการสราง WordArt เราจะเหน Drawing Tools ปรากฏขนมาใหเรยกใช เราสามารถใช Drawing Tools ชวยในการปรบแตงในรายละเอยดตางๆของขอความศลปโดยท าตามขนตอนดงน
1. คลกเลอกขอความศลปทตองการปรบแตง
2. คลกเลอกทค าสงตางๆของกลม WordArt Style ในแทบ Format บน Drawing Tools ดงน
3. คลกไปยงต าแหนงทวางอนๆเมอปรบแตงขอความเสรจเรยบรอย
การแทรกภาพจาก ClipArt
1. คลกเลอกต าแนงทจะวางรป→คลกทแทบ Insert กลม lllustrations 2. คลกเลอกค าสงOnline Pictures (จะปรากฏหนาตาง clipart ขนมาทางดานขวามอทนท)
2
3
4
Quick Style ของตวอกษร
Text Effects ลกษณะพเศษ เชน แสงงาน แสงสะทอน 3-D
Text Fill สของขอความ
Text Outline สของเสนขอบ
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
3. ในหนาตาง ClipArt คลกทชอง Search for: เพอเพมชอรปภาพทตองการคนหา เชน พมพค าวา “flower”
4. คลกปม (โปรแกรมจะท าการคนหาไฟลรปภาพ ClipArt จากในเครองคอมพวเตอรของเราขนมา) 5. คลกบนไฟลรปภาพตวอยางทเลอกจากหนาตาง ClipArt หรอลากเมาสเอามาวางในพนทเอกสาร 6. คลก Insert
การแทรกภาพสกรนชอต เปนการเพมสแนปชอตของหนาตางใด ๆ ทเปดอยบนเดกสทอปลงในเอกสารของคณอยางรวดเรว โดยไมตองออกจากโปรแกรม Word ทก าลงท างาน
1. คลกหนาจอทตองการเพมสแนปชอต
1
2
3
5
6
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
2. ในกลม Lllustrations แทบ Insert คลก Screenshot.
3. เลอกหนาจอสแปบชอตทตองการ
การแทรกและปรบแตงกลองขอความ (Text Box) การแทรกกลองขอความ (Insert Textbox) กลองขอความ คอ รปวาดทรงสเหลยมทสามารถพมพขอความใสลงไปได สามารถตกแตงสพน เสนขอบ และเคลอนยายต าแหนงไดอยางอสระเหมอนวตถ ดงนนถอไดวากลองขอความเปนรปวาดชนดหนงซงมประโยชนอยางมากส าหรบการพมพขอความโดยไมตองค านงถงผลตอเสนบรรทดในงานเอกสาร เราสามารถแทรกกลองขอความโดยท าตามขนตอนดงน
1. คลกทแทบ Insert
2. คลกเลอกค าสง Text Box ในแทบ Insert กลม Text
3. คลกเลอกรปแบบทตองการจากหนารายการ Built-in
2
3
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
หรอ…..
1. คลกทแทบ Insert
2. คลกเลอกค าสง Text Box ในแทบ Insert กลม Text
3. คลกเลอกค าสง Draw Text Box เพอวาดขนาดเอง
4. พมพขอความตามตองการลงไป แลวคลกไปยงต าแหนงทวางอนๆเมอพมพขอความเสรจเรยบรอย
3
2
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
บทท 5
การสรางจดเชอมโยงในเอกสารและการอางอง
การจดท าเอกสารในรปแบบทเปนรายงานทวๆไปถอวาเปนเอกสารทางวชาการทตองจดเรยงและตรวจทานความถกตองใหดทสด เพราะนอกจากจะมเนอหาจ านวนมากมายหลายหนาทเปนขอความตวอกษรแลวยงจะมการแทรกรปภาพประกอบ มหว-ทายกระดาษ เลขหนา สารบญเนอหา สารบญภาพ ดชน เชงอรรถ ฯลฯ ซงเปนการ อางองขอมลภายในไฟลเอกสาร และยงมเรองการเชอมโยงเอกสาร ดงนนในบทนจะไดกลาวถงวธการท างานเพอการจดเรยงเนอหาและใชเครองมออางองดงกลาว
การสรางจดเชอมโยง (Insert Hyperlinks)
เราสามารถสรางจดเชอมโยงไดในโปรแกรม Word การสรางจดเชอมโยงเอกสารจากจดหนงในเอกสารไปยงอกจดหนงในเอกสารเดยวกนหรอเอกสารอนๆภายนอก โดยใชขอความ รปภาพหรอวตถใดๆกตามเปนตวน าทางการเชอมโยงลกษณะเชนนเราเรยกสนๆ วา การลงค (Link) ซงกอนท าการสราลงคนนจะตองมองคประกอบ 2 สวนดวยกนคอ
- จดเชอมโยงตนทาง (Source Anchor) คอค าแหนงใดๆในเอกสารทถกก าหนดใหเปนจดเรมตนของการเชอมโยง ซงเมอเราน าเมาสไปชยงทต าแหนงนน ตวชเมาสจะเปลยนรปรางไปเปนรปมอทนท
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
- จดเชอมโยงปลาย (Destination Anchor) คอต าแหนงใดๆทถกอางองใหเปนปลายทางของการเชอมโยงซงในโปรแกรม Word สามารถก าหนดปลายทางได 4 แบบดวยกนดงน 1. การลงคภายในเอกสารเดยวกน (Place in this document) 2. การลงคระหวางไฟลทมอยแลวหรอเวบเพจ (Existing File or Web Page) 3. การลงคไปยงเอกสารใหม (Create New Document) 4. การลงคไปยงทอยอเมล (E-Mail Address)
ส าหรบวธการสรางจดเชอมโยงไปยงปลายทางทง 4 แบบนนขนตอนการสรางจะใกลเคยงกน ดงนนในทนขออธบาย เฉพาะกรณท าลงคไปยงเวบเพจ ซงสามารถท าไดตามขนตอนดงตอไปน
1. คลกต าแหนงทตองการท าเปนจดเชอมโยงตนทาง เชน ขอความหรอรปภาพในเอกสาร
2. คลกทค าสง Hyperlink ในแทบ Insert กลม Link
3. ในหนาตาง Insert Hyperlink ใหเลอกจดเชอมโยงปลายทางทค าสง Link to : ถาตองการเชอมโยงไปยงเวบไซตคลกเลอก Existing File or Web Page
4. ในชอง Address ใหพมพ URL (Uniform Resource Locator) ทอยของเอกสารบนอนเตอรเนตลงไป
5. คลกปม ScreenTip…เพอพมพขอความแจงขอมลของจดเชอมโยงในชอง ScreenTip text :→คลกปม OK
6. คลกปม OK อกครง
2
1 3
4
5
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การแกไขจดเชอมโยง เมอเราสรางจดเชอมโยงตนทางแลวต าแหนงขอความทเปนจดเชอมโยงนนจะเปลยนรปแบบตวอกษรเปนสน าเงนและขดเสนใต ใหเราทดลองใชงานโดยการน าเมาสไปชยงต าแหนงจดเชอมโยงพรอมกบกดแปน Ctrl คางเอาไว เมอเมาสเปลยนเปนรปแบบมอ ใหคลกเมาส 1 ครงเพอลงคไปยงปลายทางดงภาพ แตถาหากตองการแกไขลงค เชน เปลยนขอความใน ScreenTipใหท าตามขนตอนดงน
1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงทตองการแกไขจดเชอมโยงตนทาง
2. คลกเมาสขวาและคลกเลอกค าสง Edit Hyperlink…. (จะปรากฏหนาตาง Edit Hyperlink ขนมาทนท)
3. แกไขรายละเอยดตางๆตามตองการ
4. คลกปม OK
การยกเลกจดเชอมโยง การยกเลกจดเชอมโยงนน ใหท าไดดงน
1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงทตองการยกเลกจดเชอมโยงตนทาง
2. คลกเมาสขวาและคลกเลอกค าสง Remove Hyperlink หรอ
3. คลกทค าสง Hyperlink ในแทบ Insert กลม Links
4. ในหนาตาง Edit Hyperlink ใหคลกทปมค าสง Remove Hyperlink
5. คลกปม OK
การสรางสารบญเนอหา (Insert tables of Contents)
6
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
สารบญเนอหาเปนหวใจส าคญของงานเอกสารซงจะบอกขอมลชอเนอเรองและบอกเลขหนาใหทราบ เมอเราสรางงานเอกสารในลกษณะของหนงสอ หลกการสรางสารบญเนอหานนจ าเปน อยางยงทจะตองจดรปแบบขอความใหเปนหวขอใหยและหวขอยอย โดยการใชสไตลตางๆ อาทเชนสไตล Heading 1 ส าหรบเนอหาขอความทเปนหวขอหลกและใชสไตล Heading 2 หรอ Heading 3 ส าหรบเนอหาทเปนหวขอรองลงไป ดงนนการสรางสารบญเนอหาสามารถท าไดตามขนตอนดงน
1. คลกเลอกต าแหนงทตองการวางสารบญเนอหา ซงสวนใหญมกจะเปนหนาแรก
2. คลกเลอกค าสง Table of contents ในแทบ References กลม Table of contents
3. คลกเลอกรปแบบทตองการจากใน Built-in
หรอ ….
หนาตาง Table of Contents
2
3
4
5
6
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
4. คลกเลอกค าสง Insert Table of Contents…เพอก าหนดรปแบบดวยตนเอง (จะปรากฏหนาตาง Table of contents ขนมาทนท)
5. ในชอง Formats: ใหคลกเลอกรปแบบอนๆ ตามตองการ
6. คลกปม OK
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การสรางบรรณานกรมและเพมแหลงขอมล(Bibliographies)
การสรางงานเอกสารในทกครงขอมลทไดน ามาจดท าเปนเนอหาตางๆอาจไดมาจากแหลงคนควาหลากหลาย เชน นตยสาร หนงสอ ต ารา เอกสารตพมพเผยแพร รวมทงทรปแบบสออเลกทรอนกสหรอบ ร ก า ร อ อ น ไ ล น เ ช น ซ ด บ ท เ ร ย น ค อ ม พ ว เ ต อ ร ช ว ย ส อ น ห น ง ส อ อ เ ล ก ท ร อ น ก ส (E-Book)หรอขอมลจากเวบเพจเวบไซตตางๆเปนตน และหากเราน าเอาขอมลความรเหลานมาใชงานแลวนนเราคสรอางองไวในสวนทายเอกสารทเรยกวา “บรรณานกรม” ดวย
กอนสรางบรรณานกรมเราตองท าการกรอกขอมลรายละเอยดเกบไวกอน ซงเราสามารถท าไดดงน
1. คลกทค าสง Manage Sources ในแทบ References กลม Citations & Bibliography
2. ในหนาตาง Source Manager คลกปม New
3. ในหนาตาง Edit Source คลกทหวลกศรชลงของค าสง Type of Source เพอเลอกชนดของบรรณานกรม
4. พมพขอมลรายละเอยดใสลงไป→คลกปม OK
จากนนเรมสรางบรรณานกรม ตามขนตอนดงน
1
2
3
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
5. คลกต าแหนงทตองการสรางบรรณานกรม
6. คลกทค าสง Bibliography ในแทบ References กลม Citations & Bibliography
บทท 6
การสรางจดหมายเวยนและพมพซองจดหมาย ถาจ าเปนตองสงจดหมายเชญศษยเกาใหมารวมงานเลยงรนของสถาบน เราตองพมพจดหมายทมเนอหาแบบเดยวกนและพมพออกกระดาษ จาหนาซอง เพอท าการจดสงทางไปรษณยคงเปนเรองยงยากพอสมควรเพราะจดหมายทกฉบบเหมอนกนตางกนตรงชอและทอยของผรบเทานน ดงนนการแกไขเฉพาะชอผรบหรอทอยในจดหมายทละฉบบกนตามปกตคงไมใชวธทถกตองนก หากแตโปรแกรม MS Word สามารถชวยจดการความยงยากเหลานใหกลายเปนเรองงายและมประสทธภาพ ในบทนจะกลาวถงขนตอนวธการสรางจดหมายเวยนและจดพมพซองจดหมาย เรยนรหลกการท างานเกยวกบจดหมายเวยน จดหมายเวยน คอ จดหมายทมเนอหาหรอขอความเดมซ าๆ กนทกฉบบ และจดหมายแตละฉบบจะมขอความทแตกตางกนในเฉพาะบางสวนเทานน อาทเชน ชอผรบ ต าแหนงงาน หรอทอย เปนตน ตวอยางจดหมายประเภทน ไดแก จดหมายเรยนเชญมารวมงานคนสเหยา จดหมายเชญประชมตวแทนจ าหนายแตละสาขา ฯลฯ ซงกรณนหากเราตองสงจดหมายออกไปถงทกคนทตองการอาจตองเสยเวลามากในการแกไขเนอหาในจดหมายทต าแหนงเดยวกนหลายๆครง
5
6
ตวอยางผลลพธ
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
กอนสรางจดหมายเวยนเราควรเรยนรหลกการสรางจดหมายเวยนกนเสยกอน เพอใหทราบถงมหลกการสรางขนตอนการท างาน และการเตรยมการตางๆดงนคอ การสรางไฟลจดหมายหลก (Main Document) สงแรกทตองท ากอนสรางจดหมายเวยน กคอ การสรางเนอความในจดหมายหรอการจดท าเอกสารทมเนอหาเหมอนกนในแตละฉบบ ซงเราเรยกไฟลเนอหาหรอจดหมายนวา “เอกสารหลก” (Main Document)ท าไดดงน
1. พมพขอความโดยใหเราเวนทวางเฉพาะสวนทตองใสชอ ทอย หรอขอมลอนๆ ทจ าเปนของผรบ
2. บนทกขอมล (Save) เปน
ตวอยางเอกสารหลก ซงในทนเปนจดหมายเรยนเชญมารวมงานสมมนา
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การสรางจดหมายเวยน (Mail Merge) การใช Microsoft Word ชวยลดปญหาการท างานทซ าซอนดงกลาวขางตนจ าท าไดงายขนโดยเราตองสรางจดหมายทมขอความจะใชรวมกนกอนจากนนจงคอยมาก าหนดต าแหนงทจะใหโปรแกรมดงขอมลจากไฟลขอมลผรบโดยอตโนมต ซงโปรแกรมสามารถสนบสนนแหลงขอมลจากไฟลฐานขอมลหลายๆแบบได วธดงกลาวมขนตอนดงตอไปน การสรางจดหมายเวยน ขนตอนท 1 สรางเนอความในจดหมาย เรมแรกของการท าจดหมายเวยน คอ การจดพมพเอกสารหลก (ตวจดหมายทมขอความทจะใชรวมกน)ขนมาใหมซงกลาวมาแลวขางตน หรอเปดไฟลเอกสารหลกทเคยบนทกไวแลวขนมากอน โดยเราตองเวนทวางส าหรบใสชอ ทอย หรอขอมลอนๆทจ าเปนของผรบ จากนนใหท าดงน
- คลกเลอกทค าสง Start Mail Merge ในแทบ Mailings กลม Start Mail Merge - คลกทค าสง Letter เพอเปนการระบใหใชเอกสารทเปดขนมานเปนเอกสารหลก
ขนตอนท 2 สรางตารางขอมลของผรบจดหมาย ขนตอนนเราตองน าเอาขอมลตางๆของผรบจดหมายในไฟลจดเกบขอมลทไดจดเกบเอาไวกอนแลว เชน ขอมลชอ ทอย ต าแหนง ชอบรษท เปนตน ซงขอมลเหลานเราสามารถดงขอมลมาใชไดทกเมอ
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
ตามตองการ แตส าหรบในกรณทยงไมไดสรางเอาไวตอไปนจะเปนขนตอนการสรางไฟลแหลงเกบขอมลขนใหมจากโปรแกรม Word โดยเราสามารถท าไดดงน
- คลกทปมค าสง Select Recipients ในแทบ Mailings กลม Start Mail Merge - คลกเลอกค าสง Type New List… (จะปรากฏหนาตาง New Address List ขนมาทนท) - ในหนาตาง New Address List ใหคลกปม Customize Columns…. เพอสรางฟลด (Field) เกบขอมลในทนค าวา Field จะหมายถง แถวแนวตงหรอคอลมนในตารางซงจะใชเกบขอมลชนดเดยวกน - แกไขรายละเอยดของขอมลในไฟล ดงน
1. คลกเลอกค าสง Rename…เพอเปลยนชอ Field ตามชนดขอมลทตองการ
2. คลกปม OK
1
2
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
3. คลกค าสง Delete เพอลบ Field ทไมตองใชออกไป
4. คลกปม Yes
5. เมอไดชอ Field ครบตามตองการแลว คลกทปม OK….
6. เพมใสขอความลงไปในแตละ Field พมพเสรจแลวคลกปม OK และ Yes ไฟลนเกบไว
3
4
5
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
ขนตอนท 3 การเลอกแหลงขอมลตางๆ ในขนตอนนจะตองมไฟลแหลงเกบขอมลอยแลวจงจะสามารถเรยกขนมาใชงาน (ไฟลนนอาจถกจดเกบเปนไฟลโปรแกรม Word ในรปแบบตารางขอมล หรอจดเกบเปนไฟลโปรแกรม Excel กได)โดยสามารถท าไดดงน
- คลกทปมค าสง Select Recipients ในแทบ Mailings กลม Start mail Merge - คลกเลอก Use Existing List… - ในหนาตาง Select Data Source คลกเลอก ชอไฟลฐานขอมลทจดเกบไว - คลกปม Open
ขนตอนท 4 การเลอกผรบ เมอไฟลฐานขอมลพรอมแลวกจะตองเลอก Field ทตองการใหออกมาวางตรงต าแหนงท เราเวนไวในเอกสารหลก โดยสามารถท าไดดงน
1. คลกทปมค าสง Insert Merge Field ในแทบ Mailings กลม Write & Insert Fields 2. เลอกไฟลเกบทอย (ไฟลนามสกล .mdb) คลก Open
6
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
ขนตอนท 5 ตรวจสอบผลลพธและแกไขเพมเตมขอมลผรบ เมอเลอก Field ทตองการออกมาตรงต าแหนงทเราเวนวางไวในเอกสารหลกเรยบรอยแลว เราควรทดลองตรวจสอบดวาขอมลถกตองกอนสงพมพในขนตอนถดไป โดยสามารถท าไดดงน การตรวจสอบผลลพธ
1. คลกทปมค าสง Preview Results ในแทบ Mailing กลม Preview Results
2. คลกทปม Next Record เพอเลอนไปดขอมลรายการตางๆ
2
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การแกไขขอมลผรบลงในจดหมายกอนสง เมอผานขนตอนการตรวจดผลลพธแลว หากเกดมขอผดพลาดทตองการแกไขในขอมลจากไฟลฐานขอมลทดงมา เรายงสามารถแกไขไดเองทไฟลโดยตรงหรอแกไขจากค าสงในแทบ Mailing ไดเชนกน ซงสามารถท าไดดงน
1. คลกทปมค าสง Auto Check for Errors ในแทบ Mailings กลม Preview Results เพอใหโปรแกรม Word ชวยตรวจสอบขอผดพลาดทมแบบอตโนมต (จะปรากฏหนาตาง Checking and Reporting Error ขนมาทนท)
2. คลกเลอกรปแบบการตรวจสอบขอผดพลาด →คลกปม OK (หลงการตรวจสอบแลวจะไดไฟลใหม)
หรอ….
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
3. คลกปมค าสง Edit Recipient List ในแทบ Mailing กลม Start Mail Merge เพอแกไขขอผดพลาดในแตละรายการขอมลของผรบดวยตนเอง (จะปรากฏหนาตาง Mail Merge Recipent ขนมาทนท)
ขนตอนท 6 การสงพมพจดหมายเวยน เมอตรวจสอบผลลพธทไดวาถกตองเรยบรอยและเปนทนาพอใจแลว ใหเราน าขอมลของผรบใสลงในจดหมายเพอท าการจดสง โดยทเราสามารถเลอกวธการสงจากโปรแกรม Word ได 3 แบบ คอ ใหบนทกจดหมายทไดนเปนไฟลเอกสารใหม หรอใหพมพออกทางเครองพมพในทนท หรอใหสงไฟลเอกสารจดหมายนถงผรบทาง E-Mail ซงสามารถท าไดดงน การบนทกจดหมายทไดเปนเอกสารฉบบใหม
1. คลกเลอกค าสง Finish & Merge ในแทบ Mailings กลม Finish
2. คลกเลอกค าสง Edit Individual Document… (จะปรากฏหนาตาง Merge to New Document ขนมาทนท)
3. ในหนาตาง Merge to New Document ใหก าหนดรายละเอยดใน Merge Records ดงน
3.1 คลกท ดานหนาค าสง All: เพอดงขอมลจากตารางฐานขอมลทงหมด
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
3.2 คลกท ดานหนาค าสง Current Record: เพอดงขอมลเฉพาะรายการทเปดอยในปจจบน
3.3 คลกท ดานหนาค าสง From: และ To : เพอก าหนดชวงเวลาของการดงขอมลโดยจะตองระบล าดบของผรบคนแรกในชอง From : และล าดบของผรบคนสดทายในชอง To :
4. คลกปม OK การพมพจดหมายออกทางเครองพมพ
1. คลกเลอกค าสง Finish & Merge ในแทบ Mailings กลม Finish
2. คลกเลอกค าสง Print Document… (จะปรากฏหนาตาง Merge to Print ขนมาทนท)
3. ในหนาตาง Merge to Print ใหก าหนดรายละเอยดใน Print Records ดงน
3.1 คลกท ดานหนาค าสง All : เพอสงพมพขอมลจากตารางฐานขอมลทงหมด 3.2 คลกท ดานหนาค าสง Current Record : เพอสงพมพขอมลเฉพาะรายการทเปดอยในปจจบน 3.3 คลกท ดานหนาค าสง From : และ To : เพอก าหนดชวงเวลาของการพมพขอมลโดยจะตองระบล าดบของผรบคนแรกในชอง From : และล าดบของผรบคนสดทายในชอง To : 4. คลกปม OK
1
2
3
4
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การใสค าขนตนจดหมายโดยอตโนมต เราสามารถใสค าขนตนจดหมายโดยอตโนมต ในขนตอนการท า Mail Merge Click ทปม Greeting Line ดงรป
1
3
4
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
เลอกค าขนตนในชอง Greeting Line Click ปม OK โปรแกรมจะแสดงค าขนตนจดหมายใหทนท
บทท 7 การก าหนดตวเลอกการตรวจพสจนเอกสาร
ในบทนจะกลาวถงการตรวจสอบการก าหนดตวเลอกการตรวจสอบค าสะกดเวลาพมพขอความในเอกสารรวมไปถงการแกไขขอความทพมพผดโดยอตโนมต ทเรยกวา Autocorrect Options และ Check Spelling การตงคาตรวจสอบค าสะกดขณะพมพ
ในการตรวจสอบค าสะกดเราสามารถตงคาการตรวจสอบค าในขณะทพมพขอความในเอกสารได โดยก าหนดจาก Tab File เลอกค าสง Option แลว Click ทรายการตวเลอก Proofing
- Click ยกเลกตวเลอก Check spelling as you type ออกไป การตรวจสอบและแกไขค าสะกดและไวยากรณ (Spelling & Grammar)
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
หลายครงทเราเองมกพมพผดหรอสะกดไมถกตองตามหลกภาษาหรอไวยากรณ ซงขณะพมพงานโปรแกรม Word จะชวยตรวจสอบสะกดค าสะกดไวยากรณใหอยตลอดเวลา (สงเกตไดจากปมแสดงสถานะในขณะทไมมขอผดพลาดจะเปนรปน….และในขณะทมขอผดพลาดกจะเปนรปน….บน Status bar) และเมอพบขอผดพลาดใดๆกตามโปรแกรม Word กจะชวยขดเสนใตหยกสแดงทแสดงวาพมพหรอสะกดผด หรอขดเสนใตหยกสเขยวทแสดงวาพมพผดหลกภาษาไทยไวใหเราเหนทนท สวนเรองการแกไขขอผดพลาดเหลานนเราสามารถท าไดไมยาก ดงน
การแกไขกรณพมพหรอสะกดผด (Correcting Spelling)
1. ลากคลมหรอคลกเมาสบนค าทมการขดเสนใตหยกสแดง
2. คลกขวาบนค านน แลวเลอกค าทถกตองจาก Shortcut ทปรากฏ
3. ทค าสง Spelling & Grammar …..ในแทบ Review กลม Proofing
ตวอยางเชน ถาตองการแกไขค าสะกดผด “watermark”ใหเปนค าทถกตองคอ “Watermark” หรอ …..
4. คลกเลอกตวอยางค าทถกตองจากในกลอง Suggestion
5. คลกปม change เพอน าค าทเลอกไวแทนทลงไป
6. คลกปม Cancel เมอเสรจสนการท างาน
การแกไขกรณทพมพผดไวยากรณ (Grammar Errors)
1. ลากคลมหรอคลกเมาสบนค าทมการขดเสนใตหยกสเขยว
2. คลกขวาบนค านน แลวเลอกค าทถกตองจาก Shortcut ทปรากฏ
ตวอยางเชน ถาตองการแกไขประโยคทใสเครองหมาย“,” ผดต าแหนง หรอ …..
4. ทค าสง Spelling & Grammar …..ในแทบ Review กลม Proofing 5. คลกเลอกตวอยางค าทถกตองจากในกลอง Suggestions :
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
6. คลกปม change เพอน าค าทเลอกไวแทนทลงไป 7. คลกปม Cancel เมอเสรจสนการท างาน
การแกไขและแทรกขอความอตโนมต (Auto Correct Option) การแกไขขอความโดยใชตวชวยของโปรแกรมอยางในหวขอทแลวอาจมขอจ ากดอยบาง อาท ค าบางค าในภาษาไทยอาจไมมในพจนานกรมของโปรแกรม หรอค าบางค าทเรามกจะพมพผดเองบอยๆเชนค าวา “อนญาต”ซงค าทถกตองจะไมมสระอ หรอค าอนๆทเวลาเราพมพเรวๆแลวมกพมพผด ปญหาเหลานนแกไขไดโดยท าใหเปนค าทถกตองโดยอตโนมต (Auto Correct) ดงน
1. คลกทแทบ File ในหนารายการHelp→ Options
2. คลกทปมค าสง AutoCorrect Options … ……..ในหนาตาง word option→ proofing
3. ในแทบ AutoCorrect ใหพมพค าทผดลงไปในชอง Replace : และพมพค าทถกตองลงไปในชอง With :
4. คลกปม Add เพอน าเขาไปเกบไวในคลงขอมล → คลกปม OK
หมายเหต นอกจากนนยงสามารถก าหนดในปม Exception ใสค าทยกเลกใหแกไขเปนค าทถกตองโดยอตโนมตไดดวย
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
บทท 8 การใชงานและจดเอกสารรวมกน
หลงจากทเราไดท าการสรางไฟลงานเอกสารจนครบถวนตามขนตอนเรยบรอยแลวเราอาจตองน าไฟลเอกสารนไปเผยแพรในทอนๆหรอน าไปใชงานรวมกบผอน กอนน าไปแจกจายเราควรจะจดการแกไขหรอลบขอมลสวนตวทตดไปกบไฟลเอกสารของเรา เชน มขอความบางสวนถกซอนเอาไว มการใสหมายเ ห ต ข อ ค ด เ ห น ห ร อ ม ร อ ง ร อ ย ก า ร ต ร ว จ ส อ บ เ น อ ห า เ ห ล า น น ก า ร บ น ท ก เ อ ก ส า ร การก าหนดคณสมบตเอกสาร และอนๆเปนตน ซงในบทนจะไดกลาวถงตอไป การแสดงมมมองเอกสารดวยวธแตกตางกน(Viewing Documents in Different Ways) มมมองในการท างานสามารถปรบเปลยนไดตามความถนดของผใชโปรแกรมเพอใหเหมาะสมกบลกษณะของงานทท า ซงแตละมมมองกมประโยชนในการใชงานทตางกนออกไป เราสามารถเปลยนมมมองไดโดย
- คลกทแทบ View→ในกลม Document Views - คลกเลอกทมมมองทตองการ (การตงคาตามปกตจะเปนมมมองแบบ Print Layout) หรอคลกเปลยนมมมองท View Shortcuts บนแถบ Status Bar ดงน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
ประโยชนของการใชงานมมมองแบบตางๆ
ในการท างานกบเอกสารนนเราควรมความจ าเปนตองเลอกมมมองใหเหมาะสมกบลกษณะของงานทท า ซงมมมองแตละแบบในโปรแกรม Word นนมประโยชนใชงานตางกนดงน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
ตารางท 1.5 แสดงรปแบบตางๆของมมมองเอกสาร (Document Views)
รปแบบมมมอง ประโยชนใชงาน
Print Layout มมมองเคาโครงเหมอนพมพ ใชส าหรบดองคประกอบตางๆ ของเอกสารเหมอนกบการพมพเอกสารนนออกมาทางเครองพมพ
Full Screen Reading
มมมองเคาโครงการอาน ใชส าหรบจดมาตราสวนเนอหาของเอกสารไปยงหนากระดาษ เพอใหไดพอดกบหนาจอโดยอตโนมตและงายตอการอาน
Web Layout มมมองเคาโครงเวบ ใชส าหรบสรางเวบเพจและสามารถเหนพนหลงขอความจะถกตดใหพอดกบหนาตาง แลพกราฟกจะถกวางในต าแหนงเดยวกบทปรากฎในเวบบราวเซอร
Outline มมมองเคาราง ใชส าหรบดโครงสรางของเอกสาร และเพอยาย คดลอก หรอจดวางขอความใหมโดยการลากจากหวเรอง
Draft มมมองทแสดงเฉพาะแตเนอหาทเปนขอความและไมแสดงรายละเอยดตางๆทไมใชเนอหา เชน หว-ทายกระดาษ เลขหนา เปนตน
แตหากตองการจะปรบเปลยนมมมองการท างานใหยอ-ขยายหนาจอเฉพาะพนทส าหรบพมพเอกสาร (Working Area) สามารถใชค าสงดงน
1. คลกทแทบ View กลม Zoom
2. คลกเลอกทค าสง Zoom (เพอปรบขนาดหนาจอเองโดยผใช) หรอ ….
3. คลกเลอกค าสง 100% (เพอปรบขนาดหนาจอใหเทากบ100%) หรอ….
4. คลกเลอกค าสงอนๆ
- One Page (เตมหนา)
- Two Page (สองหนา)
- Page Width (ปรบขนาดหนาจอใหกบความกวางของหนากระดาษ)
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
นอกจากนยงสามารถท าไดโดยใชปม Zoom Level กบปม Zoom Slider บนแถบ Status Bar ไดดงน
การบนทกไฟลในรปแบบตางๆ(Save As) ตามปกตเมอสรางงานเอกสารเสรจแลวตองบนทกเกบไวเปนไฟล ส าหรบการบนทกไฟล ครงแรกเราตองตงชอไฟลและสรรหาทจดเกบเพอใหงายตอการคนหาเมอตองน ามาใชในครงตอไป ใน Word 2013 มวธการบนทกไฟลเอกสารโดยสามารถท าไดดงน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
- คลกทแทบ File - คลกเลอกค าสง Save As 1. เลอกทตงไฟล (ตามปกตจะตงคาใหบนทกใน Documents) 2. คลกในชอง File name : เพอตงชอไฟล 3. คลกทปมหวลกศรชลงของ Save as type : เพอเลอกชนดของไฟลทตองการบนทกในหนาตางค าสง Save As 4. คลกปม New Folder 5.พมพชอโฟลเดอรใหม (ควรตงชอใหสอดคลองกบงานเอกสารทจดเกบ)
การบนทกไฟลโดยสรางโฟลเดอรใหม
เพอใหเกดความเปนระเบยบและคนหาไฟลทจดเกบงาย คลายการจดแยกเปนแฟมๆท าไดดงน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การบนทกไฟลแบบ PDF/XPS Document และการสงเอกสารออกภายนอก(Save & Send)
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
บางครงเราอาจจ าเปนตองบนทกไฟลไปใชในหลากหลายรปแบบ เชน PDF Document เพอใหสามารถน าไปใชงานแบบอานไดอยางเดยว (Read Only) หรอสงออกไปใชทาง E-Mail ซงสามารถท าไดดงน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
1. คลกทแทบ File
2. คลกทหนารายการ Save & Send
3. คลกทค าสง Create PDF/XPS Document จากนนเลอกทตงไฟลเหมอนการบนทกไฟลเอกสารตามปกตทวไป หรอ….
4. คลกทค าสง Send Using E-Mail แลวคลกเลอกรปแบบของการจดสงไฟลทาง E-Mail เชน Send as PDF
การเปดไฟลเอกสารเกา
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
ในการท างานนนอาจมความจ าเปนทจะตองเปดไฟลเอกสารเกาทเคยบนทกไวขนมาใชงานอกครง หรอเพอท าการปรบปรงแกไขเพมเตม หรอ อนๆ ทงนเราสามารถเปดไฟลเอกสารเกาขนมาไดดงน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
1. คลกทแทบ File→คลกเลอกค าสง Open
2. ในหนาตาง Open คลกเลอกไดรฟหรอโฟลเดอรทเกบเอกสาร
3. คลกเลอกชอไฟลเอกสาร
4. คลกปม Open หรอปมลกศรชลงเพอเลอกรปแบบการเปดไฟล
การเปลยนทจดเกบไฟลเอกสาร เราสามารถเปลยนคาตงตนทจดเกบเอกสาร เชน เปลยนทบนทกไฟลตงตน หรอเปลยนต าแหนงทเกบไฟลทมการกคน โดย Click Tab File เลอกทค าสง Option แลว Click ทรายการ Save ดงรป
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
- Auto Recover File Location คอ ต าแหนงทเกบไฟลกคน - Default file location คอ ต าแหนงทเกบไฟลทจะบนทก
การแสดงรายละเอยดไฟล (Document Properties)
รายละเอยดของไฟลเอกสาร คอ คณสมบตตางๆทมประโยชนส าหรบการตรวจสอบและการ
คนหาไฟลเอกสาร เชน ชอผสราง (Author) ชอเรอง (Title) ชอหวขอ (Subject)และค าส าคญ
(keyword) เปนตน รายละเอยดทงหมดจะอยในหนารายการ Info ของแทบ File และเราสามารถ
ก าหนดใหไฟลเอกสารทรายละเอยดคณสมบตไดตามตองการ โดยสามารถท าไดดงน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
1. คลกทแทบ File
2. ในหนารายการ Info ใหคลกทค าสง Properties
3. คลกเลอกค าสง Show Document Panel
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
4. ในหนาตาง Document Properties พมพหรอแกไขรายละเอยดตางๆ
5. คลกปม…..ปด เมอพมพเสรจเรยบรอย
การก าจดสทธการใชงานเอกสาร
เราสามารถจ ากดสทธการเขาใชงานไฟลเอกสารใน Microsoft Word ไดโดย Click ท Tab
Review เลอกค าสง Restrict Editing ดงรป
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
1. Click ทปม Restrict Editing
2. Click เลอกตวเลอก ….Allow only this type of editing in the document หมายถง
อนญาตใหแกอะไรไดในเอกสาร เชน อนญาตใหแกไขขอคดเหน ไดเปนตน
3. Click Start enforcement จะตงรหสผานหรอไมตงกได
การสรางเอกสารแบบใช (Templates)
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
เปนแมแบบเอกสารทโปรแกรมจดเตรยมไวให(มาพรอมกบการตดตงโปรแกรม)ใชเปนแนวทาง
ส าหรบการสรางงานเอกสารทมรปแบบเฉพาะอยาง เชน แบบฟอรมจดหมาย ประวตยอ บนทกขอความ
ใบปะหนา FAX เปนตน ซงเราสามารถน ามาแกไขหรอเพมเตมตามตองการไดภายหลง การสรางเอกสาร
แบบใช Templates สามารถท าไดโดย
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
- คลกทแทบ File ในหนารายการ New
- คลกท……..เพอเลอกรปแบบ Templates จากตวอยาง ดงภาพ
1. เลอกรปแบบไดตามตองการ (จะเหนตวอยางของรปแบบทเราเลอกทางดานขวามอ)
2. คลกท (Create)
การแทรกขอคดเหน (Comments)
Note : เราสามารถสรางเอกสารแบบใช Templates จาก
office.com แตตองเชอมตออนเทอรเนตเสยกอนแลวจงท าการดาวน
โหลดมาตดตงภายในเครอง
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
ขอคดเหน คอ ขอความบรรยายเพอใชอธบายหรอชแจงเพมเตมทใสลงไป ณ ต าแหนงใดๆใน
เอกสารทงนเพอใหเราและผใชงานคนอนๆ สามารถอานเพอการตรวจทานหรออาจใชประโยชนในแงของ
การเตอนความจ าไดอกดวย โดยเราสามารถแทรกขอคดเหนตามขนตอนดงน
1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงทตองการใสขอคดเหน
2. คลกทค าสง New Comment ในแทบ Review กลม Comment
3. พมพขอความลงไป
การแกไขขอคดเหน (Edit Comment)
การแกไขขอคดเหนสามารถท าไดงายมาก ดงน
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
1. คลกเมาสลงไปในบรเวณทเปนมารคอพบอกต าแหนง
2. พมพขอความทตองการแกไขลงไปแทนท หรอ …
3. คลกเมาสขวาทมารคอพบอกต าแหนง
4. เลอกค าสง Edit Comment
5. พมพแกไขตามตองการ
นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ
การลบขอคดเหน (Delete Comment)
การลบขอคดเหน สามารถท าไดดงน
1. ลากคลมหรอคลกเลออกต าแหนงมารคอพทตองการลบขอคดเหน
2. คลกทค าสง Delete ในแทบ Review กลม Comment
3. คลกเลอกรปแบบการลบขอคดเหน ดงน คอ
3.1 ทค าสง Delete คอ การลบขอคดเหนเฉพาะในต าแหนงมารคอพทเลอกอย
3.2 ทค าสง Delete All Comments Shown คอ การลบขอคดเหนทงหมดทแสดง
มารคอพ
3.2 ทค าสง Delete All Comment in Document คอ การลบขอคดเหนทงหมดทม
อยในไฟลเอกสาร
การซอนขอคดเหน (Show Markup)
หากเราไมตองการทจะแสดงมารคอพของต าแหนงขอคดเหน เราสามารถท าไดดงน
top related