ขั้นตอนการใช้งานโปรแกรม...

ขนตอนการใชงานโปรแกรม Peachtree

ขนตอนการลงโปรแกรมใหทาตามขนตอนดงน double click ptxt

ใหเลอก Install เพอทาการลงโปรแกรม

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

เลอก Next เพอดาเนนการ Set up ตอไป

เลอกAgree เพอยอมรบขอตกลง และเลอก Next เพอดาเนนการ Set up ตอไป

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

เลอก OK เพอดาเนนการ Set up ตอไป

เลอก OK เพอดาเนนการ Set up ตอไป

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

เลอก Yes เลอก Next เพอดาเนนการ Set up ตอไป

โปรแกรมจะทาการสรางไฟลในการจดเกบขอมลให ถาไมตองการจดเกบตามทโปรแกรม

กาหนดใหเลอก Browse และเลอกไฟลทเกบขอมลใหม และเลอก Next เพอดาเนนการ Set up ตอไป

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

เลอก Next เพอดาเนนการ Set up ตอไป

เลอก Install เพอดาเนนการ Set up ตอไป

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาจอแสดงความคบหนาการ Set Up

หนาจอแสดงการเสรจสนการ Set Up ใหคลก / ท Start Peachtree Accounting และเลอก

Finish

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หลงจากทาการ set up โปรแกรมเสรจเรยบรอยแลวโปรแกรมจะมหนาตาง ในการสรางบรษทหรอ

เปดบรษทตวอยางทโปรแกรมเตรยมไวใหผใชงานไดเลอก ถาตองการศกษาฐานขอมลของบรษทตวอยางให

เลอก Open an existing compan แตถาตองการใชงานบรษทของตวเองใหทาการสรางบรษทใหมโดยเลอก

Create a new company

หนาตางการสรางบรษทใหมใหเลอก Create a new company

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตาง Create a New Company คอจะมรายละเอยดแจงในสวนทจะตองกรอกรายละเอยดขอมล

อะไรบางใหเลอก Next

หนาตางใสขอมลรายละเอยดของบรษท ใหระบชอ ทอย ประเภทธรกจ และขอมลตางๆท

โปรแกรมไดระบใหกรอก แตจดทสาคญทจะขาดไมไดคอ ขอมลทไดม * หนาจาเปนจะตองกรอก สวน

รายละเอยดอนไมกรอกใหครบกได

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตางการเลอก Set การสรางรปแบบบรษทใหเลอก 5 รปแบบ ในทนจะใหมการสรางผงบญช

และขอมลตางๆ ของบรษทใหมทงหมด ใหเลอก Build your own chart of accounts

หนาตางการสรางผงบญช ใหเลอก Yes, I would like to use account masking.

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตางการเลอกวธเกณฑการบนทกบญช ใหเลอก Accrual คอเกณฑคงคาง

หนาตางการเลอกการ Post บญช ใหเลอกเปนแบบ Real Time คอ Post ตอนการEnter or Save

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตางการเลอกโครงสรางงวดบญช ใหเลอก 12 monthly accounting periods per year คอ 12

เดอน เปน1 งวดบญชตอ 1 ป

หนาตางใหเลอกเดอนแรกของงวดบญชในระยะเวลา 1 ป ใหเลอกเปน January 2009 คอเดอน

มกราคม ป 2009

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตางการยนยนการสรางบรษทใหม ใหเลอก Finish คอเสรจสนในการสรางบรษท

หนาตางโปรแกรมการใชงาน หนาแรกทเปนหนาหลกของโปรแกรม Peactree ซงสงเกตดานบนจะ

เปนชอบรษททเราไดทาการสรางแสดงอย

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

ขนตอนการสรางผงบญช ใหเลอก Company ทเปน Buttomดานซายมอ เลอกChart of Accounts -->

New Account

หนาจอการสรางผงบญชมรายละเอยดใหกรอกรายละเอยดดงน

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

*Account ID: ใหกรอกรหสบญช

Description: ใหกรอกชอบญช

*Account Type: ใหกรอกประเภทบญช

รายละเอยดขอมลของประเภทบญชมดงน

- Accounts Payable เจาหนการคา

- Accounts Receivable ลกหนการคา

- Accumulated Depreciation คาเสอมราคาสะสมของสนทรพย

- Cash เงนสด,เงนฝากธนาคาร

- Cost of Sales ตนทนขาย

- Equity-doesn’t close ทนทมการเปลยนแปลง

- Equity-gets closed ทนทไมมการเปลยนแปลง

- Equity-Retained Earnings กาไรขาดทนสะสม

- Expenses คาใชจาย

- Fixed Assets สนทรพยถาวร

- Income รายได

- Inventory สนคา

- Long Term Liabilities หนสนระยะยาว

- Other Assets สนทรพยอน

- Other Current Assets สนทรพยหมนเวยนอน

- Other Current Liabilities หนสนหมนเวยนอน

- Payable Retainage เจาหนสะสม

- Receivable Retainage ลกหนสะสม

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

ขนตอนการสรางภาษ ใหเลอก Customer & Sales ทเปน Buttomดานซายมอ เลอก Sales Taxes

หนาตางการสราง Sales Taxes ใหเลอก Set up a new Sales Tax และเลอก Next

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตางการ Set Up Sales Tax จะมการถามวาจะมการสรางอตราภาษท งหมดกอตรา และการ

เปลยนแปลงอตราภาษ เปนก % ใหใส%หรอไมใสกได แตสงทตองใสคอชอง * ถามวาจะสรางอตราภาษ

ทงหมดกอตรา ใหเราเลอกใสตวเลขตามจานวนภาษทงหมดทเราตองการสราง และเลอก Next

หนาตางการเพม Tax Agency ใหกรอกรายละเอยดตางๆ ดงน

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

*Sales tax agency ID : ใหกรอกรหสของภาษทเราสราง

Sales tax agency name : ใหกรอกชอภาษทเราสรางใหม

Which vendor do you send the taxes you’ve collected to? : กรอกชอเจาหนทจะทาการสงภาษ

*How are Sales taxes calculated for this agency? : ใหคานวณภาษอยางไร เลอก by single rate

*Rate : ใหกรอกอตราภาษ

*Select an account to track sales taxes : เลอกบญชภาษ

เลอก Next

หนาตางการปอน Sale Tax ใหกรอกรายละเอยดดงน

*Seles tax ID : ใหกรอกรหสภาษ

Sales tax name : ใหกรอกชอภาษ

Do you change sales taxes of freight? : ตองการเปลยนภาษหรอไม ตอบ No

เมอ ทาการกรอกขอมลเสรจเรยบรอยแลวใหเลอก Finish โปรแกรมจะทาการ Save ภาษให

จากนนโปรแกรมจะแสดงหนาจอถามวาตองการทาการสรางภาษอกหรอไมถาตองการสรางภาษใหมใหทา

ตามขนตอนการสรางภาษตามขนตอนดานบน โดยเลอก Set up a new sales tax แตถาไมตองการสรางให

เลอก Close the sales tax wizard และเลอก Finish

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

ขนตอนการสรางสนคา ใหเลอก Inventory & Services ทเปน Buttom ดานซายมอ เลอก Inventory -->

Items

หนาตางแสดงรายละเอยดการสรางขอมลสนคา ตองกรอกรายละเอยดดงน

Item ID : รหสสนคา

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

Description : ชอสนคา

Price Level 1 : ราคาขาย

Last Unit Cost : ตนทนตอสนคาครงหลงสด

Cost Method : รปแบบการคดตนทน

Stocking U/M : หนวยนบ

GL Sales Acct : บญชทเชอมการบนทกบญชสาหรบบญชขาย

GL Inventory Acct : บญชทเชอมการบนทกบญชสาหรบบญชสนคา

GL Cost of sale Acct : บญชทเชอมการบนทกบญชสาหรบบญชตนทนขาย

ขนตอนการสรางเจาหนการคา ใหเลอก Vendors & Purchases ทเปน Buttom ดานซายมอ เลอก Vendors -->

New vendor

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตางการ

กรอกขอมลเจาหนการคา ใหกรอกรายละเอยดดงน

*Vendor ID : รหสเจาหน

Name : ชอเจาหน

Contact : ชอผตดตอ

Account Number : รหสบญชเจาหนการคา

Mailing Address : ทอย

*Expense Account : บญชทจายคอเจาหนการคา

Telephone : เบอรโทรศพท

Fax : เบอรโทรสาร

E-mail : ชอ E-mail

เมอปอนขอมลเรยบรอยแลว ใหเลอก Save

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

ขนตอนการสรางลกหนการคา ใหเลอก Customers & Sales ท เปน Buttom ดานซายมอ เลอก

Customer --> New Customer

หนาตางการกรอกรายละเอยดขอมลลกหนการคา ใหกรอกรายละเอยดดงน

General

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

*Custormer ID : รหสลกหน

Name : ชอลกหน

Contact : ชอผตดตอ

Account Number : รหสบญชเจาหนการคา

Mailing Address : ทอย

Sales Tax ภาษ

Telephone : เบอรโทรศพท

Fax : เบอรโทรสาร

E-mail : ชอ E-mail

Sales Info

*GL Sales Account : กรอกรหสบญชเชอมกบลกหนการคา

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

Paymen

t & Credit

ในสวนของ Terms and Credit ใหเลอก Customize terms for this customer เลอก Due in number of

days --> Net due in …. Days ใสจานวนวนทให Credit ลกคา-->Use discounts

Discount in….. days ใสจานวนวนในการใหสวนลด

Discount Percent :…..ใสเปอรเซนตของสวนลด --> เมอปอนขอมลเรยบรอยแลวใหเลอก Save

ขนตอนการบนทกรายการในสมดรายวนทวไป ใหเลอก Company --> General Journal Entry

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตางการกรอกขอมลในสมดรายวนทวไปใหกรอกขอมลตางๆ ดงน

Date : วนท

Reference : อางอง

GL Account : รหสบญช

Description : รายละเอยด

Debit : ยอดเงนดานเดบต

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

Credit : ยอดเงนดานเครดต

เมอทาการกรอกขอมลครบเรยบรอยแลวใหกด Save

ขนตอนการซอสนคา ใหเลอก Vendors & Purchases ทเปน Buttom ดานซายมอ เลอก Purchases

Orders --> New Purchases Orders

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตางการกรอกขอมลใบ Purchase Orders ใหกรอกขอมลรายละเอยดดงน

Vendor ID : เลอกเจาหนการคา

Date : วนททาการสงซอ

PO No : เลขทใบสงซอ

Drop ship : คลก /

Quantity : จานวนทซอ

Item : รหสสนคา

U/M : หนวยนบ (โปรแกรมจะแสดงอตโนมตเมอเลอก Item)

Description : รายละเอยดสนคา(โปรแกรมจะแสดงอตโนมตเมอเลอก Item)

GL Account : รหสบญชเชอมบญชสนคาตามทกาหนดไวทฐานขอมลสนคา(โปรแกรมจะแสดง

อตโนมตเมอเลอก Item)

Unit Price : ราคาตนทนซอ(โปรแกรมจะแสดงอตโนมตเมอเลอก Item)

Amount : จานวนเงนทตองจาย (โปรแกรมจะแสดงอตโนมตเมอเลอก Itemและ Quantity)

เมอกรอกขอมลตางๆ เรยบรอยแลวใหเลอก save เพอบนทกขอมล

ขนตอนตอไปคอการรบบลใบแจงหนการรบสนคา เลอก Enter Bill --> New Bill

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตางการกรอกรายละเอยดใบรบสนคา Receive Inventory มรายละเอยดดงน

Vendor ID : ใหเลอกรหสเจาหนททาการซอสนคา

Date : ปอนวนทททาการรบสนคา

Invoice No : ใสเลข Invoice

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

Drop Ship : คลก /

Apply to Purchase Order No: เลอกรหสใบ Purchase Order ทไดทาการสงซอใหตรงกน

จากน นโปรแกรมจะแสดงรายละเอยดสนคาทไดทาการสงซอไปใหเรากรอกจานวนสนคาท

ตองการรบในชอง Received หลงจากนนโปรแกรมจะทาการคานวณยอดเงนใหโดยอตโนมต เมอตรวจสอบ

รายละเอยดวาถกตองเรยบรอยแลวใหเลอก Save เพอบนทกขอมล

ขนตอนตอไปคอการจายเงนคาสนคา เลอก Pay Bill --> Pay Bill

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตางกรอกรายละเอยดการจายเงน ใหกรอกรายละเอยดดงน

Vendor ID : รหสเจาหนทจะทาการจายเงน

Date : วนทจายเงน

Cash Account เลอกบญชการจายเงนวาจะจายเปนอะไร

โปรแกรมจะแสดงรายละเอยดของเจาหนคนทเลอก โดยมรายละเอยดเลขท Invoice วนททครบ

กาหนด ยอดเงนทตองชาระ เมอตรวจสอบรายละเอยดวาครบถวนถกตองแลวใหคลก / ทชอง Pay จากนน

เลอก Save เพอทาการบนทกขอมล ขนตอนการซอกดาเนนการครบขนตอนเรยบรอยแลว

การซอเปนเงนสดใหเลอกท Enter Bills

ขนตอนการกรอกรายละเอยดขอมลตางๆ มขนตอนเหมอนกบการซอเงนเชอแตจะตางกนตรงการ

เลอกเชอมบญช A/P Account เลอกเปนรหสบญชเงนสด แตถาเปนการซอเชอจะถกกาหนดตงแตการตง

เจาหนแลว

Vee

rakij N

PRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

ขนตอนการกรอกรายละเอยดขอมลตางๆ มขนตอนเหมอนกบการซอเงนเชอแตจะตางกนตรงการ

เลอกเชอมบญช A/P Account เลอกเปนรหสบญชเงนสด

ขน ต อ น การขายส น คา ให เลอก Custormers & Sales ท เป น Buttom ดาน ซ าย ม อ เลอก Quotes and

Proposales --> New Quotes

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตางใบเสนอราคา มรายละเอยดใหกรอกขอมลดงน

Customer ID : รหสลกคา

Date : วนทออกใบเสนอราคา

Quote No : เลขทใบเสนอราคา

Drop Ship : คลก /

Quantity : จานวนสงซอ

Item : เลอกสนคา

U/M : หนวยนบ

Description : รายละเอยดสนคา

Unit Price : ราคาขายสนคา

Tax : ภาษ

Amount : จานวนเงนทงหมด

เมอกรอกขอมลครบถวนแลว ใหเลอก Save เพอบนทกขอมล

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

ขนตอนตอไปคอการออกใบสงขาย เลอก Sales Order --> New Sales Order

หนาตางการกรอกรายละเอยดใบ Sales Orders ใหกรอกรายละเอยดดงน

Customer ID : ใสรหสลกคา

Date : วนททออก So

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

SO No : เลขทใบ So

Drop Ship : คลก /

Quantity : จานวนทขาย

Item : รหสสนคา

U/M : หนวยนบ

Description : รายละเอยดสนคา

Unit Price : ราคาขาย

Tax : ภาษ

Amount : จานวนเงนทงหมด

เมอทาการตรวจสอบขอมลและกรอกครบถวนแลวใหเลอก Save เพอบนทกขอมล

ขนตอนตอไปคอการออกใบสงของ/ใบแจงหน เลอก Sales Invoices --> New Sales Invoices

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตางแสดงรายละเอยดใหกรอกใบสงของมรายละเอยดใหกรอกดงตอไปน

Customer ID : ใสรหสลกคา

Date : วนททออก So

Invoice No : เลขทใบ So

Drop Ship : คลก /

Apply to Sales Order No: อางองใบ SO ทออกไปกอนหนาน

Shipped : จานวนทขาย

Item : รหสสนคา (โปรแกรมจะดงขอมลของลกหนจากใบ SO ททาการออกไป)

U/M : หนวยนบ (โปรแกรมจะดงขอมลของลกหนจากใบ SO ททาการออกไป)

Description : รายละเอยดสนคา (โปรแกรมจะดงขอมลของลกหนจากใบ SO ททาการออกไป)

Unit Price : ราคาขาย (โปรแกรมจะดงขอมลของลกหนจากใบ SO ททาการออกไป)

Tax : ภาษ (โปรแกรมจะดงขอมลของลกหนจากใบ SO ททาการออกไป)

Amount : จานวนเงนทงหมด (โปรแกรมจะดงขอมลของลกหนจากใบ SO ททาการออกไป)

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

ขนตอนตอไปคอการรบเงนจากลกหน เลอก Receive Money --> Receive Money from Customer

หนาตางแสดงการรบเงนจากลกคา ใหกรอกรายละเอยดดงน

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

Customer ID : ใสรหสลกคา Date : วนทรบเงน

Reference : เลขทใบ Invoice

Cash Account : เลอกบญชทรบเงนเขาอาจจะเปนเงนสด, เงนฝากธนาคาร

Payment Method: เลอกวารบเงนเปน เงนสด หรอ เชค

Invoice : เลขทใบ Invoice (เมอใสเลขทอางองจาก Referenceโปรแกรมจะดงขอมลของ

ลกหนจากใบ Invoice ททาการออกไป)

Date Due : วนททครบกาหนด (โปรแกรมคานวณใหอตโนมต)

Amount Due : จานวนเงนทงหมด (โปรแกรมคานวณใหอตโนมต)

Discount : สวนลด(โปรแกรมคานวณใหอตโนมต)

Amount Paid : จานวนเงนทจายจรง(โปรแกรมคานวณใหอตโนมต) Pay : คลก /

เมอทาการกรอกขอมลเรยบรอยแลวใหเลอก Save เพอทาการบนทกขอมล

หนาตางแสดงการใหเชอมบญช discount เมอตองการเชอมบญชใหเลอก OK

ใหใสรหสบญชในชอง Account No. เพอเชอมบญช Discounts Taken คอสวนลดจายในตวอยางน

จะตดจากบญชขาย

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

ขนตอนการออก Report ใหเลอก Company --> Report

หนาตางแสดงการใหเลอกงบทตองการดรายงาน ในการเลอกงบทดลองใหเราเลอก General Ledger

--> General Ledger Trial Balance

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตางการ Set คาตางๆ ในการแสดงขอมลในรายงาน ใหเราสามารถเลอกไดตามตองการในทน

ตองการใหงบแสดงตวเลขภายใน 1 ป สามารถ Set คาดงน คอ เมอเลอกงบทดลองแลวจะมหนาตาง รายงาน

แสดงใหเราเลอก Option ทเมนดานบนจะปรากฎหนาตางการ Set คาดงกลาวใหเลอก As of : เปน Period 12

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly

หนาตาง Report ของงบทดลอง

V

eerak

ij NPRU

peac

htree

trial

for st

uden

ts on

ly