คู่มือการใช้งาน...

คมอการใชงาน ระบบจดหมายอเลกทรอนกส (e-mail) ส านกงานเลขาธการสภาผแทนราษฎร

กลมงานบรหารระบบเครอขายคอมพวเตอร ส านกสารสนเทศ

สารบญ

บทท 1 ระบบไปรษณยอเลกทรอนกส

1.1 เขาสระบบ 1-2 1.2 ก าหนดคา Options (Preferences) 1-3 1.3 เมนการใชงาน 1-5 1.4 ออกจากระบบ 1-6

บทท 2 องคประกอบระบบไปรษณยอเลกทรอนกส

2.1 ความรพนฐานเกยวกบไปรษณยอเลกทรอนกส 2-2 2.2 หนาหลกของไปรษณยอเลกทรอนกส 2-2 2.3 เมนการใชงานไปรษณยอเลกทรอนกส 2-6 2.4 การสรางไปรษณยอเลกทรอนกสใหม 2-10

บทท 3 การใชงานระบบไปรษณยอเลกทรอนกส

3.1 การลบไปรษณยอเลกทรอนกส 3-2 3.2 การคนหาไปรษณยอเลกทรอนกส 3-3 3.3 การรบสงเอกสารแนบ 3-5 3.4 กลองไปรษณยอเลกทรอนกส 3-8 3.5 ระบบกรองไปรษณยอเลกทรอนกสขยะ 3-13 3.6 การสรางขอความแนบทายไปรษณยอเลกทรอนกส(Signature) 3-17

บทท 4 การใชงานสมดรายนาม (Address Book)

4.1 เขาสระบบสมดรายนาม 4-2 4.2 การเพมรายชอเขาไปยงสมดรายนาม 4-2 4.3 การเปดรายชอในสมดรายนาม 4-3 4.4 การลบขอมลจากสมดรายนาม 4-4 4.5 การแกไขขอมล 4-4 4.6 การน าเขาขอมลจากแหลงอนสสมดรายนาม 4-5 4.7 การใชงานสมดรายนามควบคกบระบบไปรษณยอเลกทรอนกส 4-6 4.8 การคนหารายชอจากสมดรายนาม 4-9

บทท 5 ขอมลสวนบคคล (My Account)

5.1 แฟมขอมล 5-2 5.2 การเปลยนรหสลบ 5-4

บทท 6 ระบบองคกร (Organization)

6.1 ระบบปฎทนนดหมาย 6-2 6.2 การแสดงผลของปฎทนนดหมาย 6-3 6.3 การเพมรายการนดหมาย 6-6 6.4 การสงนดหมายเชญ (Calendar Event Invitations) 6-8 6.5 ระบบภารกจ (Task) 6-9 6.6 ระบบบนทก (Notes) 6-12

1-1

บทท 1 ระบบไปรษณยอเลกทรอนกส

สารบญ หนา 1.1 เขาสระบบ 1-2 1.2 ก าหนดคา Options (Preferences) 1-3 1.3 เมนการใชงาน 1-5 1.4 ออกจากระบบ 1-6

1-2

1.1 เขาสระบบ

ระบบไปรษณยอเลกทรอนกส ใหบรการแกบคลากรภายใน การใชงานสามารถใชงานผาน Browser เชน Internet Explorer (IE) หรอ Firefox โดยจะตองม User Name และ Password ในการเขาสระบบ การเขาสระบบนนจะตองผานการ Login กอนเสมอ ระบบจะไมอนญาตใหบคคลทวไปเขาใชงานได การเขาสระบบสามารถเขาไดโดยผานหนาจอดงรป

เมอเขาสหนาจอการเขาสระบบ ใหใสขอมล ดงตอไปน

o User Name คอรหสผใชงานซงจะเปนสวนหนงของ E-Mail เชนหากม E-Mail เปน tom@linux.co.th รหสผใชงานจะเปน tom

o Password คอรหสลบเพอเขาสระบบ ผใชงานจะไดรบรหสลบจากผดแลระบบในเบองตน หลงจากทท าการ Login เขาสระบบ ผใชงานสามารถเปลยนรหสลบไดเองในภายหลง

1-3

1.2 การก าหนดคา (Options)

ระบบอนญาตใหผใชงานสามารถก าหนด รปแบบการใชงาน ไดโดยตวเอง เพอใหเหมาะสมกบความตองการสวนบคคลของแตละคน ทงนสามารถก าหนดทงรปแบบบทวไป และ ก าหนดรแบบเฉพาะโปรแกรมได

ในการปรบเปลยนคณสมบตการใชงาน สามารถท าไดโดยไปยงโปรแกรมท

ตองการใชงาน แลวเลอกปม ในดานบนของเมนการใชงาน นอกจากนสามารถก าหนดคาตดตงคากลางของระบบโดยใชปม ทอยในเมนดานซายของหนาจอ

เมออยในหนาจอของการก าหนดคา จะปรากฏ เมนยอยทแสดงการปรบเปลยนคาใหกดทตวอกษรตวหนา ดงตวหนาหนาจอการก าหนดคาของไปรษณยอเลกทรอนกส

กดทรายการเพอก าหนดคา

1-4

ในการณทเขาใชงานครงแรก ทานอาจก าหนดคาเบองตน โดยแกไขสวน ขอมลสวนตว ( Personal Information) ในสวนนจะเปนการปรบเปลยน ชอสกล ไปรษณยทใหตอบกลบ และ กลองจดหมายสงออก(sent-mail folder), หรอสวนของ สมดรายนาม(Address Books) ในสวนของการสบคนชอในสมดรายนาม, และสวนของการแสดงผล (Display Options) โดยอาจปรบเปลยนรปแบบการจดเรยงขอมล จ านวนขอมลทจะแสดงผลในแตละหนา รปแบบสในการแสดงผล

กดทรายการเพอก าหนดคา

1-5

1.3 เมนการใชงานของระบบ

เมนการใชงานจะอยดานซายของหนาจอ โดยสามารถยอขยายเมนการใชงานได โดยกดปมเครองหมายบวกในชอง เพอขยายเมนและกดปม เพอยบไมแสดงเมนยอย โดย Browser จะตองสนบสนนการแสดงผลแบบทนท (Dynamic web pages)

การใชงานในสวนของโปรแกรมแตละตว ท าไดโดยกดปมตรงตวอกษร ตวอยางใช หากตองการใชงานระบบ จดหมาย (Mail) ใหกดตรงอกษร ระบบจะเขาสสวนของ จดหมาย (Mail) ดานขวามอของหนาจอ

ระบบจะท าการบนทก Session การท างานของทานโดยอตโนมต และไมอนญาตใหท าการกดปม ยอนหลง (Back) หรอ ไป ขางหนา (Forward) ไดทงนเปนการปองกน บคคลอนเขามาใชเครองคอมพวเตอรของทานแลวกดยอนหลง หลงจากททาน ออกจากระบบ (Logout) ออกจากระบบแลว

กดปม + เพอขยายเมน

กดปม - เพอยบเมน

1-6

1.4 การออกจากระบบ (Logout)

ผใชงานจะตองท าการ ออกจากระบบ ทกครงทเสรจสนการใชงานทงนเปนการปองกนผอนมาใชงาน และเปนการปองกนขอมลของทาน การออกจากระบบท าไดโดยกดปม ซงอยในดานซายของหนาจอ

ในกรณททานเขาสระบบและคางหนาจอการใชงานไวเกนกวาเวลาทระบบก าหนด ระบบจะตดการสอสารออกโดยอตโนมต และใหผใชงานท าการ เขาสระบบ (Login) เขาสระบบใหม ทงนเปนการชวยปองกนผงานทอาจลม ออกจากระบบหลงจากใชงานเสรจแลว

นอกจากน การปดหนาจอของ Browser ลงหลงจากใชงานระบบไปรษณยอเลกทรอนกสเสรจสน จะเปนการเพมความปลอดภยในการใชงานสงขน

ออกจากระบบ ทกครงหลงจากเสรจสนการใชงาน

ปด Browser เพอเพมความปลอดภยทสงขน

2-1

บทท 2 องคประกอบระบบไปรษณยอเลกทรอนกส

สารบญ หนา 2.1 ความรพนฐานเกยวกบไปรษณยอเลกทรอนกส 2-2 2.2 หนาหลกของไปรษณยอเลกทรอนกส 2-2 2.3 เมนการใชงานไปรษณยอเลกทรอนกส 2-6 2.4 การสรางไปรษณยอเลกทรอนกสใหม 2-10

2-2

2.1 ความรพนฐานเกยวกบไปรษณยอเลกทรอนกส

ไปรษณยอเลกทรอนกสเปนเครองมอส าหรบตดตอสอสารจากเครองคอมพวเตอรจากเครองหนง ไปสอกเครองหนง ผานทางระบบ Internet โดยสามารถตดตอไดทวโลก ระบบดงกลาวมสะดวกรวดเรว และเปนทนยมเปนอยางสงในปจจบน

ระบบไปรษณยอเลกทรอนกสกรมทางหลวง เปนระบบจดหมายทใหบรการในสวนของเวบเมล

2.2 หนาหลกของระบบไปรษณยอเลกทรอนกส

เมอเขาสระบบไปรษณยอเลกทรอนกสระบบจะแสดงหนาจอของเมล ในสวนของ หนาหลก หนาดงกลาวจะแสดงรายการไปรษณยอเลกทรอนกสโดยจะแสดงในสวนของ วนเวลาทสงเมล ผสง หวขอไปรษณยอเลกทรอนกสและ ขนาดของไปรษณยอเลกทรอนกสไปรษณยอเลกทรอนกสจะถกจดเรยงตามล าดบเวลาทไปรษณยอเลกทรอนกสมาถง ทงนสามารถปรบเปลยนการจดเรยงได โดยอาจจดเรยงตามหวขอไปรษณยอเลกทรอนกสในกรณทปรมาณไปรษณยอเลกทรอนกสมมาก ระบบจะท าการแบงการแสดงออกเปนหนาละ 20 ฉบบ และจะแสดงหนาแรกเสมอ โดยจะแสดงจดหมายทยงไมไดอาน การเปลยนหนา สามารถท าไดโดยกดปมทอยดานขวาของหนาจอ

กดปม Refresh เพอตรวจสอบเมลใหม

กดตรงตวอกษรหวขอ Subject เพออานเนอความไปรษณยอเลกทรอนกส กดตรงตวชอผสง เพอสง

ไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงบคคลดงกลาว

2-3

การจดเรยงไปรษณยอเลกทรอนกส

การจดเรยงไปรษณยอเลกทรอนกสสามารถจดเรยงไดหลายรปแบบ เชน จดเรยงตามชอผสง หวขอไปรษณยอเลกทรอนกสขนาดของไปรษณยอเลกทรอนกส(ในกรณทตองการลบไปรษณยอเลกทรอนกสทมขนาดใหญ) และจดเรยงแบบความสมพนธ (Thread) วธการจดเรยงท าไดโดยการกดทหวขอในแตละแถว เมอกดการจดเรยงทหวขอการแสดงผลแลว ระบบจะท าการเปลยนสเพอใหเหนวาระบบไดท างานตามค าสงแลว การจดเรยงสามารถ ปรบเปลยนลกษณะการจดเรยงแบบมากไปนอย และ นอยไปมาก โดยกดทปม หมายถงการจดเรยงจากนอยไปมาก และกดปม ส าหรบการจดเรยงจากมากไปนอย ตวอยางเชน หากเราใหจดเรยงหวขอวนท (Date) เราสามารถเปลยนการจดเรยงแบบ เอาวนทลาสดขนกอน หรอ เอาวนทหลงสด ใหแสดงกอนได

ในบางครงผใชอาจไดรบไปรษณยอเลกทรอนกสหลายฉบบทเปนการตอบไปรษณยอเลกทรอนกสจากฉบบกอนหนา ลกษณะของไปรษณยอเลกทรอนกสทเปนการตอบไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบเกาจะเรยกวา Thread (จดกลมเมลทเกยวของ ) โดยวธการอานไปรษณยอเลกทรอนกสแบบ Thread น จะท าใหเราสามารถรวมไปรษณยอเลกทรอนกสทเปนการโตตอบไปรษณยอเลกทรอนกสเรองเดยวกน ท าใหงายตอการท าความเขาใจเนอหายอยหลง และไมจ าเปนตองเปดไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบอน ๆ เพอเปนการประหยดเวลา และงายตอการตอบไปรษณยอเลกทรอนกสนน ๆ

การปรบเปลยนการแสดงผลสามารถท าไดโดยใชค าสง ก ำหนดคำ ระบบจะท าการบนทการเปลยนแปลง และจดเกบขอมลไวในฐานขอมล เมอท าการ ออกจากระบบและท าการเขาระบบ อกครงหนง ระบบจะท าการดงขอมลทไดบนทกไวในฐานขอมลมา และท าการแสดงผลตามทจดแกไขไวในครงหลงสด

2-4

สถานะของไปรษณยอเลกทรอนกส

สถานะของไปรษณยอเลกทรอนกสจะแสดงโดยรปภาพ ทอยดานซายของหนาจอ กลองหลก โดยจะมสถานะกบในแตละไปรษณยอเลกทรอนกสนอกจากนสถานะอาจแสดงดวยสทแตกตางกนออกไป โดยสถานะของไปรษณยอเลกทรอนกสมดงตอไปน

รป ส สถานะ

น าเงน Unseen (new) message: ไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวยงไมไดเปดอาน

(ไมแสดง) ขาว Seen message: ไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวไดเปดอานแลว

เขยว Answered message: ไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวไดเปดอานและมการตอบกลบไปแลว

ชมพ Important message: ไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวเปนไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบส าคญ ตองตดตาม

เขยวเขม Deleted message: ไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวมการเลอกเพอทจะท าการลบออกจากระบบ

Personal: ไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวมการระบบผรบเปนทานโดยตรง

Draft message: ไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวยงเขยนไมเสรจ ซงจะเขยนตอภายหลง

2-5

การตงคาสถานะของไปรษณยอเลกทรอนกส

1. กดปม (Checkbox) ทอยดานซาย 2. เลอกเมน ก าหนดเปน ระบบจะแสดงสถานะตางๆ ใหเลอก

ตรวจสอบไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบใหม

การตรวจสอบไปรษณยอเลกทรอนกสใหมสามารถท าไดโดยวธการดงตอไปน

กดปม Refresh ซงอยดานบนของแสดงรายการไปรษณยอเลกทรอนกส

ใชปม Reload หรอ Refresh ของ Browser ก าหนดคาใหโปรแกรมท าการตรวจสอบไปรษณยอเลกทรอนกสใหมโดย

อตโนมตตามระยะเวลาทก าหนด

กดปม Refresh เพอตรวจสอบจดหมายใหม

1. กดปม Checkbox

2. เลอกรายการ

2-6

การอานไปรษณยอเลกทรอนกส

การเปดอานไปรษณยอเลกทรอนกสสามารถท าไดโดยการกดตรงหวขอไปรษณยอเลกทรอนกสระบบจะท าการสรางหนาตางของไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวขนมา

2.3 เมนการใชงานไปรษณยอเลกทรอนกส

การแสดงไปรษณยอเลกทรอนกส

เมอเขาสหนาจอการอานไปรษณยอเลกทรอนกสทานสามารถกดปมเลอนไปรษณยอเลกทรอนกส ซงอยดานมมบนขวามอของหนาจอเพอเลอนไปยงไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบอน ๆ หากตองการกลบไปยงหนา Inbox กใหกดตรงค าสง กลบไปยง Inbox

กดเพอลบจดหมาย

ตอบไปรษณยอเลกทรอนกส, สงไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงบคคอน

เพมรายชอเขาสไปรษณยอเลกทรอนกสตองหาม (Blacklist)

พมพไปรษณยอเลกทรอนกสทางเครองพมพ

ดตนฉบบของจดหมายอเลกทรอนกส

2-7

การตอบไปรษณยอเลกทรอนกส

การตอบไปรษณยอเลกทรอนกสท าไดโดยการกดทค าสง ตอบ( Reply)t ในสวนบนของเนอความไปรษณยอเลกทรอนกส

-เฉพาะผสง(To Sender) หมายถงตอบไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงผสงเพยงคนเดยว

-สงทกคน(To All) หมายถงตอบไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงผเกยวของกบ ไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาวทกคน

เมอมการตอบไปรษณยอเลกทรอนกสระบบจะท าการเปดหนาตาง Windows ใหมพรอมทงระบผรบใหโดยอตโนมต นอกจากนระบบจะท าการแนบไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบเดม พรอมหวขอไปรษณยอเลกทรอนกสเกา ใหท าการพพมขอความไปรษณยอเลกทรอนกสเพมเขาไปในไปรษณยอเลกทรอนกสเมอเสรจแลวใหกดค าสง สงจดหมาย ( Send Message) ระบบจะท าการตอบไปรษณยอเลกทรอนกสกลบไปยงผสงขางตน รายละเอยดการสงไปรษณยอเลกทรอนกสเพมเตมใหดสวนของ การเขยนจดหมาย ในบทถดไป

การสงตอไปรษณยอเลกทรอนกส

การสงไปรษณยอเลกทรอนกสตอไปยงบคคลอนสามารถท าไดโดยการกดทค าสง สงตอ (Forward) ซงอยดานบนของเนอความไปรษณยอเลกทรอนกส

-ทงฉบบ(Entire Message) หมายถงสงตอไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงผอนทงฉบบ

-ตวจดหมาย (Body Test Only) หมายถงสงตอไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงผอนเฉพาะตวจดหมายเทานน

-ตวจดหมายพรอมเอกสารแนบ (Body Test with Attachments) หมายถงสงตอไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงผอนเฉพาะตวจดหมายและเอกสารแนบ

2-8

เมอเลอกตวเลอกขางตน ระบบจะเปดหนาตางใหม พรอมแนบเนอความของไปรษณยอเลกทรอนกสตามตวเลอก ทานเพยงระบ E-Mail ของผรบ จากนนใหกดปม สงจดหมาย (Send Message) เพอท าการสงตอไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาว

การลบไปรษณยอเลกทรอนกส

การลบไปรษณยอเลกทรอนกสท าไดโดยการกดค าสง ลบ ตรงดานบนของขอความไปรษณยอเลกทรอนกสการลบดงกลาว จะไมเปนการลบในทนท ทงนจะเปนการหมายเหตวาไดเลอกไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาวเพอท าการลบ การลบไปรษณยอเลกทรอนกสแบบถาวรจะตองท าการ Purge อกครงหนงระบบจะท าการลบไปรษณยอเลกทรอนกสออกจากระบบ

เราสามารถเลอกวธการลบไปรษณยอเลกทรอนกสได 2 วธการคอ แบบ ลบออกจากระบบ หรอ แบบ ถงขยะ (Trash)

รปแบบ การลบออกจากระบบ ในกรณทก าหนดในหนาจอของ การก าหนดคา(Options) ในสวนของการลบและการยาย (Deleting and Moving Messages) และไมเลอกในชอง เมอลบจดหมาย ,จะยายจดหมายเหลานนไปยงกลองขยะของคณแทนการท าเครองหมายลบจดหมาย

ไปรษณยอเลกทรอนกสจะถกหมายเหตไววาไดท าการลบแลว แตยงไมไดท าการลบไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาวออกจากระบบ จนกวาจะท าการ ไปรษณยอเลกทรอนกสเสยกอน ไปรษณยอเลกทรอนกสทท าการลบแตยงไมได ระบบจะแสดงไปรษณยอเลกทรอนกสโดยมเสนขดกลางหวไปรษณยอเลกทรอนกส

เลอกเมอตองการยายจดหมายไปยงถงขยะ

2-9

เพอใหรวาจะหมายดงกลาวมการหมายเหตวาไดท าการเลอกลบไปแลว หากตองการทจะกไปรษณยอเลกทรอนกสทไมตองการลบกลบคนมา กสามารถท าไดโดยเลอกไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาว แลวกดตรงค าสง ยกเลกการลบและหากไมตองการใหระบบแสดงไปรษณยอเลกทรอนกสทไดท าการเลอกลบไปรษณยอเลกทรอนกสสามารถท าไดโดยกดทค าสง

รปแบบ ถงขยะ ( Trash) หมายถงการยายไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาวไปสกลองไปรษณยอเลกทรอนกสทชอวา Trash โดยไมท าการลบไปรษณยอเลกทรอนกส

ออกจากระบบจรง จดกวาจะมค าสงใหท าการ (empty trash) การสงยกเลกไปรษณยอเลกทรอนกสท าไดโดยการยายไปรษณยอเลกทรอนกสทตองการก ไปยงกลองไปรษณยอเลกทรอนกสอน ๆ เชน Inbox การสงลางถงขยะ สามารถท าไดทงแบบเลอกกดปมใหลาง หรอแบบใหลางอตโนมตเปนประจ า ตามระยะเวลาทก าหนด

การพมพไปรษณยอเลกทรอนกส

หากตองการพมพไปรษณยอเลกทรอนกสสามรถท าไดโดยการกดทค าสง พมพ (Print) ซงระบบจะพมพเฉพาะสวนของเนอความไปรษณยอเลกทรอนกสเทานน การพมพไปรษณยอเลกทรอนกสจากปม Print ของ Browser จะเปนการพพมหนาเวบเพจ ทงหนารวมทงรปตาง ๆ ซงจะเปนการสนเปลอง ขนตอนการสงพมพไปรษณยอเลกทรอนกสมขนตอนดงน

1. เปดไปรษณยอเลกทรอนกสทตองการพพม 2. กดค าสง พมพ (Print) ดานบนของขอความ 3. ขอความจะปรากฎในหนาตางใหม และหนาตางของการจดพมพของ Windows

ลบจดหมายอยางถาวร

ซอนจดหมายทถกลบ

2-10

ในกรณทไมปรากฎหนาจอส าหรบเลอกพมพไปรษณยอเลกทรอนกสใหเลอกพมพโดยตรงจาก Browser โดยใชค าสง File จากนนใหเลอก Print เพอพมพตอไป

ค าสงพนฐานส าหรบการอานไปรษณยอเลกทรอนกส

ในสวนของเมนทเปนขอความ หากตองการกลบไปยงหนาจอแสดงรายการของไปรษณยอเลกทรอนกสทงหมด ยกตวอยางเชน หากก าลงอานไปรษณยอเลกทรอนกสใน กลองหลก และตองการกลบไปยงหนาจอแสดงไปรษณยอเลกทรอนกสทงหมดของ กลองหลก สามารถท าไดโดยกดทค าสง กลบไปยง Inbox (Back to Inbox)

นอกจากนยงมปมลกษรทใชส าหรบการเลอนไปยงไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบอน ๆ โดยสามารถกดปม เพอยอนไปยงไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบกอนหนา และกดปม ส าหรบการเลอนไปยงไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบตอไป

2.4 การสรางไปรษณยอเลกทรอนกสใหม

การสรางไปรษณยอเลกทรอนกสใหมท าไดโดยกดปม Compose ในสวนบนสดของเมนโดยจะปรากฎหนาตางส าหรบการเขยนไปรษณยอเลกทรอนกสขนมาใหม

หลงจากกดปม จะมหนาตางส าหรบการพมพไปรษณยอเลกทรอนกสดงรปตวอยาง

เขยนไปรษณยอเลกทรอนกสใหม

2-11

ในสวนดานบนของหนาจอการสรางไปรษณยอเลกทรอนกสใหม จะมหวขอตางๆ ปรากฏ หากตองการสงหรอส าเนาขอมลไปยงบคคลอน ๆ ภายในไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบเดยวกนสามารถเพมเตมผรบไดจาก ถง,ส าเนา,ซอน โดยในแตละรายชอใชเครอง หมาย “,” คนกลาง หรอคลกท ถง,ส าเนา,ซอน เพอดงรายชอจากสมดรายนามไดทนท

ปมดานลางของหวไปรษณยอเลกทรอนกสจะเปนปมส าหรบเครองมอตาง ๆ เชน การสกดค าผดภาษาองกฤษ การเพมตวอกษรพเศษ นอกจากนยงมการยนยนการรบไปรษณยอเลกทรอนกส, การยนยนการสงไปรษณยอเลกทรอนกสเรยบรอยแลว การสง Attachment ในรปแบบของAddress Link แทนทจะสงแฟมขอมลนนไปกบไปรษณยอเลกทรอนกสและการส าเนาไปรษณยอเลกทรอนกสทสงออกไปโดยเกบไวยงกลองไปรษณยอเลกทรอนกสโดยคาเหลานสามารถก าหนดไดในสวนของ Options ของโปรแกรมไปรษณยอเลกทรอนกส

ในหนาจอหลงสวนกลางของการเขยนไปรษณยอเลกทรอนกสใหมจะไวส าหรบพมพขอความไปรษณยอเลกทรอนกสเมอพมพเรยบรอยแลวใหกดปม Send Message เพอสงไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวไปยงผรบตอไป

2-12

ความหมายแตละหวขอในหนาจอการเขยนไปรษณยอเลกทรอนกสใหม

การใสทอย E-Mail ในหวขอมหลายรปแบบ โดยแตละรปแบบจะ สมพนธกบผรบ โดยมหวขอดงตอไปน

ถง(To): การสงไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงบคคลดงกลาวโดยตรง ส าเนา(Cc): หรอ carbon copy การสงไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงบคคลดงกลาวใน ลกษณะส าเนาไปรษณยอเลกทรอนกสใหผทไดรบ เพอการรบรจดหมาย อเลกทรอนกสนน ซอน(Bcc): หรอ blind carbon copy เปนการส าเนาสงไปรษณยอเลกทรอนกสใหผรบ

เมอผรบไดรบไปรษณยอเลกทรอนกสจะไมปรากฎ E-mail ของผรบใหเหน

หวขอถดไปจะเปนสวนของ เรอง(Subject): ซงหวขอนไมจ าเปนตองระบกได การใสหวขอไปรษณยอเลกทรอนกสจะหมายถงใจความสรปของเนอความไปรษณยอเลกทรอนกสการเขยนไปรษณยอเลกทรอนกสทดควรใสหวไปรษณยอเลกทรอนกสท กระชบไดใจความ เพอสอใหผรบสามารถเดาใจความของไปรษณยอเลกทรอนกสไดกอนทจะเปดอานไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาว

หวขอสวนสดทาย อกษรพเศษ(Charset) จะเปนการก าหนดตวอกษร ทงนการสงไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงบคคลอนทอยตางประเทศอานใชรหสตวอกษรไมเหมอนกน การก าหนดตวอกษรส าหรบภาษาไทยใชการเขารหสแบบ Thai (TIS-620) ซงระบบจะท าการสรางเปนคามาตรฐานโดยผดแลระบบไวตอนตนแลว ทงนผใชงานสามารถปรบเปลยนไดตามความตองการ

การจดเกบไปรษณยอเลกทรอนกสชวคราว

การพมพไปรษณยอเลกทรอนกสในบางครงอาจใชเวลานาน และไมสามารถพมพไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวไดเสรจภายในเวลาทจ ากด ระบบอนญาตใหท าการบนทกไปรษณยอเลกทรอนกสไว และเรยกกลบขนมาเขยนตอภายหลง การบนทกไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวจะถกจดเกบไวในกลองไปรษณยอเลกทรอนกสทมชอวา Drafts และสามารถกกลบมาไดโดยใชค าสง resume

2-13

ขนตอนการจดเกบไปรษณยอเลกทรอนกสชวคราวมดงน

1. เมออยในสวนของการเขยนไปรษณยอเลกทรอนกสหมายใหกดปม Save Draft

2. เมออยในหนาจอหลก ใหไปทเมน เปดกลอง( Open Folder) แลวกดแสดงรายการกลองไปรษณยอเลกทรอนกสทมอย จากนนใหเลอกกลองไปรษณยอเลกทรอนกสทชอวา Drafts

3. กลองไปรษณยอเลกทรอนกสDrafts จะแสดงรายการไปรษณยอเลกทรอนกสทถกจดเกบโดยค าสง เกบรางจดหมาย ทงหมด ใหเปดอานไปรษณยอเลกทรอนกสทตองการเขยนตอ

4. ใหกดค าสง แกไข เพอพมพไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาวตอไป 5. เมอเสรจสนการเขยนไปรษณยอเลกทรอนกสแลวใหกดปม สงจดหมาย( Send

Message) เพอสงไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาวไปยงผรบตอไป

กด เกบรางจดหมาย(Save Draft) เพอเกบบนทกไปรษณยอเลกทรอนกสไวชวคราว

จาก Open Folder ใหกดปมเพอแสดงรายชอทงหมดแลวเลอก Draft

กดปม แกไข เพอเปดจดหมายอเลกทรอนกสดงกลาวมาท างานตอ

3-1

บทท 3 การใชงานระบบไปรษณยอเลกทรอนกส

สารบญ หนา 3.1 การลบไปรษณยอเลกทรอนกส 3-2 3.2 การคนหาไปรษณยอเลกทรอนกส 3-3 3.3 การรบสงเอกสารแนบ 3-5 3.4 กลองไปรษณยอเลกทรอนกส 3-8 3.5 ระบบกรองไปรษณยอเลกทรอนกสขยะ 3-13 3.6 การสรางขอความแนบทายไปรษณยอเลกทรอนกส(Signature) 3-17

3-2

3.1 การลบไปรษณยอเลกทรอนกส

การลบไปรษณยอเลกทรอนกสจากหนาจอแสดงเนอความของไปรษณยอเลกทรอนกส

1. เปดไปรษณยอเลกทรอนกสทตองการลบ 2. กดทค าสง ลบ(Delete) ซงจะอยดานบนของเนอความไปรษณยอเลกทรอนกส

ระบบจะท าการบนทกไววาไดท าการสงลบไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวแลว ทงนขนอยกบการตงคาวาหลงจากลบแลวใหท าการตงสถานะลบไว หรอยายไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาวไปยงกลองไปรษณยอเลกทรอนกส Trash

3. การลบไปรษณยอเลกทรอนกสแบบถาวรใหกลบไปยงหนาจอแสดงไปรษณยอเลกทรอนกสภายใตกลองไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาว แลวกดค าสง ลบจรง(Purge Deleted) หรอ ลางถงขยะ(Empty Trash) ในสวนของเมน

ลบไปรษณยอเลกทรอนกสจากหนาจอแสดงรายการไปรษณยอเลกทรอนกส

1. ใหกดทปม (Checkbox) ในดานซายของแตละฉบบทตองการลบ ในกรณน คณสามารถเลอกลบไปรษณยอเลกทรอนกสไดมากกวา 1 ฉบบ

2. กดค าสง ลบ (ค าสง ลบ) จะแสดงทงสวนดานบนและดานลางของหนาจอ ) ไปรษณยอเลกทรอนกสจะถกเปลยนสถานะเปนลบไปรษณยอเลกทรอนกสโดยจะแสดงเสนขดครอมทไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบนน

3. เมอตองการลบไปรษณยอเลกทรอนกสแบบถาวรใหกลบไปยงหนาจอหลกการแสดงไปรษณยอเลกทรอนกสทงหมด แลวใชค าสง ลบถาวร( Purge Deleted)

1. เลอกไปรษณยอเลกทรอนกสทตองการลบ

2. กดค าสง ลบ

กดปมนเมอตองการเลอกไปรษณยอเลกทรอนกสทงหมดในหนาจอน

3-3

หรอ ลางถงขยะ(Empty Trash) โดยเมนทปรากฎจะสมพนธกบการก าหนดคาการลบไปรษณยอเลกทรอนกสวาเปนแบบลบไปรษณยอเลกทรอนกสหรอ ยายไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงกลองไปรษณยอเลกทรอนกส Trash

3.2 การคนหาไปรษณยอเลกทรอนกส

ในบางครงเราไมสามารถทจะใชเมนการแสดงรายการไปรษณยอเลกทรอนกสทงหมด เพอคนหาไปรษณยอเลกทรอนกสซกฉบบ ทงนจะไมสะดวกกบผใชงานทมปรมาณไปรษณยอเลกทรอนกสจ านวนมาก และตองการความรวดเรวในการคนหาไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาว ในกรณนสามารถคนหาไปรษณยอเลกทรอนกสโดยการคนหา ซงสามารถท าไดหลายรปแบบ ดงน

1. ใชปมเมน ซงอยดานบนของเมนหลก จะปรากฎหนาจอส าหรบการคนหาไปรษณยอเลกทรอนกสขนมา

2. เลอกรายการหวขอทจะคนหา เชน คนหาจาก รายการผสง กเลอกจากหวขอ จาก(From) ระบบจะท าการปรบหนาจอเพอใหใสค าทตองการคนหา ใหระบค าทจะ

3-4

คนหา โดยไมจ าเปนตองระบเปนค าเตม อาจระบบางสวนของค า นอกจากน อาจคนหาจากหวขอหลาย ๆ หวขอในค าสงเพยงครงเดยว

3. อาจเลอกสถานะของไปรษณยอเลกทรอนกสควบคกบการคนหาได 4. เลอกกลองไปรษณยอเลกทรอนกสทจะคนหา หรออาจเลอกทกกลองไปรษณย

อเลกทรอนกสในกรณทไมแนใจวาไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาว เกบอยในกลองไปรษณยอเลกทรอนกสใด

5. กดปม เพอประมวลผลค าสงดงกลาว

ผลลพธทไดจะปรากฎในหนาจอ คนหา ผลลพธทไดสามารถบรหารจดการเสมอนหนงเปนไปรษณยอเลกทรอนกสอยในกลองไปรษณยอเลกทรอนกสปกต โดยสามารถเลอกอาน เปลยนสถานะ หรอ ท าการลบไปรษณยอเลกทรอนกสแตละฉบบได

3-5

3.3 การรบ-สงเอกสารแนบ

การบเอกสารแนบ

ไปรษณยอเลกทรอนกสทมเอกสารแนบจะแสดงปมส าหรบเอกสารแตละแฟมขอมล โดยจะแสดงตามลกษณะของแฟมขอมล เชน แฟมขอมลของ Microsoft Word จะแสดงดวยปม Word เปนตน เมอมการแสดงไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาว การอานหรอจดเกบเอกสารสามารถท าไดดงน

กดทชอแฟมขอมล จะเปนการแสดงขอความของแฟมขอมลดงกลาวผาน Web โดยวธการดงกลาวเครองผใชงานจะไมท าการ Download แฟมขอมลมายงเครองลกขาย

กดทปม เพอ Download แฟมเอกสารแนบมายงเครองคอมพวเตอรของผใชงาน โดอาจตองการเปดแฟมขอมลดงกลาวในภายหลง

ขอควรระวง

แฟมเอกสารแนบเปนชองทางในการเผยแพรไวรส การเปดอานแฟมเอกสารแนบผาน Browser จะเปนการปองกนการตดไวรสได

เอกสารแนบจะปรากฎในหวขอของ Part(s)

กดทชอแฟมเอกสารแนบเพอแสดงเนอหาของแฟมขอมลผาน Web Browser

กดปมเพอ Download

แฟมขอมลมายงเครองลกขาย

Download แฟมขอมลทงหมดภายในไฟลเดยว

3-6

การสงเอกสารแนบ

1. เปดหนาจอการเขยนไปรษณยอเลกทรอนกส 2. สวนของการจดท าเอกสารแนบจะปรากฎในสวนของ Attachments โดยจะ

ปรากฎในสวนทายของหนาจอ ใหกดปม Browse เพอเลอกแฟมขอมลทตองการแนบไปรบไปรษณยอเลกทรอนกส

3. จะเขาสหนาตางของ Windows เพอเลอกเอกสารในเครองผใชงาน เมอเลอกแลวจะปรากฎชอของแฟมเอกสารแนบ

4. กดปม Attach

5. ระบบจะท าการ Upload แฟมขอมลดงกลาวไปยงเครองแมขาย หากส าเรจระบบจะแสดงขอความยนยนการแนบบเอกสาร โดยจะอยดานบนสดของหนาจอ

เอกสารทแนบบจะปรากฎรายละเอยดของเอกสาร เชนขนาด ของแฟมขอมล

กดปม Brows

ชอเอกสารหลงจาก Brows และเลอกแฟมขอมลทจะแนบ

กดปม ปรบปรง(Attach)

ระบบจะยนยนวาไดท าการแบบเอกสารดงกลาวแลว

3-7

6. หากตองการแนบเอกสารมากกวา 1 ฉบบใหท าขนตอนท 2-5 อกครง

ในกรณทตองการลบเอกสารแนบใหเลอกทชอง ลบ? และกดค าสง ปรบปรง(Update) เพอท าการลบเอกสารแนบ

รายละเอยดของแฟมขอมลทแนบ

กดปมเพอเลอกลบเอกสารแนบ

3-8

3.4 กลองไปรษณยอเลกทรอนกส

ไปรษณยอเลกทรอนกสทเขาสระบบจะถกเกบไวกลองไปรษณยอเลกทรอนกสทชอวา INBOX เราสามารถเกบไปรษณยอเลกทรอนกสทงหมดไวภายใตกลองไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาว หรออาจสรางกลองไปรษณยอเลกทรอนกสเพมเตม ไดโดยตวทานเอง กลองไปรษณยอเลกทรอนกสเหลานจะเกบไวบนเครองแมขาย

การสรางกลองไปรษณยอเลกทรอนกสใหม

1. การสรางกลองไปรษณยอเลกทรอนกสสามารถท าไดโดยกดปม ทอยดานบนของหนาจอ

2. เลอกค าสง (Choose Action) แลวไปยงค าสง สรางใหม( Create Folder.)

3. จะปรากฎหนาตางเลก ๆ เพอใหใสชอของกลองไปรษณยอเลกทรอนกสใหใสชอกลองไปรษณยอเลกทรอนกสเปนภาษาองกฤษ จากนนใหกดปม OK

เลอก สรางใหม

3-9

ระบบจะสรางกลองไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวและแสดงในหนาจดแสดงรายการกลองไปรษณยอเลกทรอนกส

การลบกลองไปรษณยอเลกทรอนกส

ขอควรระวง

การลบกลองไปรษณยอเลกทรอนกสจะเปนการลบไปรษณยอเลกทรอนกสทบรรจอยในกลองดงกลาวดวย และไมสามารถกกลบคนมาไดในภายหลง

1. การลบกลองไปรษณยอเลกทรอนกสสามารถท าไดโดยกดปม ทอยดานบนของหนาจอ

2. เลอกรายการกลองไปรษณยอเลกทรอนกสทตองการลบ โดยสามารถเลอกไดตามความตองการ

3-10

3. จากเมน เลอกค าสง(Choose Action) ใหเลอกรายการ ลบ(Delete Folder(s).)

4. จะปรากฎหนาตางเพอยนยนการลบกลองไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาว ใหกดปม

หลงจากนนจะเปนการรายงานผลส าเรจของการลบกลองไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาว

3-11

การยายไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงกลองไปรษณยอเลกทรอนกส

-การยายไปรษณยอเลกทรอนกสจากกลองไปรษณยอเลกทรอนกส กลองหลก (or Another Folder)

1. กดทปม checkbox ในดานหนาของไปรษณยอเลกทรอนกสแตละฉบบ 2. ดานขางของเมน ยาย|ส าเนา(Move|Copy) ใหเลอกกลองไปรษณย

อเลกทรอนกสปลายทางทตองการยาย 3. ใชค าสง ยาย(Move) หรอ ส าเนา(Copy)

o ยาย(Move) เปนการยายไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาวไปยงกลองไปรษณยอเลกทรอนกสปลายทางพรอมทงสงลบไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาว

o ส าเนา(Copy) เปนการส าเนาไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวไปยงกลองไปรษณยอเลกทรอนกสปลายทางโดยยงคงเกบไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบเดมไว

-การยายไปรษณยอเลกทรอนกสจากการเปดอานไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบนน

1. เมออยในหนาจอการอานไปรษณยอเลกทรอนกสใหเลอกเมนดานขาง ยาย|ส าเนา(Move|Copy) เพอแสดงรายชอของกลองไปรษณยอเลกทรอนกสปลายทางทตองการยายหรอส าเนาไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาว

2. เลอกเมนค าสง ยาย(Move)หรอ ส าเนา(Copy)

1. เลอกจดหมายอเลกทรอนกสทตองการยายหรอส าเนา

3. สง ยาย(Move) หรอ ส าเนา(Copy)

2. เลอกกลองจดหมายอเลกทรอนกสปลายทาง

3-12

การเปดกลองไปรษณยอเลกทรอนกส

ในหนาจอหลกใหเลอกกลองไปรษณยอเลกทรอนกสปลายทางในหนาตางไกลกบ เมน Open Folder ระบบจะท าการเปดกลองไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวโดยอตโนมต หากระบบไมเปดกลองไปรษณยอเลกทรอนกสใหอตโนมต ใหกดทปมค าสง

3-13

3.5 ระบบกรองไปรษณยอเลกทรอนกสขยะ

ระบบกรองไปรษณยอเลกทรอนกสขยะเปนระบบกลนกรองไปรษณยอเลกทรอนกสทไมพงประสงค อาทเชน ไปรษณยอเลกทรอนกสโฆษณาขายสนคา เปนตน ทงนผใชงานสามารถก าหนดรปแบบของขอความทตองการกรองไดเอง ทงนระบบจะท างานโดยอนโตมต ทกครงทมการตรวจสอบไปรษณยอเลกทรอนกสใหม

ประโยชนของระบบกรองไปรษณยอเลกทรอนกส

เพอเปนเครองมอชวยในการบรหารไปรษณย: o ในบางครงเราอาจใชระบบกรองไปรษณยอเลกทรอนกสในการแยก

ไปรษณยอเลกทรอนกสไปสกลองไปรษณยอเลกทรอนกสทเราตองการ เชนการสมครเปนสมาชกขาวสารทางไปรษณยอเลกทรอนกสโดยใหตรวจสอบจากขอความทไดรบอยเปนประจ าจากเวบไซทดงกลาว

o เปนการงายในการคนหาไปรษณยอเลกทรอนกสเพราะระบบจะแยกไปรษณยอเลกทรอนกสใหอตโนมต

เปนการลดไปรษณยอเลกทรอนกสทเปน SPAM o ใชระบบกรองไปรษณยอเลกทรอนกสในการตดไปรษณยอเลกทรอนกส

ทมค าวา "advertisement" o ใชระบบกรองไปรษณยอเลกทรอนกสในการตดไปรษณยอเลกทรอนกส

มาจากบคคลทพยามสงไปรษณยอเลกทรอนกสทเปน SPAM มาถงทาน

หมายเหต: ในกรณทท าการก าหนดคาการกรองไปรษณยอเลกทรอนกสขยะ แลวใหท าการลบ(Delete) ไปรษณยอเลกทรอนกสทเปนขยะ ระบบจะท าการเปลยนสถานะของไปรษณยอเลกทรอนกสเปนสถานะเลอกลบ ทงนผใชงานสามารถเลอกกไปรษณยอเลกทรอนกสฉบบดงกลาวกลบมาได

3-14

การตงคาการกรองไปรษณยอเลกทรอนกส

1. กดปม ( ) จากเมนหลกของระบบไปรษณยอเลกทรอนกส 2. ในแถวของ อนๆ จากนนใหกดปม กรองจดหมาย 3. กดทค าสง Edit my filter rules.

กดค าสง แกไขค าสงกรองจดหมด(Edit Your

filter rules) เพอสรางตวกรองไปรษณยอเลกทรอนกส

3-15

4. จะไดหนาจอดงรป ใหคลกท เพอสรางรายการใหม

5. การสรางตวกรองไปรษณยอเลกทรอนกส a. เลอกตรง checkbox(es) แสดงรายการหวขอทตองการกรอง ตวอยางเชน

ตองการ กรองไปรษณยอเลกทรอนกสจากรายชอทก าหนด ใหเลอกหวขอ จาก(From)

b. ระบจะใหกรอกขอความ Text ใหใสขอความทตองการกรอง โดยอาจ

เปนบางสวนของค าเตม เชน วระพงษ อาจใสเปน วระ

เลอกหวขอทตองการกรอง

3-16

c. ในการด าเนนการใหเลอก ลบจดหมาย(delete message) ส าหรบการลบไปรษณยอเลกทรอนกสเมอตรวจพบตามเงอนของค ากรอง หรอ Deliver to Folder เมอตองการยายไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาวไปเกบไวกลองไปรษณยอเลกทรอนกสปลายทาง โดยจะตองระบกลองไปรษณยอเลกทรอนกสปลายทางจาก เลอกกลองจดหมา(Select folder)

d. กดปม หรอ เพอสรางเงอนไขการกรอง 6. หากตองการสรางเงอนไขอน ๆ ใหท าซ าในขนตอนท 5 อกครง 7. ปรบล าดบของการกรองไปรษณยอเลกทรอนกสตามความเหมาะสม ระบบจะท า

การกรองไปรษณยอเลกทรอนกสตามล าดบกอนหลงทปรากฎอยในฐานขอมล

ยนยนการสราง เงอนไขการกรอง

กรองจากหวขอ From

คนหาบางสวนของขอความ

คนหาจาก Mail ทสงมาจาก วระ

ผลทไดใหลบไปรษณยอเลกทรอนกสดงกลาว

3-17

การสงใหระบบกรองไปรษณยอเลกทรอนกสท างานโดยป ม Applying Filters Shortcut

หลกจากทท าการก าหนดคาการกรองไปรษณยอเลกทรอนกสเรยบรอยแลว การสงใหระบบกรองไปรษณยอเลกทรอนกสท างานสามารถท าไดจากหนาจอหลกของการแสดงหวขอไปรษณยอเลกทรอนกสโดยใชปมค าสง (Apply Filters)

3.6 การสรางขอความแนบทายไปรษณยอเลกทรอนกส( Signature)

ในกรณทเราตองการแนบชอ ทอย ต าแหนง หมายเลขโทรศพท หมายเลขโทรสาร ไปพรอมไปรษณยอเลกทรอนกสทมการสง ทกครงเปนการเสยเวลา ผใชสามารถสรางขอมลแลวเกบจดเกบไวในฐานขอมลของระบบ โดยขอความดงกลาวจะปรากฎอยในสวนทายของไปรษณยอเลกทรอนกสทกครงทมการสรางไปรษณยอเลกทรอนกสใหม

1. กดปม (Options) จากเมนหลกของระบบไปรษณยอเลกทรอนกส

ปมค าสง Apply Filter

3-18

2. ในแถวของ ทวไป(General Options) ใหกดทค าสง ขอมลสวนตว(Personal Information.)

3. ในหนาของ ขอมลสวนตว(Personal Information)

4. เลอก Default identity จากเมนยอย ใหกดทค าสง

( )จากนนใหกดปมค าสง สรางใหม(Create a new one)

5. พมพขอความทตองการแนบไปกบสวนทายของไปรษณยอเลกทรอนกสแลว กด (Save Options)

พมพขอมลสวนตว

เลอก Default Identity

เลอก สรางใหม(Create a new one)

3-19

ทดสอบสงไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงบคคลอน แลวตรวจสอบวาปรากฎขอความแนบทายหรอเปลา ระบบจะท าการบนทกขอมลไวในฐานขอมล ผใชสามารถเลอกขอมลกลบมาแกไขไดภายหลงได

ยนยนการบนทกขอมล

4-1

บทท 4 การใชงานสมดรายนาม (Address Book)

สารบญ หนา 4.1 เขาสระบบสมดรายนาม 4-2 4.2 การเพมรายชอเขาไปยงสมดรายนาม 4-2 4.3 การเปดรายชอในสมดรายนาม 4-3 4.4 การลบขอมลจากสมดรายนาม 4-4 4.5 การแกไขขอมล 4-4 4.6 การน าเขาขอมลจากแหลงอนสสมดรายนาม 4-5 4.7 การใชงานสมดรายนามควบคกบระบบไปรษณยอเลกทรอนกส 4-6 4.8 การคนหารายชอจากสมดรายนาม 4-9

4-2

4.1 การเขาสระบบสมดรายนาม

1. ทเมนหลกดานซายใหกดปมสมดรายนาม (Address Book)

2. จะปรากฎเมนยอยของระบบสมดรายนาม ดงรป

4.2 การเพมรายชอเขาไปยงสมดรายนาม

การเพมรายชอจากระบบสมดรายนาม

1. จากเมนหลกใหกดปมสมดรายนาม (Address Book) เพอเขาสระบบ 2. กดปม รายการใหม(Add )เพอเพมรายชอ

3. พมพขอมล ชอ อเมล( E-mail) ทอย หมายเลขโทรศพท ลงในแบบฟอรมแลวกดปม เพม(Save) เพอบนทกรายชอเขาสฐานขอมล

กดปมสมดรายนาม

กดปมรายการใหม

4-3

4.3 การเปดรายชอในสมดรายนาม

1. จากเมนหลก ใหเขาสระบบสมดรายนาม (Address Book)

2. ทเมนดานบน ใหคลกท ระบบจะแสดงรายชอทอยในสมดรายนาม โดยจะแสดงชอ อเมล( E-Mail) ของแตละคน หากตองการดรายละเอยดเพมเตม สามารถท าไดโดยการกดทต าแหนงชอนน ๆ ระบบจะท าการแสดงฐานขอมลของบคคลนน

กดทชอเพอดราย ละเอยดภายใน

4-4

4.4 การลบขอมลจากสมดรายนาม

1. เขาสเมนการแสดงรายชอในสมดรายนาม (Address Book) 2. เลอกรายชอทตองการลบ แลว กดทเมนค าสง ลบ (Delete)

ระบบจะท าการลบขอมลโดยทนทและกลบไปยงหนาจอของสมดรายนาม

4.5 การแกไขขอมล

1. จากหนาจอของสมดรายนาม(Address Book) ใหเขาสโปรแกรมแกไขสมดรายนาม

2. กดปม เพอแกไขขอมล

3. แกไขขอมล 4. เมอเสรจสนแลวใหกดปม บนทก(Save) เพอบนทกฐานขอมล

2. ใชค าสง ลบ (Delete)

1. เลอกรายชอทตองการลบ

กดปม เพอแกไข

4-5

4.6 การน าเขาขอมลจากแหลงอนสสมดรายนาม

ในกรณทมสมดรายนาม อยในโปรแกรมอนอยแลว เชน Outlook หรอ Webmail อน เราสามารถทจะท าการ Import ขอมลจากแฟมขอมลเพอเขาสระบบสมดรายนาม (Address Book) ได ทงนระบบไปรษณยอเลกทรอนกสสนบสนนมาตฐานการน าเขาขอมลหลายรปแบบ เชน การน าเขาขอมลแบบ VCard, หรอแบบตวคนขอมลแบบ TAB เปนตน

ในขนตอนแรกของการน าเขาขอมลจากแหลงอน จ าเปนตองจดเตรยมขอมลไวในเครองคอมพวเตอรเสยกอน จากนนจงท าการน าเขาขอมลผานเวบไซท

การน าเขาขอมลจาก Microsoft Outlook

ขนตอนในการน าเขาขอมลจาก Microsoft® Outlook™ นน ในขนแรกจะตองท าการบนทกขอมล (Save As or Export) จากสมดรายนาม ของ Outlook™'s โดยใชตวคนกลาง “,” ระบหวางหวขอของขอมล ทงนใหจดเกบอยในรปของ CSV Format โดยอาจจดเกบภายใตชอแฟมขอมล addressbook.csv หลงจากไดแฟมขอมลทชอวา addressbook.csv แลวใหกลบไปทระบบไปรษณยอเลกทรอนกสแลวท าการน าเขาขอมลดงน

1. เขาสเมนการแสดงรายชอในสมดรายนาม (Address Book)

2. ทเมนดานบนใหคลกทปม เพอน าเขาขอมล 3. เลอกรปแบบขอมลทจะน าเขา 4. กดปม Browse แลวเลอกแฟมขอมลทชอวา addressbook.csv โดยการน าเขา

ขอมลจากแฟมขอมลสามารถท าไดเพยงครงละ 1 แฟมขอมลเทานน

4-6

5. จากนนใหกดปม ระบบจะท าการดงขอมลจากแฟมขอมลเขาสหนวยความจ าของเครองแมขาย

6. ระบบจะใหเลอกเปรยบเทยบชองของขอมลปลายทางทจะจดเกบ Map Import Fields ทงนหากไมมการเปลยนชองการจดเกบแตละชอกจะจดเกบตามล าดบกอนหลงของชองขอมลทขนดวย “,”

7. ระบบจะท าการยนยนการน าเขาขอมล( Import) ขอมลใหผใชงานทราบ โดย

สามารถท าการตรวจสอบขอมลทน าเขาจากปมเมน

4.7 การใชงานสมดรายนาม ควบคกบระบบไปรษณยอเลกทรอนกส

การสงไปรษณยอเลกทรอนกสโดยเลอกจากชอในสมดรายนาม

1. ในหนาจอการแสดงรายการสมดรายนาม นนเราสามารถสงไปรษณยอเลกทรอนกสจากหนาจอดงกลาวไปยงบคคลทอยในสมดรายนาม โดยการกดท E-mail ของบคคนน

1 เลอกรปแบบการน าเขา

2 เลอกชนดของตวอกษร

3 เลอกแฟมขอมลทจะน าเขา

4 คลกเพอด าเนนการตอไป

4-7

2. ระบบจะท าการเปดหนาจอเพอเขยนไปรษณยอเลกทรอนกส โดยจะระบ E-mail ของผรบปลายทางใหอตโนมต

การพมพชอผ รบ

1. ใหพมพชอผรบในกรณทมอยในรายชอในฐานขอมลระบบจะท าการแสดงรายชอทงหมดใหเลอก ใหเลอกรายชอเพยง 1 รายชอ

การใชสมดรายนาม ในหนาจอของการเขยนไปรษณยอเลกทรอนกสใหม

1. ในหนาจอของการเขยนไปรษณยอเลกทรอนกสใหม ใหกดปมสมดรายนาม

กด E-Mail เพอ เขยนจดหมายใหม

พมพชอผรบ

ระบบจะคนหารายชอจากสมดรายนามทตรงกน

4-8

2. ระบบจะแสดงหนาตางเลก ๆ โดยแบงเปน 2 ชอง ทงนจะแสดงรายชอในสมดรายนาม ทงหมดภายในชองดานซายมอ

a. เลอกรายชอทตองการจากชองซายมอ โดยสามารถเลอกมากกวา 1 รายชอพรอมกนได

b. กดปม To>> หากตองการใหรายชอนนปรากฎในชอง To: ของการเขยนไปรษณยอเลกทรอนกส ท าวธเดยวกนกบชองของ cc และ bcc

c. เมอเลอกรายชอเรยบรอยแลวใหกดปม Ok

กดปมค าสง เพอเลอกชอจากตวอกษรกลมดานซาย

1. เลอกชอ

2. เลอกหวขอผรบ

3. ผลลพธทไดจากการเลอก

4. กดปม ตกลง เมอเรยบรอย

4-9

ระบบจะออกจากหนาตางและกลบไปยงหนาจอการเขยนไปรษณยอเลกทรอนกสใหม โดยจะท าการเตมรายชอลงในชอง ถง( to), ส าเนา(cc), ส าหนาซอน(bcc) ตามทไดเลอกขางตน

4.8 การคนหารายชอจากสมดรายนาม

1. จากเมนหลกใหเขาสเมนยอยของสมดรายนาม แลวกดปม Search

ผลลพธทได สามารถทจะท าการเปลยนแปลงแกไขขอมลไดจากหนาจอดงกลาว

หรอสงไปรษณยอเลกทรอนกสใหมตอไป

1. กดปมคนหา ( Search)

2. เลอกสมดรายนามทตองการคนหา 3. ใสขอมล

5-1

บทท 5 ขอมลสวนบคคล (My Account)

สารบญ หนา 5.1 แฟมขอมล 5-2 5.2 การเปลยนรหสลบ 5-4

5-2

5.1 แฟมขอมล

ระบบจดหมายสามารถบนทกแฟมขอมลเกบไวบนเครองแมขาย ในกรณทมแฟมขอมลทตองการสงมาก ทงนสามารถท าการ Upload, Delete และสราง Folder ขนบนเครองแมขายได โดยผาน Web Browser

เมอเขาส File Manager จะปรากฎ Home ของผใชงาน หรอสามารถกดไดจากเมน [Root] กจะเปนการกลบไปส Folder ของ User ทงนผใชงานแตละคนจะไมสามารถเหนขอมลของคนอน

การสราง Folder

การสราง Folder ท าไดโดยการกดปม สรางกลองขอมล หลงจากนนจะปรากฎชองเลก ๆ เพอใหใสชอ Folder ทตองการสราง เมอเสรจแลวใหกดปม OK

ระบบแฟมขอมล

กด [Root] เพอไปยง Folder Home

ปมสราง Folder

ใสชอ Folder แลวกดปม OK

5-3

การลบ Folder หรอแฟมขอมล

การลบ Folder หรอแฟมขอมลท าไดโดยการเลอกชองทอยดานซายของชอแฟมขอมล จากนนใหเลอกเมน ปฏบต แลวเลอก ลบ ระบบจะแสดงหนาตาง เลกๆ เพอใหยนยนการลบขอมลดงกลว หากตองการลบขอมลใหกดปม OK

การ Download แฟมขอมล

การ Download แฟมขอมลท าไดโดยการกดปม ระบบจะแสดงหนาตางส าหรบการ Download แฟมขอมลดงกลาว ในลกษณะการ Download ทวไปใน Internet

1. เลอกแฟมขอมลทตองการลบ

2. เลอกค าสง ลบ

กดปมเพอ Download ขอมล

5-4

การ Upload แฟมขอมล

การ Upload แฟมขอมลเพอขนไปเกบบนเครองแมขายสามารถท าไดโดยการใชปม Browse หลงจากนนระบบจะขนหนาตางของการเลอกแฟมขอมลทอยในเครองคอมพวเตอรของผใชงาน ใหเลอกแฟมขอมลทตองการน าไปเกบบนเครองแมขาย โดยสามารถท าไดครงละ 1 แฟมขอมล เมอเสรจแลวใหกดปม OK

5-5

5.2 การเปลยนรหสลบ

ผใชงานควรท าการเปลยนรหสลบอยางนอยเดอนละครง ทงนรหสลบควรมตวอกษรผสมตวเลขโดยตวเลกตวใหญมผลตางกน เมอเขาสการเปลยน Password ใหท าการระบรหสลบเกา และพมพรหสลบ Password ใหมในชอง New Password และพมพรหสลบใหมอกครงในชอง Confirm Password เพอเปนการยนยนวาทานสามารถจดจ า Password ใหมได หลงจากเปลยนแลว ใหท าการ Logout ออกจากระบบ แลวท าการ Login ดวย Username และรหสลบใหม

หมายเหต การเปลยนรหสลบ ควรท าการเปลยนในวนเวลาราชการ ทงนหากทานไมสามารถใชรหสลบใหม ทานสามารถแจงใหผดแลระบบเปลยนรหสลบใหอกครงได

ปมเพอเชาสหนาจอการเปลยนรหสลบ

6-1

บทท 6 ระบบองคกร

สารบญ หนา 6.1 ระบบปฎทนนดหมาย 6-2 6.2 การแสดงผลของปฎทนนดหมาย 6-3 6.3 การเพมรายการนดหมาย 6-6 6.4 การสงนดหมายเชญ (Calendar Event Invitations) 6-8 6.5 ระบบภารกจ (Task) 6-9 6.6 ระบบบนทก (Notes) 6-12

6-2

6.1 ระบบปฎทนนดหมาย

การเขาสระบบปฎทนนดหมายสามารถท าไดจากหนาจอหลกของการแสดงผลโดยระบบจะอยภายใตเมน หนวยงาน ทงนระบบดงกลาวสามารถท างานในลกษณะเปนกลมได โดยสามารถแบงปน ตารางสวนตวของเราใหผใชงานผอนทราบได ระบบจะมการก าหนดสทธในการเขาถงขอมลในระดบทตางกน

ระบบปฎทนอยภายใตเมน หนวยงาน

คลกท ปฏทน เพอเขาสระบบ ปฎทนนดหมาย

6-3

6.2 การแสดงผลของปฎทนนดหมาย

ทานสามารถแสดงผลของปฎทนไดจากหลายรปแบบ โดยจ าแนกไดดงตอไปน

การแสดงนดหมายปนวน (Day)

การดแบบเปนวนจะเปนการแสดงปฎทนนดหมายเฉพาะวน โดยจะแสดงรายละเอยดเปนชวโมง หากตองการเพมรายการนดหมายสามารถท าไดโดยกดปม เพอเพมรายการนดหมาย โดยระบบจะใชเวลาทอยตดกบเครองหมาย เปนเวลาทจะเกบในฐานขอมลโดยหนาจอการเพมนดหมาย

ปมเพมรายการนดหมาย

6-4

การแสดงรายการนดหมายทงสปดาห (Week)

การแสดงรายการนดหมายเฉพาะวนท างาน (Work Week)

การแสดงนดหมายส าหรบวนท างานจะเปนการแสดงวนนดในชวงวนจนทถงวนศกร

6-5

การแสดงรายการนดหมายทงเดอน (Month View)

การแสดงนดหมายแบบทงเดอนระบบจะยอสวนของนดหมายโดยแสดงในลษณะเดยวกบปฎทนทใชจรงทวๆ ไป เชน ปฏทนตงโตะ หรอปฏทนแบบแขวน

6-6

6.3 การเพมรายการนดหมาย

การสรางรายการนดหมายท าไดโดยการกดปม โดยจะปรากฎหนาจอใหกรอกขอมลดงน

หวขอ(Title)

หวขอนดหมาย โดยใสเพอใหสอถงรายละเอยดกจกรรมนน ๆ

กลม(Group)

กลมหรอประเภทของนดหมายไดเชน วนหยด งาน หรอ ประชมเปนตน

สถานท(Location)

สถานทส าหรบนดหมาย

6-7

เวลา(Times)

เวลาทนดหมาย โดยสามารถก าหนดเปนชวงเวลา หรอ ก าหนดแบบทงวน

การแจงเตอน(Alarms)

ก าหนดการเตอน โดยสามารถเลอกชวงเวลาทจะใหเตอนกอนทจะถงเวลานดหมาย หากนดหมายใดมการก าหนดการเตอน ระบบจะแสดงเครองหมายรป ซงหมายถงการเตอนกอนนดหมาย โดยระบบจะสงไปรษณยอเลกทรอนกสไปยงผใชงานเพอแจงเตอน

รายละเอยด(Description)

รายละเอยดหรอค าอธบายของนดหมาย

การท าซ า(Recurring Events)

การท าซ าของนดหมาย เชนการนดหมายในวนและเวลาเดยวกนของทก ๆ สปดาห หรอ ทก ๆ เดอน

6-8

6.4 การสงนดหมายเชญ ( Calendar Event Invitations)

ในกรณทมนดหมายเชญ เชน การเชญประชม สามารถใชระบบปฎทนนดหมายแจงนดหมายดงกลาวไปยงกลมนดหมายได โดยมขนตอนดงน

1. กดปม แกไขผเกยวของ(Edit Attendees) จะไดหนาจอดงรปถดไป

2. ใส E-Mail ของผนด หรอ เลอกจากสมดรายนาม(Address Book)

1. เลอกจาก สมดรายนาม

6-9

3. ระบบจะท าการตรวจสอบเวลาวาง( FreeBusy) โดยลกษณะของเวลาวางFreeBusy) เปน URL ดงน เชน User tom

https://mail.dtn.go.th/webmail/calendar/fb.php?c=tom

6.5 ระบบภารกจ ( Tasks)

การเขาใชงานระบบภารกจ ( Task) สามารถเขาไดจากเมนภารกจ ( Task) โดยอยใต หนวยงาน

การสรางภารกจ (Task)

การสรางภารกจ ( Task) ท าไดโดยกดปม โดยจะปรากฎหนาจอส าหรบใสขอมล แตละหวขอมความหมายดงตอไปน

การเขาเมน ภารกจ ( Task)

6-10

การลบภารกจ (Task)

การลบภารกจ ( Task) จะตองกดแกไขขอมลกอน จากนนจะปรากฎปมส าหรบลบภารกจ

กดแกไข

6-11

การคนหาภารกจ (Task)

การคนหาภารกจ (Task) ท าไดโดยการกดปม จะปรากฎหนาจอของภารกจ (Task) โดยมหนาจอดงรป เพอใหพมพขอมลทตองการคนหาจากภารกจ ( Task) โดยลกษณะของการคนหาจะคนหาจาก ชอของภารกจ ( Task) รายละเอยดของภารกจ ( Task) และ คนหาจากกลมภารกจ (Task) เมอพมพแลวใหกดปมคนหา (Search)

ปมลบ

6-12

6.6 ระบบบนทก (Notes)

การแสดงรายการ Notes

การเขาสระบบบนทก ( Notes) สามารถเขาไดโดยคลกทบนทก ( Notes) ทเมนหนวนงาน ระบบจะแสดงรายการ Notes ทงหมดดงตวอยาง

หากตองการทจะดรายละเอยดของ Notes ใหกดทชอของ Notes

การสราง Note

การสรางบนทก ( Notes) ท าไดโดยการกดปม เพอสรางบนทก (Notes) ใหมโดยจะปรากฎหนาจอ

ปมเขาสระบบบนทก (Notes)

6-13

ใหพมพบนทก ( Notes) ลงในชองทก าหนดใหเมอเสรจแลวใหท าการ บนทก(Save) ขอมล

การแกไขบนทก (Notes)

การแกไขบนทก ( Notes) ท าจากหนาจอแสดงของบนทก ( Notes) ท าไดโดยการกดปม ระบบจะดงขอมลเพอแกไข เมอแกไขเสรจแลว กใหกดปมบนทก( Save)เพอบนทกขอมลตอไป

6-14

การคนหาบนทก (Notes)

การคนหาขอมลท าไดโดยการกดปม ระบบจะแสดงหนาจอเพอใหพมพขอมลทตองการคนหาจากบนทก ( Notes) โดยลกษณะของการคนหาจะคนหาจาก บรรทดแรกของบนทก ( Notes) และ คนหาจากขอมลทงหมด เมอพมพแลวใหกดปม คนหา (Search)