acfe mexico 2014 lineas de denuncia y protocolos de uso e investigación
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Martin Ghirardotti (CEO RESGUARDA y Kreston)
John Milner (Socio Kreston KCSM)
Línea ética de denuncia: Protocolos de uso e investigación
22
¿Qué es una línea de
denuncia?
33
Es un canal de comunicación que se pone a disposición para empleados, clientes, proveedores, para reportar fraudes,
irregularidades y cualquier otra situación que viole el código de ética de la organización y afecte sus buenas prácticas y clima laboral.
44
Directorio
Gerencia 1 Gerencia 2 Gerencia 3 Gerencia 4
Auditoria Interna
Comité de recepción
Personal de la empresa (Operativo / Administrativo)Clientes – Proveedores – Contratistas – Etc.
Irregularidades, asuntos deRRHH y Mejoras en Procesos
Esquema de canal de reportes
55
¿Cómo funciona?
66
Empleado – Proveedor - Cliente
77
Contacta la LINEA ETICA
El empleado que observa una
irregularidad se contacta con LineaÉtica, a través de los canaleshabilitados a tal efecto.
88
24 hs
La Línea Ética envía un reporte detallando la situación denunciada dentro del término convenido
99
Canales de comunicación De denuncias
1010
Web
Log-in con clave única solo para quien reporta (garantizando anonimato) con posibilidad de seguimiento de la denuncia.
Entrevista Personal
Carta
Tel (0800 sin caller ID)
Fax
1111
PROCESO
REPORTE
24 hs.
Comité Receptor de la Empresa
Derivación al sector
involucrado
RECEPCIÓN
Línea de denuncias – Sintesis de Funcionamiento
Seguimiento
del
Reporte
1212
¿Qué se detecta?
1313
Acoso Laboral
Fraude Contable
Robo de inventario
Discriminación
Malos tratos
Abuso de poder
Corrupción
Acuerdo con proveedoresBeneficios a clientes
Robo de efectivoSustracción de información
Venta de sustancias prohibidas
1414
Fraude15%
RRHH60%
Otros25%
Casos detectados a través de la Línea Ética - 2014
-Faltantes de Caja- Robo de chequeras- Robo de información confidencial- Falsificación de información y documentos internos- Robo de inventario- Acuerdos con proveedores- Beneficios excesivos a clientes- Falsificación de documentación interna
- Fallas de seguridad- Observaciones de Higiene- Fallas de calidad - Mejoras en procesos- Fallas de controles internos
- Acoso laboral- Acoso Sexual- Malos tratos- Presión desmedida - Abuso de poder- Favoritismo- Discriminación
1515
¿Cuáles son los efectos
de implementar una Línea
de Denuncias?
1616
Las Compañías que cuentan
con líneas de denuncias
reducen el costo por
FRAUDE en un 60%*
(* estadísticas de ACFE)
1717
Cómo se detecta el fraude s/ACFE en Sud y Centro América
1818
Origen de las denuncias (*)
1919
¿Se modifican los controles después de sufrir fraudes? (*)
2020
Aumenta la percepción que las
acciones de fraude serán
detectadas
Disminuye la propensión a
cometer actos de fraude
2121
En general, el 90% de las
personas cometen
irregularidades solamente si
están seguras que no van a
ser detectadas
2222
Aspectos prácticos
2323
Aspecto 1:
Detección de eventos, brechas e
irregularidades de difícil detección para los
auditores a través de procedimientos
estándar.
2424
Personal de
SupervisiónOperatoria visible:Operatoria normada
simple de controlar
Operatoria no visible:Vulnerabilidades
conocidas solamente por
personal operativo
2525
AIAI
AI
AI
AI
AI
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
F
Mapa de Riesgos
2626
Aspecto 2:
Elemento altamente disuasivo contra
irregularidades o hechos que se aparten
a los códigos de conducta de la empresa
2727
Aspecto 3:
Elemento clave dentro de un esquema
práctico de control de fraude dentro de
una organización.
2828
¿Cómo debe estar
configurada una
línea de denuncias?
2929
¿Debe ser externa o
interna?
3030
Hay varias ventajas
de una línea externa
por sobre una
interna
3131
¿Por qué?
3232
- Las mejores prácticas admiten que deben
ser externas
- Mejor percepción del anonimato y la
confidencialidad e independencia
- Hay mas especialización y know how en
líneas externas
- En general la implementación de una
línea externa es mas económica
- Se observa mejor actividad
3333
¿Quiénes debe
recibir las
denuncias dentro de
la empresa?
3434
Se recomienda que
sea personal con
suficiente
independencia dentro
de la organización
3535
Auditoria Interna
Capital Humano
Legales
3636
Adicionalmente se
puede incluir un
director o miembros
del comité de
Auditoria
3737
¿Cuáles son los
protocolos a
considerar en uso de
este canal?
3838
1) Anonimato del
denunciante
3939
2) Confidencialidad
de la información
4040
3) Adecuada
respuesta a cada
denuncia
4141
4) Calidad de
atención al
denunciante
4242
5) Múltiples canales
de comunicación
4343
Ahora veamos algunos
casos observados
4444
Caso Nº1
Me gusta el casino…
4545
“…El Sr. Emilio F va todos los días al
casino de la ciudad y me han comentado
que apuesta fuerte…”
“…la verdad es que no sé en que anda
pero veo que esto afecta sus horarios
de ingreso…”
“…llega todos los días tarde y eso
perjudica el horario de sus
compañeros…”
Denuncia
4646
1) El Sr. Emilio F va todos los días al
casino de la ciudad
2)apuesta fuerte
3) esto afecta sus horarios de ingreso
4) llega todos los días tarde
5) perjudica el horario de sus compañero
6) Emilio F. es tesorero de la
empresa,
Datos
4747
Sin embargo la
empresa que hizo…
4848
- Control horario mas riguroso
- Sanción al sujeto por sus sucesivas
llegadas fuera de horario
- Se confeccionó una norma de rrhh
vinculada con los horarios de ingreso
del personal
Acciones
4949
Pero que sucedía
detrás de todo esto?
5050
El tesorero mantenía control absoluto
sobre la registración de las
cobranzas, el destino de las mismas y a su vez era el encargado
en confeccionar la conciliación
bancaria.
5151
- Desvío de cobranzas
- Registro falso de depósitos
- Falsificación de extractos
bancarios
- Falsificación de registros
contables
5252
- Desvíos mensuales de aproximadamente USD
20.000 con un total de USD 480.000
- La operatoria quedaba registrada como una
partida pendiente en la conciliación bancaria
que el tesorero controlaba
- El hecho se venia realizando desde hace mas de
26 meses
- En la investigación se encontró un cuaderno en
donde se registraban “Prestamos a la empresa”
Perjuicio
5353
Y como se detectó?
5454
- La denuncia había sido gestionada originalmente
por Capital Humano, quienes se centraron en los horarios del denunciado
- Un Director solicitó a un auditor que revise
se consideraba adecuada la gestión de los casos
de la línea ética
- al auditor le llamó la atención la poca
importancia en relación a los hábitos al
juego del tesorero e inicio una revisión en el área
- Al revisar la conciliación bancaria salieron a la luz una cantidad de hechos sin
justificación por parte del tesorero
5555
Caso Nº2
La operatoria repetida
5656
“…Miren.. estoy en la sucursal 9 de la
empresa XX y no soportamos mas al Gerente
Regional…”
“…desde que llegó a esta sucursal ha estado
molestando a todas las empleadas e
insinúa que si no salimos con él vamos a
terminar en la calle…”
“…esto se repite a diario y vemos que
también maneja el stock de la tienda a su
antojo acomodando las ofertas de la
semana …”
Denuncia
5757
1) El gerente regional no es soportado
2) Insinuación de acoso a empleadas
3) Potencial manejo irregular del stock,
“acomodando ofertas”
Datos
5858
- Dado el grado de seriedad de los temas
denunciados, se inició una investigación
conjuntamente con Capital Humano y Legales.
- Los drivers de investigación fueron:
. Análisis de inventarios
. Análisis de manejo de ofertas
. Acoso indecente a empleadas
- Asimismo se analizaron antecedentes
operativos y de gestión de personal del
gerente denunciado
Acciones
5959
Pero que sucedía detrás de
todo esto?
6060
El Gerente ajustaba el inventario a
gusto conforme ventas “No
declaradas” que realizaba a espaldas
del resto de los empleados.
A su vez las ofertas semanales eran
facturadas en su totalidad los
primeros días de su aparición, las
cuales eran adquiridas por el propio
Gerente que posteriormente revendía
por internet.
6161
- Desvíos anuales totales de usd 350.000
- Dado que la compañía estaba regionalizada a
nivel nacional esta operatoria se había
multiplicado por cada sucursal en donde había
trabajado el gerente
- El hecho se venia realizando desde hace mas de
24 meses
- Varias empleadas habían renunciado a causa de
presiones desmedidas del gerente.
- La empresa sufrió acciones legales por causas
relacionadas al mal ambiente de trabajo.
Perjuicio
6262
- El caso no fue judicializado dado que el
Gerente confesó el hecho y planteó un plan de
remediación del perjuicio documentado.
- Hubo otras investigaciones por casos similares
en otras sucursales.
- La Empresa asumió formalmente un plan de
prevención y una campaña contra cualquier tipo
de discriminación interna.
- El Gerente fue desvinculado de la
organización.
Finalmente
6363
Martin Ghirardotti: mghirardotti@llyasoc.com.ar
John Milner: jmilner@kcsm.mx
Muchas gracias por
acompañarnos
Preguntas o dudas?
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