achmea...het functioneel beheer ligt bij een interne beheerorganisatie in de vorm van een scrumteam....
Post on 24-Jun-2020
7 Views
Preview:
TRANSCRIPT
ACHMEA
"PAS HET SYSTEEM NIET AAN OP JE PROCESSEN, MAAR DOE HET PRECIES ANDERSOM"
2 ACHMEA
Achmea, opgericht in 1811, is met tien miljoen klanten uitgegroeid tot
de grootste verzekeraar van Nederland. Het bedrijf is marktleider in
schade- en zorgverzekeringen en neemt op het gebied van inkomens-
en levensverzekeringen een derde positie in. Daarnaast is Achmea in
omvang de vijfde vermogensbeheerder van Nederland.
Het bedrijf levert klanten een volledig aanbod van verzekeringen
en aanverwante financiële producten en diensten. Dat gebeurt met
bekende merken zoals Zilveren Kruis, Centraal Beheer en – via
samenwerkingspartner Rabobank – Interpolis. Met deze merken streeft
Achmea een positie na als koploper in mobiele en online dienstverlening.
De organisatie investeert volop in innovatie en verwacht daarmee
een verdere verhoging van het resultaat en een verdere stijging van de
klanttevredenheid te realiseren. Bij Achmea, dat behalve in Nederland ook
actief is in Griekenland, Turkije, Slowakije, Ierland en Australië̈, werken
meer dan veertienduizend mensen.
OVER ACHMEA
3 ACHMEA
DE UITDAGINGEN 4 79
INHOUDSOPGAVE
IMPLEMENTATIE
FUNCTIONEEL BEHEER
13OVER AFAS
4 ACHMEA
Op zoek naar vervanging van het gedateerde HRM- en Payroll-systeem
kwam het grote Achmea uit bij het kleinere AFAS. Dat was niet bepaald een
keuze voor een traditionele oplossing van een gevestigde internationale
leverancier, zoals Achmea gewend was. “Men vroeg zich vooral af of zo’n
standaardoplossing wel zou kunnen werken in een complexe organisatie
als de onze.”
In het voorjaar van 2016 koos Achmea voor de HRM- en Payroll-
oplossing van AFAS. Hein de Jong (Product Owner HR) en Egmond
Borgdorff (Directeur HR-beleid en Arbeidsmarkt) herinneren zich de
aanleiding voor de oriëntatie op nieuwe software nog goed. Borgdorff:
“Het systeem dat we in gebruik hadden was te weinig flexibel om invulling
te kunnen geven aan onze visie op modern HR-beleid. Zoiets als een tool
voor performance management ontbrak volledig en de functionaliteit voor
Employee Self Service werkte niet goed. Kortgezegd: met het toenmalige
systeem konden we de gewenste rol van HR als business partner voor de
organisatie naar onze mening niet waarmaken.” “Bovendien”, vult De Jong
aan, “zat het systeem in technisch opzicht aan het einde van zijn levens-
cyclus. Het bood onvoldoende flexibiliteit om er nieuwe schwung in te
brengen. De personeels- en salarisadministratie was in technisch opzicht
weliswaar toereikend, waar het echter aan ontbrak waren mogelijkheden
om handige functionaliteiten voor eindgebruikers in te richten.”
DE UITDAGINGEN
5 ACHMEA
GEEN APPELTJE-EITJETijd voor iets nieuws dus. In dat traject nam Egmond Borgdorff de rol
van opdrachtgever op zich en leidde hij de procedure met betrekking
tot de vervanging van het oude systeem. Voor hem was AFAS vanaf het
begin in beeld als een serieuze kandidaat, omdat hij de software kende
vanuit een eerdere functie bij een ander bedrijf. Appeltje-eitje zou je
denken, maar zo gemakkelijk ging het niet. Borgdorff: “Voor Achmea was
dat helemaal niet zo vanzelfsprekend. Van oudsher was men hier gewend
om in traditionele oplossingen in combinatie met gevestigde leveranciers
te denken. Lang niet voor iedereen in deze organisatie was het een uit-
gemaakte zaak dat we een relatief klein familiebedrijf uit Leusden als
serieuze softwarepartij konden beschouwen. Men vroeg zich af vooral
af of zo’n standaardoplossing wel zou kunnen werken in een complexe
organisatie als de onze.” “Daarbij is HR natuurlijk geen eiland, maar een
geïntegreerd onderdeel van het grotere geheel”, zegt De Jong. “Daar-
voor zijn koppelingen nodig met andere systemen en omgevingen. Niet
iedereen was er op voorhand van overtuigd dat dit goed zou komen. Zeker
niet als het zou gaan om een oplossing in de cloud.”
"IK KIES LIEVER VOOR EEN SYSTEEM DAT VOOR 90% IN JE BEHOEFTE VOORZIET DAN
VOOR EEN OPLOSSING DIE WERKELIJK ALLES KAN, MAAR WAARVAN JE UITEINDELIJK NIET
MEER DAN 10% GEBRUIKT”
6 ACHMEA
Na een volgens Borgdorff pittige selectie viel de keuze uiteindelijk toch
op AFAS. “De verwachte besparing over vijf jaar die wij met het nieuwe
systeem hadden becijferd, was buitengewoon overtuigend. Om een voor-
beeld te noemen: het aantal fte’s op de HR-afdeling zou met een kwart
kunnen afnemen. AFAS had overduidelijk de beste business case. En ook
nog eens een groot aantal positieve referenties.” De Jong: “Bovendien zijn
de systeemkosten van dit puur Nederlandse pakket een stuk lager dan
van internationale softwaresystemen. Bovendien zit de relevante wet- en
regelgeving er al standaard in, wat bij internationale pakketten niet zo is.”
BIJNA DE PERFECTE OPLOSSINGVoor Achmea zijn er nog wel een aantal punten om aan te werken.
Borgdorff: “Ik kies liever voor een systeem dat voor negentig procent in je
behoefte voorziet dan voor een alternatieve oplossing die werkelijk alles
kan, maar waarvan je uiteindelijk niet meer dan tien procent gebruikt.”
De Jong: “We hebben bewust gekozen voor standaardsoftware omdat die
je dwingt om efficiënt te werken. Dat maakt je voorspelbaar in je dienst-
verlening.”
7 ACHMEA
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG
De implementatie heeft al met al net iets meer dan een half jaar in beslag
genomen. Voor een omvangrijke en complexe organisatie als Achmea is
dat tamelijk snel. De Jong: “Niet voor niets hebben we daarvoor een AFAS
Award gewonnen. Ik was als manager van het Shared Service Center
betrokken bij de implementatie. Sinds 1 januari 2017 ben ik als
ketenmanager HR werkzaam als coördinator voor alle IT-systemen die
HR gebruikt. In mijn rol van Product Owner HR sta ik aan de kant van de
business.”
Borgdorff: “Het pakket is uitermate geschikt voor een businessgedreven
implementatie vanwege de eenvoud. Bovendien is het pakket niet
bepaald een lege doos. Waar dat mogelijk is zijn allerlei gegevens op het
gebied van relevante wet- en regelgeving dus al verwerkt.”
IMPLEMENTATIE
"WE HEBBEN BEWUST GEKOZEN VOOR STANDAARDSOFTWARE OMDAT DIE JE DWINGT OM EFFICIËNT TE WERKEN"
8 ACHMEA
STERKE TOENAME VAN EFFICIENCY IN PROCESSEN De Jong: “We zijn begonnen met het neerzetten van de basis in de vorm
van de personeels- en salarisadministratie. Spannend was natuurlijk de
eerste salarisronde na de live-gang. Dat ging goed. Een we merkten ook
al snel dat de efficiency in processen sterk toenam. Mutaties werden
snel en eenmalig verwerkt, terwijl daar in de oude situatie zelfs soms nog
brieven voor verstuurd moesten worden. De nieuwe werkwijze bespaarde
direct tijd en geld en er werden minder fouten gemaakt.” Borgdorff: “De
vergelijking met het oude systeem is misschien niet helemaal
eerlijk, want dat hadden we door de jaren heen behoorlijk verhaspeld. Op
meerdere plekken hadden we maatwerkoplossingen ingericht. Dat
betekende dat je systeemwijzigingen niet zoals nu met één druk op de
knop door kon voeren. Daar ging dan zeker een kwartaal overheen.”
"HET VOORDEEL VAN AFAS SOFTWARE IS DAT ER GEEN DIEPGAANDE
IT-KENNIS NODIG IS”
9 ACHMEA
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG
Het functioneel beheer ligt bij een interne beheerorganisatie in de vorm
van een scrumteam. De Jong: “Daar zitten business analisten en bouwers
in, een Scrum Master en ikzelf als Product Owner; een agile werkvorm
dus. Het gaat om vijf mensen, die zich voor een deel van hun tijd
trouwens ook met andere systemen bezighouden. Als Product Owner
ben ik intensief betrokken bij de doorontwikkeling van HRM en Payroll.
Vroeger ontwikkelde IT, ver weg van de business, nu is de business in
de lead. De business bepaalt en prioriteert welke functionaliteiten op
welk moment nodig zijn. Het voordeel van AFAS software is dat er geen
diepgaande IT-kennis nodig is om met dit systeem nieuwe functionaliteit
te ontwikkelen.”
FUNCTIONEEL BEHEER
10 ACHMEA
ZELFOPLOSSEND VERMOGEN Voor ondersteuning door de leverancier mikten Achmea aanvankelijk
op twee keer per maand een dag hulp van een consultant. De Jong: "In
de praktijk blijkt dit niet meer nodig, behalve als we willen sparren of
een issue hebben. Waar we in de oude situatie regelmatig een program-
meur nodig hadden, kunnen we met ons bestaande scrumteam heel veel
zelf oplossen.” Borgdorff: “Dat is helemaal in lijn met de filosofie van de
leverancier. Een mooie en onderscheidende filosofie als je het mij vraagt.”
IN GEBRUIK GENOMEN FUNCTIONALITEITEN Naast een uitgebreide set aan administratieve self service
processen en rapportages, gebruikt Achmea het verzuimmanagement, de
beoordelingscyclus en het systeem van strategische personeels-
planning. Borgdorff: “Dat helpt de leidinggevenden in onze organisatie
om beter te sturen. Tegelijk hebben onze medewerkers direct toegang tot
al hun gegevens en zien ze aan de hand van taken en signaleringen wat
er van het verwacht wordt. Want het barst inmiddels van de workflows in
het systeem. De interne portal InSite speelt daarin een centrale rol. Die
portal is ook een uitkomst in de omgang met het individueel keuze-
budget dat aan alle medewerkers is toegekend. Wij willen dit cafetaria-
model in de toekomst verder uitbreiden en InSite helpt ons daarbij.” De
Jong: “Momenteel werken we aan de verdere optimalisering van het
verzuimmanagement en aan het inrichten van ondersteunende
functionaliteiten aan het 'Achmea management development
programma'. Mogelijk nemen we in de toekomst ook de Pocket App in
gebruik. Voorafgaand daaraan zullen we in ieder geval moeten
beoordelen of die tool voldoet aan de strenge beveiligingseisen die voor
ons gelden.”
11 ACHMEA
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG
Dankzij de dashboards die de softwareleverancier beschikbaar stelt maak
je de data makkelijk inzichtelijk. Door deze informatie uit je systeem te
halen, kun je beter sturen op het resultaat. De Jong: “Voor leidinggevenden
hebben we cockpits voor realtime rapportages op het gebied van zaken als
verzuim, verlof en bezetting. In de praktijk blijkt het gebruik door leiding-
gevenden van die dashboards nog enigszins een drempel, men moet nog
een beetje wennen. We bekijken hoe we die drempel kunnen verlagen.”
Borgdorff: “Mijn ervaring is dat als je de cockpits gebruikt je meteen
ziet hóe het werkt en dát het ook werkt, maar dat je jezelf er eerst even
in moet verdiepen.” De Jong: “Wat ook mooi is aan AFAS zijn de vele
eenvoudige overzichten die als standaardfunctionaliteit in het systeem
echt heel eenvoudig te realiseren zijn. Net als het exporteren van die
overzichten naar bijvoorbeeld Excel.”
REALTIME INZICHT IN DE ORGANISATIE
"HET PAKKET IS NIET BEPAALD EEN LEGE DOOS”
12 ACHMEA
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG
De Jong: “De basisvastleggingen zitten in het systeem. Een meer
geavanceerd instrument als de HR3P-matrix past er nog niet in. Dat is een
vervolgfunctionaliteit om te ontwikkelen. Daarnaast hebben we heel veel
kleine wensen: een veldje hier, een workflowtje daar.” Een grotere wens
namens Achmea is een sollicitantenvolgsysteem. Borgdorff: "Wij blijven
hopen dat de leverancier dat in de toekomst voor elkaar krijgt.”
TIPS AAN ANDERE GEBRUIKERS De Jong: “In plaats van de traditionele manier van ontwerpen, kun je veel
beter samen met de eindgebruiker achter het computerscherm gaan
zitten. Door samen te klikken op knoppen en afbeeldingen, en visueel te
maken wat je wilt ontwikkelen, kom je veel sneller tot een oplossing dan
met een ouderwets proces als functioneel, technisch ontwerp en bouw.”
Borgdorff: “Pas het systeem niet aan op je processen, maar doe het
precies andersom. Door je aan de standaard van het systeem te houden,
behaal je de meeste efficiency.”
13 ACHMEA
OVER AFAS SOFTWARE
AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim
vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf
ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als
de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde
manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu
centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000
organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse
Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van
ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige
softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.
ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT
TELEFOONNUMMER033-434 3883
BEZOEKADRESPhilipsstraat 9
3833 LC Leusden
top related