adlib gebruikersgroep - najaarsbijeenkomst 2014 - marianne nouwen en wouter de voogd - digital asset...

VGM in de wolken

Op weg naar een DAM systeem

bij het Van Gogh Museum

Wouter de Voogd, functioneel beheerder Adlib

Marianne Nouwen, informatiebeheerder

Doelstelling DAM

• Centraal systeem voor het beheren, delen en ontsluiten van multimedia bestanden

• Uitgangspunten:

- Adlib: voor het vastleggen van alle object gerelateerde informatie

- DAM: voor het vastleggen van alle assetgerelateerde informatie

Selectietraject

• Opstellen Programma van Eisen (PvE)

- gewenste functionaliteiten

- gewenste koppelingen

- technische eisen

• Aanschrijven leveranciers

• Uitnodigen van 4 leveranciers voor demo

• Keuze leverancier

Gewenste functionaliteiten

Onder andere:

• Uploaden bestanden (ook grote hoeveelheden)

• Ondersteunen van diverse formaten

• Vastleggen van metadata

• Goede zoekfunctionaliteit

• Verschillende presentatiemogelijkheden

Gewenste koppelingen

• Adlib-DAM

- actuele metadata over object in DAM

- parent-child relaties zichtbaar in DAM

• DAM-Adlib:

- 1 afbeelding uit DAM zichtbaar in Adlib

- Overige beschikbare media in DAM

Technische eisen

Onder andere:

• SQL database

• Rollen en rechten

• Aantal gelijktijdige gebruikers

Uitkomst selectietraject

Cumulus van de Duitse firma Canto

Plus (+):– Ervaring met eerdere koppelingen met museale collectie-

informatiesystemen– Goede zoek– en presentatiemogelijkheden– Aparte webversie voor (externe) gebruikers – Goede, heldere communicatie

Min (-):– Eigen database

Proof of Concept (PoC)

• Om leverancier alle toezeggingen te laten bewijzen

• Projectgroep met vertegenwoordigers diverse afdelingen

• november 2013 – maart 2014

• Leermoment: beperk PoC echt tot PvE

Implementatiefase

• Vanaf 1 april 2014

• Ondanks PoC toch een complexe fase (diepgaande kennis en ervaring bij alle partijen is noodzakelijk)

Leermomenten

- 3e partij nóg beter informeren over structuur Adlib

- Testomgeving moet hetzelfde zijn ingericht als productieomgeving

- Voer linkrefcheck (controle op dode links) in Adlib

- Kijk kritisch naar de notatie van de objectnummers

- Kijk kritisch naar de benaming van je assets

Sneak preview

In ontwikkeling:

• Cumulus Client (beheren, raadplegen, delen)

• Cumulus Sites (raadplegen, delen)

• Koppeling Adlib-Cumulus

Cumulus client

parent-child relatie

Leveren van afbeeldingen

Cumulus Sites

Adlib-DAM

Referentie vanuit DAM

Link naar overige media in DAM

Oude referentie. (Komt t.z.t. te vervallen)

Resultaat van link vanuit Adlib in Sites