akauntabiliti dalam pengurusan kewangan1) audit indeks akauntabiliti pengurusan kewangan tahun 2014...
Post on 06-Jan-2020
54 Views
Preview:
TRANSCRIPT
WELCOME TO UPM 1
Akauntabiliti Dalam
Pengurusan Kewangan
Zainora Abdul Talib Ketua Audit Dalam
24 Jun 2016
Pengurusan kewangan
• Proses yang mana sesebuah organisasi perlu mematuhi tatacara dan peraturan yang ditetapkan untuk memperoleh dan seterusnya mengagihkan sumber-sumber berdasarkan kepada keutamaan-keutamaan tertentu dan menggunakan kawalan-kawalan tertentu untuk mencapai objektif berkenaan dengan cekap dan berkesan.
• Melibatkan perancangan, pengagihan dan penggunaan tenaga manusia, modal, barangan dan perkhidmatan bagi memenuhi matlamat sesebuah organisasi.
• Berteraskan kepada 2 prinsip utama – Legaliti – Akauntabiliti
2
Prinsip utama Pengurusan kewangan
• Legaliti
– Mesti mematuhi semua undang-undang dan peraturan kewangan yang berkuatkuasa
• Akauntabiliti:
– Obligasi atau tanggungjawab pegawai yang diberi kuasa untuk menguruskan sumber
– Pegawai perlu bertanggungjawab ke atas tanggungjawab yang diberikan dan bersedia menghadapi implikasi kewangan
3
Framework Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Sektor Awam
4
KECEMERLANGAN PENGURUSAN KEWANGAN
KA
WA
LAN
O
RG
AN
ISA
SI
KEP
IMP
INA
N
OR
GA
NIS
ASI
INO
VA
SI IC
T
SIST
EM
PEN
GU
RU
SAN
M
AK
LUM
AT
MO
DA
L IN
SAN
BU
DAY
A K
ERJA
C
EMER
LAN
G
Kawalan Pengurusan Kawalan UPM
• Kawalan Pusat – Dikawalselia Oleh Pejabat Bursar Secara Terus
• Emolumen dan elaun
• Utiliti
• Perubatan
• Kawalan PTJ – Diturunkan Kuasa Kepada Ketua PTJ Untuk
Mengawal Selia Peruntukan Dan Tanggungjawab • Belanja Mengurus
• Tabung Amanah
5
ELEMEN PENGURUSAN KEWANGAN
PUSAT • 1. PENGURUSAN
• 2. BAJET
• 3. TERIMAAN
• 4. PEROLEHAN
• 5. PERBELANJAAN
• 6. KUMPULAN WANG, PINJAMAN DAN DEPOSIT
• 7. ASET DAN STOR
• 8. KENDERAAN
• 9. PELABURAN DAN PINJAMAN
• 10. PENYATA KEWANGAN
PTJ • 1. PENGURUSAN
• 2. BAJET
• 3. PEROLEHAN DAN PERBELANJAAN
• 4. TERIMAAN
• 5. AKAUN AMANAH
• 6. ASET
• 7. STOR
• 8. KENDERAAN
6
PEMERHATIAN ADALAH BERDASARKAN
7
1) Audit Indeks Akauntabiliti Pengurusan Kewangan Tahun 2014 & 2016.
2) Audit Pengurusan
Kewangan tahun
2015 dan 2016.
Audit Pengurusan Kewangan Pusat Alumni
Audit Pengurusan Kewangan Pusat Sukan
Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Perhutanan
Audit Perolehan Kontrak SH186/2013 (14001)
Audit Pengurusan Kewangan Bahagian Hal Ehwal Pelajar
Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Pengajian Alam Sekitar
Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Sains Komputer
Audit Pengurusan Kewangan Kolej
Audit Pengurusan Kewangan UPMKB
Audit Pengurusan Kewangan PALAPES
Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Ekonomi & Pengurusan
8
PEMERHATIAN ADALAH BERDASARKAN
3) Audit Prestasi
tahun 2015 & 2016.
Audit Perjawatan & Pengurusan Aktiviti TPU
Audit Pengurusan Perolehan
Audit Pengurusan Aset Penyelidikan
Audit Pengurusan Perolehan Projek Kerja
Audit Susulan Pemantauan Pengurusan Akaun Pelaburan
Audit Pengurusan Aset Alih,
Audit Pengursan Penyelenggaraan Penghawa Dingin
Audit Pengurusan Dana Wakaf
Audit Pengurusan Perbelanjaan & Pengurusan Tanah UPMKB
Audit Pengurusan Penjanaan Hasil
Audit Pengurusan Aset Bangunan dan Kemudahan Infrastruktur
Audit Pengurusan Aset ICT
PEMERHATIAN ADALAH BERDASARKAN
4. Audit Susulan – Isu-isu yang telah dibangkitkan terdahulu tetapi belum diambil/belum selesai diambil tindakan
5. Audit Khas – berdasarkan aduan atau pemerhatian semasa pengauditan
9
PENGAUDITAN
• Melihat Kepada – Pematuhan Kepada Peraturan/ Undang-undang
Yang Diterima Pakai
– Keberkesanan Kawalan Dalaman
– Keberkesanan Dan Kecekapan Sesuatu Aktiviti/Atau Perkara Tersebut
• Berdasarkan – Sampel Yang Dipilih
– Tempoh Yang Dinyatakan
10
11
12
TAHAP PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN PTJ BERDASARKAN AUDIT INDEKS AKAUNTABILITI TAHUN 2014 & 2016
2016
86% 85%
2014
TAHUN
Pre
sta
si K
ese
lu
ru
han
13
89%
80%
78%
63%
91%
88%
95%
89%
96%
79%
87%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
KAWALAN PENGURUSAN
KAWALAN TERIMAAN
KAWLAN PERBELANJAAN
PENGURUSAN AKAUN AMANAH
PENGURUSAN ASET DAN STOR
PENGURUSAN KENDERAAN
Axis Title
Kaw
alan
Perbandingan Pencapaian Mengikut Kawalan
Tahun 2016 Tahun 2014
PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN
1. PENGURUSAN
2. BAJET
3. PEROLEHAN DAN PERBELANJAAN
4. TERIMAAN
5. AKAUN AMANAH
6. ASET
7. STOR
8. KENDERAAN
14
Pengurusan Pentadbiran
• Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan baik, sistem dan prosedur teratur, kawalan dalaman yang mencukupi serta pemantauan yang berkesan
• Perkara yang dilihat:- – Carta organisasi
– Penurunan kuasa
– Perjawatan
– Mesyuarat Pengurusan
– Latihan
15
16
ELEMEN PENGURUSAN PENTADBIRAN
BIL SUB-
ELEMEN Keperluan PERKARA YANG DINILAI
1 Carta
Organisasi
• Menggambarkan struktur yang
menunjukkan fungsi, aktiviti dan
hieraki yang jelas dalam sesebuah
jabatan/pejabat
• Mengenalpasti ketua yang
bertanggungjawab dalam memberi
arahan, membuat keputusan dan
mengawal kerja yang ditetapkan
• Memastikan Carta Organisasi
disediakan, lengkap, dikemaskini &
dipamerkan (PKPA 8/1991 &Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 5/2007)
17
ELEMEN PENGURUSAN PENTADBIRAN
BIL SUB-
ELEMEN Keperluan PERKARA YANG DINILAI
2 Penurunan
Kuasa
• Kewajipan kewangan dan perakaunan bagi semua pegawai terlibat dinyatakan dengan jelas. Sekiranya berlaku sesuatu diluar aturan, ketua organisasi mudah menentukan pegawai yang bertanggungjawab.
• Diberi kepada pegawai yang bersesuaian secara bertulis
• Rekod dan fail penurunan kuasa disimpan dengan teratur supaya mudah dikesan/disemak dan dirujuk
• Surat kuasa termasuk had kuasa meluluskan perbelanjaan hendaklah jelas, lengkap dan terkini
• Setiap pegawai yang terlibat
dalam pengurusan kewangan
diberikan kuasa secara
bertulis (hasil, perbelanjaan,
perolehan dan amanah) dan
penurunan kuasa secara
khusus diberi kepada pegawai
yang terlibat dengan kutipan
dan bayaran. (Arahan
Perbendaharaan 11, 69, 101, dan
200.1), (Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 5 Tahun 2007)
18
ELEMEN PENGURUSAN PENTADBIRAN
BIL SUB-
ELEMEN KEPERLUAN PERKARA YANG DINILAI
3 Mesyuarat
Pengurusan
• Pemantauan ke atas
• Baki peruntukan – akaun mengurus
dan amanah
• Isu pembayaran/ perolehan, hasil,
aset dan sebagainya
• Memastikan setiap mesyuarat
pengurusan yang diadakan
mempunyai agenda tetap :
perancangan, kewangan,
perolehan, latihan dan ISO)
diadakan secara berkala
4 Latihan
• Semua pegawai yang terlibat dengan
kewangan perlu menghadiri kursus
kewangan yang berkaitan supaya
kompeten dengan tugasan yang
diberikan
• Rekod latihan staf
19
PEMERHATIAN AUDIT PENGURUSAN PENTADBIRAN
Carta organisasi tidak kemaskini
Surat penurunan kuasa tidak dikemaskini
Format lama
Pertukaran pegawai penyelia
Perubahan portfolio
Kuasa yang diturunkan terlalu umum
Tiada had kuasa
Staf yang terlibat dengan pengurusan kewangan dan penyelia tidak menghadiri
kursus berkaitan pengurusan kewangan
Terdapat perbezaan pengisian perjawatan sebenar berbanding waran
Senarai tugas pegawai tidak lengkap dan kemaskini
Laporan kewangan tidak dibincangkan semasa mesyuarat pengurusan PTJ
Agihan tugas tidak seimbang
Tiada pengasingan tugas jelas disebabkan kekangan staf dan tiada pemantauan
20
ELEMEN PENGURUSAN BELANJAWAN
BIL SUB-
ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN
1 Analisa Bajet
• Memastikan sesuatu
perbelanjaan yang dibuat
hendaklah mempunyai
peruntukan dan tidak
melebihi peruntukan yang
diluluskan (Peraturan Kewangan
& Perakaunan UPM)
• Pembayaran adalah terkawal dan tidak
melebihi peruntukan yang telah diluluskan
dalam tahun semasa
• Walau bagaimanapun terdapat bayaran
pada awal tahun di dapati merupakan
perkhidmatan atau bekalan yang telah
dilaksanakan tanpa pesanan belian pada
tahun terdahulu tetapi tidak dibuat bayaran
kerana peruntukan telah tiada.
Pengurusan Perolehan
• Memastikan perolehan dilaksanakan dengan cekap, mematuhi undang-undang dan peraturan yang ditetapkan serta mengikut amalan tadbir urus yang baik dan mematuhi prinsip perolehan, iaitu:- – Akauntabiliti awam
– Diuruskan dengan telus
– Memberi nilai faedah yang terbaik
– Dibuat dengan saingan terbuka, adil dan saksama
21
Pengurusan pembayaran
• 2 aspek utama
– Kawalan perakaunan – semua perbelanjaan yang dibuat dicajkan mengikut kod akaun yang ditentukan dan mengikut prinsip perakaunan akruan
– Kawalan pembayaran
• Diluluskan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan
22
23
ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN
1 Kawalan Dalaman
• Memastikan setiap perbelanjaan adalah
diluluskan dan berkaitan dengan aktiviti
PTJ
1. Prosedur perbelanjaan
adalah terperinci.
2. Walau bagaimanapun tidak
semua PTJ menyediakan log
pembayaran dengan lengkap.
Terdapat PTJ yang hanya
menyediakan rekod
perbelanjaan menggunakan
PO dan tidak termasuk
perbelanjaan tanpa PO
3. Ada dokumen perolehan
ditandatangani oleh staf yang
tidak diturunkan kuasa
• Memastikan setiap perolehan yang
dibuat mempunyai log rekod dan setiap
permohonan pembayaran disediakan
• Memastikan setiap dokumen perolehan
ditandatangani oleh staf yang
dibenarkan (Arahan Perbendaharaan 11, 69,
101, dan 200.1), (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan
5 Tahun 2007)
24
Bil Perk
ara
Senarai
Semak
Ya/
Tid
ak
3 Perol
ehan
Pesanan
belian (PO)
disediakan
sebelum
perolehan
dibuat
Perolehan
yang dibuat
mengikut
tatacara
yang
diterima
pakai
Perolehan
melalui TPO
adalah
wajar dan
teratur
Perolehan
tidak
dipecah
kecil
Perolehan
yang tidak
diterima
dalam
tempoh
dibatalkan
Kajian
pasaran/An
alisis
perbanding
an harga
adalah
munasabah
Perbelanjaa
n adalah
diluluskan
dan
berkaitan
dengan
aktiviti PTJ
Perolehan
secara
berkontrak
adalah
teratur
Dokumen
kontrak
disimpan
Terma
kontrak
dipatuhi
Tempoh
kontrak
masih sah
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG
DINILAI PEMERHATIAN
2 Perancangan
• Memastikan terdapat
perancangan
perbelanjaan
disediakan
• PTJ ada menyediakan perancangan tetapi
pemantauan ke atas perancangan tersebut tidak
jelas
• Perancangan ditumpukan kepada perolehan bekalan
dan perkhidmatan
• Perancangan tidak termasuk bayaran tanpa pesanan
belian seperti tuntutan pelbagai, perjalanan dan
perolehan tanpa PO
• Penerimaan peruntukan melalui RMK untuk alatan
pengajaran yang perlu dihabiskan dalam tempoh
yang telah ditetapkan menyebabkan peralatan tidak
digunakan selepas diterima kerana tidak ada
keperluan
ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN
25
Bil Perk
ara
Senarai
Semak
Ya/
Tid
ak
3 Perol
ehan
Pesanan
belian (PO)
disediakan
sebelum
perolehan
dibuat
Perolehan
yang dibuat
mengikut
tatacara
yang
diterima
pakai
Perolehan
melalui TPO
adalah
wajar dan
teratur
Perolehan
tidak
dipecah
kecil
Perolehan
yang tidak
diterima
dalam
tempoh
dibatalkan
Kajian
pasaran/An
alisis
perbanding
an harga
adalah
munasabah
Perbelanjaa
n adalah
diluluskan
dan
berkaitan
dengan
aktiviti PTJ
Perolehan
secara
berkontrak
adalah
teratur
Dokumen
kontrak
disimpan
Terma
kontrak
dipatuhi
Tempoh
kontrak
masih sah
BIL SUB-
ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN
3 Perolehan
• Memastikan pesanan belian (PO)
disediakan sebelum perolehan dibuat
dan mengikut tatacara yang diterima
pakai (Arahan Perbendaharaan 176.1(b)
1. Had kuasa PTJ untuk perolehan terus
adalah sehingga RM20,000. Antara
RM20000 hingga RM50000 adalah
melalui sebut harga B. Perolehan
melebihi RM50,000 adalah dibawah
pejabat Bursar.
2. Masih terdapat penemuan audit
perolehan dipecah kecilkan. Contoh
perolehan microskop dan lens
diasingkan dengan alasan ianya bukan
perolehan yang sama
• Perolehan yang dibuat mengikut
tatacara yang diterima pakai (Peraturan
Kewangan & Perakaunan UPM/ 1 PP)
• Memastikan setiap perolehan tidak
dipecah kecil (1PP – PK 2.2/2013)
• Jumlah perolehan bagi sesuatu item
tersebut tidak melebihi RM 20,000 dalam
tahun yang sama
ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN
26
Bil Perk
ara
Senarai
Semak
Ya/
Tid
ak
3 Perol
ehan
Pesanan
belian (PO)
disediakan
sebelum
perolehan
dibuat
Perolehan
yang dibuat
mengikut
tatacara
yang
diterima
pakai
Perolehan
melalui TPO
adalah
wajar dan
teratur
Perolehan
tidak
dipecah
kecil
Perolehan
yang tidak
diterima
dalam
tempoh
dibatalkan
Kajian
pasaran/An
alisis
perbanding
an harga
adalah
munasabah
Perbelanjaa
n adalah
diluluskan
dan
berkaitan
dengan
aktiviti PTJ
Perolehan
secara
berkontrak
adalah
teratur
Dokumen
kontrak
disimpan
Terma
kontrak
dipatuhi
Tempoh
kontrak
masih sah
BIL SUB-
ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN
3 Perolehan
• Perolehan yang tidak diterima dalam
tempoh dibatalkan dan kajian pasaran
adalah munasabah (Arahan
Perbendaharaan 169,170)
• Kaedah perolehan – perkhidmatan – lantikan staf
untuk kerja pentadbiran
1. Terdapat PO yang telah dikeluarkan
melebihi tempoh 3 bulan (di pesanan
belian menyatakan tempoh sah laku PO
adalah 1 bulan) tidak dibatalkan.
• Perolehan yang diterima lewat
daripada tempoh yang ditetapkan
dikenakan denda.
1. Terdapat kelewatan tidak dikenakan
denda atas alasan kesilapan di pihak
PTJ
ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN
27
BIL SUB-
ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN
4 Pengurusan
Kontrak
• Memastikan perolehan
secara berkontrak adalah
teratur (Arahan Perbendaharaan
200, 204 dan 205)
1. Kontrak telah tamat masih diteruskan bayaran
menggunakan PO/TPO
2. Pentadbir kontrak yang dinamakan tidak
berkemahiran dengan bekalan / perkhidmatan
yang dibeli
3. Terma yang dinyatakan di dalam kontrak tidak
sama dengan tawaran/ sebutharga yang telah
dikemukakan.
• Memastikan Dokumen
kontrak disimpan (Arahan
Perbendaharaan 205.3)
1. Dokumen kontrak tidak disimpan di PTJ – kontak
bekalan
2. Dokumen kontrak perkhidmatan/penyelenggaraan
tidak disimpan di Pejabat Bursar
• Terma kontrak dipatuhi dan
masih dalam tempoh (Arahan Perbendaharaan 176,
200, 204 dan 205) (1PP – PK
4/2013)
1. Terdapat terma di dalam kontrak tidak dipenuhi
tetapi bayaran telah dibuat. Antaranya latihan,
penyelenggaraan berkala dalam tempoh yang
dinyatakan.
ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN
28
BIL SUB-
ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN
5 Pembayaran
• Memastikan perolehan yang diterima
seperti spesifikasi dan berfungsi
dengan baik 1. Terdapat bayaran dibuat tetapi alat tidak boleh
digunakan disebabkan belum berfungsi seperti
yang sepatutnya atau tidak memenuhi
spesifikasi seperti latihan belum dibuat atau alat
tidak boleh guna.
2. Pengesahan pembayaran oleh staf yang
tidak diturunkan kuasa
3. Dokumen sokongan tidak lengkap
• Memastikan ujian telah dilaksanakan
sebelum pembayaran dibuat
• Pengesahan pembayaran oleh
pegawai yang diberi kuasa
• Dokumen sokongan adalah lengkap
ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN
29
BIL SUB-
ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN
5 Pembayaran
• Dokumen sokongan
adalah lengkap
1. Terdapat bayaran dibuat tetapi alat tidak boleh digunakan
disebabkan belum berfungsi seperti yang sepatutnya atau
tidak memenuhi spesifikasi seperti latihan belum dibuat
atau alat tidak boleh guna.
2. Pengesahan pembayaran oleh staf yang tidak
diturunkan kuasa
3. Dokumen sokongan tidak lengkap
• Mengenalpasti tempoh
pembayaran yang dibuat (Arahan Perbendaharaan 103)
1. PTJ yang terima DO/invois lewat kemuka invois (PO)
2. Lewat kemukakan tuntutan dan membuat pelarasan –
tuntutan/ kad korporat
3. Invois dikumpulkan tanpa dicop terima dan tidak
dibuat bayaran terus kerana tiada peruntukan.
Pembayaran mengikut kadar
yang diluluskan 1. Bayaran tidak mengikut kadar yang diluluskan, makanan,
upahan, elaun dan sebagainya Bekalan atau perkhidmatan yang
tidak diserahkan atau
dilaksanakan ditolak daripada
jumlah bayaran keseluruhan
1. Ada ketidakpatuhan, di mana bayaran penuh dibuat
walaupun bekalan/perkhidmatan yang diterima tidak
lengkap.
ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN
Pengurusan Terimaan Hasil
• Memastikan terimaan hasil dikendalikan mengikut undang-undang dan peraturan dan diakaunkan dengan betul dan sempurna
30
31
ELEMEN PENGURUSAN HASIL
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)
1 Penjanaan
Perancangan penjanaan disediakan
(PTJ – tidak termasuk dalam
pemantauan KPI university)
X
Tidak dipatuhi dengan teratur.
Senarai dan laporan hasil yang dikutip
disediakan
Kadar di luluskan oleh JKTK – sewaan
ruang/ peralatan/jualan produk/
perkhidmatan
Pemberian diskaun tidak dibenarkan
kecuali yang telah diberikuasa /
diluluskan
Jualan kredit direkod dan dipantau
32
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)
2 Kawalan
Dokumen Hasil
• Memastikan daftar borang hasil
direkodkan dan dikemaskini (Arahan
Perbendaharaan 65, 66, 67 & 68.) X
1. Penggunaan kupon
atau resit tidak rasmi
(resit runcit) yang
bukan dokumen
terkawal.
2. Buku tunai/ resit rasmi
(e-receipting) dibiarkan
dibawah meja
3. Tiada pengesahan
pada setiap buku tunai
yang diterima
• Memastikan borang hasil dikeluarkan
mengikut susunan nombor yang
berturutan (Arahan Perbendaharaan 66.C)
• Memastikan baki stok borang hasil di
daftar bersamaan dengan baki sebenar
• Memastikan Borang hasil yang belum
digunakan disimpan di tempat yang
dikunci dengan selamat (Arahan
Perbendaharaan 68)
• Borang hasil yang diterima disemak dan
diperakui betul tentang ketepatan nombor
siri di setiap helaian pertama buku resit. (Arahan Perbendaharaan 66.a)
ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN
33
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)
3 Merekod Borang
Hasil
• Memastikan Dokumen hasil
dikeluarkan pada hari yang sama (Arahan Perbendaharaan 60.(ii))
1. X
2. Mel / penerimaan yang
dikumpulkan
• Mengenalpasti borang hasil yang
hilang direkodkan dan dilaporkan
dengan segera (Arahan Perbendaharaan
300)
TB
4
Kebenaran/kelulu
san menerima
wang
• Mengenalpasti hasil yang dikutip
adalah mengikut kadar yang
dibenarkan (Arahan Perbendaharaan 87)
1. X
2. Tidak mengikut kadar yang
telah ditetapkan. Ada kadar
yang belum mendapat
kelulusan.
• Pegawai diberi kebenaran bertulis
untuk membuat kutipan(Arahan
Perbendaharaan 11, 69, 101, dan 200.1)
Pegawai yang menerima
kutipan tidak diberi kuasa
ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN
34
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)
5 Kadar kutipan
• Memastikan Kadar kutipan dibuat mengikut
kadar yang diluluskan oleh Jawatankuasa
Tetap Kewangan (Peraturan kewangan & Perakaunan
UPM)
Sama seperti di atas
• Pemberian diskaun tidak dibenarkan kecuali
yang telah diberikuasa / diluluskan
Ada pengecualian yang
diberikan oleh Ketua PTJ
6 Keselamatan
semasa kutipan
• Memastikan wujudnya ciri-ciri keselamatan
wujud di ruang tempat membuat kutipan hasil
(cashier) (Arahan Perbendaharaan 70(b))
1. Kekangan ruang
menyebabkan ruang
kutipan hasil kurang
selamat. Perlu
minimakan kutipan di
PTJ
2. Notis tidak dipamirkan
3. Password tidak unik dan
dikongsi
• Notis kepada orang awam untuk meminta resit
ada dipaparkan di tempat yang mudah dilihat (Arahan Perbendaharaan 61)
• Ciri-ciri keselamatan wujud bagi kutipan yang
dibuat secara mesin dan juga elektronik(jika
ada) (Arahan Perbendaharaan 70(b))
ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN
35
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)
7
Perakuan
Penerimaan
Wang
• Akuan terimaan yang digunakan adalah
akuan rasmi Pejabat Bendahari
(resit,kupon, bil tunai,tiket, jurnal) (Peraturan Kewangan& Perakaunan UPM)
Ada yang belum didaftarkan.
• Memastikan Resit/Bil tunai dikeluarkan
segera pada masa terimaan (Arahan
Perbendaharaan 60.(ii))
Ada PTJ tidak memberi resit
ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN
36
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)
8
Pindaan dan
pembatalan akuan
terimaan
• Meminda resit adalah dilarang dan resit yang
dibatalkan beserta salinannya hendaklah
dikemukakan untuk diaudit (Arahan Perbendaharaan 62(a))
x
• Memastikan Resit/Bil Tunai yang dibatalkan
disimpan dan dicop batal (Arahan Perbendaharaan 62(a))
Teratur
• Akuan terimaan dibatalkan oleh pegawai yang
diberikuasa (Arahan Perbendaharaan 62(b))
Tidak dinyatakan
dalam surat
penurunan kuasa
ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN
37
ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)
9 Kawalan keatas
dokumen terimaan
• Memastikan akuan terimaan yang
dikeluarkan ditandatangani, dicatatkan
tarikh dan amaun.
x
• Memastikan akuan terimaan yang
dikeluarkan mempunyai salinan/karbon (Peraturan Kewangan & Perakaunan UPM)
/
• Pegawai pemungut menyimpan dan
mengunci akuan terimaan yang belum
digunakan dengan selamat dibawah
kawalannya atau pegawai yang lebih
kanan. (Arahan Perbendaharaan 126(b))
x
10 Penyerahan
kutipan
• Setiap kutipan yang dibuat diserahkan
kepada kaunter Seksyen Kutipan Hasil
dalam tempoh yang ditetapkan (Arahan
Perbendaharaan 78(a))
x
38
ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)
11 Akaun Belum
Terima
• Jualan Kredit kepada pihak
Luar
• Jualan antara Pusat Kos
1. Terdapat jualan kepada pihak
Ketiga tidak dikeluarkan invois
2. Jualan antara Pusat kos tidak
dibuat pelarasan melalui jernal
disebabkan baki peruntukan tidak
mencukupi
39
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN
12 Penyata Bulanan
• Memastikan rekod hasil bulanan
disediakan dan laporan terperinci
hasil bulanan yang diterima dari
SAGA disesuaikan dengan rekod
hasil untuk menentukan segala
pungutan yang diserah ke bank
telah diambil kira oleh Pejabat
Bendahari
x
• Penyata penyesuaian disediakan
dengan tepat & pelarasan dibuat
bagi item yang tidak dikenalpasti
• Semua jualan secara kredit telah
dikeluarkan invois untuk pihak luar
dan pelarasan jernal bagi jualan
antara PTJ(semakan melalui
penyata bulanan)
x
ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN
40
ELEMEN PENGURUSAN AKAUN AMANAH
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)
1 Akaun Amanah
• Memastikan setiap pemegang amanah
mempunyai surat ikatan amanah
X
• Senarai pemegang amanah adalah terkini dan
lengkap (1PP WP 10.4)
• Pemegang amanah memenuhi kriteria yang
ditetapkan (Arahan Perbendaharaan 165)
• Memastikan setiap perbelanjaan akaun amanah
diluluskan oleh pemegang amanah atau
pegawal pengawal yang dilantik secara bertulis
• Mesyuarat jawatankuasa akaun amanah dibuat
2 kali setahun (1PP WP 10.4)
41
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)
2 Akaun Amanah
• Akaun amanah berbaki kredit (1PP
WP 10.4, para 3.3.4)
x
• Penyata penyesuaian akaun
amanah ada disediakan (1PP WP 10.4,
para 3.3.4,(e))
x
• Akaun amanah yang tidak aktif
ditutup (1PP WP 10.4, para 3.5.1) x
• Tindakan penutupan akaun
dilaksanakan dengan teratur (1PP WP
10.4, para 3.5.2)
x (ikut surat ikatan upm 6 bulan)
1 pp – setahun atau telah
mencapai tujuan
• Pelarasan telah dibuat ke atas caj
yang dikenakan (Peraturan Kewangan &
Perakaunan UPM)
x – lewat…dua kali setahun –
menyebabkan ada yang berbaki
negatif
ELEMEN PENGURUSAN AKAUN AMANAH
PENGURUSAN ASET
• PERUNTUKAN YANG DIGUNAKAN:- – MENGURUS
– PEMBANGUNAN
– PENYELIDIKAN / AKAUN AMANAH
• PEMILIKAN ASET – PENGGUNA YANG DIPERTANGGUNGJAWABKAN
– PENGGUNA SEBENAR
– PENGGUNA UMUM
– PEGAWAI TIDAK BERKHIDMAT ATAU BERTUKAR
42
PENGURUSAN ASET
• PENYELENGGARAAN – BERKALA
– APABILA PERLU
– ASET PENYELIDIKAN • SEMASA TEMPOH PENYELIDIKAN
• SELEPAS TEMPOH PENYELIDIKAN
• PELUPUSAN – ROSAK DAN TIDAK EKONOMIK UNTUK DIBAIKI
– TIADA KEPERLUAN
– REKOD TIDAK LENGKAP
43
44
ELEMEN PENGURUSAN ASET
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan
(/ ) (x)
1 Pengurus Aset • Pegawai diberi surat lantikan (1PP KP 1.1/2013 para
6)(Pekeliling Pejabat Bendahari Bil1/2008) x
2 Penerimaan • Maklumat lokasi dan pengguna aset telah
dikemaskini didalam FAMS (Pekeliling Pejabat Bendahari
Bil1/2008, para 8) x
3 Pendaftaran
• Cetakan daftar individu aset telah dibuat dan
ditandatangani oleh Ketua Jabatan / Pegawai Aset
(KEW.PA-2) (Pekeliling Pejabat Bendahari Bil1/2008, para
11.1) = DAFTAR ASET –LAPORAN FAMS x
• Senarai aset dilokasi disediakan dan dikemaskini
(KEW.PA-7) (Pekeliling Pejabat Bendahari Bil1/2008, para
11.5) x
4 Pergerakan
aset
• Daftar pergerakkan aset ada disediakan (KEW.PA-
6) (1PP KP 2.3/2013 para 11) x
45
ELEMEN PENGURUSAN ASET
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI
5 Verifikasi
Aset/Inventori
• Aset ada
• Aset digunakan
• Aset sama dengan rekod
• Lokasi sebenar aset sama dengan rekod FAMS
• Pengguna aset sama dengan rekod FAMS
• Aset telah ditampal barkod (1PP KP 2.3/2013 para 11)
• Aset ID telah ditulis pada aset (1PP KP 2.3/2013 para 11)
• Aset disimpan secara selamat (1PP KP 2.4/2013 para 3)
Hasil Audit Pengurusan Aset Alih
1) Verifikasi Fizikal
46
95% 95% 90% 92% 88%
68%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Per
atu
s
Tahun
Carta 1 : Perbandingan Hasil Verifikasi bagi tahun 2009 - 2015
Hasil verifikasi aset tahun 2015 adalah 68%, menurun berbanding dengan tahun-tahun sebelumnya di mana 2013 (88%), 2012 (92%), 2011 (90%), 2010 (95%) dan 2009 (95%)
ID Aset
Barcode
ID dan Barcode
KEW PA 7
48
49
ELEMEN PELUPUSAN ASET/INVENTORI
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI
1 Kuasa Melulus
• Mengenalpasti pelupusan yang dibuat di PTJ (Pekeliling Bendahari
Bil 1/2008 Bab E para 24) & (1PP KP 2.6/2013 para 2 )
• Ahli jawatankuasa pemeriksa memenuhi kriteria yang
ditetapkan (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 28)
• Pelupusan diluluskan mengikut kuasa tertentu (Pekeliling
Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 28)
50
ELEMEN PELUPUSAN ASET/INVENTORI
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI
2 Kaedah Pelupusan
• Tindakan pelupusan telah diambil mengikut cara yang
diluluskan (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 32)
• Tindakan pelupusan telah diambil mengikut tempoh yang
telah ditetapkan (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 29)
• Sijil Pelupusan barang-barang telah dikeluarkan oleh pegawai
bertanggungjawab selepas tindakan pelupusan
diambil(Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 26.2 (k))
• Mengenalpasti adakah perakuan pelupusan (PEP) bagi aset
alih disediakan dengan teratur(Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E
para 26.2 (b))
51
ELEMEN PELUPUSAN ASET/INVENTORI
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI
3 Kemaskini rekod
• Pastikan pegawai terlibat mengemaskini rekod
daftar aset (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 35)
• Memastikan aset alih yang dilupuskan tiada di
PTJ (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 35)
Penyelenggaraan (aircond)
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Pemerhatian
1 Prosedur
Prosedur penyelenggaraan disediakan Prosedur tidak jelas.
Contohnya kemaskini ,
kaedah pemantauan,
pengesahan dan
pembayaran
Tugas dan tanggungjawab pentadbir kontrak
dan pegawai pemantau jelas
2 Perancangan Perancangan menyeluruh untuk aset yang
perlu penyelenggaraan
Hanya untuk aset yang
dibuat secara berkala
Senarai keseluruhan aircond mengikut
senarai aset dalam fams
Tidak sama
3 Pelaksanaan Senarai aset yang dilampirkan dalam
dokumen kontrak mengikut rekod FAMS
Tiada ID dan barcode/
ada yang duplicate
52
Penyelenggaraan (aircond)
Perkara Yang dinilai
Pelaksanaan/ pemantauan
senarai aset yang dilampirkan dalam
dokumen kontrak mengikut rekod FAMS
X tiada ID dan barcode/ ada yang duplicate
3.Rekod penyelenggaraan pembekal adalah
lengkap X umum
3.Senarai semak perkhidmatan disediakan
dengan lengkap oleh pegawai pemantau dan disahkan oleh pentadbir kontrak
X ada yang tiada pengesahan
Semua aset yang didaftarkan telah diselenggarakan
X terdapat aset yang
tiada/rosak
dimasukkan dalam
jadual
penyelenggaraan –
tetapi tidak
dilaksanakan 53
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN
3 Pelaksanaan/
pemantauan
senarai aset yang dilampirkan dalam
dokumen kontrak mengikut rekod FAMS
Ada yang tiada ID dan
barcode/ ada yang
duplicate
Rekod penyelenggaraan pembekal adalah
lengkap
Terlalu umum
Senarai semak perkhidmatan disediakan
dengan lengkap oleh pegawai pemantau dan
disahkan oleh pentadbir kontrak
Ada yang tiada
pengesahan
Semua aset yang didaftarkan telah
diselenggarakan
terdapat aset yang
tiada/rosak
dimasukkan dalam
jadual
penyelenggaraan –
tetapi tidak
dilaksanakan
Penyelenggaraan (aircond)
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN
4 Pembayaran Dokumen pembayaran adalah lengkap
1. Bukti pemeriksaan penyelenggaraan
tiada
2. akses ke bilik yang berkunci –
penyelenggaraan tidak dibuat
3. Service report tidak disahkan
• Work order tidak disediakan
Pembayaran mengikut aset yang diselenggara
tiada pengurangan bayaran bagi aset
yang tidak diselenggara
54
Aset yang tidak digunakan tetapi dimasukkan dalam daftar
penyelenggaraan dan dibayar
55
S00512879 dan S00512884 S00512821
56
ELEMEN PENGURUSAN STOR
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN
1 Pegawai stor • Ada surat lantikan (1PP KP 1.1/2013 lampiran C
para 7) /
2 Sistem • Ada sistem e-stor digunakan
baru digunakan – 20 PTJ
57
ELEMEN PENGURUSAN STOR
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI
3 Rekod dan Daftar Stok
• Rekod adalah seragam dan mematuhi tatacara
pengurusan stor (1PP KP 6.3/2013 para 2 )
• Mengetahui kedudukan stok simpanan dan bilangan
fizikal stok sama dengan rekod (1PP KP 6.3/2013 para 1 )
• Ada kawalan paras stok (1PP KP 6.3/2013 para 2.1.1 (i))
• Semak Daftar rekod yang dibangunkan
• Kad petak ada dan diselenggara dengan baik(1PP KP
6.3/2013 para 2.1.1 (ii))
• Rekod pergerakan stok disediakan (KEW.PS-4)
58
ELEMEN PENGURUSAN STOR
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI
4 Keselamatan
• Tempat simpanan stok adalah baik(1PP KP 6.4/2013 para
4)
• Susun atur adalah kemas (1PP KP 6.4/2013 para 2)
• Tiada barang/stok yang rosak dan usang
• Arah tanda KELUAR (EXIT) dan tanda LARANGAN
MEROKOK (1PP AM 6.7/2013 para 3)
59
ELEMEN PENGURUSAN STOR
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI
5 Verifikasi stok
• Kiraan fizikal stok adalah sama dengan rekod (1PP KP
6.6/2013 para 3)
• Kiraan stok dibuat secara berkala (1PP KP 6.6/2013 para 3)
• Pemeriksaan oleh wakil Pejabat Bendahari (1PP KP
6.6/2013 para 5)
6 Latihan • PYB adalah terlatih dan kompiten dalam menguruskan
stor di PTJ (1PP AM 6.7/2013 para 3.6)
PEMERHATIAN PENGURUSAN STOR
• Rekod stok tidak dikemaskini
• Tiada pemeriksaan berkala oleh pegawai stor
• Tiada lantikan bertulis pegawai yang menguruskan stor
• Terdapat Stok usang dan tiada pergerakkan
• Terdapat stok yang bergerak perlahan
• Toner yang disimpan tiada printer.
• Stok tidak disusun secara teratur di dalam stor
60
61
ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN
1 Pegawai Pengurus
kenderaan
• PTJ ada melantik pegawai
pengurus kenderaan(1PP WP
4.1/2013 para 3.1.11&15)
ada lantikan
62
ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI
2 Buku Log
• Buku log ada disediakan (1PP WP 4.1/2013 Lampiran C para 1)
• Buku log disimpan didalam kenderaan (1PP WP 4.1/2013
Lampiran C para 7)
• Buku log direkodkan dengan lengkap dan teratur(1PP WP
4.1/2013 Lampiran C para 3)
• Salinan asal buku log disimpan di Pejabat dan diperiksa
oleh Pegawai bertanggungjawab sekurang-kurangnya
sebulan sekali(1PP WP 4.1/2013 Lampiran C para 7.4)
3 Pengunaan kenderaan • Kenderaan digunakan bagi tujuan rasmi sahaja(1PP WP
4.1/2013 para 6.2)
63
64
65
66
ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI
4.1 Kad Inden
• Kenderaan jabatan mempunyai kemudahan kad inden(1PP
WP 4.1/2013 Lampiran A para 1)
• Kemudahan kad inden yang disediakan dikeluarkan oleh
syarikat yang dibenarkan sahaja(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A
para 1.2)
• Jenis kad yang digunakan adalah dwi kad (pemandu dan
kenderaan) (1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 3)
• Bagi kenderaan rasmi jabatan kad kenderaan disimpan
oleh pengurus kenderaan manakala kad pemandu
disimpan oleh pemandu(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 3.1.2 &
3.1.3)
• Pergerakkan kad inden direkod mengikut format yang
ditetapkan(1PP WP 4.1/2013 para 7.5)
67
ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI
4.2 Kad Inden
• Setiap resit penggunaan kad inden disimpan dengan rapi
dan teratur(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 5)
• Semakan invois penggunaan bahan api disemak dengan
resit asal (1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 6)
• Analisis keatas penggunaan bahan api dengan
penggunaan kenderaan adalah wajar
• Resit bahan api adalah sama dengan rekod di buku
log(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 6)
68
ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN
5 Penyelenggaraan
kenderaan
• Penyelenggaraan kenderaan
direkodkan pada buku log dan work
order (1PP WP 4.1/2013 Lampiran E para
2.2) xbuku log tiada
• Penyelenggaraan dibuat adalah
munasabah(1PP WP 4.1/2013 Lampiran
E para 2.2) x rekod tidak lengakap dan tiada analisis
• Penyelenggaraan dibuat secara
berjadual (1PP WP 4.1/2013 Lampiran E
para 2.2.1)
x- tiada jadual penyelenggaraan disediakan
69
ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI
6 Kad touch n go termasuk
Smart Tag
• Kenderaan rasmi jabatan diberi kemudahan kad touch n go (1PP
WP 4.1/2013 para 10)
• Kad touch n go disimpan oleh pegurus kenderaan dan hanya
diberi kepada pemandu apabila diperlukan sahaja(1PP WP
4.1/2013 para 11(iii))
• Penggunaan kad direkodkan mengikut format yang
ditetapkan(1PP WP 4.1/2013 para 12.2)
• Pemeriksaan bulanan dibuat antara rekod penggunaan kad
(dokumen SPK) dan penyata yang dikeluarkan secara online
70
ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI
7 Pembayaran
• Pengesahan dibuat ke atas penyata penggunaan
kad inden oleh pegawai kenderaan/pegawai yang
bertanggungjawab (1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para
5(ii))
• Pengesahan dibuat ke atas penyata penggunaan
touch & go oleh pegawai kenderaan/pegawai
yang bertanggungjawab (1PP WP 4.1/2013 para 11 (vi))
71
ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN
BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI
8 Pemandu
• Pemandu mempunyai lesen memandu yang sah (1PP
WP 4.1/2013 para 16 )
9 Keselamatan
kenderaan
• Kenderaan disimpan didalam kawasan pejabat jika
tidak digunakan (1PP WP 4.1/2013 para 17)
• Kunci pendua kenderaan disimpan di Pejabat(1PP WP
4.1/2013 para 18.1)
PEMERHATIAN PENGURUSAN KENDERAAN
• Pengesahan ke atas resit pembelian bahan api dan penyata smartpay tidak dibuat
• Buku log kenderaan tidakdikemaskini
• Penggunaan kad touch n go tidak disemak dengan penyata penggunaan kad touch n go
• Log pergerakkan kad inden tidak disediakan dengan lengkap
• Log pergerakkan kad touch n go tidak dikemaskini
72
• Semakan penggunaan kad touch n go tidak dibuat penyata penggunaan kad
• Tiada pengesahan pada penyata smartpay sebelum pembayaran dibuat
• Resit pembelian bahan api tidak difailkan secara teratur
73
PEMERHATIAN PENGURUSAN KENDERAAN
Implikasi Ketidakpatuhan Pemerhatian Risiko
1 Tiada Penurunan kuasa Bayaran atau terimaan tidak sah
2 Pecah kecil Perolehan Tidak mendapat faedah terbaik dari segi nilai
3 Deposit Tidak diakaunkan Salah guna dan perlu dibayar balik
4 Hasil salah caj Penyata kewangan tidak tepat
5 Hasil tidak dikutip Merugikan
6 Pembayaran ke atas perkhidmatan/ bekalan/ kerja yang tidak dibekalkan
Membayar melebihi jumlah sepatutnya
7 Kehilangan/kerosakan/ kemusnahan
Kerugian 74
Tindakan Yang Boleh Dikenakan
Tatatertib Surcaj
75
Ketua
Penyelia
Pelaksana
76
Tanggungjawab dan Kuasa
Surcaj (Akta 605, 14(a)– (e))
77
• Tidak Atau Telah Gagal Untuk Memungut
• Pembayaran Wang Yang Tidak Sepatutnya (Tidak Diluluskan Dengan Sewajarnya)
• Secara Langsung Atau Tidak Langsung, Bagi Apa-apa Kekurangan
• Tidak Atau Telah Gagal Untuk Menyimpan Atau Memantau Akaun Atau Rekod
• Tidak Atau Telah Gagal Untuk Membuat Apa-apa Pembayaran
Terima Kasih | Thank You
78
top related