alfresco day benelux: customer success showcase - saxion hogescholen

Content & Research Services8 december 2016

Even voorstellen …

Rudy Dokter• Business Informatie Manager @ Voorzieningen BIM voor thema

ECM• Informatie architect @ Saxion Development Services

| r.dokter@saxion.nl | https://twitter.com/rudydokter / | https://www.linkedin.com/in/rudydokter |

De gebruiker, de bomen, het bos...

Hoe krijg ik een snel overzicht van alle facturen rond de nieuwbouw in Apeldoorn?

Waar zijn alle ingevulde toetsen die vorig jaar bij de academie FEM zijn afgenomen?

Ik zoek het rapport dat in onze laatste MT-vergadering besproken is.

Welke onderzoekspublicaties zijn er vorig jaar bij Saxion verschenen?

Waar staan alle toetsen die we bij de AMA de afgelopen jaren samengesteld hebben?

Waar en hoe sla ik dat op?

Content & Research Services

→ Grip op de groeiende hoeveelheid digitale content

→ One-stop-shop’s in wording

→ Directe ondersteuning voor de gebruiker

Van beleid naar strategie

ECM Architectuurvisie – “Dun” & Open

‘Open’ om systemen te kunnen koppelen‘Open’ om content te kunnen hergebruiken

• documenten beheren en ontsluiten• voor de duur van hun leven(creatie, gebruik, archivering)• minimaal noodzakelijke metadata• geen ‘vervlechting’ proceskennis/procesuitvoering• één archief om te beheren• content hergebruiken in meerdere toepassingen

Uitgelijnd met: • Beleid • Integratievisie • HORA • informative-architectuur

De Content-”Migratie”-Meetlat

• Is gecontroleerde toegang deugdelijk geregeld? (Role-Based Access Control / Classified Content & Records / …)

• Is bewijslast geborgd? (check-out/in, versiebeheer, audit trail / …)

• Is gecontroleerde dossiervorming mogelijk? (in control, procesondersteuning, audits / …)

• Is content redundant opgeslagen? (chaos, extra opslagkosten, single point of truth / …)

• Is content deugdelijk gearchiveerd? (archiefregime, read-only, digitaal, substitutie / …)

• Is de content eenvoudig ontsloten & (centraal) vindbaar? Informatie ecosystem adaptiviteit bronsysteem Canoniek DataModel voor de Vindbaarheid (Dublin Core) (kennisvalorisatie, overdracht, hergebruik, samenwerken / …)

• Biedt het centrale DMS toegevoegde waarde? (zaakgericht werken, integratie (CMIS, Sax-apps, Google-docs/maps, Office) samenwerken, beheersbaarheid/volume, rating, mobile, search, workflow, Open Access, Public REST API’s / …)

Daar hoort tooling bij Alfresco

Als “Institutional repository” van Saxion ter ondersteuning van ECM, RM, RDM en ESE

Uitgangspunten Saxion:• Onder informatie architectuur Standaarden

Saxion Informatie Model• Security by design• ECM-architectuurvisie “dun” DMS API-first-

beleid (interactie met repository zoveel mogelijk vanuit bestaande applicaties)

• Uitgelijnd met integratievisie

Open Source, Open Standaarden, Schaalbaar, Betrouwbaar, Veilig → Veel gebruikt bij de overheid en de zegen van Gartner

Hoe opereren we

“Via Saxion Content & Research Services (afdeling- en domeinoverstijgend) gaan we op praktische en haalbare wijze handen en voeten geven aan de gestelde doelen en uitgangspunten. No-nonsense. Lean. Agile. Goed lopende initiatieven behouden of wellicht iets bijsturen en uitlijnen met beleid. Praktische en historisch gegroeide “eiland-oplossingen” daadkrachtig ombuigen naar “het betere alternatief”. Nieuwe inzichten of wensen voegen we direct toe. Maximale kennisopbouw in huis. Centrale regie.”

• Afdeling & domein-overstijgend• Multidisciplinair

Vergadercyclus CvB

Onderwijs Examen Reglement

KPI’s Output Lectoraten

ToetsOpslagSyteem

Research Datamanagement

De totalen – gevraagd budget

20161ste iteratie iteratie vergadercyclus CvB € xx.xxx

Onderwijs Examenregeling € xx.xxx

Output Smart Functional Materials (Accreditatie-pilot)

€ xx.xxx

Open Access Publiceren € xx.xxx

Enterprise Search € xx.xxx

Totaal € xx.xxx

20172ste iteratie vergadercyclus CvB € xx.xxx

opschalen serverpark € xx.xxx

Borging content lifecycle HBO-selectielijst € xx.xxx

Zaak- en dossiervorming € xx.xxx

DMS-ondersteuning taakapplicaties € xx.xxx

Migratie Post-IT € xx.xxx

Content-analyse t.b.v. migratie Docuware € xx.xxx

Content-analyses I:\schijf € xx.xxx

Integratie Office365 € xx.xxx

Totaal € xxx.xxx

2017 kosten per jaarLicentiekosten (+ post onvoorzien) € xx.xxx

Totaal € xx.xxx

De mensen

- Hoog ambitie-niveau- Technisch complex- Steile leercurve

Dank voor jullie aandacht