ambassadörsutbildning 2014-05-20 09.00-12.00

1

Ambassadörsutbildning 2014-05-2009.00-12.00

Sandra Karlsson – studentmedarbetare LyncElin Eriksson – studentmedarbetare Lync

Oskar Brändmark – verksamhetsutvecklare SUSTove Zellman – miljöledningsstrateg

2

Agenda

3

UC

4

Gartner: (http://www.gartner.com)Unified Communications (UC) erbjuder dig möjlighet att avsevärt förbättra hur individer, grupper och företag samverkar och presterar. UC möjliggör dessutom att ett flertal kommunikationskanaler samordnas. I vissa fall kan separata servrar konsolideras, men det är ofta så att UC tillskapar funktionalitet i befintliga kommunikationsinvesteringar och servrar. Viktiga tekniker är Internet Protocol-PBX, voice over IP (VoIP), Presence, e-post, audiokonferenser och videokonferenser, voice mail, Unified Messaging (UM) och Instant Messaging (IM). En annan viktig förmåga med UC är att det erbjuder en metod för att integrera kommunikationen till att fungerar direkt med affärsapplikationer, Gartner kallar denna förmåga ”communication-enabled business processes” (CEBP).

5

Wikipedia (Maj 2013): (http://en.wikipedia.org/wiki/Unified_communications)Unified Communications (UC) refererar till en trend i näringslivet för att förenkla och integrera alla former av kommunikation. Det är oftast en programvara samt förbättringar av infrastrukturen. I allmänhet tillåts en person att skicka eller ta emot ett meddelande i ett medium och ta emot i ett annat medium. Till exempel kan man få ett röstmeddelande och sedan läsa den i sin inkorg med UC. De meddelanden som överförs på detta sätt kan omfatta telefon, e-post, chatt, voice mail, närvarolösningar och fax. Den typiska programvara förenar dessa kommunikationsmedier så att alla aktiviteter och meddelanden lätt kan överföras. Ett framgångsrikt genomförande kan automatiseras och samla alla former av kommunikation till en gemensam upplevelse. Effektivitetsvinster kan leda till en optimering av affärsprocesser och stärka människors kommunikation, minska latens, hantering av flöden och eliminera apparat- och media-beroenden.

6

Wikipedia (Maj 2014): (http://en.wikipedia.org/wiki/Unified_communications)Unified Communications, uc, UC är ett alltmer använt begrepp för (en framtida) integrering av kommunikationstjänster - samordnad kommunikation.

På grundnivån handlar det om att integrera olika kommunikationstjänter. Telefoni, e-post, fax, chatt, videosamtal, hänvisningssystem och mycket mera. I det här finns dessutom information och närvarostatus - var du är just nu och hur och när du vill bli kontaktad (e-post, telefon, chatt osv). Det här gör det möjligt att när som helst, hur som helst och var som helst ta del av information som är relevant för varje användare.Enligt Gartner är den största vinsten med uc "its ability to reduce 'human latency' in business processes" ("dess möjligheten att minska 'den mänskliga fördröjningen' i affärsprocesserna").

7

Nojitter.com: (http://www.nojitter.com/blog/archives/2008/12/more_on_debatin.html)UC är ett sätt att integrera en lämplig och selektiv uppsättning av olika kommunikationssätt tillsammans med närvarosystem och ett enhetligt användargränssnitt, för att optimera affärsprocesser, vilket leder till ökat värde för organisationen i form av minskade kostnader, ökade intäkter och förbättrat kundsamspel och relationer.

8

Telefoni

Mobilitet

Telefonist &Kontaktcenter

Chatt ochPresence

Videokonferens

e-post

9

10

11

Link + Sync = Lync

12

En titt på Lync 2010…

13

Nytt i Lync

• Plattor, smartphones (Appar för iOS, android och windows finns.)Utifrån och inne i vårt nät.

• Externa deltagare - anslut via webläsare eller via sin egen lync• Federering - Först ut är Lunds Universitet och Kristiandstad kommun

14

15

Region Skåne federerar med (?)

16

Lync Web App Join ExperienceThese instructions explain how to join and connect to the audio portion of an Online Meeting.

Note: Silverlight is required.

Join Experience

1. Open the Online Meeting invitation.

2. Click Join online meeting hyperlink or manually copy/paste the meeting URL into a browser.

3. Join as a guest or use corporate credentials.

– Click Join as a Guest if you are attending the meeting from outside the company.

– Click Join using your corporate credentials if you have them.

4. Complete on-screen information such as your display name, and then click Join Meeting.

5. Click the Phone button on the mode bar.

6. Enter your office or cell phone number in Phone Details, and then click Call Me.

17

Join Online Meeting Experience Flowchart

Yes

No

No

Yes

No

Yes

Joining an Online Meeting by using Lync Web App requires minimal clicks to get participants connected quickly.

18

Filmen (och andra roliga filmer) ligger på www.skane.se/Lync

19

Nästa steg?

20

Nästa steg?

% of Fortune 500 use Lync

70Telephony users

Of enterprises are deploying or plan to deploy Lync Voice

60%% growth rate of voice software license sales

39,000 Voice users

33,000 Voice users

33,000 Voice users

25,000 Voice users

25,000 Voice users

15,000 Voice users

13,000 Voice users

10,000 Voice users

25,000 Voice users

5M

150

“Microsoft is now shipping more enterprise voice lines than any

other technology company in the world.” - Kevin Turner, 2013 Financial Analyst Meeting

Nästa steg?

22

Nästa steg?

23

Nästa steg?

Nästa steg?

25

Rapporter mellan akutmottagning och vårdavdelning

27

Statistik användningApril 2013• Ca 2000 medarbetare har Lync• 9283 chattkonversationer• 1758 Lync-samtal – ca 10 min/st• 541 Lync-konferenser – ca en halvtimme/st

April 2013• www.skane.se/Lync

Klimatväxlingspengar1,3 miljoner kr till information och utrustning med syfte att öka användningen av Lync i Region Skåne.

Information och utbildning• www.skane.se/lync• Öppna visningar• Ambassadörer

Lync-utrustade mötesrum • Runtom i hela Skåne• T ex alla vårdcentraler, folktandvårdskliniker, sjukhus, Dockan,

Skånehuset mm

Kanaler• Möten med förvaltningar• www.skane.se/lync• VGI-nyheter• Öppna visningar och grupp-specifika visningar• Affisch• Lync-rum• Mail-uppdateringar• Lync - vi ses på ett blink!

• Tävling…

Målgrupper

Alla medarbetare, speciellt• Ledning, chefer och ev sekreterare• LUA, IT-beställare• Kommunikatörer• Miljönätverk• Nämndsekreterare• ”Lync-ambassadörer”

32

En god ambassadör

Sandra Karlsson – studentmedarbetare LyncElin Eriksson – studentmedarbetare Lync

Oskar Brändmark – funktionsspecialist LyncTove Zellman - miljöledningsstrateg

Ladda ner på www.skane.se/LYNC

- där med korrekt grafisk profil ;-)

Lync

Exempel på olika mötesformerMalmö - Kristianstad

Tid(enkel resa)

Kostnad (tur och retur)

Klimatutsläpp (kg koldioxid tur och

retur)Telefon-/dator-/videokonferens 5 min 0 kr 0Tåg, med anslutande buss 1 tim & 30 min – 2

tim70-198 kr 0,4

Poolbil (gas)1 tim & 25 min Minst 690 kr 10

Egen bil (bensin, diesel) 1 tim & 25 min 700 kr 40

Skån

etrafike

n

Tåg in

rikes

Tåg utri

kes

Förm

ånsb

il

Poolbil

Verksam

hetsbunden bil

Privat

bilTaxi Fly

g0

5,000,000

10,000,000

15,000,000

20,000,000

25,000,000

30,000,000

20122013

Region Skånes tjänsteresor i krTot: 112 miljoner kr

Så, vad är

Lync?

Orättvis lunchfördelning?

Anna PalmingerProjektledare, Koncernkontoret

”Jag använder ofta chatten när jag har korta frågor och ser att någon kollega finns tillgänglig vid datorn. Det är smidigt när man sitter på olika platser och de jag lyncar med svarar ofta snabbt så att jag direkt kan gå vidare i arbetet och inte behöver avhandla någon liten fråga i flera mail.”

”Jag blev så trött på att köra bort massa tid! Förut körde jag bil till olika möten – oftast i Malmö – tre-fyra dagar i veckan.Det tar två timmar t.o.r. Malmö så om jag var där fyra gånger en vecka hade jag ju kört bort en hel arbetsdag. Nu kan det vara veckor när jag har möten i Malmö varje dag utan att åka dit en enda gång. Att Lynca är så mycket bättre!”

Bengt Skoog IT-chef, Helsingborgs lasarett

Anette Hansson, SUS

”Ofta är det svårt att hitta tider när alla föreläsare kan komma samtidigt och ännu svårare är det om det är flera tillfällen som ska synkas. Lösningen blev att genomföra mötet i Malmö och lägga en Lync-länk i inbjudan för de som ville vara med från Lund - eller från köksbordet hemma”

Rose-Marie SandbergKlinikchef,

Anette Sandberg

”Lync är ett jättebra alternativ till långa restider, särskilt eftersom Psykiatri Skåne finns utspridd över hela Skåne och det ofta är möten med personer från olika håll i Skåne.”

”Det var bara i början som jag tänkte på att Rose-Marie deltog via en skärm. Efter ett tag blev det naturligt, det var nästan som om hon hade suttit mitt emot mig”

”Beam me up, Scotty”

www.skane.se/Lync

Är ni redo?

Kommunikation• Lync är bra ur fyra perspektiv:

ekonomi, miljö, produktivitet och – inte minst – arbetsmiljö! ”Slipp fara och flänga! Bli tillgänglig för kollegor. Skönt nu med omorganisationen. Få ihop småbarnslivet” osv.

• Visa konkreta siffror och exempel på vad som kan förändras med Lync.• Kan minska resandet med ca 30 procent. (”vi säger inte att ni aldrig ska

resa, men en del flängande kan ju vara skönt att bli av med”.)• Reklamfilmer• Goda exempel – individer, avdelningar, förvaltningar.• Alla får bestämma själv! ”Detta verktyg kan användas på massa olika

sätt. Vi kan inte säga hur just du ska använda det – du kommer hitta dina sätt.”

• Lär med lek!

Att vara Lync-ambassadör

• Prata gott om Lync - varje gång du dricker kaffe/te• Ta initiativ till Lync-möten• Be att få vara med på möten du kallas till via Lync• Hålla visningar för

avdelningen/kliniken/förvaltningen• Hjälpa kollegorna med uppkoppling och utrustning• Återkoppla vanliga frågor och problem

47

Personliga ljud- och videodevices

48

Använd bara de prylar som finnsi beställningsportalen!

Alla prylar är ”certifierade” för Lync:

http://catalog.lync.com/

49

http://itportalen.skane.se/portal/Default.aspx

50

Behövs dom?

51

Sladdtelefonheadset funkar ”ibland” då de inte alltidföljer samma ”3,5mm standard” som finns i datorerna.

Denna typ funkar ”ibland”. Dock tar man ljudkortet ”i besittning” vilket gör att man inte hör i högtalarna när det ringer.

52

53

Aspekter på video Störande bakgrund ?

54

Lync i konferensrum

55

Projektorduk eller display

56

Jabra Speak 410 Microsoft Lifecam Studio

57

710kr550kr

Monteringskit

700kr

58

Projektorduk eller display

59

Projektorduk eller display

Aspekter på video

Motljus

Lysrör – neutralt ljus – försök efterlikna dagsljus

60

Projektorduk eller display

Aspekter på video Vidvinkel – avstånd till deltagare

61

Projektorduk eller display

Aspekter på video Placera kameran för att få ögonkontakt.- Så nära bilden som möjligt- Hellre under än över - tänk på ögonlocken

1:a hand

2:a hand

3:a hand

62

Projektorduk eller display

Aspekter på ljudet

63

Klappa för att höra ev eko

Aspekter på ljudet

64

Offect.se – finns på Kinnarps

Gardiner är bra!

Aspekter på ljudet

65

Exempel ögonkliniken Malmö

66

Exempel ögonkliniken Malmö

67

Exempel ögonkliniken Malmö

68

Exempel ögonkliniken Malmö

69

Tips!

Kolla var projektorbilden slutarExempel ögonkliniken Malmö

70

Exempel ögonkliniken Malmö

71

Exempel ögonkliniken Malmö

72

Exempel ögonkliniken Malmö

73

Åtgärda ”skrapandet” från stolarna

Aspekter på ljudet

74

Projektorduk eller display

75

Andra mötesrumsprylarLogitech BCC950

-Drivrutiner kan krävasPlaceringFjärrkontroll

+Allt i ettBra mikrofon (om riktad på rätt håll)

Ca 1800 kr

76

Andra mötesrumsprylarLogitech ConferenceCam CC3000e

Ca 7000 kr

77

CX5000

Ca 25 000 kr

Polycom – tidigare MS Roundtable

www.youtube.com/watch?v=USsokAUziHM

CX5100Ca 30 000 kr

78

Polycom

79

PolycomPolycom

80

81

82

• Encourage attendees to speak in their normal voice. Speaking loudly orshouting may result in uneven audio performance.

• Ask the people located at the remote site if they can hear you. Have themintroduce themselves so that you are certain to hear them.

• Because there may be a slight audio delay, you may need to pause briefly forothers to answer or make comments.

• Avoid rustling papers or tapping solid objects near the microphones.

Att leda ett distansmöte

83

Öppna möten

84

Exempelhttp://www.orbitone.com/en/company/Pages/People.aspx

Integration med hemsidor?

Ett sätt är att använda LyncWidget:http://lyncwidget.codeplex.com/

85

http://www.blynclight.com/

85

https://www.lyncstore.se/shop/busylight-for-lync/