(analytical trouble shooting for supervisors) · 2015-03-19 · why-why analysis...

12/16/2011

1

การวเคราะหปญหาทตรงประเดน เพอการแกปญหาส าหรบหวหนางาน

(Analytical Trouble Shooting for Supervisors)

“ปญหามไวแก...แตตองแกอยางสรางสรรค”

นยามและความหมาย • การ หมายถง งาน, ธระ, หนาท • วเคราะห หมายถง สงเกต, ใครครวญ; ยดออก, แผออก, แยกกระจายออกเปนสวน • ปญหา หมายถง ขอสงสย, ขอขดของ • ตรง หมายถง เทยง; ไมเอยง, ไมคด; ไมโกง • ประเดน หมายถง ขอความสาคญของเรองทแยกหยบยกขน พจารณา • แกไข หมายถง ทาสวนทเสยใหคนดอยางเดม หรอ ดดแปลงใหดขนกวาเดม

“เมอนยามความหมายสงใดกแลวแตไดอยางชดเจน...กงายในการจบประเดน”

12/16/2011

2

ผบรหารระดบสง ผจดการ หวหนางาน พนกงาน

กลยทธ

เทคนค

การบรหาร

ต าแหนงงาน VS ความรความสามารถ

บทบาทหนาทๆ แตกตางกนจะท าให ความร ความสามารถ และ เครองมอทจ าเปนตองใชมความแตกตางกน

หวหนางานหมายถง...

บคคลทไดรบมอบหมายให ดแลรบผดชอบ ใน การบรหารจดการงาน ทง งานของตนเอง และ งานของลกนอง เพอใหได ผลงาน ตาม เปาหมาย ทวางไว...อยาง มประสทธภาพ และ ประสทธผล

“เรยนร...ใชเปน...ใชบอย...สอนได...ถงจะเกง”

12/16/2011

3

สรปหนาทหลกของหวหนางานกคอ

บรหารงานทไดรบมอบหมาย

เพอท าใหผลการปฏบตงานเปนไปตามเปาหมาย ทวางไว (KPI : PQCDSME)

บรหาร ลกนอง

บรหาร คนรอบขาง

“การไดเปนหวหนางานไมใชเรองยาก...แตทยากกวาคอการไดรบการยอมรบ”

ปญหาคออะไร?

สวนตางคอ

ปญหา

สภาพปจจบน

เปาหมาย/สงทคาดหวง

สาเหตของปญหา

ปญหา คอ ความแตกตางระหวางเปาหมายและสภาพปจจบน

12/16/2011

4

ปญหาคอความแตกตางระหวาง... • สงทเปนอย กบ สงทตองการหรอมาตรฐานทไดวางเอาไว

• สงทเปนอย กบ ความตองการของลกคาทมความ หลากหลาย, ซบซอน และ เฉพาะเจาะจงมากขน

• สงทเปนอย กบ นวตกรรมทเปลยนแปลงไปอยางรวดเรว

• สงทเปนอย กบ ความจาเปนและความตองการทมมากขน กวาแตกอน

• สงทเปนอย กบ ........................

“สงทนากลวส าหรบการแกปญหากคอ...ความเคยชนทคดวามนไมใชปญหา”

ภเขานาแขงแหงปญหา

TITANIC

ปญหาทมองเหนได

เปาหมายทตองการ

สถาณการณในปจจบน

ปญหาทมองไมเหน สงทขดขวาง

ความส าเรจ

“นกแกปญหาทดตองรจกแยกแยะวา...อะไรคอขอเทจจรงและอะไรคอขออนมาน”

12/16/2011

5

ความอยรอดขององคกร ขนอยกบเรา ทกคน

ฝายวศวกรรม

ฝายการเงน

ฝายคลงสนคา

ฝายบญช

ฝายบรหาร

ฝายประกนคณภาพ

ฝายทรพยากรมนษย ฝายผลต

ฝายจดซอ ฝายวจยพฒนา

ฝายไอท

ฝายอนๆ

ฝายการตลาด

เจาของกจการ

ฝายวจยและพฒนา

ความอยรอดขององคกรและพนกงาน

ถาเรอลม เราทกคน กอยไมได

รปแบบและลกษณะของปญหา • ปญหาเชงเดยว • ปญหาเชงค • ปญหาเชงซอน • ปญหาทแกไขไดดวยตวเอง • ปญหาทตองอาศยตวชวย • ปญหาดานเทคนค • ปญหาดานการจดการ • ฯลฯ

“เมอเขาใจรปแบบของปญหา...มนกจะน าพาใหเราเหนแนวทางการแกไขปญหา”

12/16/2011

6

ขอเทจจรง VS ขออนมาน ขอเทจจรง หมายถง ขอความหรอเหตการณทเปนมาหรอท

เปนอยตามจรง

ขออนมาน หมายถง การคาดหมาย

หรอ การคาดคะเนเอาเอง

โดยใชอารมณและ

ความรสกเปนทตง

“เมอใชขอเทจจรงในการแกไขปญหา...แสดงวาเราก าลงเดนทางเขาใกลตนตอ”

หลกการ 5 จรงในการแกไขปญหา 1. สถานทจรง (หนางานทเกดปญหา) 2. ของจรง (วสดอปกรณ, เครองมอ, สงของตางๆ, ขอมล, คน ฯลฯ) 1. สถานการณจรง (เหตการณทเกดขนจรง) 2. หลกการและทฤษฎจรง 3. เงอนไขประกอบอนๆ ทเปนจรง (เทคโนโลย,

กฎระเบยบ, วธการทางาน, วฒนธรรมองคกร ฯลฯ)

“เมอขจดการใชความรสกออกไปจากกระบวนการ...ผลลพธทไดกคอความจรง”

12/16/2011

7

หลกการวเคราะหปญหา อยางเปนระบบ

(Analytical Trouble Shooting)

หลกการ 3W1E

“เมอใชขอเทจจรงในการแกไขปญหา...แสดงวาเราก าลงเดนทางเขาใกลตนตอ”

1. What (Subject & Defect)

2. Where (Place & Part of Subject)

3. When (Date, Time & Occasion)

4. Extent (Amount & Tendency)

12/16/2011

8

What (Subject & Defect)

“เมอใชขอเทจจรงในการแกไขปญหา...แสดงวาเราก าลงเดนทางเขาใกลตนตอ”

• เกดปญหาอะไรขน

• เกดปญหาขนกบสงใด

• เกดความเสยหายอะไร

• ตรงทเกดปญหามลกษณะทผดไปจาก

มาตรฐานหรอทคาดหวงอยางไร

Where (Place & Part of Subject)

“เมอใชขอเทจจรงในการแกไขปญหา...แสดงวาเราก าลงเดนทางเขาใกลตนตอ”

• เกดปญหาขนทสถานทไหน

• เกดปญหาขนทสวนไหน

• เกดปญหาขนทบรเวณไหน

• เกดปญหาขนตรงไหน

• เกดปญหาขนทดานไหน

• เกดปญหาขนทจดไหน

12/16/2011

9

When (Date, Time & Occasion)

“เมอตกรอบของปญหาใหแคบลง...ปญหากจะถกเจาะจงท าใหเหนชดเจนมากขน”

• เกดปญหาปไหน, ชวงฤดกาลไหน

• เกดปญหาชวงวนไหน, เวลาไหน

• เกดปญหาในชวงโอกาสใดบาง

• เกดปญหาซาๆ หรอ นานๆ ครง

• เกดปญหาขนเมอมสงใดเปลยนแปลงไปบาง

Extent (Amount & Tendency)

“ปรมาณและแนวโนม...ชวยท าใหเราเหนทศทาง”

• จานวนปญหามปรมาณมากนอยเทาไหร

• จานวนปญหามสดสวนเทาไหร

• จานวนปญหามอตราสวนเทาไหร

• จานวนปญหามความถเทาไหร

• จานวนปญหามเปอรเซนตเทาไหร

• แนวโนมของปญหาเปนอยางไร

มากขน คงท หรอ ลดลง

12/16/2011

10

ทดสอบความเกยวของ และไมเกยวของ

(Test by IS & IS NOT)

จดทแตกตางกนเมอเทยบกบ สภาวะปกต

(Distinction Point)

12/16/2011

11

มอะไรทแตกตางไปจากปกต(Changing Point)

สาเหตทอาจจะเปนไปได (Estimated Causes)

12/16/2011

12

สาเหตทนาจะเปนไปไดมากทสด (Causes with Highest Possibility)

อธบายไดโดยปราศจาก การถกเถยง

(Able to Explain Without Contradiction)

12/16/2011

13

ไมสามารถอธบายไดและ มการถกเถยง

(Unable to Explain With Contradiction)

ไมชดเจนและมความคลมเครอ (Indistinct)

12/16/2011

14

ตรวจสอบความถกตอง (Proof)

วางแผนการแกไขปรบปรง (Action Plan)

การวเคราะหปญหา

ก าหนดแผนด าเนนการ

ก าหนดวตถประสงค

ก าหนดกลยทธ ก าหนดทรพยากรทตองการ

ประเมน/อนมตแผน

12/16/2011

15

เทคนคทชวยในการวเคราะหและ แกไขปญหา

Mind Map คออะไร? แผนทความคด (Mind Map) หมายถง ความคดเกยวกบเรอง ใดเรองหนง โดยแสดงออกมาในลกษณะการเขยนเรอง ตอโยง ของคา ภาพ สญลกษณ และส

12/16/2011

16

จดเดนของ Mind Map

• ทกคนไดมสวนรวม • ไดความเหนของทกคน • มความคดสรางสรรคมากขน • มสมาธ • จดระเบยบและเหนความคด กระจางชด • มองเหนภาพรวมทงหมด

• ความจาดขน • ประหยดเวลา • แกปญหา • สามารถนาเสนอไดด • เราความสนใจ • จาไดงายขน

การนา Mind Map ไปใช • การประยกตใชในการวางแผนงาน • การประยกตใชในกระบวนการตดสนใจ • การประยกตใชเพอการแกปญหาเกยวกบงาน

1. ใชระดมพลงสมอง 2. ใชน าเสนอขอมล 3. ใชจดระบบความคดและชวยความจ า 4. ใชวเคราะหเนอหาหรองานตาง ๆ 5. ใชสรปหรอสรางองคความร

12/16/2011

17

ตวอยางการเขยน Mind Map

Why-Why Analysis (การวเคราะหปญหาดวยหลกการทาไม-ทาไม)

12/16/2011

18

Why-Why Analysis คออะไร

Why-Why Analysis เปนเทคนคการวเคราะหหาปจจยทเปนตนเหตใหเกดปรากฏการณอยางเปนระบบ มขนมตอน ไมเกดการตกหลน ซงไมใชการคดแบบคาดเดาหรอนงเทยน

วธการคดของ Why-Why Analysis

ปญหา ท าไมเกดปญหา

2

1

ท าไมเกด 2

2 - 2

2 - 1

ท าไมเกด 1

1 - 2

1 - 1 ท าไมเกด 1 - 1

1 - 1-1

1 - 1-2

ชอง "ท าไม" ชองสดทายจะเปนปจจยทเปนตนตอ

ของปญหา

รปท 1

12/16/2011

19

วธการคดของ Why-Why Analysis

จากรปท 1 เมอเรามปญหาอยางใดอยางหนงเกดขน เราจะมาคดกนดวาอะไรเปนปจจยหรอสาเหตทท าใหมนเกดโดยการตงค าถามวา “ท าไม” โดยตงค าถามไปเรอยๆ จนกระทงไดปจจยทเปนตนตอของปญหาในชองสดทาย

ปจจยทอยหลงสด จะตองเปนปจจยทสามารถพลกกลบกลายเปนมาตรการทมประสทธภาพ (เปนมาตรการปองกนไมใหปญหาเกดขนซ าอก)

กอนการวเคราะหดวย Why-Why Analysis

1. สะสางปญหาใหชดเจน ยดกมขอเทจจรงใหมน กอนทจะท าการวเคราะหปญหาดวย Why-Why Analysis จะตองไป

ตรวจสอบสถานทจรง และดสภาพของจรง อนเปนทมาของปญหาเพอสรางความเขาใจเกยวกบรายละเอยดของปญหาใหถกตองชดเจน

ถาไมสะสางใหด จะท าใหการวเคราะหกนวงกวางเกนไป และมปจจยทเกยวของมากเกนไป ถงแมไดผลการวเคราะหออกมากตาม มาตรการทตามมาจะมมากเกนกวาทจะน ามาปฏบตได

12/16/2011

20

กอนการวเคราะหดวย Why-Why Analysis

1. สะสางปญหาใหชดเจน ยดกมขอเทจจรงใหมน (ตอ) ตวอยาง

- อณหภมในเตาไมเพม - อณหภมในเตาไมเพมถง 100 C

- อณหภมในเตาไมเพมเลย (เทากบอณหภมหอง)

- เกดของเสยทไลน A - มของเสยเกดขน 1 ชนตอการผลต 100 ชน ใน

ผลตภณฑ ABC ทไลน A กระบวนการผลตท 3

ในชวงฤดฝน

กอนการวเคราะหดวย Why-Why Analysis

2. ท าความเขาใจในโครงสรางและหนาทของสวนทเปนปญหา จะตองท าการแจกแจงสวนงานทเปนปญหา ใหออกมาเปน

ไดอะแกรมแสดงความสมพนธของชนสวน, แสดงความสมพนธของหนาท, แสดงคาทควรจะเปนของชนสวนนนๆ กบสภาพทใชงานจรง หรอกลาวไดวาเปนการเปรยบเทยบ basic condition กบ working condition ฯลฯ

ในกรณของงานทวๆ ไป ใหเขยนภาพขนตอนหรอการไหลของงาน และท าความเขาใจเกยวกบหนาทของงานนนๆ

12/16/2011

21

วธการมองปญหาของ Why-Why Analysis

1. การมองจากสภาพทควรจะเปน แนวทางแรกนนเปนการคนหาสาเหตโดยการนกภาพขนมาใน

หววาการจะท าใหดนน จะตองมรปแบบ ลกษณะ และเงอนไขอยางไร

การมองปญหาจากสภาพทควรจะเปนคอ การเปรยบเทยบวธการของตนเองกบสงทเปนมาตรฐานหรอเปนทยอมรบของคนทวไป

“การมองปญหาจากสภาพทควรจะเปน” เปนการก าหนดแนวทางในการคนหาสาเหตของปญหาโดยการเปรยบเทยบปญหาทเกดกบสภาพทควรจะเปน หลงจากก าหนดแนวทางไดแลวกจะตงค าถามวา “ท าไม” ไปเรอยๆ เพอคนหาปจจยหรอสาเหตออกมา

วธการมองปญหาของ Why-Why Analysis 1. การมองจากสภาพทควรจะเปน (ตอ)

โบลทไมหมน

หวโบลทสก

โบลทกบแผนเหลกเปนสนม

โบลทกบแผนเหลกหลอมตดกน

ประแจไมไดขนาด

แรงบดประแจนอยเกนไป

OK

NG

OK

OK

OK

โบลทกบแผนเหลกเปนสนม

ทงโบลทและแผนเหลกนนเปนเหลก

ธรรมดา

ถกน าตลอดเวลา

บรรยากาศเปนพษ

ปญหา หวขอตรวจสอบ ผล ท าไมครงท 1 ท าไมครงท 2

รปท 2 ท าไมโบลทจงไมหมน

12/16/2011

22

วธการมองปญหาของ Why-Why Analysis

2. การมองจากหลกเกณฑหรอทฤษฎ เปนการมองปญหาจากการท าความเขาใจกบหลกเกณฑหรอ

จากทฤษฎทเกยวของกบการท างานของเครองจกรนนๆ

วธการมองปญหาของ Why-Why Analysis 2. การมองจากหลกเกณฑหรอทฤษฎ (ตอ)

ปญหา

แทงคน าบบเขาขางในขณะปมน าออก

ผลตางของความดนในแทงคกบบรรยากาศมากกวาแรงทแทงคจะทนได

อากาศเขามาในแทงคนอยกวาน าทถกปมออกไปใน

หนงหนวยเวลา

ความแขงแรงของแทงคน าลดลง

ท าไม หนง ท าไม สอง

รปท 3 ท าไมแทงคน าจงบบเขาขางในขณะปมน าออก

12/16/2011

23

วธการมองปญหาของ Why-Why Analysis 2. การมองจากหลกเกณฑหรอทฤษฎ (ตอ)

รปท 4 ท าไมแกนของสกรคอนเวเยอรจงหก

ปญหา

แกนของสกรคอนเวเยอรหก ความแขงของแกนนอย

กวาแรงบด

มแรงกระท าชวขณะมากกวาความแขงของแกน

ความแขงของแกนลดลง

ท าไม หนง ท าไม สอง

ความแขงของแกนนอยไป

วธการมองปญหาของ Why-Why Analysis

การมองปญหาทงสองแบบมขอแตกตางหรอขอควรระมดระวงดงน

1. ในกรณทปญหาหรอปรากฏการณทเกดขนเขาใจไดไมยากนก หรอมตนเหตของปญหาเพยง หนงสาเหต ควรใชวธการมองปญหาจากสภาพทควรจะเปน

2. ในกรณทปญหาหรอปรากฏการณทสนใจ เกยวของกบกลไกทคอนขางเขาใจยาก หรอมตนเหตของปญหาหลายสาเหต ควรเลอกใชวธการมองปญหาจากหลกเกณฑหรอทฤษฎ

*** หากมความเขาใจมากพอแลวอาจจะใชทงสองวธพรอมๆ กนกได

12/16/2011

24

ขอควรระวงในการท า Why-Why Analysis

1. ขอความทใชเขยนตรงชอง “ปญหา” และชอง “ท าไม” ตองใหสนและกระชบ

2. หลงจากทท า Why-Why Analysis แลว จะตองยนยนความถกตองตามหลกตรรกวทยา โดยอานยอนจาก “ท าไม” ชองสดทายกลบมายงชอง “ปญหา”

3. ใหถามวา “ท าไม” ไปเรอยๆ จนกวาจะพบปจจยหรอสาเหตทสามารถเชอมโยงไปสการวางมาตรการปองกนไมใหปญหาเกดขนซ าอก

ขอควรระวงในการท า Why-Why Analysis

4. ใหเขยนเฉพาะสวนทคดวาคลาดเคลอนไปจากสภาพปกต (ผดปกต) เทานน

5. ใหหลกเลยงการคนหาสาเหตทมาจากสภาพจตใจของคน พยายามวเคราะหไปทางดานเครองจกรอปกรณหรอวธการจดการมากวา

6. อยาใชค าวา “ไมด” ในประโยคส าหรบชอง “ท าไม”

12/16/2011

25

ขนตอนการปรบปรงแกไขดวย Why-Why Analysis

1. ก าหนดหวขอเรองทจะน ามาปรบปรงแกไข 2. ส ารวจความจรงของสภาพทเปนอยของปญหา ทงในดานสถต และการไป ส ารวจพนทจรง ทเกดปญหา 3. ตงเปาหมายทจะลดปญหาทเกดขนใหกลายเปนศนย 4. ก าหนดแผนของกจกรรม 4.1 ส ารวจความจรง 4.2 วเคราะหดวย Why- Why 4.3 เสนอแนวทางแกไข 4.4 ท าการแกไขตามแนวทางทไดเสนอไว 4.5 ตรวจสอบผลลพธ พรอมเขยน OPL หากจ าเปน

อณหภมเตาไมเพม (เขยนไมด) อณหภมของเตาไมถงเกณฑกาหนด (เขยนด) แบรงมปญหา (เขยนไมชดเจน) แบรงรอน (เขยนชดกวา) แผนใสขนจอไมชด (เขยนไมชดเจน) แผนใสขนจอเบลออานไมออก (เขยนชดเจน)

การเขยนทด...ท าใหเขาใจปญหาไดงาย

12/16/2011

26

1. สถานท / หนางานจรง

2. สงของ / ชนงานทเปนตวปญหาจรง

3. สถานการณจรง

4. ทฤษฎทเกยวของจรง

5. เงอนไขประกอบทเกยวของจรง

การบรหารขอเทจจรง...เพอการแกปญหา

“ยงสงเกตไดครบและระบไดชดเจนมากเทาไหร กยงท าใหเขาใกลตนตอของปญหามากเทานน”

ใชในการตรวจหาสงผดปกต

ใชในการคนหาสาเหตรากเงาของ

ปญหา

การใส ทาไม ทาไม ใหเรมจากปรากฎการณกอนอาจ

คดจาก การเปนนกสบ มคนตาย มเลอด มคราบ มมดปก

มกนบหรทงไว เลอดทผนง ตลมปกตเกนไป เนยนเกนไปนา

สงสย ทาไม หากเราเปนตารวจจะทาอยางไร สงแรกทจะทา

คอ นกสบไปสถานทจรง วเคราะหทาไมทาไม คอการสงหา

ฆาตรกร ฝกคดทาไมทาไม ลองไปอาน “โคนน”

ขอคดสะกดตอม Why-Why

“จงพยายามอยาขามขนตอน...เพราะมนจะมผลตอขอเทจจรง”

12/16/2011

27

Why-Why Analysis Hybrid Tools

การระดมสมอง (Brain Storming)

“ไมมใครเกงไปทกเรอง...เพราะเรองบางเรองมคนทเกงกวาเราอยแลว”

เปนกระบวนการคดทมขนตอนแบบแผน โดยมงเนนการม สวนรวมของกลม...เนนการรวบรวมความคดเหน ปญหา หรอ ขอเสนอแนะจานวนมากในเวลาทรวดเรว...เนนการกระตน ความคดสรางสรรค...เนนการระดมปรมาณความคดมากกวา คณภาพความคด...ทสาคญหามคานความคดของกนและกน

“อยในกตกา, คดบวก, สรางสรรค, อารมณขน”

12/16/2011

28

handle with care

“Can’t manage what you can’t measure or not know what to measure”

“ถาวดไมได หรอไมรวาจะวดอะไรกบรหารไมได”

การเปรยบเทยบหรอวดรอยเทา (Bench Marking) ชวยทาใหเรา รวาทผานเปนอยางไร...ปจจบนเราอยตรงไหน...

และอนาคตเราจะไปไหนตอยางไร

หลกปฏบต 13 ขอ ทจะชวยเพมพลงใหกบการทางาน และ ลาหนากวาใคร

1. มความเชอ 8. มความกลา 2. หลงใหลในสงททา 9. รกการเรยนร 3. ลงมอทา 10. มอปนสยทดงาม 4. มเปาหมาย 11. สรางสมพนธ 5. เตรยมพรอมอยเสมอ 12. มความรบผดชอบ 6. หมนฝกฝน 13. เลนเปนทม 7. ไมยอทอ

12/16/2011

29

องคกรทมการสราง “คานยม” หรอ “วฒนธรรมองคกร” รวมทงมการแสดงออกของ “พฤตกรรม” ทดๆ

จะชวยเปนแรงขบดนใหองคกรพงไปขางหนา และถงเปาหมายไดอยางรวดเรวและมประสทธภาพ

ถาม/ตอบ