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AÑO 2010
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
2
INDICE
1. Procedimiento de modificación del manual………………………………………….......7
2. Objetivo………………………...………………………………………………………8
3. Alcance………………………………………………………………………………….8
4. Definiciones y abreviaturas………………………………………………………..……8
5. Disposiciones legales, referencias normativas y documentos relacionados……………12
5.1 Otras disposiciones vinculadas al sistema de abastecimiento…………………………14
6 Estructura organizacional………………………………………………………….......15
6.1 Organigrama de la división de administración general……………………………...15
6.2 Descripción de la división de administración general………………………………....16
6.2.1 Objetivos estratégicos………………………………………………………………..16
6.3 Descripción de la Sección de Compras…...…………………………………………..17
6.3.1 Organigrama Sección de Compras…………………………………………..……....17
6.3.2 Objetivos de la Sección de Compras…………..…………………………………….17
6.3.3 Descripción funcional de la Sección de Compras………………..….………………...18
6.4 Descripción de la Sección de Actos y Contratos……………………………………...19
6.4.1 Organigrama de la Sección de Actos y Contratos………...…………………………19
7. El proceso de compras……………………………………………….………………….20
7.1 Definición de proceso de compra………...……………………………………………20
7.2 Principios orientadores de los procesos de compra y contrataciones del Sector
Público………………………………………………………………………………..……..20
7.3 Etapas del proceso de compras……….……………………………………………….21
7.3.1 Definición de requerimientos…………….…………………………………………..21
7.3.1.1Formulario solicitud de compras y/o servicios………………………………………21
7.3.2 Planificación de compras……………………………………………………………22
7.3.3 Selección del procedimiento de compras………………………………………..23
8. Responsabilidades y competencias………………………………………………..…25
8.1 Clientes internos y programa requirente…………………………………………...25
8.2 Unidad de Compra……………………………………………………………………26
8.3 Sección de Compras…………………………………………………………………...26
8.4 Jefe sección de Compras………………………………………………………...……26
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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8.5 Jefe unidad de Compras…………………………………………………………...…26
8.6 Jefe unidad de Gestión y Desarrollo………………………………………………….27
8.7 Ventanilla Única………………………………………………………………….…27
8.8 Coordinador de
Clientes……………………………………………………………27
8.9 Ejecutivo de Compra………………………………………………………………..27
8.10 Contraparte Técnica………………………………………………………………....27
8.11 Comisión de Evaluación……………………………………………………………...27
8.12 Sección de Actos y Contratos………………………………………………………...28
8.13 Sección Ejecución Presupuestaria, Áreas Técnicas y Auditoria……………………….28
8.14 Jefe Ejecución Presupuestaria………………………………………………………...28
8.15 Jefe Sección de Actos y Contratos…………………………………………………...28
8.16 Abogado Revisor…………………………………………………………………….28
8.17 Abogado ejecutor………………………………………………………………..…28
8.18 Administrador de Contratos………………………………………………………...29
9. Procedimiento de custodia, control y vigencia de las garantías……………………29
10. Descripción de actividades y flujos…………………………………………………...30
10.1 Construcción perfil de consumo cliente interno (PCCI)………………………………..31
10.2 Formulación Plan Anual de Compras (PAC)…………………………………………..33
10.3 Trato Directo < 10 UTM (TD <10 UTM)……………………………………………...36
10.4 Calificación a Proveedores (CP)……………………………………………………...43
10.5 Convenio Marco <1000 UTM (CM)…………………………………………………..45
10.6 Grandes Compras por Convenio Marco (GCCM)…………………………………….48
10.7 Licitaciones públicas (LP)……………………………………………………………52
10.8 Compras <3 UTM…………………………………………………………………..63
10.9 Recepción y custodia de documentos de garantía (RCDG)…………………...……66
10.10 liberación y/o cobro de documentos de garantía de seriedad de la oferta
(LCDGSO)………………………………………………………………………………….68
10.11liberación de documentos de garantía de fiel cumplimiento de contrato
(LGFCC)……………………………………………………………………….....................70
10.12 Cobro de documento de garantía de fiel cumplimiento de contrato
(CGFCC)…………………………………………………..................................72
11. Otras actividades relacionadas………………………………………………….…….74
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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11.1 evaluación de ofertas………………………………………………………………...74
11.2 procedimiento de pago………………………………………………………………75
11.3 evaluación de proveedores……………………………………………………...…75
11.4 Políticas de inventario………………………………………………………………..75
12. Indicadores de gestión…………………………………………………………………76
13. Anexos…………………………………………………………………………………79
Anexo nº1 ficha “plan de compras 2010”…………………………………………………80
Anexo nº2 formato “formulario de Calificación a Proveedores”…………………………...81
Anexo nº3 Check List………………………………………………………………………..82
Anexo nº4 “Tabla de seguimiento de procesos de adquisiciones” (disponible en formato
digital en la sección de compras)………………………………………………………………..84
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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PRESENTACIÓN El presente Manual de Procedimientos de Compras y Contrataciones Públicas del Nivel
Central del Ministerio de Educación, es fruto del trabajo conjunto de los equipos de trabajo
de las Secciones de Compras y Actos y Contratos de la División de Administración General.
Su propósito fundamental es poner a disposición de los funcionarios y funcionarias
involucradas en cada una de sus etapas relevantes del proceso de abastecimiento
ministerial, un conjunto de herramientas de gestión y procedimientos de trabajo para
contribuir a un mejoramiento significativo del proceso de compras y contrataciones de los
bienes y servicios que nuestro Ministerio requiere tanto para su funcionamiento operacional,
como también para la esencial tarea de mejorar la calidad de la educación que nuestros
niños y jóvenes reciben en cada rincón del país.
Es decir, este Manual es sólo el complemento adecuado de las personas que nos dedicamos
a las compras públicas en el Ministerio de Educación. Pues, con equipos de trabajo
alineados con los fines y propósitos ministeriales, dichas políticas públicas podrán llegar a
cada escuela y universidad del país en forma oportuna, contando con el mejor servicio y
conjunto de bienes requeridos al mejor precio y calidad posibles en función del presupuesto
disponible para cada adquisición.
Con este Manual de Procedimientos y las diversas fuentes de conocimientos disponibles
para los involucrados, se actualiza un ámbito de saber propio del proceso de compras y
contrataciones públicas. Su adecuada utilización y adaptación a las condiciones de cada
equipo de trabajo es un ámbito del saber hacer que esperamos contribuir a mejorar en
forma continua. Pero, la ética de la responsabilidad, la transparencia y probidad
requeridas en cada adquisición de compras y contrataciones públicas es un ámbito del saber
ser que debe caracterizar a cada persona que es parte de los equipos de trabajo, de las
cuales esperamos enorgullecernos por sus logros y genuina dedicación en el cumplimiento
de sus funciones.
El alcance de este Manual de Procedimientos es desde la generación de los requerimientos
hasta las compras y contrataciones del Nivel Central. A nivel regional, cada Seremi debe
disponer de un Manual de Procedimientos equivalente a su envergadura organizacional y
procedimientos internos, los cuales deben velar por la integración y comunicaciones fluidas
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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entre los diferentes clientes internos y los equipos de apoyo administrativo de nivel
provincial y regional, con el propósito de lograr condiciones de planificación y ejecución
oportuna de las compras regionales y un nivel satisfactorio de todos y cada uno de los
indicadores de gestión contemplados en el Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG)
Sistema de Compras y Contrataciones Públicas.
Como se ha informado, dentro de las prioridades de la DAG está rediseñar el proceso de
Abastecimiento del Ministerio de Educación para contribuir -desde nuestra función de
soporte institucional y a través del desempeño oportuno y eficiente de nuestros procesos- al
cumplimiento de los propósitos ministeriales y mejorar significativamente los desempeños
institucionales que los desafíos de la Reforma del Sistema Educativo demandan.
En este contexto y a partir del diagnóstico de las insuficiencias en la gestión ministerial, se
ha propuesto una estrategia de cambios esenciales, pero graduales del proceso de
abastecimiento. De este modo, si el fin es contribuir significativamente al mejoramiento del
trabajo de soporte institucional del Ministerio, uno de los propósitos es relevar el proceso
de abastecimiento de la organización a nivel nacional como un proceso estratégico y de
alto impacto en el desempeño y logro de los propósitos ministeriales.
La gradualidad de este proceso de mejora tiene que ver con la necesidad de comenzar por
logros alcanzables en un corto plazo relativo y por ciertos asuntos básicos que no están
adecuadamente resueltos, para persistir en una ruta de cambios significativos y de
resultados de alto impacto. Así, la creación de un Manual de Procedimientos de
Adquisiciones es un producto inscrito dentro de la estrategia de posicionar el Plan de
Compras como un instrumento fundamental de gestión de abastecimiento y de este modo,
contribuir a generar compras más oportunas y eficientes, como también a la articulación
coherente y consistente entre la formulación presupuestaria y la ejecución del gasto
institucional destinado a la adquisición de bienes y servicios.
En consecuencia, aquí se presenta un instrumento explícito de procedimientos para definir un
Plan de Compras y las estrategias más adecuadas para abordar la adquisición de bienes y
servicios regulares y estratégicos a nivel central y en cada una de las Unidades de
Compras existentes en el Ministerio de Educación a lo largo del país.
Jefe Sección Compras.
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1 PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN DEL MANUAL
En los casos que se requiera realizar alguna modificación al presente manual, se procederá
del siguiente modo:
1.1 Si el cambio modifica los aspectos fundamentales de un procedimiento, este cambio
debe realizarse con la autorización expresa del Jefe de la División de Administración
General, a través de la formalidad correspondiente a las comunicaciones de esta
División ministerial. Una vez aprobado y comunicado el cambio, la modificación debe
publicarse en el documento disponible en la Intranet del Servicio.
1.2 Si el cambio modifica la organización estructural de los equipos involucrados en el
proceso de abastecimiento, el cambio debe realizarse con la autorización expresa del
Subsecretario de Educación a través de la formalidad correspondiente a las
comunicaciones de dicha Subsecretaría ministerial. Una vez aprobado y comunicado el
cambio, la modificación debe publicarse en el documento disponible en la Intranet del
Servicio.
1.3 Si el cambio establece la modificación de las formalidades propias del
procedimiento, estas modificaciones deben contar con la autorización expresa del
Subsecretario de Educación. Una vez aprobado y comunicado el cambio, la
modificación debe publicarse en el documento disponible en la Intranet del Servicio.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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2. OBJETIVO
Este Manual tiene por objetivo presentar las normas y los procedimientos de
adquisición para mejorar la eficiencia, calidad y transparencia de los procesos de
compras y contrataciones de la Sección de Compras, así como fortalecer el acceso a
mayor y mejor información.
La Sección de Compras es la encargada de ejecutar los procesos de compras y
contrataciones y velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos
establecidos en el presente Manual. Además, en el Nivel Central es la unidad
autorizada para realizar las negociaciones de compra de bienes y servicios, a través
del documento Orden de Compra, en el sitio www.mercadopublico.cl de Internet.
3. ALCANCE
Este documento se aplica en la Sección de Compras Nivel Central, y tiene relación con
todos los Procesos de Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios efectuados por
la Institución con recursos propios o transferidos. Se exceptúan de este procedimiento,
las compras contempladas en el Art.3 de la Ley y Art. 53 del Reglamento.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Para efecto del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica
a continuación:
• Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos adquiridos de
uso general y consumo frecuente, con la finalidad de mantener niveles de inventarios
necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica.
• Boleta de Garantía: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene
como función respaldar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes, llamados a
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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licitación (seriedad de la oferta), como también la recepción conforme de un bien y/o
servicio (fiel cumplimiento de contrato). En casos en que el monto de la contratación sea
superior a 1.000 UTM, la boleta de fiel cumplimiento de contrato será siempre exigible.
• Factura: Documento tributario asociado a una orden de compra que respalda el pago,
respecto de la solicitud final de productos o servicios.
• Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar
mercadería fuera de la bodega hacia otros lugares de la institución.
• Orden de Compra/Contrato: Documento de orden administrativo y legal que determina
el compromiso entre la unidad demandante y proveedor, que tiene como función
respaldar los actos de compras o contratación respecto de la solicitud final de productos
o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los responsables del proceso
en toda su magnitud, ya sea en el documento o en forma electrónica según lo
establezcan los procedimientos.
• Plan Anual de Compras: Es el instrumento técnico esencial de planificación de la
demanda agregada de bienes y servicios requeridos en un año calendario para el
cumplimiento de los fines ministeriales y el adecuado y eficiente funcionamiento de la
organización. Los planes de compra deben contener la información esencial respecto a
la lista de los bienes y servicios requeridos, la cantidad, el presupuesto estimado, la
unidad requirente, la fecha en que se requiere el producto o servicio para establecer el
tiempo de proceso, la fecha estima de emisión de la Orden de Compra y la modalidad
de compra adecuada como expresión de la estrategia de compra Los procesos de
compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan
Anual de Compras elaborado por cada Entidad Licitante. 1
• Portal ChileCompra: (www.chilecompra.cl), Sistema de Información de Compras y
Contrataciones de la Administración Pública, a cargo de la Dirección de Compras y
1 Artículo 99 Reglamento de la Ley 19886.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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Contratación Pública2, utilizado por unidades de compras para realizar los procesos de
Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes
y/o Servicios.
• Requerimiento: Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio
que el Usuario Requirente solicita al Área o Unidad de Compra del Organismo, que
contiene la descripción adecuada de los Términos de Referencia Técnicos de dicho
requerimiento.
• Resolución: Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se
contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública.
• Cliente interno: Toda persona miembro de la organización, quien requiere del
resultado o producto de uno de los procedimientos internos pertenecientes a alguno de
los sistemas que comprenden el alcance del Sistema de Gestión de Calidad.
• Cliente externo: Toda persona o entidad no perteneciente a la organización, quien
posee una necesidad que el Servicio puede satisfacer con alguno de los productos
definidos por los Sistemas del PMG.
• Calidad: Conjunto de propiedades, atributos y características de un producto o servicio,
que le confieren la aptitud para satisfacer las necesidades de un cliente (interno o
externo).
• Sistema: Conjunto de elementos integrados que hacen un todo y que permiten obtener
un resultado a partir de una determina calidad de interrelación entre sus componentes.
El Sistema de Gestión de Calidad está formado por la visión, la organización, los
procedimientos, las herramientas, la gestión, la metodología de trabajo, entre otros.
• Gestión: Se refiere a las acciones de administración (planificación, ejecución, control y
retro-información) para conseguir los resultados esperados.
2 Artículo 19 ley de Compras Públicas 19.886
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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• Proveedor: Toda persona u organización que proporciona insumos para el logro de
resultado esperado.
• Procedimiento: representación escrita de un proceso. Da cuenta de la forma de hacer
algo, que articula razonablemente los recursos y personas involucradas en el logro
esperado.
• Instructivos: Los instructivos son documentos que señalan de forma precisa la manera de
ejecutar una actividad.
• Registros: Documento controlado que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
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5. DISPOSICIONES LEGALES, REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTOS
RELACIONADOS.
� Ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación
de Servicios, de 2003, “Ley de Compras públicas”, última modificación 2008.
• Regula el mercado de las compras públicas.
• Crea la institucionalidad necesaria para velar por la transparencia y la eficiencia
en las Compras y Contratación Públicas.
• Preserva la igualdad de competencia y no discriminación.
� Decreto Nº 250, del Ministerio de Hacienda, de 2004, que aprueba el Reglamento
de la Ley Nº 19.886, última modificación 2007.
• Determina detalladamente los requisitos, circunstancias y procedimientos que rigen
en conformidad a la Ley de Compras respecto de los procesos de compras y
contratación pública de bienes y servicios.
• Define los alcances de la obligatoriedad de regirse por el Sistema de Información
de las Compras y Contrataciones de las Entidades.
• Determina los requisitos y procedimientos respecto del Contrato de Suministro y
Servicios.
• Define los contenidos del plan anual de compras.
� Decreto supremo Nº 98, del Ministerio de Hacienda, de 1991, que establece
modalidades a que deberá ajustarse la celebración de convenios que involucren la
prestación de servicios personales, última modificación 1997.
• Establece los requisitos generales para la celebración de convenios de servicios
personales, con personas naturales y jurídicas.
• Establece los criterios de selección de la prestación de servicios personales.
• Establece la responsabilidad de evaluación de organismo contratante.
� Ley Nº 18.803 de 1989, que autoriza a los servicios públicos para contratar
acciones de apoyo a las funciones que no corresponden al ejercicio mismo de sus
potestades.
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• Autoriza la celebración de contratos con municipalidades o a entidades de derecho
privado, para cumplir funciones de apoyo.
• Establece las características asociadas a la celebración de dichos contratos.
� Decreto Supremo nº 21, del Ministerio de Hacienda, de 1990, que reglamenta la ley
18.803 sobre la contratación de acciones de apoyo.
• Establece los requisitos mínimos para la celebración de contratos con
municipalidades o entidades de derecho privado.
• Autoriza la inclusión de cláusulas arbitrales para resolver los desacuerdos que
puedan suscitarse entre los contratantes.
� Resolución 298, del Ministerio de Educación, de 1996, que delega en las autoridades
que indica, ciertas facultades para suscribir y aprobar convenios y contratos, última
modificación 2001.
• Delega a los funcionarios del ministerio de educación: Subsecretario, Jefe DAG,
SEREMI, Jefe de Departamento Provincial, la facultad que indica la ley 18.803,
sobre la celebración de contratos para cumplir con funciones de apoyo, según
cuantía de montos (UTM) involucrados.
� Decreto Supremo nº 192, del Ministerio de Educación, de 1996, que delega en
autoridades la facultad de suscribir y aprobar convenios y contratos, última
modificación 2001.
• Establece facultades a las autoridades: Ministro, Subsecretario, Jefe DAG, SEREMI,
Jefe de Departamento Provincial, para la adquisición de bienes muebles,
arrendamientos, comodato de bienes inmuebles o muebles, sala cuna o jardín infantil
y capacitación de personal. Otorgando facultades según clasificación de montos
(UTM) involucrados.
• Establece que los decretos y resoluciones dictados con estos fines deberán ser
subscritos bajo la fórmula “por orden del presidente de la república”.
� Decreto Supremo nº 558, del Ministerio de Educación, de 1984, que modifica el
decreto supremo de Educación Nº 816, de 1983, sobre la delegación de firma del
Ministro de Educación. Ultima actualización 1985.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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• Autoriza al Ministro de Educación (entre otras materias) la aprobación de convenios
con personas naturales o jurídicas que involucren la prestación de servicios
personales y versen sobre materias cuya cuantía sea superior a 500 UTM y no
excedan las 1.500 UTM, bajo la fórmula “por orden del presidente de la
república”.
• Autoriza al Subsecretario de Educación (entre otras materias) la aprobación de
convenios con personas naturales o jurídicas que involucren la prestación de servicios
personales y versen sobre materias cuya cuantía no exceda de 500 UTM, bajo la
fórmula “por orden del presidente de la república”.
� Decreto Supremo nº 19, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, de
2001, que faculta a los ministros de Estado para firmar “por orden del presidente
de la república”, última modificación 2008.
• Delega a los Ministros de Estado la facultad de suscribir decretos supremos bajo la
fórmula “por orden del presidente de la república” de diversas materias, entre
ellas: Contratos a honorarios de personas jurídicas cuyo monto total no exceda de
5.000 UTM y Celebración de convenios para ejecución de proyectos educacionales,
culturales y de capacitación.
5.1 Otras disposiciones vinculadas al Sistema de Abastecimiento
� Resolución Nº 520 de 1996, de la Contraloría General de la República, que fija el
texto refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención
del trámite de Toma de Razón.
� DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº
18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del
Estado, de 2001. Última modificación 2007.
� Ley Nº 19.880 de 2003, que establece las Bases de los Procedimientos
Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.
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� Ley Nº 19.653 de 1999, sobre Probidad Administrativa Aplicable de los Órganos
de la Administración del Estado.
� Ley Nº 19.799 de 2002, Sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y
Servicios de Certificación de dicha firma, última modificación 2007.
� Ley de Presupuesto del Sector Público de cada año.
� Normas e instrucciones para la ejecución del presupuesto y sobre materias
específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda.
� Política y condiciones de uso del Sistema de compras públicas, instrucción que la
Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el portal de
compras.
6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
6.1 Organigrama de la División de Administración General
JEFE DIVICIÓN
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
EJECUCIÓN PRESUPUESTARÍ
A
SECCIÓN ACTOS Y CONTRATOS
PARTES Y ARCHIVOS
INFORMÁTICA Y COMPUTACIÓN
ADMINISTRACIÓN INTERNA
SECCIÓN DE COMPRAS
ORGANIGRAMA DIVISIÓN DEADMINISTRACIÓN GENERAL (DAG)
UNIDAD DE CONTROL
FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO
SERVICIO DE BIENESTAR
UNIDAD DE LOGÍTICA
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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6.2 Descripción de la División de Administración General. Según lo señala la Ley LEY-18956, del 08.03.1990 su misión es la siguiente:
“Es la unidad encargada de la administración de los recursos humanos, financieros y
materiales del Ministerio, y de proponer los procedimientos e instrucciones tendientes a
cumplir las normas legales y reglamentarias sobre la materia y supervisar su cumplimiento.
Esta unidad estará a cargo del Jefe del Departamento”.
6.2.1 Objetivos Estratégicos
• Capacitar a los funcionarios del Ministerio en materias que le permitan aumentar la
productividad de su función.
• Generar sistemas de compras tendientes a elevar la eficiencia de las operaciones,
reduciendo el número de licitaciones y costos temporales y financieros de las mismas.
• Elaborar y verificar validez de los contratos establecidos por el Ministerio.
6.3 Descripción de la Sección de Compras
Misión de la Sección “Satisfacer las necesidades de bienes y servicios requeridos por los clientes internos del Nivel
Central para el cumplimiento de los fines del Ministerio de Educación y el adecuado y eficiente
funcionamiento de la organización, sustentado en criterios técnicos y la tecnología de gestión
emanada desde el PMG Sistema de Compras Públicas, a través de un trabajo coordinado con
la Sección de Actos y Contratos y planificado con los clientes internos del Nivel Central”
Visión de la Sección “Contribuir al logro de los fines y propósitos del Ministerio de Educación, entregando un
servicio de abastecimiento oportuno y eficiente a todos y cada uno de las Divisiones y
Programas institucionales; desde una gestión ética y sustentada en criterios técnicos y a través
de un equipo humano comprometido con el quehacer de nuestros clientes internos, su desarrollo
profesional y preocupado por mantener un clima laboral fraterno y respetuoso”.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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6.3.1 Organigrama Sección de Compras
6.3.2 Objetivos de La Sección de Compras.
• Planificar el Plan Anual de Compras del Nivel Central, velando por el desarrollo de
estrategias eficientes de compras públicas y una gestión oportuna de cada proceso de
adquisición.
• Ejecutar el Plan Anual de Compras, sustentando técnicamente los diversos procesos de
adquisiciones desde las orientaciones contenidas en el PMG Sistema de Compras Públicas y
garantizar los principios de publicad, transparencia, competitividad y probidad en los
diferentes procesos de adquisición.
• Gestionar eficientemente y oportunamente los diversos servicios logísticos requeridos por
cada adquisición.
• Propiciar la integración del proceso de abastecimiento del Nivel Central, coordinando las
acciones y comunicaciones necesarias con los clientes internos, proveedores y las diferentes
instancias de la DAG y ministeriales involucradas en el proceso de abastecimiento.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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• Cumplir el PMG Sistema de Compras Públicas a través de una gestión basado en
información relevante, diseño de estrategias eficientes de compras públicas y orientaciones
sustentadas en una ética de la responsabilidad.
6.3.3 Descripción Funcional de la Sección de Compras Unidad de Compras
• Levantar demanda de clientes internos
• Diseñar estrategias eficientes de compras
• Comunicación Activa con los clientes internos
• Generar Plan de Compras por Cliente Interno
• Ejecutar el Plan de Compras
• Otorgar tratamiento técnico a las modificaciones del Plan de Compras.
• Prevenir quiebres, faltas a la ley y a la probidad.
• Mantener un sistema de información actualizado del estado de la ejecución del Plan
de Compras.
• Gestión y comunicación transparente con proveedores
Unidad de Gestión y Desarrollo
• Planificación Integral de la Sección
• Control de Plan Institucional de Compras
• Control y Gestión del Sistema de Compras Públicas
• Ventanilla Única de la recepción de solicitudes de compras y control de calidad de
ingreso.
• Sistematizar buenas prácticas de compras y de gestión de abastecimiento
• Supervisar la gestión de compras de las 59 unidades de compras
• Diseñar estrategias eficientes de compras desde una perspectiva integral.
• Prevenir quiebres, faltas a la ley y a la probidad.
• Mantener un sistema de información actualizado del estado de la ejecución de Plan
de Compras institucional.
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6.4 Descripción de la Sección de Actos y Contratos
Misión de la Sección
“Realizar control de legalidad de los actos y contratos realizados por el Ministerio de
Educación”
6.4.1 Organigrama de la Sección de Actos y Contratos
JEFE SECCIÓN DE ACTOS Y CONTRATOS
ABOGADOS REVISORES
ABOGADOS EJECUTORES
Organigrama Sección de Actos y Contratos
STAFF DE APOYO ADMINISTRATIVO
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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7. EL PROCESO DE COMPRAS
7.1 Definición de Proceso de Compra
En el marco de este Manual de procedimientos el proceso de compra se entiende como la
actividad realizada por una organización para conseguir aquellos bienes y servicios que
requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros. Este concepto
implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas actividades que se relacionan
con la compra o contratación, desde la detección de necesidades hasta la extinción de la
vida útil del bien o servicio.
7.2 Principios orientadores de los Procesos de Compra y Contrataciones del sector
público
� Eficacia: constituye el logro específico de compra o contratación de un bien o
servicio requerido por un cliente interno y éste corresponde a una necesidad
objetiva de la organización relacionada con el cumplimiento de sus fines y
propósitos.
� Eficiencia: constituye la utilización adecuada de los recursos y tiempo involucrados
en las compras, orientado por la necesidad de obtener mejores resultados
expresados en calidad y cantidad de los bienes y servicios adquiridos en función
del presupuesto disponible. Es decir, lograr economía de procedimientos y opciones
más ventajosas a partir de un presupuesto disponible: comprar más y mejor al mismo
precio o requerir menos de determinados bienes o servicios en el tiempo a partir de
acciones más eficientes.
� Transparencia: como se trata de recursos públicos, es necesario que los procesos de
compras y contrataciones den garantías de transparencia a todos los actores
implicados. Se trata de cuidar que la información se encuentre disponible para
quien lo requiera, de manera de evitar situaciones indebidas, discriminatorias, que
atenten contra la competencia y/o no eviten la colusión en los procesos de compras.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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7.3 Etapas del Proceso de Compras:
El proceso de compra es un conjunto de etapas por las que pasa el consumidor antes
de adquirir un bien o servicio para satisfacer una necesidad. A continuación se
describen las más importantes:
7.3.1 Definición de Requerimientos
La definición de requerimientos comienza con la detección de necesidades y termina con la
definición del producto o servicio que permitirá satisfacer esta necesidad.
En términos generales, se trata de traducir la necesidad de un usuario o grupo de usuarios
en un requerimiento para los proveedores. Esto implica definir la necesidad y determinar
cuáles son las características más importantes del bien o servicio que se necesita adquirir o
contratar y de las condiciones de compras y entrega que nos gustaría asegurar.
Una buena definición de requerimientos permitirá que tanto compradores como
proveedores manejen la información necesaria para cumplir con su rol en el proceso, de la
mejor manera posible. Nosotros como compradores sabremos qué pedir, cómo pedirlo y
cómo evaluar las alternativas. Los proveedores sabrán exactamente qué queremos, lo que
les permitirá realizar ofertas que se ajusten a nuestras necesidades. Además, si todos
cuentan con la información necesaria y ésta es suficientemente clara, mejora la
transparencia del proceso.
En principio, en esta etapa hay dos actores principales, los usuarios (Divisiones y Programas)
que tienen la necesidad que debe ser satisfecha y la Sección de Compras que será el
encargado de realizar la compra o contratar el servicio y operar los temas logísticos si se
requieren.
7.3.1.1Formulario Solicitud de Compras y/o Servicios
Todas las adquisiciones que necesiten los diferentes Clientes internos, deberán ser
formalizadas previamente por escrito ante la Sección de Compras. Este formato será
instrumento para la gestión de todas aquellas compras de bienes, ya sean activos fijos o
materiales, servicios y suministros, etc.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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El Formulario o Solicitud de Requerimientos enviado por el Cliente Interno servirá como un
instrumento escrito que da origen a cualquier necesidad de un bien o servicio a adquirir,
por parte de la Sección y será parte integrante de la documentación que soporte todo
proceso de cotización. También esta solicitud representa una aprobación escrita del
requerimiento, una vez que ha sido recibida de manera conforme por el Coordinador de
Clientes.
7.3.2 Planificación de Compras
Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo
lo necesita dentro de un período de tiempo determinado. Además en la planificación se
identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales
parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.
Las adquisiciones y/o contrataciones que realiza la Sección son formuladas de conformidad
y en la oportunidad determinada en el Plan Anual de Compras. Para estos efectos la
Sección debe sancionar a más tardar el 31 de diciembre de cada año el Plan Anual de
Compras correspondiente al siguiente año calendario.
El Plan Anual de Compras contiene la lista de bienes y/o servicios que se adquirirán y
contratarán cada mes en un año calendario, con expresa mención de la cantidad, valor
estimado, fecha aproximada en que se dará inicio al proceso de adquisición y toda otra
información necesaria, de acuerdo a la Ley 19.886 de Compras Públicas.
Para elaborar el Plan Anual de Compras se ajustarán las necesidades del anteproyecto
presupuestario, confeccionado en el mes de junio de cada año, al presupuesto asignado en
el mes de diciembre, para el año siguiente.
El seguimiento del Plan de Compras permitirá detectar a tiempo la ocurrencia de
problemas en la ejecución del plan, como atraso o errores en las estimaciones de
cantidades o precios.
Dentro de las metas de gestión impuestas por el Programa de Mejoramiento de la Gestión,
en el ámbito del Sistema de Compras y Contrataciones, también se la capacidad de
planificar de los organismos públicos. Esto se logra a través de la medición de ciertos
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
23
indicadores de gestión, con estándares institucionales que se deben cumplir en el periodo
de un año. A continuación la siguiente tabla nos muestra cuales son.
Nombre Indicador Fórmula de cálculo Estándar o Meta
Cobertura Monto total planificado / Monto susceptible de planificar * 100 85%
Cumplimiento Monto ejecutado / Monto programado * 100 >85%<100%
Proyectos Ejecutados Nº de proyectos ejecutados/ Nº de proyectos programados * 100 >90%<100%
Porcentaje de procesos ejecutados y no programados originalmente en el Plan de
Compras
(Nº Procesos ejecutados y no programados en el plan de compras)/(Nº total de
procesos ejecutados)*100 >15%
Porcentaje de procesos eliminados
(Nº Procesos eliminados y programados en el plan de compras)/(Nº total de procesos Programados)*100
<10%
Nº Procesos terminados respecto de los en curso
(Nº Procesos terminados planificados)/(Nº de procesos Con ID planificados (en curso
y terminados))*100
>60% 1º semestre
Monto Procesos terminados respecto de los en curso
(Monto Procesos terminados planificados)/(Monto de procesos Con ID planificados (en curso y terminados))*100
>45% 1º semestre
Fuente: PMG de Compras, Etapa II, tabla Nº4-Informe de Análisis de Resultados del Plan de Compras 2009
7.3.3 Selección del Procedimiento de Compras
Una vez que definimos qué necesitamos comprar, es necesario determinar qué
mecanismo utilizaremos para adquirir dicho bien. Los mecanismos se encuentran definidos
por la Ley 19.886 de Compras Públicas y el Reglamento de dicha Ley y su utilización se
encuentra bastante acotada por lo establecido en dichas normas.
Mientras más abierto y competitivo sea el procedimiento de compras seleccionado,
mejores posibilidades de ser: efectivos, eficientes y transparentes.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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Los mecanismos que estable la Ley son:
� Catálogo Electrónico de Convenio Marco: se trata de un sistema pensado
especialmente para las compras habituales o estándares. De acuerdo a lo
establecido por la Ley de Compras Públicas, la mayoría de las adquisiciones
debieran realizarse por esta vía, ya que el procedimiento con que se realiza da
amplias garantías de transparencia y permite compras eficaces y eficientes. Esta es
la primera opción que se debe consultar por ley para adquirir un bien o servicio.
� Licitaciones Públicas: Al igual que en el caso anterior se trata de un mecanismo que
garantiza la transparencia, eficacia y eficiencia. Por lo tanto, su uso corresponde
siempre, a menos que el producto o servicio se encuentre en el Catálogo Electrónico
o corresponda a una excepción contemplada en la Ley. Es un proceso de amplia
participación, ya que es un llamado abierto. De acuerdo al Reglamento de
Compras, las licitaciones se clasifican en: Licitaciones menores a100 UTM, Licitaciones
entre 100 y 1000 UTM y las Licitaciones mayores a 1000 UTM.
� Licitaciones Privadas: Se trata de un mecanismo excepcional contemplado por la
Ley, restringido a situaciones especiales establecidas en el Art. 8 de la Ley de
Compras Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. A diferencia de la
Licitación Pública, en este mecanismo concursan sólo los proveedores invitados por la
entidad licitante.
� Trato Directo: También se trata de un mecanismo excepcional contemplado por la
Ley, restringido a situaciones especiales establecidas en el Art. 8 de la Ley de
Compras Públicas y Art. 10 del Reglamento de dicha Ley. Puede ser un proceso
abierto o privado, o la emisión directa de la orden de compra a un proveedor,
dependiendo de la excepción que se trate.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
25
8. RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS.
El abastecimiento es el proceso realizado por la institución para conseguir aquellos bienes y
servicios que requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros.
Este concepto implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas actividades que
se relacionan con la compra o contratación, desde la detección de necesidades hasta la
extinción de la vida útil del bien o servicio.
Los actores involucrados en el proceso de abastecimiento de la institución son:
8.2 Clientes Internos y Programa Requirente
Son todas las Divisiones, Programas, Unidades Administradoras de Programas y
Secciones del Ministerio que realizan requerimientos de compra. Los programas
requirentes corresponden a la Unidad a la que pertenece el cliente interno.
Nuestros Clientes Internos se encuentran en la siguiente tabla.
NOMINA DE CLIENTES INTERNOS CHILECALIFICA Formación Técnica -Nivelación de Estudios- Evaluación
y Certificación de Estudios- Unidad de Soporte Institucional- Comunicaciones Sistemas de Información y Servicios
PROGRAMA MECESUP Programa MECESUP
DIVISIÓN EDUCACIÓN SUPERIOR Educación Superior
UNIDAD CURRICULUM Y EVALUACIÓN Componente Recurso Aprendizaje- Curriculum –Ingles- Textos Escolares –SIMCE- Unidad de Planificación Y Gestión
DIVISIÓN EDUCACIÓN GENERAL Coordinación DEG –Supervisión- Educación Especial -Programa de Educación Intercultural Bilingüe -Orígenes -Proyectos de Educación Básica -Mejoramiento Educativo -PME -Educación Parvularia -Educación Media -Educación Extraescolar -Fomento y Desarrollo de Prácticas Profesionales -Programa 12 Años de Escolaridad- Apoyo a la Implementación de la Subvención Escolar Preferencial
DIVISIÓN ADMINISTRACIÓN GENERAL Administración Interna Departamento Informática Unidad de Control Financiero Sección Partes y Archivo Unidad de Coordinación Logística
COORDINACIÓN NACIONAL SUBVENCIONES
Coordinación Nacional Subvenciones
DIVISIÓN PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTOS
Infraestructura DIPLAP Bienestar Sección Recursos Humanos
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NOMINA DE CLIENTES INTERNOS GABINETE SUBSECRETARIO Auditoria Ministerial Gabinete Subsecretario
MINISTRA DE EDUCACIÓN Comunicaciones Gabinete Ministra Gabinete Ministra Oficina 600 Oficina Relaciones Internacionales
ENLACES Cierre Brecha Digital -Integración Curricular de Las TIC- Competencias Digitales y Desarrollo Curricular- TIC Formación Provisión de Recursos Digitales -Informática Educativa en el Dominio de La Educación (Comunicaciones)- Desarrollo de Acciones de Alfabetización Digital Servicios y Operaciones Transvasarles
8.2 Unidad de Compra
Son aquellas unidades compradoras independientes del Ministerio, correspondientes a
las Secretarías Regionales Ministeriales (SEREMI) y Direcciones Provinciales, que
mantienen operadores y supervisores de compra.
8.3 Sección de Compras
Es la Sección encargada de coordinar la Gestión de los requerimientos de compra que
generan los clientes internos y de aplicar la normativa vigente de compras públicas.
8.4 Jefe Sección de Compras
Es el responsable de generar las condiciones para que las áreas de la organización
realicen los procesos de compra y contratación acorde a la normativa vigente,
preservando la eficiencia y transparencia de las decisiones del proceso de compra.
8.5 Jefe Unidad de Compras
Es Nombrado por el Jefe de la Sección de Compras y es el responsable de la ejecución
de los planes de compras y coordinar a los equipos orientados a clientes internos.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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8.6 Jefe Unidad de Gestión y Desarrollo
Es Nombrado por el Jefe de la Sección de Compras y es el responsable del proceso de
planificación integral de la Sección de Compras, proporcionar instrumentos de gestión y
buenas prácticas de compras públicas y administrar el sistema de información del PMG
Sistema de Compras Públicas.
8.9 Ventanilla Única
Es el mecanismo de entrada de las solicitudes de compras a la DAG, registro de la
solicitud y chequeo de los requisitos de forma indispensables para la ejecución de la
compra.
8.10 Coordinador de Clientes
Es el gestor de compras.
8.9 Ejecutivo de compra
Es el encargado de operar en el portal de compras públicas la totalidad de la información
solicitada. Se encarga del proceso desde la publicación hasta la emisión de la orden de
compra.
8.10 Contraparte Técnica
Unidad conformada por personas internas o externas de la institución, que posee los
conocimientos necesarios para apoyar técnicamente en la adquisición de requerimientos a
los Clientes Internos.
8.11 Comisión de Evaluación
Unidad conformada por personas internas o externas de la institución, convocadas para
integrar un equipo multidisciplinario que evalúe las ofertas y proponga el resultado de la
licitación.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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8.12 Sección de Actos y Contratos
Es la sección encargada de velar por el control de la legalidad de los actos y contratos
administrativos de la institución. Además debe generar, revisar y visar las bases,
resoluciones y contratos asociados a los procesos de compra. También debe prestar
asesoría a los encargados de cada unidad de compra en materias jurídicas.
8.13 Sección Ejecución Presupuestaria, Áreas Técnicas y Auditoria.
Estas áreas participan en el proceso de compra de acuerdo a su función, siendo en general,
la asignación y/o autorización de marcos presupuestarios, el registro de los hechos
económicos y la materialización de los pagos.
8.14 Jefe Ejecución Presupuestaria
Es el responsable de efectuar la ejecución presupuestaria de las Órdenes de Compra,
contratos y otros pagos relacionados con los procesos de compra.
8.15 Jefe Sección de Actos y Contratos
Es el responsable de velar por la legalidad de los actos realizados en el ámbito de las
compras públicas del Ministerio de Educación en el Nivel Central.
8.16 Abogado Revisor
Abogado responsable de revisar toda la documentación estratégica que emana de las
Secciones de Actos y Contratos y de Compras, con la finalidad de velar por el resguardo
de la ley en ellos.
8.17 Abogado Ejecutor
Abogado encargado de realizar actos administrativos, contratos y documentos asociados al
ámbito de las compras públicas, en los cuales la asesoría jurídica es relevante para el éxito
de los procesos de adquisición.
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8.18 Administrador de Contratos
Responsable de velar por el buen desempeño de un proveedor, ejerciendo un rol activo en
cuanto a la supervisión del comportamiento de éste en la prestación de servicios, así como
también monitorear la satisfacción de los usuarios de él. Por otra parte es responsable de
monitorear el mercado proveedor con la finalidad de generar alertas que permitan
acceder a las condiciones más ventajosas para el Servicio. Su rol comienza a ser
protagónico desde que surge el requerimiento para satisfacer la necesidad, puesto que
por lo general el Administrador de Contrato debiera ser el profesional más entendido en
la materia al interior del Servicio.
9. PROCEDIMIENTO DE CUSTODIA, CONTROL Y VIGENCIA DE LAS GARANTÍAS
Las garantías recibidas por la institución con motivo de sus procedimientos licitatorios y en
resguardo del cumplimiento de los respectivos contratos serán registradas en el sistema de
gestión de documentos de la institución y remitidas a la Sección de Ejecución
Presupuestaria en un plazo no superior a 5 días desde su recepción.
El encargado de custodia deberá mantener un registro actualizado de las garantías
disponibles, e informar cuando corresponda al Jefe de Servicio respecto de las
modificaciones del mencionado registro, especificando recepción de nuevas garantías, su
vigencia, la devolución de éstas, o cobros, en caso los hubiere.
Asimismo, el Encargado de Custodia será responsable de controlar la vigencia de las
respectivas boletas, e informar al responsable de cada contrato, con la debida anticipación
a la fecha de vencimiento de cada boleta, respecto de la proximidad del vencimiento de
cada boleta.
En el punto Nº10 del presente manual se encuentran los flujos que describen el
procedimiento de custodia, liberación y cobro de los documentos de garantía de Seriedad
de la Oferta y Fiel Cumplimiento de Contrato.
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10. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y FLUJOS.
Los Procedimientos que se enumeran a continuación son todos los que se encuentran descritos
en este manual.
• CONSTRUCCIÓN PERFIL DE CONSUMO CLIENTE INTERNO (PCCI)
• FORMULACIÓN PLAN ANUAL DE COMPRAS (PAC)
• TRATO DIRECTO < 10 UTM (TD <10 UTM)
• CALIFICACIÓN A PROVEEDORES (CP)
• CONVENIO MARCO <1000 UTM (CM)
• GRANDES COMPRAS POR CONVENIO MARCO (GCCM)
• LICITACIONES PÚBLICAS (LP)
• COMPRAS <3 UTM
• RECEPCIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE GARANTÍA (RCDG)
• LIBERACIÓN Y/O COBRO DE DOCUMENTOS DE GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA
OFERTA (LCDGSO)
• LIBERACIÓN DE DOCUMENTOS DE GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO DE
CONTRATO (LGFCC)
• COBRO DE DOCUMENTO DE GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO DE CONTRATO
(CGFCC)
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10.1 CONSTRUCCIÓN PERFIL DE CONSUMO CLIENTE INTERNO
(PCCI)
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Construcción Perfil de Consumo Cliente Interno (PCCI)
PCCI Nº1
PCCI Nº2
PCCI Nº3
PCCI Nº4
PCCI Nº5
PCCI Nº6
PCCI Nº7
PCCI Nº8
PCC Nº9
ResponsablesNotas/ResultadosActividadesEntrada
NO
NO
SI
SI
Equipo de Gestión.¿Existe un perfil de Consumo de Cliente Interno construido con anterioridad?
Cliente envía información solicitada
¿Ya existen datos del Cliente
Interno?
Se analiza información y se define Perfil de
Consumo de Cliente Interno.
Equipo de Gestión.
Se define Información necesaria para
construcción de Perfil de Consumo.
Cliente InternoCliente prepara información y la envía a Equipo de
Gestión.
Equipo de Gestión.
Inicio
Equipo de Gestión.
Si han existido cambios y/o surgido nuevos proyectos que modifican la información del Cliente Interno, se solicitara información para retroalimentar el informe existente a través de correo electrónico.
Se solicita Información a Cliente Interno.
Equipo de Gestión.
Se encuentra Actualizada Información
Se solicita Información de Cambios y/o
nuevos proyectos.
Se analizan los contenidos necesarios para generar un formato estándar, mediante el cual los clientes internos entreguen una descripción detallada de ellos mismos.
Equipo de Gestión.
A través de correo electrónico a Cliente Interno se solicitan antecedentes definidos para construir el Perfil de Consumo de éste.
Equipo de Gestión.
Se preparan información solicitada y se envía a través de correo electrónico al equipo de gestión.
Se actualiza información existente
Si ya existiera un perfil de consumo de Cliente construido los datos se deberán analizar para ver su pertinencia, completitud y oportunidad.
Cliente Interno
FIN
Con la información entregada por el Cliente Interno, se procede a actualizar la información existente con la finalidad de preparar el perfil de consumo del Cliente Interno.
Se prepara información solicitada por el Equipo de Gestión y se envía a través de correo electrónico a Equipo de Gestión.
Con toda la información definida como necesaria, se procede a construir el Perfil de Consumo de Cliente Interno.
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10.2 FORMULACIÓN PLAN ANUAL DE COMPRAS
(PAC)
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Formulación Plan Anual de Compras (PAC)
ResponsableNotas/ResultadosActividadesEntrada
SI
NO
Si
No
Se genera Propuesta de Plan Anual de Compras para cada Cliente Interno
Coordinador de Clientes
Coordinador de Clientes
Coordinador de Clientes
Coordinador de Clientes
Coordinador de Clientes
Informe Perfil de Consumo Cliente
Interno
¿Se encuentran observaciones?
Una vez que se han incorporado todas las modificaciones el Formato de Plan de Compras es enviado al Cliente interno para que conozca de los cambios realizados y realice observaciones si estima conveniente.
1
Cliente InternoA trevés de correo electrónico se envía la información solicitada a Coordinador de Clientes.
¿Se encuentra correcta la información?
Inicio
Se debe revisar la pertinencia, completitud y oportunidad de la información.
Coordinador de Clientes
Se recopila la información de cada Cliente Interno y se elabora una propuesta de Plan Anual de Compra para cada uno de ellos.
Coordinador de Cliente
Las observaciones realizadas por el Coordinador de Clientes podrán referirse a la modalidad de compra sugerida por el cliente interno, la agrupación de los procesos de adquisición, las fechas establecidas considerando la duración de los procesos de adquisición, etc.
Cliente prepara y envía formato completo.
Cliente Interno
Se solicita información a Cliente Interno
Cliente interno deberá enviar a la brevedad los datos solicitados para corregir o retroalimentar la información existente.
Se analiza técnicamente la pertinencia de los requerimientos en función de las necesidades y las características del Cliente Interno. Por ejemplo: ¿Se requiere una fotocopiadora o fotocopias?
Se analizan cambios. Se realizan
observaciones si procede. Se reenvía
Formato.
Cliente envía información necesaría
Se analiza proyección de consumo de Cliente Interno
El Cliente llena el formato entregado con todos sus requerimientos para el periodo de un año y lo envía al Coordinador de Clientes a través de Correo Electronico.
Se solicita Proyección Anual de requerimientos a Cliente Interno
Se envía Formato “Ficha Plan de Compra” (Anexo Nº1) a través de correo electrónico, el cual deberá contener un plazo determinado para enviar la información solicitada.
Se corrigen observaciones. Se envía formato
modificado a Cliente Interno
Coordinador de Clientes
Se modifica Ficha Plan Anual de Compra de Cliente Interno y se envía a través de correo electrónico a la Unidad de Gestión y Desarrollo.
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10.3 TRATO DIRECTO < 10 UTM
(TD <10 UTM)
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Tratos Directos <10 UTM
ResponsableNotas/ResultadosActividadesEntrada
NO
Solicitud de requerimiento.
Coordinador de Clientes
Se entregan antecedentes a Coordinador de
Clientes Respectivo
Se analiza requerimiento y se asigna a Ejecutivo
de Compra
Los antecedentes del proceso de compra son devueltos a través de correo electrónico o memo conductor, donde se explican los motivos de ello y se detallan las observaciones encontradas.
Ventana Única
Se completan antecedentes y se envía nuevamente formulario de requerimiento
Se devuelve formulario con observaciones
A
Se entregan antecedentes al Coordinador de Clientes respectivo, dejando constancia de su recepción.
Tomando en consideración las observaciones realizadas por el Coordinador de Clientes al momento de la devolución de los antecedentes, se preparan antecedentes para reingresar proceso de adquisición.
Cliente Interno
Se recepcionan antecedentes. Se efectúa una segunda revisión de fondo de los antecedentes para determinar si se encuentran correctamente enviados para iniciar el proceso de adquisición.
Se asigna proceso de adquisición a Ejecutivo de Compras del equipo de clientes respectivo.
Cliente Interno
Se analizan antecedentes y se ajustan Términos de Referencia
Se recepcionan y analizan
antecedentes de requerimiento
Inicio
Ventana Única
Se recepciona requerimiento de Cliente Interno. Se realiza primera revisión de forma a los antecedentes entregados para realizar el proceso de adquisición. Para ello se utiliza Formato Check List (Anexo Nº3). Se realiza registro de la entrada del proceso en Formato “Planilla de Control de Hitos” (Anexo Nº4).
¿Están completos los antecedentes?
Coordinador de Clientes
Se analizan antecedentes y se preparan Términos de Referencia (TDR) en Formato “Términos de Referencia” (formato presente en sistema de información de la Sección de Compras).
Coordinador de Clientes
Ejecutivo de Compras
Se recepciona Solicitud de
requerimiento y se verifican
antecedentes
Ejecutivo de Compras
Se envían TDR para VºBº
A través de correo electrónico, se envían Términos de Referencia a Cliente Interno para su VºBº
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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Tratos Directos <10 UTM
ResponsableNotas/ResultadosActividadesEntrada
Ejecutivo de Compras
Ejecutivo de Compras
Se publican TDR en
www.mercadopublico.cl
Cliente Interno
Se recepcionan TDR y se analiza su
contenido para VºBº
Se recepcionan Términos de Referencia y acto administrativo que aprueba el Trato Directo para revisión y VºBº
Ejecutivo de Compras
A
¿TDR presenta observaciones?
Se realizan correcciones pertinentes y se
envian para su VºBº
Si
NO
Se da VºBº a TDR
Ejecutivo de Compras
Cliente Interno
No
SiEjecutivo de Compras
Ejecutivo de Compras.
¿Existen Ofertas?
Se elabora acto administrativo que declara desierto el proceso de licitación.
Se envía acto Administrativo para validación
Se analizan observaciones realizadas a los Términos de Referencia y/o Acto administrativo que autoriza trato directo y se realizan las modificaciones pertinentes.
A través de correo electrónico se notifica VºBº a TDR para que se proceda a su publicación.
Una vez que se cuenta con el VºBº del Cliente Interno, se procede a publicar el proceso en el sistema de información www.mercadopublico.cl
¿Acto Administrativo esta correcto?
Se realizan modificaciones correspondientes
No
B
SI
B.1
Una vez que ha finalizado el periodo para que los oferentes puedan ingresar sus ofertas se procede a realizar la apertura de ellas.
De acuerdo a Formato “Resolución que declara desierto Trato Directo menor a 10 UTM” se procede a elaborar el acto administrativo que declara el proceso de adquisición como desierto
Una vez que el acto administrativo ha sido elaborado, se procede a enviar al respectivo Coordinador para su revisión y validación.
De acuerdo a observaciones señaladas por el Coordinador de Clientes, se procede a realizar las modificaciones pertinentes.
Ejecutivo de Compras
Se realiza una revisión de fondo y forma al Acto Administrativo.
Cliente Interno
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Trato Directo <10 UTM (CD)
ResponsableNotas/ResultadosActividadesEntrada
SI
No
Ejecutivo de Compras
¿Acta de Evaluación tiene observaciones?
Se elabora Acto Administrativo que autoriza y adjudica Trato Directo
C.1
Ejecutivo de Compras
Ejecutivo de Compra
Ejecutivo de Compras
Se envía Acto Administrativo para revisión y aurtorización
Se realizan las correcciones o aclaraciones pertinentes
Comisión Evaluadora
De acuedo a Formato “Resolución que adjudica proceso de adquisición” Anexo xx, pág. Xx, se procede a elaborar el acto administrativo.
Se devuelve para correcciones pertinentes
Se elabora Acto Administrativo
C
Si el Acta de Evaluación presenta observaciones, ésta deberá ser devuelta a la comisión de evaluación para que realice las modificaciones pertinentes.
La Comisión Evaluadora procede a realizar las modificaciones pertinentes al acta de evaluación.
SI
NO
¿Acto Administrativo
tiene observaciones?
Se envía Acto Administrativo para la firma.
Acto Administrativo es firmado por todas las autoridades correspondientes.
Se realizan modificaciones pertinentes
D
Ejecutivo de Compras
Coordinador de Clientes.
Ejecutivo de Compra
De acuerdo a observaciones planteadas por el Coordinador de Clientes se procede a realizar modificaciones pertinentes al Acto Administrativo.
Una vez que se encuentra aprobado por el Coordinador de Clientes el Acto Administrativo se envía al Jefe de la Sección de Compras para su VºBº y firmas correspondiente.
Se recepciona Acto Administrativo para su VºBº y firmas correspondientes.
Jefe Sección de Compras
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42
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10.4 CALIFICACIÓN A PROVEEDORES
(CP)
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Calificación a Proveedores (CP)
ResponsablesNotas/ResultadosActividadesEntrada
Inicio
Ejecutivo de Compras
Encargado Unidad de Gestión y Desarrollo.
Ejecutivo de Compras
Fin
Una vez recepcionado el Formulario de Calificación a Proveedores completo, se procede a publicar en www.mercadopublico.cl cada una de las respuestas del cuestionario, en la funcionalidad habilitada para ello.
Se registran los antecedentes de la Calificación del
Proveedor
Todas las Planillas de Reportes de Calificación recepcionadas mensualmente, se deberán incorporar a la Matriz de Reportes de Calificación, con la finalidad de mantener un registro de cada una de las evaluaciones de los proveedores que han sido contratados por el Ministerio de Educación en el Nivel Central, cuyo objetivo principal es entregar información a la autoridad para la toma de deciciones.
Encargado Unidad de Gestión y Desarrollo.
El ejecutivo de Compras deberá enviar a Cliente Interno a través de correo electrónico Formato “Formulario de Calificación a Proveedores” (Anexo Nº2). El destinatario de éste podrá ser: el encargado de dar el VºBº a los Bienes y/o Servicios, o quien sea designado para ello por la autoridad. El plazo para devolver el formulario dependerá del tipo de bien y/o Servicio del que se trate y será indicado por el ejecutivo de compras en este mismo correo.
Se envía correo electrónico con VºBº de recepción conforme de Formulario de Calificación.
El Cliente Interno, dentro del plazo establecido, deberá completar el cuestionario que contiene el Formulario de Calificación a Proveedores, con la finalidad de conocer su percepción respecto de los bienes o Servicios entregados por éste.
Se emite Orden de Compra.
Se recepcionan y analizan las
Planillas de Reportes de Calificación.
Ejecutivo de Compras
En la Planilla Reporte de Calificación a Proveedores (disponible en sistema de información interno de la Sección de Compras), cada Ejecutivo una vez que reciba el Formulario de calificación deberá completar los datos solicitados, con la finalidad de mantener un registro ordenado de cada calificación realizada. Esta Planilla deberá ser enviada el ultimo día hábil de cada mes al Encargado en la Unidad de Gestión y Desarrollo para su registro consolidado.
Una vez que se encuentre completo el Formulario de Calificación a Proveedores, deberá ser enviado vía correo electrónico al ejecutivo a cargo del proceso de adquisición que generó la prestación del proveedor.
Ejecutivo de Compras
Se califica a Proveedor
Cliente Interno
Cliente Interno.
Se recepciona Calificación de
Proveedor de parte del Cliente Interno
Se envía Formulario de Calificación Proveedores a Cliente Interno
Se publica calificación de Proveedor en
www.mercadopublico.cl
Se consolida la información en
Matriz de Reportes de Calificación
Una vez que se hayan recepcionado las planillas de Reportes enviadas por los Ejecutivos de Compra, se deberá comunicar la recepción conforme de ella a través de un correo electrónico.
Ejecutivo de Compras
Se envía calificación a Ejecutivo de Compras
La emisión de la Orden de Compra se realiza a través de www.mercadopublico.cl
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10.5 CONVENIO MARCO <1000 UTM
(CM)
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10.6 GRANDES COMPRAS POR CONVENIO MARCO
(GCCM)
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50
Adquisición Grandes Compras por Convenio Marco (GCCM)
GCM Nº12
GCM Nº13
GCM Nº14
GCM Nº15
GCM Nº16
GCM Nº17
GCM Nº18
GCM Nº19
GCM Nº20
GCM Nº21
GCM Nº22
ResponsableNotas/ResultadosActividadesEntrada
En caso de existir condiciones de la compra considerar en evaluación. Ej: certificaciones complementarias de los productos. Por otra parte la comisión evaluadora deberá ser constituida según Ord. 852 del 18/08/2008.
Se envían ofertas a Comisión Evaluadora
Se preparan respuestas a todas las consultas administrativas efectuadas por los proveedores.
Vía correo electrónico a Coordinador de Clientes, todos los proveedores que quieran efectuar ofertas deberán manifestar su interés por participar, detallando en él las condiciones de su ofrecimiento..
Se envían consultas técnicas a Cliente Interno
Coordinador de Cliente
Se recepcionan respuestas a las consultas tecnicas
12
A través de correo se recepcionan todas las respuestas técnicas de parte del Cliente Interno.
Coordinador de Cliente
Coordinador de Clientes
Se elaboran respuestas a consultas
administrativas
Se envían respuestas técnicas y administrativas a
proveedores
Se envían todas las consultas técnicas al Cliente Interno para que éstas sean contestadas en un plazo no superior al establecido en cronograma de proceso.
Se evalúan Ofertas y se
prepara acta de evaluación
Se responden consultas técnicas y
se envian a Coordinador de
Clientes
Coordinador de Cliente
Cliente Interno, con la colaboración de la Contraparte Técnica cuando sea pertinente, prepara respuestas a todas las consultas técnicas que han sido formuladas por los proveedores.
Según cronograma acordado se envían vía correo electrónico todas las respuestas a las consultas administrativas y técnicas formuladas por los Proveedores.
Cliente Interno
Se recepcionan manifiestos de proveedores por
ofertar
Coordinador de Cliente
Comisión Evaluadora
Coordinador de Clientes
Una vez que han sido evaluada las ofertas, se procede a generar un acta de evaluación, la cual contiene en detalle la explicación de los puntajes obtenidos por cada una de las ofertas de acuerdo a los criterios de evaluación previamente establecidos
NO
SI
Se evalúa realizar un Proceso de Licitación
¿ Existe un proveedor adjudicado?
13
Se emite orden de Compra en
www.meracadopublico.cl
Coordinador de Clientes
Ejecutivo de Compras
Comisión Evaluadora
La oferta se encontrará vigente por 7 días, tiempo durante el cual se deberán emitir todas las ordenes de compra que sean necesarias para cubrir las necesidades del bien en cuestión.
Para ello consultar procedimiento de Licitación contemplado en el Punto 9.7 de el presente Manual.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
51
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
52
10.7 LICITACIONES PÚBLICAS
(Se contempla procedimiento general no aludiendo al monto)
(LP)
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53
Licitación Pública (LP)
LP Nº1
LP Nº2
LP Nº3
LP Nº4
LP Nº5
LP Nº6
LP Nº 7
LP Nº 8
LP Nº 9
ResponsableNotas/ResultadosActividadesEntrada
Inicio
Solicitud de requerimiento
Se recepciona requerimiento Y Se efectúa una primera revisión de forma de los antecedentes
¿Contiene antecedentes necesarios?
Se recepciona y analiza
técnicamente el requerimiento
Se envían antecedentes para la elaboración de
Bases.
Se elaboran Bases de Licitación y Acto administrativo que las aprueba.
Bases Técnicas y Administrativas.
NO
Se envían Bases para Validación.
Ventana Unica
El Coordinador de Clientes revisa las especificaciones técnicas y administrativas enviadas por el Cliente Interno.
Coordinador de Cliente
En base al análisis técnico se preparan antecedentes y se envían para elaboración de Bases de Licitación a la Sección de Actos y Contratos a través de memorando conductor .
Coordinador de Clientes
Sección Actos y Contratos
Se recepcionan los antecedentes y se procede a confeccionar las Bases de Licitación.
Se envían Bases de Licitación a la Autoridad competente.
Sección de Actos y Contratos.
Se devuelve formulario y se
solicitan antecedentes a Cliente Interno
Cliente Interno reenvía formato con
todos los antecedentes solicitados
SI
Requerimiento será devuelto al Cliente Interno, con las observaciones pertinentes para su posterior reenvío con modificaciones o aclaraciones.
Coordinador de Clientes
Se preparan antecedentes o aclaraciones correspondiente y se adjuntan documentos solicitados por la SCyL para iniciar el proceso de adquisición.
Cliente Interno
2
Acto Administrativo que aprueba Bases de Licitación.
Se recepciona solicitud de requerimiento, corroborando a través de Formato “Check List” (Anexo Nº 3) si se ha presentado los antecedentes necesarios.
Se recepcionan antecedentes y se efectúa 2º revisión de forma de los antecedentes
Se analizan antecedentes de requerimiento, efectuando una revisión de fondo de ellos, así como también para darle una segunda mirada de forma.
Coordinador de Clientes
Coordinador de Clientes
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54
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55
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56
Licitación Pública (LP)
LP Nº29
LP Nº30
LP Nº31
LP Nº32
LP Nº33
LP Nº34
LP Nº35
LP Nº36
LP Nº37
ResponsableNotas/ResultadosActividadesEntrada
NO
SI
Se envía Acto administrativo
para su validación
Se tramita Acto Administrativo y se
notifica a Coordinadores de
Clientes
Se envía Acto administrativo para su
tramitación
5
Se envían Antecedentes de
ofertas para revisión administrativa.
Se recepciona Acto Administrativo y se envia a Ejecutivo de
Compras
Se envia Acto administrativo para modificaciones o aclaraciones pertinentes.
Se realizan modificaciones o aclaraciones pertinentes.
Se recepcionan antecedentes y se declara desierto el Proceso de Licitación
en Portal.
¿Se valida Acto Administrativo?
4.14.2
Ejecutivo de Compras
Ejecutivo de Compras
Sección de Actos y Contratos
Sección de Archivos y Partes.
Autoridad Competente.
Autoridad Competente.
Sección de Actos y Contratos
Sección de Actos y Contratos
Coordinador de Clientes
Se envía notificación de total tramitación de Acto administrativo, en el cual se adjunta documento en formato digital.
Resolución de Acta que declara proceso
desierto.
Esta resolución es emitida a través de www.mercadopublico.cl
Se reenvía correo de notificación de tramitación de acto administrativo a Ejecutivo de Compra a cargo del Proceso de Licitación.
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59
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60
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
61
Licitación Pública (LP)
LP Nº78
LP Nº79
LP Nº80
LP Nº81
LP Nº82
LP Nº83
LP Nº84
LP Nº85
LP Nº86
ResponsableNotas/ResultadosActividadesEntrada
Se tramita Acto Administrativo y se envía a SCyL
Se envía Acto Administrativo que adjudica y aprueba Contrato totalmente tramitado a Ejecutivo de Compras a través de correo electrónico que adjunta enlace para bajar el documento en formato digital.
Sección de Archivos y Partes
Recepciona Acto Administrativo y Se adjudica Oferta
en Portal.
Proveedor recibe notificación de adjudicación
Se emite y envía Orden de Compra a
Proveedor.Ejecutivo de Compras
Dirección Chilecompra
La notificación de adjudicación se genera de manera automática a través de www.mercadopublico.cl una vez que el Ejecutivo de Compras ha publicado la adjudicación en dicho sistema de información.
Una vez que se cuenta con el Acto Administrativo totalmente tramitado, se publica adjudicación en www.mercadopublico.cl, debiendo adjuntar dicho documento en formato digital en el sistema de información.
Ejecutivo de Compras
SI
NO
9
Sección de Actos y Contratos
Se realizan modificaciones pertinentes y se devuelve para su
validación
Se envían documentos para su tramitación
Se devuelve para modificaciones y/ o aclaraciones pertinentes
¿Se firma Acto Administrativo y Contrato?
Sección de Actos y Contratos
10
Autoridad Competente.
Se recepciona Acto Administrativo y se envía a Ejecutivo de
Compras
Coordinador de Clientes.
El Coordinador de Clientes responsable del Proceso de Licitación deberá reenviar correo con documento adjunto de Acto Administrativo que adjudica Proceso de Licitación y aprueba contrato.
Autoridad Competente.
La autoridad competente devuelve Acto Administrativo con observaciones para modificaciones o aclaraciones pertinentes.
Se analizan observaciones de autoridad para aclarar o modificar los puntos objetados en documento de Acto Administrativo que adjudica Proceso de Licitación y aprueba Contrato.
Una vez que la autoridad ha validado el Acto Administrativo que Adjudica Proceso de Licitación, se envía documento con antecedentes para su tramitación.
La emisión y envío de Orden de Compra a Proveedor se realiza a través de www.mercadopublico.cl
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62
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
63
10.8 COMPRAS <3 UTM
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64
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
65
C<3 Nº8
C<3 Nº9
C<3 Nº10
C<3 Nº11
C<3 Nº12
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66
10.9 RECEPCIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE GARANTÍA
(RCDG)
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67
Recepción y Custodia de Documentos de Garantía (RCDG) (RCDG) Nº1
(RCDG) Nº2
(RCDG) Nº3
(RCDG)Nº4
(RCDG) Nº5
(RCDG) Nº6
(RCDG) Nº7
(RCDG)) Nº8
(RCDG) Nº9
(RCDG) Nº10
Actividades Notas/ Resultados ResponsableEntrada
Inicio
Se publica proceso de Licitación en
www.mercadopublico.cl
Una vez que se recepciona acto administrativo que aprueba bases de licitación, totalmente tramitado se procede a publicar en www.mercadopublico.cl proceso de licitación.
Ejecutivo de Compras
Se recepcionan documentos
administrativos de Ofertas
Documento de Garantía
Se envía copia documento de
garantía a Sección Actos y Contratos
Se envía copia de documento de garantía junto a expediente para revisión de abogado a Sección de Actos y Contratos. Se adjunta acta original de recepción a expediente de proceso de licitación.
Ejecutivo de Compras
Recepción mediante el llenado y firma de acta de recepción del documento. (ver anexo). Se entrega copia del acta al oferente.
Se valida la legalidad de documento de garantía
Se realiza revisión de entrega en tiempo y forma del documento de garantía.Si el documento de garantía es rechazado, el oferente queda fuera del proceso.
Ejecutivo de Compras
Se envía documento de garantía a Ejecución
Presupuestaria para custodia
Se emite memo conductor adjuntando documento de garantía original. * Memo conductor debe ser suscrito por el jefe de la Sección Compras.
Se recepciona memo conductor con documento de garantía adjunto.
Secretaria Ejecución
Presupuestaria
Actos y Contratos
Se entrega memo con boleta y minuta al Jefe de Ejecución Presupuestaria.
Secretaria Ejecución
Presupuestaria
Se envía memo con boleta y
minuta al jefe de finanzas.
Jefe de Ejecución Presupuestaria
Ejecutivo de Compras
Se recibe memo con documento de garantía y se adjunta minuta.
En la minuta interna se detalla que va dirigida de Jefe de Ejecución Presupuestaria a Jefe de Finanzas.
Se designa documento a Encargado de Custodia.
Se revisa el documento y se designa mediante minuta a Encargado para su custodia.
Jefe Finazas
Se recepciona documento y se hace ingreso a la
base.
FIN
Se recepciona el documento y se ingresa a la base de datos, donde se asigna un número correlativo. Se archiva copia del Documento de Garantía y se guarda en caja de fondos.
Encargado de Custodía
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68
10.10 LIBERACIÓN Y/O COBRO DE DOCUMENTOS DE
GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA (LCDGSO)
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69
Liberación y/o Cobro de Documentos de Garantía de Seriedad de la oferta (LCDGSO)LCDGSO Nº1
LCDGSO Nº2
LCDGSO Nº3
LCDGSO Nº4
LCDGSO Nº5
LCDGSO Nº6
LCDGSO Nº7
LCDGSO Nº8
ResponsableNotas/ ResultadosActividadesEntrada
Inicio
Se solicita a través de memo liberación
o cobro de Documento de Garantía.
Se recepciona memo con solicitud de
liberación o cobro
Se recepciona memo con solicitud de liberación
¿Se solicita cobro de
documento?
No
Se envía memo que solicita cobro
al Jefe de Finanzas.
Si
Una vez que se encuentra totalmente tramitado el acto administrativo que adjudica la licitación, los Oferentes no adjudicados pueden retirar sus documentos de garantía. El Oferente adjudicado podrá hacerlo una vez que el contrato respectivo se encuentre firmado por él. A quienes se les hayan rechazado administrativa o técnicamente sus ofertas, se les devolverá dentro del plazo de 5 días contados desde la notificación de ese evento en www.mercadopublico.cl.El memo es de parte del Jefe de Sección de Compras al Jefe de Sección Ejecución Presupuestaria.
Ejecutivo de Compras
Secretaria Sección Ejecución Presupuestaria
Se libera documento de garantía
Se devuelve documento de garantía emitiendo certificado de retiro (filemaker). Para hacer la devolución, quien retira debe presentar un poder simple, la fotocopia de la cédula de identidad y fotocopia del RUT de la empresa.
Encargado de Custodia
Encargado de custodia
El Jefe de Finanzas incluye al dorso del documento la leyenda “Devuelta a su tomador”. La devolución se realiza al representante legal del oferente o a la persona designada para ello.Una vez que el documento de garantía ha sido devuelto, se guarda una copia de él para el expediente, adjuntando la documentación de retiro.
Secretaría de Ejecución
Presupuestaria
Se emite oficio al Banco
correspondiente
El oficio debe especificar que el documento de garantía se hará efectivo. En el caso de Vale Vista no se emite oficio, puesto que este se deposita directamente en la cuenta corriente del Ministerio de Educación.
Jefe de Finanzas
Secretaria Sección Ejecución Presupuestaria
Se envía documento de garantía original
al Banco correspondiente
El Banco recepciona el documento de garantía y deposita el dinero en la cuenta corriente del Ministerio de Educación.
Encargado de Custodia
Fin
Fin
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
70
10.11 LIBERACIÓN DE DOCUMENTOS DE GARANTÍA DE FIEL
CUMPLIMIENTO DE CONTRATO (LGFCC)
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
71
Liberación de Documentos de Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato (LGFCC)LGFCC Nº1
LGFCC Nº2
LGFCC Nº3
ResponsableNotas/ ResultadosActividadesEntrada
Se envía memo solicitando liberación de documento de garantía
Inicio
Cliente Interno
Se recepciona memo con solicitud de liberación
La liberación del documento de garantía se realiza una vez que se cumplió el plazo establecido en las bases. El memo debe detallar el motivo por el cual se esta solicitando la liberación.
Encargado de Custodia
Se libera documento de garantía
El Jefe de Finanzas incluye al dorso del documento de garantía de fiel cumplimiento de contrato la leyenda “Devuelta a su tomador”. La devolución se realiza al representante legal de la empresa oferente o la persona designada para ello.Una vez que ha sido devuelto el documento de garantía se archiva copia del documento para expediente adjuntando documentación de retiro.
Encargado de Custodia
Fin
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
72
10.12 COBRO DE DOCUMENTO DE GARANTÍA DE FIEL
CUMPLIMIENTO DE CONTRATO (CGFCC)
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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Cobro de Documento de Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato (CGFCC)CGFCC Nº1
CGFCC Nº2
CGFCC Nº3
CGFCC Nº4
CGFCC Nº5
CGFCC Nº6
CGFCC Nº7
CGFCC Nº8
ResponsableNotas/ ResultadosActividadesEntrada
El memo debe presentar detalle del motivo por el cual se debe hacer efectivo el cobro. Este es suscrito por el Jefe UAP (Unidad de Administración de Programas) u otra autoridad superior del mismo programa.
Inicio
Se envía memo solicitando cobro de documento garantía
Cliente Interno
Se recepciona memo que solicita
cobro
Actos y Contratos
Se elabora acto administrativo que solicita cobro de
garantia
Se recepciona Acto Administrativo
totalmente Tramitado y se genera solicitud
de cobro
Se recepciona solicitud que
autoriza el cobro
Se envía solicitud al Jefe de Finanzas
Se emite oficio al Banco
correspondiente
Se envía documento de garantía original
al Banco correspondiente
Fin
Actos y Contratos
Cliente Interno
Secretaría Sección Ejecución
Presupestaria
Secretaría Sección Ejecución
Presupestaria
Jefe Finanzas
Encargado de Custodia
Debe ser suscrito por la Autoridad Superior del Servicio según corresponda
En el caso de Vale Vista no se emite oficio, puesto que se deposita directamente en la cuenta corriente del Ministerio de Educación.
Una vez que ha sido recepcionado el acto administrativo que autoriza el cobro del documento de garantía, se emite solicitud de cobro, incorporando dicho acto como antecedente.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
74
11. OTRAS ACTIVIDADES RELACIONADAS.
11.1 Evaluación de ofertas.
La ley de Compras Públicas señala que cada licitante deberá evaluar las ofertas según los
criterios establecidos en las bases y que deberá rechazar a quienes no cumplan con ellos.
Los principales criterios que deben ser evaluados en un proceso de adquisición son:
• Precio de la oferta
• Experiencia del proveedor
• Calidad Técnica de los bienes y/o servicios
• Servicio de post venta
• Plazo de entrega
Cualquier otro criterio debe ser especificado en las bases y en ellas se debe asignar una
ponderación a cada uno de los criterios que se evaluará.
En la institución, la evaluación de las ofertas es llevada a cabo por una Comisión
Evaluadora, la cual efectúa un análisis de los aspectos económicos y técnicos de la
propuesta. Cabe señalar, que la revisión administrativa de las ofertas se realiza cuando
se ejecuta la apertura electrónica de ellas.
La comisión evaluadora revisa cada una de las ofertas y asigna un puntaje a cada criterio
según lo establecido en las bases de cada proceso de adquisición. Posteriormente, la
comisión elabora un Acta de Evaluación la cual señala los puntajes obtenidos por cada
oferta, el nombre del proveedor que obtuvo el mayor puntaje y las razones que
fundamenten su elección.
De acuerdo la Memorando Nº386/2008, existen dos grandes sistemas de evaluación para
las propuestas públicas que se presenten en el marco de las licitaciones organizadas por el
MINEDUC3.
3 Revisar Memorando Nº386/2008 del 31/07/2008 MINEDUC.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
75
11.2 Procedimiento de pago
Por mandato presidencial4, los pagos a los proveedores deben efectuarse en el menor
tiempo posible y no debe exceder 30 días corridos, contados desde la recepción de la
factura correspondiente.
El Ministerio de Educación, especifica en las bases de cada proceso de adquisición los
plazos en los que se pagará dicha compra. Cabe señalar que el pago se realizará después
de haber entregado los bienes o servicios y cuando el proveedor está en condiciones de
enviar la factura.
11.3 Evaluación de proveedores
En una primera instancia, cada proveedor debe ser evaluado para verificar si puede
realizar contratos con entidades del Estado. El proceso de evaluación debe ser transparente
y debe asegurar la confidencialidad de los antecedentes aportados para el proceso. Este
tipo de evaluación, generalmente, es realizado por la Dirección de Compras Públicas.
En una segunda instancia, la institución realiza una evaluación de los proveedores posterior
a la ejecución del servicio o a la entrega de los bienes y tiene por objeto calificar la
ejecución de los servicios solicitados. Esta calificación se sube al portal de compras públicas
y permite mantener un registro de cada proveedor y de la calidad de sus prestaciones.
11.4 Políticas de inventario
Las políticas de inventario permiten asegurar la entrega oportuna de los bienes solicitados
por cada cliente y ser eficientes en la administración de los productos que se requieren
para el buen funcionamiento del Ministerio.
El Ministerio de Educación, cuenta con XX bodegas, las cuales almacenan el XX% de los
productos solicitados por los clientes internos. Los operadores de estas bodegas tienen como
misión mantener la calidad de los productos recepcionados y deben mantener un registro
4 Circular Nº 23 del Ministerio de Hacienda del 13 de Abril de 2006.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
76
actualizado sobre el stock de cada producto para así responder a los requerimientos de
forma oportuna.
12. INDICADORES DE GESTIÓN
El principal objetivo de los siguientes indicadores de gestión es evaluar la gestión de
Compras de la Institución y mejorarla, a través del conocimiento y análisis del conjunto de
Indicadores que abordan los ámbitos de Transparencia, Eficiencia, Eficacia, Promoción de
Proveedores y Gestión por Competencias.
Plazos Óptimos Para el Mejoramiento de la Gestión de Abastecimientos (PMG)
Indicador Descripción e interpretación. Requisito de cumplimiento
Porcentaje de Reclamos
Indicador que mide la proporción de reclamos en contra de su institución que se reciben a través de la Plataforma de Probidad Activa del Sistema ChileCompra, en relación al total de procesos participativos realizados.
Responder los reclamos dentro de las primeras 48 horas de acontecido formalmente
Porcentaje de Procesos con tres o
más ofertas
Indicador que mide la participación de los proveedores en los procesos de compra que realiza su institución a través de mecanismos de procesos participativos. Por participación se entiende la recepción de 3 o más ofertas por proceso.
….
Porcentaje de adquisiciones competitivas
Indicador mide y compara el porcentaje de compras realizadas vía procesos participativos, en relación a compras directas sin cotizaciones, respecto del total de procesos realizados por la institución.
Utilizar mecanismos de compra que sean participativos tales como Licitaciones Públicas, o, cuando corresponda a una excepción, realizar una licitación privada o un proceso menor a 100 UTM, por cotizaciones.
Porcentaje de adquisiciones < 100 UTM con tiempo
óptimo de publicación
Indicador que mide el plazo que la institución da a los proveedores para presentar su ofertas en procesos participativos que involucran montos menores a 100 UTM.
Tiempo mínimo de publicación óptimo: 5 días.
Porcentaje de adquisiciones entre 100 y 1000 UTM con tiempo óptimo de publicación
Indicador que mide el plazo que la institución da a los proveedores para presentar su ofertas en procesos participativos que involucran montos entre 100 y 1000 UTM.
Tiempo mínimo de publicación óptimo: 10 días
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
77
Indicador Descripción e interpretación. Requisito de cumplimiento Porcentaje de adquisiciones > 1000 UTM con tiempo óptimo de publicación
Indicador que mide el plazo que la institución da a los proveedores para presentar su ofertas en procesos participativos que involucran montos mayores a 1000 UTM.
Tiempo mínimo de publicación óptimo: 20 días
Porcentaje de procesos < 100 UTM realizados de fin de
semana.
Indicador que mide todas las adquisiciones de montos menores a 100 UTM, en las que se ha definido un tiempo mínimo para presentar ofertas, dado entre un viernes PM y un martes siguiente AM.
No publicar procesos de adquisición entre un viernes PM y un martes
siguiente AM.
Porcentaje de adquisiciones finalizadas
Indicador que mide y compara las adquisiciones realizadas por su institución y que han completado el ciclo de compra en la plataforma www.chilecompra.cl, hasta la adjudicación
….
Porcentaje de adquisiciones
declaradas desiertas teniendo ofertas
Indicador que mide la efectividad de los procesos de compra realizados por mecanismos de procesos participativos, especialmente, de aquellos que habiendo recibido al menos 3 ofertas se declaran desiertos.
3% máximo
Porcentaje de adquisiciones < 100 UTM con tiempo
óptimo entre el cierre y la adjudicación
Indicador que mide el tiempo que su Institución demora, habitualmente, en evaluar las ofertas y comunicar los resultados de cada proceso menor a 100UTM en el sistema www.chilecompra.cl.
Tiempo óptimo: 5 días
Porcentaje de adquisiciones entre 100 y 1000 UTM con tiempo óptimo entre
el cierre y la adjudicación
Indicador que mide el tiempo que su Institución demora, habitualmente, en evaluar las ofertas y comunicar los resultados de cada proceso de monto entre 100 y 1000 UTM en el sistema www.chilecompra.cl.
Tiempo óptimo: 15 días
Porcentaje de adquisiciones > 1000 UTM con
tiempo óptimo entre el cierre y la adjudicación
Indicador que mide el tiempo que su Institución demora, habitualmente, en evaluar las ofertas y comunicar los resultados de cada proceso de monto mayor a 1000 UTM en el sistema www.chilecompra.cl.
Tiempo óptimo: 30 días
Porcentaje de Compras Urgentes
Indicador que mide la proporción de compras y contrataciones realizadas por la institución por trato directo, aludiendo a la urgencia o emergencia en función del total de las órdenes de compra emitidas.
2 % máximo
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
78
Indicador Descripción e interpretación. Requisito de cumplimiento
Porcentaje de Uso de Convenio Marco (compra por
catálogo electrónico) Región
Metropolitana
Indicador que mide la proporción de bienes o servicios disponibles en el catálogo electrónico de productos y servicios en Convenio Marco, Chilecompra Express, que efectivamente son adquiridos por esta vía, respecto del total disponible.
….
Porcentaje de Uso de Convenio Marco (compra por
catálogo electrónico) Regiones
Indicador que mide la proporción de bienes o servicios disponibles en el catálogo electrónico de productos y servicios en Convenio Marco, Chilecompra Express, que efectivamente son adquiridos por esta vía, respecto del total disponible.
….
Porcentaje de Eficiencia Regional
Indicador que mide la proporción de compras y contrataciones que son concretadas en la región en que compra la institución, cuando existe disponibilidad en dicha región.
Adquirir bienes y servicios que se encuentran dentro de la región a la que pertenece la unidad de compra, (siempre y cuando el costo de elegir un proveedor de regiones no represente una condición más ventajosa, puesto que esta es una medida de eficiencia y no de discriminación hacia algún proveedor)
Porcentaje Concentración de Proveedores
Indicador que mide el nivel de concentración de las compras de la institución en un grupo de proveedores, que en forma individual, cada uno, suman el 10% o más de las órdenes de compra que emite la institución.
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
79
13. ANEXOS
MODALIDAD DE COMPRA Y FECHAS
DIVISIÓNPROGRAMA REQUIRENTE
RESPONSABLE VºBº DE RECEPCIÓN CONFORME
ID PAC PROGRAMA
CATEGORIADESCRIPCIÓN DEL
PRODUCTO O SERVICIOUNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD
SUBTITU
LO
ITEM
ASIGNACIÓ
N
MONTO BRUTO EN PESOS (Producto)
MODALIDAD DE COMPRA
FECHA DE ENTREGA DE REQUERIMIENTO AL
BENEFICIARIO DEL BIEN O SERVICIO
(Semana -Mes - Año)
FECHA ENTRADA SOLICITUD DEL REQUERIMIENTO A LA SECCIÓN DE
COMPRAS(Semana -Mes - Año)
FECHA EMISIÓN DE ORDEN DE COMPRA
(www.mercadopublico.cl)
ESTADO PROCESO
OBSERVACIONES
1 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA2 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA3 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA4 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA5 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA6 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA7 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA8 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA9 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA10 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA11 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA12 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA13 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA14 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA15 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA16 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA17 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA18 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA19 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA20 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA21 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA22 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA23 CATEGORIA MODALIDAD DE COMPRA
PLAN DE COMPRAS 2010 Fecha:
DATOS CLIENTE INTERNO INFORMACIÓN PAC INFORMACIÓN PRESUPUESTARIAINFORMACIÓN BIEN Y/O SERVICIO USO INTERNO SECCIÓN DE COMPRAS
Anexo Nº1 Ficha “Plan de Compras 2010”
Nº de Adquisición
Nº de Orden de Compra
Muy Bueno Comentarios (Obligatorio para calificación "regular" o "malo"):
Bueno
Regular
malo
Muy Bueno
Bueno
Regular
malo
Muy Bueno
Bueno
Regular
malo
Muy Bueno
Bueno
Regular
malo
Sí No
Comentario ( Obligatorio para calificación "no")
5) ¿Reconedaría a terceros la compra de estos productos y/o Servicios de este Proveedor?
4)¿Cómo evalúa el desempeño en general del proveedor?
Comentarios (Obligatorio para calificación "regular" o "malo"):
Comentarios (Obligatorio para calificación "regular" o "malo"):
3) ¿Cómo calificaría el cumplimiento de las Especificaciones Tecnicas? Ejemplo: conformidad de los productos y servicios ofertados, cantidad, plazos, lugar de entrega, niveles o estandares requeridos.
1) ¿Cómo calificaría la oportunidad de la entrega de los productos y/o servicios?¿Se cumplieron los plazos?
Nº Contacto Correo Electrónico
CUESTIONARIO PARA LA CALIFICACIÓN (Marque con una X)
DATOS RESPONSABLE DE EVALUACIÓN
Cargo
2)¿Cómo calificaría la calidad de los productos y/o servicios entregados?
Comentarios (Obligatorio para calificación "regular" o "malo"):
Nombre
FORMULARIO DE CALIFICACIÓN A PROVEEDORES
Fecha de Calificación
Anexo Nº2 Formato “Formulario de Calificación a Proveedores”
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ANEXONº3
Hoja Nº1
CHECK LIST SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS DAG ID PAC
Tipo y N° doc
División: Programa:
Solicitud Compra Doc Refrend. Presup. Monto
Inscripción Chileproveedores SI *NOver al final dcto
¿Tiene requerimientos Logísticos? SI NOSi marca Sí, debe adjuntar formulario requerimientos logísticos
Trato Directo (Excepciones) Renovación Autoriza Pago
Prorroga Suscripción Termino Cto
Compra <3UTM Convenio Marco LE
Trato Directo <100 UTM L1 LP
1 Convenios Marco (CM)
OC preeliminar Requisitos Anexo Ord. 439
2 Tratos Directos <100 UTM
Terminos de Referencia Formato Cotización, si corresponde
Anexo Aspectos Adminis. Anexo Check List Insumos TDR
3 Licitación Pública (L1- LE_LP)
Bases Técnicas Anexo Aspectos Administrativos
Anexo Check List Insumos Bases
4 Otras Ordenes de Compra <3UTM
Solicitud de Cliente Interno Tres cotizaciones
5 Convenios con Universidades
Justific técnica Universidad **Antecedentes legales
Términos de referencia Reconocimiento oficial Univ.
Propuesta téc.y econ.Universidad Dec. Ju.Univ. no conden. prac antisind.
Línea de acción, si corresponde
6 Contratos con Personas Naturales
Terminos de referencia Certif no conflicto de interés
Cedula Nac Ident/ Pasaporte Certf no incompat. horaria
Curriculum Vitae Dec. Ju. No funcion. Direct. MINEDUC
Tít. Prof. /2 certif. Expertisse Dec. Ju. no conden. prac antisind.
Dec.Ju. S no prest serv.
7 Trato Directo (Excepción)
Dcto. Acredita causal invocada ***Antecedentes legales:
Terminos de referencia Dec. Ju. No funcion. Direct. MINEDUC
Prop Tec y Econ pers/ empres Dec. Ju.Unive. no conden. prac antisind.
8 Trato Directo (Situación Especial, Urgencia o Imprevisto)
REX califica emerg/urg/ imprev: ***Antecedentes legales:
Doc. Acredita Causal invocada Dec. Ju. No funcion. Direct. MINEDUC
Solicitud de Contratación Dec. Ju.Unive. no conden. prac anticind.
Contrato Acto Administrativo Aprob. Contrato
Dos contratos anteriores Todos los anteriores
Términos de referencia Contratos firm. Empres/ pers
Prop Tec y Econ pers/ empres Garantía Fiel y oportuno cumplimiento Contr.
1. Antecedentes Generales para todos los tipos de requerimientos
2. Tipo de Adquisición Clasificación www.mercadopublico.cl
(Marque con una X la información y/o documentos adjuntos según su requerimiento)
3. Documentos Adjuntos obligatorios por tipo de Adquisición
Manual de Procedimientos – Sección de Compras/Sección de Actos y Contratos - DAG- 2010
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9 Modificación o Renovación de Contratos
Solic. Modifi o Renov Contrato
En el caso de renovación En el caso de modificación.
Copia Cont a renovar y Ac.Adm Copia cont a modif y Ac.Ad.aprob.
Doc. Acrediten renovación Objeto de la modif. (Formato digital)
Condiciones de la renov. Doc. Conformidad proveedor modif.
***Antecedentes Legales
Acto Administrativo Aprob. Contrato Garantía cumpliemiento contrato
Todos los anteriores
Contr renov/modif firm.empres o pers
10 Contratación Financiada por un Banco Internacional
Antecedentes Prestamo Internc. Acta de eval.tecnica y economica
Términos de Referencia Carta No objeción Banco(si procede.)
Prop Tec y Económ pers /empr Dec. Ju. No funcion. Direct. MINEDUC
***Antecedentes legales emp/ pers. Dec. Ju.Unive. no conden. prac anticind.
Antecedentes proceso selección contratado Acto Administrativo Aprob. Contrato
Pedidido Propuesta Estándar (TDR) Todos los anteriores
Cartas invitacion y respuestas Contr firmados empres. o pers
Prop.técnica y Econ.presentadas Garantía fiel cumplimto contr.
11 Arrendamiento de Inmuebles
11.1 Antecedentes Inmueble a arrendar
Certif. Dominio vigente Dec. Ju. No funcion. Direct MINEDUC
a) Certf. Hipotécas y gravámenes Dec. Ju.Univ. no cond. prac antisin.
b) Copia simple Título Dominio Acto Administrativo Aprob. Contrato
c) Cert. Admin. Edif (pagos al día) Todos los anteriores
d) Últimos comprob. pago servicios Contr firmados empres o pers
Términos de Referencia Antecedentes legales arrendador
Autoriz. Dipres (Si Procede)
12 Pago de Impuestos y Derechos
Solictud de Pago Actos Administrativos Relacionados
Aviso de Cobro
13 Imputación de Gasto
Solicitud de Imputación Actos Adm que imputaron el gasto años ant.
Ac. Adm que generó gasto a imputar
14 Transferencias de Fondos al PNUD
Solicitud Transf. Fondos Términos de Referencia
Copia conve/acuerd vig PNUD Resp de la rendición de Ctas.
15 Autorización de Gasto en Pasajes de la O.R.I
Solicitud Autorización del Gasto Antecedentes actividad que genera el gasto.
Copia conv/acuerdo internacional
16 Autoriza Pago
Resolución que aprueba pago Factura (Copia)
17 Emisión periódica de Orden de Compra (SE)
Resolución que aprueba contrato Memo que solicita emisión de OC
* Antecedentes a presentar para Proveedores no inscritos en Chileproveedores.Dec. Ju. S (no infracción DFL 1 2005) Certific Dirección/Inspección del trabajo.
Dec.Ju. No suspend Chileproveed. Certificado de Deuda TGR
Certificado no condena para.c antisind.
** Antecedentes legales UniversidadRUT Cedula identidad Rector o Rep. Legal
Estatutos Universidad Rector o escritura nombr Rep. Legal
*** Antecedentes legales empresa o persona a contratarRUT Inscripcion con certif vig. Bienes Raices
Ced Ident Repres. Legal Cert. vigencia Representante legal
Escrit. Púb. Constituc y ult. modif Escritura acredite Repr. Legal, si corresponde
Dec. Ju. No sancionado Ley Compras
Anexo Nº4 “Tabla de Seguimiento de Procesos de Adquisiciones” (disponible en formato digital en la Sección de Compras)
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