aplicatii_structura_proiectelor

Arborele problemei

Aplicatie practicaEchipa: 2-4 persoane

Timp de lucru: 30’Expunere: 10’

Analiza Problemei

Analiza potentialelor probleme

• PROBLEMELE sunt acele lucruri/situatii care impiedica organizatia sa ajunga din locul unde se afla, in locul unde doreste sa se afle, la un moment dat.

• Procesul de solutionare a problemei, reprezinta arta de a ajunge de la o situatie existenta nefavorabila la o situatie dorita, printr-o serie de activitati.

• Analiza potentialelor probleme, trebuie sa includa raspunsuri la o serie de INTREBARI:

• CARE este problema pe care trebuie sa o solutionam?

• DE CE este o problema? (cauza)

• DE CE trebuie solutionata problema?

• UNDE si CAND se manifesta problema?

• A CUI problema este?

• PE CINE afecteaza problema?

• DE CAT TIMP este o problema?

• CE SE VA intampla daca nu se solutioneaza? (efectul)

Analiza Problemei

Analiza Problemei Ce ?

Este o procedura care permite: • Analiza unei situatii existente • Identificarea problemelor cheie in contextul acestora •Vizualizarea problemelor in forma unei diagrame/arbore (relatie cauza-efect )

Analiza ProblemeiArborele Problemei - schema de baza

EFECTE

PROBLEMA PRINCIPALA

CAUZE

Analiza Problemei Cum?

Cum sa procedam?

•Identificati problemele majore existente intr-o situatie data (sesiune brainstorming) •Selectati o problema principala •Cautati probleme inrudite cu problema principala

Analiza Problemei

Criterii de selectie a problemei prioritare

Analiza Problemei

Cum?

CRITERIU PROBLEMA 1 PROBLEMA 2 PROBLEMA3

IMPORTANTA PROBLEMEI

URGENTA PROBLEMEI

FEZABILITATEA

SUPORT DIN PARTEA CELOR INTERESATI

Analiza Problemei Cum?

•Stabiliti o ierarhie cauza - efect •Problemele care genereaza direct problema principala sunt asezate dedesubt (cauze)•Problemele care sunt generate direct de problema principala sunt asezate deasupra (efecte)

Analiza Problemei Cum?

•Legati problemele cu sageti cauza-efect •Revedeti diagrama si verificati corectitudinea si completitudinea acesteia

Exemplu de Arbore al Problemei

INVESTITII PRIVATE VENITURI REDUSE SCAZUTE PENTRU OPERATORII

PRIVATI

COSTURI DE PRODUSELE AGRICOLE COMERCIANTII NU ACCIDENTE TRANSPORT PIERD VALOAREA VOR SA DESERVEASCA FRECVENTE CRESCUTE DE PIATA

PIETELE EFECTE

RETEAUA REGIONALA DE

DRUMURI DETERIORATA

CALITATEA CAMIOANELE DRUMURILE NU SUNT CAUZE CONSTRUCTIEI SUNT INTRETINUTE DRUMULUI SUB SUPRAINCARCATE CORESPUNZATOR

STANDARDE

ECHIPELE DE MASURILE DE INTRETINERE ALE GUV.

CONTROL SUNT NU SUNT EFICIENTE INEFICIENTE

COMPETENTELE SUNT GRESIT DEFINITE

Arborele obiectivelor

Aplicatie practicaEchipa: 2-4 persoane

Timp de lucru: 30’Expunere: 10’

Definirea scopului proiectului

Dupa identificarea nevoilor si a problemei/problemelor carora trebuie sa le raspunda proiectul, trebuie identificat rostul proiectului, ce se doreste sa se realizeze prin acest proiect, de ce sa il derulam.

Pe scurt: care este scopul proiectului?

Scopul proiectului este practic solutia pentru problema identificata sau, altfel spus, este situatia la care dorim sa ajungem in urma implementarii proiectului (evident, o situatie mai buna pentru beneficiarii proiectului). Cea mai simpla modalitate de enuntare a unui scop este pozitivarea, „inversarea” problemei.

Definirea scopului proiectului

Caracteristicile scopului sunt urmatoarele:

•Nu se prezinta sub forma cantitativa (numeric, volumic, procentual) ci doar calitativ (o crestere, o imbunatatire, o schimbare)

•Este unic (nu contine cuvinte de legatura ca “si”, “cu”, “alaturi de “, “odata cu”)

•Nu trebuie explicat (se evita folosirea cuvintului “prin”, “in scopul” in enuntul scopului)

Definirea scopului proiectului

Exemple de scopuri:

•Cresterea eficientei sistemului de coordonare a fondurilor publice din cadrul Primariei orasului X

•Cresterea adaptabilitatii tinerilor pe piata muncii

•Cresterea competitivitatii firmei

Definirea scopului proiectului

Definirea obiectivelor proiectului

Definirea obiectivelor proiectului

S - specific - este obiectivul clar: cine, ce, cand, unde, cum, grup-tinta?M - masurabil - sunt masurabile rezultatele?A - abordabil - este un obiectiv care poate fi, in general, atins?R - realist - are organizatia resursele necesare pentru atingerea lui in timpul dat?T - incadrare in timp - exista un termen limita?

Exemple de obiective:

•Asigurarea accesului la broad-band pentru 10 comune din judetul Dolj pana la sfarsitul anului 2013•Instruirea a 40 de femei din mediul rural di regiunea SV in ceea ce priveste operarea PC si utilizarea Internetului pana la finalul anului 2010•Cresterea CA cu 10% in urmatoarele 5 luni

Analiza Obiectivelor Ce ?

O tehnica pentru:

•Descrierea situatiei viitoare care va fi obtinuta prin rezolvarea problemelor•Identificarea posibilelor solutii pentru o situatie data •Transformarea aspectelor negative in aspecte pozitive (dezirabile, realiste)

Analiza Obiectivelor

Arborele Obiectivelor - schema de baza

OBIECTIV OBIECTIV OBIECTIV GENERALGENERAL GENERALFINAL

OBIECTIV PRINCIPAL

MIJLOACE OBIECTIV SPECIFIC OBIECTIV SPECIFIC OBIECTIV SPECIFIC

Analiza Obiectivelor

Cum ?

Cum sa procedam ?

•Reformulati toate situatiile negative ale analizei problemei in situatii pozitive care sunt: - dezirabile - posibil de obtinut in mod realist

•Verificati relatiile mijloace-final

Arborele Obiectivelor

INVESTITII PRIVATE VENITURI RIDICATE RIDICATE PENTRU OPERATORII

PRIVATI

COSTURI DE PRODUSELE AGRICOLE COMERCIANTII ACCIDENTE TRANSPORT PASTREAZA VALOAREA VOR SA DESERVEASCA

REDUSE REDUSE DE PIATA PIETELE FINAL

RETEAUA REGIONALA DE DRUMURI REABILITATA

CAMIOANELE STANDARDE ALE DRUMURILE SUNT MIJLOACE SUNT INCARCATE CONSTRUCTIEI INTRETINUTE MAI LIMITAT RESPECTATE BINE

ECHIPELE DE MASURILE DE INTRETINERE ALE CONTROL SUNT GUV. SUNT EFICACE MAI EFICACE

COMPETENTELE SUNT BINE DEFINITE

Analiza strategiei

Aplicatie practicaEchipa: 2-4 persoane

Timp de lucru: 30’Expunere: 10’

Analiza Strategiei

O tehnica pentru: • Identificarea solutiilor

posibile care ar putea forma o strategie a proiectului

• Selectarea uneia sau mai multor strategii

• Alegerea strategiei pentru care se formuleaza proiectul

Cea mai pertinenta si fezabila strategie este selectata pe baza unui numar de criterii precum:

- compatibilitatea cu POS;- prioritatile celor implicati/partenerilor, bugetul disponibil / posibilitatile de cofinantare;- relevanta pentru grupul tinta;- probabilitatea succesului sau minimalizarea riscurilor;- complementaritatea cu alte proiecte;- posibilitatea implicarii sectorului public/privat;- intervalul de timp necesar etc.

Analiza Strategiei

Alegerea unei strategii

Alegerea unei strategii - schema de baza

OBIECTIV OBIECTIV OBIECTIV GENERALGENERAL GENERALFINAL

OBIECTIV PRINCIPAL

MIJLOACE OBIECTIV SPECIFIC

OBIECTIV SPECIFIC OBIECTIV SPECIFIC

Analiza StrategieiCum?

Cum sa procedam ?

1. Identificati obiectivele de neurmarit (indezirabile or nerealizabile)

2. Identificati obiectivele de urmarit (dezirabile si realizabile) 3. Grupati obiectivele, pentru a obtine strategii posibile sau componente (grupare pe verticala)

4. Estimati care strategie reprezinta o strategie optima corespunzator criteriilor agreate

5. Determinati Obiectivul General si Scopul Proiectului

Alegerea unei strategii

Proiect IIProiect I

RETEAUA REGIONALA DE DRUMURI REABILITATA

CAMIOANELE STANDARDE ALE DRUMURILE SUNT SUNT INCARCATE CONSTRUCTIEI INTRETINUTE MAI

LIMITAT RESPECTATE BINE

ECHIPELE DE MASURILE DE INTRETINERE ALE GUV.

CONTROL SUNT SUNT EFICACE MAI EFICACE

COMPETENTELE SUNT BINE DEFINITE

Strategia A Strategia B

Analiza Strategiei: Cateva posibile criterii

Disponibilitatea Complementaritate resurselor

cu proiecte financiare, a finantate de alti expertizei, etc.

donori

Importanta Contributie la Potentialul si data de reducerea capacitatile grupul tinta inegalitatilor existente

(e.g. gender) (ale grupului

tinta)

Relevanta pentru Urgenta strategia de aderare

agreata de EC/tara Acceptabilitatea partenera sociala

Analiza factorilor interesati

Aplicatie practicaEchipa: 2-4 persoane

Timp de lucru: 30’Expunere: 10’

Analiza Factorilor interesati Cum?

•Este o procedura care permite: Identificarea persoanelor, grupurilor, organizatiilor avand o legatura cu proiectul •Identificarea intereselor si asteptarilor grupurilor & persoanelor care au o posibila relevanta pentru proiect

Analiza Factorilor interesati Cine? Cine sunt ‘stakeholderii’ ?

Orice persoana, grupuri de persoane, institutii, asociatii sau firme care ar putea fi implicate in proiect, direct sau indirect, pozitiv ori negativ

Analiza Factorilor interesati Participarea factorilor interesati:

•permite formularea si/sau adaptarea proiectelor la conditiile sociale, economice si politice; •permite obtinerea de informatii relevante; •intareste relevanta obiectivelor in raport cu nevoile;•arata cum percep factorii interesati realitatea; •intareste capacitatile locale; •intareste societatea civila si procesul democratic

Analiza Factorilor interesati Cum?

Cum sa procedam?

1.Identificati grupurile/institutiile importante

2.Clasificati (grupuri tinta, beneficiari, grupuri de interese, contractori, etc.)

Analiza Factorilor interesati

Interese, motivare:

• Nevoi, aspiratii• Interese (deschise/ascunse) • Asteptari & preocupari • Atitudini fata de proiect

Analiza Factorilor interesati

Potential si constrangeri:

• Puncte tari, Puncte slabe • Posibile contributii la proiect

Actorii-cheie De ce sunt interesati de proiect

Capacitatea si motivatia de a contribui la proiect

Activitatile din proiect care li se adreseaza

Stakeholder 1

Stakeholder 2

Stakeholder ….

Matricea actorilor-cheie

Planul de ActiuneActivitatile proiectului

Aplicatie practicaEchipa: 2-4 persoane

Timp de lucru: 30’Expunere: 10’

Planul de Actiune - Ce trebuie facut pentru atingerea obiectivelor?

Planul de Actiune cuprinde:

• Enuntarea fiecarei ACTIVITATI in parte; • Descrierea contribuitiei fiecarei activitati la

realizarea obiectivelor specifice;• Specificarea responsabilului activitatii respective;• Specificarea resurselor de care este nevoie

(personal, echipament, timp, buget, etc)• Descrierea secventelor in timp si modul cum se

interfereaza activitatile• Prezentarea cronologica a activitatilor cu ajutorul

diagramei GANTT

Diagrama GANTTAnul 1

Semestrul 1 Semestrul 2

Activitatea 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsabil

Pregătire Faza 1.1. Stabilirea echipei CCMP

Realizare Faza 1.1 Stabilirea echipei CCMP

Pregătire Faza 1.2 Achiziţia CCMP

Realizare Faza 1.2 Achiziţia CCMP

Pregătire Faza 2.1 Editare de materiale CCMP/INIMM

Realizare Faza 2.1 Editare de materiale CCMP/INIMM

Pregătire Faza 2.2 Organizare evenimente CCMP

Realizare Faza 2.2 Realizare evenimente CCMP

Pregătire Faza 3.1 Pregătirea suportului CCMP/INIMM

Implementare Faza 3.1 Pregătirea suportului

CCMP/INIMM

Pregătire Faza 3.2 Selectarea cursanţilor CCMP/INIMM

Implementare Faza 3.2 Selectarea cursanţilor

CCMP/INIMM

Pregătire PACHET DE LUCRU 4. MANAGEMENTUL PROIECTULUI

CCMP/INIMM

Realizare PACHET DE LUCRU 4. MANAGEMENTUL PROIECTULUI

CCMP/INIMM

Bugetul proiectului

Aplicatie practicaEchipa: 2-4 persoane

Timp de lucru: 30’Expunere: 10’

Bugetul proiectului

• Estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitate si subactivitate;

• Estimarea potentialelor surse de venituri;• Estimarea diferentelor dintre cheltuieli si venituri;• Realizarea unei planificari in timp a cheltuielilor si a

veniturilor;• Gasirea solutiilor pentru evitarea potentialelor crize de

lichiditati;• Bugetul se va supune organizatiei pentru aprobare;• Stabilirea procedurilor de supraveghere permanenta

Rezultatele si indicatorii proiectului

Aplicatie practicaEchipa: 2-4 persoane

Timp de lucru: 30’Expunere: 10’

Rezultatele proiectului

• Rezultatele sunt “produse” obtinute ca urmare a desfasurarii activitatilor, a caror combinatie va conduce la realizarea scopului proiectului.

• Rezultatele asteptate reprezinta finalitatea proiectului, justificarea existentei sale. De obicei ele sunt cantitative si calitativecantitative si calitative. Trebuie sa fie masurabile, vizibile si specifice, reprezentand, de fapt, instrumente pentru atingerea obiectivelor propuse. Pentru a se asigura buna functionare a proiectului este bine ca fiecarui obiectiv stabilit initial (si, eventual, adaptat pe parcurs) sa-i coincida un rezultat, pentru validare.

Rezultatele proiectului

• Sunt corelate cu obiectivele proiectului si relevante pentru acestea

• Reprezinta indicatori de verificare a obiectivelor

• Output, produse sau servicii concrete obtinute in cadrul proiectului (ex.: un eveniment public, 4 training-uri pentru 100 de persoane, 5 publicatii despre consumul de alcool etc.),

• Outcome/results, cu referire la impactul pe care proiectul il are asupra grupului tinta/comunitatii (ex.: cresterea cu 20% a constientizarii privind riscurile consumului de alcool in randul elevilor de liceu din orasul X)

Indicatorii proiectuluiCriterii de selectare a indicatorilor:

Validitate: Reflecta in mod direct obiectivul pe care intentioneaza sa il masoare?

Obiectivitate: Defineste precis si fara ambiguitati obiectivul pe care vrea sa il masoare?

Credibilitate: Sunt datele consecvente sau comparabile in timp ? Accesibilitate: Pot fi datele colectate cu usurinta, la timp si cu

costuri rezonabile?

Utilitate: or fi datele utile pentru luarea deciziilor sau pentru a invata din experienta?

Proprietate: Sunt de acord partenerii si partile interesate ca indicatorul are sens si utilitate pentru ei?

Indicatorii proiectului

Indicatorii descriu scopul si obiectivele proiectului in termeni masurabili din punct de vedere operational – cantitate, calitate, grupuri tinta, timp si loc.

• cantitate (cat?)

• calitate (ce?)

• grup tinta (cine?)

• timp/perioada (cand incepe si cat dureaza?)

• loc (unde?)

Exemple de indicatori

• Numar de persoane instruite ( sau % /din);• Numar de persoane angajate ( sau % din) • Numar de noi locuri de munca identificate; • Reducerea ratei somajului;• Numar de echipamente achizitinate;• Cresterea cifrei de afaceri cu X%

Indicatori SMART

S pecifici: claritate cu privire la ce, unde, cand si cum va fi schimbata situatia;M asurabili: capacitate de a cuantifica tintele si beneficiile;

A bordabili: capacitate de atingere a obiectivelor (cunoscand resursele si capacitatile aflate la dispozitia comunitatii); R ealisti: capacitate de a obtine nivelul de schimbare reflectat in obiectiv; si T imp (incadrat in Timp): fixarea perioadei de timp in care va fi realizat fiecare obiectiv.

Exemple de indicatori SMART

• 50 de persoane recalificate intr-o noua meserie pana la sfarsitul proiectului;

• numarul de someri femei peste 45 de ani din Craiova redus cu 15% intr-un an;

• 25% din somerii asistati in cadrul proiectului angajati pana la sfarsitul proiectului;