apresentação - redução e controle do custo viagem e meios de pagamento | júlio verna
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VIAGENS CORPORAIVAS 1
VIAGENS CORPORAIVAS 2
Redução e Controle do Custo Viagem
Meios de Pagamento
VIAGENS CORPORAIVAS 3
Introdução
A indústria de viagens corporativas tem evoluído de forma vertiginosa a partir dos anos 2000
Houve um incremento da ferramentas de: Reserva (booking tools) Controle de gastos (gestão de viagens) Meios de pagamento eletrônicos (cartão de crédito)
Há duas macro tendências em viagens corporativas: 1º - Segurança (da informação, de pessoal, de serviços)
• Da empresa• Do viajante
2º - Integração dos serviços dentro de uma mesma plataforma
• Tecnologia da informação e de conteúdo
VIAGENS CORPORAIVAS 4
Introdução
O papel do Gestor de Viagens (individuais) e Eventos (grupos) das empresas se consolidou em fator chave para a geração de economia sem afetar: A qualidade do serviço A satisfação de todos os players da empresa
• Solicitantes, viajantes e pagantes A comodidade do usuário final (viajantes)
• A experiência em viagens O Gestor de Viagens e Eventos deve ser o facilitador
dos objetivos institucionais da empresa Visão, Missão, Valores, Filosofia, etc
VIAGENS CORPORAIVAS 5
Introdução
Os desafios do Gestor de Viagens e Eventos são: Atualizar-se constantemente sobre os temas da função Desenvolver programas de viagens conforme a cultura e a
política da sua empresa Possuir um processo de concorrência adequado
• Resquest for Proposal adequado (RFP) Manter excelentes acordos com os provedores* de viagens Definir formas de pagamentos vantajosas Decidir por ferramentas tecnológicas ágeis e confiáveis
• Pelo Sistema de Gestão da Agência de Viagens– Ter controles on-line (relatórios e Dashboard)
• Reservas em tempo real (on-line booking tools)
VIAGENS CORPORAIVAS 6
Introdução
Os desafios do Gestor de Viagens e Eventos são: Garantir a adesão das normas pelo público interno
• Utilização da Política de Viagens Engajamento e comprometimento da TMC / Agência de
Viagens em seus vários níveis Rever o próprio papel estratégico do Gestor de Viagens
dentro da empresa• Considerações do Facilities Management
TMC – Travel Management Company
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A Redução e Controle do Custo
Viagem
VIAGENS CORPORAIVAS 8
Já existe a tendência das empresas terem políticas mandatórias para viagens corporativas principalmente as indústrias e as
empresas multinacionais
Política de viagens
Franceschini
VIAGENS CORPORAIVAS 9
Estratégias para reduzir o custo viagem da Empresa Comunicar e fornecer treinamento interno em Política de
Viagens Exigir o cumprimento da Política de Viagens Aumentar o conhecimento sobre a Política de Viagens Elevar a exigência do cumprimento da Política de Viagens Enrijecer a Política de Viagens Engajar a gerência da empresa – função estratégica Fornecer aos viajantes, manuais claros e compreensivos Lembrar automaticamente / eletronicamente os viajantes
sobre a Política de Viagens
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Aplicação da ferramenta de SLA periodicamente Estabelecendo medidas de performance pré definidas
com a TMC / Agência de Viagens Acompanhar todos os processos e tomar medidas
corretivas Reservar aéreo com antecedência
Pesquisar, reservar e comprar eletronicamente Usar tarifas promocionais (maiores restrições) Concentrar reservas nos fornecedores preferenciais Autorização do nível correto de conforto ao viajante Definição dos canais de reservas preferenciais
Reservas on-line Reservas off-line
Estratégias para reduzir o custo viagem da Empresa
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Implementação de cartões de créditos/débito - cashless para maior e melhor controle de gastos e otimização do fluxo de caixa da empresa
Cartão de crédito da empresa
• Individual ou corporativo empresarial
• Virtuais de viagens – aéreo, hospedagem, eventos
Cartões de débito internacional (VTM e GTC)
Cartão de crédito pessoal (despesas reembolsadas)
Estratégias para reduzir o custo viagem da Empresa
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Ter e disponibilizar uma boa estrutura de informação: Intranet Portal da TMC / Agência de Viagens (sistemas) Links de sites informativos com conteúdo
Garantir controle, segurança e conformidade de tudo Evitar o gasto com viagens corporativas antes de
ocorrer Pró-atividade total do Gestor de Viagens Gerar ganhos melhorando a eficiência da empresa
Estratégias para reduzir o custo viagem da Empresa
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Prioridade no Gerenciamento de Viagens Corporativas TMC Global
1 Economia de transportes aéreos e terrestre
2 Aumento no cumprimento das viagens
3 Otimização do gasto com hotéis
4 Aumento na utilização de ferramentas on-line
5 Otimização das políticas de viagens
6 Melhoramento da experiência do viajante
7 Desenvolvimento de indicadores de performance
8 Consolidação maior dos programas de segurança
Ranking Prioridade 2012
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Principais itens de viagensNa utilização e controle pela empresa Serviços aéreos Hospedagem Transporte terrestre e despesa com combustível Despesas de representação Documentação de viagem Despesa com comunicação e de tecnologia específica Programa de milhagem / fidelização Assistência viagem Seguro de vida Alimentação e Gorjetas Bagagens e Câmbio
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Sua TMC atuando
efetivamente na
Redução e Controle
do Custo Viagem
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Comprometimento e garantia da TMC
Sistema de Reserva e Gestão de Viagens
Tecnologia Aplicada e Integrada
Especialistas em Viagens CorporativasGestor de Clientes ou Executivo de Contas
Sistema de Reserva e Gestão de Viagens
Tecnologia Aplicada e Integrada
Especialistas em Viagens CorporativasGestor de Clientes ou Executivo de Contas
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Por que empresas necessitam de uma TMC? Cada vez mais, as empresas buscam prestadores de
serviços na área de viagens corporativas que possam lhes oferecer benefícios claros de gestão como: Economia de custos
• Redução do custo viagem dos fornecedores finais (saving)
• Redução do custo da TMC (Fee) Maximização do aproveitamento dos serviços da TMC e
dos fornecedores finais (acordos comerciais) Gerenciamento de todas as despesas de viagens
• Travel and Expense (T&E)• Expense Management
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A empresa compra um sonho em viagens Qualidade nos serviços (no mais amplo sentido)
SLA Prazo de pagamento adequado
Fluxo de caixa do cliente (cartão de crédito / débito) Produtos e serviços diferenciados, sob medida (on-
demand) mas que gere vantagens para a empresa Resultados reais que a empresa espera - descrito na
Política de Viagens A entrega do prometido pela TMC e fornecedores finais
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Controle de budget (orçamento) e do fluxo de viagens Criação, desenvolvimento, implantação e cumprimento da
Política de Viagens Resolução de situações especiais Gestão de acordos e negociação com fornecedores finais Relatórios sob medida e customizados Controle de reembolsos pendentes Controle de e-tkts não voados Análises críticas e recomendações Apresentação de cenários e tendências
Serviços disponibilizados pela TMC para gerar economia
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Seminários informativos para solicitantes, viajantes e gestores de viagens
Cumprimento do SLA Remuneração por metas atingidas (SLA) – Success Fee Plano de transição e implantação Segurança da informação Medidas de contingência, gerenciamento de risco e
ações rápidas Pós-venda consistente Controle e redução de custo viagem
Serviços disponibilizados pela TMC para gerar economia
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Atributos relevantes para a TMC ideal
Franceschini
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AtendimentoAtributos mais
valorizados
Ser de confiança
Consultores entendem necessidadesExcelente equipe de consultores
Melhores ofertas de tarifas
Avaliação das TMCs
Franceschini
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O papel estratégico do Gestor de
Viagens e Eventos
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Estratégias de relacionamento
Possuir excelente relacionamento com todos os níveis da empresa: Presidência e Diretorias Comitês diretivos Viajantes (usuários) Secretárias (solicitantes)
Deve agir estrategicamente: Mostrar resultados em todos os níveis da empresa Ser comunicativo e utilizar os meios de comunicação
para compartilhar informações importantes Conhecer bem as pessoas, o negócio, e o mercado Buscar atualização constantemente
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O trabalho do Gestor de Viagens especializado e dedicado
Lidera trabalhosos processos de RFP’s Elabora questionários, matrizes de avaliação com pesos
e métricas diferentes Visita empresas analisadas, compara resultados e
apresenta os números para comitês internos Atura passageiros e secretárias insatisfeitos,
apressados e estressados Tem rotina com prazos curtos para quase tudo Resolve vistos necessários de última hora
VIAGENS CORPORAIVAS 26
O trabalho do Gestor de Viagens especializado e dedicado
Avalia cartão de crédito com divergências Periodicamente analisa savings, reembolsos, e-tkts não
voados e pendentes Recebe visitas externas Controla volumes por: segmento, centro de custo, e
room nights Avalia cumprimento de políticas, metas e share Faz todo tipo de negociações e pesquisas internas Acompanha SLAs de tudo e constantemente Etc, etc, etc
VIAGENS CORPORAIVAS 27
Resumo da gestão
de viagens nos
últimos anos
VIAGENS CORPORAIVAS 28
O que as empresas buscavam em
2004
Gestão de Viagens
VIAGENS CORPORAIVAS 29
O que as empresas buscavam em
2006
Gestão para controlar custos
de Viagens
VIAGENS CORPORAIVAS 30
O que as empresas buscavam em
2008
Gestão para reduzir custos
em Viagens
VIAGENS CORPORAIVAS 31
O que as empresas buscavam em
2010
Gestão para reduzir Viagens
VIAGENS CORPORAIVAS 32
2012Gestão para viajar mais e
fazer mais negócios pelas
Viagens
O que as empresas buscavam em
VIAGENS CORPORAIVAS 33
O que as empresas buscarão
2014Gestão para tornar as
Viagens uma experiência em
negócios
para
VIAGENS CORPORAIVAS 34
“Utilize sempre
a força e a
expertise da sua
TMC"
VIAGENS CORPORAIVAS 35
Muito Obrigado
pela Oportunidade
Julio Verna
Qualitas
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