arkivets rolle og erfaringer med bergen kommunes løsning for … · samarbeid mellom byarkiv og...

Arkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne

Av ei som er fra Ålesund:

Karin Gjelsten

Fagsjef for moderne arkiv

Bergen Byarkiv

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 2

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

3

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

4

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

5

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

6

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 7

40 år etter:

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

8

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

9

• Bergen

• Bergen Byarkiv

• Elektroniske arkiv

• Digital kommunikasjon

• Digital kommunikasjon med innbyggerne

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 10

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

11

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

12

Utfordring:•Kjapp kommunikasjon med innbyggerne via Bergen kommunes portalløsning.

•Dokumenter kommer inn i fagsystem:

-feilmeldinger (vei, vann, kloakk)

-leie av kano på byfjellene

•Du kan også chatte med kommunen

•Du kan også kommunisere med kommunen på facebook

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 13

Arkivets utfordring:

• Dokumentfangst

• Bergen kommune - en stor organisasjon

• Mange samarbeidspartnere: byrådsavdelinger, fagetater, IKT avdeling og arkiv

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

14

Mål:

- å få saksdokumentene tilgjengeliggjort via

sak-/arkivsystemet

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

15

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

16

Digital kommunikasjon –prosjekter der byarkivet er involvert:

• Byggesaksprosjektet

• Offentlig journal på nett

• Formidlingsprosjekter internett:

– Wikipedia

– Facebook

– oVe

– Bergen byleksikon

• Innsynsløsningen

• SvarUtDIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 17

Byggesaksprosjektet:

• Oppstart våren 2009

• Digitalisering av Bergen kommunes byggesaker i perioden 1899 – 2005

• Totalt ca. 190 000 saker

• 1200 hyllemeter

• Den 11. april 2013: 165 000 saker ferdig

• Plan: Sluttføring i løpet av sommeren 2013

• Lansering og markeringDIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 18

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

19

Innsynsløsningen:

• En applikasjon i kommunens intranett for søk og innsyn i data fra avsluttete kommunale datasystemer.

• Foreløpig internt i kommunen.

• Tilgangsstyrt gjennom påloggingen.

• Deler av Innsynsløsningen skal også kunne legges åpent ut på nettet.

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 20

Informasjon om:

• Lønn- og personalsystem: 1986 - 2010

(ansiennitets- og pensjonsberegning)

• Inakassosystem 1995 - 2009

• Byggesaker 1981 - 1998

• Elevsystem 1988 – 2003

• Saksindeksen – formannskapssaker og andre kommunale saker 1978 - 1997

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 21

Informasjon på «sikker sone»:

• Helsesystemer (medisinsk dokumentasjon fra legevakt, bedriftshelsetjeneste, smittevern, pleie og omsorg)

• Barnevern

• Sosialtjeneste

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 22

Statistikk:

• 85 moduler totalt, inklusiv 20 helsemoduler

• I 2012 foretok 165 brukere 135 183 oppslag for å hente informasjon

• Flest søk i byggesaker i 2012

• Lønn og personal også mye brukt

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 23

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

24

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

25

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

26

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

27

Felles for byggesaksprosjektet og Innsynsløsningen:

• Byarkivet har hatt ansvar for prosjektering og gjennomføring

• Leverandør av:

• Innhold

• Kvalitetssikring i alle ledd

• Ansvar for langtidslagring -sikringsmagasin

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 28

SvarUt:

• Elektronisk utsending av dokumenter fra kommunen

• KS – prosjekt

• Nasjonal standard for utsending av dokumenter

• Koblet til sak-/arkivsystemet

• Brev fra kommunen sendes til din digitale postkasse

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 29

SvarUt:

• Du får sms eller e-post om at kommunen har sendt brev til deg

• Hvis du ikke åpner brevet i den digitale postkassen (via Altinn) – får du vanlig papirbrev i posten

• Raskere svar til innbyggerne

• Kommunen sparer porto

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 30

Utfordrende!

• IKT-Konsern er Bergen kommunes representanter i prosjektet

• Arkivtjenesten blir involvert, må følge opp/kvalitetssikre i sak-/arkivsystemet

• Viktig at arkivledelsen er orientert og kjenner rutinene - som går utover ordinære, daglige arkivrutiner

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 31

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

32

Vinn – vinn situasjon:

• SvarUt forutsetter fullelektroniske arkiv

• SvarUt satte fortgang i prosjektet «fullelektroniske arkiv i Bergen kommune»

• SvarUt er en komponent som er integrert med sak-/arkivsystemet

• SvarUt satte fortgang prosesser med integrasjon av fagsystemer med sak-/arkivsystemet i Bergen kommune

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 33

Samarbeid mellom byarkiv og IKT:

• Nytte, glede, utvikling og effektivitet

• Grenseoppganger mellom arkiv og IKT må avklares

• Dialog – samhandling og framdrift på alle områder

• Gode samarbeidsprosjekt i Bergen kommune: «Fullelektronisk arkiv», Skolesektor og Kemner

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 34

Digital kommunikasjon med innbyggerne handler om:

• Utsikt

• Innsikt

• Samarbeid innad i organisasjonen

– Fagavdelinger

– IKT avdeling

– Arkivtjeneste

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 35