arquivos digitais formação
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O que é um Arquivo? Segundo o Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de
Janeiro:
“Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exercício da sua actividade por uma entidade, pública ou privada, e conservados, respeitando a organização original, tendo em vista objectivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, ao serviço das entidades que os detêm, dos investigadores e dos cidadãos em geral”
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O Arquivo Digital na Sociedade da Informação
Os arquivos existem desde o tempo da Roma An t iga ( chamados na a l tu ra Tabularium)
Com o evoluir da sociedade, os arquivos aproveitam o desenvolvimento tecnológico, e p a s s a m a d e s e m p e n h a r u m p a p e l fundamental na Sociedade da Informação
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Arquivos Digitais Nacionais
Projecto RODA – Direcção Geral de Arquivos
Objectivo: concretizar o estudo de uma solução, de modo a ir ao encontro dos propósitos do eGoverno.
Metodologia: definição de requisitos para um arquivo digital - um modelo conceptual e um modelo de dados; uma estrutura de meta-informação, requisitos técnicos, etc.
3 fases: Planeamento, prototipagem e disseminação
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Arquivos Digitais Nacionais A Biblioteca Nacional Digital
Objectivo: cumprir as suas funções legais através da utilização das tecnologias da informação para poder fornecer documentos digitalizados e edição digitais aos seus utilizadores.
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Arquivos Digitais Nacionais
O Digitarq – Arquivo Distrital do Porto
Objectivo: projecto para servir de base à construção de um arquivo digital
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Implementação de um Arquivo Digital
Planeamento
Criação de um grupo de trabalho Definição dos objectivos Análise SWOT Desenho do workflow da documentação Identificação dos sectores intervenientes no
processo
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Implementação de um Arquivo Digital
Atribuição de permissões de acesso e modificações
Requisitos: Físicos (equipamento, espaço,…) Humanos (nº de técnicos, necessidade de
especialização ou não,…)
Identificação de possíveis obstáculos: Verbas, tempo,…
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Implementação de um Arquivo Digital
Digitalização
Recomendações da National Library of Australia: Garantir que as mãos estão sempre limpas; Util izar luvas de algodão para carregar os
documentos; Ter sempre bastante espaço para acomodar o
material com que se trabalha; Transportar os materiais sempre que possível dentro
de pastas;
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Implementação de um Arquivo Digital
Não molhar os dedos para manusear material original; Garantir que todos os itens são transportados na sua
totalidade; Os materiais danificados devem ser transportados
dentro de bolsas de polyester ou pastas; Evitar tocar directamente na superfície do material; Nunca utilizar o material original como suporte para
escrever; Não empilhar diferentes materiais (ex: livros e
pinturas);
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Implementação de um Arquivo Digital
Não deve haver comida nem bebida perto dos documentos;
Remover clips e pins cuidadosamente; Substituir os clips e pins por clips de plástico: Se for necessário marcar uma página, utilizar um
pedaço de papel branco e não post-its; Evitar a tentação de reparar itens danificados, e
nunca usar fita cola para reparar; Limpar sempre os scanners antes das digitalizações.
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Implementação de um Arquivo Digital
Atribuição de perfis de digitalização e testes de verificação
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Implementação de um Arquivo Digital
Formatos de imagens aconselhados A mesma imagem deve ser digitalizada em 2
formatos: TIFF - para as imagens matriz (formato de
armazenamento); JPEG - para as imagens que vão ser visualizadas
regularmente (formato de compressão)
Definição de títulos normalizados para todas as imagens
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Implementação de um Arquivo Digital
Esquemas de meta-informação
O que é meta-informação? Informação que descreve outra informação e
sistemas de informação. Num contexto de sistemas de arquivo, refere-se a
informação que deve ser criada e associada aos documentos de arquivo, por forma a facultar a sua compreensão no contexto de produção e a facilitar e documentar a gestão contínua dos mesmos.
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Implementação de um Arquivo Digital
Esquemas de meta-informação:
Descritiva Descreve e identifica os objectos
Ex: ISAD (G), ISAAR (CPF)
Preservação Garante a autenticidade dos objectos
Ex: PREMIS
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Implementação de um Arquivo Digital
Técnica Relacionada com o funcionamento do sistema
Ex: NISO Z39.87
Estrutural – Organiza e estrutura objectos complexos (livros – capítulos – secções – página) Ex: METS
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Implementação de um Arquivo Digital
Plano de preservação
Os diferentes dispositivos de armazenamento digital, têm requisitos diferentes de software e hardware
Existem várias ameaças a estes dispositivos. Deteoração física Evolução tecnológica (que pode tornar estes
dispositivos obsoletos)
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Implementação de um Arquivo Digital
Deve ser criado um plano de preservação física (ou plano de backups):
Os objectos digitais (imagem + meta-informação) deverão ser armazenados no disco rígido de um ou mais servidores, e em unidades de armazenamento portáteis (CD-R e DVD).
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Implementação de um Arquivo Digital
Cópias dos objectos digitais sempre em dois tipos de armazenamento
Pelo menos uma cópia deverá ser guardada numa localização diferente da original
Os dispositivos devem ser “refrescados”(copiar o seu conteúdo para outro dispositivo igual) com alguma regularidade
Todas as transferências para dispositivos portáteis devem ter um registo
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Software para a gestão de arquivos digitais
GISA - Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo Software proprietário de Gestão de Arquivos,
concebido para acompanhar diversas fases do ciclo vital da informação e as várias operações da cadeia arquivística. http://gisa.paradigmaxis.pt
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Software para a gestão de arquivos digitais
FEDORA - Flexible Extensible Digital Object Repository Architecture Software open source para gerir, preservar e ligar
o conteúdo digital www.fedora-commons.org
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Vídeo 2 - Preservação Digital (http://www.digitalpreservationeurope.eu/)
Arquivos Digitais - Marta Antunes 25
Legislação
Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro Estabelece o regime geral dos arquivos e do
património arquivístico.
Decreto-Lei nº 290-D/99, de 2 de Agosto Aprova o regime jurídico dos documentos
electrónicos e da assinatura digital.
Lei nº 67/98, de 26 de Outubro Lei de protecção de dados pessoais. 26
Bibliografia e Referências Electrónicas
ANTUNES, Marta - Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto, Porto: Universidade do Porto, Faculdade de Letras, 2007
FARIA, Luís e CASTRO, Rui - relatório da primeira fase RODA: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo . Minho: Universidade do Minho, 2006
TANNER, Simon - From vision to implementation: strategic and management issues for digital collections. Loughborough: A British Counscil International Seminar, 13 to 18 February 2000. (http://
heds.herts.ac.uk/resources/papers/Lboro2000.pdf) 27
Bibliografia e Referências Electrónicas
http://roda.iantt.pt/pt http://bnd.bn.pt http://www.adporto.org http://www.nla.gov.au/digital/care_handling.html http://www.minervaeurope.org/structure/workinggroups/servprov/
documents/techguid1_0.pdf http://www.digitalpreservationeurope.eu http://www.adporto.pt/ficheiros_a_descarregar/siade1.pdf http://www.ica.org
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