auditan terhadap perbelanjaan penggunaan...
Post on 29-Mar-2019
227 Views
Preview:
TRANSCRIPT
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 1 -
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
DI UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
1. PENDAHULUAN
Auditan Terhadap Perbelanjaan Penggunaan Telefon dilaksanakan sejajar
dengan kelulusan Naib Canselor dan Jawatankuasa Audit Universiti yang
menghendaki agar auditan ini dijalankan di Universiti Tun Hussein Onn
Malaysia. Auditan ini telah dijalankan pada 3 Disember 2012 sehingga 26
Februari 2013 yang melibatkan kajian dan semakan terhadap perbelanjaan
penggunaan telefon bagi kampus utama UTHM, Kampus Bandar, Kolej-
Kolej Kediaman serta premis-premis sewaan di UTHM. Semakan terperinci
juga dilakukan terhadap bil-bil telefon dari pihak Telekom Malaysia Berhad
dan juga data panggilan telefon di PTj-PTj yang diekstrak daripada sistem
PABX oleh pihak Unit Telefon, Pejabat Pembangunan & Pengurusan
Hartabina (PPH).
2. OBJEKTIF AUDITAN
Auditan Terhadap Perbelanjaan Penggunaan Telefon di Universiti Tun
Hussein Onn Malaysia adalah bagi memastikan :-
i) Wujudnya kawalan dalaman yang mencukupi terhadap penggunaan
telefon di UTHM.
ii) Memastikan semua talian yang disewa adalah nombor yang aktif
(digunakan).
iii) Memastikan sistem pengagihan talian telefon kepada staf adalah
berdasarkan kepada kelayakan talian telefon mengikut kategori
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 2 -
jawatan yang telah dipersetujui oleh Jawatankuasa Penilai Fasiliti
Telefon UTHM.
iv) Memastikan panggilan telefon bagi urusan peribadi direkodkan dan
caj panggilan dijelaskan oleh pemanggil kepada pihak Universiti.
v) Menyemak talian telefon di premis-premis sewaan di dalam UTHM –
sama ada talian caj sewaan dibayar oleh Universiti atau dibayar oleh
penyewa premis.
vi) Memastikan Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon UTHM yang
ditubuhkan menjalankan peranan dan fungsinya dalam konteks
mewujudkan kawalan dalaman terhadap penggunaan telefon bagi
urusan peribadi atau di luar waktu bertugas.
vii) Memastikan tiada unsur pembaziran di dalam penggunaan telefon di
kalangan staf UTHM.
viii) Memastikan bil-bil telefon daripada pihak Telekom Malaysia Berhad
(TM Berhad) diselenggara dan diuruskan dengan baik oleh pihak
Pejabat Pendaftar dan dijelaskan bayarannya oleh Pejabat
Bendahari dalam tempoh yang ditetapkan.
ix) Memastikan tiada bil-bil telefon tertunggak yang belum diselesaikan
oleh pihak Universiti.
3. SKOP DAN METHODOLOGI AUDIT
i) Skop dan bidang tugas juruaudit adalah tertakluk kepada Piagam
Audit Dalam UTHM, Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998 dan
Piawaian Perakaunan dan Pengauditan yang diterima pakai di
Malaysia (IAS, MASB & IAG).
ii) Auditan ini memberi tumpuan kepada rekod-rekod, daftar-daftar, bagi
urusniaga tahun 2012 hingga tarikh auditan dijalankan serta
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 3 -
perbincangan dengan pegawai yang berkaitan. Pemeriksaan dan
pemantauan yang dilakukan adalah bertujuan untuk menilai
keberkesanan sistem dan pematuhan prosedur yang ditetapkan oleh
pihak pengurusan.
iii) Semakan dilakukan terhadap bil-bil telefon daripada pihak TM
Berhad serta data-data panggilan telefon yang dijana daripada server
sistem PABX yang diperolehi daripada pihak PPH. Skop semakan
audit adalah caj panggilan telefon yang berjumlah RM100 dan ke
atas.
4. LATAR BELAKANG
Sepanjang 2012 Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM) telah
membelanjakan sebanyak RM385,685.17 bagi tujuan perbelanjaan
penggunaan telefon di Universiti. Ianya merupakan perbelanjaan utiliti
ketiga tertinggi selepas perbelanjaan air dan elektrik. Daripada analisa
yang dijalankan, secara keseluruhannya perbelanjaan telefon di UTHM bagi
tahun 2010 sehingga 2012 adalah seperti graf yang berikut :-
PERBELANJAAN TELEFON UNIVERSITI TAHUN 2010 - 2012
0.00
100,000
200,000
300,000
400,000
500,000
Tahun
Jumlah Perbelanjaan
Jumlah sebenar 355,816.01 431,637.65 385,685.17
2010 2011 2012
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 4 -
Daripada graf di atas dapat diperhatikan perbelanjaan telefon pada tahun
2011 menunjukkan peningkatan kepada RM431,637.65 (meningkat
sebanyak RM75,821.64). Manakala bagi tahun 2012 pula, perbelanjaan
ini menurun sedikit kepada RM385,685.17 (penurunan sebanyak
RM45,952.48).
UTHM telah menggunakan sistem telefon PABX (Private Automatic Branch
Exchange) semenjak tahun 2005. Sistem ini merupakan sejenis alat yang
menjadi kunci sesebuah sistem perhubungan dan komunikasi. Peralatan
lain yang sejenis dengannya adalah Key Telephone, PMBX dan lain-lain.
Penggunaan sistem PABX telah menyumbang kepada pengurangan bil
telefon yang ketara berbanding penggunaan sistem Centrex dan PRI
Telekom yang digunakan sebelum ini. Sistem PABX juga telah
mengurangkan dan menghadkan penggunaan talian telefon mengikut gred
jawatan staf. Sistem ini juga dipercayai mampu membendung kemungkinan
penyalahgunaan talian melalui panggilan terus STD dan IDD yang boleh
dibuat melalui sistem Centrex sebelum ini.
Penyelenggaraan bil-bil telefon dilakukan oleh Pejabat Pendaftar yang
mana kemudiannya akan diserahkan kepada Pejabat Bendahari untuk
tindakan proses pembayaran. Pihak audit dimaklumkan, penyelarasan
semula fasiliti telefon Universiti sedang dirancang bagi menyediakan
perkhidmatan telefon yang lebih menyeluruh serta mengambil kira
kemudahan kepada pegawai-pegawai gred A (Kumpulan Pengurusan &
Profesional) yang banyak berurusan dengan pihak luar. Buat masa ini,
secara alternatifnya panggilan ke luar kampus dan ke talian telefon bimbit
dilakukan melalui khidmat operator.
Buat masa ini, kemudahan talian telefon yang disediakan mengikut
kelayakan gred jawatan staf adalah seperti di jadual berikut :-
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 5 -
CADANGAN KATEGORI BARU
KATEGORI TALIAN
JAWATAN
A
A0
Naib Canselor
Timbalan Naib Canselor dan Pembantu Kesetiausahaan
Pendaftar dan Pembantu Kesetiausahaan
Bendahari dan Pembantu Kesetiausahaan
Ketua Pustakawan dan Pembantu Kesetiausahaan
Pengarah PPH dan Pembantu Kesetiausahaan
Faksimili
A
A1
Pengarah Pejabat Antarabangsa dan Pembantu Kesetiausahaan
Ketua Pusat Sukan, Pusat Kokurikulum, Pusat Pembangunan & Pengembangan Pelajar, Pusat Pengajian Siswazah, Dekan ORICC
Dekan-Dekan Fakulti dan Pembantu Kesetiausahaan
B
A1
Ketua-Ketua PTj
Ketua-ketua Pusat Kecemerlangan
Timbalan Pendaftar atau setara (Gred 48-52)
Timbalan Dekan dan Pembantu Kesetiausahaan
Ketua-ketua Jabatan Fakulti dan Ketua Panel Bidang
Pegawai Perhubungan Awam
Profesor
Ketua Keselamatan
Ketua Unit Audit Dalam
B A1 Pos Pengawal Kampus Induk
KATEGORI TALIAN SEDIA
ADA
KETERANGAN CADANGAN KATEGORI
BARU
KETERANGAN
A0 Antarabangsa A Antarabangsa
A1 Seluruh Malaysia B Seluruh Malaysia & Handphone
B0 Seluruh Negeri Johor C Seluruh Malaysia tanpa Handphone
B1 Seluruh Batu Pahat D Seluruh Johor
C0 Dalam UTHM E Batu Pahat
F Dalam UTHM
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 6 -
Lain-lain Pembantu Tadbir Kesetiausahaan
B
B0
Pengawal Sistem Maklumat Kanan (S44)
Pegawai Kewangan Kanan (W44)
Pegawai Perubatan & Pembantu Perubatan
Jurutera Kanan dan Jurutera
Juru Ukur Bahan
Arkitek
Pegawai Rundingcara
Pegawai Hal Ehawal Islam
C
B0
Penolong Pendaftar
Pegawai Sistem Maklumat
Pustakawan
Pegawai Kewangan
C B1 Pembantu Teknik
D
B1
Pensyarah Kanan
Penolong Pegawai Tadbir / Kanan
Penolong Pegawai Sistem Maklumat
Penolong Akauntan
Penolong Pegawai Keselamatan
Penolong Pegawai Senireka
Penolong Juruaudit
D B0 Profesor Madya
Ketua Makmal
D
C0 Ketua Pembantu Tadbir
Ketua Juruteknik
E
B1
Pensyarah
Pengajar
Guru Bahasa
E
C0
Pembantu Tadbir Kanan
Juruteknik Kanan
Imam
Rumah Felo
Pos Pengawal Luar Kampus
Pembantu Perpustakaan Kanan
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 7 -
F
C0
Rumah Kakitangan
Pejabat-pejabat Am
Tutor
Majlis Perwakilan Pelajar
5. PENEMUAN AUDIT
5.1 Masalah Penyelenggaraan Dan Menaiktaraf Sistem
Telekomunikasi PABX / Call Billing / Operator Work Station
(OWS) Dan Dynamic Network Administration (DNA) Di Universiti
Sistem telefon PABX, Call Billing, OWS dan DNA server merupakan
rangkaian sistem telekomunikasi yang berkaitan antara satu sama
lain dalam sistem infra telefon dalam kampus UTHM. Sistem ini
beroperasi dengan memberi kemudahan kepada pengguna untuk
berhubung melalui talian telefon sedia ada dan talian luar Universiti.
Buat masa ini, secara keseluruhannya UTHM mempunyai lebih 2000
talian telefon dan faks. Sehubungan itu, kerja-kerja penyelenggaraan
dan menaiktaraf sistem telefon sedia ada perlu dilakukan bagi
memastikan fungsi dan operasi sistem ini tidak mengalami kerosakan
atau gangguan.
Walau bagaimanapun, melalui auditan dan temubual yang dijalankan
bersama pihak Unit Telefon, Pejabat Pembangunan & Pengurusan
Hartabina (PPH), pihak audit dimaklumkan mereka menghadapi
masalah untuk melakukan penyelenggaraan PABX / Call Billing /
OWS dan DNA Server disebabkan beberapa perkara berikut :-
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 8 -
5.1.1 Sebutharga Penyelenggaraan Dan Menaiktaraf Sistem
Telefon Ditolak
Sebutharga untuk melakukan penyelenggaraan dan
menaiktaraf sistem telefon UTHM telah dibatalkan di peringkat
pelantikan kontraktor sebanyak 2 kali oleh Jawatankuasa
Sebutharga Universiti atas alasan tidak memenuhi kehendak
perolehan sebutharga Universiti. Akibatnya kerja-kerja
penyelenggaraan dan menaiktaraf sistem telefon Universiti
tidak dapat dilaksanakan. Sekiranya DNA server dan OWS
tidak dinaiktaraf bagi menampung kapasiti talian telefon sedia
ada, ia akan menyebabkan berlakunya gangguan kepada
sistem telefon dan akan kerap berlakunya “congested call”
(kesesakan talian telefon).
Kesan :
i) Dengan berlakunya gangguan sistem (system
disruption) dalam kekerapan yang tinggi, secara tidak
langsung ia akan memberi kesan kepada Call Billing
System, di mana sistem ini tidak dapat mengesan
nombor telefon yang tiada di dalam CPU memory
direktori DNA sedia ada. Ini kerana DNA server yang
digunakan sekarang ini kapasitinya sudah tidak dapat
lagi menampung jumlah talian telefon yang sedia ada di
Universiti. Sekiranya keadaan ini dibiar berlarutan,
dikhuatiri akan menyebabkan kerosakan pada
keseluruhan sistem telefon Universiti selain
menyebabkan memori direktori mengalami kerosakan
kekal (permanent damage).
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 9 -
ii) Berikutan daripada masalah yang dihadapi ini, pihak
audit juga gagal mendapatkan data panggilan telefon
yang dijana daripada sistem bagi setiap bulan. Ini
kerana DNA server sedia ada hanya dapat merekodkan
sebahagian sahaja nombor talian telefon yang
mencatatkan bil panggilan yang tinggi berdasarkan
kepada penetapan bil maksimum yang ditentukan oleh
pihak Unit Telefon PPH. Keadaan ini telah
mengganggu kelancaran proses auditan yang
dijalankan dalam menentukan kesahihan / ketetapan
dan kewajaran sesuatu panggilan dibuat yang boleh
diperolehi daripada data-data yang sepatutnya boleh
dijana daripada sistem yang dinaiktaraf (upgrade)
tersebut.
Syor / Cadangan Audit
i) Sebutharga membekal, menghantar, memasang dan
mengujilari Dynamic Network Administration (DNA)
serta membekal dan menaiktaraf Operator Work Station
(OWS) wajar disegerakan proses perolehannya dengan
mengambilkira kesesakan talian yang dihadapi selain
kapasiti DNA server yang tidak dapat menampung
jumlah talian telefon dan faks sedia ada di Universiti.
Ianya sebagai usaha menyediakan perkhidmatan
telefon yang lebih baik dan mengelakkan gangguan
dalam sistem telefon Universiti.
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 10 -
ii) Selain itu juga DNA dan OWS ini dapat memberikan
data-data maklumat yang berguna bagi tujuan
pemantauan oleh pihak bertanggungjawab. Ianya juga
sebagai mekanisme kawalan terhadap penggunaan
telefon di kalangan semua staf dan dapat dibuat secara
berkesan dan mengelak sebarang pembaziran dengan
mengesan dan mengambil tindakan sewajarnya
terhadap panggilan yang bukan rasmi dan tidak
terkawal.
5.2 Ketiadaan Juruteknik ICT Untuk Menyelesaikan Masalah
(Troubleshooting) Sistem Telefon Di UTHM
Sistem PABX, OWS, Call Billing dan DNA server berhubung dengan
IP Address yang telah ditetapkan oleh ”Ericson System Provider”
melalui rangkaian internet. Apabila berlakunya masalah konfigurasi,
khidmat Juruteknik ICT yang mahir dalam program aplikasi Internet
Protocol (IP) adalah amat diperlukan untuk mengatasi dan
menyelesaikan masalah yang timbul.
Buat masa ini, Universiti terpaksa bergantung sepenuhnya kepada
khidmat teknikal IT daripada pihak pembekal untuk melakukan
pembaikan sistem telefon di UTHM. Oleh kerana terlalu bergantung
kepada khidmat teknikal IT pihak pembekal, PPH kerap menghadapi
masalah dari segi maklumbalas dari pembekal selain tempoh
pembaikan yang memakan masa yang lama kerana mereka
mempunyai komitmen kerja di luar kawasan atau bercuti. Keadaan
ini juga menyebabkan gangguan sistem telefon dalam tempoh yang
lama kerana Juruteknik Elektrik sedia ada tidak berpengetahuan
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 11 -
dalam bidang IT dan troubleshooting masalah konfigurasi aplikasi
sistem utama telefon UTHM.
Syor / Cadangan Audit
Pada pendapat audit, wujud keperluan menyediakan seorang
Juruteknik ICT yang mahir dalam aplikasi rangkaian Internet Protocol
untuk membantu Unit Telefon PPH menambahbaik perkhidmatan
dan melakukan penyelenggaraan mudah sistem telefon Universiti.
Juruteknik ini juga akan ditugaskan untuk menyelia dan
mengemaskini direktori DNA server dan Call Billing System pada
setiap bulan untuk dikemukakan kepada Pejabat Pendaftar.
5.3 Maklumat Nombor Telefon Di Dalam Server Tidak Sama Dengan
Direktori Telefon Di Laman Web UTHM
Melalui semakan yang dijalankan, didapati nombor-nombor telefon
yang diekstrak daripada sistem adalah tidak sama dengan nombor
yang dipaparkan di dalam direktori telefon di laman web UTHM.
Keadaan ini berlaku kerana pihak PTj tidak mengemaskini maklumat
pengguna sebenar sesuatu talian tersebut. Kesannya ianya telah
menyukarkan pihak Unit Telefon, PPH untuk mengesan dan
mengemaskini talian individu PTj sama ada talian masih digunakan
atau sebaliknya sedangkan pengguna asalnya sedang bercuti
belajar atau telah berpindah ke PTj lain. Mekanisme mengesan
pengguna talian telefon secara manual amat tidak praktikal kerana
memakan masa yang lama. Dengan mengambil beberapa sampel
nombor daripada sistem, berikut adalah nombor-nombor yang
didapati tidak sama dengan direktori telefon di laman web UTHM :-
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 12 -
BIL. NOMBOR SAMBUNGAN
MAKLUMAT PENGGUNA DI DIREKTORI - LAMAN WEB
UTHM
MAKLUMAT PENGGUNA DI SISTEM
1. 3302 Aizan Halmie bt. Mohammad Noorulazleen bt. Malek
2. 7039 Abdul Aziz bin Hashim Zamri bin Ahmad
3. 7106 Ariah bt. Alias Rafizatul bt. Rabu
4. 7045 Ng Wee Fern Muhammad Radzi bin Kamaruddin
5. 7187 Izat Sani bin Sewito Fakarul Hakim bin Mohd. Hanizan
6. 7151 Asmah bt. Jailani Noorulazleen bt. Malek
7. 7051 Muhammad Ahyar bin Zulkefli
Zainizan bin Md. Esa
Sarif bin Amin
8. 7214 Aminuddin bin Amin Yuslizar bin Kamaruddin
9. 7203 Misliza bt. Mohamad Ihsan Radziah bt. Md. Isa
10. 7276 Bilik Jubah Pejabat Pendaftar Ustaz Kamal Izhar bin Kamarul Zaman
Syor / Cadangan Audit
i) Unit Telefon, PPH perlu mewujudkan satu mekanisme dalam
mengemaskini setiap maklumat pengguna di sistem agar
sentiasa kemaskini dengan cara memaklumkan kepada setiap
PTj terhadap keperluan mengemaskinikan maklumat tersebut.
Pihak Unit Telefon PPH juga perlu membuat semakan dari
masa ke semasa antara maklumat pengguna di direktori dan
sebagainya bagi memastikan maklumat pengguna adalah
sentiasa lengkap dan kemaskini. Ia bagi tujuan kawalan dan
tindakan mengesan pengguna mengenai tujuan tuntutan
bayaran telefon dan tindakan terhadap kesalahan yang
dilakukan oleh mereka.
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 13 -
ii) Pihak PTj juga perlu memberikan kerjasama kepada Unit
Telefon, PPH untuk mengemaskini maklumat nombor telefon
sedia ada berserta maklumat pengguna terkini untuk
diselaraskan dengan direktori telefon di laman web UTHM.
Oleh itu, sebarang perpindahan atau pertukaran pengguna
talian hendaklah dimaklumkan kepada pihak PPH untuk
memastikan penyelenggaraan maklumat yang lebih kemaskini
dan tepat.
5.4 Kelemahan Di Dalam Pengurusan / Kawalan Penggunaan
Telefon Universiti
5.4.1 Tiada Diwujudkan Peraturan / Pekeliling / Garis Panduan
Penggunaan Telefon Di UTHM
i) Melalui semakan dan pemerhatian audit, didapati
UTHM masih belum mewujudkan satu peraturan /
pekeliling / garis panduan yang khusus berkenaan
tatacara dan kawalan di dalam penggunaan telefon di
pejabat. Peraturan ini penting dan amat perlu
diwujudkan untuk dijadikan sebagai panduan dan
rujukan kepada PTj dalam usaha mewujudkan kawalan
dalaman yang lebih kemas dan teratur.
ii) Selain itu, didapati juga kategori baru talian telefon
yang dicadangkan telahpun digunapakai di PTj-Ptj
sedangkan tiada sebarang bukti ianya telahpun
diluluskan oleh Pihak Berkuasa Universiti.
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 14 -
Syor / Cadangan Audit
i) Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon Universiti perlu
mewujudkan satu peraturan / pekeliling / garis panduan
khusus berkenaan tatacara pengurusan dan
penggunaan telefon di UTHM. Ini termasuklah dari segi
tempoh panggilan, waktu panggilan serta had caj
panggilan yang dibenarkan. Ianya sebagai langkah
kawalan selain bagi mengelakkan bertambahnya kes-
kes panggilan telefon yang tidak munasabah untuk
tujuan peribadi.
ii) Universiti perlu menguatkuasakan peraturan yang
membolehkan pihak Universiti mengutip bayaran bagi
setiap caj panggilan peribadi yang dilakukan oleh staf.
Ianya bertujuan menjaga kepentingan Universiti selain
memastikan talian telefon pejabat hanya digunakan
untuk tujuan rasmi sahaja.
5.4.2 Penggunaan Telefon Pejabat Secara Tidak Berhemah
Kesan daripada tiadanya sebarang pekeliling atau peraturan
berkenaan penggunaan telefon di UTHM, pihak audit
mendapati telah berlaku beberapa kes penggunaan telefon
pejabat secara tidak berhemah. Melalui pemeriksaan yang
dijalankan terhadap bil-bil telefon daripada pihak Telekom
Malaysia Berhad (TM Berhad) bagi tempoh bulan Januari
hingga Disember 2012, didapati beberapa kes panggilan
telefon menggunakan telefon pejabat telah dilakukan dalam
tempoh yang lama sehingga melebihi tempoh dua jam dan kos
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 15 -
bagi panggilan tersebut mencecah sehingga puluhan ringgit
bagi setiap panggilan yang dibuat. Keadaan ini juga jelas
menunjukkan kurangnya kawalan dan pemantauan di PTj
berkenaan terhadap penggunaan telefon pejabat. Keadaan ini
juga tidak selaras dengan Panduan Pengurusan Pejabat
oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia di Bahagian 1
(Pengurusan Pejabat) para 1.8 yang telah menyatakan :-
“Alat komunikasi yang disediakan oleh Kerajaan adalah
untuk memudahkan pegawai melaksanakan tugas
dengan cekap dan berkesan. Oleh itu ianya hendaklah
digunakan dengan berhemah dan dihadkan kepada
urusan rasmi sahaja.”
Contoh-contoh panggilan telefon yang telah dilakukan dalam
tempoh melebihi satu jam adalah seperti jadual berikut :-
BIL. TARIKH MASA NO. PEMANGGIL
NO. DI DAIL / DESTINASI
TEMPOH PANGGILAN
AMAUN
1. 20.07.2012 18:15:22 07-4537700 013-7909123 01:02:35 10.65
2. 28.05.2012 14:45:12
07-4533000
07-9287653 01:11:37 11.48
3. 04.09.2012 16:19:10 013-2626573 01:00:08 10.26
4. 12.09.2012 15:26:27 019-7272726 01:02:37 10.65
5. 12.11.2012 23:40:00 016-2218482 01:30:00 15.30
6. 04.11.2012 11:25:23 07-4533000 017-7200963 01:30:00 15.30
7. 22.08.2012 12:56:59
07-4537200
010-2782676 01:32:56 15.81
8. 28.08.2012 1.:51:14 06-2840806 01:16:52 12.33
9. 30.08.2012 12:53:55 012-7099483 01:10:54 12.07
10. 11.09.2012 13:03:20 010-2782676 01:10:08 11.96
11. 12.09.2012 10:57:57 012-3229202 01:00:27 10.31
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 16 -
12. 17.05.2012 18:3:48
07-4537700 (FKMP)
019-7295754 01:21:17 13.83
13. 17.08.2012 09:38:10 07-5535526 01:20:14 12.86
14. 04.06.2012 18:13:25 013-7909123 01:03:58 10.88
15. 12.06.2012 02:32:05
07-4538300 012-8542417 01:30:00 15.30
16. 15.06.2012 18:17:52 012-8542417 01:27:40 14.91
17. 06.04.2012 15:49:55 07-4537000 014-7736689 01:30:00 15.30
18. 26.03.2012 13:04:08
07-4537700
019-7295754 01:16:06 12.98
19. 28.03.2012 20:29:16 010-9081747 01:09:41 11.90
20. 29.03.2012 16:45:47 07-4537700 011-15633771 01:09:54 11.90
21. 17.04.2012 15:50:13
07-4538300 012-8542417 01:02:10 10.60
22. 26.02.2013 15:21:30 019-3688000 01:25:19 14.51
23. 20.03.2012 16:19:06 07-4537200 019-7778452 02:02:17 20.80
24. 05.01.2012 17:30:56 07-4537400 012-7622945 01:05:06 19.60
25. 02.01.2012 08:59:28 07-4537700 017-7556391 01:01:11 12.30
26. 25.09.2012 10:38:31
07-4537000
014-5175760 01:17:07 13.15
27. 10.10.2012 10:26:35 013-7743926 01:08:10 11.62
28. 22.10.2012 17:37:44 012-6454427 01:01:46 10.56
Syor / Cadangan Audit
Pejabat Pendaftar dan Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon
perlu memainkan peranan dan fungsinya dengan lebih efektif
di dalam menangani dan membendung perkara ini daripada
berleluasa. Tindakan lebih tegas hendaklah diambil terhadap
staf yang membuat panggilan-panggilan telefon yang
dilakukan dalam tempoh masa yang panjang yang lebih
bersifat peribadi.
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 17 -
5.4.3 Panggilan Telefon Tidak Munasabah
Pihak audit mendapati telah berlaku penyalahgunaan
kemudahan telefon pejabat dari nombor Pilot Number 07-
4564000 iaitu Pilot Number bagi Fakulti Pendidikan Teknik &
Vokasional (FPTV) pada bulan Mac sehingga Oktober 2012.
Berdasarkan butiran maklumat bil dari pihak TM Berhad, pihak
audit menemui sebanyak 144 panggilan telefon tidak
munasabah telah dilakukan. Butirannya mengenainya adalah
seperti berikut :-
i) Panggilan dilakukan hampir setiap hari dalam jarak /
tempoh masa yang singkat bagi setiap panggilan
melibatkan jumlah kos caj panggilan sebanyak
RM5,277.50.
ii) Kekerapan mendail nombor yang sama adalah sekitar 2
hingga 3 kali sehari.
iii) Tempoh panggilan (call duration) bagi setiap panggilan
adalah sekitar 30 minit sehingga 2 jam.
iv) Panggilan yang dibuat selepas waktu bekerja (selepas
jam 5 petang).
v) Panggilan dibuat sebelum waktu bekerja.
vi) Panggilan dibuat pada hari Sabtu dan Ahad.
Keadaan ini jelas menunjukkan tiadanya kawalan di dalam
penggunaan telefon di pejabat berkenaan yang mana
sepatutnya ia khusus untuk tujuan membuat panggilan rasmi
sahaja. Menurut Panduan Pengurusan Pejabat oleh
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia di Bahagian 1
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 18 -
(Pengurusan Pejabat) para 1.8 yang menyatakan seperti
berikut :-
”..... (alat komunikasi) hendaklah digunakan dengan
berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja.
Penggunaan untuk urusan peribadi tidak digalakkan.
Sekiranya digunakan, kosnya hendaklah ditanggung
oleh pegawai.”
Butiran panggilan telefon tidak munasabah yang diambil
daripada bil TM Berhad adalah seperti berikut:-
BIL. TARIKH MASA NO. PEMANGGIL
NO. DI DAIL TEMPOH PANGGILAN
AMAUN
1. 30/03/2012 18:33:09 07-4564000 010-4288555 00:31:46 24.60
2. 04/04/2012 16:42:01 07-4564000 010-4288555 00:31:31 24.60
3. 05/04/2012 08:03:39 07-4564000 010-4288555 01:05:43 47.70
4. 10/04/2012 08:23:12 07-4564000 010-4288555 00:21:15 18.30
5. 10/04/2012 11:12:41 07-4564000 010-4288555 00:28:15 22.50
6. 13/04/2012 10:43:29 07-4564000 010-4288555 00:58:33 43.50
7. 17/04/2012 10:36:32 07-4564000 010-4288555 00:19:04 16.20
8. 17/04/2012 18:45:43 07-4564000 010-4288555 00:21:45 18.30
9. 18/04/2012 08:44:39 07-4564000 010-4288555 00:19:24 16.20
10. 18/04/2012 16:59:54 07-4564000 010-4288555 01:26:23 62.40
11. 19/04/2012 08:35:50 07-4564000 010-4288555 00:41:42 30.90
12. 19/04/2012 16:27:52 07-4564000 010-4288555 00:22:40 18.30
13. 20/04/2012 09:11:56 07-4564000 010-4288555 01:26:38 62.40
14. 20/04/2012 17:54:44 07-4564000 010-4288555 00:30:08 24.60
15. 21/04/2012 10:25:45 07-4564000 010-4288555 00:38:08 28.80
16. 24/04/2012 09:58:38 07-4564000 010-4288555 01:16:40 56.10
17. 24/04/2012 18:28:35 07-4564000 010-4288555 00:42:50 33.00
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 19 -
18. 14/04/2012 13:04:56 07-4564000 010-4288555 00:53:10 39.30
19. 16/04/2012 17:49:22 07-4564000 010-4288555 01:06:06 49.80
20. 18/04/2012 22:47:07 07-4564000 010-4288555 00:25:19 20.40
21. 18/04/2012 18:26:06 07-4564000 010-4288555 00:51:43 39.30
22. 22/04/2012 18:34:21 07-4564000 010-4288555 00:26:17 20.40
23. 25/04/2012 09:47:53 07-4564000 010-4288555 00:44:36 33.00
24. 30/04/2012 08:21:26 07-4564000 010-4288555 01:17:33 56.10
25. 30/04/2012 18:40:53 07-4564000 010-4288555 00:31:35 24.60
26. 03/05/2012 12:15:01 07-4564000 010-4288555 00:27:15 22.50
27. 07/05/2012 11:51:57 07-4564000 010-4288555 00:16:37 14.10
28. 08/05/2012 15:41:58 07-4564000 010-4288555 00:25:27 20.40
29. 10/05/2012 10:27:01 07-4564000 010-4288555 00:20:29 16.20
30. 10/05/2012 12:22:28 07-4564000 010-4288555 00:26:33 20.40
31. 11/05/2012 09:02:05 07-4564000 010-4288555 00:47:21 35.10
32. 16/05/2012 08:59:54 07-4564000 010-4288555 00:36:13 28.80
33. 17/05/2012 09:48:42 07-4564000 010-4288555 00:15:24 14.10
34. 17/05/2012 10:13:09 07-4564000 010-4288555 00:43:34 33.00
35. 17/05/2012 16:15:19 07-4564000 010-4288555 01:12:52 54.00
36. 18/05/2012 09:34:51 07-4564000 010-4288555 01:06:36 49.80
37. 19/05/2012 15:14:27 07-4564000 010-4288555 00:39:46 30.90
38. 19/05/2012 16:03:50 07-4564000 010-4288555 00:42:10 33.00
39. 20/05/2012 12:00:23 07-4564000 010-4288555 00:16:10 14.10
40. 22/05/2012 12:17:22 07-4564000 010-4288555 00:24:18 20.40
41. 23/05/2012 09:03:02 07-4564000 010-4288555 00:26:37 20.40
42. 24/05/2012 18:00:34 07-4564000 010-4288555 00:39:55 30.90
43. 25/05/2012 17:48:25 07-4564000 010-4288555 01:07:37 49.80
44. 11/06/2012 09:24:20 07-4564000 010-4288555 00:44:29 33.00
45. 12/06/2012 11:28:35 07-4564000 010-4288555 00:19:17 16.20
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 20 -
46. 14/06/2012 08:13:19 07-4564000 010-4288555 00:32:01 24.60
47. 14/06/2012 10:03:34 07-4564000 010-4288555 00:52:19 39.30
48. 15/06/2012 10:02:36 07-4564000 010-4288555 01:05:46 47.70
49. 15/06/2012 11:38:47 07-4564000 010-4288555 00:21:27 18.30
50. 15/06/2012 15:02:03 07-4564000 010-4288555 00:30:32 24.60
51. 09/06/2012 08:53:49 07-4564000 010-4288555 00:31:28 24.60
52. 20/06/2012 09:06:55 07-4564000 010-4288555 00:53:20 39.80
53. 26/06/2012 08:09:33 07-4564000 010-4288555 00:16:24 14.10
54. 27/06/2012 17:03:17 07-4564000 010-4288555 00:29:25 22.50
55. 26/06/2012 11:18:00 07-4564000 010-4288555 01:18:14 58.20
56. 27/06/2012 11:45:32 07-4564000 010-4288555 01:07:46 49.80
57. 10/07/2012 15:56:25 07-4564000 010-4288555 01:29:56 64.50
58. 20/07/2012 10:04:40 07-4564000 010-4288555 01:13:57 54.00
59. 20/07/2012 17:33:46 07-4564000 010-4288555 01:13:17 54.00
60. 23/07/2012 10:51:51 07-4564000 010-4288555 01:11:52 51.90
61. 24/07/2012 07:40:45 07-4564000 010-4288555 01:29:55 64.50
62. 02/07/2012 12:05:42 07-4564000 010-4288555 00:49:15 37.20
63. 16/07/2012 12:05:52 07-4564000 010-4288555 00:47:01 35.10
64. 17/07/2012 11:48:58 07-4564000 010-4288555 00:44:20 33.00
65. 17/07/2012 17:08:22 07-4564000 010-4288555 00:19:56 16.20
66. 18/07/2012 12:23:41 07-4564000 010-4288555 00:37:53 28.80
67. 18/07/2012 17:58:35 07-4564000 010-4288555 00:46:44 35.10
68. 19/07/2012 16:20:59 07-4564000 010-4288555 00:23:46 18.30
69. 24/07/2012 09:18:41 07-4564000 010-4288555 00:48:31 37.20
70. 25/07/2012 11:56:01 07-4564000 010-4288555 00:49:10 37.20
71. 25/07/2012 16:31:23 07-4564000 010-4288555 00:37:39 28.80
72. 25/07/2012 17:46:56 07-4564000 010-4288555 00:35:25 26.70
73. 26/07/2012 10:29:57 07-4564000 010-4288555 00:16:34 14.10
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 21 -
74. 26/07/2012 11:57:16 07-4564000 010-4288555 00:46:47 35.10
75. 27/07/2012 17:27:48 07-4564000 010-4288555 01:14:21 54.00
76. 30/07/2012 09:21:03 07-4564000 010-4288555 01:29:52 64.50
77. 30/07/2012 11:16:50 07-4564000 010-4288555 01:05:22 47.70
78. 30/07/2012 18:16:16 07-4564000 010-4288555 00:25:22 20.40
79. 31/07/2012 12:28:11 07-4564000 010-4288555 00:25:48 20.40
80. 01/08/2012 11:52:46 07-4564000 010-4288555 01:05:03 47.70
81. 01/08/2012 17:43:55 07-4564000 010-4288555 00:26:20 20.40
82. 02/08/2012 10:31:50 07-4564000 010-4288555 01:06:37 49.80
83. 03/08/2012 10:25:58 07-4564000 010-4288555 00:20:21 16.20
84. 03/08/2012 10:49:30 07-4564000 010-4288555 01:12:51 54.00
85. 03/08/2012 15:22:06 07-4564000 010-4288555 01:29:53 64.50
86. 06/08/2012 08:21:27 07-4564000 010-4288555 00:55:31 41.40
87. 06/08/2012 12:18:18 07-4564000 010-4288555 00:40:37 30.90
88. 07/08/2012 17:00:44 07-4564000 010-4288555 01:10:37 51.90
89. 08/08/2012 11:44:23 07-4564000 010-4288555 00:58:28 43.50
90. 08/08/2012 16:50:17 07-4564000 010-4288555 00:25:53 20.40
91. 09/08/2012 08:04:14 07-4564000 010-4288555 01:39:56 72.90
92. 12/08/2012 10:17:09 07-4564000 010-4288555 01:41:53 72.90
93.. 13/08/2012 11:49:59 07-4564000 010-4288555 00:24:55 20.40
94. 13/08/2012 12:18:31 07-4564000 010-4288555 00:18:42 16.20
95. 15/08/2012 12:13:59 07-4564000 010-4288555 00:37:47 28.80
96. 27/08/2012 10:41:52 07-4564000 010-4288555 02:17:38 98.10
97. 28/08/2012 17:18:38 07-4564000 010-4288555 01:20:24 58.20
98. 29/08/2012 08:20:37 07-4564000 010-4288555 00:47:43 35.10
99. 30/08/2012 08:46:22 07-4564000 010-4288555 00:20:27 16.20
100. 30/08/2012 12:08:00 07-4564000 010-4288555 00:32:21 24.60
101. 30/08/2012 17:44:13 07-4564000 010-4288555 00:48:42 37.20
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 22 -
102. 03/09/2012 17:09:07 07-4564000 010-4288555 00:16:20 14.10
103. 03/09/2012 17:37:26 07-4564000 010-4288555 00:53:41 39.30
104. 04/09/2012 10:36:44 07-4564000 010-4288555 01:16:31 56.10
105. 04/09/2012 11:57:00 07-4564000 010-4288555 00:31:59 24.60
106. 04/09/2012 16:55:07 07-4564000 010-4288555 01:07:21 49.80
107. 05/09/2012 09:10:36 07-4564000 010-4288555 00:26:09 20.40
108. 05/09/2012 11:58:41 07-4564000 010-4288555 00:47:22 35.10
109. 06/09/2012 08:34:24 07-4564000 010-4288555 00:36:39 28.80
110. 07/09/2012 16:39:45 07-4564000 010-4288555 01:00:22 45.60
111. 07/09/2012 17:50:18 07-4564000 010-4288555 00:28:05 22.50
112. 10/09/2012 15:54:40 07-4564000 010-4288555 01:29:47 64.50
113. 12/09/2012 11:49:38 07-4564000 010-4288555 01:03:20 47.50
114. 13/09/2012 17:27:40 07-4564000 010-4288555 00:56:36 41.40
115. 14/09/2012 16:51:34 07-4564000 010-4288555 01:29:50 64.50
116. 18/09/2012 16:04:20 07-4564000 010-4288555 01:21:52 60.30
117. 19/09/2012 17:10:50 07-4564000 010-4288555 00:29:23 22.50
118. 20/09/2012 09:56:21 07-4564000 010-4288555 01:17:17 56.10
119. 20/09/2012 16:24:33 07-4564000 010-4288555 00:24:55 20.40
120. 21/09/2012 10:34:43 07-4564000 010-4288555 01:17:12 56.10
121. 21/09/2012 16:43:34 07-4564000 010-4288555 01:29:55 64.50
122. 22/09/2012 11:16:54 07-4564000 010-4288555 00:44:41 33.00
123. 23/09/2012 15:01:49 07-4564000 010-4288555 00:55:57 41.40
124. 23/09/2012 16:16:20 07-4564000 010-4288555 01:16:03 56.10
125. 24/09/2012 08:37:04 07-4564000 010-4288555 00:18:41 16.20
126. 24/09/2012 16:39:00 07-4564000 010-4288555 00:18:14 16.20
127. 25/09/2012 10:21:30 07-4564000 010-4288555 00:45:13 35.10
128. 29/10/2012 17:46:18 07-4564000 010-4288555 00:20:54 16.20
129. 31/10/2012 18:11:34 07-4564000 010-4288555 00:45:21 35.10
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 23 -
130. 01/10/2012 18:09:12 07-4564000 010-4288555 00:37:50 28.80
131. 29/09/2012 10:21:30 07-4564000 010-4288555 00:45:13 35.10
132. 25/09/2012 17:25:32 07-4564000 010-4288555 01:29:55 64.50
133. 26/09/2012 17:33:31 07-4564000 010-4288555 00:54:57 41.40
134. 27/09/2012 16:17:33 07-4564000 010-4288555 00:22:13 18.30
135. 270/9/2012 16:42:27 07-4564000 010-4288555 01:29:50 64.50
136. 01/10/2012 08:36:24 07-4564000 010-4288555 00:54:27 41.40
137. 01/10/2012 09:36:35 07-4564000 010-4288555 01:15:48 56.10
138. 01/10/2012 15:26:13 07-4564000 010-4288555 00:33:03 26.70
139. 01/10/2012 17:57:33 07-4564000 010-4288555 00:36:56 28.80
140. 03/10/2012 08:25:02 07-4564000 010-4288555 01:07:27 49.80
141. 10/10/2012 17:29:59 07-4564000 010-4288555 01:01:51 45.60
142. 15/10/2012 09:37:17 07-4564000 010-4288555 01:29:52 64.50
143. 17/10/2012 17:57:59 07-4564000 010-4288555 01:03:50 47.70
144. 01/11/2012 18:09:12 07-4564000 010-4288555 00:37:50 28.80
JUMLAH (RM) 5,277.50
Panggilan dibuat selepas jam 5 petang (35 panggilan)
Panggilan telefon melebihi tempoh 2 jam (1 panggilan)
Panggilan dibuat pada hari Sabtu (6 panggilan)
Panggilan dibuat pada hari Ahad (5 panggilan)
Panggilan dibuat sebelum waktu bekerja (1 panggilan)
Syor / Cadangan Audit
i) Peraturan atau pekeliling mengenai tatacara
penggunaan kemudahan telefon pejabat perlu
diwujudkan segera di UTHM bagi menjadi rujukan dan
panduan kepada staf tentang peraturan dan kawalan di
dalam penggunaan telefon Universiti.
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 24 -
ii) Selaras dengan peraturan yang telah ditetapkan di
dalam Panduan Pengurusan Pejabat oleh Jabatan
Perkhidmatan Awam, sebarang caj panggilan telefon
atas urusan peribadi perlu dibayar oleh staf terbabit dan
kegagalan untuk menjelaskannya boleh dikenakan
tindakan surcaj. Ini sebagai langkah untuk
membendung amalan tidak elok di kalangan staf yang
suka menghabiskan banyak masa menggunakan
kemudahan telefon pejabat untuk tujuan peribadi.
iii) Setiap PTj perlu mewujudkan buku daftar yang khusus
untuk mencatatkan rekod panggilan telefon bagi urusan
kerajaan dan peribadi sebagai kawalan dalaman serta
memudahkan urusan membuat tuntutan bayaran
terhadap caj panggilan persendirian setiap bulan.
Dengan cara itu, setiap individu yang menggunakan
telefon pejabat bagi tujuan peribadi dapat dituntut
bayaran sewajarnya walaupun amalan ini tidak pernah
dilaksanakan sebelum ini.
iv) Ketua-ketua PTj perlu mewujudkan pemantauan dan
kawalan dalaman yang kukuh di dalam penggunaan
kemudahan telefon Universiti. Staf bawahan perlu
diingatkan agar menggunakan kemudahan tersebut
hanya untuk tujuan rasmi serta secara berhemah bagi
mengelakkan pembaziran.
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 25 -
5.4.4 Panggilan Antarabangsa Melebihi Tempoh 30 Minit
Terdapat juga panggilan antarabangsa yang dilakukan dalam
tempoh masa yang agak lama, iaitu melebihi 30 minit dengan
kos panggilan mencecah puluhan ringgit bagi setiap panggilan
yang dibuat. Menurut Panduan Pengurusan Pejabat oleh
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia di Bahagian 1 para
1.13 yang menyatakan :-
“Panggilan jarak jauh hendaklah dihadkan kepada
perkara yang mustahak sahaja dan memerlukan
tindakan segera. Pegawai juga hendaklah
meringkaskan percakapan. Setiap panggilan yang
dibuat hendaklah direkodkan dalam fail (jika perlu) dan
sekiranya memerlukan tindakan susulan hendaklah
diikuti surat”.
Contoh panggilan antarabangsa yang dilakukan adalah seperti
di jadual berikut :-
BIL. TARIKH MASA NO. PEMANGGIL
NO. DI DAIL / DESTINASI
TEMPOH PANGGILAN
AMAUN
1. 14.06.2012 08:28:09
07-4537000
02-62461234 (Singapura)
00:40:35 78.60
2. 02.05.2012 16:20:41 447825954426 (United
Kingdom)
00:51:23 46.26
3. 12.11.2012 18:32:03 62614574000 (Indonesia)
00:46:52 84.42
4. 09.04.2012 15:50:37 92305540379 (Pakistan)
00:47:50 167.65
5. 13.04.2012 17:54:44 447725359966 (United
Kingdom)
00:39:53 41.00
6. 16.04.2012 19:54:13 923055540379 (Pakistan)
00:58:58 206.50
7. 19.04.2012 20:33:42 923055540379 (Pakistan)
00:56:56 199.50
8. 07.03.2012 18:30:34 923055540379 (Pakistan)
00:35:30 124.25
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 26 -
Syor / Cadangan Audit
Pejabat Pendaftar perlu mengeluarkan peringatan umum
kepada staf supaya sentiasa mengamalkan sikap berhemah di
dalam penggunaan telefon Universiti, terutamanya yang
melibatkan panggilan ke luar negara. Setiap panggilan
antarabangsa selain kategori talian yang dibenarkan maka
perlulah melalui operator Pejabat Pendaftar dan direkodkan.
Juga perlu dipastikan kebenaran membuat panggilan
antarabangsa adalah atas urusan rasmi sahaja dan jika
terdapat juga sebarang panggilan atas urusan persendirian
yang terlalu penting maka perlulah direkodkan dan dikenakan
bayaran sewajarnya.
5.4.5 Nombor Sambungan (Extention Number) Yang Kerap
Mencatatkan Caj Panggilan Yang Tinggi Setiap Bulan -
Data Summary Report Highest Cost By Extention Oleh
PPH
Berdasarkan data Summary Report Highest Cost By Extention
oleh pihak PPH, pihak audit mendapati beberapa nombor
sambungan (extention number) yang merekodkan jumlah kos
atau caj panggilan yang tinggi iaitu melebihi RM100 hampir
setiap bulan. Pihak audit sedia maklum bahawa kemungkinan
bil panggilan telefon yang tinggi ini adalah selari dengan tugas
hakiki yang digalas oleh individu terbabit. Walau
bagaimanapun, elemen kawalan dan pemantauan wajar diberi
perhatian dan penekanan di dalam memastikan telefon
pejabat tidak disalahguna untuk tujuan peribadi. Dengan
mengambilkira syarat yang ditetapkan oleh Jawatankuasa
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 27 -
Penilai Fasiliti Telefon UTHM seperti mesyuarat bil. 2/2012
mengenai kelulusan penaiktarafan kategori talian telefon di
PTj dengan menetapkan had penggunaan adalah sebanyak
RM100.00 sahaja. Berikut adalah data yang diperolehi
daripada Unit Telefon PPH berkenaan senarai extention
number yang kerap mencatatkan kos panggilan melebihi
RM100 setiap bulan :-
NO. SAMBUNGAN / NAMA
JAWATAN PTJ BIL. BULAN LOCAL (RM)
STD (RM)
IDD (RM)
TOTAL DURATION
(RM)
TOTAL (RM)
7482
Azli Bin Pudin
Pengurus
Pusat Sukan
1. Jan 0.00 269.30 0.00 09:54:32 269.30
2. Mac 0.00 216.30 0.00 08:37:29 216.30
3. Apr 0.90 225.20 0.00 06:40:54 226.10
4. Mei 1.71 319.50 0.00 10:39:21 321.21
5. Jun 0.00 157.40 0.00 05:16:45 157.40
6. Jul 0.00 159.20 0.00 05:09:46 159.20
7. Ogos 0.45 231.80 0.00 06:51:59 232.25
8. Sept 0.00 359.50 0.00 10:01:03 359.50
9. Okt 0.36 301.00 0.00 10:05:50 301.36
10. Nov 0.57 273.80 0.00 10:00:39 274.37
11. Dis 0.00 114.60 0.00 03:43:20 114.60
8649
Mesin Faksimili
Pejabat SISPA
1. Mac 2.10 186.90 0.00 07:40:56 189.00
2. Apr 0.09 508.30 0.00 14:41:06 508.39
3. Mei 3.33 497.70 0.00 17:25:56 501.03
4. Jun 0.18 271.70 0.00 08:33:27 271.88
5. Jul 0.00 193.10 0.00 06:27:27 193.10
6. Ogos 0.00 78.40 0.00 02:27:01 78.40
7. Sept 0.18 284.50 0.00 09:35:40 284.68
8. Okt 0.27 241.40 0.00 07:57:16 241.67
9. Nov 0.36 291.00 0.00 09:48:31 291.36
10. Dis 0.18 189.8 0.00 06:22:53 189.98
7449
1. Mac 0.63 275.70 0.00 08:40:29 276.33
2. Apr 3.48 388.60 0.00 12:08:15 392.08
3. Mei 4.68 342.70 0.00 11:48:16 347.38
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 28 -
Faiezan Binti Md. Taib
PPT Pusat Sukan
4. Jun 0.27 170.30 0.00 05:40:11 170.57
5 Jul 0.63 208.60 0.00 07:38:32 209.23
6. Sept 0.45 277.40 0.00 08:36:26 277.85
7. Okt 0.09 228.80 0.00 06:51:07 228.89
8.. Nov 0.18 207.10 0.00 06:16:09 207.28
9. Dis 0.18 149.00 0.00 04:50:01 149.18
7457
Zailiya Binti Suradi /
Mohd Faishal Bin Yatni
PTPO
Pejabat HUI
1. Jan 0.48 223.30 0.00 08:04:34 223.78
2. Feb 0.75 198.60 0.00 06:33:17 199.35
3. Mac 0.45 210.10 0.00 06:26:41 210.55
4. Apr 0.99 379.30 0.00 09:58:43 380.29
5. Mei 0.90 469.80 0.00 12:37:44 470.70
6. Jun 0.90 267.50 0.00 08:45:07 268.40
7. Jul 0.48 191.00 0.00 06:24:44 191.48
8. Nov 0.27 196.20 0.00 06:18:43 196.47
9. Dis 0.18 205.80 0.00 06:45:31 205.98
7883
Mohd. Azizi Bin Mohd. Afandi
Baithan / Rizal Asrol / Mohd.
Nazri / Syahrizan
(Pengguna di direktori)
Juruteknik
Artis Budaya
FKMP
PPPP
1. Feb 1.98 279.20 0.00 09:38:12 281.18
2. Mac 3.54 246.30 0.00 09:20:45 249.84
3. Apr 0.18 329.80 0.00 10:49:08 329.98
4. Mei 1.35 286.00 0.00 10:51:07 287.35
5. Jun 0.69 173.30 0.00 06:01:17 173.99
6. Sept 0.90 186.00 0.00 07:15:20 186.90
7. Nov 0.39 110.10 0.00 03:42:39 110.49
8. Dis 0.84 120.40 0.00 04:32:49 121.24
7530
Azleen Binti Sulaiman
Setiausa-ha Pejabat
Pejabat PNC (P)
1. Jan 1.20 215.40 0.00 08:02:24 216.60
2. Feb 0.27 232.40 0.00 07:54:11 232.67
3. Mei 0.75 277.10 0.00 09:07:12 277.85
4. Ogos 0.18 109.20 0.00 03:04:17 109.38
5. Okt 2.07 214.30 23.94 07:49:21 240.31
6. Nov 0.54 195.30 0.00 06:54:20 195.84
7. Dis 1.08 247.20 0.00 10:09:10 248.28
8650
Staf Muda (PA) Nurulnikmah
Binti Abu Samah /
KPT. (PA) Sh.
Pegawai Peyelaras
Pejabat SISPA
1. Feb 0.54 224.30 0.00 08:06:32 224.84
2. Apr 0.00 259.10 0.00 09:15:35 259.10
3. Mei 0.87 391.90 0.00 12:50:25 392.77
4. Jun 0.00 222.30 0.00 07:57:27 222.30
5. Jul 0.00 203.50 0.00 06:17:34 203.50
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 29 -
Halizah Binti Syed Abdullah
6. Nov 0.09 146.60 0.00 05:27:31 146.69
7. Dis 0.24 138.20 0.00 04:45:30 138.44
3318
Kaunter Perkhidmatan
Perpusta-kaan
1. Jan 0.36 216.30 0.00 08:07:47 216.66
2. Jun 0.09 167.00 0.00 05:43:14 167.09
3. Sept 0.18 184.30 0.00 07:06:28 184.48
4. Okt 0.45 234.40 0.00 08:39:40 234.85
5. Nov 1.53 219.10 0.00 08:56:49 220.63
6. Dis 0.96 242.00 0.00 09:01:04 242.96
7177
Abd Hakim Bin Mohd Khalil
Rahmat Bin Abdul Rahman
Siti Rohayu Bte Samsudin
Noor Sazran Bin Malek
Nurihan Bin Harun
Pengawal Keselama-
tan Kanan /
Pengawal Keselama-
tan
Pejabat Pendaftar
1. Jan 0.81 192.70 0.00 07:51:23 193.51
2. Mac 1.26 219.60 0.00 08:52:29 220.86
3. Apr 0.18 264.40 0.00 10:00:16 264.58
4. Dis 1.08 107.80 0.00 05:10:51 108.88
7464
Aspalalila Binti Abdullah
Pegawai Psikologi
PPPP
1. Mac 0.00 183.40 0.00 05:09:18 183.40
2. Jun 0.09 216.50 0.00 08:18:11 216.59
3. Jul 0.09 174.40 0.00 05:22:02 174.49
4. Dis 0.27 162.00 0.00 05:30:23 162.27
7045
Muhammad Radzi Bin
Kamarudin
Ng Wee Fern (nama
pengguna di direktori)
Penolong Pendaftar
Pejabat HEP
1. Sept 0.18 303.30 0.00 10:09:32 303.48
2. Okt 0.63 343.60 0.00 12:44:16 344.23
3. Nov 0.09 171.60 0.00 06:18:21 171.69
4. Dis 0.09 100.00 0.00 04:22:57 100.09
7908
Haslina Binti Abd. Rashid
Setiausa-ha Pejabat
PP
Siswazah
1. Jan 2.73 308.00 0.00 08:41:17 310.73
2. Feb 3.18 280.10 0.00 08:34:19 283.28
3. Nov 0.96 141.90 0.00 05:02:28 142.86
4. Dis 0.30 137.90 0.00 04:13:53 138.20
4211
Noorhayati Binti Othman
Setiausa-ha Pejabat
FKAAS
1. Jan 0.36 247.70 0.00 09:06:15 248.06
2. Feb 0.84 248.60 0.00 10:22:19 249.44
3. Nov 0.87 106.80 0.00 04:10:43 107.67
4. Dis 0.27 104.10 0.00 04:30:12 104.37
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 30 -
4288
Kaunter Perkhidmatan 1
FKAAS
1. Ogos 0.09 73.60 0.00 02:30:43 73.69
2. Sept 0.00 222.30 0.00 09:09:00 222.30
3. Nov 0.09 169.40 0.00 06:33:51 169.49
4. Dis 0.27 181.90 0.00 07:15:07 182.17
3833
Mesin Faksimili
FPTP
1. Ogos 0.18 82.10 0.00 02:32:47 82.28
2. Nov 2.25 386.30 0.00 10:26:13 388.55
3. Dis 1.26 245.50 0.00 06:25:52 246.76
4113
Halizah Binti Ismail
PTPO
FPTV
1. Sept 0.21 216.40 0.00 08:14:50 216.61
2. Nov 0.90 160.10 0.00 05:57:26 161.00
3. Dis 0.36 179.20 0.00 07:32:06 179.56
7017
Sarina Binti Ismail /
Azlila Bte Mohammad
Basri
PPT / PTPO
FSTPI
1. Ogos 0.09 78.10 0.00 02:18:11 78.19
2. Nov 0.45 237.50 0.00 07:03:02 237.95
3. Dis 0.09 192.30 0.00 05:51:24 192.39
7039
Zamri Bin Ahmad /
Abd Aziz Bin Hashim / Razali
Bin Ahmad (nama
pengguna di direktori)
PTPO
Pejabat HEP
1. Apr 0.18 267.60 0.00 07:56:58 267.78
2. Nov 0.72 232.50 0.00 05:54:31 233.22
3. Dis 0.36 127.90 0.00 03:33:25 128.26
7052
Nurulasyikin Binti Mohd Shah
Setiausa-ha Pejabat
Pejabat Bendahari
1. Mei 1.35 301.60 0.00 09:16:19 302.95
2. Nov 0.54 121.80 0.00 04:46:25 122.34
3. Dis 0.84 133.10 0.00 05:05:22 133.94
7073
Mohd. Khalil Bin Hassan /
Norhafiza Binti Mohamed Saim
(Feb)
Pekerja Awam
Pembantu Akauntan
Kanan
Pejabat Bendahari
1. Jan 1.95 200.70 0.00 07:50:36 202.65
2. Nov 0.27 123.20 0.00 05:30:59 123.47
3. Dis 1.53 144.50 0.00 05:53:54 146.03
7292
Aduan Kerosakan IT
(Kampus Induk)
PTM
1. Jul 0.39 159.00 0.00 05:04:58 159.39
2. Nov 0.00 145.40 0.00 06:00:55 145.40
3. Dis 0.72 135.80 0.00 06:27:59 136.52
7461 1. Okt 2.67 218.20 0.00 07:31:49 220.87
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 31 -
Norshazila Binti Mohd. Nasir
PTPO PPPP 2. Nov 1.92 110.30 0.00 04:03:21 112.22
3. Dis 0.63 148.10 0.00 04:30:28 148.73
7343
Dayanita Binti Md. Dahar /
Abd Halim Shah Bin Abd Hamid
PTPO /
Pembantu Am Pejabat
Pusat Pemba-
ngunan & Latihan
Akademik
1 Feb 0.81 230.80 0.00 07:41:49 231.61
2 Mei 2.67 252.2 0.00 09:47:10 254.87
3 Jul 2.25 156.00 0.00 05:11:34 158.25
7595
Azlinda Binti Ahmad
Setiausaha Pejabat
FTK
1. Okt 0.60 232.20 0.00 06:56:45 232.80
2. Nov 0.27 141.40 0.00 05:03:49 141.67
3. Dis 1.95 149.10 0.00 04:47:29 151.05
7702
Zarina Binti Atan
Setiausaha Pejabat
FKMP
1. Ogos 0.66 72.80 0.00 01:59:59 73.46
2. Nov 0.84 142.70 0.00 04:04:00 143.54
3. Dis 0.45 167.90 0.00 04:39:28 168.35
7755
Hafizah Binti Muhammad
Elham /
Mej.(Rela) Siti Fadilah Binti
Mislan (nama
pengguna di direktori)
Unit Kewangan/
Pegawai Penyela-ras
/ Ketua Jurulatih
Briged RELA Siswa
Siswi (RELASI)
1. Sept 0.09 237.00 0.00 08:15:27 237.09
2. Nov 0.09 173.00 0.00 05:57:50 173.09
3. Dis 0.45 129.70 0.00 04:46:27 130.15
7476
Farhawahidah Binti Ahmad
Puad
Pegawai Belia Dan
Sukan
Pusat Sukan
1 Jan 0.00 233.50 0.00 05:37:20 233.50
2 Feb 0.09 258.20 0.00 05:38:39 258.29
Ahmad Faizal B. Abu Bakar
Juruteknik PPH 1. Feb 0.18 254.30 0.00 08:18:28 254.48
2. Mac 0.00 198.50 0.00 06:00:58 198.50
3806
Lilyanna Binti Jamari
Setiausaha Pejabat
FPTP
1. Ogos 1.65 76.60 0.00 03:41:18 78.25
2. Dis 7.80 122.30 0.00 07:16:12 130.10
3404
Pejabat Taska UTHM (Masjid)
Masjid
1. Nov 0.15 162.60 0.00 07:54:54 162.75
2. Dis 0.78 311.60 0.00 15:20:28 312.38
7007
Aizan Halmie Binti Mohamad
/
Noorulazleen Binti Malek
(nama
Setiausaha Pejabat
Pejabat TNC (P& I)
1. Jan 0.36 180.00 16.56 08:51:36 196.92
2. Dis 3.24 108.20 0.00 05:05:44 111.44
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 32 -
pengguna di direktori)
7223
Siti Ruhani Binti Katmon / Siti
Haida Binti Surif
Juruteknik
PPH
1. Ogos 0.27 84.80 0.00 02:35:31 85.07
2. Nov 1.08 114.60 0.00 04:43:38 115.68
7302
Asmah Binti Jailani /
Noris Binti Mansur (nama
pengguna di direktori)
Setiausa-ha Pejabat
Pusat Pemba-ngunan
Dan Latihan
Akademik
1. Jun 2.13 157.70 0.00 06:35:46 159.83
2. Nov 1.14 123.40 0.00 04:30:11 124.54
7674
Nafizah Binti Salleh And Ali /
Siti Ruslina Binti Mohd. Rusli
(nama pengguna di
direktori)
Juruteknik /
Juruteknik Kanan
FKEE
1. Okt 14.97 208.30 0.00 15:54:26 223.27
2. Nov 6.81 281.20 0.00 17:59:34 288.01
7703
Nurulhuda Binti Abdul Latip
Setiausaha Pejabat
FKMP
1. Sept 0.09 196.30 0.00 05:27:04 196.39
2. Nov 0.27 115.40 7.56 03:29:15 123.23
7876
Ahmad Zulfadli Bin Jusoh
Penolong Pendaftar
Alumni
1. Okt 0.27 237.40 0.00 07:25:22 237.67
2. Nov 0.27 132.20 0.00 04:05:43 132.47
8395
Khalil Bin Mohd
Pegawai Peminda-
han Teknologi /
Ketua Unit
ORICC /
UTHM Holdings Sdn. Bhd.
1. Jul 1.77 154.40 0.00 04:53:46 156.17
2. Dis 1.56 115.60 0.00 03:36:35 117.16
8399
Mesin Faksimili
ORICC 1. Nov 3.00 141.20 0.00 04:33:01 144.20
2. Dis 1.11 162.60 0.00 04:47:02 163.71
3420
Muhammad Shahrin Bin
Haron
Pegawai Kebuda-
yaan
Pejabat Naib
Canselor
1. Nov 0.75 131.90 0.00 04:31:46 132.65
2. Dis 0.45 159.50 0.00 04:31:59 159.95
7696
Kaunter PPA
PPA 1. Nov 0.18 131.10 0.00 04:25:33 131.28
2. Dis 1.11 155.50 0.00 04:51:43 156.61
7005
Suhailah Bte Muhammad
Setiausaha
Pej Naib Canselor
1. Nov 0.81 174.50 0.00 06:51:31 175.31
2. Dis 0.36 145.80 0.00 05:24:35 146.16
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 33 -
Philip
7146
Pos Keselamatan
Pengawal Keselama-
tan Kanan / Pengawal Keselama-
tan
Pejabat Pendaftar
1. Nov 6.57 160.20 0.00 07:09:53 166.77
2. Dis 5.73 126.50 0.00 06:32:38 132.23
7109
Dr. Muhammad Sukri Bin Mustapa
Pensyarah / Ketua Pejabat (HUM)
FKMP 1. Nov 0.69 273.30 0.00 07:57:33 273.99
2. Dis 0.36 130.90 0.00 04:08:41 131.26
7023
Rozaida Binti Salikin
Setiausaha Pejabat Naib
Canselor
1. Nov 0.87 110.00 0.00 04:47:27 110.87
2. Dis 0.36 119.30 0.00 05:15:37 119.66
8312
Roshaidi B. Daud
Norlailah Bte Miswan (nama
pengguna di direktori)
Setiausaha ORICC 1. Nov 0.36 155.90 0.00 06:12:27 156.26
2. Dis 0.09 116.20 0.00 04:22:14 116.29
52
Operator (52)
Pejabat Pendaftar
1. Nov 0.36 250.60 0.00 07:10:46 250.96
2. Dis 0.27 103.60 0.00 02:59:02 103.87
3834
Mesin Faksimili
FPTP 1. Mac 0.09 181.50 0.00 04:34:17 181.59
7899
Dr. Zulkifli Bin Taat
Ketua Pusat
Rumah Felo
1. Feb 0.27 288.80 0.00 07:37:23 289.07
7661
Julianah Binti Mohamed /
Nama pengguna di direktor :-Hasnolulailee
Bin Mohd Hamdi) /
Mohd Syazwan Bin Abas /
Munawarah Binti Mai’an /
Iszuwan Bin Azhar /
PTPO
PTPO
Penyelia Asrama
Penyelia Asrama
Pem. Am Pejabat
Kolej Kediaman
Tun Fatimah
1. Apr 1.29 254.60 0.00 08:56:28 255.89
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 34 -
Mohd Syazwan Bin Mustaffa
Pekerja Rendah Awam
8313
PM. Dr. Hj. Ismail B. Abdul
Rahman /
PM. Dr. Mohd. Amri Bin Lajis
(nama pengguna di
direktori)
Timbalan Dekan
ORICC
1.
Apr
0.27
122.80
199.50
04:12:07
322.57
3357
Azlinda Binti Ahmad @ Salleh
Mulyandi Bin Adam (nama
pengguna di direktori)
Setiausaha Pejabat
Pusat Islam
1.
Mei
0.63
238.60
0.00
07:36:23
239.23
7684
Mohd Azizi Bin Shamsudin /
Aminah Binti Abdul Rahman
(nama pengguna di
direktori)
Penolong Pendaftar /
Pen. Pendaftar
Kanan
PPA
1.
Jun
1.05
198.90
0.00
04:55:33
199.95
7979
Kamil Bin Khalid
Pensyarah (Cuti
Belajar)
FSTPI 1. Jul 0.18 175.10 0.00 05:41:05 175.28
7130
Ahmad Shah Bin A. Rahim
Ketua Unit Pejabat Pendaftar
1. Nov 0.00 157.40 0.00 05:17:01 157.40
7069
Azmi Bin Mahmud
Juruteknik PTM 1. Nov 0.21 152.80 0.00 05:41:09 153.41
7812
Anuar Bin Ismail
Juruteknik FKMP 1. Nov 1.44 136.00 0.00 04:28:54 137.44
7106
Ariah Binti Alias
Ketua Unit Unit Kenaikan Pangkat, Pejabat
Pendaftar
1. Nov 3.21 124.00 0.00 04:38:05 127.21
7214 PTPO Pejabat Pendaftar
1. Nov 0.18 126.80 0.00 05:27:17 126.98
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 35 -
Yuslizar Bin Kamaruddin
3456
Anuar Bin Othman
Pegawai Senireka
Pejabat Naib
Canselor
1. Nov 0.09 125.80 0.00 05:34:51 125.89
8564
Badariah Binti Abdul Kadir
Setiausaha PPD 1. Nov 0.63 123.60 0.00 04:47:32 124.23
7896
Ustazah Shakila Binti Ahmad
Pensyarah Rumah Felo
1. Nov 0.00 121.10 0.00 03:33:22 121.10
7170
Shamsulkhairi Bin Md. Salleh
Peg. Khas NC
Pejabat Naib
Canselor
1. Dis 0.39 131.60 0.00 04:43:19 131.99
7187
Izat Sani Bin Hj. Sewito
Yazilah Binti Mohd Yazir
(nama pengguna di
direktori)
Pen. Pengurus Asrama
KKTDI 1. Dis 1.41 148.90 0.00 06:31:55 150.31
7485
Mahyuzie Bin Jenal
Ketua Jabatan
Pusat Koku 1. Dis 0.60 107.40 0.00 03:58:47 108.00
7298
Norman Bin Mohamad Noah
Pen. Peg. Teknologi Maklumat
PTM 1. Dis 0.90 106.90 0.00 03:59:15 107.80
7674
Siti Ruslina Binti Mohd Rusli
Juruteknik
FKEE
1.
Dis
3.21
102.30
0.00
05:25:04
105.51
Kos panggilan melebihi RM300.00
5.4.6 Kategori Talian Telefon Tidak Mengikut Kelayakan Staf
Daripada data Summary Report Highest Cost By Extention di
para 5.4.5 di atas dan pengesahan terhadap pengguna talian
yang diaudit, didapati beberapa talian telefon staf yang sering
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 36 -
mencatatkan caj panggilan yang tinggi adalah daripada
kategori talian yang tidak selaras dengan kelayakan talian
telefon mengikut gred jawatan yang telah ditetapkan oleh
Jawatankuasa Fasiliti Telefon Universiti. Ketidakselarasan ini
juga tidak disokong oleh sebarang permohonan menaiktaraf
talian telefon oleh PTj berkenaan dan juga tidak termasuk di
dalam permohonan penaiktarafan kategori talian telefon yang
diluluskan oleh Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon UTHM.
Perkara ini wajar diberi perhatian kerana keadaan ini
menunjukkan kawalan dalaman dan penguatkuasaan yang
longgar dan ianya boleh terdedah kepada risiko
penyalahgunaan kemudahan telefon Universiti yang tidak
terkawal. Contoh-contoh kes talian telefon yang tidak selaras
dengan kelayakan staf adalah seperti berikut :-
BIL. NO. SAMB.
NAMA JAWATAN PTJ KATEGORI TALIAN
TELEFON
KATEGORI TALIAN
MENGIKUT KELAYAKAN JAWATAN
JUSTIFIKASI PERMOHO-
NAN
BULAN JUMLAH CAJ (RM)
1. 7457
Zailiya binti Suradi / Mohd Faishal bin
Yatni
PTPO P(HUI)
B F Tiada maklumat
Jan-Jul & Nov-Dis
2,347.00
2. 7883 Baithan / Rizal Asrol / Mohd Nazri
/ Syahrizan
Artis Budaya PPPP B D Tiada maklumat
Feb-Jun, Sept & Nov
-Dis
1,740.97
3. 3318 Kaunter Perkhidmatan
Perpustaka-an
B F Tiada maklumat
Jan, Jun & Sept-Dis
1,266.67
4. 7177 Pejabat Pengawal Keselamatan
Pengawal Keselama-
tan Kanan /
Pengawal Keselama-
tan
Pej. Pendaftar B E Tiada maklumat
Jan, Mac-Apr & Dis
787.83
5. 7343 Dayanita bt. Md. Dahar / Abd. Halim
Shah bin Abd Hamid
PTPO / PAP PPLA B F Tiada maklumat
Feb, Mei & Jul
644.73
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 37 -
6. 4288 Kaunter Perkhidmatan 1
FKAAS F Tiada maklumat
Ogos-Sept & Nov-Dis
647.65
7. 4113 Halizah bt Ismail PTPO FPTV B F Tiada maklumat
Sept & Nov-Dis
557.17
8. 7017 Sarinah bt Ismail PPT FSTPi B D Tiada maklumat
Ogos & Nov-Dis
508.53
9. 7223 Siti Haida bt Surif Ketua Juruteknik
PPH B D Tiada maklumat
Ogos & Nov
200.75
10. 7461 Norshazila bt Mohd Nasir
PTPO PPPP B F Tiada maklumat
Okt-Dis 481.82
11. 7292 Aduan Kerosakan IT
Umum PTM B F Tiada maklumat
Jul, Nov-Dis 441.31
Petunjuk :-
Syor / Cadangan Audit
Kebenaran penggunaan talian telefon yang tidak selaras
dengan kelayakan jawatan staf wajar diberi perhatian dan
dikaji semula oleh Pejabat Pendaftar dan Unit Telefon, PPH.
Penaiktarafan kategori kelayakan talian telefon mestilah
disokong dengan justifikasi yang kukuh, contohnya
mengambilkira keperluan tugas harian yang banyak
berhubung dengan pihak luar. Di antara perkara yang perlu
dipertimbangkan sebelum meluluskan permohonan
menaiktaraf talian adalah bidang tugas, had kuasa pegawai
KATEGORI TALIAN
KETERANGAN
A Antarabangsa
B Seluruh Malaysia dan Handphone
C Seluruh Malaysia tanpa Handphone
D Seluruh Negeri Johor
E Seluruh Batu Pahat
F Dalam UTHM
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 38 -
serta kekerapan berhubung dengan pihak luar atas urusan
rasmi Universiti.
5.4.7 Panggilan Yang Disambungkan Tidak Direkod Oleh
Operator Pejabat Pendaftar
Pihak audit mendapati tiada rekod khusus yang diselenggara
dengan baik dan kemaskini oleh Operator Telefon di Pejabat
Pendaftar untuk merekodkan data panggilan yang
dihubungkan kepada pihak luar yang merekodkan sama ada
ianya untuk tujuan rasmi atau peribadi. Pihak audit
difahamkan, sebelum ini amalan merekod butiran pemanggil
dan nombor yang disambung pernah dilakukan oleh Operator
Telefon, namun amalan ini tidak diteruskan memandang
mereka tidak menerima sebarang arahan lanjut daripada
pegawai atasan selain kurangnya kesedaran tentang
kepentingan menyelenggara rekod panggilan yang lengkap
dan kemaskini. Kesannya, pihak audit menghadapi kesukaran
untuk menyemak dan tidak dapat mengesan bukti untuk
dijadikan asas bagi tindakan mengutip caj panggilan atas
urusan peribadi yang berlaku.
Syor / Cadangan Audit
i) Adalah disarankan agar Operator Telefon Pejabat
Pendaftar dapat mewujudkan satu daftar / rekod
panggilan yang lengkap, meliputi maklumat tarikh,
nombor pemanggil, nombor yang disambungkan dan
tujuan panggilan (sama ada tujuan rasmi atau peribadi).
Ianya bertujuan untuk memudahkan semakan yang
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 39 -
dilakukan selain dapat mengesan nombor (extention)
pemanggil agar kutipan caj panggilan dapat dilakukan
bagi panggilan telefon yang bukan bertujuan rasmi.
ii) Pada setiap akhir bulan, satu maklumat caj telefon atas
urusan peribadi oleh staf yang berkenaan perlu
dikemukakan agar kutipan atau kenaan bayaran
sewajarnya dapat dibuat terhadap panggilan peribadi
tersebut. Tindakan ini amat penting kerana sekurang-
kurangnya ia dapat mengurangkan beban perbelanjaan
telefon yang selama ini terpaksa dijelaskan
kesemuanya oleh pihak Universiti.
5.4.8 Tuntutan Bayaran Terhadap Caj Panggilan Peribadi
i) Daripada pemeriksaan yang dijalankan terhadap
Summary Report Highest Cost By Extention yang
dihantar oleh Unit Telefon PPH, didapati tiada sebarang
tindakan serius diambil oleh Pejabat Pendaftar seperti
mengeluarkan surat memohon justifikasi atau
menyemak bil dan seterusnya melakukan tuntutan
terhadap individu bagi caj panggilan telefon yang
bertujuan peribadi. Keadaan ini menyebabkan
Universiti terpaksa menanggung kesemua caj
panggilan telefon termasuklah panggilan yang bukan
untuk tujuan rasmi.
ii) Bagi memudahkan pihak Pejabat Pendaftar melakukan
tuntutan, ianya perlu disokong dengan maklumat data
panggilan yang lengkap. Data tersebut perlu
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 40 -
merangkumi maklumat nombor pemanggil, nombor
didail, tarikh, masa panggilan, tempoh panggilan serta
kos panggilan yang dibuat. Ini akan menjadi asas dan
bukti sokongan tuntutan bayaran yang dikeluarkan oleh
Pejabat Pendaftar kepada PTj terbabit. Daripada
maklumat yang diedarkan tersebut, maka ianya juga
akan membantu PTj meneliti dan mengenalpasti pihak
yang membuat panggilan peribadi.
iii) Sehubungan itu, sistem telefon sedia ada di UTHM
perlu diselenggara dan dinaiktaraf supaya pengurusan
call billing dapat dilakukan dengan mudah dan
sistematik. Pihak PPH dapat membuat analisa dengan
mengekstrak data panggilan tertinggi setiap bulan untuk
dikemukakan kepada Pejabat Pendaftar untuk tindakan
selanjutnya. Data ini amat diperlukan sebagai asas dan
bukti sokongan untuk menuntut bayaran bil panggilan
peribadi yang dilakukan oleh staf.
iv) Tuntutan bayaran terhadap caj panggilan peribadi amat
wajar dikuatkuasa dan dilakukan di UTHM kerana ianya
telahpun termaktub di dalam Panduan Pengurusan
Pejabat yang digariskan oleh Jabatan Perkhidmatan
Awam Malaysia di Bahagian 1, Para 1.8. Selain itu
ianya juga telah sekian lama dipraktikkan di IPTA-IPTA
lain seperti Universiti Malaysia Sabah (UMS), Universiti
Malaysia Terengganu (UMT) dan Universiti
Kebangsaan Malaysia (UKM).
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 41 -
Syor / Cadangan Audit
Penyelenggaraan dan menaiktaraf sistem PABX / Call Billing /
Operator Work Station (OWS) dan Dynamic Network
Administration (DNA) perlu disegerakan kerana ianya amat
penting dan diperlukan. Selain dapat memastikan sistem
telefon Universiti beroperasi secara efektif, ia juga akan
memantapkan kawalan dan memudahkan pemantauan
terhadap penggunaan telefon di kalangan staf.
5.4.9 Bayaran Sewaan Talian Telefon Yang Tidak Digunakan
Semakan terhadap bil-bil daripada pihak TM Berhad juga
mendapati, bagi tempoh bulan Februari hingga November
2012 dianggarkan Universiti telah membayar sewaan bagi 91
talian telefon dengan jumlah kos sebanyak RM2,532.14
sebulan untuk talian telefon yang tidak digunakan. Ianya
merupakan satu pembaziran kerana Universiti tidak
menggunakan sepenuhnya talian telefon yang terangkum di
dalam pakej yang telah ditawarkan oleh pihak TM Berhad.
Maklumat mengenai talian telefon yang dibayar sewa talian
setiap bulan namun tidak digunakan adalah seperti butiran
berikut :-
BIL.
TALIAN TETAP / NO. ISDN
CAJ SEWA BULANAN
(RM)
SEWA YANG DIBAYAR TAHUN 2012
FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV
1. 07-4532018 29.68 / / / / / / / / / /
2. 07-4532199 51.94 / / / / / / / / / /
3. 07-4532251 29.68 / / / / / / / / / /
4. 07-4532253 29.68 / / / / / / / / / /
5. 07-4532257 29.68 / / / / / / / / / /
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 42 -
6. 07-4532259 29.68 / / / / / / / / / /
7. 07-4532260 29.68 / / / / / / / / / /
8. 07-4532261 4.24 / / / / / / / / / /
9. 07-4532263 29.68 / / / / / / / / / /
10. 07-4532264 29.68 / / / / / / / / / /
11. 07-4532272 29.68 / / / / / / / / / /
12. 07-4532285 29.68 / / / / / / / / / /
13. 07-4532367 29.68 / / / / / / / / / /
14. 07-4532392 29.68 / / / / / / / / / /
15. 07-4532399 29.68 / / / / / / / / / /
16. 07-4532409 29.68 / / / / / / / / / /
17. 07-4532420 29.68 / / / / / / / / / /
18. 07-4532421 29.68 / / / / / / / / / /
19. 07-4532431 29.68 / / / / / / / / / /
20. 07-4532433 29.68 / / / / / / / / / /
21. 07-4532439 29.68 / / / / / / / / / /
22. 07-4532468 29.68 / / / / / / / / / /
23. 07-4532694 29.68 / / / / / / / / / /
24. 07-4532734 29.68 / / / / / / / / / /
25. 07-4532780 29.68 / / / / / / / / / /
26. 07-4532797 29.68 / / / / / / / / / /
27. 07-4532903 29.68 / / / / / / / / / /
28. 07-4532913 29.68 / / / / / / / / / /
29. 07-4532916 29.68 / / / / / / / / / /
30. 07-4532944 29.68 / / / / / / / / / /
31. 07-4536001 25.44 / / / / / / / / / /
32. 07-4536002 25.44 / / / / / / / / / /
33. 07-4536003 25.44 / / / / / / / / / /
34. 07-4536005 25.44 / / / / / / / / / /
35. 07-4536006 25.44 / / / / / / / / / /
36. 07-4536008 25.44 / / / / / / / / / /
37. 07-4536009 25.44 / / / / / / / / / /
38. 07-4536014 21.20 / / / / / / / / / /
39. 07-4536015 21.20 / / / / / / / / / /
40. 07-4536016 21.20 / / / / / / / / / /
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 43 -
41. 07-4536108 25.44 / / / / / / / / / /
42. 07-4536109 25.44 / / / / / / / / / /
43. 07-4536177 21.20 / / / / / / / / / /
44. 07-4536186 25.44 / / / / / / / / / /
45. 07-4536197 25.44 / / / / / / / / / /
46. 07-4536205 21.20 / / / / / / / / / /
47. 07-4536206 21.20 / / / / / / / / / /
48. 07-4536207 21.20 / / / / / / / / / /
49. 07-4536209 21.20 / / / / / / / / / /
50. 07-4536232 21.20 / / / / / / / / / /
51. 07-4536233 21.20 / / / / / / / / / /
52. 07-4536234 21.20 / / / / / / / / / /
53 07-4536236 21.20 / / / / / / / / / /
54. 07-4536239 21.20 / / / / / / / / / /
55. 07-4536240 21.20 / / / / / / / / / /
56. 07-4536243 21.20 / / / / / / / / / /
57. 07-4536245 21.20 / / / / / / / / / /
58. 07-4536248 21.20 / / / / / / / / / /
59. 07-4536249 21.20 / / / / / / / / / /
60 07-4536250 21.20 / / / / / / / / / /
61. 07-4536252 21.20 / / / / / / / / / /
62. 07-4536253 21.20 / / / / / / / / / /
63. 07-4536279 21.20 / / / / / / / / / /
64. 07-4536281 21.20 / / / / / / / / / /
65. 07-4536282 21.20 / / / / / / / / / /
66. 07-4536285 21.20 / / / / / / / / / /
67. 07-4536286 21.20 / / / / / / / / / /
68. 07-4536287 21.20 / / / / / / / / / /
69 07-4536288 21.20 / / / / / / / / / /
70. 07-4536292 21.20 / / / / / / / / / /
71. 07-4536319 21.20 / / / / / / / / / /
72. 07-4536398 25.44 / / / / / / / / / /
73. 07-4536449 25.44 / / / / / / / / / /
74. 07-4536475 25.44 / / / / / / / / / /
75. 07-4536485 25.44 / / / / / / / / / /
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 44 -
P
e
t
u
n
j
u
k
76. 07-4536486 25.44 / / / / / / / / / /
77. 07-4536487 25.44 / / / / / / / / / /
78 07-4536491 25.44 / / / / / / / / / /
79. 07-4536493 25.44 / / / / / / / / / /
80. 07-4536494 25.44 / / / / / / / / / /
81. 07-4536496 25.44 / / / / / / / / / /
82. 07-4536497 25.44 / / / / / / / / / /
83. 07-4536499 25.44 / / / / / / / / / /
84. 07-4536576 25.44 / / / / / / / / / /
85. 07-4536577 25.44 / / / / / / / / / /
86 07-4536579 25.44 / / / / / / / / / /
87. 07-4536666 21.20 / / / / / / / / / /
88. 07-4536728 21.20 / / / / / / / / / /
89. 07-4536830 21.20 / / / / / / / / / /
90. 07-4541245 51.94 / / / / / / / / / /
91. 07-4543511 51.94 / / / / / / / / / /
JUMLAH (RM) 2,532.14
Nombor talian ditempatkan di rumah felo di Kolej Kediaman Perwira
Nombor talian rumah staf di Kolej Kediaman Perwira
Nombor talian pejabat dan rumah felo Kolej Kediaman Melewar
Nombor talian Centrex di Kampus Bandar yang sebelum ini digunakan sebagai back-up kepada sistem PABX. Nombor talian tersebut akan digunakan semula jika diperlukan untuk setiap PTj yang memerlukan talian faksimili di lokasi tersebut.
No. Talian pakej Centrex yang telah digunakan sebagai talian sementara ketika talian PRI belum tersedia sepenuhnya di bangunan baru seperti FSKTM, FPT, FPTV , FKASS dan FKEE. Selain itu nombor talian tersebut akan digunakan sebagai talian faksimili tambahan. Pihak PPH akan mengeluarkan talian tersebut setelah semua fakulti tersebut memperolehi talian PRI yang secukupnya. Ianya juga akan digunakan sebagai back-up kepada UTHM sekiranya berlaku putus hubungan seandainya berlaku kerosakan besar kepada sistem PABX sedia ada. Talian Centrex tersebut adalah talian terus dari pihak Telekom Malaysia.
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 45 -
Pihak audit dimaklumkan oleh Unit Telefon PPH bahawa
sebahagian talian yang dinyatakan sebagai “tidak digunakan”
tersebut adalah merupakan talian untuk kediaman felo di Kolej
Kediaman Perwira dan Kolej Kediaman Taman Melewar.
Namun pengesahan dan temubual yang dilakukan terhadap
beberapa orang felo di Kolej Kediaman Perwira dan Kolej
Kediaman Taman Melewar mendapati kediaman mereka tidak
disediakan dengan kemudahan telefon walaupun mempunyai
port talian telefon yang belum digunakan di kediaman mereka.
Kenyataan ini dilihat bercanggah dengan maklumat yang
diberikan oleh pihak PPH. Felo-felo tersebut juga
mengesahkan bahawa mereka berhubung menggunakan
telefon bimbit masing-masing. Felo-felo yang dimaksudkan
adalah seperti berikut :-
KOLEJ KEDIAMAN
NAMA FELO CATATAN
Kolej Kediaman
Perwira
En. Khairu bin Kamaruddin Tiada talian telefon di kediaman
Kapten Ahmad Azmar bin Ahmad Azali
Tiada talian telefon di kediaman
En. Syamsul Azrin bin Kamarudin Tiada talian telefon di kediaman
Pn. Norlin bt. Bistamam Tiada talian telefon di kediaman
Kolej Kediaman
Taman Melewar
En. Fakarul Hakim bin Mohd. Hanizam
Tiada talian telefon di kediaman
En. Mohd. Nazrul bin Roslan Tiada talian telefon di kediaman
En. Jamil bin Abdul Baser Tiada talian telefon di kediaman
En. Muhammad Zaid bin Mustafa Tiada talian telefon di kediaman
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 46 -
Syor / Cadangan Audit
Dicadangkan agar talian yang dibayar sewa setiap bulan agar
dapat digunakan secara optima dan sebaiknya. Sekiranya
tiada wujud keperluan bagi penyewaan talian tersebut, pihak
Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon Universiti perlu
memainkan peranannya membincangkan isu ini bersama
pihak TM Berhad, sama ada untuk memohon mengurangkan
kadar caj sewaan atau pihak Universiti mengurangkan sewaan
talian bagi mengelakkan berlakunya pembaziran.
5.4.10 Kelewatan Pembayaran Bil Telekom Malaysia
i) Menurut Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007, pembayaran
bil perlu dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh
ianya diterima di PTj. Walau bagaimanapun daripada
semakan yang dijalankan terhadap baucar pembayaran
bil-bil Telekom Malaysia Berhad (TM Berhad), pihak
audit mendapati telah berlaku kelewatan di dalam
pembayaran bil-bil telefon yang kebanyakannya
disebabkan kelewatan oleh pihak PTj terutamanya di
Kolej-kolej Kediaman, UTHM Business Centre dan
Pusat Pendidikan Berterusan (CEC). Terdapat juga
pembayaran bil ini sehingga mencecah tempoh 8 bulan
malah ada juga yang menerima notis peringatan oleh
pihak TM Berhad. Keadaan ini secara langsung telah
menjejaskan reputasi Universiti kerana menurut
pekeliling berkenaan bil-bil yang diterima sepatutnya
diproses di peringkat PTj dalam tempoh 7 hari dari
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 47 -
tarikh ianya diterima. Contoh-contoh kes kelewatan
yang berlaku adalah seperti di jadual berikut :-
BIL. NO. BAUCAR
NO. PERKHIDMATAN
RUJUKAN
JUMLAH (RM)
TARIKH BIL
PTJ / TARIKH
COP TERIMA
TARIKH TERIMA
PEJABAT PENDAFTAR
TARIKH KEY IN SAGA
OLEH PEJABAT
PENDAFTAR
TARIKH TERIMA OLEH
PEJABAT BENDAHARI
TARIKH CEK
1. 10126019 07-7755560 241.74 16/04/2012 CEC (Tiada cop Terima)-Tarikh Surat :
10/05/2012
11/05/2012 1/11/2012 5/11/2012 12/11/2012
07-7755560 223.97 16/06/2012 CEC (tiada cop tarikh terima)- Tarikh surat :
16/07/2012
17/07/2012 1/11/2012 5/11/2012 12/11/2012
07-7755560 220.59 16/07/2012 CEC (Tiada cop
tarikh terima) -Tarikh Surat :
16/07/2012
30/07/2012 1/11/2012 5/11/2012 12/11/2012
07-7755560 209.98 16/09/2012 CEC (Tiada cop
tarikh terima) –
tarikh surat : 2/10/2012
21/10/2012 1/11/2012 5/11/2012 12/11/2012
07-7755560 262.88 16/03/2012 CEC (Tiada cop
tarikh terima) –
Tarikh surat :
4/4/2012
05/04/2012 1/11/2012 5/11/2012 12/11/2012
07-7755560 250.15 16/08/2012 CEC (Tiada cop
tarikh terima) –
Tarikh surat :
16/08/2012
04/09/2012 1/11/2012 5/11/2012 12/11/2012
2. 10127623 07-4541708 121.90 25/10/2012 06/11/2012 Kolej
Kediaman Kelisa
Tiada cop tarikh terima
22/11/2012 30/11/2012 10/12/2012
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 48 -
3. 10129657 03-89273545 353.98 22/10/2012 UTHM Business Centre – tiada cop
tarikh terima
Tiada cop terikh terima
3/12/2012 17/12/2012 31/12/2012
ii) Selain itu juga, didapati Pejabat Pendaftar dan PTj tidak
mengecop “tarikh terima” pada bil-bil tersebut lantas
menyebabkan pihak audit sukar untuk mengesan
tempoh kelewatan yang berlaku. Amalan ini jelas tidak
selaras dengan para 4.1.1 Pekeliling Bendahari Bil.
2/2007 yang secara jelas menyatakan :-
“Bil dari pembekal yang diterima oleh PTJ perlu
dicop tarikh terima apabila ianya diterima
sama ada melalui pos atau serahan tangan oleh
Pejabat Pentadbiran PTJ.”
Syor / Cadangan Audit
Semua PTj terbabit terutamanya Pejabat Pendaftar perlu
menguruskan bil-bil telefon selaras dengan ketetapan
Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007 agar tiada lagi berlaku
kelewatan atau bil-bil telefon tertunggak.
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 49 -
6.0 RUMUSAN
Secara keseluruhannya, pengurusan dan perbelanjaan telefon di UTHM
berada pada tahap yang tidak memuaskan. Tiada sebarang pekeliling atau
peraturan khusus diwujudkan untuk dijadikan sebagai garis panduan dan
rujukan di dalam kawalan dalaman dan pengurusan telefon di UTHM.
Kesannya telah berlaku banyak panggilan telefon yang dilakukan secara
tidak berhemah selain penyalahgunaan kemudahan telefon Universiti untuk
keperluan urusan peribadi. Kawalan dalaman yang lemah dan tiadanya
pemantauan juga menyumbang kepada berlakunya kes-kes sedemikian.
Keadaan ini jika dibiar berlarutan, dari segi implikasi kewangan ia akan
mendatangkan kerugian kepada Universiti kerana terpaksa menanggung
kesemua kos panggilan telefon termasuklah yang dilakukan bukan atas
tujuan rasmi. Manakala dari segi implikasi perkhidmatan pula, ianya akan
menjejaskan proses penyampaian perkhidmatan yang efektif dan efisyen.
Kawalan dalaman di peringkat PTj juga amat longgar kerana kebanyakan
staf masing-masing mempunyai talian telefon individu, yang mana mereka
masih boleh membuat panggilan telefon kepada pihak melalui bantuan
operator Pejabat Pendaftar. Lebih membimbangkan lagi, panggilan telefon
yang disambungkan oleh operator ini tidak dicatatkan dan direkodkan sama
ada panggilan rasmi atau peribadi.
Selain itu, penyelenggaraan dan menaiktaraf sistem PABX / Call Billing /
Operator Work Station (OWS) dan Dynamic Network Administration (DNA)
amat diperlukan buat masa ini memandangkan DNA server sedia ada tidak
mampu lagi menampung jumlah talian telefon sedia ada di Universiti.
Kegagalan menaiktaraf sistem telekomunikasi ini juga menjejaskan usaha
mengesan data panggilan yang tidak munasabah.
AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGGUNAAN TELEFON
D I U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM - 50 -
Masalah penyalahgunaan kemudahan telefon Universiti perlu diberi
perhatian serius dan ditangani dengan lebih berkesan bagi membendung
amalan ini daripada berleluasa. Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon perlu
menjalankan fungsi dan peranannya dengan lebih berkesan di dalam
mengatasi masalah panggilan telefon yang tidak berhemah di kalangan staf
UTHM. Tindakan tegas perlu dikenakan seperti menuntut bayaran caj
panggilan peribadi selain diberi surat peringatan / amaran.
Pengurusan pembayaran bil-bil dari pihak Telekom Malaysia Berhad (TM
Berhad) juga perlu ditambahbaik dengan memastikan ianya dijelaskan
dalam tempoh yang ditetapkan serta tiada tunggakan. Kelewatan di dalam
pembayaran bil-bil TM Berhad secara tidak langsung akan menjejaskan
nama baik dan reputasi Universiti.
Kesimpulannya, Pejabat Pendaftar dan Unit Telefon PPH perlu saling
bekerjasama di dalam memantap dan memperkemaskan lagi pengurusan
dan perbelanjaan telefon di UTHM. Setiap PTj juga perlu memainkan
peranan dan bertanggungjawab sepenuhnya untuk mengamalkan sikap
berjimat cermat dan berintegriti di dalam usaha meminimakan perbelanjaan
telefon Universiti. Kesedaran di kalangan staf juga perlu ditingkatkan selain
penguatkuasaan pekeliling atau peraturan khusus berkenaan penggunaan
telefon Universiti. Semua pihak yang terbabit wajar memandang serius
terhadap kelemahan-kelemahan yang ditegur di dalam laporan ini agar
ianya tidak berulang lagi di masa hadapan. Penyeliaan dan pemantauan
yang lebih berkesan perlu dilakukan oleh Ketua-Ketua PTj dalam
memastikan kemudahan telefon digunakan secara berhemah dan
bertanggungjawab dan bukannya untuk kepentingan peribadi semata-mata.
top related