av-utstyr i uh-sektoren alice sporstøl uninett fas
Post on 02-Feb-2016
109 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
AV-utstyr i uh-sektoren
Alice SporstølUNINETT FAS
2
Bestillingssystem
Bestillingssystem Elektronisk system for gjennomføring av
bestillinger fra varekataloger på markedsplassen Ehandel.no, leverandørers nettbutikker og som fritekst bestillinger til godkjente leverandører. Funksjonalitet for godkjenning, mottak av ordrebekreftelser, varemottak og matching mellom bestilling, varemottak og faktura
https://ow.feide.no/bss:her_kan_du_lese_mer_om_funksjonaliteten_i_visma_proceedo
3
KGV Konkurransegjennomføring
s-verktøy
Elektronisk gjennomføring av avtaleprosessen, fra behov, utarbeidelse av konkurransegrunnlag, kunngjøring, mottak og evaluering av tilbud, samt tildeling og distribusjon av inngåtte avtaler.
Også kjent som Elektronisk Anskaffelsesstøttesystem (EASS)
4
KGV forts.
KGV består av en Anbudsmodul og en Kontraktsmodul
UNINETT har inngått rammeavtale med leverandørene på vegne av deltakende UH-institusjoner. Disse er tilgjengeliggjort i
kontraktsmodulen til KGV-systemet.
5
Mulige effekter av e-handel
Hvorfor benytte bestillingssystem? Forbedret økonomisk styring av
prosessen fra bestilling til betaling Bedre kontroll på bestillingstidspunktet Sporbarhet og gjennomsiktighet i
innkjøpsprosessene
Dette forutsetter at bestillingssystemet blir det naturlige punkt for bestilling av varer og tjenester!
6
Mulige effekter av e-handel (2)
Mer effektive innkjøpsprosesser Automatisering (fra menneske
til maskin) Digitale dokumenter (for
eksempel bestilling, ordrebekreftelse, e-faktura)
Kontroll av arbeidsflyt (mer effektiv og korrekt godkjenning av bestillingen)
7
Bedre kvalitet i innkjøpsprosessen Korrekt varebestilling (optimalt produkt
og bruk av godkjente avtaler)
Korrekt leveranse mht pris, mengde og sted (avstemming og kontroll automatiseres)
Korrekt oppgjør (betaling til rett tid for mottatte varer)
Reduksjon av mulighetene for bevisst manipulering
Mulige effekter av e-handel (3)
8
Bedre innkjøpsavtaler Større lojalitet til inngåtte
rammeavtaler
Bedre statistikkgrunnlag for analyse
Bedre grunnlag for forhandlinger ved inngåelse av nye rammeavtaler
=> Bedre priser
Mulige effekter av e-handel (4)
9
Fakturamatching i C.I.
Det er i utgangspunktet satt opp til en 3-veis match, mellom faktura, bestilling og varemottak.
Fakturamatchingen er p.t. satt opp til å matche på hodenivå. Det vil si at det gjøres på totalsummer Dette skyldes at vi ikke har god nok
kvalitet på fakturasiden til å sette i gang med matching på linjenivå.
Matching på linjenivå kan vi få til når vi er i stand til å motta elektroniske fakturaer fra leverandørene.
10
Agresso
Økonomisystem
ContempusInvoice
Fakturasystem
-Konteringsregler-Konteringsdimensjoner og verdier-Leverandørregister(manuell overføring)
-Godkjente fakturaer-Kredinotaer(manuell overføring
Scanning og tolking av papirfaktura(Bilagsnummer)
Visma Proceedo
Bestillings-system
BASDAT-format
- Investeringer som medfører opprettelse av Anleggsmidler i anleggsregisteret
Skille mellom bestillingsleverandører og fakturaleverandører
- Kontoplan- Kontodimensjoner 1-5 (budsjettenhet, formål, person/anlegg, prosjekt, studie)- Konteringsregler (verdimatrise?)- Relasjoner
- Bestillingsdata (ordrehode, ordrelinjer)-Data fra varemottak (antall, restordrer/fullevert)--Bilagstekst
Fullmaktshierarki ????(Må vi ha to ulike, eller kan man gjenbruke, hvem er i så fall master?)
Markedsplassen eHandel.no
- Leverandørkataloger- Meldingsutveksling
IBX(operatør)
Leverandører
1. integrert3. Order Management Modul(kan motta ordresvar)
4.Roundtrip (nettbutikk)
2. E-post2. E-post
FRITEKSTBESTILLING
Fakturamatching
Brukerdata via Excel?
Brukerdatatil høsten
11
Samlefaktura
Samlefaktura blir tungvint da faktura må registreres manuelt i Contempus Invoice.
1-1 faktura anbefales inntil løsning for e-faktura er på plass.=> Utarbeide skriv til aktuelle leverandører
12
Avklaring av roller
Sentralisert (HiL) eller desentralisert, dvs. for hver avdeling (HiO)
Rekvirent / Intern bestiller Kun tillatelse til å bestille mot interne leverandører
Intern leverandør For eksempel IT-avdelingen. Mottaker av bestiller fra andre
interne avdelinger Bestiller (HiO har innkjøper/bestiller for hver avdeling)
Kan opprette bestillinger mot ekstern leverandør. Må ha kunnskap om godkjente avtaler og kontostrengen
Godkjenner Kan godkjenne og avvise bestillinger Skal ha budsjettdisponeringsmyndighet for det som bestilles
mot sin enhet Attestant / Varemottaker
Dette er gjerne bestilleren, som verifiserer at de varene man har bestilt er mottatt
13
Godkjenningshierarki
Hvem skal være godkjennere? Samme
oppbygging av hierarki som i Contempus?
Bestillinger godkjent i Proceedo trenger ikke godkjennes i Contempus
Proceedo Contempus
Godkjenner Anviser
Bestiller Attestant-/Godkjenner
Varemottaker
-
14LEVERANDØRAKTIVERING
15
Markedsplassen Ehandel.no
Markedsplassen ehandel.no er levert av IBX per dags dato. Markedsplassen leverer hovedsaklig to viktige tjenester mellom kjøper og leverandør, og det er:
Overføring av elektroniske varekataloger på et felles format
Overføring av elektroniske forretnings-dokumenter (bestilling, ordresvar)
16
Leverandøraktivering
Leverandøraktiveringsprosessen har til hensikt å etablere følgende:
Enighet mellom kjøper og leverandør om hvilke produkter som skal kunne bestilles i Visma Proceedo (Elektronisk varekatalog)
Enighet mellom kjøper og leverandør om hvilke forretningsdokumenter som skal utveksles elektronisk (Samhandlingsavtale)
17
Leverandøraktivering
Uninett aktiverer leverandører der Uninett har fremforhandlet avtaler for sektoren For å få tilgang til disse, sendes
triggerdokument til IBX Både katalog og punch-out (allerede
eksisterende lev.): 3-6 uker. Tar ca 1 mnd pga 20 dager testing hos IBX
18
Leverandøraktivering
Dokumenter Triggerdokument
(institusjonen) Samhandlingsavtale
(UNINETT) Godkjenning av katalog
(UNINETT)
https://ow.feide.no/bss:se_veiledning
19
Prosess – Fra leverandørliste til e-katalog
Inst
itu
sjo
nIB
XL
ever
and
ør
Leverandør-liste
Triggermail
Leverandør1-n
Registrering/Rekruttering
avLeverandør
Tilordne konsulent
SH-Avtale
Akseptere/Avvise
Testkatalog TotalkatalogEvt. korrigering
Validering Feedback Prosesseringe-katalog
Godkjenning Import
20
Fremdriftsplan Bølge 1
Samhandlings-avtale sendt Februar 2008
ForbeholdsprosessMars 2008
Kontrakt signert17. mars 2008
Testkatalog1. april 08
Totalkatalog20. april 08
Tilgjengelig forHIO/HIL
28. april 08
Reell eHandel13. Mai 2008
Ca. 3 Måneder
Dette er prosessen som ble brukt for pilotene HiO og HiL. Det skal nevnes at dette var en prosess med mange modne leverandører, som allerede var oppe med kataloger. Hadde ikke det vært tilfelle, ville ikke denne tidsplanen holdt. Ønsker leverandøren en integrert løsning, vil prosessen ta enda lengre tid.
21
Sammenligning
22
1. Bestilleren (innkjøperen) lager en bestilling i Proceedo (eget best.nr.)2. Godkjenneren godkjenner bestillingen og dette skjer:
Bestillingen får et ordrenummer i systemet Bestillingen/ordren blir sendt til leverandøren Det går en ”kopi” til Contempus
3. Varen kommer og man foretar ”Varemottak” Proceedo Nye opplysninger overføres Proceedo, hvis varen er helt
eller delvis levert og prisen stemmer med innkomne faktura, vil Contempus overføre data til regnskapssystemet.
VismaProceedo
(Best.system)
Dette skjer i Contempus: Contempus mottar en bestilling/ordre fra Proceedo Deretter mottar Contempus leverandørens faktura fra Hydro (den som
ble skannet inn og havnet i Contempus som en innkjøpsfaktura) Dersom systemet gjenkjenner ordrenummeret OG fakturabeløpet vil
fakturaen leses over til regnskapssystemet (Agresso) og ”forsvinne” fra Contempus. Hvis ikke må den behandles manuelt i Contempus (eget kurs)
Leverandørenssystem
Contempus Invoice
(Faktura)
Leverandøren mottar en bestilling/ordre fra Proceedo. Avhengig av hvilken løsning leverandøren har skjer dette:
Ordren leses/tastes inn i leverandørens system og får et nytt ordrenummer generert av systemet (dette er altså LEVERANDØRENS nummer som vi ikke trenger å bry oss om, men det vises på den skannede fakturaen når den kommer inn i Contempus)
På bakgrunn av ordren generes det en faktura som sendes til Hydro på Notodden (som skal skanne den)
HydroSkanning
Dette skjer hos Hydro: Fakturaen skannes og legges tilbake i Contempus. Den får der status
som ”innkjøpsfaktura”.
NB! Husk å varsle Contempus (Hydro) om dere vil at faktura fra den bestemte leverandøren skal behandles som innkjøpsfaktura eller vanlig faktura. For disse leverandørene vil de aktivere feltet ”ordrenummer” i malene (malene er de samme for alle skoler). Hvis dette feltet begynner med f.eks. HIO eller HIL, tolkes feltet som ordrenummer for disse skolene, hvis ikke blir feltet blankt. Dokumentsenteret blanker også ut feltet for alle andre skoler. (Midlertidig løsning)
Bestilling(ordre)
---------------------------
Bestilling(ordre)
---------------------------
Agresso(regnskap) Dette skjer i Agresso:
Fakturaen overføres for bokføring hvis MATCH!
top related