bab 2 landasan teori 2.1 teori umum 2.1.1 pengertian...
Post on 10-Mar-2019
223 Views
Preview:
TRANSCRIPT
8
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Pengertian Sistem
Secara umum, sistem mempunyai definisi yang sama. Pendapat dari
O’Brien (2005, p8), sistem adalah sekumpulan dari komponen yang saling
berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan
menrima input dan menghasilkan output dalam suatu organisasi.
Menurut Mulyadi (2001, p2), sistem pada dasarnya adalah sekelompok
unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-
sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa definisi dari sistem
adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan
serta bekerja dan berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu
dengan menerima input kemudian input tersebut diproses dan menghasilkan
output dalam suatu organisasi.
2.1.2 Pengertian Informasi
Sistem menerima input dan menghasilkan output yang mana output
yang dihasilkan adalah informasi.
Pendapat dari O‘Brien (2005, p13), informasi adalah sekumpulan data
yang telah dikonversikan kedalam konteks yang lebih bermakna dan berguna
bagi end user tertentu.
9
Menurut McLeod (2001, p15), informasi adalah data yang telah
diproses atau data yang memiliki arti.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah
sekumpulan data yang diproses atau dikonversikan menjadi suatu bentuk
yang mempunyai arti untuk diketahui atau digunakan oleh pengguna.
2.1.3 Pengertian Akuntansi
Menurut Niswonger, Warren, Reeve dan Fess yang diterjemahkan oleh
Sirait dan Gunawan (2000, p6), Akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem
informasi yang menghasilkan laporan pada pihak-pihak yang berkepentingan
mengenai aktivitas ekonomi perusahaan.
Berdasarkan sumber http://id.wikipedia.org/wiki/Akuntansi. Akuntansi
adalah pengukuran, penjabaran, atau pemberian kepastian mengenai
informasi yang akan membantu manajer, investor, otoritas pajak dan pembuat
keputusan lain untuk membuat alokasi sumber daya keputusan di dalam
perusahaan, organisasi, dan lembaga pemerintah.
Akuntansi berasal dari kata asing accounting yang artinya bila
diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia adalah menghitung atau
mempertanggungjawabkan. Akuntansi digunakan di hampir seluruh kegiatan
bisnis di seluruh dunia untuk mengambil keputusan sehingga disebut sebagai
bahasa bisnis.
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah suatu
sistem informasi yang digunakan untuk mengukur aktivitas bisnis dan
10
menproses informasi tesebut sehingga menghasilkan laporan dan
mengkomunikasikannya kepada para pengambil keputusan.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Jones dan Rama (2006, p4) mengatakan, Sistem Informasi Akuntasi
adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan
informasi akuntansi dan keuangan juga informasi lainnya yang didapatkan
dari pemrosesan transaksi akuntansi rutin.
Menurut sumber dari http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem
informasi_akuntansi, sistem informasi akuntasi adalah sekumpulan
komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu
komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu
informasi yang berkenaan dengan bidang akuntansi.
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
akuntansi adalah interaksi komponen-komponen yang terdiri dari manusia,
prosedur, software, dan teknologi informasi yang bertugas mengubah data
menjadi informasi akuntasi melalui tahap pengumpulan data dari sumber data
internal dan external, pemrosesan data, dan pelaporan informasi, dimana
informasi akuntasi ini dapat berguna dalam pengambilan keputusan bagi
pihak internal maupun external perusahaan.
Ada tiga siklus transaksi utama, yaitu :
1. Acquisition Cycle
Meliputi proses pembelian dan pembayaran barang atau jasa.
2. Convertion Cycle
11
Meliputi proses mengubah sumber data yang telah disediakan menjadi
barang atau jasa.
3. Revenue Cycle
Meliputi proses menyediakan barang dan jasa ke pelanggan dan
mengumpulkan uang kas.
2.1.5 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi
Kegunaan sistem informasi akuntansi menurut Jones dan Rama (2006,
p6-7) adalah :
• Menghasilkan External Report
Yaitu menghasilkan laporan untuk pihak-pihak luar yang berkepentingan
seperti investor, kreditor, dan petugas pajak.
• Mendukung aktivitas rutin
Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai alat untuk menangani
masalah-masalah dalam siklus operasi perusahaan. Contohnya pemesanan
barang, pengiriman barang, penagihan, dan penerimaan kas.
• Pengambilan keputusan
Sebagai alat untuk mengambil keputusan di semua level organisasi.
• Perencanaan dan pengendalian
Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai alat untuk merencanakan
dan mengendalikan aktivitas dalam organisasi secara baik. Contohnya
rencana dan pengendalian anggaran dalam suatu organisasi.
• Implementasi internal control
12
Sistem informasi akuntansi, kebijakan dan prosedur digunakan untuk
melindungi harta (asset) perusahaan dari kerugian yang mungkin terjadi.
2.1.6 Pengertian Analisis Sistem
McLeod (2001, p194) menyatakan analisis sistem adalah penelitian atas
sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau
diperbarui.
Pengertian analisis sistem yang dirujuk oleh Bodnar (2004, p449)
adalah analisis sistem bertanggung jawab terhadap pengembangan dari
rancangan umum aplikasi sistem.
Jadi analisis sistem adalah suatu proses mempelajari proses bisnis
perusahaan untuk selanjutnya dilakukan perancangan s istem perusahaan yang
lebih baik.
2.1.7 Langkah-Langkah Dalam Analisis Sistem
Menurut Bodnar (2004, p449), terdapat empat tahap dalam analisis
sistem yaitu :
• Survei terhadap sistem yang ada
Yaitu melakukan evaluasi terhadap sistem yang ada. Hal ini penting bagi
sistem analis untuk memahami sistem yang ada sebelum melakukan
perubahan atau modifikasi terhadap sistem yang bersangkutan.
• Mengidentifikasi kebutuhan informasi pengguna
Yaitu mengidentifikasi kebutuhan informasi dari user. Sistem analis harus
mempelajari keputusan yang dibuat oleh user tentang informasi yang
13
dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu. Tahap ini cukup sulit karena user
seringkali merasa tidak yakin terhadap kebutuhan informasi mereka.
• Mengidentifikasi sistem yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan
indormasi pengguna
Yaitu mengidentifikasi kebutuhan sistem yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan informasi dari user. Kebutuhan sistem tersebut
biasanya mengenai input dan output.
• Penyusunan laporan analisis sistem
Yaitu menyiapkan laporan analisis sistem. Laporan ini berisi spesifikasi
user untuk sistem yang diusulkan dan keseluruhan rancangan konseptual
dari sistem yang diusulkan.
2.1.8 Pengertian Perancangan Sistem
McLeod (2001, p196) menyatakan perancangan sistem adalah
penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru.
Menurut Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah proses
penerjemahan kebutuhan pemakai informasi kedalam alternatif rancangan
sistem informasi yang diajukan pada pemakai informasi sebagai
pertimbangan.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem
adalah suatu kegiatan membuat sistem yang lebih baik dari sistem
sebelumnya dan sesuai dengan kebutuhan user.
14
2.2 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Objek
Oriented
2.2.1 UML (Unified Modeling Language)
2.2.1.1 Pengertian UML (Unified Modeling Laguange)
Jones dan Rama (2006, p60) menyatakan, UML adalah sebuah bahasa
yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, kontruksi, dan
mendokumentasikan sistem informasi.
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p408) UML adalah
sekumpulan rangkaian model yang digunakan untuk menspesifikasikan
atau menggambarkan sistem sebuah sistem perangkap lunak dalam
kaitannya dengan objek.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa UML adalah suatu
metode yang digunakan untuk menggambarkan sistem perusahaan.
2.2.1.2 Activity Diagram
2.2.1.2.1 Identifikasi Event
Mathiassen, dkk (2000, p51) menyatakan bahwa event adalah
kejadian instant yang melibatkan satu objek atau lebih.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa event adalah notasi
dalam problem domain yang merupakan kejadian yang melibatkan satu
objek atau lebih dalam problem domain.
15
2.2.1.2.2 Workflow Table
Jones dan Rama (2006, p73) menyatakan bahwa Workflow Table
adalah table dua kolom yang mengidentifikasi aktor dan kegiatan-kegiatan
dalam proses.
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p69), Workflow
Table adalah aliran dari transaksi yang melalui proses bisnis untuk
menjamin pengecekan dan otorisasi yang diimplementasikan.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa workflow table adalah
suatu tabel yang menggambarkan transaksi dari suatu proses bisnis yang
berisi actor dan aktifitas yang dilakukan.
2.2.1.2.3 Activity Diagram
Jones dan Rama (2006, p61) menyatakan bahwa activity diagram
terdiri dari overview activity diagram dan detailed activity diagram.
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p428), activity
diagram merupakan diagram yang dapat digunakan untuk
menggambarkan langkah-langkah secara grafis aliran proses bisnis.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa activity diagram
adalah suatu diagram yang menggambarkan proses bisnis suatu
perusahaan yang terdiri dari gambaran umum ataupun detailnya.
16
2.2.1.2.4 Klasifikasi Activity Diagram
2.2.1.2.4.1 Overview Activity Diagram
Pendapat dari Jones dan Rama (2006, p61/p87), overview activity
diagram adalah diagram yang menggambarkan tampilan level tinggi dari
proses bisnis dengan mendokumentasikan event-event yang penting,
urutannya, dan informasi yang menyertai event tersebut.
Menurut Jones dan Rama (2006, p65-p68), dalam menyiapkan
overview activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut :
1. Membaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang penting.
2. Mencatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event-event yang
terlibat didalamnya.
3. Menggambarkan agent atau actor yang terlibat dalam proses bisnis
yang terjadi.
4. Membuat diagram masing-masing event dan menunjukkan urutan
event yang terjadi.
5. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses
bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen tersebut.
2.2.1.2.4.2 Detailed Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61), detailed activity diagram
adalah diagram yang menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan
secara rinci dengan satu atau dua event yang terdapat pada overview
diagram.
17
Menurut Jones dan Rama (2006, p80), dalam menyiapkan detailed
activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut:
1. Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas.
2. Menyiapkan workflow table
3. Mengidentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan.
2.2.1.3 UML Class Diagram
2.2.1.3.1 Pengertian Class
Pendapat dari Matthiassen (2000, p4), Class adalah sebuah
kumpulan objek-objek yang memiliki struktur, sifat-sifat,dan atribut yang
sama.
Jadi dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa class adalah
seperangkat objek yang sama dari segi struktur, pola perilaku, dan
atributnya.
2.2.1.3.2 Pengertian Atribute
Pendapat dari Matthiassen (2000, p89), Attribute adalah deskripsi
sifat dari suatu class atau event.
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p281), Attribute
adalah sifat atau karakteristik deskriptif suatu entitas.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa attribute adalah
deskripsi sifat atau karakteristik atas class atau event.
18
2.2.1.3.3 Pengertian Behaviour
Matthiassen (2000, p89) menyatakan Behaviour adalah deskripsi
atas event trace yang memungkinkan untuk semua objek dalam class.
Menurut Whitten, Bentley, Dittman (2004, p409), Behaviour adalah
merupakan kumpulan dari sesuatu yang dapat dilakukan oleh objek dan
terkait dengan fungsi-fungsi yang bertindak pada data objek.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa behaviour adalah
deskripsi atas event trace yang memungkinkan untuk semua objek dalam
suatu class dan memiliki pengaruh pada event.
2.2.1.3.4 Pengertian Event
Pendapat dari Mathiassen (2000, p51), event adalah suatu kejadian
instant yang melibatkan satu object atau lebih.
Menurut Whitten, Bentley, Dittman (2004, p349), event adalah Unit
kerja logika yang harus diselesaikan secara keseluruhan. Event terkadang
juga disebut sebagai transaksi.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa event adalah
aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam suatu rangkaian sistem yang berjalan
dalam perusahaan.
2.2.1.3.5 Pengertian UML Class Diagram
Pendapat dari Jones dan Rama (2006, p181), UML class diagram
adalah suatu database yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan
19
tabel dalam sistem informasi akuntansi dan menjelaskan hubungan antar
tabel dan perlengkapan dalam tabel tersebut.
Empat aktivitas utama dalam membuat UML class diagram yaitu :
1. Menempatkan transaction table yang dibutuhkan pada UML class
diagram.
2. Menempatkan master table yang dibutuhkan pada UML class diagram.
3. Menentukan hubungan yang dibutuhkan antar masing-masing table
(transaction dan master).
4. Menentukan atribute yang dibutuhkan.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa UML class diagram
adalah kumpulan dari class-class beserta hubungannya yang digunakan
untuk mendokumentasikan rancangan dan menjelaskan hubungan antar
class tersebut.
2.2.1.3.6 Hubungan-Hubungan dalam Class Diagram
1. One To One
Hubungan one to one diantara entity tidak dekat seperti hubungan one
to many, tetapi dapat terjadi dalam Accounting Information System.
2. One To Many atau Many To One
Hubungan one to many atau hubungan many to one biasa digunakan
dalam sistem akuntansi.
3. Many To Many
Hubungan many to many dapat diubah kedalam dua hubungan dengan
menambahkan suatu tabel diantaranya.
20
2.2.1.4 UML Usecase Diagram
2.2.1.4.1 Pengertian Usecase
Menurut Matthiassen (2000, p120), Use Case adalah suatu pola
interaksi antara sistem, actor, dan application domain.
Menurut Jones dan Rama (2006, p288), Use Case adalah rangkaian
langkah-langkah yang melibatkan interaksi antara actor dan sistem untuk
tujuan tertentu.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa use case diagram
adalah diagram yang menunjukkan hubungan antara actor dan use case.
2.2.1.4.2 Pengertian Actor
Menurut Matthiassen (2000, p119), Actor adalah bentuk abstraksi
atas user atau sistem lainnya yang berinteraksi dengan target sistem.
Menurut Jones dan Rama (2006, p267), Actor dapat diartikan orang,
komputer, atau bahkan sistem yang lain.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa actor adalah peranan dalam bentuk
abstraksi yang berinteraksi dengan target sistem.
2.2.1.4.3 Pengertian Usecase Diagram
Menurut Matthiassen (2000, p343), Usecase Diagram menampilkan
hubungan antara actor dan usecase.
Menurut Jones dan Rama (2006, p348), Usecase Diagram adalah
daftar dari usecase yang terjadi dalam aplikasi dan mengindikasi tanggung
jawab actor untuk setiap usecase.
21
Jadi, dapat disimpulkan bahwa usecase diagram adalah diagram
yang menunjukkan hubungan antara usecase-usecase dan actor-actor.
2.2.2 Rancangan Database
2.2.2.1 Pengertian Rancangan Database
Menurut Whitten, Bentley, Dittman (2004, p518), Database adalah
kumpulan file yang saling terkait, dimana file adalah kumpulan record yang
serupa.
Menurut Connolly dan Begg (2002, p279), Perancangan Database
adalah proses perancangan untuk sebuah basis data yang mendukung
operasi dan tujuan perusahaan.
Dari kesimpulan diatas, dapat didefinisikan bahwa rancangan
database merupakan proses pembuatan sekumpulan table yang digunakan
perusahaan untuk mendukung proses bisnis perusahaan.
2.2.2.2 Tahapan Rancangan Database
Menurut Connolly dan Begg (2002, p281-282), Rancangan database
dibagi menjadi tiga tahapan utama:
1. Konseptual database design
Proses membangun sebuah model data dari informasi yang diperoleh
dalam suatu organisasi, tetapi bebas dari semua pertimbangan fisik.
22
2. Logika database design
Proses membangun sebuah model informasi yang diperoleh dari sebuah
organisasi berdasarkan model data khusus tetapi bebas dari hal yang
berkaitan dengan DBMS dan pertimbangan fisik lainnya.
3. Physical database design
Proses pembuatan gambaran suatu implementasi database pada media
penyimpanan kedua.
2.2.3 Rancangan Formulir
2.2.3.1 Pengertian Rancangan Formulir
Formulir menurut Mulyadi (2001, p3) adalah dokumen yang
digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
Menurut Jones dan Rama (2006, p315), Formulir adalah dokumen
yang telah diatur sedemikian rupa yang didalamnya terdapat ruang-ruang
kosong yang dapat diisi data oleh si pemakai.
Jadi formulir adalah suatu dokumen yang diisi oleh user sehingga
memberikan informasi dari transaksi tertentu.
2.2.3.2 Jenis Tipe Input Formulir
Menurut Jones dan Rama (2006, p316), ada beberapa tipe input form
yang digunakan, antara lain :
• Single Record Entry Form
Digunakan untuk meng-entry atau memodifikasi suatu record pada satu
tabel.
23
• Tabular Entry Form
Digunakan untuk meng-entry atau memodifikasi beberapa record pada
satu tabel.
• Multi Table Entry Form
Digunakan untuk meng-entry atau memodofikasi record dalam satu atau
lebih tabel.
2.2.3.3 Elemen Penting Formulir
Menurut Jones dan Rama (2006, p268-270) ada lima elemen penting
dari formulir, yaitu :
1. Atribut yang disimpan dalam table
2. Atribut yang ditampilkan dari table
3. Fields yang dihitung
4. Foreign Key
5. Queries
2.2.4 Rancangan Layar
2.2.4.1 Pengertian Rancangan Layar
Layar atau interface menurut Britton dan Doake (2003, p268), adalah
suatu tampilan yang berhubungan dengan dunia luar.
Menurut Matthiassen (2000, p151), Interface adalah fas ilitas yang
menyediakan sebuah model dan fungsi dari sistem untuk actor.
Dari kesimpulan di atas bahwa interface adalah suatu tampilan untuk
memudahkan aktor berhubungan dengan sistem.
24
2.2.4.2 Elemen Rancangan Layar
Menurut Jones dan Rama (2006, p326-327), elemen rancangan layar
meliputi :
1. Text Boxes
Digunakan untuk memasukkan informasi yang akan ditambahkan ke
table atau untuk menampilkan informasi yang diambil dari sebuah table.
2. Labels
Membantu user untuk mengetahui informasi apa yang dibutuhkan untuk
dimasukkan.
3. Look Up Feature
Umumnya dimasukkan dalam Text Boxes yang digunakan untuk
memasukkan foreign key.
4. Command Button
Digunakan untuk melakukan sebuah action.
5. Radio Button
Memungkinkan user untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan
yang disediakan.
6. CheckBoxes
Memungkinkan user untuk memilih lebih dari satu pilihan dari beberapa
pilihan yang disediakan.
25
2.2.5 Rancangan Laporan
2.2.5.1 Pengertian Rancangan Laporan
Menurut Mulyadi (2001, p5), Laporan adalah informasi yang
merupakan keluaran sistem akuntansi dan berbentuk hasil cetak komputer
dan tayangan pada layar monitor komputer.
Menurut Jones dan Rama (2006, p201), Laporan adalah presentasi
data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu
ringkasan informasi untuk masing-masing transaksi yang terjadi di
perusahaan dan biasanya diperlukan bagi manajemen tingkat atas.
2.2.5.2 Elemen Rancangan Laporan
Menurut Jones dan Rama (2006, p214-215), rancangan laporan dapat
dibagi menjadi :
1. Label boxes dan text boxes
Dua elemen penting dari segala laporan adalah label dan data. Dalam
Microsoft Access, elemen-elemen ini ditunjukkan oleh label boxes dan
text boxes.
2. Grouping attribute
Laporan yang berkelompok, dikelompokkan oleh sesuatu.
3. Group header
Group header dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang umum
pada kelompok.
4. Group detail
26
Transaksi yang terjadi pada kelompok didaftarkan dalam kelompok
secara rinci dan lengkap.
5. Group Footer
Group footer juga dapat digunakan untuk menyediakan informasi yang
berguna dalam laporan yang berkelompok.
2.2.6 Navigation Diagram
Menurut Matthiassen (2000, p344), Navigation Diagram adalah suatu
state chart diagram khusus yang menitikberatkan keseluruhan tampilan dari
user interface. Diagram ini menunjukkan keterlibatan dan transisi diantara
windows.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa navigation diagram
adalah diagram yang menunjukkan keterlibatan dan transisi diantara windows
atau interface atau diagram pemandu bagi user yang ingin mengetahui
langkah-langkah sistem. Navigation diagram biasanya digunakan untuk
membuat user interface dari program yang akan dibuat.
2.3 Teori Khusus
2.3.1 Penjualan
Menurut Mulyadi (2001,p202), kegiatan penjualan barang dan jasa dapat
dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:
a. Kegiatan Penjualan Tunai
Dalam transaksi penjualan secara tunai, barang atau jasa baru diserahkan
oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari
27
pembeli. Kegiatan penjualan tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui
sistem penjualan tunai.
b. Kegiatan Penjualan Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah terpenuhi
dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu
tertentu perusahan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan
penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem
penjualan kredit.
2.3.1.1 Penjualan Tunai
2.3.1.1.1 Fungsi Yang Terkait
Menurut Mulyadi (2001, p462), Fungsi yang terkait dalam sistem
penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
a. Fungsi penjualan
Dalam transaksi penerimaan kas dan penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur
penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli
untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
b. Fungsi kas
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggungjawab sebagai penerimaan kas dari pembeli.
c. Fungsi gudang
28
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang dipesan oleh
pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi pengiriman
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab untuk membungkus dan menyerahkan barang yang
telah dibayar harganya kepada pembeli.
e. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan
penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
2.3.1.1.2 Unsur Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2001, p470), unsur pengendalian internal yang
seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah
sebagai berikut:
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan,
fungsi kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
4. penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan
dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
29
5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan
cap ”lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register
kas pada faktur tersebut.
6. Penjualan dengan menggunakan kartu kredit bank didahului dengan
permintaan otorisasi bank penerbit kartu kredit.
7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara
membubuhkan ”sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi
dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai
Praktik yang Sehat
9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan seluruhnya
ke bank pada hari yang sama dengan traksaksi penjualan tunai atau
hari kerja berikutnya.
11. Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik
dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
30
2.3.1.2 Penjualan Kredit
2.3.1.2.1 Fungsi yang Terkait
Menurut pendapat Mulyadi (2001, p211-213), fungsi yang terkait
dalam penjualan kredit adalah:
1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan
untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order
tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta
otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana
barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini
bertanggung jawab untuk membuat ” back order ” pada saat diketahui
tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi
penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit
pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada
pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam manufaktur
merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan
dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari
fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit seringkali terjadi,
pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan
mengisi surat order penjualan.
31
3. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh
pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang
diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa
ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat
order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan.
5. Fungsi Penagihan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta
menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi
penjualan oleh fungsi akuntansi
6. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
mencatat piutang yang dan timbul dari transaksi penjualan kredit dan
membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur,
serta membuat laporan piutang. Di samping itu, fungsi ini juga
bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual
ke dalam kartu persediaan.
32
2.3.1.2.2 Prosedur Penentuan Standar Kredit
Menurut Niswonger, Warren, Reeve (2000, p326), standar kredit
digunakan oleh banyak perusahaan untuk memutuskan pelanggan mana
yang pantas mendapat kredit dan seberapa besar kredit yang dapat mereka
terima.
Penentuan standar kredit mengharuskan perusahaan untuk menilai
“kredibilitas” atau “kualitas kredit” pelanggan. Secara tradisional,
penilaian kredibilitas pelanggan melibatkan atas 5 K.
Masing-masing dari 5 K itu adalah :
1. Karakter, mengacu pada probabilitas bahwa pelanggan akan
menghormati kewajibannya. Banyak manajer kredit bersikeras bahwa
karakter merupakan hal yang terpenting. Karakter mencerminkan
kejujuran pelanggan dan tanggung jawab moral yang dimiliki
pelanggan untuk menghormati hutang. Para manajer kredit seringkali
mencari informasi mengenai karakter pelanggan dengan menyelidiki
suatu komunitas bisnis. Penyelidikan semacam ini dapat dilakukan
melalui bankir-bankir lokal, pengacara, kreditor lain dan bahkan para
pesaing.
2. Kapasitas, mengacu pada kemampuan pelanggan untuk membayar.
Manajer kredit menilai faktor ini dengan mengkaji ulang catatan
pembayaran pelanggan dimasa lalu, pengetahuan umum mengenai
bisnis pelanggan, dan barangkali observasi fisik atau operasi pelanggan.
33
3. Kapital, mengacu kepada kondisi umum bisnis pelanggan seperti yang
diperlihatkan oleh solvensi dan likuiditas serta rasio-rasio seperti modal
kerja dan rasio lancar.
4. Kolateral, mengacu kepada aktiva-aktiva yang ingin diberikan
pelanggan sebagai jaminan atas kredit-kredit yang berjumlah besar.
Kolateral bisa berbentuk aktiva apapun, seperti tanah, bangunan,
persediaan.
5. Kondisi, mengacu kepada trend-trend ekonomi nasional dan regional
yang bisa mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk membayar,
sebagai contoh saat resesi ekonomi, manajer kredit biasanya
memperketat standar kredit sebagai antisipasi terhadap menurunnya
kemampuan pelanggan.
2.3.1.2.3 Unsur Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2001,p221), untuk merancang unsur-unsur
pengendalian intern yang diterapakan dalam sistem penjualan kredit,
unsur pengendalian intern terdiri dari :
Organisasi
a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.
c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.
d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan,
fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi
34
akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan
secara lengkap hanya oleh fungsi tersebut.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pecatatan
e. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir surat order pengiriman
f. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan
membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan
tembusan surat order pengiriman)
g. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasikan oleh fungsi
pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap
“sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
h. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengakutan barang, dan
potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan
penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
i. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.
j. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan,
jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi
akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber
(faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit)
k. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang
didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
Praktik yang Sehat
35
l. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
m. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
n. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account
receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian
catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
o. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening
kontrol piutang dalam buku besar.
2.3.2 Piutang
2.3.2.1 Pengertian Piutang
Warren, reeve, fess (2005, p314) mengemukakan bahwa transaksi
paling umum yang menciptakan piutang adalah penjualan barang dan jasa
secara kredit, piutang dicatat dengan mendebet akun piutang usaha.
Menurut Mulyadi (2001,p257) mutasi piutang adalah disebabkan
oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur
penjualan, penghapusan piutang.
Jadi piutang adalah suatu akun yang muncul selama pelanggan masih
mempunyai utang pada perusahaan maupun pada waktu pelunasan.
2.3.2.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Transaksi Piutang Dagang
Menurut Mulyadi (2001, p218-219), catatan akuntansi yang
digunakan dalam transaksi piutang dagang adalah :
36
1. Jurnal Penjualan.
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan
untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
2. Jurnal Umum.
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan
untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan
piutang yang tidak lagi dapat ditagih.
3. Jurnal Penerimaan Kas.
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan
untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari
debitur.
4. Kartu Piutang.
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo
piutang kepada setiap debitur.
2.3.2.3 Piutang Tak Tertagih
Menurut Warren Reeve F. (2005, p406) mengatakan bahwa kriteria
dalam pemberian kredit dan prosedur penagihan yang diterapkan, biasanya
sebagian dari penjualan kredit dipastikan tidak akan tertagih. Dimana beban
operasi yang muncul karena tidak tertagihnya piutang dinamakan beban
piutang tak tertagih (uncollectible accounts expense).
Terdapat dua metode akuntansi untuk mencatat piutang yang
diperkirakan tidak akan tertagih. Metode penyisihan membuat akun beban
piutang tak tertagih di muka sebelum piutang tersebut dihapus. Sedangkan
37
prosedur yang lainnya, dinamakan dengan metode penghapusan langsung,
mengakui beban bahwa hanya pada saat piutang dianggap benar-benar
tidak dapat ditagih lagi.
• Metode Penyisihan Akuntansi untuk Piutang Tak Tertagih
Beban Piutang Tak Tertagih
Penyisihan Piutang Tak Tertagih
• Metode Penyisihan Akuntansi untuk Piutang Tak Tertagih
Beban Piutang Tak Tertagih
Piutang
2.3.3 Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2001, p455-p456) penerimaan kas perusahaan berasal
dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan
penerimaan kas dari piutang.
2.3.4 Jurnal
Menurut Mulyadi (2001, p4), jurnal merupakan catatan akuntansi yang
pertama diselenggarakan dalam proses akuntasi. Maka dalam sistem
akuntansi, jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi
satu transaksi pun yang tidak dicatat; catatan yang dilakukan di dalamnya
lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut
mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya.
Menurut Warren, Reeve, Fess (2005, p188-p195), Jurnal khusus adalah
metode yang mengumpulkan transaksi. Jurnal khusus terdiri dari :
38
1. Revenue Journal
Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat pendapatan yang belum
diterima.
2. Cash Receipts Journal
Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang berhubungan
dengan penerimaan kas
3. Purchase Journal
Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara
kredit
4. Cash Payment Journal
Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang
berhubungan dengan pengeluaran kas.
top related