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Benutzerhandbuch
SI-FAMAminiminiminimini
Version 2.02.06
Spillmann Informatik GmbH
Häsiweg 9C
5018 Erlinsbach
www.si-fama.ch
support@si-fama.ch
Tel. Support: 0900 444 154
© Spillmann Informatik GmbH, CH 5018 Erlinsbach Seite 1 von 31
Inhaltsverzeichnis Vorwort ................................................................................................................................................... 3
Idee .......................................................................................................................................................... 4
Dokumentenverwaltung ..................................................................................................................... 4
Adressverwaltung ................................................................................................................................ 4
Standortverwaltung ............................................................................................................................ 4
Objektverwaltung ................................................................................................................................ 5
Ihre Verantwortung ............................................................................................................................. 5
Einschränkungen im Demo-Mode ........................................................................................................... 6
Lizenzierung ............................................................................................................................................. 6
Systemanforderungen ............................................................................................................................. 6
Erste Schritte ........................................................................................................................................... 7
Grundsätzliche Bedienungselemente ..................................................................................................... 8
Hauptmaske .......................................................................................................................................... 10
Adressen ................................................................................................................................................ 11
Register Kontaktpersonen: ................................................................................................................ 12
Register Dokumente: ......................................................................................................................... 13
Register Rechnungen: ....................................................................................................................... 14
Register Freie Liste: ........................................................................................................................... 14
Standort ................................................................................................................................................. 15
Register Dokumente .......................................................................................................................... 16
Register Versicherung ....................................................................................................................... 16
Register Kosten .................................................................................................................................. 17
Register Freie Liste ............................................................................................................................ 18
Register Objekte ................................................................................................................................ 18
Register Aufgaben ............................................................................................................................. 19
Objekte .................................................................................................................................................. 20
Register Dokumente .......................................................................................................................... 21
Register Unterhalt ............................................................................................................................. 22
Register Kosten .................................................................................................................................. 24
Hilfscode ................................................................................................................................................ 26
© Spillmann Informatik GmbH, CH 5018 Erlinsbach Seite 2 von 31
Objekt-Kategorien ................................................................................................................................. 27
Ausdrucke / Output / Reporting ............................................................................................................ 28
Hilfe und Support .................................................................................................................................. 29
Aufgaben erzeugen ............................................................................................................................... 29
Aufgaben an Outlook ............................................................................................................................ 29
Datensicherung ..................................................................................................................................... 30
© Spillmann Informatik GmbH, CH 5018 Erlinsbach Seite 3 von 31
Vorwort
Wir beglückwünschen Sie zum Kauf von SI-FAMA mini die Software-Lösung für den
aufgeräumten übersichtlichen Liegenschaftsunterhalt.
Wir sind bemüht, die Software laufend zu verbessern und den gesetzlichen und wirtschaftlichen
Gegebenheiten anzupassen. Wir sind dabei auf Ihre Hilfe angewiesen. Sollten Sie auch nach
unseren ausführlichen Tests Fehler in der Software feststellen, bitten wir Sie uns dies zu melden,
damit wir in einer nächsten Version diese Fehler eliminieren können. Die heutige
Systemlandschaft ist sehr vielfältig, es ist uns nicht möglich alle Komponenten und
Konfigurationen im Vorfeld zu testen.
Ebenfalls hilfreich sind Tipps und Hinweise von Verbesserungen, Ergänzungen und
Vereinfachungen der Softwarelösung. Dabei können wir Ihnen jedoch nicht garantieren, dass
wir all Ihre Tipps umsetzen werden. Auch wir stossen immer wieder an Grenzen unserer
Entwicklungsumgebung.
Wir bedanken uns für den Kauf und die Benutzung unserer Lösung und wünschen Ihnen viel
Freude damit.
Spillmann Informatik GmbH
Häsiweg 9C
5018 Erlinsbach
www.si-fama.ch
support@si-fama.ch
Tel. Support: 0900 444 154
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weiter - Danke
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Idee
Als Eigenheimbesitzer haben Sie die Möglichkeit die Liegenschaftsunterhaltskosten
von den Steuern abzuziehen. Investitionen werden beim Verkauf für die Bemessung
der Grundstückgewinnsteuer relevant. Eine exakte Verwaltung der Belege hilft Ihnen
in jedem Fall, einerseits bei der jährlichen Steuererklärung, andererseits bei der
Auflistung der Investitionen bei Verkauf der Liegenschaft. Dies gilt auch für die Kosten
des Ferienhauses oder der Ferienwohnung. Weitere Vorteile bieten die Sofortige
Verfügbarkeit von Adressen, Belegen wie Rechnungen oder Bedienungsanleitungen.
Als Besitzer einer Yacht haben Sie verschiedene Reparaturen, Investitionen und
Verpflichtungen. So müssen Sie z.B. regelmässig die Feuerlöscher prüfen lassen. Auch
die Automatikschwimm-Westen müssen periodisch geprüft werden. Daneben gibt es
die Prüfungen vom Strassenverkehrsamt, Starkstrominspektorat und die Gaskontrolle.
Zu einigen Prüfungen erhält man ein Aufgebot, an andere ist man verpflichtet selbst zu
denken. Wie gut ist es dann, wenn man zum richtigen Zeitpunkt daran erinnert wird.
Als Besitzer eines Oldtimers möchten Sie die Unterhaltskosten wissen, Sie wollen alle
Kaufbelege, Reparaturbelege und Manuals immer zur Hand haben. Wichtig sind auch
die Adressen im In- und Ausland der Anbietern von Ersatzteile. Beim Wiederverkauf
spielt eine umfassende Dokumentation eine entscheidende Rolle.
Dokumentenverwaltung
SI-FAMA ist eine Dokumentenverwaltung. Sämtliche Belege angefangen vom Kaufvertrag über
Rechnungen zur Bedienungsanleitung, Wartungsverträge, Anschluss-Schemata, Pläne können
im Programm hinterlegt werden. Dabei werden die Dokumente in der Datenbank des
Programmes verwaltet und sind somit geschützt und gesichert.
Adressverwaltung
Verwalten Sie alle Adressen in SI-FAMA. Die Adressverwaltung beinhaltet nebst Adresse auch
die Ansprechpersonen mit ihrer Handynummer und Emailadresse.
Standortverwaltung
Um eine Übersicht über die verschiedenen Immobilien zu haben, werden in den Standorten die
verschiedenen Location verwaltet. Ob es sich dabei um Ihr Haus, Wohnung oder Ferienwohnung
handelt ist egal. Sie können sogar Ihre Yacht, Wohnwagen oder Oldtimer darin verwalten. In der
Version mini sind maximal 2 Standorte möglich, in der Version mini+ sind es gar 5 Standorte.
Für weitere Standorte verweisen wir Sie auf die Version midi oder maxi. Genauere Details
entnehmen Sie bitte unserer Website www.si-fama.ch. Die Standort-Maske beinhaltet auch ein
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Versicherungsdossier. Ob Sie dabei nur jene Policen erfassen wollen die im direkten
Zusammenhang mit dem Standort (Gebäude) stehen oder ob Sie auch Haftpflicht und Hausrat
erfassen wollen ist Ihnen überlassen. Je mehr Sie erfassen je grössere Freude macht es Ihnen
etwas nachzuschlagen.
Objektverwaltung
Jeder Standort verfügt über beliebig viele Objekte. Unter Objekten sind Anlagen oder Geräte zu
verstehen. Es steht Ihnen frei, wie Sie die Objekte im Browser darstellen wollen. Erfassen Sie also
Ihre Heizung, hinterlegen Sie in den Dokumenten die Betriebsanleitung (kann meist vom
Internet heruntergeladen werden) und die Rechnung. Im Unterhalt wird der Wartungsvertrag
erfasst dessen PDF ebenfalls hinterlegt werden kann. Wichtig ist, dass die Aufgaben (ToDo’s)
erfasst werden damit Sie eine Kontrolle haben ob der bezahlte Vertrag auch erfüllt wurde. In
den Kosten werden die laufenden Unterhaltskosten und Investitionen erfasst. Das erleichtert
Ihnen das Ausfüllen der jährlichen Steuererklärung. Eine Liste kann ausgedruckt werden und
dem Steuerformular beigelegt werden. Die kantonal unterschiedlichen Berechnungen können
dabei berücksichtigt werden. Details entnehmen Sie den Merkblättern auf den kantonalen
Webseiten.
Ihre Verantwortung
Schützen Sie sich vor Datenverlusten! Sie als Benutzer sind dafür verantwortlich, dass Ihre Daten
regelmässig extern gesichert werden. Wir lehnen jede Haftung dafür ab. Wir verfügen über
hervorragende Möglichkeiten und beraten Sie diesbezüglich gerne.
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EinschränkungenimDemo-Mode
Der Test-Mode hat einige Einschränkungen, so können maximal 3 Objekte (Geräte,
Anlagen) im Programm erfasst werden. Wenn Sie mit der Lösung zufrieden sind, lassen
Sie sich registrieren. Wählen Sie beim Programmstart Lizenzierung. Es ist wichtig, dass
Sie das Formular genau ausfüllen und uns den Code übermitteln. Nach eingegangener
Zahlung übermitteln wir Ihnen den Lizenzschlüssel per Mail, den Sie anschliessend ins
Feld Lizenz kopieren können.
Lizenzierung
Im Anmeldemenü können Sie sich registrieren und damit eine gültige Lizenz erwerben. Nach
eingegangener Zahlung wird Ihnen der gültige Lizenzschlüssel per Mail zugestellt.
Hinweis: Die Lizenz ist nur für den PC oder Notebook gültig auf dem die Anmeldung
vorgenommen wurde. Nach einem Systemwechsel oder dem Austausch der Harddisk müssen
Sie, mit dem Hinweis Systemwechsel, einen neuen Lizenzcode beantragen. Wir werden Sie
umgehend und kostenlos damit beliefern.
Systemanforderungen
Harddisk min. frei 2 GB
RAM 2 GB
Betriebssystem: Windows XP, Vista oder 7 (32 Bit oder 64 Bit)
Scanner, evtl. Multifunktionsgerät
Drucker
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ErsteSchritte
• Nach der Installation machen Sie einmal einen Rundgang durch alle Masken.
• Beginnen Sie bei der Eingabe mit den Adressen, diese werden immer wieder benötigt und
es ist deshalb äusserst hilfreich, wenn diese Daten bereits vorhanden sind.
• Anschliessend erfassen Sie die Grunddaten der Standorte, diese müssen vorhanden sein um
den Objekten zugeordnet zu werden.
• Im Weiteren können die einzelnen Objekte erfasst werden.
• Sind Anpassungen der Codes notwendig, kann dies jederzeit geschehen. Bei Anpassungen
von Kategorien oder Standorttypen muss die Maske geschlossen und neu geöffnet werden,
damit der Baum jeweils neu aufgebaut werden kann.
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GrundsätzlicheBedienungselemente
Die meisten Tastenfunktionen die Sie aus Windows kennen sind auch in SI-FAMA gültig. Dazu
nachfolgend eine Auflistung:
Funktion Beschreibung Bemerkung
F1 Hilfe
F4 Klappt Dropdown Felder auf
F10 System-Menü aufklappen
+ oder - Erweitern oder verdichten des
Baumes
Tabellen Drücken Sie in der Kopfzeile der
Tabelle auf die rechte Maustaste und
Sie können in der Liste die
angezeigten Spalten anzeigen.
Tabellen Kopfzeilen mit einer Lupe, erlauben
das Suchen nach einem Text oder
wie hier nach einem Datum
Tabellen Kopfzeilen erlauben das umsortieren
des Inhaltes auf- oder absteigend.
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Tabellen Spaltenbreiten können genau so
angepasst werden wie die
Reihenfolge der Anordnung der
Spalten hintereinander.
CTRL+F4 Aktuelles Fenster schliessen
CTRL+ F6 Zwischen Fenstern wechseln
ALT+F4 Applikation schliessen
CTRL+C Kopieren
CTRL+X Ausschneiden
CTRL+V Einfügen
TAB Von Feld zu Feld springen
SHIFT+TAB Retour von Feld zu Feld
Verharren Sie mit der Maus auf einem Button, wird Ihnen der entsprechende ToolTip mit
zusätzlichen Informationen angezeigt.
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Hauptmaske
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Adressen
Suchbegriff: Oftmals entspricht der Firmenname nicht dem Suchbegriff z.B. Firmenname = Emil
Steiner AG, Suchbegriff = Steiner …
Durch diesen Kunstgriff wird vermieden, dass der Firmenname z.B. Steiner AG Emil geschrieben
werden muss. Weiter kann der Match auch verwendet werden um Firmen mit gleichem Name
eindeutiger zu identifizieren z.B. Meier Elektro, Meier Sanitär oder es kann der Ort in den Match
einbezogen werden z.B. Meier Olten.
PLZ / Ort: Es ist ein
Postleitzahlenverzeichnis hinterlegt siehe
Hilfscode. Dementsprechend können Sie
die PLZ oder den Ort eingeben und der
Rest wird ergänzt. Falls mehrere Orte die
gleiche PLZ haben oder ein Ort mehrere
PLZ so wird ein Fenster aufgepoppt um das
entsprechende zu wählen.
WEB / Mail
Um Websites oder Mail aufzurufen drücken Sie auf
die entsprechenden Buttons hinter den Fledern.
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Anrede / Name / Vorname / Tel Handy: Diese Felder sollten nur benutzt werden wenn es
sich um eine Privatadresse handelt. Ansonsten erfassen Sie die Ansprechpersonen in Register
Kontakte. Falls Sie eine Privatperson erfassen, vergessen Sie nicht ebenfalls einen Match
einzugeben.
Code: mit dem Button Code können Sie ein Fenster
aufklappen in das Sie mehrere Codes pro Firma erfassen
können. Sollte der Code nicht vorhanden sein, erfassen Sie
diesen in den Hilfscode.
Neu / Speichern / Löschen / Schliessen:
Um eine neue Adresse zu erfassen wählen Sie den Button „Neu“, nach dem
erfassen oder mutieren speichern Sie den Datensatz mit Speichern ab. Beim
Löschen des Datensatzes wird noch eine Sicherheitsabfrage gestellt
die Sie bestätigen müssen. Die Maske kann mit „Schliessen“ oder mit
geschlossen werden.
Uebernahme von Adressen aus Outlook
Durch drücken auf den Button wird ein Fenster mit sämtlichen Adessen aus Ihren
Outlook-Kontakten geöffnet. Ein Doppelklick auf die gewünschte Adresse fügt diese
in die Adressmaske im SI-FAMA ein. Es wird geprüft, ob der Suchbegriff bereits vorhanden ist. In
diesem Fall kann eine Ansprechperson in die Kontakte eingefügt werden.
Register Kontaktpersonen:
Um eine neue Ansprechperson zu erfassen wählen Sie
„Neu“. Anschliessend wird eine neue Maske aufgepoppt.
Um die Person zu mutieren wählen Sie „Bearbeiten“ und
um die Person zu löschen analog „Löschen“ gefolgt von
der Sicherheitsabfrage.
Die Maske zum Erfassen der Ansprechpersonen
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Register Dokumente:
In diesem Register werden Dokumente gespeichert, Dokumente können aber auch in den Standorten und Objekten gespeichert werden. Die Dokumente sind in allen Masken sichtbar. Um ein Dokument zu speichern
Wählen Sie neu. Um bestehende Dokumente zu ändern oder anzuschauen wählen Sie Bearbeiten oder Doppelklick in die Tabelle. Es öffnet sich eine weitere Maske.
Erfassen Sie das Datum des Dokumentes, den Typ (falls nicht vorhanden, in den Hilfscode nacherfassen) Soweit bekannt wählen Sie Adresse, Standort und Objekt aus.
Falsche Eingaben können mit gelöscht werden. Eine eindeutige Beschreibung erleichtert Ihnen später die Suche nach dem richtigen Dokument.
Mit öffnet sich der Explorer und das Dokument kann von Ihrer Festplatte eingelesen werden.
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Wurde das Dokument noch nicht eingescannt, starten Sie mit dem Button „Scanner“ Ihre Scanner Software. In den Parametern wird der entsprechende Pfad und Softwarename hinterlegt. Tipp: Kreieren Sie ein Temporäres Verzeichnis in das Sie eingescannte Dokumente oder heruntergeladene PDFs ablegen. Sobald Sie die Dokumente in die Datenbank eingelesen haben, können Sie auf dem Temporären Verzeichnis gelöscht werden.
Register Rechnungen:
In diesen Tabellen werden Datensätze angezeigt, die in der Maske Objekte/Kosten erfasst wurden. Voraussetzung dafür ist, dass bei der Erfassung die Firma miterfasst wurde. Es ist Ihnen dadurch möglich, zu sehen, was von der gewählten Firma gekauft wurde.
Register Freie Liste:
Möchten Sie etwas erfassen für das es kein Feld gibt? Ganz einfach gehen Sie zum Register „Freie Liste“. Hier haben Sie ein Bezeichnungsfeld, Textfeld, Zahlenfeld, ein Datumsfeld ein Ja/Nein Feld und ein Linkfeld. Erfasst wird in den Feldern über der Tabelle. Durch Speichern werden die erfassten Werte in die Tabelle geschrieben. Zum Ändern der Eingabe wählen Sie die entsprechende Zeile und drücken auf „Bearbeiten“, nach der Änderung werden mit „Speichern“ die neuen Werte in die Tabelle zurückgeschrieben. Es gibt für Adressen, Standorte und Objekte je eine Freie Liste. Die Handhabung ist in allen Fällen die gleiche. Durch drücken auf die Weltkugel wird der erfasste Link geöffnet.
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Standort
Ein Standort ist wie ein Container der verschiedenste Objekte enthalten kann. Es ist sehr wichtig,
die Aufteilung zu machen, damit die Kosten und Aufgaben entsprechend abgegrenzt werden
können. Bauen Sie den Baum auf der linken Seite nach Ihren Präferenzen im Hilfscode auf.
Beachten Sie bitte die Einschränkungen gemäss Lizenzierung. Im Standard können zwei
Container eröffnet werden, im mini+ sind es 5 Container. Erkundigen Sie sich beim Hersteller.
Wählen Sie den Typ aus um den Container im Browser wieder zu
finden. Sollte der gesuchte Typ nicht vorhanden sein, passen Sie die
Auswahl in den Hilfscode an.
Durch Auswählen einer Adresse für Hauswart,
Verwaltung und Mieter, kann mit der OK-Taste die
Adressmaske aufgepoppt werden. Mit – löschen Sie den
Inhalt des Dropdown Feldes.
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Benutzen Sie den Button „Neu“ um einen neuen Datensatz zu erfassen. Neu erfasste oder mutierte Daten müssen mit „Speichern“ gespeichert werden. Achtung: der Lösch-Button löscht alle Daten im Zusammenhang mit diesem Standort also auch Objekte, Dokumente Kosten und Aufgaben. Diese Funktion kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Register Dokumente
In unserem Beispiel sehen Sie die eingescannten Dokumente. Die Dokumente werden in der Standortmaske nur sichtbar, wenn in der Dokumentenmaske der entsprechende Standort erfasst wurde. In dieser Maske sind alle Dokumente sichtbar also Rechnungen Versicherungspolicen, Kaufverträge, Begründungsakten, Protokolle von Eigentümergemeinschaften vorausgesetzt Sie wurden von Ihnen hinterlegt. Filtern von Dokumenten Wollen Sie nur bestimmte Dokumenttypen z.B. Rechnungen anzeigen lassen, wählen Sie den entsprechenden Typ aus, ebenso ist es möglich eine Periode auszuwählen. Drücken Sie anschliessend den Button „Filter Aus“ und der Filter wird eingeschalten. Sollte die Tabelle leer bleiben, überprüfen Sie die gesetzten Filter. Ausschalten des Filter können Sie mit einem weiteren Druck auf „Filter Ein“.
Register Versicherung
Erfassen Sie in diesem Register sämtliche Policen die Sie abgeschlossen haben. So haben Sie eine vollständige Übersicht über alle Dossiers und Kosten.
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In der Maske Versicherung werden die spezifischen Daten wie Gesellschaft, Versicherungssumme, Selbstbehalt oder Prämienbeiträge erfasst. Sie können aber auch einen Link zum Dokument, sprich Police welche Sie eingescannt haben auswählen. Dadurch können Sie ohne Umwege die Police anschauen und müssen sie nicht unter Dokumente suchen. Sollte Ihre Police noch nicht erfasst sein, wählen Sie den Button „neues Dokument“. Sie gelangen in die bekannte Dokumentenmaske und können das Dokument erfassen.
Register Kosten
Interessant wird es, wenn Sie sofort die Kosten im Überblick haben. In dieser Maske werden sämtliche Kosten die Sie in den Objekten erfasst haben angezeigt. Die Erfassung der Kosten wird unter Objekte ausführlich beschrieben. Die Anzeige verrät Ihnen die gesamten Kosten sowie die von Ihnen definierten Anteile Unterhalt, Investition und Energiesparmassnahmen. Für die Steuererklärung lassen sich die Daten auch ausdrucken. In vielen Kantonen
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genügt es, wenn Sie diese Liste der Steuererklärung beilegen. Die Details werden wenn notwendig separat eingefordert.
Register Freie Liste
Siehe Freie Liste bei Adressen
Register Objekte
In der Objektliste werden sämtliche Objekte sichtbar, die für diesen Standort erfasst wurden. Damit haben Sie Einblick in Ihr Inventar. I
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Register Aufgaben
Auch hier werden die in den Objekten erfassten Unterhalts- und Wartungsaufgaben pro Standort dargestellt. Da mit den Jahren einiges an Terminen dazukommt, können Sie die Anzahl eingrenzen. Mit dem Button „Filter AUS/Filter EIN“ schalten Sie den Filter ein oder aus. Es ist auch möglich nach erledigte Aufgaben zu selektieren oder den Filter auf Interne/Externe Aufgaben zu stellen.
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Objekte
Objekte werden in Kategorien eingeteilt. Die
Kategorien und Subkategorien können von Ihnen selbst
definiert werden.
Dies ist im Menu Extras/Hilfscode möglich. Wählen Sie
„Objekt-Kategorien“. Beachten Sie, jede Subkategorie
muss einer Hauptkategorie zugeordnet werden. Die
Hauptkategorie muss entsprechend vorhanden sein.
Haupt- und Subkategorien können gelöscht, bearbeitet
und neu erfasst werden.
Die Baumstruktur wird nach jeder Erfassung eines
Objektes neu aufgebaut.
Die spezifischen Daten zu dieser Anlage
finden Sie im Kasten mit dem OK-
Button der Ihnen die Adresse-Maske
anzeigt.
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Register Dokumente
Sämtliche für diese Anlage hinterlegten Dokumente werden in dieser Maske sichtbar. Sie
können wie oben beschrieben Dokumente vom Internet herunterladen wie z.B.
Betriebsanleitungen. Oder Sie scannen Kaufverträge ein und speichern sie als PDF im Programm
ab.
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Register Unterhalt
Diese Maske enthält alle Revisionen, Wartungen, Service, Kontrollen usw. ob sie durch Dritte
ausgeführt werden, durch einen Wartungsvertrag fixiert oder ob es Aufträge sind die Sie jeweils
vergeben. Und als weitere Variante, können es auch Arbeiten sein, die Sie nicht vergessen
dürfen. Scheuen Sie sich nicht auch das vorsorgliche Auswechseln einer Batterie beim
Bewässerungscomputer zu erfassen um nicht nach den Ferien unliebsame Überraschungen
erleben zu müssen.
Die Erfassung dieser Aufgaben ist denkbar einfach und wird für jedes Gerät oder Anlage separat
vorgenommen:
1. Legen Sie die Art dieser
Aufgabe fest. Handelt es
sich dabei um eine Wartung
wählen Sie das
entsprechende aus. Der
Code kann wie alle anderen
Codes in der Maske
Hilfscode definiert werden.
2. Handelt es sich um einen
Wartungsvertrag, wurde
dieser mit einer Firma
abgeschlossen die im
nächste Feld gewählt
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werden kann.
3. Beschreiben Sie die Art dieser Aufgabe, damit Sie im Outlook erkennen können worum es
sich handelt.
4. Ein Wartungsvertrag wurde an einem Datum abgeschlossen. Oft erneuert er sich
automatisch, so muss im „Ende“ kein Datum erfasst werden.
5. Vielleicht wollen Sie die Kosten ebenfalls sehen.
6. Die Radiobuttons „intern/extern“ sagen aus ob die Aufgabe von Dritten ausgeführt wird
oder ob wir selbst Hand anlegen müssen.
7. Aufgabe in Outlook gibt uns die Möglichkeit wichtige Aufgaben in unser Outlook zu
übertragen. Mehr dazu im Menüpunkt „Aufgaben an Outlook“.
8. Sinnvoll erachten wir es, wenn der Wartungsvertrag hinterlegt wird um sich sofort über das
Kleingedruckte informieren zu können.
9. Planung der Aufgaben:
Legen Sie mit den Radiobuttons fest ob sich die Aufgabe monatlich oder täglich wiederholt.
Der entsprechende Abschnitt wird dadurch aktiv. In unserem Beispiel muss jeweils alle 6
Wochen am Dienstag die Aufgabe ausgeführt werden.
Im zweiten Beispiel haben wir den Feuerlöscher erfasst, der alle drei Jahre kontrolliert
werden muss.
Im Register Aufgaben
werden alle erfassten
Aufgaben sichtbar. Es ist
auch erkennbar, ob die
Aufgabe erledigt wurde.
Im Feld Bemerkung kann
direkt in die Tabelle
geschrieben werden. Beim Verlassen des Feldes wird die Eingabe automatisch gespeichert.
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Register Kosten
Mitunter sind die Kosten für eine Anlage oder ein Gerät immens wichtig. Einerseits für den
Entscheid ob ein Gerät repariert werden soll oder ob ein neues angeschafft werden soll. Die
Kosten geben aber auch Aufschluss ob das Defekte mit einem gleichen Fabrikat ersetzt werden
soll oder ob man sich um eine bessere Qualität bemüht.
Die Liegenschaftskosten spielen aber auch für die Steuern eine wichtige Roll. Sei es im Unterhalt
oder bei Investitionen für die Grundstückgewinnsteuer. Dementsprechend können die Kosten
auch sehr detailliert erfasst werden
© Spillmann Informatik GmbH, CH 5018 Erlinsbach Seite 25 von 31
Grundsätzlich können alle Kosten inkl. Rapport und Rechnung im System erfasst werden. Die
Merkblätter der Kantonalen Steuerämter geben dabei Hilfestellung um die Kosten korrekt
erfassen zu können.
Wir unterscheiden vier Arten von Kosten:
1. „nicht Steuer rel.“ Kosten die nicht in die Steuererklärung einfliessen z.B. der Kauf eines
Fernsehers, ohne Zweifel macht es Sinn dieses Gerät im SI-FAMA zu erfassen. Aber auch
Anschaffungen oder Reparaturen an Fahrzeugen können mit Vorteil im System erfasst
werden.
2. „Investitionen“ Nach direkter Bundessteuer fallen darunter alle Kosten die nicht der
Werterhaltung der Liegenschaft gelten sondern den Komfort dienen und eine
Wertsteigerung zur Folge haben.
3. „Unterhalt“ Sind Kosten die Anfallen um den Wert einer Liegenschaft zu erhalten.
4. „Energie- und Umweltschutzmassnahmen“ Eine neue Kategorie die kantonal
unterschiedlich gehandhabt wird. Wir verweisen auf die Merkblätter über den
Liegenschaftsunterhalt.
In der Spalte „%“ können Mischformen erfasst werden die jeweiligen Sätze sind ebenfalls in
den Merkblättern enthalten, z.B. 40% Unterhalt und 60% Investitionen.
Werden die Felder % leer gelassen, so können die effektiven Beträge in den Feldern Beträge
erfasst werden.
Nach erfassen von Datum einer aussagekräftigen Bezeichnung, Firma erfassen Sie als nächstes
den Rechnungsbetrag. Sollte es sich wie im obigen Beispiel um Unterhalt handeln so klicken Sie
Unterhalt an und geben in den % 100 ein. Der Betrag wird sofort übernommen. Speichern Sie
die Daten. Anschliessend kann mit „neues Dokument“ ein Dokument zugefügt werden. Ist das
Dokument bereits unter Dokumente erfasst kann es im Feld Dokument ausgewählt werden.
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In den Auswertungen können Liegenschaftsunterhaltslisten ausgedruckt werden. Falls in den
Standorten die Werte Eigenmietwert
und Pauschalabzug erfasst wurden
(Wert verändert sich mit dem Alter der
Liegenschaft), werden die effektiven
Kosten dem Wert des Pauschalabzuges
gegenübergestellt. In vielen Kantonen
ist es Praxis, dass der Entscheid für
Pauschalabzug und effektivem Abzug
jährlich angepasst werden kann.
Aufgrund der Steuerausscheidung müssen die Werte unter Umständen angepasst werden.
Vielleicht korrigiert die Steuerbehörde einen eingereichten Wert nicht und ändert das Verhältnis
von Investition und
Unterhalt. Nach Ihrer
Korrektur muss der
Wert „Gesperrt“
werden, damit er
später nicht mehr abgeändert werden kann. Es kann zutreffen, dass solche Korrekturen nach
Jahren beim Verkauf eine wichtige Rolle spielen werden, wenn es darum geht die Investitionen
geltend zu machen um die Grundstückgewinnsteuer zu reduzieren.
Hilfscode
Damit die Applikation Ihren
Vorstellungen entspricht, können
sämtliche Codes durch Sie
angepasst werden. Sie finden
unter dem Menü „Extras /
Hilfscode“ die Maske. Wir liefern
Ihnen eine Handvoll Codes mit,
damit Sie nicht von Null beginnen
müssen. Die Codes können aber
angepasst, gelöscht oder neu
erfasst werden.
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Objekt-Kategorien
Diesen Baum können Sie nach Ihren Anforderungen anpassen.
Wichtig dabei ist, dass Hauptkategorien entsprechend
markiert sind und in der Sub-Nummer eine 0 eingetragen ist.
In den Subkategorien muss
entsprechend Sub markiert
sein. In der Haupt-Nr.
bestimmen wir in welcher
Hauptkategorie die
Subkategorie untergebracht
werden soll
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Ausdrucke/Output/Reporting
Wählen Sie aus Adressen, Standorten und Objekten den gewünschten Bericht aus. Anschliessen
können Sie im rechten Maskenteil die Selektionen vornehmen.
Wichtig: Werden Selektionsfelder wie Kategorie oder Datum angezeigt, müssen diese
in jedem Fall ausgefüllt werden, ansonsten werden keine Daten selektiert.
Verschiedenste Berichte stehen Ihnen zur Verfügung. Sie können die Daten selektieren um ein
Teilresultat zu erhalten. Die erhaltene Vorschau können Sie seitenweise oder als gesamtes
Dokument
Drucken. Sie
können es aber
auch als PDF,
Word oder Excel
speichern. Eine
Einschränkung
gilt, es eignen
sich nicht alle
Reports für alle
Formate.
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HilfeundSupport
Mit der „F1“ Taste gelangen Sie jederzeit in das Hilfesystem der Applikation. In weiten Teilen
deckt sich das Handbuch mit dem Inhalt des Hilfesystems.
Für telefonischen Support stehen wir Ihnen während den üblichen Bürozeiten unter der
Support-Nummer 0900 444 154 für CHF 2.50 /ab 3ter Minute zur Verfügung.
Aufgabenerzeugen
Im Menü „Extras / Aufgaben erzeugen“ finden Sie die Maske.
Sämtliche in den Objekten erfassten Aufgaben für den Unterhalt werden in dieser Liste
angezeigt. Bis zum gewählten Datum werden die Aufgaben nun fortgeschrieben. Sollte eine
Aufgabe nicht auf das nächste Datum vorgetragen werden, wählen Sie auf der Aufgabe
stehend den Button „Entfernen“. Die Aufgabe wird dabei im Objekt nicht gelöscht.
AufgabenanOutlook
Im Anschluss an das Fortschreiben der Aufgaben können diese in Ihrem Outlook eingetragen
werden. Dabei können Sie selektieren ob alle Aufgaben übertragen werden sollen oder nur z.B.
einen Monat. Sie können weiter selektieren
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Das vorliegende Beispiel selektiert nur die Aufgaben im Zeitraum vom 01.01.2012 bis
31.03.2012, weiter alle unerledigten und alle welche an Outlook übertragen werden sollen.
Nach der Eingabe dieser Selektion schalten Sie mit dem ON/OFF Button den Filter ein.
Wird „mit Erinnerung“ angeklickt, so erhalten Sie im Outlook zusätzlich das Erinnerungsfenster
am Tag der Aufgabe. Starten Sie den Übertrag mit dem Button „an Outlook“.
Datensicherung
Denken Sie stets daran welche grosse Arbeit in den erfassten Daten steckt. Sichern Sie deshalb
das gesamte Datenverzeichnis regelmässig und legen Sie eine Kopie der Daten ausserhalb Ihrer
Liegenschaft ab z.B. in eine Bankschliessfach (umständlich) oder aber in einem Backup-Center
wie etwa mount10.ch.
Erlinsbach, Juli 2012/SN
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