budgettet et strategisk vÆrktØj claus lykke jensen rune f. jørgensen

BUDGETTET

ET STRATEGISK VÆRKTØJ

Claus Lykke Jensen

Rune F. Jørgensen

VELKOMMEN I WORKSHOPPEN

Vi skal sammen lægge puslespillet

Bestyrelsen kræver et bestemt resultat

Underskud år efter år

indtil reserverne er væk

Resultatudligning mellem årene

Forsigtig budgettering

for at få positiv

budgetafvigelse

Mangler troværdighed ved bank efter budgetafvigelser

Fokus på detaljer gør at

overblikket mistes

KAN I GENKENDE DETTE?

BUDGETTET...

en tvungen opgave

eller

en gylden mulighed for styring

Et godt budget skal...

styre mod opnåelse af visionen

være et strategisk værktøj, der støtter og vejleder i operationelle beslutninger

Det gode budget...

- er ambitiøst

- er realistisk

- skaber overblik

- kan løbende tilpasses

- omfatter gennemtænkte valg og prioriteringer

- sælger planen

Det gode budget indeholder som minimum…

- skriftlige forudsætninger

- resultatbudget

- likviditetsbudget

- balancebudget

Hvilke budgettyper der udarbejdes, afhænger af interessenternes behov

Årsbudget i hovedtal

Årsbudget med noter

Månedsopdelt budget

Likviditetsbudget

Balancebudget

Normalbudget

Følsomhedsanalyser

Flerårigt budget

Budget med tidstro statstilskud

Eksternt

Internt

Bank – Realkredit – Ministeriet

Bestyrelse – Forstander – Medarbejdere

Hvilke forventninger har interessenterne til budgettet?

BESTYRELSEN

-består af frivillige

-medlemmerne har forskellig baggrund

-har nogle gange problemer med at reagere rettidigt

-lægger ofte pres på forstander ved at stille krav til budgettet

FORSTANDEREN

Der er stor forskel på, hvilken tilgang en forstander har til budgettet...

-nogle er overdrevet ”positive”

-nogle er meget ”forsigtige”

-nogle har stor indsigt i regnskabstal

-nogle har mindre indsigt

MEDARBEJDERNE

-har meget fokus på omkostningerne og de afledte ressourcer, især for deres ejet ”lille” område

-tager ofte udgangspunkt i bundlinjen (resultatet)

BANKEN

-ønsker troværdige budgetter

-værdsætter ofte et højt informationsniveau fra skolen

-har ofte fokus på likviditetsbudgettet

-kan ofte ikke forstå problematikken om statstilskudsperiodiseringen

REALKREDIT

...har to interesser

- at skolen kan betale ydelserne

- at der er sikkerhed for lånet i ejendommen

Mange højskoler har problemer med at opfylde begge kriterier, og ”branchen” har derfor problemer med at optage lån.

Den gode forretningsfører skal være både ”meningsdanner” og

”manipulator” i budgetfasen

Forretningsføreren

Forstander

Medarbejdere

Bank

Bestyrelse

Forretningsførerens opgave er at...

sammenfatte operationelle og strategiske beslutninger i budgettet

Strategisk niveau1 – 5 år

Taktisk niveau1 måned – 1 år

Operationelt niveau1 dag – 1 måned

Den gode forretningsfører skal…

- stille relevante spørgsmål

- være kritisk

- ofte være modpol

- være i stand til at spørge ”hvad nu hvis”

STATSTILSKUD - PERIODISERING RESULTATBUDGETt.kr.

Årselevtal i skoleåret 75,0 INDTÆGTERÅrselevtal i kalenderåret 65,0 Statstilskud 8.500Forskel -10,0 Skolepenge 4.400

Andre indtægter 2.000t.kr. INDTÆGTER I ALT 14.900

Statstilskud, Takst 1+2+3 pr. årselev 102OMKOSTNINGER

Periodisering af statstilskud: Undervisning 4.100-10 årselever á 102 t.kr. -1.020 Ejendomsdrift 3.900

Kostafdeling 2.700Administration m.v. 2.100Finansielle poster 800OMKOSTNINGER I ALT 13.600

RESULTAT FØR AFSKRIVNINGER 1.300

Afskrivninger 800

ÅRETS RESULTAT 500

Periodisering statstilskud -1.020

RESULTAT MED TIDSTRO STATSTILSKUD -520

Følsomhed - statstilskud

Statstilskud pr. årselev 102 ÅE ResultatSkolepenge pr. årselev 56Madomkostning pr. årselev -12 71,0 1.316 Øvrige variable omkostninger pr. årselev -10 69,0 1.044 Forskydning resultat pr. årselev 136 67,0 772

65,0 500 63,0 228 61,0 (44) 59,0 (316) 57,0 (588)

Følsomhed - årselevtal

Følsomhed - renteniveau

Rentebærende gæld 20.000 Rente Resultat

Stigning i rente pr. % 200 3% 700 4% 500 5% 300 6% 100 7% (100)

BUDGET VED NYBYGGERI

• Ofte vigtigt at påvise via budgettet, at investeringen giver en merindtjening til skolen

• Vigtigt med flerårige budgetter

• Vigtigt med følsomhedsanalyser

Et byggeri influerer på...

- byggesum / afskrivninger

- langfristet og kortfristet gæld

- færre likvider

- låneomkostninger

- renter

- øgede forbrugsafgifter

- vedligeholdelse

Vær opmærksom på...

- at byggesummen ofte bliver større end forventet

- at der kan være færre indtægter i en periode p.g.a. ”byggerod”

- at der kan være øgede indtægter efter byggeri på grund af nyhedsinteressen

Følsomhed - byggesum

Budgetteret byggesum (t.kr.) 10.000 Byggesum Afskriv-Afskrivningsperiode 20 år (t.kr.) Rente ninger ResultatRenteprocent på lån 4%

9.000 360 450 59010.000 400 500 50011.000 440 550 41012.000 480 600 32013.000 520 650 230

BUDGET I KRISESITUATIONER

• Især fokus på likviditetsbudgettet

• Vigtigt med flerårige budgetter

• Vigtigt med følsomhedsanalyser

• Vigtigt at der opbygges høj troværdighed overfor kreditgivere (bank m.v.)

OFTE FOREKOMMENDE BUDGETAFVIGELSER

• Årselevtal

• Skolepenge pr. elev

• Indtægter uden for loven

• Timelærere

• Vedligehold ejendom

• Forbrugsafgifter

• Kostpris pr. dag

GODE RÅD OG FALDGRUBER

• Lav løbende budgetopfølgninger

• Lav verbal beskrivelse af forudsætninger

• Lav flerårige budgetter

• Undgå at lave for mange budgetrevisioner

GODE RÅD OG FALDGRUBER

• Lav relevante følsomhedsanalyser, bl.a. vedr. elevtal

• Vær realistisk, hverken for positiv eller for forsigtig er godt

• Undgå at lave indkomstudligning mellem årene

• Udvis rettidig omhu

Claus Lykke Jensen, statsautoriseret revisor clj@partner-revision.dk

mobil 40 18 97 18

Rune F. Jørgensen, revisor HDrfj@partner-revision.dk

mobil 61 77 03 81