calendrier de conservation et courriels mrci et rÉseau des webmestres vendredi, le 20 septembre...
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CALENDRIER DE CONSERVATIONETCOURRIELS
MRCI ET RÉSEAU DES WEBMESTRES
VENDREDI , LE 20 SEPTEMBRE 2002
JEUDI, LE 26 SEPTEMBRE 2002
MICHEL LÉVESQUE
PRÉSENTATION : SCÉNARIO
Vous ouvrez votre ordinateur personnel, vous consultez vos répertoires, vous accédez à vos fichiers dans un répertoire donné, vous ouvrez un fichier, vous lisez et vous complétez le texte en y ajoutant de l ’information, vous sauvegardez, vous ouvrez votre courrier électronique, vous créez un message et vous joignez le texte que vous venez de corriger, vous envoyez votre courriel, vous fermez votre ordinateur.
Vous répétez ces opérations des centaines de fois. Avez-vous géré votre information ? Votre disque dur est-il utilisé
à pleine capacité ? Avez-vous besoin de tout cela ? Avez-vous tout cela sur papier ?
DÉMARCHE COMMUNE D ’ANALYSE DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS
ANALYSE DE CONTENU ANALYSE DU CONTEXTE
ANALYSE DE CONTENU
CONNAISSANCE DE L ’INFORMATION, DES DONNÉES, DES DOCUMENTS
ÉVALUATION DE LEUR UTILITÉ SELON LES BESOINS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS, LÉGAUX, HISTORIQUES
DÉTERMINATION DES DURÉES DE CONSERVATION ET DES MODES DE DISPOSITION
CRITÈRES D ’ÉVALUATION : RECUEILS, CALENDRIERS DE CONSERVATION, CRITÈRES SPÉCIFIQUES
ANALYSE DU CONTEXTE
DOUBLE SENS DE L ’INFORMATION : IMPORTANCE DU CONTEXTE
CONTEXTE DU DOUBLE– INFORMATIQUE ET PAPIER– INFORMATIQUE ET MICROFILM– INFORMATIQUE ET CD-ROM
ANALYSE DU CONTEXTE (SUITE)
OPACITÉ DE L ’INFORMATION : CODE, LOGICIEL ET APPAREIL
CONTEXTE DE FORME
INFORMATICIEN
NORMALISATION ET SIMPLIFICATION
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS
DOCUMENTS PRINCIPAUX OU SECONDAIRES ?
– RÈGLE DE CONSERVATION GÉNÉRALE OU SPÉCIFIQUE ?
CHOIX DU SUPPORT DE CONSERVATION
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS
ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION
– CARACTÈRE LÉGAL DU DOCUMENT– AVANCÉES JURIDIQUES
• NOTION DE DOCUMENTS PAR RAPPORT À LA NOTION DE DOSSIERS
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE)
ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION
– OBLIGATION DE CLASSIFICATION– ADAPTATION DU PLAN DE CLASSIFICATION
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE)
ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION (SUITE)
– STANDARDISATION DES FORMATS– FORMATS CONSEILLÉS– MÉTADONNÉES– XML
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE)
ÉVALUATION DES DOSSIERS VIRTUELS/DES DOCUMENTS
– DOCUMENTS PAR DOCUMENTS– ENSEMBLE DE DOCUMENTS DANS UN MÊME DOSSIER– DOSSIER COMME UN TOUT
CORRESPONDANCE ENTRE LES RÈGLES ET LES FICHIERS/lEUR ORGANISATION CLASSIFICATOIRE
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE)
COHABITATION DU PAPIER ET DE L ’ÉLECTRONIQUE
AUTOMATISMES INFORMATIQUES
COURRIELS
MÊME PROBLÉMATIQUE QUE LES DOCUMENTS BUREAUTIQUES
– INFORMATION CONSIGNÉE SUR UN SUPPORT– TRÈS UTILISÉ– CONTENU DE + EN + IMPORTANT– UTILISÉ EN COUR– SYSTÈME PARTICULIER
COURRIELS (SUITE)
TYPOLOGIE DES MESSAGES ADMINISTRATIFS
– MESSAGES PERSONNELS PERMIS
• MESSAGES PRODUITS ET REÇUS, À CARACTÈRE PRIVÉ OU PERSONNEL AVEC OU SANS VALEUR ARCHIVISTIQUE PERSONNELLE
COURRIELS (SUITE)
TYPOLOGIE DES MESSAGES ADMINISTRATIFS (SUITE)
– MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ)
• MESSAGES PRODUITS ET RECUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVES ÉPHÉMÈRE
• MESSAGES PRODUITS ET REÇUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET LÉGALE AINSI QU ’AVEC VALEUR SECONDAIRE POTENTIELLE
COURRIELS (SUITE)
PROPOSITION DE RÈGLES DE CONSERVATION
MESSAGES PERSONNELS PERMIS
– AUCUNE RÈGLE FORMELLE DE CONSERVATION– IMPOSITION D ’UNE MESURE ADMINISTRATIVE
D ’ÉLAGAGE
COURRIELS (SUITE)
MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ)
– MESSAGES PRODUITS ET RECUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE ÉPHÉMÈRE
• DURÉE ACTIVE : TANT QU ’UTILE OU 30 JOURS APRÈS LA DATE D ’ENVOI OU DE RÉCEPTION
• DURÉE SEMI-ACTIVE : AUCUNE (0)
• MODE DE DISPOSITION : DESTRUCTION
COURRIELS (SUITE)
MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ)
– MESSAGES PRODUITS ET REÇUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET LÉGALE AINSI QU ’AVEC VALEUR SECONDAIRE POTENTIELLE
• RÈGLES DE CONSERVATION VARIABLES SELON CELLES DU CALENDRIER DE CONSERVATION
COURRIELS (SUITE)
PROBLÉMATIQUE DES DOCUMENTS ATTACHÉS
– ÉVALUATION DU MESSAGE SEULEMENT ET RÈGLE SUR LE MESSAGE
– ÉVALUATION DU DOCUMENT ATTACHÉ DE PROVENANCE EXTERNE ET TRANSFERT
COURRIELS (SUITE)
CRITÈRES D ’ÉVALUATION DES MESSAGES
– CRITÈRES GÉNÈRAUX
• MESSAGES QUI REFLÈTENT LES POSITIONS OFFICIELLES• MESSAGES QUI INFORMENT SUR LES PRISES DE DÉCISIONS OU
LES ACTIONS OFFICIELLES• MESSAGES QUI ENTÂMENT, AUTORISENT OU COMPLÈTENT
UNE TRANSACTION COMMERCIALE• MESSAGES QUI PERMETTENT DE PROUVER LES DROITS,
PRIVILÈGES ET OBLIGATIONS DE L ’ORGANISME
COURRIELS (SUITE)
CRITÈRES D ’ÉVALUATION DES MESSAGES AVEC FICHIERS ATTACHÉS
– PRÉCISION DU CONTEXTE DE CRÉATION– PRÉCISION SUR LE CONTENU– INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES– INFORMATIONS SUR DES LIENS AVEC AUTRES
DOCUMENTS– DEMANDE/RÉPONSE D ’APPROBATION OFFICIELLE– RÉSUMÉ OU SYNTHÈSE
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