caso universidad cuauhtémoc
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Proyecto Final para Administración de la Información Caso Universidad Cuauhtémoc
Karina Olguín Allendes 115182
Elaine Rodríguez Granados 125100
Yasmín Guevara Hernández 140575
Organigrama
Dr. Francisco Martínez Briones.
Rector General
Alejandro Ferrer Asistente
Marisol Hernández Verónica Valverde
Coordinador
Edgar Erbea
Director de la Facultad DerechoEconómico
Administrativo
Mario García Luna
Coordinador de Odontología
Director control escolar
Enrique Serna
Director del centro de
Investigaciones jurídicas
Problema
• Pérdida de información en todos los niveles.• La transmisión de información se realiza de
forma manual y/o verbal.• Tropiezos en los procesos.• Implementación de la administración y
tecnologías de información.• ITESM y UDLAP
Complicaciones
• Estancamiento• Nivel de competencia escaso• Bajas de alumnos• Inconformidades• Sustitutos• Ante el cambio: Perder vínculos de experiencia
laboral y miedo al fracaso al adoptar este tipo de herramientas.
Casos Similares
• Universidad de las Américas Puebla
• Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey
• Década de los noventas e inicio de la Era de los Negocios y el Comercio Electrónico
• Correo Institucional, intranet, consultas electrónicas, pagos electrónicos, inscripciones remotas, disco virtual, mensajería instantánea, bolsa de trabajo para egresados, el uso de software de aplicación específicos, colecciones digitales, portales de colaboración, etc.
• Implementación de tecnologías y la efectiva administración
Puntos de vista de los involucrados
Comunicación poco efectiva y falta de distribución eficaz y
eficiente de la información de forma eficiente
AdministrativosAunque están
conformes con las herramientas con las
que cuentan, les gustaría mejorar sus
procesos de transmisión de
información saben cómo podrían mejorar esta
situación
AcadémicosAunque no saben
cómo podrían mejorar los procesos de
distribución de información,
están conscientes que se necesita
un cambio. Están dispuestos a promover el
cambio
AlumnosOpinan que la universidad podría ser más
innovadora en cuanto a transmitirles información y a la mejora de su imagen
Hipótesis
• La mejora del sitio Web de la Universidad Cuauhtémoc asegura a la comunidad universitaria la difusión eficiente de la información básica acerca de la institución
• Un correo institucional brinda mayor cercanía a la comunidad universitaria, creando un vínculo donde se pueden comunicar de forma inmediata.
• La implementación de intranet provee a toda la comunidad universitaria una herramienta eficaz en donde se puede acceder información útil para cada miembro de la misma
• Un sistema de información apropiado para la universidad brinda tanto a la comunidad universitaria una comunicación más eficiente, rápida, oportuna y segura.
Conclusiones
• La Universidad Cuauhtémoc tiene un serio problema de comunicación entre su comunidad universitaria.
• Uso inadecuado de la administración de la información• Impide informar de manera oportuna a todos los miembros de
la universidad.• Para toda la comunidad universitaria sería de utilidad contar
con un medio de comunicación que sea realmente efectivo, en lugar de transmitir la información de manera verbal o gráfica.
• La comunicación entre la comunidad es personal• Dificultad de comunicación entre administrativos y profesores.
Gráficas
Pagina web correo electrónico institucional intranet otros
52%
35%
10%
3%
Principales necesidades para comunicarse
Series1
ALUMNOS
ALUMNOS
ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRATIVOS
PROFESORES
PRORESORES
SI 83%
NO 17%
SI 72%
NO 28%
SI65%
NO35%
¿ Crees que una mejora en el Sitio Web de la Universidad Cuauhtémoc
sería de utilidad para estar más informado?
Problemas que impactan a la U.C• La comunicación de la comunidad universitaria se dificulta dado
a que no existen medios de distribución de información eficiente • La información y la base de datos de la universidad es ineficiente
para las operaciones y procesos que desempeñan a diario los administrativos y los académicos
• El sitio Web no se ha aprovechado para el despliegue de información pertinente para la comunidad universitaria tal como: publicaciones, avisos y actualizaciones de la universidad.
• No cuentan con un sistema de información que es necesario para reportes, capturas, actualizaciones e información confidencial de cada departamento. No cuentan con sistemas de información que sean eficientes y seguros.
Soluciones• Se propone un
proyecto de mejora el sitio Web de la Universidad Cuauhtémoc.
• Se recomienda la implementación del correo institucional.
• Se sugiere la implementación de una intranet.
Página Web
En Referencia al Análisis de Sensibilidad
• Modesta: Sitio Web• Moderada: Correo Institucional• Elaborada: Intranet
Objetivos Modesta Moderada ElaboradaQuienes son los usuarios Comunidad universitaria Misma que modesta Misma que modesta
Cómo van a poder accesar a la información Red Misma que modesta Misma que modesta
Qué van a poder realizar los usuarios Consulta de información Misma que modesta más
intercambio de informaciónMisma que moderada más
consulta de información específica e interna
Qué información van a poder accesar los usuarios Información general Información personal
Misma que moderada más bases de datos de la
institución
Qué características del sistema van a estar incluídas Módulos de información Intercambio de mensajes Bases de datos y reportes
generados
Qué medidas de seguridad deben de ser implementadas Ninguna Contraseñas Misma que moderada más
restricciones de acceso
Qué servicios deben de ser contratados con terceros Ninguno Adquisición de Host Ninguno
Qué tipo de análisis podrá ser realizado
Análisis de información general
Análisis de información compartida
Misma que moderada más información personal
Tiempo de respuesta a necesidad de información por
parte de usuariosRápida Misma que modesta Misma que moderada
Herramientas para poder desarrollar planes de acción y
seguimientoMantenimiento y
actualización Misma que modesta Misma que moderada
Características y Funcionalidad de los Sistemas
Variables Categoría Instrumentación de medición Modesta Moderada Elaborada
Difusión de la información Mejorar
Reducción de situaciones
adversasAumentar
20%Aumentar
30%Aumentar
40%
Comunicación entre la
comunidad universitaria
Mejorar
Nivel de vinculación
universitaria y nivel de identidad
con la misma
Aumentar 10%
Aumentar 20%
Aumentar 30%
Información oportuna Mejorar
Información disponible al
momentoAumentar
20%Aumentar
30%Aumentar
40%
Reducción de tiempo en procesos
Más rápido Procesos internos más eficientes
10 primeros días del mes
5 primeros días del mes
5 primeros días del mes
Tabla de Desempeño de Factores o Variables
Modesto Moderado ElaboradaConcepto Primer año Anual Primer año Anual Primer año Anual
Desarrollo de programas de
acceso y mantenimiento
$6,000.00 $4,000.00 $2,500.00 $1,199.00 $5,300.00 $3,400.00
Desarrollo de contenidos y
mantenimiento$4,550.00 $4,550.00 $2,500.00 $1,199.00 $2,500.00 $2,000.00
Infraestructura para el hospedaje
del sitio$1,500.00 $885.00 $2,500.00 $1,199.00 $11,000.00 $6,000.00
Infraestructura y otros subtotal $500.00 $472.00 $1,712.00 $1,032 $2,000.00 $1,500.00
RH subtotal $60,000.00 $50,000 $75,000.00 $70,000.00 $96,000.00 $80,000.00TOTAL $72,550.00 $59,907.00 $84,212.00 $74,629.00 $116,800.00 $92,900.00
Análisis de Costos
Concepto Modesto Moderado ElaboradoBeneficios
Difusión de la información $204,000.00 $306,000.00 $408,000.00
Comunicación entre la comunidad universitaria $144,000.00 $288,000.00 $408,000.00
Información oportuna $35,000.00 $50,000.00 $65,000.00
Reducción de tiempo en procesos $102,000.00 $153,000.00 $204,000.00
Total $485,000.00 $797,000.00 $1,085,000.00
Costos Infraestructura $972.00 $2,744.00 $15,000.00
Recursos Humanos $62,000.00 $75,000.00 $82,000.00Total $62,972.00 $77,744.00 $97,000.00
Proporción 7.7 10.25 11.18
Análisis de Costos-Beneficio
Escenario 1: menor reinscripción de alumnos en un 10% y costos mayores en un 20% en infraestructura
y un 20% en recursos humanos Modesto Moderado Elaborada
Ingresos $436,500.00 $717,300.00 $976,500.00Costos $75,566.40 $93,292.80 $116,400.00
Proporción 5.78 7.69 8.39
Escenario 2: mayor inscripción de alumnos en un 20% y costos mayores en un 10% en infraestructura
y un 10% en recursos humanosModesto Moderado Elaborada
Ingresos $582,000.00 $956,400.00 $1,302,000.00Costos $69,269.20 $85,518.40 $106,700.00
Proporción 8.40 11.18 12.20
Análisis de Sensibilidad
Bibliografía• Universidad Cuauhtémoc: http://www.cuauhtemoc.edu.mx/puebla/html/UniInicio.html
• Información obtenida mediante entrevista con la Lic. Verónica Valverde Muñoz Directora de la Facultad Económica Administrativa de la Universidad Cuauhtémoc
• Libro “Recursos Humanos Champions”, Dave Ulrich Edición Management (1997
• Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey campus Cd de México: • http://www.ccm.itesm.mx/dinf/serv_compu/correo.html
• Universidad de las Américas Puebla• :http://www.udlap.mx/servicios/ti/
• Encuestas realizadas a alumnos, profesores y administrativos en la Universidad Cuauhtémoc
• Dawes, SS. Pardo, T.A Simon, S. Cresswell, A.M. LaVigne, M.F. Andersen, D.F. Bloniarz, P.A. 2004. Making Smart IT Choices. Second edition. Center for Technology in Government, University at Albany,.
• USA:http://www.ctg.albany.edu/publications/guides/smartit2 Cotizaciones de costos: Redlight webStudio Hospedando.com.mx Y. USA
• Cotización de servicios electrónicos elaborada por LoopStudios, junio 2010 obtenido por la Ing. en Sistema Paola Gutiérrez.
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