ch-bligny - 3 projets - réunion du 2013.08 · maintenance, la formation et l’installation...
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D é m a t é r i a l i s a t i o n d e s F a c t u r e s f o u r n i s s e u r s
C o n s u l t a t i o n r e l a t i v e à l a f o u r n i t u r e , l a
m a i n t e n a n c e , l a f o r m a t i o n e t l ’ i n s t a l l a t i o n d ’ u n e
s o l u t i o n l o g i c i e l l e .
( PROJET DEMATERIALISATION DES FACTURES ET (COMMANDES EN OPTION)
CH-BLIGNY 15/09/2017CHB - Dématérialisation des factures et (commandes en option) - Cahier des charges fonctionnel et technique 26.10.2017 p. 2 / 18
T a b l e d e s m a t i è r e s
.......................................................... 1
DEMATERIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS ......................................................................... 1
CONSULTATION RELATIVE A LA FOURNITURE, LA MAINTENANCE, LA FORMATION ET L’INSTALLATION D’UNE
SOLUTION LOGICIELLE. ................................................................................................................. 1
1. CONTEXTE ...................................................................................................................... 4
1.1. PRESENTATION DES ACTIVITES ........................................................................................................................... 4 1.2. SYSTEME D’INFORMATION EXISTANT .................................................................................................................... 6
1.2.1. Infrastructure technique et parcs informatiques ............................................................................................. 6 1.2.2. Applications utilisées .................................................................................................................................. 7 1.2.3. Le système d’information du processus des achats ....................................................................................... 7 1.2.4. Interfaces .................................................................................................................................................. 8
1.3. DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT ACTUEL: ....................................................................................................... 8
2. LA CONSULTATION ....................................................................................................... 10
2.1. OBJET DE LA CONSULTATION ........................................................................................................................... 10 2.1.1. Périmètre du projet ................................................................................................................................... 10 2.1.2. Descriptif des lots : ................................................................................................................................... 10 2.1.3. Prestations et livrables ............................................................................................................................. 11
2.2. CONTENU DES OFFRES ................................................................................................................................... 12
3. CONTRAINTES JURIDIQUES ET REGLEMENTAIRES RELATIVES AUX ACTIVITES ........ 12
ADAPTATION AUX CONTRAINTES REGLEMENTAIRES DU TYPE D’ACTIVITE ............................................................................... 12
4. CONTRAINTES TECHNIQUES ........................................................................................ 13
4.1. CONTRAINTES EN TERMES DE SECURITE ............................................................................................................ 13 4.2. ARCHITECTURE TECHNIQUE ............................................................................................................................. 13 4.3. SAUVEGARDES .............................................................................................................................................. 13 4.4. TELEMAINTENANCE ........................................................................................................................................ 13 4.5. MAINTIEN AUX CONDITIONS OPERATIONNELLES ................................................................................................... 14
5. DESCRIPTIF FONCTIONNEL DES BESOINS ................................................................... 14
5.1. LOT 1 : DEMATERIALISATION DES FACTURES ...................................................................................................... 14 5.2. LOT 2 : MAINTENANCE DE LA SOLUTION ............................................................................................................. 15 5.3. OPTION : DEMATERIALISATION DES COMMANDES ................................................................................................ 15
6. INTEGRATION DANS LE SI EXISTANT ............................................................................ 15
6.1. IMPORT DES REFERENTIELS ............................................................................................................................. 15 6.2. INTEROPERABILITE / INTERFACES ET COMPATIBILITE ............................................................................................ 16
6.2.1. Avec le logiciel de comptabilité SAGE : ...................................................................................................... 16
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6.2.2. Avec les ERP métiers (PHARMA et SAGE 1000 Achats) ............................................................................. 16
7. PRESTATIONS ............................................................................................................... 17
7.1. INSTALLATION DES APPLICATIONS ET INTERFACES ............................................................................................... 17 7.2. PARAMETRAGE DE LA SOLUTION ....................................................................................................................... 17 7.3. FORMATION .................................................................................................................................................. 17 7.4. ASSISTANCE A LA MISE EN ŒUVRE - CONDUITE DE PROJET.................................................................................... 18 7.5. REVERSIBILITE .............................................................................................................................................. 18
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1. CONTEXTE
1.1. Présentation des activités
Le Centre Hospitalier de Bligny est un Etablissement de Santé Privé d'Intérêt Collectif (ESPIC) de médecine et
soins de suite, le centre est certifié par la Haute Autorité de Santé, entièrement rénové, situé dans l’Essonne sur
le territoire des communes de FONTENAY-LES-BRIIS et BRIIS-SOUS-FORGES, le Centre Hospitalier de Bligny
comporte 350 lits et 24 places d’hôpital de jour. Son activité est organisée en pôles qui se répartissent aujourd'hui
comme suit :
LE POLE CARDIO-VASCULAIRE des consultations et un plateau technique de cardiologie
une unité de soins intensifs orientée vers la pathologie cardio-respiratoire
un service d’hospitalisation de court séjour
un service de soins de suite et réadaptation
un secteur de diabétologie
LE POLE MÉDECINE ET MALADIES INFECTIEUSES des consultations
un hôpital de jour pour réaliser traitements et examens
une unité de court séjour de médecine interne
un service de soins de suite de gériatrie et soins de suite de post-chirurgie viscérale et orthopédique
un service de soins de suite spécialisé dans la prise en charge de l’infection à VIH
un sanatorium assurant la prise en charge des tuberculoses
LE POLE ONCO-HÉMATOLOGIE Des consultations d’oncologie et d’hématologie
un hôpital de jour de chimiothérapie
un secteur d’hospitalisation de court séjour de cancérologie
deux soins de suite spécialisés dans la prise en charge des pathologies lourdes en hématologie et
cancérologie
une unité de soins palliatifs
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LE POLE PNEUMOLOGIE des consultations et un plateau technique de pneumologie
une unité de soins intensifs orientée vers la pathologie cardio-respiratoire
un service d’hospitalisation de court séjour
un hôpital de jour
un service de réadaptation post-réanimation
un service de soins de suite spécialisé dans la prise en charge des grands insuffisants respiratoires
chroniques
un service de réhabilitation respiratoire en hospitalisation complète et en hôpital de jour
une unité "sommeil"
Au-delà des 374 lits et places d'accueil, environ 20 000 consultations sont réalisées chaque année, sur les
spécialités suivantes :
Anesthésie
Anti-douleur cancérologique
Cardiologie
Dermatologie
Diabétologie
Gastro-entérologie-hépatologie
Hématologie
Maladies infectieuses
Tabacologie
Neurologie
Oncologie génétique
Oncologie médicale
Pneumologie
Allergologie
Oncologie thoracique
Apnée du sommeil
Des plateaux techniques sont également à disposition, sur le site de l'Hôpital comptant 85 hectares :
Un service d’imagerie avec un scanner,
Un centre d'explorations fonctionnelles cardiaques,
Un centre d'explorations fonctionnelles respiratoires,
Une Pharmacie à Usage Intérieure (PUI),
Un Laboratoire d'Analyses Médicales (LAM),
Un laboratoire d'étude des troubles respiratoires du sommeil.
Le Système d’Information (SI) du Centre Hospitalier de Bligny, sous la responsabilité de Monsieur Dechansiaud est
géré par une équipe 4 de personnes :
Deux techniciens,
Un responsable des applications,
Le responsable informatique, architecte en SI
Un Schéma Directeur des Systèmes d'Information pour la période 2014-2018 a été finalisé début 2014. Il fixe les
priorités de développement du SI, en cohérence avec le Projet d’Etablissement, ainsi que les actions à
entreprendre sur cette période.
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Dans le cadre d’un contrat, l’établissement a également confié à Antesys, le pilotage du SI, afin de mettre en
œuvre une nouvelle gouvernance du SI, et de conduire les projets en cours conformément au SDSI.
C'est dans ce contexte que l'établissement souhaite lancer son projet de recherche d’une solution pour la
dématérialisation de ses achats (Factures et commandes fournisseurs)
1.2. Système d’information existant
1.2.1. Infrastructure technique et parcs informatiques
Le parc matériel est composé de 95 serveurs essentiellement virtualités sous VMWARE et d’environ 400 postes de
travail qui accèdent aux applications en mode client léger sous TSE pour environ 75% d'entre eux.
Le Centre Hospitalier de Bligny dispose d’un parc de 180 imprimantes et 22 copieurs multifonctions.
KONICA MINOLTA - C220 et C224e
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1.2.2. Applications utilisées
La liste des applications utilisées par domaine est la suivante :
Pour la gestion de la paye, l’établissement est en cours de migration sur la solution CEGID édité par LCS Group (Mise en production prévue au 01/01/2018)
1.2.3. Le système d’information du processus des achats
Centre Hospitalier de Bligny utilise le logiciel SAGE 1000 pour la gestion de sa comptabilité et de ses
immobilisations. :
L’établissement utilise les logiciels de navigation internet et de bureautique suivants :
Internet Explorer 10 et 11
Firefox ESR38
Office 2007, 2010 et 2013
Outlook 2010 et 2013
FONCTIONNALITE APPLICATION EDITEUR
Gestion admission & facturation des patients
(Hospitalisés & Externes)HOPITAL MANAGER SOFTWAY MEDICAL
Gestion des Rendez vous des patients externes DX PLANNING MEDASYS
Gestion médicale du dossier patient DX CARE MEDASYS
Dispensation nominative médicament DX PHARM MEDASYS
gestion des archives médicales JIM I-FOURC
Gestion des prescriptions/résultats de Biologie AGFA Hexalys CERBALLIANCE
Gestion des prescriptions de Chimiotherapie CHIMIO COMPUTER ENGINNEERING
Gestion des prescriptions imagerie XPLORE EDL
Gestion transfusionnelle CURSUSGUYOT-WALSER
Informatique
Codage PMSI
… préparation envoi RSS & RHS
GENRSA
GENRHA
PREFACE
MAGIC
ATIH
Gestion analyse données T2A/PMSI PMSI PILOT PMSI PILOT
Gestion des achats et stocks Pharmacie PHARMA COMPUTER ENGINNEERING
Gestion comptabilité stock & finances SAGE COMPTA 1000 SAGE
Gestion des commandes des repas patients DATAMEAL PYRAMID INORMATIQUE
Gestion de la production des repas DATAMEAL PYRAMID INORMATIQUE
Gestion des demandes et suivi interventions
services techniquesG2IT ASP GMAO
Gestion des identités patients HOPITAL MANAGER SOFTWAY MEDICAL
Gestion de la Paie SAGE PAIE 1000 SAGE
Gestion Qualité et Documentations KALIWEB/KALIDOC KALITECH
Gestion Qualité - Analyse des Données SPHYNX LE SPHYNX
Gestion des demandes et suivi interventions
service informatiquesGLPI OPEN SOURCE
Pilotage médico-économique (BI) AXEGE AXEGE
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3 ERP métiers sont utilisés pour la gestion des achats de 3 services :
PHARMA - Gestion des achats et des approvisionnements la pharmacie
DATAMEAL - Gestion des achats des approvisionnements de la restauration collective
SAGE 1000 - Gestion des achats des approvisionnements du matériel hospitalier des fournitures et des
services du Centre Hospitalier de Bligny
CURSUS est le logiciel métier qui permet de gérer les prescriptions des transfusions sanguines (Commandes) qui
sont ensuite facturées au Centre Hospitalier de Bligny
Les autres services gèrent leur achats sur documents papier ou bureautique (Carnets à souches, Word, Excel ou
mails)
1.2.4. Interfaces
SAGE 1000 Achats SAGE 1000 Comptabilité
Le service comptabilité récupère les écritures des achats gérés dans le module de gestion des achats SAGE
PHARMA SAGE 1000 Comptabilité
Le service pharmacie interface quotidiennement et automatiquement les écritures de ses achats en
comptabilité.
DATAMEAL et CURSUS
Aucune interface
1.3. Description du fonctionnement actuel:
Volumétrie actuelle des achats du Centre Hospitalier de Bligny :
13 800 factures / ans. Toutes les factures sont reçues par courrier ou à la livraison au format papier
8 services gèrent leurs commandes et valident les factures correspondantes
- La direction
- Le service RH
- Le dépôt de sang
- La pharmacie
- Le service des travaux généraux (STG)
- La cuisine
- Le service achats
- Le service comptabilité
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Commandes papier - - - Validation des factures papier Commandes informatique - - - Interface des écritures comptables
Il existe actuellement 3 processus d’achats dans l’établissement : OPTION LOT 1
Commandes Factures Comptabilité Services Qté
Papier ou MS Office
Papier
Saisie manuelle
STG Direction Achats (commandes d’investissements et prestations de service) RH 900 Comptabilité + Siège 200
1 500 1 300 1300/2
Informatisée
DATAMEAL/CURSUS
Papier
Saisie manuelle
Cuisine (2000) Dépôt de sang
2 000 100
Informatisée
PHARMA/SAGE 1000
Papier
Saisie dans l’ERP
Interface
Pharmacie Achats
6 500 1 300/2
Direction 1 300
Comptabilité 200
RH 900
STG 1 500
Pharmacie 6 500
Cuisine 2 000
Dépôt de sang 100
Achats 1 300
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2. LA CONSULTATION
2.1. Objet de la consultation
2.1.1. Périmètre du projet
L’objet de la présente consultation est la fourniture, la maintenance, la formation et l’installation d’une solution
de gestion de dématérialisation des achats (Commandes et factures fournisseurs)
La solution sera hébergée de préférence sur le site de Bligny.
Une installation en mode Saas peut également être envisagée.
Néanmoins le candidat précisera les modalités de gestion spécifiques proposées pour la dématérialisation des
factures nominatives de données de santé gérées par l’établissement (Produits sanguins, consultations et
examens extérieurs) conformément à la règlementation en vigueur. Ce volume de factures représente 1600
factures par an.
La solution sera installée sur environ 30 postes. Le nombre d’utilisateurs de la solution par profil est le suivant :
Profil Nb utilisateurs
Administrateurs 3
Workflow de validation des factures et
consultation 22
Consultation des factures uniquement 7
Comptables 3
Opérateurs de commandes (OPTION) 25
Opérateurs de réception de la marchandise
(OPTION) 3
Workflow de validation des commandes
(OPTION) 3
2.1.2. Descriptif des lots :
LOT 1 : DEMATERIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS :
Gestion des factures fournisseurs
Lecture et reconnaissance automatique de documents (LAD/RAD)
Rapprochement avec les documents présents (Devis, commandes, livraisons, avoirs et factures …)
Validation des factures
Gestion comptable (Ecriture comptable et ventilation analytique, bon à payer)
Recherches, tableaux de suivi, statistiques et indicateurs
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OPTION : DEMATERIALISATION DES COMMANDES FOURNISSEURS
Le fournisseur présentera son module de gestion dématérialisée des commandes qui sera chiffré en option
séparément.
Le Centre Hospitalier de Bligny se réserve le droit de ne pas souscrire à cette option.
Ce module couvrira :
La Gestion des commandes fournisseurs (Formulaires, captures et interfaces)
La Transmission des commandes aux fournisseurs
Les tableaux de suivi, statistiques et indicateurs
LOT 2 : MAINTENANCE DE LA SOLUTION LOGICIELLE
Il comprendra une offre détaillée indiquant :
L’organisation de la maintenance et du suivi des incidents
La description de la plateforme de gestion des incidents si existante
Les SLA, engagement du fournisseur sur le taux de disponibilité de la plateforme et autres indicateurs
structurants
Le contenu de la maintenance évolutive
La maintenance corrective et la hotline : engagement sur les délais d’intervention et de résolution des
incidents, documentation mise à disposition
Le fournisseur indiquera s’il existe un club utilisateur.
2.1.3. Prestations et livrables
Le projet couvre également la fourniture des prestations suivantes (Coût de chaque prestation à détailler dans le
tableau financier du cadre de réponse) :
L’installation des applications sur les serveurs et postes de travail,
L’audit des besoins de paramétrage et le paramétrage des applications,
L’accompagnement à la mise en œuvre et au démarrage,
La formation,
La réalisation et la mise en œuvre de l’intégration et de la mise à jour des référentiels
La réalisation et la mise en œuvre des interfaces (Ecritures comptables et commandes)
La fourniture de la documentation (technique, de paramétrage, manuels utilisateurs).
La maintenance (Montées de version, mises à jour curative et réglementaire et service d’assistance des
utilisateurs)
La consultation ne couvre pas la fourniture de matériel et licences relatives aux systèmes d’exploitation ou
SGBDR. Toutefois, le prestataire devra indiquer ses pré requis techniques pour tous les matériels et licences
nécessaires (serveurs, postes clients, autres matériels éventuels ex: lecteurs de cartes, …), licences Systèmes
d’Exploitation, licences SGBDR, licences applications bureautiques).
Les livrables attendus sont listés dans le document « Cadre de réponse » Onglet « Livrables (LOT 1) » et
« Livrables (OPTION) »
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2.2. Contenu des offres
Les exigences relatives à la solution proposée sont regroupées en 5 thèmes qui sont présentés dans la suite du
présent document avec leurs commentaires :
Les contraintes règlementaires du projet,
Les contraintes techniques
La couverture globale et les besoins fonctionnels détaillés
L’intégration dans le SI existant
Les prestations détaillées relatives à la gestion de projet, au contenu de la formation, l’équipe projet, le
planning du projet
Les réponses attendues doivent être reportées dans le « cadre de réponse » au format Excel joint à ce document comportant :
La fourniture de références clients pour des visites de sites,
La validation des dates de démonstrations au mois le 18.12.2017 matin, 19.12.2017
Les réponses aux 5 thèmes ci-dessus avec leurs commentaires, dont pour les prestations de hotline, un
document annexe décrivant l’organisation et la gestion des incidents,
La proposition financière détaillée par poste de coût
Seront joints tous documents annexes jugés utiles pour apporter les compléments d’informations nécessaires.
3. CONTRAINTES JURIDIQUES ET REGLEMENTAIRES RELATIVES AUX ACTIVITES
Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglet « Contraintes
règlementaires »
Adaptation aux contraintes règlementaires du type d’activité
Hébergement standard avec modalités de gestion spécifiques proposées pour la dématérialisation des
factures nominatives gérées par l’établissement (Produits sanguins, consultations et examens extérieurs)
conformément à la règlementation
Conservation des factures électroniques et documents rattachés dans leur format original, dans les délais
et conditions fixés par la législation en vigueur (Modalités à préciser)
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4. CONTRAINTES TECHNIQUES
Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglet « Contraintes techniques »
Nous demandons un environnement de qualification et de production.
4.1. Contraintes en termes de sécurité
Seront abordés les aspects de sécurité, confidentialité et gestion des droits d’accès des utilisateurs.
4.2. Architecture technique
La cartographie de l’architecture est disponible sur demande et soumise à confidentialité.
L’établissement a mis en place des solutions de virtualisation WMWARE. La réponse devra préciser la
compatibilité de la solution proposée avec un environnement de ce type.
Le prestataire fournira le détail de ses prérequis techniques en termes :
De matériels,
De licences systèmes d’exploitation
De licences SGBDR
De postes de travail,
De périphériques : imprimantes, lecteurs …
Accès en mode TSE : La réponse précisera les prérequis techniques et fonctionnels pour l’utilisation dans une
application distante.
Le paramétrage système sera détaillé dans la réponse pour un fonctionnement en mode application distante
Archivage et pertinence des données : Pour éviter un accroissement exponentiel des bases de données, le
candidat présentera le dispositif d’archivage des données de sa solution selon différents critères de sélection
(Années N-2, pertinence, version, etc.. )
4.3. Sauvegardes
La réponse doit préciser les conditions d’intégration de la sauvegarde de l’environnement de travail et des
données dans le plan de sauvegarde de l’établissement.
La sauvegarde de l’établissement est une solution VEEAM BR.
4.4. Télémaintenance
Les accès en télémaintenance devront être réalisés via la solution VPN imposée par l’établissement.
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4.5. Maintien aux conditions opérationnelles
Il sera précisé dans l’offre les modalités et conditions de réalisation des procédures d’administration courantes,
sauvegardes et des mises à jour applicatives.
Seront détaillées notamment les procédures mises en œuvre lors :
Des opérations de sauvegarde (celles-ci devront être documentées),
Des opérations périodiques d’administration du système (archivage, opérations de contrôle…) qui ne
doivent pas nécessiter l’arrêt d’exploitation,
Des mises à jour des applications (environnement de qualification en parallèle de l’environnement
d’exploitation, conditions de diffusion…).
Le prestataire devra expliciter dans son offre sa stratégie en matière de continuité de service en cas
d’indisponibilité partielle ou totale du système et notamment l’organisation et les moyens mis en place lors :
D’un fonctionnement en mode dégradé résultant de l’impossibilité d’utiliser la solution
D’une reprise sur incident (journalisation des transactions),
D’une interruption des services d’échanges inter applicatifs, nécessitant ou non des opérations de
synchronisation.
5. DESCRIPTIF FONCTIONNEL DES BESOINS
En préambule, le Centre Hospitalier de Bligny souhaite dématérialiser les factures fournisseurs et supprimer tous
les documents papier permettant, autant que possible, un rapprochement automatique de la commande, du bon
de livraison fournisseur, et de la facture fournisseur pour mise en paiement de cette dernière.
Le descriptif détaillé du besoin fonctionnel figure dans la cadre de réponse.
Veuillez indiquer votre réponse détaillée, pour chaque fonctionnalité attendue, dans le « Cadre de
réponse » Onglets « Lot 1 : Factures», « Lot 2 : maintenance » et « Option Commandes ».
5.1. Lot 1 : Dématérialisation des factures
Le descriptif détaillé du besoin fonctionnel figure dans la cadre de réponse
Points complémentaires :
Le logiciel Sage 1000 nécessite aujourd’hui d’émettre dans l’outil de façon dématérialiser un document appelé
facture d’achat permettant ensuite la comptabilisation et le paiement de la facture. Il s’agit d’une étape à réaliser
par les opérateurs de commandes et de réception des marchandises qui effectuent le rapprochement
commande-factures dans l’outil avant la mise en paiement des factures. Cette étape sera-t-elle toujours
nécessaire ?
Détails des besoins supplémentaires : voir cadre de réponse.
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5.2. Lot 2 : Maintenance de la solution
Le périmètre des prestations de maintenance couvrira :
L’assistance à l’exploitation, fonctionnelle et technique,
La maintenance évolutive, corrective, et réglementaire.
Le candidat décrira dans un document annexe les services proposés :
L’organisation et les moyens (moyens humains, outils),
Existence d’une plateforme de gestion des incidents
Horaires d'ouverture des bureaux : notre demande est 9h00-17h00
Procédure de demande d'assistance
Délais d'intervention et d’engagement de réponse :
- Incident bloquant (1 jour ouvré)
- Procédure de contournement à décrire dans le cas d’un incident bloquant
- Incident majeur (2 jour ouvrés)
- Incident mineur (1 semaine)
Le contrat de Maintenance informatique du CHBligny est à utiliser et à compléter par le candidat.
Le candidat s’engage à assurer un taux de disponibilité de la solution supérieur à 90% et mettre en œuvre les
outils d’évaluation de ce taux
Le candidat précisera s’il existe un club des utilisateurs de sa solution, et, si oui, indiquera dans sa réponse les
coordonnées de son représentant.
5.3. Option : Dématérialisation des commandes
Le descriptif détaillé du besoin fonctionnel figure dans la cadre de réponse
6. INTEGRATION DANS LE SI EXISTANT
Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglets « Contraintes techniques»
6.1. Import des référentiels
En vue du démarrage sur la nouvelle solution, l’éditeur fera une proposition pour la reprise des données
suivantes :
Plan comptable général
Plan comptable auxiliaire (Fournisseurs)
Plan comptable analytique
Fiches tiers
Autres (A préciser)
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6.2. Interopérabilité / Interfaces et compatibilité
Le Centre Hospitalier de Bligny souhaite mettre en place les échanges ou partages de données suivants :
6.2.1. Avec le logiciel de comptabilité SAGE :
Ecritures comptables avec ventilation analytique
Bon à payer
Fiches tiers - Facultatif
Avis du règlement (Chèque, virement, …) -Facultatif
Informations bancaires (RIB et IBAN) - Facultatif
Autres (A préciser) - Facultatif
6.2.2. Avec les ERP métiers (PHARMA et SAGE 1000 Achats)
Ces documents sont à récupérer dans les logiciels de passation de commande existants pour permettre le rapprochement commandes-factures.
Commandes, bons de livraison, PV d’installation ou de recette
« Factures d’achats » enregistrées dans les outils métiers. Veuillez indiquer si ce document intermédiaire
réalisé dans le logiciel Sage sera toujours utile.
Autres (à préciser)
Le prestataire précisera les principales normes et standards respectées par la solution proposée.
La réponse devra clairement lister les caractéristiques des interfaces fournies pour chaque application tierce :
Flux, données, norme ou standard, type de format,
Références de sites équipés
Le prestataire apportera à l’appui de ses réponses tout document ou complément d’informations nécessaire.
Pour les interfaces que le prestataire a déjà mise en place, fournir une référence client
Pour les autres, fournir les coordonnées du responsable interopérabilité qui aura été contacté pour en vérifier la
faisabilité.
Le Centre Hospitalier de Bligny souhaite également que le prestataire précise les possibilités de récupération des données et la compatibilité de la solution avec des outils transversaux afin de réaliser des opérations diverses tel que :
- Possibilité d’extraction de données tel que : nombre de commandes en cours, rapprochés
automatiquement ou non, nombre de factures payées, par opérateur etc
- Modalité de mise à disposition d’un ou plusieurs accès direct à la base de données (Condition à préciser)
- Compatibilité avec une GED extérieure globale (Modalité à préciser)
- Compatibilité de la solution proposée avec d’autres applications (Lien contextuel ou autres)
- Possibilité d’extension du périmètre de dématérialisation (Contrats, courriers, RH, …)
- Compatibilité avec un outil de lecture et reconnaissance de document (LAD/RAD)
- Compatibilité de la solution avec une application SSO
PROJET DEMATERIALISATION DES FACTURES ET (COMMANDES EN OPTION)
CH-BLIGNY 15/09/2017CHB - Dématérialisation des factures et (commandes en option) - Cahier des charges fonctionnel et technique 26.10.2017 p. 17 / 18
7. PRESTATIONS
Pour les réponses se reporter au document « Cadre de réponse » Onglets « Prestations et livrables
(LOT 1) » et « Prestations et livrables (OPTION) »
Le candidat décrira l’ensemble des prestations nécessaires à la mise en œuvre de sa solution. Elles seront
quantifiées en jours homme et valorisées par type de prestation et d’intervenant (consultant, formateur, chef de
projet…), tous frais inclus.
Pour ce faire, le candidat utilisera les tableaux financiers du cadre de réponse joint.
7.1. Installation des applications et interfaces
Le candidat présentera les prestations d’installation de sa solution, y compris ses outils de paramétrage et
d’intégration avec le système d’information existant.
Une prestation de transfert de compétences sera effectuée auprès de l’équipe interne afin de la rendre
autonome sur l’installation des postes clients, les opérations d’exploitation courante, les opérations de
sauvegarde, la surveillance des interfaces.
7.2. Paramétrage de la solution
Le candidat décrira les actions de paramétrage qu’il réalisera lui-même et celles qui incomberont à la maîtrise
d’ouvrage, en totalité ou avec l’assistance du maître d’œuvre.
Les documentations fournies ainsi que les livrables, dans le cadre des actions de paramétrage, seront listés avec
précision.
7.3. Formation
Le candidat précisera s’il est considéré ou non comme organisme de formation, et si oui indiquera son n°
d’agrément.
Ses recommandations en matière de formation seront explicitées :
Formation possible de l’ensemble des utilisateurs ou uniquement de référents (préciser les profils)
Niveau minimum des stagiaires
Ressources nécessaires
Organisation de la formation (sur site, combien d’heures par session, outils de téléformation, …)
Contenu des formations par profil à proposer nombre de jours de formation
PROJET DEMATERIALISATION DES FACTURES ET (COMMANDES EN OPTION)
CH-BLIGNY 15/09/2017CHB - Dématérialisation des factures et (commandes en option) - Cahier des charges fonctionnel et technique 26.10.2017 p. 18 / 18
Les prestations de formation et transfert de compétences engloberont outre les fonctions-métiers,
l’administration de l’ensemble de la solution, les procédures d’exploitations. Ces dernières devront être précisées
dans l’offre et documentées (Les opérations d’archivage, la surveillance des interfaces,…)
Les supports de formation et manuels d’utilisation livrés dans le cadre des actions de formation seront listés.
Un mémo d’utilisation de la solution, synthétique et opérationnel sous forme de copies d’écran est à livrer.
7.4. Assistance à la mise en œuvre - Conduite de projet
Les prestations d’assistance à la mise en œuvre seront détaillées, ainsi que la gestion de projet proposée et les
profils des membres de l’équipe projet. Il évaluera les ressources internes en profils et jours hommes que la
maîtrise d’ouvrage devra consacrer au projet, aux différentes étapes du projet.
Le déploiement, envisagé dans sa globalité, devra être découpé en phases. Un planning prévisionnel sera joint à
l’offre et fera apparaître clairement les différentes étapes.
Date prévisionnelle de démarrage du projet : A partir de Février 2018
Les recommandations sur actions de communication nécessaires ainsi que les opérations de conduite du
changement à mener seront également décrites.
7.5. Réversibilité
La clause de réversibilité est détaillée à l’article 19 du CCAP auquel nous vous demandons de répondre point par
point.
Le prestataire précisera le délai de réversibilité, les ressources et coûts éventuels nécessaires pour réaliser la
réversibilité, les données qu’il s’engage à restituer à l’établissement :
Documents techniques à lister dont nous aurions besoin :
Factures, commandes et autres pièces jointes
Armoires et plans de classement
Utilisateurs
Autres (A préciser)
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