ciclo passivo modello a gestione fornitori · modello a gestione fornitori ... erp l'acronimo...
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Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II
CICLO PASSIVO
MODELLO A
GESTIONE FORNITORI
Allegato al Regolamento
“Procedure di Controllo Interno”
1
a cura dell’ U.O.C. Gestione Affari Generali
2
STRUMENTI DI LAVORO
ATTIVITA’
LINK PROCESSO EVENTO
INIZIALE SNODO
LINK
PAGINA
INPUT/OUTPUT
ELETTRONICO
INPUT/OUTPUT
CARTACEO
CONTROLLO
MANUALE
ATTIVITA’
SUPPORTATA DA
SISTEMA
ERP
CONTROLLO
SUPPORTATO DA
SISTEMA
ERP
ATTIVITA’
AUTOMATICA
ERP
ATTIVITA’
SUPPORTATA
EXTRA-SISTEMA
EXL
CONTROLLO
SUPPORTATO
EXTRA-SISTEMA
EXL
SI
NO
ATTIVITA’ CON REF.
IN NOTA
INTEGRATIVA
1
3
RICOGNIZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI
Simbolo e Acronimo Nome del sistema (o applicativo) Descrizione
ERP L'acronimo ERP significa Enterprise Resource Planning
(letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa") è un sistema
informativo che integra tutti i processi di business rilevanti di
un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.) al
fine di condividere le informazioni tra i responsabili aziendali. ERP
4
MAPPATURA DI PROCESSO
CICLO PASSIVO
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
5
VISIONE DEL PROCESSO
CICLO PASSIVO
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
A.3 VALUTAZIONE
FORNITORI
A.2 GESTIONE
ANAGRAFICA
FORNITORI e
BENI/SERVIZI
A.1 SELEZIONE
FORNITORI
A.5 GESTIONE
CONTENZIOSO
A.4 GESTIONE
RICONCILIAZIONE
FORNITORI
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6
SELEZIONE FORNITORI
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.1) SELEZIONE FORNITORI – PROGETTAZIONE LAVORI
PROGETTAZIONE
A
B.2 GESTIONE
(OdA)/RICHIESTA
DI OFFERTA
ESTERNA INTERNA
AUTORIZZAZIONE ENTI
DEFINIZIONE DELLA PROCEDURA DI
GARA
DA AVVIARE SECONDO NORMATIVA
ex D.Lgs 163/2006 E TRASMISSIONE
ELABORATI TECNICI
PROGETTO
SCELTA
PROGETTISTA
AFFIDAMENTO
DIRETTO GARA
PROGETTO
VALIDAZIONE
NO
SI
AVVIO PROCEDURE DI
GARA
SECONDO LA
NORMATIVA
ex D.Lgs 163/2006
B.2..GESTIONE
(OdA)/RICHIESTA
DI OFFERTA
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7
SELEZIONE FORNITORI
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.1) SELEZIONE FORNITORI – LAVORI - FORNITURE E SERVIZI
DEFINIZIONE DELLA
PROCEDURA DI GARA
DA AVVIARE SECONDO
NORMATIVA
ex D.Lgs 163/2006
PROCEDURA APERTA
PROCEDURA
NEGOZIATA
PROCEDURA
RISTRETTA
OK?
OK?
SI
NO
SI
NO
AVVIO
PROCEDURA
AMMINISTRATIVA DI
GARA
A
AUTORIZZAZIONE
PROCEDURA SCELTA
ERP
B.2 GESTIONE (OdA)/
RICHIESTA DI
OFFERTA
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8
SELEZIONE FORNITORI
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.1) SELEZIONE FORNITORI– LAVORI - FORNITURE E SERVIZI
TRASMISSIONE ATTO
DELIBERATIVO PER
PUBBLICAZIONE ALBO
PRETORIO
A1
ERP
VALUTAZIONE DELLE
OFFERTE PERVENUTE
AGGIUDICAZIONE
DELLA GARA
FIRMA DELIBERA DI
AGGIUDICAZIONE
PREDISPOSIZIONE
DELLA DELIBERA DI
AGGIUDICAZIONE
DELIBERA DI
AGGIUDICAZIONE
A
OK?
SI
NO
VERIFICA
INSERIMENTO ATTO
DELIBERATIVO
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SELEZIONE FORNITORI
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.1) SELEZIONE FORNITORI– LAVORI - FORNITURE E SERVIZI
A1
CONTRATTO/ OdA
PREDISPOSIZIONE
E INVIO OdA
OdA B.3 GESTIONE
CONTABILE
FATTURE PASSIVE
A.2 GESTIONE
ANAGRAFICA
FORNITORI
ARCHIVIZIONE
CONTRATTO
ERP
ERP
ERP
H.1 GESTIONE
ENTRATA BENI
NON SANITARI
I.1 GESTIONE
ENTRATA BENI
SANITARI
9
CONSEGNA
LAVORI
ESECUZIONE
LAVORI
COLLAUDO
MODIFICHE
E/O RIPRISTINI
REGOLARE
ESECUZIONE/
COLLAUDO
STIPULA
CONTRATTO
OK? SI
NO
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10
GESTIONE ANAGRAFICA (FORNITORI)
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.2) GESTIONE ANAGRAFICA (FORNITORI)
A.1 VALUTAZIONE E
SELEZIONE DEI
FORNITORI
ACQUISIZIONE DATI
FORNITORE
FORNITORE
ESISTENTE ?
SI
NO
PREDISPOSIZIONE
E INSERIMENTO
FORNITORE IN
ANAGRAFICA
ERP
B.3 GESTIONE
CONTABILE
FATTURE PASSIVE
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I
11
GESTIONE ANAGRAFICA (BENI/SERVIZI)
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.2) GESTIONE ANAGRAFICA (BENI/SERVIZI)
A.1 VALUTAZIONE E
SELEZIONE DEI
FORNITORI
ACQUISIZIONE DATI
BENI/SERVIZI
BENE/
SERVIZIO
ESISTENTE ?
SI
NO
PREDISPOSIZIONE E
INSERIMENTO
BENE/SERVIZIO
IN ANAGRAFICA
ERP
B.3 GESTIONE
CONTABILE
FATTURE PASSIVE
DIR
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)
12
VALUTAZIONE FORNITORI
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.3) VALUTAZIONE FORNITORI
VERIFICA REQUISITI E
PERFORMANCE AGGIORNAMENTO
ALBO FORNITORI
PREDISPOSIZIONE E
INVIO RICHIESTA
AGGIORNAMENTO
ALBO FORNITORE
RICHIESTA
AGGIORNAMENTO
ALBO FORNITORE
INVIO
DATI/INFORMAZIONI
AGGIORNAMENTO
ALBO FORNITORE
ERP
DATI FORNITORE
VALUTAZIONE
PERFORMANCE
FORNITORE
ERP
OK?
SI
NO
AGGIORNAMENTO
ALBO FORNITORI
RICHIESTA
CHIARIMENTI E/O
CANCELLAZIONE DA
ALBO
ERP
ERP
PREDISPOSIZIONE
ANNUALE
VALUTAZIONE
FORNITORI
VALUTAZIONE
FORNITORI
UO
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GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.4) GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI
VERIFICA
ANNUALE E/O
RICONCILIAZIONI
PERIODICHE
RICHIESTA E/C CON
PARTITE APERTE
(DEBITI) E CHIUSE
(PAGAMENTI)
TRASMISSIONE
RICHIESTA E/C CON
PARTITE APERTE E
CHIUSE
ANALISI PARTITARIO
FORNITORI
SELEZIONE
FORNITORI IN BASE
ALLE
SCADENZE
PAGAMENTI
ESTRAPOLAZIONE
DATI ED INVIO E/C
CON PARTITE APERTE
E CHIUSE
ERP
ERP
TRASMISSIONE E/C
CON PARTITE
APERTE E CHIUSE
A
13
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GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.4) GESTIONE RICONCILIAZIONI FORNITORI
VERIFICA
CORRISPONDENZA
PARTITE
ERP
INTEGRAZIONI E/O
RETTIFICHE SALDI
ERP
OK?
SI
NO
SALDO RICONCILIATO
ERP
COMUNICAZIONE
INTEGRAZIONI E/O
RETTIFICHE
SALDO FINALE ED
EVENTUALI
INTEGRAZIONI E/O
RETTIFICHE
A
14
PR
OT
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LE
A
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I
GESTIONE CONTENZIOSO
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO
NOTIFICA ATTO PROTOCOLLO
DELL’ATTO RICEVUTO
TRASMISSIONE
DELL’ATTO
ALL’UFFICIO
COMPETENTE
ATTO CLASSIFICAZIONE
DELL’ATTO PER
TIPOLOGIA DI
PROCEDURA
CONTENZIOSO
ORDINARIO (CIVILE,
AMMINISTRATIVO,
PENALE)
CONTENZIOSO DEL
LAVORO
PROCEDURE
ESECUTIVE
AFFIDAMENTO A
PERSONALE
SPECIALIZZATO
AFFIDAMENTO A
PERSONALE
SPECIALIZZATO
AFFIDAMENTO A
PERSONALE INTERNO
PREDISPOSIZIONE E
INSERIMENTO
FASCICOLO
INFORMATICO A
SISTEMA
DATA
BASE
AVVIO DELLA
PROCURA
A
B
C
UTILIZZO DI AGENDA
ELETTRONICA PER
SCADENZE
SCANSIONE ATTO
RICEVUTO E
ARCHIVIAZIONE
INFORMATICA
DATA
BASE
ERP
INSERIMENTO DATI
AMMINISTRATIVO-
CONTABILI
EXL
15
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CO
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O
FIN
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GESTIONE CONTENZIOSO
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ESECUTIVA)
AVVIO VERIFICA ATTI
ESECUTIVI
A
RICHIESTA
POSIZIONE DEBITORIA
E STATO DEI
PAGAMENTI
VERIFICA POSIZIONE
DEBITORIA E STATO
DEI PAGAMENTI
ERP
TRAMISSIONE ESITO
CONTROLLI CONTABILI
OPPOSIZIONE? SI
NO
AVVIO PROCEDURA DI
LIQUIDAZIONE
M.3 GESTIONE
PAGAMENTO
D
PREDISPOSIZIONE
DELIBERA DI
LIQUIDAZIONE
VISUALIZZAZIONE
DELL’ATTO IN
DATABASE
DATA
BASE
RICHIESTA
CHIARIMENTI
ESITO CONTROLLI
CONTABILI
16
AF
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LE
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AL
E
GESTIONE CONTENZIOSO
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ESECUTIVA)
D PREDISPOSIZIONE
MEMORIE E/O ATTI
DIFENSIVI E DELIBERA
DI COSTITUZIONE
MEMORIE/ATTI
DIFENSIVI
SOTTOSCRIZIONE
DEGLI ATTI E DELLA
DELIBERA DI
COSTITUZIONE
DELIBERA DI
COSTITUZIONE
MEMORIE/ATTI
DIFENSIVI
DELIBERA DI
COSTITUZIONE
AGGIORNAMENTO
AGENDA
ELETTRONICA PER
SCADENZE
AGGIORNAMENTO
DATA BASE
INFORMATICO
DATA
BASE
ERP
NOTIFICA /
DEPOSITO ATTI
AGGIORNAMENTO
DATI
AMMINISTRATIVO-
CONTABILI
EXL
17
AF
FA
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LE
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RIM
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TO
GESTIONE CONTENZIOSO
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ORDINARIA)
B
AVVIO VERIFICA
CONTENZIOSO
ORDINARIO (CIVILE,
AMMINISTRATIVO,
PENALE)
INDIVIDUAZIONE
DELL’U.O.
INTERESSATA AL
CONTENZIOSO
TRASMISSIONE
RICHIESTA
CHIARIMENTI
ANALISI DELL’ATTO
PREDISPOSIZIONE E
TRASMISSIONE
CHIARIMENTI E/O
OSSERVAZIONI
E
VISUALIZZAZIONE
ATTO IN DATABASE
DATA
BASE
RICHIESTA
CHIARIMENTI
TRASMISSIONE
CHIARIMENTI E/O
OSSERVAZIONI
18
AF
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D
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LE
GESTIONE CONTENZIOSO
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (PROCEDURA ORDINARIA)
E
PREDISPOSIZIONE
MEMORIE E/O ATTI
DIFENSIVI E DELIBERA
AVVIO CONTENZIOSO
MEMORIE/ATTI
DIFENSIVI
SOTTOSCRIZIONE
DEGLI ATTI E DELLA
DELIBERA AVVIO
CONTENZIOSO
DELIBERA AVVIO
CONTENZIOSO
MEMORIE/ATTI
DIFENSIVI
DELIBERA AVVIO
CONTENZIOSO
AGGIORNAMENTO
AGENDA
ELETTRONICA PER
SCADENZE
AGGIORNAMENTO
DATA BASE
INFORMATICO
DATA
BASE
ERP
NOTIFICA /
DEPOSITO ATTI
AGGIORNAMENTO
DATI
AMMINISTRATIVO-
CONTABILI
EXL
19
AF
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LE
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UM
AN
E
GESTIONE CONTENZIOSO
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (DEL LAVORO)
C AVVIO VERIFICA
ISTANZA DEL
DIPENDENTE
TRASMISSIONE
RICHIESTA
CHIARIMENTI
ANALISI DELL’ATTO
PREDISPOSIZIONE E
TRASMISSIONE
CHIARIMENTI E/O
OSSERVAZIONI
F
VISUALIZZAZIONE
ATTO IN DATABASE
DATA
BASE
RICHIESTA
CHIARIMENTI
TRASMISSIONE
CHIARIMENTI E/O
OSSERVAZIONI
20
AF
FA
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LE
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E D
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LA
VO
RO
GESTIONE CONTENZIOSO
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (DEL LAVORO)
F PREDISPOSIZIONE
PROVVEDIMENTO DI
RISPOSTA
ALL’ISTANZA
INDIVIDUAZIONE
RAPPRESENTANTE
COLLEGIO DI
CONCILIAZIONE
PROVVEDIMENTO DI
RISPOSTA
ALL’ISTANZA
SOTTOSCRIZIONE E
TRASMISSIONE DEL
PROVVEDIMENTO
PROVVEDIMENTO DI
RISPOSTA
ALL’ISTANZA AVVIO PROCEDURA DI
CONCILIAZIONE
AGGIORNAMENTO
AGENDA
ELETTRONICA PER
SCADENZE
ERP
INCONTRO DI
CONCILIAZIONE
CONCILIAZIONE?
SI
NO
PREDISPOSIZIONE E
TRASMISSIONE DEL
VERBALE DI
CONCILIAZIONE
G
D
21
AF
FA
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LE
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E
GESTIONE CONTENZIOSO
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (DEL LAVORO)
G PREDISPOSIZIONE
DELIBERA DI PRESA
D’ATTO DEL VERBALE
DI RICONCILIAZIONE
SOTTOSCRIZIONE
DEGLI ATTI E DELLA
DELIBERA
DELIBERA DI PRESA
D’ATTO DEL VERBALE
DI RICONCILIAZIONE
DELIBERA DI PRESA
D’ATTO DEL VERBALE
DI RICONCILIAZIONE
AGGIORNAMENTO
AGENDA
ELETTRONICA PER
SCADENZE
AGGIORNAMENTO
DATA BASE
INFORMATICO
DATA
BASE
ERP
AGGIORNAMENTO
DATI
AMMINISTRATIVO-
CONTABILI
EXL
PREDISPOSIZIONE
DETERMINA DI
LIQUIDAZIONE
M.3 GESTIONE
PAGAMENTO
22
LE
GA
LE
AF
FA
RI
LE
GA
LI
GESTIONE CONTENZIOSO
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (GESTIONE PARCELLE)
PARCELLE
LEGALI PREDISPOSIZIONE E
INVIO PARCELLE
VERIFICA
CORRETTEZZA
ONORARI E INTERESSI
PASSIVI
ERP
OK ?
SI
NO
ANALISI ESITO DEL
GIUDIZIO ED ATTI DEL
CONTENZIOSO
AGGIORNAMENTO
AGENDA
ELETTRONICA PER
SCADENZE
AGGIORNAMENTO
DATA BASE
INFORMATICO
DATA
BASE
ERP
RICHIESTA
CHIARIMENTI/
INTEGRAZIONI
COMUNICAZIONE DI
EMISSIONE FATTURA
EMISSIONE E INVIO
FATTURA
A
B
DATA
BASE
23
SE
GR
ET
ER
IA G
EN
ER
AL
E,
PR
OT
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LO
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OM
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-FIN
AN
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GESTIONE CONTENZIOSO
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (GESTIONE PARCELLE)
B.4 GESTIONE
LIQUIDAZIONE
A
OK?
NO
SI
RICHIESTA
CHIARIMENTI/
INTEGRAZIONI
REGISTRAZIONE
FATTURA E
INSERIMENTO NEL
FASCICOLO
INFORMATICO
B
VERIFICA
CORRETTEZZA
DATI
ERP
REGISTRAZIONE
E PROTOCOLLO
ELETTRONICO
ERP
ERP
24
UO
C G
ES
TIO
NE
RIS
OR
SE
EC
ON
OM
ICO
FIN
AN
ZIA
RIE
A
FF
AR
I L
EG
AL
I
GESTIONE CONTENZIOSO
PROCESSO (A) GESTIONE FORNITORI
SOTTO PROCESSO (A.5) GESTIONE CONTENZIOSO (GESTIONE FONDO RISCHI)
DEFINIZIONE
FONDO
RISCHI
TRIMESTRALE
INVIO RICHIESTA
DEFINIZIONE
FONDO RISCHI
TRIMESTRALE
ANALISI DATI
AMMINISTRAIVO-
CONTABILI
EXL
DEFINIZIONE
RISCHIO DI
SOCCOMBENZA E
QUANTIFICAZIONE
FONDO
DETTAGLIATO
CONDIVISIONE
ANALISI ED
INSERIMENTO DATI
IN BILANCIO
RICHIESTA
CHIARIMENTI
O.3 GESTIONE
BILANCIO
RICHIESTA
DEFINIZIONE
FONDO RISCHI
TRIMESTRALE
QUANTIFICAZION
E FONDO
DETTAGLIATO
25
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