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Cómo desarrollar el Plan del Proyecto:3. Admón. de la Comunicación4. Admón. del Tiempo

Por. M.D.I. Jesús María Silva Rodríguez

Objetivo de la Admón. de la Comunicación

Lograr una comunicación efectiva entre los involucrados y asegurar la oportuna y apropiada generación, recolección, distribución, archivo y disposición final de la información del proyecto.

Estas son cuatro herramientas que se utilizan en la planeación de la comunicación:

Matriz de Comunicación Calendario de Eventos Estatus semanal Reporte Mensual

Herramienta Matriz de Comunicación

¿Para qué sirve?Para mantener informados a los involucrados y asegurar una comunicación efectiva. Facilita la toma oportuna de decisiones y la tranquilidad de los involucrados clave.

¿Qué incluye?Listas de reportes de avance y contenidos.Documentos de planeación relevantes y contenidos.Lista de distribución.Periodicidad de la distribución.Medio de la distribución de la información.Responsable de emitir el reporte.

¿Cómo desarrollarla?Colocar en la primera columna de la izquierda a los involucrados relevantes por empresa y dpto., en la segunda columna su rol.Incluir en cada celda de los dos renglones superiores , el tipo de reporte o documento y su periodicidad.Indicar en cada celda, con símbolos el medio a utilizar: @=email ó =impreso, y (*) para señalar quién genera la información.

¿Cuándo utilizarla?Se diseña durante la planeación y se actualiza a lo largo del proyecto.

Caso matriz de Comunicación

Herramienta Calendario de Eventos

¿Para qué sirve?Permite una visión gráfica completa de los eventos más importantes a lo largo del calendario del proyecto, facilitando la integración de sus objetivos.

¿Qué incluye?Fechas de los eventos repetitivos relevantes del proyecto como: reuniones, pagos, trámite de facturas, fechas de entregables parciales y final, eventos clave, entregas de reportes mensuales, etc.

¿Cómo desarrollarla?Señalar cada evento relevante en un calendario con todo el proyecto utilizando simbología gráfica.

¿Cuándo utilizarla?Elaborarla durante la planeación y actualizarla a lo largo del proyecto.

Caso Calendario de eventos

Herramienta Estatus semanal

¿Para qué sirve?Permite confirmar prioridades semanalmente, presentando un indicador de tiempo, costo, riesgo, abastecimientos, cambios y avances.

¿Qué incluye?Prioridades de la semana y plan de acción, es decir, ¿qué debe hacerse la próxima semana? (2)Amenazas ¿qué situaciones pueden volverse críticas? (3)Áreas de oportunidad ¿qué podemos mejorar?WBS resumido, con fechas de avance y terminación.Lo programado contra lo real y sus diferencias.Curva S de valor ganado, que se explicará mas adelante. (4)Fechas clave (cumplimiento de entregas parcial y final)Lecciones aprendidas.Cambios relevantes de la última semana que incluyen el importe acumulado de costos por cambios a la fecha (6)Control presupuestal (Actual, proyectado, ahorros, sobrecostos) (5)Estatus de abastecimientos clave

¿Cómo desarrollarla?Diseñar un formato para su proyecto que considere la información anterior o la más relevante en su caso.

¿Cuándo utilizarla?Se establece el formato y los contenidos generales durante el desarrollo del Plan y se genera y distribuye según la Matriz de Comunicación a lo largo del proyecto. Debe ajustarse a las necesidades del Cliente.

Caso Estatus Semanal

Herramienta Reporte Mensual

¿Para qué sirve?Informa mensualmente a los involucrados clave y al Cliente sobre el desempeño del proyecto y presenta recomendaciones sobre tendencias, áreas de oportunidad y prioridades.

¿Qué incluye?¿Qué ha pasado?, logros, desviaciones (1)Recomendaciones: acción correctiva, áreas de oportunidad, riesgos, tendencias, prioridades (2) Estatus de definición del Alcance (3): estatus de Tiempo, de Presupuesto, Calidad, Riesgos, Abastecimientos, Documentación fotográfica, (si aplica)

¿Cómo desarrollarla?Diseñar un formato para su proyecto que incluya la información anterior, o la más relevante, en su caso (revisar ejemplo).

¿Cuándo utilizarla?Diseñar el formato y contenidos generales durante el desarrollo del Plan y generar y distribuir según la Matriz de Comunicación, a lo largo del proyecto. Ajustarla de acuerdo a las necesidades del Cliente.

Caso Reporte Mensual

4. Administración del Tiempo

Objetivo: Planear y controlar la duración del proyecto. Procesos requeridos para asegurar que el

proyecto termine de acuerdo al programa.

El programa del proyecto es de suma importancia, pues provee la integración a lo largo del tiempo para coordinar los trabajos de todos los integrantes.

Objetivos principales para elaborar el Programa del Proyecto Terminar el proyecto a tiempo Obtener un flujo continuo del trabajo (sin

interrupciones o retrasos) Ruta Crítica. Evitar confusiones y malos entendidos. Aumentar el conocimiento de todos los

integrantes acerca del estatus en que se encuentra el proyecto.

Proveer reportes veraces y oportunos. Obtener el conocimiento previo de las fechas

importantes relacionadas con las actividades clave para el proyecto.

Obtener conocimiento anticipado de la distribución de los costos mientras dura el proyecto (flujo de erogaciones).

Definir y comunicar con precisión y claridad la responsabilidad/autoridad de cada una de las partes a través del tiempo.

Nivelar y asignar apropiadamente los recursos.

Establecer parámetros de medición de desempeño.

Definiciones empleadas en el Programa del Proyecto Diagrama de Gantt.

Fue desarrollado por Henry Gantt durante la Primera Guerra Mundial. Es una representación gráfica de las actividades a través del tiempo. Este diagrama es fácil de interpretar pero difícil de actualizar, puesto que no representa interrelaciones o dependencias entre actividades, programación de costos o recursos.

Ruta Crítica.Fue desarrollada en 1956 por la cía. Dupont y los consultores

Remington Rand.Este método considera las interrelaciones entre actividades y

programación de costos y recursos al dividir el proyecto en actividades específicas y determinar la secuencia lógica de las mismas estableciendo las interdependencias. Este tipo de planeación permite que el equipo del proyecto identifique con anticipación posibles conflictos entre actividades y recursos.

Se le llama Ruta Crítica a la serie de actividades que determinan la ruta más larga para terminar el proyecto.

Si alguna de dichas actividades se retrasa 1 día, el proyecto total estaría retrasado un día.

A las actividades que componen la Ruta Crítica se les llama actividades críticas.

PERT (Program Evaluation and Review Technique). Fue desarrollado en 1957 por la Marina de E.U.A. en colaboración con la firma Booz, Allen y Hamilton Consulting. Es un método similar al CPM, basado en el análisis de las probabilidades. Su aplicación principal fue la industria bélica. En el PERT calculamos la duración de cada actividad en forma probabilística, estableciendo la duración mayor , la duración probable y la menor, lo que arroja probabilidades de que el proyecto termine en una fecha determinada.

Actividad. Elemento del trabajo que llevamos a cabo durante el transcurso del proyecto.

Duración. Número de períodos de tiempo requeridos para completar una actividad.

Actividades predecesoras.Actividades que debemos terminar previas a la actividad en revisión.

Actividad sucesora.Actividad cuyo inicio depende de la actividad predecesora.

Holgura. Cantidad de tiempo que una actividad puede ser retrasada sin afectar la fecha de terminación del proyecto.

Diagrama de red. Diagrama que gráficamente muestra las actividades y eventos con sus interrelaciones lógicas entre actividades predecesoras y sucesoras.

Eventos. Puntos en el tiempo que representan el inicio o terminación de una o más actividades.

Herramienta Programa del Proyecto

¿Para qué sirve?Desglosa los entregables del WBS en términos de actividades, incluyendo la interrelación entre ellas y su secuencia a lo largo de la duración del proyecto. Permite establecer las fechas de inicio y terminación del proyecto, de cada fase, de cada entregable, de cada actividad.Permite identificar las actividades críticas, es decir, actividades que afectan directamente la fecha de terminación del proyecto.

¿Qué incluye? WBS detallado en actividades, cuando sea requerido,

desarrollar el SBS (schedule breakdown structure) desglose estructurado del programa.

Duraciones de actividades. Fechas de inicio y término. Interrelación entre actividades predecesoras y sucesoras:

SS start to start ,(inicio a inicio), FS finish to start (término a inicio), SS + 80%, significa que la actividad sucesora puede iniciar

tan pronto la actividad predecesora logre un avance de 80%,

SS + 1 día indica que la actividad sucesora puede iniciar tan pronto la actividad predecesora avance 1 día,

FF finish to finish indica que la actividad sucesora no podrá terminar hasta que la actividad predecesora termine.

¿Cómo desarrollarla?

Considerando como base el Mapa mental y/o el WBS, definir las tareas.

Para cada actividad, identificar actividades predecesoras y sucesoras.

Calcular las duraciones y establecer la fecha de inicio.

¿Cuándo utilizarla?

Establecerla durante el desarrollo del Plan y actualizarla conforme acordemos con los involucrados.

Ruta crítica (Critical Path Method CPM) Ejemplo, plan “E” de Black Cross

Black Cross es una organización voluntaria formada en California para prepararse y responder ante el “Grande” terremoto que se espera ahí en la última década. Han desarrollado un plan de respuesta único, eficiente y uniforme (denominado plan E) que consta de 10 actividades principales para todas las ciudades en donde el terremoto cause mayores daños. Obviamente, la terminación de las actividades del proyecto tan rápido como sea posible es crucial para salvar vidas y propiedades y ayudar a las víctimas. El personal de Black Cross ha determinado no sólo los tiempos más probables para cada actividad, sino también los tiempos más rápidos en que probablemente podrían hacerse (tiempo optimista), así como el más lento (tiempo pesimista) que podría encontrar un equipo de proyecto en el campo (cuando todo saliera mal).

En la sig. tabla se presentan las operaciones del proyecto y los tiempos

Construyendo la red

( ) varianza o incertidumbre

Se examina la tabla en busca de actividades que no tengan actividades precedentes.

Estas actividades se trazan desde un nodo inicial (1). Se recorre la lista de actividades en busca de las que sólo

requieran que se completen las actividades a, b ó c. A continuación se pueden trazar las actividades de la d a la h. La actividad d puede trazarse desde el nodo 2. La actividad h puede trazarse desde el nodo 4. Pero si el nodo 3 indica la terminación de la actividad b, ¿cómo

se pueden trazar las actividades e, f, g, si ellas también dependen de la terminación de la actividad c?

Esto se logra mediante el uso de una actividad ficticia desde el nodo 4 al nodo 3, que indica que el nodo 3 depende de la actividad c (nodo 4) que se está realizando, así como de la actividad b.

La actividad ficticia mostrada con una línea punteada, no requiere tiempo para su realización, pero su conexión es necesaria a fin de que las actividades e, f y g no puedan comenzar antes de que se completen las actividades b y c.

Duración de las actividades

A continuación es necesario colocar los tiempos esperados de las actividades en la red, para poder ver qué actividades se deben programar primero y cuándo se deben completar para que el proyecto no se atrase.

Tiempo estimado = tiempo optimista + 4 veces el tiempomas probable + tiempo pesimistadividido entre 6

Varianza (2) o incertidumbre= tiempo pesimista – tiempo optimista dividido entre 6 y elevado al cuadrado

TE = Tiempo de inicio temprano

TL = Tiempo permisible más tardío en que un evento puede demorarse sin atrasar el proyecto

TE = TL = holgura. Cualquier actividad en la ruta crítica no tiene demora permitida.

Ruta crítica = 21

EJERCICIO: Encuentre los tiempos esperados y las varianzas de las sig. Actividades. Los tiempos están dados en días. Aplicar las fórmulas dadas.

Actividadto tm tp te 2

AB 3 6 9 6 1AC 1 4 7CB 0 3 6CD 3 3 3CE 2 2 8BD 0 0 6BE 2 5 8DF 4 4 10DE 1 1 1EF 1 4 7

Dibuje el proyecto del problema anterior y determine:a) su tiempo esperado de terminación y su ruta críticab) La ruta crítica hacia el nodo D

Probabilidades de terminación

Si se conoce la varianza de cada actividad se puede calcular la probabilidad de terminar el proyecto en un período de tiempo dado, suponiendo que las duraciones de las actividades sean independientes entre sí.

Los tiempos de terminación del proyecto estarán aproximadamente distribuidos normalmente si la ruta crítica tiene un gran número de actividades, con una media y una varianza obtenidas a partir de la ruta crítica.

En nuestro ejemplo sería:

V = a2 + d

2 + j2

V = 1 +4 + 1

V = 6

La probabilidad de terminar el proyecto en 23 horas se encuentra mediante la tabla de distribución de probabilidad normal estándar,Z = tiempo deseado de terminación – tiempo medio de terminación

V

Z = 23 – 21 / 6

Z = 0.818

Programa Fast Track: traslapa diseño, concursos e implementación.

El esquema Fast Track considera iniciar la siguiente fase sin haber terminado la predecesora.

(Ver ejemplo en Excel)

El esquema Fast Track requiere de una administración más exigente que aquella de esquema secuencial.

Preguntas

1. Cuál es el objetivo de la Admón. de la Comunicación?

2. ¿Cuáles son las cuatro herramientas para planear la Comunicación?

3. ¿Cuál es el objetivo de la Admón. del Tiempo?

4. Para qué nos sirve el Programa del Proyecto?

5. ¿A qué se le llama Ruta Crítica?

Bibliografía

Yamal Chamoun. Admón. Profesional de Proyectos. Ed. Mc Graw Hill. 2000. pp. 118-133