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Claudina Aifan Pineda
Propuesta de Manual de Procedimientos y Especificación de
Puestos para el Centro de Documentación de la Oficina
Nacional de Servicio Civil (ONSEC)
Asesora
M.A. Carmen Alicia Diéguez de Padilla
Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Humanidades
Licenciatura en Bibliotecología
Guatemala, mayo de 2012
Este trabajo fue presentado como
Ejercicio Profesional Supervisado
por la autora previo a optar al grado
de licenciada en Bibliotecología
Guatemala, mayo 2012
INTRODUCCIÓN i
Capítulo I
Diagnóstico 1
1 Datos generales de la Institución 1
1.1.1 Nombre de la Institución 1
1.1.2 Ubicación geográfica 1
1.2 Tipo de Institución 1
1.2.1 Visión 1
1.2.2 Misión 1
1.2.3 Políticas 1
1.2.4 Objetivos 2
1.2.5 Metas (Fines) 2
1.3 Estructura organizacional 3
1.3.1 Funciones Generales de la Oficina Nacional de Servicio Civil
(ONSEC) 4
1.3.2 Funciones específicas por cada departamento y unidad 5
1.4 Recursos 8
1.4.1 Humano 8
1.4.2 Material 8
1.4.3 Financiero 9
1.5 Procedimientos y técnicas 9
1.5.1 Visitas de observación 10
1.5.2 Entrevistas 10
1.5.3 Cuestionarios 10
1.5.4 Encuestas 10
1.6 FODA 11
1.6.1 Fortalezas 12
1.6.2 Oportunidades 13
1.6.3 Debilidades 13
1.6.4 Amenazas 13
1.6.5 Lista y análisis de problemas 14
1.6.6 Priorización de problemas 16
1.6.7 Análisis de viabilidad y factibilidad 17
1.6.8 Problema seleccionado 19
1.6.9 Solución propuesta como viable y factible 19
Capítulo II
Diseño del proyecto 20 2.1 Aspectos generales 20
2.1.1 Nombre del proyecto 20
2.1.2 Problema 20
2.1.3 Localización 20
2.1.4 Unidad ejecutora 20
2.2 Tipo de proyecto 20
2.2.1 Descripción del proyecto 20
2.2.2 Justificación 21
2.2.5 Específicos
2.2.6 Metas
2.2.3 Objetivo General 21
2.2.4 Específico 21
2.2.5 Metas 21
2.2.6 Beneficiarios 21
2.2.7 Directos 22
2.2.8 Indirectos 22
2.3 Fuentes de financiamiento y presupuesto 22
2.3.1 Recursos 22
2.3.2 Humanos 22
2.3.3 Materiales físicos 23
2.3.4 Financieros 23
2.3.5 Presupuesto detallado 24
Capítulo III
Ejecución del proyecto 26
3.1 Actividades y resultados 26
3.2 Producto final obtenido 30
3.3 Logros 30
3.4 Propuesta de Manual de Procedimientos y Especificación de Clases
de Puestos para el Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio
Civil (ONSEC) 35
3.4.1 Descripción del objetivo y función del Centro de Documentación 35
3.4.2 Objetivos 35
3.4.3 Función 35
3.4.4 Generalidades 37
3.4.5 Presentación 37
3.4.6 Base legal 38
3.4.7 Campo de aplicación 39
3.4.8 Normas Generales 39
3.5 DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 41
3.5.1 ÁREA ADMINISTRATIVA 41
3.5.2 Objetivo 41
3.5.3 Funciones 41
3.5.4 Procedimientos 42
3.5.5 Flujograma 44
3.6 ÁREA PROCESOS TÉCNICOS 45
3.6.1 Objetivo 45
3.6.2 Funciones 45
3.6.3 Procedimientos 46
3.6.4 Flujograma 48
3.7 ÁREA DE SERVICIOS DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO 49
3.7.1 Objetivo 49
3.7.2 Funciones 49
3.7.3 Procedimientos 50
3.7.4 Flujograma 53
3.8. ESPECIFICACIÓN DE CLASES Y PUESTOS 54
3.8.1 Bibliotecólogo 54
3.8.2 Bibliotecario general 59
3.8.3 Técnico auxiliar 62
3.8.4 Personal de Servicio de conserjería 65
Capítulo IV Proceso de evaluación 68
4.1 Fase de Diagnóstico 68
4.2 Fase de diseño del perfil de proyecto 69
4.3 Fase de ejecución 70
4.4 Fase final del proyecto 71
CONCLUSIONES 72
RECOMENDACIONES 73
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 74
APÉNDICES 77
ANEXOS 82
INTRODUCCIÓN
El presente Ejercicio Profesional Supervisado propone brindar un documento base para
que el personal encargado de la unidad de información, tenga una guía con elementos
técnicos para la organización del Centro de Documentación.
El proyecto se propone dos objetivos generales:
1. Elaborar el manual de procedimientos con conocimientos básicos de
bibliotecología.
2. Determinar la especificación y clases de puestos.
Las actividades específicas para lograr estos objetivos incluyen, el análisis y diseño de
cada uno de los procesos técnicos y la especificación de las clases y puestos del recurso
humano, necesario para el desarrollo de las actividades de gestión, administración y la
prestación de servicios de información.
Se presenta el documento estructurado en cuatro capítulos:
El primer capítulo contiene la etapa de diagnostico, donde se detectaron y priorizaron los
problemas existentes en gestión de información.
El capitulo segundo presenta, la etapa de formulación del proyecto, se identificó recurso
económico, material y humano para la ejecución.
El tercer capítulo contiene el producto final elaborado que es el “Manual de
Procedimientos y Especificación de Puestos para el Centro de Documentación de la
Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC)”
El cuarto capítulos tiene la evaluación del estudio, donde se reflejan los resultados y
beneficios del proyecto para la institución y su personal.
i
1
CAPÍTULO I
DIAGNÓSTICO
1. Datos generales de la institución
1.1.1 Nombre de la institución
Oficina Nacional de Servicio Civil “ONSEC”
1.1.2 Ubicación geográfica
13 Calle 6-77, Zona 1, Edificio Panamericano.
1.2 Tipo de Institución
Gubernamental
1.2.1 Visión
Ser la institución líder en la administración pública que norme, asesore y
fiscalice la gestión de recursos humanos y el Régimen de Clases Pasivas Civiles
del Estado, que preste servicio de calidad, mediante sistemas modernos,
automatizados y descentralizados, reflejado en la satisfacción de los usuarios.
1.2.2 Misión
Es una institución de servicio, rectora y asesora del Sistema de Recursos Humanos
y del Régimen del Clases Pasivas Civiles del Estado, que brinda atención a los
servidores, ex –servidores públicos y sus beneficiarios, con base a los principios de
transparencia, responsabilidad, calidad y prontitud
1.2.3 Políticas
En el contexto de la administración Pública del Estado de Guatemala, la Oficina
Nacional de Servicio Civil tiene como principio fundamental regular el orden de
las relaciones entre la administración pública y sus trabajadores, con el propósito
de garantizar la eficiencia y eficacia en las instituciones mejorando el sistema de
administración del recurso humano.
Siendo el ente único, garante de la gestión de los servicios públicos en beneficio
de la población guatemalteca en general, la ONSEC promueve la capacitación,
aplicación de normas, instrumentos técnicos y normativos, revisiones de puestos y
salarios, para el buen desempeño de las actividades administrativas del Estado.
2
1.2.4 Objetivos
La Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC) es el órgano responsable de la
administración del Régimen de Servicio Civil. Sus objetivos van encaminados a
garantizar a la nación la eficiencia en la operación de la función pública por medio
de la aplicación de la Ley de Servicio Civil y otras leyes relacionadas, que
fortalezcan el desarrollo de un Estado moderno y eficiente entre los objetivos están
los siguientes:
Garantizar a la Nación la eficiencia en la operación de la función pública por
medio de la aplicación de la Ley de Servicio Civil y otras leyes relacionadas,
que fortalezcan el desarrollo de un Estado moderno y eficiente.
Regular las relaciones entre el estado y sus trabajadores como medio eficaz,
para el fortalecimiento y progreso de la administración pública, además de
garantizar a los servidores públicos con transparencia el pleno ejercicio de sus
derechos y obligaciones.
Dotar de personal idóneo a la administración pública, con el propósito de
garantizar la prestación oportuna de los servicios con eficacia, eficiencia,
transparencia, honradez y responsabilidad.
Proporcionar a las instituciones y dependencias del organismo ejecutivo el
instrumental técnico-legal con el fin de administrar adecuadamente el recurso
humano al servicio del estado en aras del bien común y el desarrollo integral de
la población guatemalteca.
Proporcionar a la población civil trabajadora del estado y a sus familiares, los
beneficios económicos que les corresponden conforme lo establece la Ley de
Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento.
1.2.5 Metas (Fines)
El fin primordial de la Oficina Nacional de Servicio Civil es promover el recurso
humano en forma técnica, armónica, dinámica y eficiente el sistema de recursos
humanos de la administración pública, en beneficio de todos los sectores
nacionales.
Fortalecer el proceso de descentralización de la administración de los recursos
humanos.
Actualizar el plan de clasificación de puestos del organismo ejecutivo.
Capta recurso humano idóneo para el adecuado desempeño de los cargos
públicos.
3
Evaluar anualmente el desempeño laboral de los servidores públicos.
Formar constantemente al servidor público.
Dotar a los servidores públicos de un ambiente laboral sano y seguro.
Conocer y analizar las percepciones de los servidores públicos sobre su
ambiente laboral.
Propiciar la revisión constante de las estructuras organizacionales de las
distintas instituciones que forman el organismo ejecutivo, dando especial
énfasis a las áreas de salud, educación y gobernación.
Planificar estratégicamente la dotación de recursos humanos.
Fortalecer los sistemas informáticos que coadyuven al establecimiento de un
Estado moderno, bajo el concepto de gobierno electrónico.
1.3 Estructura organizacional
Por medio del Acuerdo Gubernativo No. 691-95 de fecha 12 de diciembre de 1995,
se aprobó la reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil, la cual quedó
organizada de la siguiente forma:
Tabla # 1
Fuente: Información (ONSEC)
4
Dirección
Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
Sub-Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
Departamentos
Administración Interna.
Asuntos Jurídico – Laborales.
Administración de Puestos, Remuneraciones y
Auditorias Administrativas.
Registros y Verificación de Acciones de Recursos
Humanos.
Normas y Selección de Recursos Humanos.
Previsión Civil.
Desarrollo Institucional.
Con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo Gubernativo
No. 217-95 de fecha 17 de mayo de 1995, se instituyeron las Unidades de
Administración Financiera –UDAF- y Auditoría Interna –UDAI- en las
entidades del sector público no financiero, por lo que se emitieron los acuerdos de
dirección números D-97-0047 y D-98-006, con la finalidad de crear dentro de la
estructura administrativa de la ONSEC, las unidades antes mencionadas, las que
para el ejercicio de sus funciones dependen directamente de la dirección y tienen el
mismo nivel jerárquico de departamento, quienes además de las funciones que les
señala la ley, tienen las asignadas dentro de su estructura organizacional. Así
mismo a través del acuerdo de dirección No. D-2005-016 del 12 de mayo de
2005, la unidad de cómputo fue trasladada del departamento de desarrollo
Institucional a la Dirección de ONSEC.
1.3.1 Funciones Generales de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC)
Administrar y ejecutar las políticas de administración del personal que
emanan de la Presidencia de la República, estableciendo la normalidad y
supervisión respectiva.
Mantener y administrar el sistema de servicio civil, enmarcándose en la
centralización normativa y desconcentración operativa hacia las unidades de
recursos humanos de la administración pública.
Instrumentar el inventario, registro y control del recurso humano que
labora en la administración pública.
Administrar el plan de clasificación de puestos del organismo ejecutivo, que
responda a la organización, naturaleza, objetivos y funciones de las
dependencias e instituciones.
5
Dirigir el sistema de reclutamiento y selección de personal, aplicando técnicas
evaluativas que determinen la capacidad y conocimiento de los candidatos que
optan al puesto en la administración pública.
Asesorar a las diferentes dependencias del Estado, con el objetivo de dar
solución a los problemas o conflictos laborales que surjan en la misma, a
requerimiento de sus autoridades, con instrucciones del Ejecutivo.
Administrar el Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, para lograr la
protección del servidor público al momento de su retiro, o sus beneficiarios,
conforme la Ley.
1.3.2 Funciones específicas por cada departamento y unidad
Dirección
Es el órgano administrativo de mayor jerarquía, encargado de velar por la
correcta aplicación de la Ley de Servicio Civil, su Reglamento y demás
disposiciones legales referidas a la administración de recursos humanos;
asimismo de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento.
Organiza, dirige y administra las actividades técnicas que competen a la Oficina
Nacional de Servicio Civil. Realiza además las funciones que al respecto le
asigne el Presidente de la República, quien es la máxima autoridad.
Sub-Dirección
Auxiliar a la dirección en la coordinación y administración de las actividades
técnicas y administrativas que competen a la oficina. desempeña las funciones
que le sean asignadas por el Director (a), sustituyéndolo en caso de ausencia
temporal.
Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y
Auditoria Administrativa.
Administrar el plan de clasificación de puestos y remuneraciones aplicable a los
servidores públicos de las dependencias del gobierno central y entidades
descentralizadas que no cuentan con disposiciones propias en materia de
administración de personal
Las funciones más relevantes son: creación y reasignación de cambio de
especialidades, traslados presupuestarios, asignación de complemento salarial y
de bonos monetarios, suspensión y reprogramación de puestos, políticas
salariales y elaboración de estadística
6
Departamento de Normas y Selección de Recursos Humanos
Es el encargado de evaluar a los candidatos a ocupar plazas dentro de la
administración pública y elaborar y administrar los instrumentos técnico-
administrativos y sus procedimientos, para facilitar la aplicación de las normas
fundamentales contenidas en las leyes vigentes, para la adecuada selección del
recurso humano al servicio de la administración pública. Adicionalmente,
administra el banco de recursos humanos del estado.
Departamento de Registro y Verificación de Acciones de Recursos
Humanos
Certifica nombramientos y avala las acciones de personal del Organismo
Ejecutivo (nombramientos, permutas, traslados, ascensos, becas, licencias,
primer ingreso, entre otros), mediante la adecuada aplicación de las normas
legales. Emite certificaciones de tiempo de servicio a trabajadores o ex
trabajadores del Estado, cubierto por el Régimen de Clases Pasivas Civiles del
Estado.
Departamento de Asuntos Jurídicos-Laborales
La función principal es reconocer el derecho de pago de prestaciones laborales
a los ex servidores públicos, por lo tanto, dictamina sobre solicitudes de
prestaciones laborales de los ex servidores públicos que cesan en sus funciones
por destitución o renuncia; resuelve solicitudes de prestaciones póstumas de
servidores públicos fallecidos y solicitudes de rehabilitaciones. Da trámite a
impugnaciones, recursos de apelación y solicitud de reinstalación, pago de
salarios dejados de percibir e indemnizaciones. Participa en la elaboración de
proyectos de leyes reglamentos y acuerdos gubernativos propuestos por las
autoridades de la oficina. Recibe reglamentos de personal, resuelve recursos,
de reposición, elabora contratos administrativos internos, defiende a la Oficina
ante el órgano jurisdiccional. Actúa como órgano consultivo y asesor jurídico-
laboral de las instituciones sujetas al Régimen de Servicio Civil.
Departamento de Previsión Civil
Administra el Régimen de las Clases Pasivas Civiles del Estado; tramita y
autoriza las pensiones que solicitan los trabajadores, ex trabajadores del Estado
o sus familiares con base a la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su
Reglamento, dándoles especial atención a los casos de viudez, orfandad e
invalidez. Autoriza las contribuciones voluntarias al citado régimen que
solicitan los trabajadores y ex trabajadores del estado. Presta asesoría a las
Instituciones y dependencias públicas en materia de Clases Pasivas.
7
Departamento de Desarrollo Institucional
Es el encargado de brindar apoyo técnico-profesional a la Oficina Nacional de
Servicio Civil y a las instituciones de la administración pública, en las áreas de
capacitación informática, planificación, desarrollo y evaluación de programas y
proyectos, organización y métodos, relaciones públicas e información
documental, actualización de publicaciones de cooperación técnica
internacional y actividades censales, entre otras. Adicionalmente, es el
encargado de administrar el recurso humano que labora en la Oficina Nacional
de Servicio Civil (ONSEC)
Departamento de Administración Interna
Brinda apoyo logístico a los departamentos y unidades que integran ONSEC.
Atiende requisiciones de compra y entrega de material y suministros,
mantenimiento de las instalaciones, carpintería, electricidad, plomería, herrería
entre otras. Verifica que los contratos de arrendamiento y mantenimiento de
equipo se encuentren vigentes, para que se de soporte a los departamentos y
unidades de ONSEC, de acuerdo a sus necesidades. Tiene también a su cargo la
clínica médica y odontológica, como un beneficio para los trabajadores de
ONSEC.
Unidad de auditoría interna
Evalúa el sistema integral de administración financiera, así como los controles
internos y de calidad para determinar si se están logrando los resultados o
beneficios deseados, establecidos al momento de fijarse los objetivos y metas
institucionales.
Unidad de Administración Financiera
Ejecuta y controla el presupuesto general de gastos de la Oficina Nacional de
Servicio Civil, para el adecuado desarrollo de los programas y proyectos
institucionales, a través del sistema de administración financiera. Administra el
uso eficaz y eficiente de los recursos asignados a la institución, por medio de
procedimientos financiero-contable tendientes a optimizar la gestión pública.
También opera la nómina de sueldos.
Unidad de cómputo
La unidad de cómputo es la encargada de brindar apoyo técnico en las áreas de
análisis, diseño y programación de sistemas informáticos y soportes técnicos
que permitan la optimización de los recursos tecnológicos, facilitando la
prestación de servicios que brinda la Oficina Nacional de Servicio Civil,
dirigiendo las actividades de operación y administración del sistema
informático de ONSEC.
8
1.4 Recursos
1.4.1 Humano
Tabla # 2
Personal del Departamento de Desarrollo Institucional
PROFESIÓN PUESTO TOTAL PERSONA
Licenciatura en
Ciencias Jurídicas y
sociales Jefe de Departamento 1
Licenciatura en
Psicología Capacitación 1
Cierre de licenciatura
en Administración de
Empresas
Analista de
Planificación 1
Secretaria Oficinista Profesional I 1
Secretaria Bilingüe
Secretaria de
Departamento 1
Secretaria Oficinista Asistente de jefatura 1 Fuente: Elaboración propia
1.4.2 Material
El edificio Panamericano está en un área de 50 metros cuadrados, tiene 5 niveles
12,500 metros cuadrados de construcción que albergan las oficinas de los siete
departamentos, tres unidades técnicas más el área de comedor. No tiene área de
parqueo y para este servicio se usan parqueos privados aledaños al edificio, cuenta
con dos entradas principales una por la 7ª. Avenida y la otra por la 13 calle ambas
son amplias, tiene servicio de ascensores y gradas de emergencia el espacio
destinado para el Centro de Documentación se encuentra en el segundo nivel en el
Departamento de Desarrollo Institucional con un área, de 3 por 9 metros
cuadrados. La institución tiene una red interna, un programa de administración de
información, tecnología de Internet, una página web y una planta telefónica.
9
1.4.3 Financiero
Tabla #3
Presupuesto Institucional
Presupuesto Institucional
Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental
Ejecución de Gastos – Reportes- Presupuesto Vigente
Presupuesto Vigente por Actividad
Expresado en Quetzales
Al MES DE ENERO Ejercicio 2008
PG SP PT AC 03 DESCRIPCION PRESUPUESTO PRESUPUESTO
ASIGNADO ADICIONES DISMINUCIONES TRASPASOS TRASFERENCIAS VIGENTE
ENTIDAD 1113-0016 SECRETARIAS Y OTRAS DEPENDENCIAS DEL EJECUTIVO
UNIDAD EJECUTORA 116 OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL 07 000 01 000 DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN 4,033,381.00 000 000 000
07 000 02 000 DESARROLLO INSTITUCIONAL 1,953,131.00 000 000 4000
07 000 03 000 ADMINISTRACIÓN INTERNA 3,444,701.00 000 000 4000
29 000 01 000 ADMINISTRACION DE RECURSOS
HUMANOS
6440,637.00 000 000 000
29 000 02 000 INSTA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL
000 000 000
30 000 01 000 ADMON DE REGIMEN DE CLASES
PASIVAS
000 000 000
TOTAL 000 000 000
GRAN
TOTAL
20,934.012.00 000 000 000
Fuente: Información de ONSEC
Según la tabla anterior, el presupuesto anual que recibe ONSEC es de 20,
934,012.00, del cual no hay un rubro asignado para proyectos relacionados para el
Centro de Documentación.
1.5 Procedimientos y técnicas
La metodología se basa en tabular, analizar la información y los principios
organizativos y funcionales de la actividad informacional de la entidad; el estudio
debe recoger claramente los resultados y determinar la aplicación de una matriz
FODA.
En esta matriz se determinan las necesidades informacionales y se prioriza el
problema para dar una solución; luego se analiza la viabilidad del desarrollo del
proyecto.
PAGINA : 1 DE 1 FECHA : 20/08/2008 HORA : 11:43,40 REPORTE: R00804552rp
10
1.5.1 Visitas de observación
En las visitas de observación se tuvo a la vista el estado real del fondo
bibliográfico, donde se pudo constatar el estado físico de la infraestructura y
almacenamiento de materiales bibliográficos. Mediante la revisión de los
documentos librarios y no librarios de esta colección, se pudo determinar que no
existen condiciones adecuadas para preservar y conservar la información que
contiene. Y que esta información es de importancia para la institución, porque allí
se resguardan las leyes, los estudios, proyectos, reformas, informes y demás
información que rige el sistema general de recursos humanos del Estado de
Guatemala.
1.5.2 Entrevistas
Estas fueron realizadas en el despacho de cada uno de los jefes de departamento,
donde expusieron sus inquietudes y necesidades de información, así como su
aporte de información valiosa para la realización de este estudio. Se procedió a
recabar informacion en los departamentos de la ONSEC y principalmente en el
departamento de Desarrollo Institucional por ser la oficina que tiene a cargo la
ejecución de estas actividades. También se hizo un sondeo con el personal que
labora en la Institución, todo esto se realizó solicitando permisos para evitar que
el personal se sintiera fizcalizado o atacados por sus ocupaciones. Por el contrario,
muchas opiniones reflejaron satisfaccion al enterarse que va existir un Centro de
Documentación dentro de la Institución.
1.5.3 Cuestionarios
Se elaboraron dos tipos de cuestionarios uno dirigido a las jefaturas para conocer
las necesidades de información, saber si hacen uso y producen información en sus
actividades diarias, si se tiene claro cuál es la función que tiene un Centro de
Documentación dentro de la institución, verificar cuales son los departamentos que
producen información bibliográfica, obtener el grado de confianza que tienen al
depositar sus documentos para resguardo y uso en el Centro de Documentación. El
cuestionario para los colaboradores está dirigido a recabar datos para los
antecedentes del Centro de Documentación , saber cuál es el uso real de
información que hacen en el desempeño de sus actividades saber si le dan
importancia al Centro de Información y determinar si es necesario implementar
algún otro tipo de unidad de información.
1.5.4 Encuestas
Se elaboraron para realizarlas con las personas de jefaturas de departamento y
personal que labora en las oficinas para determinar si hay acceso a la información
en la institución.
11
1.6 FODA
Luego de haber obtenido toda la información necesaria en los diferentes
departamentos y unidades administrativas y de conocer sus acciones a favor de la
gestion de información, se procedió a elaborar la Matriz FODA, con el objetivo de
aclarar la situación de necesidades de información y dejar plasmado todas las
fortalezas, oportunidades, debilidades, y amenazas que tiene en el desempeño de
sus funciones de información, todo con miras a contribuir para alcanzar la misión
y visión institucional.
Tabla # 4
FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Pertenece a la Secretaría de la
Presidencia de la República de
Guatemala.
Legalmente fundamentada.
Administrativamente organizada
con misión y visión
Participación y relación directa con
toda las Instituciones Estatales tanto
centralizadas como desentralizadas.
Accesibilidad y ubicación
estratégica en el Centro Histórico.
Infraestructura un edificio formal
con buenas instalaciones.
Tiene personal profesional, en
distintas diciplinas.
Programas de capacitación
constante.
Soporte tecnológico, cuenta con una
red interna e internet, programas y
equipos específicos para el
desarrollo administrativo
Busqueda de aportaciones económicas de
agencias internacionales.
Es una institución que sus acividades se
rigen estrictamente por sus leyes
Certificar sus actividades es un reto
Expansión y decentralización nacional de
servicio civil
Operar sucursales de servicios con
respuestas inmediatas vía internet
Cuenta con apoyo material de las
orgnizaciones nacionales
Participa en los diferentes seminarios y
congresos de afinidad a nivel
Centroamericano
Contar con el apoyo de los diferentes
medios de comunicación oficiales estado
Cuenta con la participaciòn protagónica de
las instituciones públicas centralizadas
involucradas en el servicio civil y clases
pasivas
Transparentar las acciones del servicio civil
brindando información al ciudadano
Crear la unidad de información.
Adminsitrar organizar, colectar, conservar y
recuperar toda la información referente al
Servicio Civil en el país
Ser el ente centralizador de la red de
unidades de información del Estado de
Guatemala.
Fuente: Elaboracion propia
12
DEBILIDADES AMENAZAS
Un presupuesto limitado
Cambio de autoridades
Poca extensión de sedes y servicios al
interior del país
Poca presencia publicitaria los medios de
comunicación.
Poca inversión de recurso en la gestión de
informaición
Falta de un Centro de Documentación
organizado.
La información no tiene tratamiento técnico.
El fondo bibliográfico no esta
organizado y se encuentra en condición
deplorable.
Carece de programas de computos
especializados para bibliotecas.
Poco acceso a la información
Alto índice de dificultad para la búsqueda,
de información.
Falta de un manual de procedimientos
Falta de puetos y clases con sus
especificaciones
Poco presupuesto asignado, esto genera
dificultad para cumplir las metas y objetivos
planteados
Poca cobertura a nivel nacional por falta de
presupuesto para servicio de extensión
Imagen instituconal expuesta por
desconocmiento de la población
Riesgo de pérdida de la información
Vulnerabilidad ante las leyes de archivos,
libros y de libre acceso a la información
Bajo consumo de información de calidad
La falta de recursos financieros.
Presupuestos humanos y materiales esto no
permite la creación de unidades de
información capaces y eficientes
Poca importancia a los asuntos de gestión de
información.
Fuente: Elaboración propia
1.6.1 Fortalezas
La Oficina Nacional de Servicio Civil administra en forma técnica, armónica,
dinámica y eficiente el sistema de recursos humanos de la Administración Pública,
para beneficio de todos los sectores nacionales, sus objetivos misión y visión
están claramente planteados y sobre ellos funciona. Se apoya en un marco legal.
Esto permite tomar decisiones y ejecutar acciones en pro del recurso humano de la
administración pública del estado de Guatemala, es ONSEC el único ente del
estado de Guatemala, encargado de promover legalmente la profesionalización de
las carreras y profesiones dentro de la administración pública en beneficio de los
funcionarios y trabajadores públicos.
13
1.6.2 Oportunidades
Esta es una institución centralizada administrativamente a la Secretaría de la
Presidencia de la República, del Organismo Ejecutivo del Estado de Guatemala,
esto es relevante en el éxito de sus funciones que ejecuta, pues cuenta con el
respaldo financiero que es fundamental para el logro de sus objetivos, es
importante el apoyo de participación que se tiene por parte de las demás
instituciones centralizadas y descentralizadas del estado. Otra función importante
que realiza la ONSEC, es la asesoría técnica en materia de administración de puestos
y salarios.
1.6.3 Debilidades
Como toda Institución la “ONSEC” tiene sus debilidades que deben convertirse en
fortalezas resolviendo sus problemas, cabe mencionar que las políticas de
austeridad del Gobierno obliga a la institución a funcionar con un financiamiento
precario y por ende un presupuesto ajustado al funcionamiento administrativo
relegando a segundo plano el desarrollo de proyectos de desarrollo y crecimiento
de la Institución. Esto hace insuficiente la capacidad de respuesta a las necesidades
que tiene la Institución, no se cuenta con recursos para crear unidades apropiadas
para colectar, administrar y organizar el crecimiento de la producción de
información. Esto repercute en pérdida de recurso, atraso en la toma de decisión y
hacer uso de datos no confiables para el desarrollo de las actividades.
1.6.4 Amenazas
Existen algunas circunstancias cuyas soluciones se encuentran fuera del alcance de
las autoridades.
El cambio de autoridades de Gobiernos, el surgimiento de nuevas políticas de
Estado, modificación y creación de Leyes.
El alto índice de atraso en los trámites de requerimientos para agenciarse de
recursos.
El desconocimiento a las cuestiones de ciencias documentales resta importancia al
valor que tiene la información dentro del desarrollo de las actividades de cualquier
institución.
14
1.6.5 Lista y análisis de problemas
Tabla # 5
Cuadro de carencias, ausencias y deficiencias institucionales
PROBLEMAS CARENCIAS/DEFICIENCIAS SOLUCIONES
Un presupuesto
limitado.
No se cuenta con suficiente
recursos financiero y
económico.
Búsqueda de aportaciones
económicas de agencias
internacionales.
Cambio de
autoridades.
Inestabilidad institucional. Una planificación estratégica.
Extensión de
sedes y
servicios al
interior del pais.
Pocas sedes en el interior del
país.
Aumentar la presencia Institucional
en lugares estratégicos.
Presencia
publicitaria en
los medios de
Comunicación.
No existe un plan publicitario
en los medios de comunicación
masiva.
Lanzar un proyecto publicitario de
mejora de imagen institucional.
Poca inversión
de recursos en
gestión de
información
Poca inversión de recurso en
proyectos de información.
Búsqueda de recursos con alianzas
estratégicas con organizaciones
nacionales y extranjeras.
Políticas
institucionales
para
información
No existen unidades de
información.
Creación de las unidades de
información necesarias
Espacio
inadecuado para
la información
Falta de un Centro de
Documentación o biblioteca.
Creación de un Centro de
Documentación.
Gestión de
documentos
administrativos
Archivo formalmente
organizado.
Creación de un archivo.
15
Carece de
Personal
profesional en
documentacíón
Ausencia de contratación de
personal técnico en la
información
Darle tratamiento técnico a la
información de la institución,
Contratar personal especializado en
Bibliotecología
Fondo
bibliográfico
está almacenado
en condición
deplorable.
La información está
desordenada y en condiciones
no adecuadas
Mejorar las condiciones físicas y
de organización del fondo
bibliográfico.
Inexistencia de
programas de
computo
especializados
para bibliotecas
Carece de programas para
administración de información
Implementar programas específicos
para el tratamiento de la
información
Poco acceso a la
información.
No hay catálogos físicos ni
electrónicos.
Creación de una base de datos con
catálogo electrónico.
Alto índice de
dificultad para
búsqueda,
localización de
información
Dificultad para localizar
información cuando es
requerida
Organizar y dotar de dispositivos
para búsqueda de información.
Estructura
administrativa
deficiente
Ausencia de Instrumentos
técnicos y equipo de oficina
para la administración de la
información, falta de
presupuesto, plan de trabajo
Reglamento, manual de
procedimientos, manual de
puestos y salarios
Propuesta de un Manual de
Procedimientos y especificación
de Clases y Puestos para el Centro
de Documentación.
Tecnología No cuenta con red, ni programa
de administración de
información, base de datos, ni
línea telefónica, aunque la
Institución cuenta con una
planta telefónica y red
informática con varios usuarios
en línea.
Aplicación de todo el soporte
tecnológico de la institución en el
Centro de Documentación.
Fuente: Elaboracion propia
16
1.6.6 Priorización de los problemas
La elaboración del FODA como instrumento de diagnóstico permitió visualizar e
identificar problemas relacionados con el Centro de Documentación para proponer
una solución.
Los problemas encontrados son:
El Fondo bibliográfico no tiene una organización técnica.
Carece de servicios bibliotecarios.
La información carece de sistemas automatizaos.
Ausencia de un manual de procedimientos y especificación de clases de puestos
para el Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
El Centro de Documentación debe contar con un reglamento interno.
El Centro de Documentación debe estar en un espacio físico para adecuado.
El Centro de documentación tiene que ser creado legalmente mediante un
acuerdo administrativo para garantizar su función.
17
1.6.7 Análisis de viabilidad y factibilidad
Tabla # 6
Indicadores de viabilidad y factibilidad
Viabilidad Factibilidad
INDICADORES Si No Si No
Financieros
1. ¿Se cuenta con suficiente recurso
financiero?
X X
2. ¿Se cuenta con financiamiento externo? X X
3. ¿El proyecto se ejecutará con recursos
propios?
X X
4. ¿Se cuenta con fondos extras para
imprevistos?
X X
5. ¿Existe posibilidad de crédito para el
proyecto?
X X
6. ¿Se ha contemplado el pago de
impuestos?
X X
Administración legal
7. ¿Se tiene la autorización legal para
realizar el proyecto?
X X
8. ¿Se tiene estudio de impacto ambiental? X X
9. ¿Se tiene representación legal? X X
10. ¿Existen Leyes que amparen la ejecución
del proyecto?
X X
11. ¿La publicidad del proyecto cumple con
leyes del país?
X X
Técnico
12. ¿Se tiene las instalaciones adecuadas para
el proyecto?
X X
18
13. ¿Se diseñaron controles de calidad para el
control del proyecto?
X X
14. ¿Se tiene bien definida la cobertura del
proyecto?
X
X
15. ¿Se tienen los insumos necesarios para él
proyecto?
X X
16. ¿Se tiene la tecnología apropiada para él
proyecto?
X X
17. ¿Se ha cumplido las especificaciones
apropiadas en la elaboración del
proyecto?
X
X
18. ¿El tiempo programado es suficiente para
ejecutar el proyecto?
X X
19. ¿Se han definido claramente las metas? X X
20. ¿Se tiene la opción multidisciplinaria
para la ejecución del proyecto?
X
X
Mercado
21. ¿Se hizo estudio mercadológico en la
Institución?
X X
22. ¿El proyecto tiene aceptación de la
Institución?
X
23. ¿El proyecto satisface las necesidades de
la institución?
X
X
24. ¿Puede el proyecto abastecerse de
insumos?
X X
25. ¿Se cuenta con los canales de
distribución adecuados?
X
X
26. ¿El proyecto es accesible a la población
en general?
X X
19
27. ¿Se cuenta con el personal capacitado
para la ejecución del proyecto?
Político
X X
28. ¿La institución será responsable del
proyecto?
X X
29. ¿El proyecto es de vital importancia para
la institución?
X
X
Cultural
30. ¿El proyecto está diseñado acorde al
aspecto lingüístico de la región?
X
X
31. ¿El proyecto corresponde a la expectativa
cultural de la región?
X
X
X
X
32. ¿El proyecto impulsa la equidad de
género?
X X
Social
33. ¿El proyecto genera conflictos entre los
colaboradores de la institución?
X
34. ¿El proyecto beneficia a la mayoría de los
colaboradores?
X
X
35. ¿El proyecto toma en cuenta a las
personas no importando nivel
académico?
X X
Fuente: Elaboracion propia
1.6.8 Problema seleccionado
Ausencia de un manual de procedimientos y especificación de clases de puestos,
que apoye en la realización de las actividades en el Centro de Documentación de la
Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC).
1.6.9 Solución propuesta como viable y factible
Diseñar la propuesta de un Manual de Procedimientos y Especificación de
Clases de Puestos para el Centro de Documentación de la Oficina de Servicio
Civil (ONSEC).
20
CAPÍTULO II
DISEÑO DEL PROYECTO
2.1 Aspectos generales
2.1.1 Nombre del proyecto
Propuesta de un Manual de Procedimientos y Especificación de Clases de Puestos
para el Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil
(ONSEC)
2.1.2 Problema
El Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC)
no cuenta con instrumentos técnicos de sus actividades y especificación de sus
puestos y clases.
2.1.3 Localización
13 Calle 13-77 zona 1, Edificio Panamericano
2.1.4 Unidad ejecutora
Escuela de Bibliotecología, Facultad de Humanidades, Universidad de San
Carlos de Guatemala
2.2 Tipo de proyecto
Gubernamental
2.2.1 Descripción del proyecto
El proyecto consiste en ofrecer la asesoría técnica profesional en esta materia para
elaborar un Manual de Procedimientos y Especificación de Clases de puestos para
uso del Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
El manual proporciona los diferentes procedimientos y criterios básicos para la
organización técnica de la información, integra de una manera lógica los pasos
para desarrollar una excelente y equilibrada colección de documentos
bibliográficos.
Finalmente el manual incluye la especificación de las clases de puestos en cuanto a
función, descripción, atribución, relación de trabajo, responsabilidades, requisitos,
habilidades y destrezas, para cada colaborador, al laborar en el centro de
documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC).
21
El manual pretende estructurar un Centro de Documentación con aspectos técnicos
documentales con la aplicación de las técnicas ya existentes y la contratación de
un personal calificado al área y responsable de sus atribuciones.
2.2.2 Justificación
La ejecución de este proyecto obedece a el estudio de diagnostico realizado, se ha
detectado la necesidad contar con normas y procedimientos para la organización
de los fondos documentales; en tal sentido, presentar una propuesta de diseño de
un manual de procedimientos de aplicación en las actividades técnico
documentales del centro de documentación de la oficina Nacional de Servicio
Civil, será de beneficio para la buena práctica de las técnicas en aras de eliminar
el empirismo en la gestión de información.
Este manual marca las directrices que debe seguir el Centro de Documentación en
el desarrollo de sus actividades.
Las herramientas técnicas para la administración de las unidades de información
son de suma importancia para lograr estandarizar los procesos y óptimos
resultados en la organización de la información.
2.2.3 Objetivo General
Diseñar una propuesta de Manual de Procedimientos y Especificación de Clases de
Puestos para el Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil
-(ONSEC).
2.2.4 Específicos
Crear un instrumento técnico que norme las actividades del Centro de
Documentación.
Crear los principios de trabajo con normas y principios bibliotecológicos
Describir y especificar las clases y tipos de puestos del Centro de
Documentación.
2.2.5 Metas
Diseñar el manual de procedimientos, que fortalezca las tres
Áreas: administrativa, procesos técnicos y servicios al usuario.
Definir las clases y los puestos de trabajo que requiere el Centro de
Documentación.
Determinar las funciones, responsabilidades, atribuciones, habilidades,
destrezas y requisitos para ocupar un puesto en el Centro de Documentación.
22
2.2.6 Beneficiarios
2.2.7 Directos
Las autoridades de la institución
Directores
Subdirectores
Jefes de departamentos
Funcionarios
Profesionales
Personal técnico Operativo
Investigadores de la Institución
Hijos de los Colaboradores
2.2.8 Indirectos
Investigadores de otras instituciones
Investigadores extranjeros
Estudiantes:
Universitarios
Diversificado
Visitantes
2.3 Fuentes de financiamiento y presupuesto
El proyecto se llevará a cabo mediante la aporte de recursos , materiales y
económicos de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC), la Universidad de
San Carlos de Guatemala y el aporte económico de la epesista.
2.3.1 Recursos (humanos, materiales, físicos y financieros)
La autoridad de ONSEC autorizó los permisos y vistos buenos a través del
Departamento de Desarrollo Institucional para la gestión del proyecto, avalando
las peticiones, solicitudes, entrevistas y demás actividades realizadas.
2.3.2 Humanos
Integrados por:
La Jefatura, la coordinación de Capacitaciones y el equipo de colaboradores del
Departamento de Desarrollo Institucional, la asesora de EPS, el personal
Administrativo de la Escuela de Bibliotecología y la epesista.
Licenciada Arely Deyanira Camey Suchite, Jefe del Departamento de Desarrollo
Institucional.
Licenciada Araceli Vásquez Bravo, Coordinadora de Capacitación de Recursos
Humanos del Departamento de Desarrollo Institucional
23
Equipo de colaboradores:
Graciela Rosydalia Fernández Corzo
Lillyan Esther Argueta López
Silvia Jeanette Cartagena de de la Rosa
Clara Sucely García Mayen
Carmen Alicia Diéguez de Padilla
Claudina Aifan Pineda
2.3.3 Materiales físicos
Oficina del departamento de Desarrollo Institucional
Mobiliario y equipo
Escritorio
Sillas
Mesas
Computadoras
Impresora
Teléfono
Ventilador
Reloj de pared
Engrapadora
Perforadores
Recipiente para basura
Útiles de oficina
Hojas membretadas de la (ONSEC)
Hojas Papel Bond blanco tamaño carta y oficio.
Folders
Fotocopias
Gancho para folders.
Lápices.
Reglas
Borradores.
Sellos de hule
Caja de Almohadilla
Fondo Bibliográfico
Diccionarios
Enciclopedias
Documentos oficiales de la institución
Revistas
Folletos
.
2.3.4 Financieros
Los recursos financieros de la Oficina Nacional de Servicio Civil, que sirven
24
para el funcionamiento administrativo y la ejecución de proyectos, provienen
de la partida presupuestal de la Secretaria de la presidencia de la República de
Guatemala, del ejercicio Fiscal anual, se suma del epesista.
2.3.5 Presupuesto detallado:
Tabla # 7
Gastos del informe
APORTE ONSEC
DESCRIPCIÓN PRECIO TOTAL INSTITUCIÓN DONANTE
Espacio físico y servicios Q. 1,200.00 ONSEC
Enseres de Oficina Q. 1,200.00 ONSEC
Almuerzos Q. 1,500.00 ONSEC
Libros y documentos Q. 500.00 ONSEC
Total de aporte Q. 4,400.00
APORTE USAC
Gestión Administrativa Q. 1,738.00 FACULTAD DE HUMANIDADES
Docencia Q. 2,310.00 FACULTAD DE HUMANIDADES
Sueldos Q. 1,400.00 FACULTAD DE HUMANIDADES
Total de aporte Q. 5,448.00
APORTE ESTUDIANTE
Útiles de oficina Q. 350.00 ESTUDIANTE
Gastos de impresión del informe Q.1,750.00 ESTUDIANTE
Fotocopias Q. 475.00 ESTUDIANTE
Viáticos y pasajes Q. 4,000.00 ESTUDIANTE
Días laborados Q. 10,000.00 ESTUDIANTE
Total de aporte Q. 16,125.00
RESUMEN DEL PRESUPUESTO
ONSEC Q. 4,400.00
USAC Q. 5,448.00
ESTUDIANTE Q. 16,125.00
TOTAL DEL PRESUPUESTO Q. 25,973..00
Fuente: Elaboración propia
25
2.3.6 Cronograma de actividades
Tabla # 8
Fuente: Elaboración propia
No
.
ACTIVIDAD
Septiembre
2009-2010 Oct
ub
re
2009
No
vie
mb
re
2009
Dic
iem
bre
2009
En
ero
2010
Feb
rer
o
2010
Ma
rzo
2010
Ab
ril
2010
Ma
yo
2010
Ju
nio
2010
1 2 3 4
1 Presentación y Revisión de la
Formulación del proyecto.
2 Planificación de la fase de
Ejecución del proyecto X
3 Elaboración del modelo de
manual de procedimientos. X
4 Realizar entrevistas
X
5 Realizar llamadas telefónicas
para confirmar entrevistas. X
6 Elaborar listados de
procedimientos técnicos X X
7 Organizar los pasos de los
procedimientos de acuerdo al
área técnica. X X
8 Elaboración del manual X X
9 Entrega de la propuesta del
manual a la las autoridades de
la institución.
X
10 Elaboración del informe final
y presentación del mismo al
asesor X
11 Revisión y enmiendas del
Informe Final por parte del
asesor. X X
12 Envío del Informe con
enmiendas efectuadas del
asesor para corregir lo antes
posible y entrega del manual a
la Oficina Nacional de
Servicio Civil ONSEC
X
26
CAPÍTULO III
EJECUCIÓN DEL PROYECTO
3.1 Actividades y resultados
Tabla # 9
Resumen de actividades, descripciones
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESULTADOS
Planificación de la fase de ejecución del proyecto Se diseño el proyecto y un
cronograma de actividades.
Tener una planificación adecuada
garantizando cada una de las actividades a
realizar
Desarrollo de las entrevistas
con los jefes de departamento Se elaboraron los instrumentos
de recolección de datos.
Contar con un estudio de opinión de las
jefaturas
Elaboración del modelo de manual de
procedimientos Se diseño e investigo sobre los
modelos de manuales
Integrar en forma ordenada los
procedimientos, que permita conocer el
funcionamiento o la operación integral
Organizar los pasos de los procedimientos de
acuerdo al área técnica Se realizó un listado de los
distintos procesos.
Contar con una nómina de procedimientos
por área según las normas bibliotecarias
Gestiones financieras Se solicito aporte económico de
la institución
No se contó con la autorización de una
partida presupuestaria, por lo que cual se
trabajo con aporte personal
Elaboración de requerimientos Se realizaron requerimientos de
aportes económicos para la
realización del proyecto
Dirigir solicitudes de acuerdo a nómina de
requerimientos.
Elaboración de solicitudes a los diferentes
departamentos de la institución Se hicieron requerimientos de
aporte de materiales a los
departamentos.
Cuatro departamentos se comprometieron
con el proyecto
Efectuar llamadas para conocer respuestas de
solicitudes Se contacto por teléfono a los
departamentos para confirmar la
ayuda requerida.
Respuestas positivas de varios jefes de
departamentos
Efectuar pruebas de los procedimientos Se realizaron pruebas de los
proceso para eliminar errores
Aceptación de los procedimientos
Se acudió a otros centros de documentación para
tomar experiencia de sus procesos y manuales Visita Centros de
Documentación para tomar
modelo de los procesos y
actividades
Obteniendo copias de sus manuales
Se Elaborar la propuesta de modelo de manual Se elaboro varios modelos para
concluir con el presentado a la
ONSEC
Áreas con procedimientos identificados
Cotización de impresión Se requirieron cotizaciones Varias cotizaciones
Entrega del manual Se entrego el manual al
Departamento de Desarrollo
Institucional para su aplicación
en el Centro de Documentación
de la Oficina Nacional de
Servicio Civil (ONSEC), y a la
asesora de EPS.
El manual fue recibido en el Departamento
de Desarrollo Institucional de la Oficina
Nacional de Servicio Civil ONSEC y por la
asesora de EPS y en la Escuela de
Bibliotecología de Facultad de
Humanidades de la Universidad de San
Carlos de Guatemala.
Fuente: Elaboración propia
27
Fotografía #1
Fase de identificación de las necesidades prioritarias del Centro de Documentación, relativo al
Área Técnica.
28
Fotografía #2
Fase de elaboración del Manual de Procedimientos y especificación de Clase de Puestos
atendiendo al área Administrativa.
30
3.2 Producto final obtenido
El resultado final es la entrega de una propuesta del Manual de procedimientos y
especificación de clases de puestos para el Centro de Documentación de la
Oficina Nacional de Servicio Civil, que contiene las tres áreas: administrativa,
procesos técnicos y de servicios y las especificaciones de clases y puestos del
recurso humano, para uso del Centro de Documentación.
3.3 Logros
Quedan incluidos en el manual los procedimientos de las tres áreas
documentales donde se incluyen el 100% de los procesos.
Se especifican las funciones y las clases de puestos de todo el personal que debe
laborar en un Centro de Documentación.
Al utilizar esta herramienta se reduce la brecha del empirismo en la gestión de
los centros de documentación.
31
Secretaría de la Presidencia de la República de Guatemala del Organismo
Ejecutivo
OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL
“ONSEC”
Propuesta de Manual de Procedimientos y
Especificación de Clases de Puestos para el Centro de
Documentación de la Oficina Nacional de Servicio
Civil
“ONSEC”
Por Bibliotecaria General Claudina Aifan Pineda
Guatemala, marzo 2,011
32
TABLA DE CONTENIDO
Introducción i
3.4.1 Descripción del objetivo y función de Centro de Documentación 1-6
3.4.2 Objetivos 1-6
3.4.3 Función 1-6
3.4.4 Generalidades 3-6
3.4.5 Presentación 3-6
3.4.6 Base legal 4-6
3.4.7 Campo de aplicación 5-6
3.4.8 Normas Generales 5-6
3.5 DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1-4
3.5.1 ÁREA ADMINISTRATIVA 1-4
3.5.2 Objetivo 1-4
3.5.3 Funciones 1-4
3.5.4 Proceso 2-4
3.5.5 Flujograma 4-4
3.6 ÁREA PROCESOS TÉCNICOS 1-4
3.6.1 Objetivo 1-4
3.6.2 Funciones 1-4
3.6.3 Procedimientos 2-4
3.6.4 Flujograma 4-4
3.7 ÁREA DE SERVICIOS DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO
3.7.1 Objetivo 1-5
3.7.2 Funciones 1-5
3.7.3 Procedimientos 2-5
3.7.4 Flujograma 5-5
3.8 DESCRIPCIÓN DE CLASES Y PUESTOS 1-5
3.8.1 Bibliotecólogo 1-5
Jefe 1-5
Especificaciones del puesto 1-5
Descripción del puesto 1-5
Atribuciones 1-5
Relaciones de trabajo 3-5
Autoridad 3-5
Responsabilidades 4-5
Requisitos exigidos 4-5
Habilidades y destrezas 5-5
33
3.8.2 Bibliotecario General y/o Documentalista 1-3
Especificaciones del puesto 1-3
Descripción del puesto 1-3
Atribuciones 1-3
Relaciones de trabajo 2-3
Autoridad 2-3
Responsabilidades 2-3
Requisitos exigidos 2-3
Habilidades y destrezas 3-3
3.8.3 Auxiliar de Servicios 1-3
Especificaciones del puesto 1-3
Descripción del puesto 1-3
Atribuciones 1-3
Relaciones de trabajo 2-3
Autoridad 2-3
Responsabilidades 2-3
Requisitos exigidos 2-3
Habilidades y destrezas 3-3
3.8.4 Personal de Servicio de conserjería. 1-3
Especificaciones del puesto 1-3
Descripción del puesto 1-3
Atribuciones 1-3
Relaciones de trabajo 2-3
Requisitos exigidos 2-3
Habilidades y destrezas 3-3
34
INTRODUCCIÓN
Como un trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado (EPS), de la Carrera de Licenciatura en
Bibliotecología de la Escuela de Bibliotecología de la Universidad de San Carlos de
Guatemala y como un aporte al Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio
Civil, se presenta la propuesta de Diseño de un “Manual de Procedimientos y Especificación
de Clases de puestos”, para el uso correspondiente en la Unidad de Información.
Este documento es un instrumento administrativo que contiene en forma ordenada y
sistemática, información e instrucciones sobre las tres áreas documentales que existen en una
unidad de información, que se consideran necesarias para la ejecución del trabajo y que sirve
de medio de comunicación entre la dirección y los empleados para facilitar la delegación de
funciones y la autoridad.
La base teórica estructural en que se fundamenta el manual son las normas ISO 9000, y el
Manual de Especificaciones de Clases de Puestos y Salarios de la Oficina Nacional de
Servicio Civil (ONSEC).
35
3.4 Manual de Procedimientos y Especificación de Clases de Puestos para el Centro
de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil “ONSEC”
OFICINA
NACIONAL
DE SERVICIO
CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 1-6
Manual de procedimientos y Especificación
de Clases de Puestos
3.4.1 Descripción del objetivo del Manual de Especificación de Clases de Puestos
3.4.2 Objetivos
Presentar una visión global del Centro de Documentación de la organización de las áreas en una
descripción individual de cada una de ellas.
Precisar los objetivos y funciones de cada una de las áreas para definir las responsabilidades y
evitar la duplicidad.
Ayudar a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas al personal.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de las funciones del Centro de Documentación.
Especificar las clases de puesto necesarios.
Facilitar el la selección y reclutamiento de personal.
Determinar las funciones de los puestos de trabajo.
Mostrar claramente el grado de autoridad y las responsabilidades.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales y tecnológicos.
3.4.3 Función
Funcionar como medio de relación y coordinación de las áreas.
Servir como vehículo de orientación e información para el personal.
Establecer los procedimientos y desarrollar los procesos de la cadena documental.
36
OFICINA
NACIONAL
DE
SERVICIO
CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 2-6
Manual de procedimientos y Especificación de
Clases de Puestos
Actualizar los procedimientos y procesos.
Servir de guía al personal para determinar la autoridad, función, y responsabilidad de las clases
de puestos.
37
OFICINA
NACIONAL DE
SERVICIO
CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 3-6
Manual de procedimientos y Especificación de
Clases de Puestos
3.4.4 Generalidades
Por el rol tan importante que juega la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC) como parte de
la Administración Pública guatemalteca, el Centro de Documentación debe asumir un papel
preponderante dentro de la institución, lo que exige que sus políticas, estrategias y procedimientos
técnico administrativos se vean sometidos a una constante revisión y actualización de manera
que le permitan contar con una adecuada planificación del proceso técnico de información,
aspectos que deben complementarse con capacitación y actualización del personal. “Las
necesidades para crear las Unidades de Información dentro de las instituciones de Gobierno
han sido para centralizar la información que en ellas se produce, para un control adecuado
sobre lo que existe. Los problemas de la información dispersa se sigue dando, no se solventa
por falta de apoyo, y porque no se asume el papel de recopilación y centralizadora de la
información generada por las instituciones, descuidando así los objetivos de creación de dichas
Unidades (19:4)
Con base al diagnostico se determino que no se cuenta con una organización técnica del acervo
bibliográfico, esto no permite alcanzar niveles de eficiencia y eficacia necesarios en toda
institución y como punto focal de este EPS es subsanar tales deficiencias. El manual de
procedimientos que se propone, pretende servir de guía, para que con base firme se desarrolle la
función, y sus actividades y procesos del Centro de Documentación de la Oficina Nacional de
Servicio Civil (ONSEC).
3.4.5 Presentación
En este manual que contiene los distintos procedimientos según las ISO 9000 que a criterio de la
autora del presente trabajo son los más importantes dentro de la unidad de información, se hace
referencia a los objetivos y funciones en cada área responsable, campo de aplicación, normas de
aplicación, procedimientos y flujogramas. “El manual establece las políticas y objetivos para cada uno de los parágrafos ISO pertinentes
1. En otras palabras cubre el aspecto total de las actividades identificadas en las normas, pero
en forma general, el manual de calidad no debe incluir detalles de los procedimientos de cada
departamento o de las instrucciones de trabajo.”(3:82-83)
Es importante señalar que, estos procedimientos no persiguen definir las tareas y pasos de cada
proceso, ya que por su naturaleza será interpretado por un profesional de la disciplina, y además
no se pretende coartar la iniciativa de innovación y creatividad de la persona que se nombre en el
cargo de esta unidad de información.
38
OFICINA
NACIONAL DE
SERVICIO
CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 4-6
Manual de procedimientos y Especificación de
Clases de Puestos
“Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe
anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su
comprensión e identificación, aún en los casos de varias opciones en una misma operación”.
(3:160)
El principal objetivo de este manual es anular el empirismo que actualmente se usa en las unidades
de información.
3.4.6 Base legal
El fundamento legal para la aplicación del presente manual de procedimientos, queda a discreción de
las autoridades que al implementar la apertura de la unidad de información, se realice con un acuerdo
interno de creación.“Al crear una Unidad de Información dentro de las instituciones de Gobierno,
es necesario que desde el principio se fundamente dentro de una base legal, para darle validez y
estabilidad dentro de las mismas y ubicarlas adecuadamente dentro de la Organización
Administrativa de la Institución para que se tome en cuenta y a la vez cubrir necesidades que en
ellas se dan.” (17:25)
39
OFICINA
NACIONAL DE
SERVICIO
CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 5-6
Manual de procedimientos y Especificación
de Clases de Puestos
3.4.7 Campo de aplicación
El manual será de aplicación en el Centro de Documentación de la Oficina Nacional de
Servicio Civil (ONSEC). Cumple con los tres niveles técnicos administrativos de la
documentación que son:
Gestión, administración y organización.
Catalogación y Clasificación con el desarrollo de la Cadena Documental
Los servicios al usuario y la diseminación de información.
Estas especificaciones técnicas documentales deben ser aplicadas y respetadas por cada
uno de los empleados que conformen el recurso humano de la unidad de información.
3.4.8 Normas Generales
Es responsabilidad del Departamento de Desarrollo Institucional dar a conocer el presente
manual.
El personal del Centro de Documentación es responsable de conocer y ejecutar sus
atribuciones con base a los procedimientos establecidos. Siempre que la estructura
organizativa del Centro de Documentación sea modificada, deberá revisarse y adecuarse el
presente manual. “Las organizaciones que quieren preparar un sistema claro de control
de documentos simplemente deben de seguir los pasos de la administración de la
configuración. Tabla 4.1 ofrece una descripción de los elementos involucrados en la
administración de la configuración.
Es importante establecer procedimientos para el control de documentos y desarrollar los
registros necesarios antes de crear y distribuir procedimientos e instrucciones que
documentan el sistema de calidad. Existen documentos de calidad que constituyen el
sistema de control de documentos y que prueban que la organización tiene un sistema
de calidad documentado (3:85)
40
OFICINA
NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 6-6
Manual de procedimientos y Especificación de
Clases de Puestos
El Departamento de Normas y Selección de Recursos Humanos debe responsabilizarse de
impulsar las revisiones y modificaciones del manual de manera que asegure su oportuna
actualización.
Los procedimientos que no se encuentran contemplados en el presente manual y que
puedan requerirse deberán elaborarse de acuerdo con las necesidades de la unidad de
información y con instrucciones del profesional en Bibliotecología y el Departamento de
Normas y Selección de Recursos Humanos.
41
3.5 Descripción del Manual de Procedimientos y Especificación de Clases y Puestos.
3.5.1 Área administrativa
OFICINA
NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 1-4
ÁREA
ADMINISTRATIVA
APOYO A LA
GESTIÓN
RESPONSABLE
PROFESIONAL
BIBLIOTECÓLOGO
3.5.2 Objetivo
Asistir al Director de la institución en la gestión y organización del fondo
bibliográfico en beneficio de la institución para lograr el mejoramiento
continuo del Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
3.5.3 Funciones
Elaborar requerimientos para solicitar bibliografía e insumos de oficina para los
distintos servicios del Centro de documentación.
Realizar catalogación en línea cuando sea necesario.
Controlar lo relacionado a compras y servicios, para el mantenimiento del Centro
de documentación
Requiere materiales para las actividades de limpieza de las instalaciones.
Evalúa y rinde informe sobre el desempeño del recurso humano del Centro de
Documentación.
Podrá exonerar al usuario del pago de multa o rebaja, únicamente por razones
plenamente justificadas, debe realizar un razonamiento por escrito donde haga
constar el motivo de la excepción.
Mantener informado a los usuarios de las nuevas colecciones.
Firmar de recibido de los materiales donados.
El encargado de exonerar o rebajar al usuario del pago de multas al usuario, esto debe
realizarse por razones plenamente justificadas debe expresarse por escrito haciéndose
responsable de la excepción
42
OFICINA
NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 2-4
ÁREA
ADMINISTRATIVA
APOYO A LA
GESTIÓN
RESPONSABLE
PROFESIONAL
BIBLIOTECÓLOGO
3.5.4 Procedimientos
Supervisar el trabajo de las personas que se encuentran a su cargo.
Elaborar informes y estadísticas, mensuales y anuales de las labores que se llevan
cabo en el Centro de Documentación.
Estudiar las necesidades del Centro de Documentación en cuanto a servicios,
personal equipo, espacio, y colecciones, etc.
Representar al Centro de Documentación en reuniones, conferencias, seminarios
etc.
Programar y dirigir actividades.
Implementar programas de capacitación para el personal.
Establecer y mantener relaciones con las entidades que participan en la producción
y divulgación de información.
Para la compra de material bibliográfico, Hemerográfico y audiovisual, debe
regirse por la Ley de Compras y Contrataciones del Estado y por el Sistema
Integrado de Compras –Guate-compras.
43
OFICINA NACIONAL
DE SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 3-4
ÁREA
ADMINISTRATIVA
APOYO A LA
GESTIÓN
RESPONSABLE
PROFESIONAL
BIBLIOTECÓLOGO
Al principio de cada año, debe enviar al Departamento de Procesos Técnicos
listado de las revistas o periódicos que necesitan suscripción.
Es responsable de reclamar ejemplares faltantes en las suscripciones de compra.
44
3.5.5 Flujograma
OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 4-4
ÁREA
ADMINISTRATIVA
APOYO A LA GESTIÓN
RESPONSABLE
PROFESIONAL
BIBLIOTECÓLOGO
INICIO
GESTIONA EVALÚA
SUPERVISA E
INFORMA
FIRMA
CONTROLA
REQUIERE
ORDENA
Bibliotecólogo Jefatura Desarrollo
Institucional
Director
ONSEC
AUTORIZA
FINAL
45
3.6 ÁREA PROCESOS TÉCNICOS
OFICINA NACIONAL
DE SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 1-4
ÁREA PROCESOS
TÉCNICOS
RESPONSABLE
PROFESIONAL
BIBLIOTECARIO GENERAL
3.6.1 Objetivo
Organizar técnicamente la información, para mejorar el desarrollo de las
colecciones bibliográficas del Centro de Documentación.
3.6.2 Funciones
Adquirir materiales bibliográficos en atención a las necesidades de los usuarios
para actualizar el fondo bibliográfico.
.
Debe solicitar cada mes a los departamentos de la institución los nuevos
ejemplares que se editan para resguardo en el Centro de Documentación.
Actualizar la colección bibliográfica.
Catalogar y clasificar el material bibliográfico y no bibliográfico.
Mantener actualizadas las bases de datos y los catálogos electrónicos.
Preparación física de los materiales, para colocarlos al servicio de los usuarios.
Crear información en formatos digitales para el servicio de consulta remota red de
internet.
Realizar expurgos para retirar materiales que ya no estén actualizados en sus
contenidos.
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OFICINA NACIONAL
DE SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 2-4
ÁREA PROCESOS
TÉCNICOS
RESPONSABLE
PROFESIONAL
BIBLIOTECARIO GENERAL
3.6.3 Procedimientos
Colaborar en la localización, selección y adquisición de la documentación que
formará parte del acervo bibliográfico del Centro de Documentación.
Elaborar análisis y síntesis de la documentación en forma selectiva de acuerdo a las
prioridades y políticas preestablecidas.
Controlar el vocabulario oficial para el análisis de documentos del Centro de
documentación
.Efectuar labores de apoyo para el tratamiento inmediato de la documentación que
llegue al Centro de Documentación.
Adoptar métodos compatibles y lógicos para la recepción, conservación y
tratamiento inmediato de la documentación adquirida.
Elaborar y actualizar inventarios, registros, catálogos y demás fuentes secundarias
que permitan una mejor utilización y consulta de la colección.
Ayudar en la ejecución de estudios acerca de la utilidad y uso del material
documental, para tomar decisiones sobre el descarte o conservación.
47
OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 3-4
ÁREA PROCESOS
TÉCNICOS
RESPONSABLE
PROFESIONAL
BIBLIOTECARIO GENERAL
Elaborar listados de descriptores y encabezamientos de materias.
Almacenar y organizar la documentación recopilada para ponerla al servicio de los usuarios
de la institución y usuarios externos que lo soliciten.
Elaborar bibliografías e investigaciones bibliográficas solicitadas.
Catalogar y clasificar el material bibliográfico.
Llevar el registro de las publicaciones periódicas.
Elaborar listados de los materiales bibliográficos que se destinen para canje o donación.
Registrar el material bibliográfico para ingresarlo al Centro de Documentación.
Revisar periódicamente la colección con el fin de descartar el material obsoleto o perdido.
48
3.6.4 Flujograma
OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 4-4
ÁREA PROCESOS
TÉCNICOS
RESPONSABLE
PROFESIONAL
BIBLIOTECARIO GENERAL
Bibliotecario General Bibliotecario General Auxiliar
Selección
y
adquisición
Catalogación
y clasificación
Inicio
Actualización
expurgo y
descarte
Análisis
Elaboración
de
accesorios
Preparación
física
Sección
de
Servicios
49
3.7 ÁREA DE SERVICIOS CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO
OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 1-5
ÁREA DE SERVICIOS
CIRCULACIÓN Y
PRÉSTAMOS
RESPONSABLE
TÉCNICO
AUXILIAR DE BIBLIOTECA
3.7.1 Objetivo
Garantizar un servicio eficiente y eficaz, para favorecer el estudio, la investigación, la
consulta y el préstamo de materiales bibliográficos para mejorar el libre acceso a la
información. 3.7.2 Funciones
Colocar a la disposición de los usuarios el Préstamo Circulante de la colección de libros para su consulta.
Organizar y realizar el préstamo interno y externo de los materiales bibliográficos.
Organizar y mantener al día la colocación de los materiales utilizados por los usuarios.
Preparar físicamente el material procesado técnicamente.
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OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 2-5
ÁREA DE SERVICIOS
CIRCULACIÓN Y
PRÉSTAMOS
RESPONSABLE
TÉCNICO
AUXILIAR DE BIBLIOTECA
3.7.3 Procedimientos
Realizar préstamos.
Ayudar en la recuperación de la información al usuario.
Llevar un registro estadístico de usuarios y préstamos.
Ayudar a recuperar la información, mediante preguntas formuladas por los usuarios.
Mantener el fondo bibliográfico en orden topográfico.
Antes de entregar el material bibliográfico al usuario deberá extraer la Tarjeta de Préstamo del material con el código de barras y adjuntarla al documento de identificación.
Velar porque los usuarios hagan uso correcto del material bibliográfico que se les
proporciona en calidad de préstamo interno y externo.
El único autorizado para otorgar clave de ingreso (pin) a las personas que deseen hacer uso del internet para búsquedas de material bibliográfico de otras unidades de
información.
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OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 3-5
ÁREA DE SERVICIOS
CIRCULACIÓN Y
PRÉSTAMOS
RESPONSABLE
TÉCNICO
AUXILIAR DE BIBLIOTECA
La primera copia del material bibliográfico calificado como “más utilizado”, no podrá ser prestado para uso externo.
El usuario que presente Carné de ONSEC, tendrá derecho a llevarse en calidad de préstamo externo seis documentos bibliográficos, por un lapso de ocho días renovables por el mismo tiempo. Para préstamo interno el usuario tiene derecho a consultar tres documentos bibliográficos.
El préstamo externo para funcionarios administrativos es de tres documentos por el lapso
de quince días, renovables por el mismo tiempo.
El personal tiene derecho al préstamo de seis documentos bibliográficos por quince días Renovables por el mismo tiempo.
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OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 4-5
ÁREA DE SERVICIOS
CIRCULACIÓN Y
PRÉSTAMOS
RESPONSABLE
TÉCNICO
AUXILIAR DE BIBLIOTECA
Los préstamos, tanto internos como externos, sin excepción, deberán ser registrados por
el personal auxiliar; en caso contrario el monto por la pérdida del material bibliográfico,
deberá ser pagado por el Auxiliar de Biblioteca responsable de no haber efectuado el
registro correspondiente.
Si el usuario se lleva el material bibliográfico sin la autorización correspondiente, se le
dará aviso por escrito a su departamento donde labora para la aplicación de una sanción
administrativa según lo considere necesario la autoridad inmediatamente superior
inmediato.
Cuando un documento bibliográfica sea extraviada, el usuario deberá presentarse a la
sección de préstamos externos a llenar formulario específico, con los datos del libro y del
usuario para reponer el documento de igual título, autor, edición y año de publicación. Sin
embargo, si el usuario no encuentra la obra en el mercado local, puede reponer la obra del
mismo tema, tomando en consideración que tiene que ser de publicación reciente. En
ningún momento, ni por ninguna causa, se le aceptara la remuneración del costo del
libro.
El material bibliográfico reservado por los usuarios, por cualquier medio, no tiene
préstamo interno ni externo.
53
3.7.4 Flujograma
OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 5-5
ÁREA DE SERVICIOS
CIRCULACIÓN Y
PRÉSTAMOS
RESPONSABLE
TÉCNICO
AUXILIAR DE BIBLIOTECA
BIBLIOTECARIO
GENERAL BIBLIOTECARIO GENERAL AUXILIAR
Organiza
préstamo interno y
externo
Estudio de usuarios
Inicio
Apoya la
consulta de
materiales
Retirar materiales que
ya no estén
actualizados
Elaborar estadísticas
mensuales y reportes
Preparación
física
Servicios al
público
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3.8 ESPECIFICACION DE CLASES Y PUESTOS
3.8.1 Bibliotecólogo
OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 1-5
CLASE
PROFESIONAL BIBLIOTECÓLOGO
PUESTO
ADMINISTRADOR DEL
CENTRO DE
DOCUMENTACION
Código del puesto: No. 001 Título del puesto: Bibliotecólogo Ubicación administrativa: Jefatura del Centro de Documentación Subalternos: Bibliotecario General Auxiliar de Biblioteca Auxiliar de Servicios Especificaciones del puesto
Naturaleza del puesto: Administración De dirección Técnico Descripción del puesto
Ejercer la administración documental con planes concretos de desarrollo administrativo y
financiero.
Establecer políticas de organización, conservación, preservación y recuperación de información.
Planificar y organizar la prestación de servicios bibliotecarios.
Atribuciones:
Dictar las medidas políticas, que sean convenientes a la buena marcha de la Unidad de
Información, publicándolas por los medios de difusión, prever los riesgos en caso de desastre o
calamidad pública.
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OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 2-5
CLASE
PROFESIONAL BIBLIOTECÓLOGO
PUESTO
ADMINISTRADOR DEL
CENTRO DE
DOCUMENTACION
Tramitar los asuntos administrativos, cuya resolución o aprobación le corresponda de acuerdo a su disciplina.
Dictar en caso de emergencia, bajo su responsabilidad, medidas urgentes, cuando se trate de
asuntos en los que deba intervenir, informando inmediatamente al Jefe de Departamento o su
similar.
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OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 3-5
CLASE
PROFESIONAL BIBLIOTECÓLOGO
PUESTO
ADMINISTRADOR DEL
CENTRO DE
DOCUMENTACION
Seleccionar, inducir, nombrar, capacitar y evaluar el desempeño y eficacia de los empleados de acuerdo a las leyes y reglamentos de la institución.
Velar por el mantenimiento orden y cumplimiento de los normativos internos y mantener la disciplina entre los empleados.
Sancionar verbal y por escrito cuando el caso amerite.
Procurar el mejoramiento material, tecnológico y de recurso humano.
Hacer y mantener al día el inventario de bienes y de recursos bibliográficos.
Dar cuenta inmediatamente a las autoridades de las irregularidades que se presenten.
Elaborar el POA anual.
Relaciones de trabajo
Dirección y subdirección
Departamento de Desarrollo Institucional
Unidad de cómputo
Unidad de Administración Interna
Autoridad Representa al Centro de Documentación. Jefe del personal del Centro de Documentación.
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OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 4-5
CLASE
PROFESIONAL BIBLIOTECÓLOGO
PUESTO
ADMINISTRADOR DEL
CENTRO DE
DOCUMENTACION
Responsabilidades
Hacer cumplir las ordenanzas, leyes, reglamentos, acuerdos, resoluciones y disposiciones de la
Institución relacionadas con la unidad de información y demás que le competen. A efecto de dictar las
medidas necesarias de un buen Gobierno en la unidad de información. Requisitos exigidos
Educacionales Ser graduado en Licenciatura de Bibliotecología.
Experiencia Tener un año de ejercicio laboral en la rama preferentemente tener conocimientos en
administración y tecnología de información.
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OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 5-5
CLASE
PROFESIONAL BIBLIOTECÓLOGO
PUESTO
ADMINISTRADOR DEL
CENTRO DE
DOCUMENTACION
Habilidades y destrezas
Buen gestor Don de mando Buenas relaciones humanas Buenas relaciones públicas Responsable Buen sentido del humor Trabajo en equipo Integridad, discreción sinceridad y prudencia Solida confianza en sí mismo Capacidad para tomar decisiones Capacidad para aceptar opiniones Optimista Deseo constante de aprender Ser creativo
59
3.8.2 Bibliotecario General
OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 1-3
CLASE PROFESIONAL
BIBLIOTECARIO
GENERAL
PUESTO
PROFESIONAL
CATALOGADOR
Código del puesto: No. 002 Título del puesto: Jefe de procesos técnicos Ubicación administrativa: Área de Procesos Técnicos del Centro de Documentación Subalternos: Auxiliar de Biblioteca
Especificaciones del puesto
Naturaleza del puesto: Organización de la información Administración de la Documentación con las normas de Catalogación, Clasificación y la aplicación de
las ISO 9000 para registros de calidad. Descripción del puesto
Ejercer la catalogación y clasificación documental con políticas internas y normas internacionales para el manejo de registros de información.
Organizar, conservar, preservar y recuperar la información
Organizar y desarrollar los proceso técnicos mayores y menores
Atribuciones:
Seleccionar y adquirir nuevo material
Catalogar y Clasificar, documentos y materiales bibliográficos
Crear registros electrónicos y alimentar las bases de datos, modificar y actualizar
registros
Crea catálogos para uso del usuario
Elaborar inventarios del fondo bibliográfico
Elaborar estadísticas mensuales y reportes, colaborar con el Plan de Organización
Anual (POA).
Notificar las anomalías que se presenten en el desarrollo de las actividades
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OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 2-3
CLASE PROFESIONAL
BIBLIOTECARIO
GENERAL
PUESTO
PROFESIONAL
CATALOGADOR
Relaciones de trabajo
Jefatura del Centro de Documentación
Sección de Circulación y servicios
Autoridad Representa y asume la jefatura del Centro de Documentación, durante la ausencia del titular. Toma de decisión en las políticas documentales. Responsabilidades
Implementar y aplicar las normas de catalogación y clasificación, mediante instrumentos especializados
en la materia. Crear registros de calidad y catálogos para el usuario Diseñar nuevos servicios y actualización del sistema de informática
Requisitos exigidos
Educacionales Título de Bibliotecario General.. Experiencia Tener un año de ejercicio laboral en la rama. Poseer conocimientos en el uso y manejo de software de administración de información y
tecnologías de comunicación social.
61
OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 3-3
CLASE PROFESIONAL
BIBLIOTECARIO
GENERAL
PUESTO
PROFESIONAL
CATALOGADOR
Habilidades y destrezas
Ser creativo e innovador Buenas relaciones interpersonales Responsable Buen sentido del humor Trabajo en equipo Integridad, discreción sinceridad y prudencia Solida confianza en sí mismo Capacidad para tomar decisiones Capacidad para aceptar opiniones Optimista Deseo constante de superación Vocación de enseñar Don de mando
62
3.8.3 Técnico auxiliar
OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 1-3
CLASE
PROFESIONAL TÉCNICO AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
PUESTO
TÉCNICO
AUXILIAR
Código del puesto: No. 003 Título del puesto: Auxiliar de biblioteca. Ubicación administrativa: Área de servicios circulación y préstamo
Especificaciones del puesto
Naturaleza del puesto: Atención al usuario Orientación y formación de usuario Procesos técnicos menores Descripción del puesto
Prestar servicios de consulta y préstamo al usuario
Orientar y formar al usuario en el uso y manejo de información
Mantener el orden y la disciplina entre los usuarios
Velar por el cumplimiento del reglamento interno del Centro de Documentación
Mantener la colección en orden
Colaborar en las tareas de expurgo, descarte e inventario
Hacer estudios de usuarios
Atribuciones:
Controlar el servicio de consulta, préstamo y reproducción de materiales bibliográficos
Velar por el mantenimiento de limpieza y orden de las colecciones
Elaborar estadísticas mensuales y reportes, colaborar con el POA anual
Elaborar listados de envió a encuadernar, reparar, digitalizar, etc.
Señalizar las secciones, servicios y colecciones.
63
OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTBRE/2010
PÁGINA 2-3
CLASE
PROFESIONAL TÉCNICO AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
PUESTO
TÉCNICO
AUXILIAR
Relaciones de trabajo
Jefatura del Centro de Documentación
Área de procesos técnicos
Autoridad Coordinar los servicios al usuario. Tomar decisiones en las políticas de préstamos Responsabilidades
Crear e implementar innovaciones en el servicio de consulta remota y préstamo Mejorar la calidad de los servicios Hacer estudios de necesidades de información de los usuarios
Requisitos exigidos Educacionales Estudios de Bibliotecario General. Experiencia Tener un año de ejercicio laboral en la rama. Poseer conocimientos en el uso de Office Microsoft, Word, Excel, Power Point, Publisher e Internet y
programas específicos de administración de información.
64
OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 3-3
CLASE
PROFESIONAL TÉCNICO AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
PUESTO
TÉCNICO
AUXILIAR
Habilidades y destrezas
Experiencia en atención al cliente y/o usuarios Servicios al cliente Conocedor de servicios en línea Buenas relaciones interpersonales Responsable Buen sentido del humor Trabajo en equipo Integridad, discreción sinceridad y prudencia Solida confianza en sí mismo Capacidad para tomar decisiones Capacidad para aceptar opiniones Optimista Deseo constante de superación Vocación de servicio y enseñanza
65
3.8.4 Personal de Servicio y conserjería.
OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 1-3
CLASE
CONSERJE
PUESTO
OPERATIVO
AUXILIAR DE LIMPIEZA
Código del puesto: No. 004 Título del puesto: Conserje Ubicación administrativa: Centro de Documentación
Especificaciones del puesto
Naturaleza del puesto: Operativo Descripción del puesto
Prestar el servicio de limpieza
Conserjería
Atribuciones:
Limpieza diaria de las instalaciones
Limpieza diaria del mobiliario y equipo
Limpieza de los servicios sanitarios del personal
Limpieza quincenal de las estanterías
Limpieza mensual de libros
Limpieza mensual de ventanas y puertas
Ayudar en las labores que requieran su colaboración
66
OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 2-3
CLASE
CONSERJE
PUESTO
OPERATIVO
AUXILIAR DE LIMPIEZA
Relaciones de trabajo
Jefatura del Centro de Documentación
Área de procesos técnicos
Área de servicios, Circulación y prestamos
Responsabilidades Atender las necesidades de limpieza de las instalaciones, el mobiliario, equipo, libros del Centro de
Documentación
Requisitos exigidos
Educacionales Educación Media.
Experiencia Tener un año de experiencia en actividades de limpieza y conserjería.
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OFICINA NACIONAL DE
SERVICIO CIVIL
FECHA OCTUBRE/2010
PÁGINA 3-3
CLASE
CONSERJE
PUESTO
OPERATIVO
AUXILIAR DE LIMPIEZA
Habilidades y destrezas
Experiencia en actividades de limpieza y conserjería Ser cortés y obediente Honrado Responsable Optimista Buenas relaciones interpersonales Buen sentido del humor Integridad, discreción sinceridad y prudencia Deseo constante de superación Vocación de servicio
68
CAPITULO IV PROCESO DE EVALUACIÓN
4.1 Fase de Diagnóstico
Durante el desarrollo de esta etapa se contó con la presencia del personal de la
Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC), a quienes se les realizaron
entrevistas, encuestas, y observación directa, para la obtención de información, a
través de las entrevistas realizadas a los empleados y autoridades, se conocieron
algunos datos que se utilizaron en la realización del diagnóstico institucional, así
mismo se utilizaron documentos para soporte legal. El tipo de evaluación fue por
medio de la observación en forma continua y permanente por parte de la epesista.
Se obtuvo una participación activa por parte del personal
Evaluación de diagnóstico
Objetivo Realizar el diagnóstico, de las necesidades de información de la Oficina Nacional de Servicio Civil
Limitaciones Falta de un espacio físico adecuado, falta de recurso económico, poca colaboración en la
reproducción de materiales, atraso en la gestión de permisos para la investigación de campo, poco
material de oficina, y la información documental en desorden. Soluciones
Se adjudicó un pequeño espacio físico, el financiamiento económico fue por parte de la estudiante de
EPS, se imprimieron los instrumentos de recolección de datos, el Departamento de Desarrollo
Institucional proporcionó de sus propios recursos el material de oficina, y herramientas de trabajo.
En esta etapa de Diagnóstico, se revisaron documentos bibliográficos con el objetivo de conocer
como se desarrollan las actividades de información.
Seguidamente se procedió a recabar información con los Jefes de los departamentos de las oficinas y
principalmente a la jefe de Desarrollo Institucional por ser este el departamento que tiene a su cargo
el desarrollo de estas actividades. También se hizo un sondeo con el personal que labora en la
Institución, recabándose información importante.
Resultados Se solicitó la autorización para realizar el Ejercicio Profesional Supervisado, con ello se procedió a
realizar la gestión de visitas, entrevistas y elaboración de instrumentos para colectar información. Fue proporcionada la información requerida para elaborar una matriz FODA, donde se conocieron
las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la institución. Al concluir este proceso se
procedió a priorizar los problemas encontrados. Se determinó que la falta de un manual de
procedimientos era la prioridad principal para dar solución al problema planteado. Se procedió a
diseñar y proponer el proyecto de propuesta de un manual de procedimientos y especificación de
clases de puestos para el Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil
(ONSEC)
Instrumentos de control Cartas, solicitudes, entrevistas, encuestas y apuntes
69
4.2 Fase de diseño del perfil de proyecto
Durante esta fase del diseño del Proyecto se observó la importancia de un Manual
de Procedimientos y descripción de las clases de puestos en el que se debe
especificar cada una de las áreas con las que cuenta el Centro de Documentación,
por lo tanto el Manual describe cada una las funciones, normas atribuciones y
habilidades que debe poseer el personal del centro de documentación. Durante la
elaboración del diseño del proyecto se utilizaron los juicios de la epesista, asesora
e información documental recopilada durante el proceso del diseño del Manual de
procedimientos y especificación de clases de puestos.
Evaluación del Diseño del Proyecto
Elementos del Diseño del Proyecto
1. Objetivo del Manual 2. Objetivo Generales 3. Objetivos Específicos 4. Funciones 5. Beneficiarios 6. Fuentes de financiamiento 7. Recursos 8. Normas Generales 9. Base Legal
Limitaciones Falta de recursos económicos, tiempo limitado en la entrega de la propuesta del Manual de
procedimientos y especificación de clases de puestos.
Resultados Se elaboró la propuesta del Manual de procedimientos y especificación de clases de puestos, tratando
de contribuir con el desarrollo administrativo del Centro de Documentación a efecto que se pueda
tomar en cuenta para la contratación del personal adecuado para el Centro de Documentación.
Medio de Verificación Capítulo II del informe del EPS
El propio manual de procedimientos y especificación de clases de puestos para el Centro de
Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC)
70
4.3 Fase de ejecución
Durante la elaboración del manual de procedimientos y especificación de clases de
puestos para los empleados del centro de documentación de la Oficina Nacional de
Servicio Civil fue menester realizar actividades que ayudaran a recopilar datos
necesarios, entre las cuales se realizaron encuestas a los empleados y entrevistas a
los jefes de departamentos. En el proceso se contó con la colaboración de la jefa
del Departamento de Desarrollo Institucional y la Coordinadora de Capacitación de Recursos Humanos.
Evaluación de la ejecución
Objetivos Diseñar el Manual de Procedimientos y Especificación de Clases de Puestos para el Centro de
Documentación
Elementos del proyecto
Propuesta de un manual de procedimientos y
especificación de clases de puestos para el
Centro de Documentación de la Oficina
Nacional de Servicio Civil (ONSEC)
1. Justificación 2. Objetivo del proyecto 3. Generales 4. Específicos 5. Metas 6. Beneficiarios
7. Directos 8. Indirectos 9. Fuentes de financiamiento 10. Recursos 11. Humanos 12. Materiales físicos 13. Financieros 14. Presupuesto detallado
Limitaciones
Falta de recurso económico, el aporte de la Institución, fue un aporte de contrapartida con recurso material,
para ejecutar el proyecto. Espacio reducido para trabajar, no hay equipo de oficina
Logros
Se logró ejecutar el proyecto con capital, propio de la estudiante de Ejercicio Profesional Supervisado. El Departamento de Desarrollo Institucional autoriza almuerzo para la estudiante gestiona registro de
ingreso y egreso de la institución proveyendo un pin de entrada y salida, también se obtuvo un escritorio y
una computadora con correo interno y acceso a la red.
Medio de verificación
Capítulo II y III del informe del EPS El propio manual de procedimientos y especificación de clases de puestos para el Centro de
Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC)
71
4.4 Fase final del proyecto
La fase final lleva consigo la impresión y presentación del manual de
procedimientos y especificación de clases y puestos, de modo que con la entrega
de esta herramienta administrativa se pretende contribuir con el desarrollo de la
administración del centro de documentación de la Oficina Nacional de Servicio
Civil, a efecto de que se tome en cuenta en la contratación de personal, así mismo
que sirva de complemento a la ley de Servicio Civil.
Este documento se entregó a las autoridades de la institución. El proceso de
evaluación se realizó por medio del diálogo con la coordinadora de capacitación de
recursos humanos de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
Durante esta etapa final se cumplieron con éxito los objetivos planteados en el
perfil del proyecto, lográndose las metas propuestas, se determinó la aceptabilidad
del proyecto por parte de las autoridades.
Fase Final
Objetivo
Elaborar y presentar el Manual de Procedimientos y Especificación de Clases de Puestos para
el Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
Limitaciones
Falta de recurso económico para realizar la impresión
Soluciones
Se hace el levantado de texto, diagramación y se elabora un arte final.
Se cotiza el mejor precio de impresión
Se financia la impresión con fondos de la estudiante
Logros
Impresión final
Instrumentos de control
Cuadros, Tablas, Borrador de manual, Cotizaciones de imprentas
72
CONCLUSIONES.
1. El Manual de Procedimientos y Especificación de Clases de Puestos que se propone es
de gran importancia para el Centro de Documentación de la Oficina Nacional de
Servicio Civil, porque contiene los tres niveles técnicos administrativos de la disciplina
documental. Para la aplicación en la administración de la información de la institución.
También se definieron las clases de puestos y las responsabilidades, capacidades y
habilidades ideales para ocupar los puestos de trabajo pues la contracción de personal
profesional y técnico especifico de ciencias documentales, garantiza la organización de
la unidad de información en beneficio de la institución.
2. Esta herramienta ayuda a fortalecer el desarrollo de las actividades propias en los
centros de documentación y reduce el empirismo, principalmente en esta institución
3. La aplicación correcta de este manual, contribuye en manera positiva a normar los
procedimientos de trabajo, a definir las funciones y obligaciones de los diferentes
puestos de trabajo que deben existir en las unidades de información.
73
RECOMENDACIONES
1. Se recomienda a la Oficina Nacional de Servicio Civil elaborar un acuerdo
administrativo que legalice la existencia de la Unidad de Información.
2. Que se tome en cuenta este manual para desarrollar las actividades del Centro de
Documentación.
3. Se recomienda que la selección de personal se realice de acuerdo a las indicaciones de
las clases de puestos y especificaciones dadas en este documento.
74
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
1. Aldana Orellana, Milvia Janette. “Manual de especificaciones de clases de puestos
para empleados Municipales Guastatoya”. Guatemala: USAC,
2002. 140 p.
2. Bases y misión del Servicio Civil en el contexto actual. Guatemala: ONSEC,
1994. 18 p.
3. Brumm, Eugenia K. Administración de la Documentación en las normas ISO
9000. México: Editores LTDA, 2000. 524 p.
4. Cardoza Meza de López, Dora María. Creación de la biblioteca del Instituto
Municipal “Miguel Soto Barillas” San Miguel Petapa. Guatemala: USAC, 2009.
218p.
5. IV curso de administra de personal 1990. Guatemala: INAP, 1990. 30 p.
6. Descripción General de la ONSEC. Guatemala: ONSEC, 1994. 35 p.
7. Escala de valoración de puestos. ONSEC. Guatemala: ONSEC, 19 p.
8. Franklin Enrique Benjamín.Organización de empresas: análisis diseño y
estructura. México: Mc Graw Hill, 2003. 341 p.
9. G. Strahle, Edward. Bibliotecas Especializadas Unión Panamericano
Washington, 1986. 65 p.
10. Guía metodológica para la elaboración de tesauros. Bogotá, 1992. 118 p.
11. Guía metodológica para la elaboración del plan operativo. Guatemala: Asociación
para la Educación y el desarrollo (-ASEDE-), 2003. 24 p.
12 Guía para la elaboración de proyectos de tesis Licenciatura en Pedagogía
75
y Ciencia de la educación. Guatemala: USAC, 1997. 29 p.
13 Informe del departamento desarrollo institucional. ONSEC. Guatemala : ONSEC,
2004. 11 p.
14 Informe sobre proyectos en ejecución a cargo del departamento de
racionalización administrativa. : Guatemala: ONSEC, 1991. 42 p.
15 León Jo, Ana Leticia. Propuesta para un control de préstamos para las bibliotecas
basado en dispositivos inteligentes. Guatemala: USAC, 2005. 109 p.
16 Marroquín Suarez, Ana Lourdes. Organización de la biblioteca Municipal de San
Raymundo, Municipio de departamento de Guatemala. USAC: Guatemala,
2010. 129 p.
17 Marroquín Valdez Edna Maricela. “Legalización para el funcionamiento de un
centro de Documentación en el Organismo Ejecutivo. Guatemala:
Universidad de San Carlos de Guatemala, 2000. 27 p.
18 Mérida González, Aracely Krisanda.--Manual de normas y procedimientos para
los procesos técnicos y servicios de la biblioteca especializada del archivo,
general de Centro América. Guatemala: AGCA, USAC, 1991. 105 p.
19 Manual de Organización Oficina Nacional de Servicio Civil (Departamento de
Previsión Civil).Guatemala: USAC, 2003. 85 p.
20 Manual de organización y funciones de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
ONSEC. Guatemala: ONSEC, 1986.
21 Normas y Procedimientos de selección de personal para ocupar vacantes.
ONSEC. Guatemala: ONSEC, 1990. 10 p.
22 Organización y operación de centros y servicios de información técnica.
Guatemala: ONSEC 1985. 161 p.
23 Perfil del proyecto, determinación de necesidades de capacitación -DNC-.
ONSEC. Guatemala: ONSEC, 2004. 11 p.
76
24 Presidencia de la república de Guatemala, Oficina Nacional de Servicio Civil
Manual de la Organización y Funciones de la Oficina Nacional de Servicio
Civil. Guatemala: ONSEC, 1986. s.n. p.
25 Reglamento autónomo de servicios. ONSEC. Guatemala: ONSEC, 1997. 19 p.
26 Sayes Domínguez de Marroquín, Marina. “Implementación del Centro de
Documentación en un medio de información escrito.” Guatemala:
USAC, 2002. 43 p.
27 Universidad de San Carlos de Guatemala. Propedéutica para el Ejercicio
Profesional Supervisado. Guatemala: Facultad de Humanidades, Departamento
de Pedagogía, 2009. 94 p.
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Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades, Escuela de Bibliotecología, Ejercicio Profesional Supervisado
Este instrumento tiene como fin recabar datos para determinar las necesidades de
información de la Oficina Nacional de Servicio Civil
Cuestionario para colaboradores.
1. ¿Sabe usted si existió un Centro de Documentación en ONSEC?
Si ( ) No ( )
2. ¿Con qué frecuencia utiliza información para ejecutar su trabajo?
Algunas veces ( ) Siempre ( ) Nunca ( )
3. ¿Tiene Conocimiento cuál es la función de un Centro de Documentación?
Si ( ) No. ( )
4. ¿Considera importante el proyecto de un Centro de Documentación?
Si ( ) No. ( )
5. ¿Si llega a funcionar un Centro de Documentación. ¿usaría los servicios?
Si ( ) No. ( )
6 ¿Hay un archivo en la Institución?
Si ( ) No. ( )
7 ¿Considera importante tener un archivo general de la Institución?
Si ( ) No. ( )
8 ¿Tiene Conocimiento de la función de un archivo?
Si ( ) No. ( )
Agradecemos su colaboración
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Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades,
Escuela de Bibliotecología, Ejercicio Profesional Supervisado
El presente instrumento tiene como objeto recabar todos los datos posibles para un informe de diagnóstico de la situación de la Institución Por lo que se agradece su colaboración Entrevista: Licda. Edna Marroquín ¿Fue usted quién organizo el Centro por primera vez? ¿En qué fecha fue organizado? ¿Tiene conocimiento si existe algún acuerdo interno de creación del Centro de Documentación? ¿Conoce usted en qué oficina está guardado el Acuerdo de creación? ¿Tiene conocimiento si existe reglamento interno o manual de procedimiento? ¿Utilizó algún programa electrónico para la elaboración de bases de datos? ¿Qué motivos cree usted, que influyeron para que dejara de funcionar el Centro de Documentación? ¿Existieron herramientas para el proceso técnico de catalogación y clasificación?
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Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades, Escuela de Bibliotecología, Ejercicio Profesional Supervisado
Licenciada Edna Marroquín Saludo Presentación Motivo de la entrevista: Recopilar datos
Entrevista Aspectos a investigar
Antecedentes del Centro de Documentación de la Oficina Nacional de Servicio Civil
(ONSEC).
1 ¿En qué año inicio el Centro de Documentación?
2 ¿Tiene conocimiento si existe un Acuerdo interno de creación del Centro de
Documentación?
3 ¿Tiene conocimiento si existe algún antecedente histórico impreso?
4 ¿Se elaboro algún manual o instructivo para las actividades técnicas?
5 ¿Contaba el Centro con alguna base de datos?
6 ¿Qué programa se uso?
7 ¿Cómo se resguarda la información?
8 ¿Cómo estaba organizado el fondo bibliográfico?
9 ¿Por qué cree usted que el Centro de documentación dejo de prestar servicio?
10 ¿Cuántas personas trabajaban en el Centro de Documentación?
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Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades, Escuela de Bibliotecología, Ejercicio Profesional Supervisado Ingeniero Edgar Rolando Rodríguez Jefe del Departamento de Informática Saludo Presentación Motivo Aspectos a investigar
Informáticos
¿Tenemos conocimiento que ONSEC, Existe un programa de infile?
¿Este programa permite crear módulos para administrar información de bibliotecas?
Si ( ) No ( )
Los requerimientos del Centro de Documentación son:
1 base de datos de registros de libros de texto.
1 base de datos de registro de documentos especiales
1 base de datos de registro de revistas
1 Una base de datos de registro de folletos
1 base de datos de registro de revistas
1 base de datos de registros de usuarios
1 modulo de consulta para la recuperación de información
1 modulo de préstamo de materiales bibliográficos
Salida de productos, tales como impresión de tarjetas bibliográficas, etiquetas y listados
y si fuera posible también reportes estadísticos.
¿Es posible crear un catálogo en línea dentro de la red de la Institución?
Si ( ) No. ( )
¿Cuál es la capacidad de envió?
Los requerimientos de campos y sub.-campos en cada una de las bases de datos serian
básicamente los usados en formato Marck. Estándar utilizado Internacionalmente, para
la creación y manejo de registros de información bibliográfica.
Requerimientos de aspecto general
Habilitar acceso a Internet
Habilitar un link en la página Web para el Centro de Documentación.
Instalación herramientas de trabajo, programa de etiquetas
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