collaboration software ซอฟท์แวร์เพื่อการท า...

COLLABORATION SOFTWAREซอฟทแวรเพอการท างานรวมกน

ดร.กาญจนา ศลาวราเวทยภาควชาวศวกรรมคอมพวเตอร

26 กรกฎาคม 2561

What is social media?

2

3

Social media

4

Social media Vs. Social network

5

Working

6

Data

Cooperation

7

8

Collaboration Software คออะไร?

• โปรแกรมทมจดประสงคเพอการท างานรวมกน

• มฟงกชนทสอดคลองเหมาะกบกระบวนการตางๆ ขององคกร

• มการสอสารขอมลรวมกน

• โปรแกรมลกษณะ web, application

• ชวยในการตดตาม/ตรวจสอบขอมลไดครบถวนไมตกหลน

• ชวยในการสอสารและใชขอมลรวมกนไดทนทวงท

• รองรบปฏบตงานของพนกงานทอยในองคกรและภายนอกองคกร

9

Main Types of Collaboration Software

10

Communication Tools

• Allow the exchange of message between parties• Email• Voice mail• Instant Messaging• VoIP or video call

11

Conferencing Tools

• Allow real-time discussions among members• Video conferencing• IM teleconferencing• Social media group chats• Forums or community boards• Shared whiteboards• Application sharing

12

• Facilitate group activities, schedule, and deliverables• Calendars• Time trackers• Spreadsheets• Client portals• Alerts and status updates

Coordination Tools

13

Types of Collaboration Software

• Informal discussions and presentations• phone conference that connects multiple lines• video conference that displays the speaker or

simultaneously all members• online conference that features phone and video

conferencing with presentation tools like screen sharing, document sharing, or slideshows

14

Types of Collaboration Software

• Sharing information• e-mail groups that let members send emails to the

group or specific members• social networking sites that let members create profiles

to connect with other members or groups• document sharing that lets members share and edit

documents collaboratively in real time• message boards that allow members to post

discussions and follow threads15

Types of Collaboration Software

• Project collaboration• task assignments to help you organize who’s doing

what and when• time management with shared calendars to keep tab

of daily accomplishments• milestone charting (e.g., Gantt) to keep tab of the

project’s overall progress

16

Types of Collaboration Software

• Project collaboration• knowledge base to collate best practices or solutions that

others can use• reporting tools to document the project from start to end• online community that acts as a portal for members to

share documents, calendars, blogs, message boards, etc.• wikis and blogs that let members collaborate and build

an online presence filled with informative content relevant to the project

17

Key Features of Collaboration Software

• Organized Dashboards – main entrance to all your projects and tasks, can see what has been assigned to very employee, and follow progress, statistics, upcoming events, or to join a discussion.

• File Sharing – a collaboration tool would be useless without a central repository that saves all files, or without the possibility for employees to attach a report while discussing it.

• Mobile Optimization – let them work on the go, namely attach and download files, or join a discussion of interest. Ideally, your collaboration product should offer apps for all operating systems.

18

Key Features of Collaboration Software

• Easy Setup – doesn’t require too much time or effort to set up

• Easy Data Retrieval – Whether it’s an opinion, comment, recommendation, report, or message, information should be easy to locate with a powerful search engine.

• Gamification – Gamification is critical for executives to follow the work of their teams, but also for individuals to be motivated with awards and recognitions.

• Vendor support – It should be easy to ask help from the vendor in case of a glitch. Response time should not exceed 24 hours lest your project risks a delay.

19

Online Collaboration Software Tools

Gmail

21

Gmail

• บรการฟรอเมลทท างานบนระบบ Search Engine

• หนาจอไมแตกตางจากรปแบบของ Google

• ดเรยบงาย เนนทความรวดเรวในการเขาถงเปนหลก

• มระบบการจดเกบทด

• คนหาตามหวเรองจดหมาย

• ปองกนไวรส และ Spam ได

• ใชงาย แนบไฟลงาย

22

Slack

23

Slack

• โปรแกรมส าหรบพดคยในทม

• รองรบการท างานบน Web, iOS, Android, Mac, Windows

• สงขอความ รป หรอไฟลตางๆ ได

• แบงหองพดคยเปนทม

• หนงโปรเจค สามารถแยกการท างานไดเปน Channel (แบงหองพดคยเปนทมได)

• คนหาขอความทพมพ ลงคทสง ไฟลทสง ยอนหลงไดทนท

• อพเดตความคบหนาในแชนแนลและเลขจ านวนขอความทยงไมไดอาน

• สามารถ Integrate กบระบบตางๆ หรอเขยน API มารบ/สงขอความจากระบบได

24

Yammer

25

Yammer

• เปน Private Facebook ทใชเฉพาะในองคกร

• เปนโปรแกรมของ Microsoft

• Share File, Share VDO หรออนๆ ใหคนภายในองคกร

• ไมตองกงวลเรองความปลอดภย

26

HipChat

27

HipChat

• โปรแกรมสงขอความโตตอบแบบทนท (คแขงของ Slack)

• รองรบการสอสารแบบหนงตอหนง และหนงตอกลม (ภายในทม)

• ชวยใหผใชในการฝงภาพถายและสอประเภทอน ๆ

• รองรบการท างานบน Web, iOS, Android

• ทดลองใชฟร 30 วน

28

Skype

29

Skype

• โปรแกรมทใชตดตอสอสารกนทงขอความ พรอมเสยง และภาพจากกลอง Webcam

• สอสารกนแบบ Real Time

• มคณภาพของภาพและเสยงดกวา MSN

• สนทนาทางวดโอและถายโอนไฟลได

30

GoToMeeting

31

GoToMeeting

• เปนแพลตฟอรมส าหรบการประชมทางธรกจส าหรบคนหรอองคกรทมพนกงานในสถานทหางไกล

• ประหยดเวลาและคาใชจายในการเดนทาง

• สามารถน าเสนองานในรปแบบ PowerPoint

32

ปญหาในการบรหารจดการโปรเจคงาน

• มผ เกยวของจากภายในและภายนอกทม• มงานยอยหลายงาน• ตองอพเดททกความเคลอนไหวของโปรเจคใหกบทกคน

• มชน/ไฟลงานทตองแนบใหด • ไฟลใหญเกนไป แนบอเมลไมได • แยกไปท าลงคดาวนโหลดวนวาย • จ าอเมลไมครบคน ท าใหไมไดรบขอมล

33

ปญหาในการบรหารจดการโปรเจคงาน

• สงมาทละไฟล สองไฟล ไมรจะเอาไปเกบไวทไหน • เกบไวทอเมล การหาทกไฟลในโปรเจคหนงครบ จะใชเวลานาน• เฟสบค แชท หรอไลน ท าใหสะดวกในการสอสารและตดสนใจ• แตขอมลไมไดถกเกบตามโปรเจค จงตองเลอนขนลงเพอหาเนอหาทเกยวกบงานนน

34

35

Traditional Project management

Online SoftwareProject management

Online Project Management Software

• การจดตารางเวลา หรอ scheduling ม task อะไรบาง เรมเมอไร เสรจเมอไร ใครเปนคนท า

• แสดงขอมลใหกบทกคนทเกยวของกบโปรเจคนน ใครตองท าอะไร เกยวของกบเคสลกคารายไหน workload อพเดทการท างานของโปรเจค มรายงานใหเหนลสของงานในโปรเจค

36

Online Project Management Software

• เปนเครองมอในการรวมมอกนท างาน ทกคนสามารถเขาถงขอมลเดยวกนในเวลาเดยวกน และอพเดทสถานการณท างานใหกนและกนไดตลอดเวลา

• จดการเอกสารและไฟลตางๆ โดยไมตอง search เพราะขอมลทกอยางจะถกอพโหลดมาเกบไวใตโปรเจคนนๆ

• สามารถท างานไดตามเวลาทก าหนด มระบบเตอน และ dashboard

37

Asana

38

Asana

• โปรแกรม Project Management

• รองรบการท างานบน Web, iOS, Android

• คลาย E-mail box

• สามารถแบง Task ตาม Project หรอประเภทงาน

• ม Calendar View ใหดภาพรวม วาอะไรสงวนไหน

• Interface เขาใจงาย

• ใชฟร 15 คน

39

Trello

40

Trello

• โปรแกรม Project Management

• มบอรดใหยก Task ไปใส เพอแสดงวาก าลงจะท า, ท าอย, หรอท าเสรจแลว

• รองรบการท างานบน Web, iOS, Android, Kindle, Windows 8 และเกบขอมลบน Cloud ทงหมด

• ใน 1 Account สามารถแยกบอรดงานออกจากกนได โดยแบงทมและสมาชกใน ทมไดชดเจน

41

Basecamp

42

Basecamp

• โปรแกรม Project Management

• รองรบการท างานบน Web, iOS, Android, Mac, PC

• จดเกบงานตางๆ และ Track ไดเปน Project

• สอสารกบทมและลกคาไดอยางงายได และจบในเวบเดยว

• แตการใชงานผานโปรแกรมมการประมวลผลคอนขางชา

• การแยกงานเปน Project ไมสามารถดภาพรวมของงานทงหมดทมอยได

43

• ผงองคกร

• ใบก ากบสนคา ใบแจงหน

• พมพเขยว

• แผนภมกระบวนการผลต เอกสารระบคณลกษณะผลตภณฑ

• แผนการผลต

• เอกสารทางบญช งบประมาณ

• อเมลโตตอบกบลกคา

• ภาพถาย

ตวอยางเอกสารในระบบ

44

ปญหาในการบรหารจดการเอกสาร

• จดเกบ (Storage) พนท คาอปกรณ และแรงงานในการจดเกบ

• จดการ (Organization) แบงแยกแตกประเภทเอกสารใหงายตอการเรยกใชงานในภายหลง

• จดหาเอกสารทตองการ (Finding Needed Documents) เรยกใชเอกสารทตองการอยางรวดเรวเมอตองการอยางไร

45

ปญหาในการบรหารจดการเอกสาร

• จดระบบหมนเวยนเอกสาร (Workflow Issues) เอกสารสงตอผานพนกงานแตละคน กวาจะไปถงทหมายจะสามารถบรหารวงจรเอกสารและลดคาใชจายจปาถะไดอยางไร

• จดระเบยบ (Procedures) เอกสารไหนส าหรบใคร และมสทธใดบาง

• จบมอกน (Collaborative Working) ท าเอกสารรวมกนหลายฝายไดอยางไร

46

ปญหาในการบรหารจดการเอกสาร

• จบตามอง (Security Concerns) ปองกนไมใหผไมไดรบอนญาตเขาถงเอกสาร หรอผไดรบอนญาตมายงเกยวกบเอกสารโดยไมสามารถตรวจสอบได

• ระวงรกษา (Preservation) เอกสารแบบกระดาษเสอมสภาพไปตามกาลเวลา อาจเสยหายหรอสญหายในกองเพลงหรอภยพบตทางธรรมชาต

• ตงนโยบาย (Policies) ก าหนดระยะเวลาการใชงานเอกสารแตละประเภทและก าหนดขอปฏบตเกยวกบเอกสารทสนอายการใชงาน

47

Online Document Collaboration Software

• ควบคมการสรางและรบรองเอกสาร

• มระบบควบคมเวอรชนเอกสาร (Version Control)

• จดการคลงขอมลเอกสารใหสามารถเรยกใชไดสะดวกตามตองการ

48

Online Document Collaboration Software

• ปองกนการเขาถงจากผไมไดรบอนญาต

• การกคนเอกสารทเสยหายหรอสญหาย

• จดตงนโยบายการใชงานใหจดเกบเอกสารเกาเขาคลงขอมล

• ก าจดเอกสารเมอสนอายการใชงาน

49

Microsoft Office 365

50

Microsoft Office 365

• ทกคนในองคกรใช Office กบ E-Mail

• Microsoft Office บน Cloud

• Office, Exchange E-mail, SharePoint, Lync , OneDrive

• ใชทไหนกได บน Device ใดกได

51

Google Docs

52

Google Docs

• บรการออนไลนของอเมลของ Gmail

• จดการเอกสารเหมอน Microsoft Office บนเวบ (ไมตองเสยเงน)

• ท างานไดทนททมการเชอมตออนเทอรเนต

• ไมตองตดตงโปรแกรมลงในเครอง หรอเสยเงนคาลขสทธกอนใชงาน

• เอกสารถกเกบไวในเซรฟเวอรของ Google

• แชรเอกสารใหเพอแกไขขอมลไปพรอมๆ กน

53

Quip

54

Quip

• โปรแกรมสรางงานเอกสาร

• ท างานบน iPhone, iPad และเครองคอมพวเตอร

• เอกสารแสดงผลบนหนาจอตางขนาดไดพอด

• พมพค าทตองการดวยคยบอรดบนหนาจอทชสกรน และท าตวหนา

• ใสภาพ ตาราง รายการ และลงคเอกสาร

• บนทกเกบไวเปนไฟล PDF หรอพมพออกมา

• คดลอก URL ของไฟลเพอสงตอไป

• สนทนาคยกบเพอนทอยในกลม55

GitHub

56

GitHub

• Website Git (Version Control Repository) ทอยบนอนเทอรเนต

• ท างานแบบเดยวกบ Git คอ เขาถงขอมลและจดการไปผานเวบโดยไมตองเสยเงน หรอลงทนตงเซรฟเวอรเพอตดตง Git

• Code Project ทงหมดจะถกแจกจายใหคนอนๆ สามารถเหนได

• มการเสนอ Plan แบบสวนตว ถาอยากให Code ไมถกแจกจายออกไปโดยจะมคาใชจายตรงน

• ปจจบนมมากกวา 20 ลาน user รวมกนกวา 60 ลาน repository บนระบบ

57

ทมาของ Git

• Developer ทตองเขยน Code ใหกบ Project ใชเวลาเปนเดอน

• ทมงานหลายคนชวยกนเขยน

• ตองมศนยกลางทคอยเกบ Code ททกคนสามารถเขาถงได

• หลงจากเขยนเสรจตองน าไปทดสอบ

• ถาทดสอบไมผาน ตองยอนกลบไปเอาเวอรชนเกามาแกไข

• ถาทดสอบผาน แตใชไปสกพกเจอ Bug กตองยอนเวอรชนกลบมาแกใหมอกครง

58

Git

• ท าหนาเกบขอมลแบบระบเวอรชนทมการบนทก (Commit) ไว

• ท าใหสามารถดง Code ยอนหลงได

59

Online File Sharing Software

• Google Drive• 4Shared• Media Fire• Zippy Share• Box• OneDrive • ICLOUD• Send Space• Dropbox

Top 10 Best and Popular File Sharing Sites 2017

https://techozen.com/top-best-popular-file-sharing-sites/60

61