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La conduite de projet
Eléments m éthodologiques pour élaborer un projet qualité de service
AROLIM 24/06/08Rachel Aubert
Cécile Leroy
Véronique Velez
20/06/08
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/082
Rappel de l’ordre du jour
I. Contexte et objectif du groupe de travail
II. Les fondamentaux de la conduite de projet1. Eléments de définition : quand travailler par projet ?
2. Distinguer les enjeux des objectifs
3. Caractériser son projet
4. Les acteurs
5. L’organisation et les outils
III. Illustration sur la base d’un cas pratique : l’entrée dans les lieux
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/083
Contexte et objectif du groupe de travail
� Evolution du contexte : de la mesure de la satisfaction vers la mesure de la performance
� Apport méthodologique et théorique sur le management de projet
� Étude d’un cas pratique : l’entrée dans les lieux
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/084
Les fondamentaux de la conduite de projet
1. Eléments de définition : quand travailler par pro jet ?
PROJET ContraintesMulti domaines
MultiActeurs
Unique
Une part d’inconnu
Pressiondu temps(et desmoyens)
Divergences
de point de vue
ComplexitéMassed’informationImbrication
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/085
Les fondamentaux de la conduite de projet
2. Distinguer les enjeux des objectifs� Le contexte : La situation dans laquelle se trouve l ’entité
concernée par le projet.
� Le problème : L’élément de situation qui a entraîné la décision de lancer le projet.
� L’objectif : Ce que l’organisme veut atteindre dans le projet.
� L’enjeu : Ce qui est en jeu dans le projet, ce que l'organisme a à gagner ou à perdre, ce qui peut concerner un ensemble plus grand que le projet lui-même.� C’est la différence entre un projet réussi et un projet raté.
� C’est ce qui fait que le projet est important ou non.
� C’est ce qui donne sens au projet.
Le projet s’organise pour atteindre ses objectifs m ais ceux-ci n’ont d’intérêts que dans le cadre des enje ux.
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/086
3. Caractériser son projet (1/7)a. Identifier les spécificités d’un projet
� Quel est l’objectif du projet ?�Évident / sous-jacent
� Quels vont être les effets induits du projet ?�Directs / indirects
� Qu’appelle t’on un projet important ?�Montant de l’investissement financier, nature et
importance des ressources, taille de l’équipe projet, contribution attendue au développement de l’entreprise, …
� Quel est le degré de complexité ? � Indicateurs : niveau d’hétérogénéité des membres
(national, filiales, éclatement géographique…)
� Quelle est la localisation du projet dans l’organis ation ?
� Quel est son niveaux d’autonomie : actions, moyens, résultats, d’objectifs…
Les fondamentaux de la conduite de projet
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/087
3. Caractériser son projet (2/7)
b. Comment se situe le projet dans l’organisation ?
Exemple1 : de nombreux projets cohabitent dans une organisation,aucun n’est réellement vital pour l’entreprise
• Enjeu : qualité des systèmes d’organisation et de gestion : Ordonnancement / gestion et suivi des ressources
• Typique des structures de R&D dans l’industrie pharmaceutique
Les fondamentaux de la conduite de projet
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/088
3. Caractériser son projet (3/7)
b. Comment se situe le projet dans l’organisation ?
Exemple 2 : des projets peu nombreux mais très stra tégiques (ex: renouvellement de gamme, pénétration nouveau marché , construction d’une unité de production)
Les fondamentaux de la conduite de projet
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/089
3. Caractériser son projet (4/7)
b. Comment se situe le projet dans l’organisation ?
Exemple 3 : C’est le projet qui structure l’entrepr ise.
Ex :secteurs du BTP, organisation d’événements
Les fondamentaux de la conduite de projet
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0810
3. Caractériser son projet (5/7)
b. Comment se situe le projet dans l’organisation ?
Exemple 4 : Le projet organise la transversalité dan s l’organisation
Les fondamentaux de la conduite de projet
siège
Intra unité Intra fonction
Inter unité
partenaire externe
« sorti»
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0811
3. Caractériser son projet (6/7)
c. Le projet dans son environnement : les acteurs du proje t
� 5 catégories d’acteurs
� L’équipe projet
� Les organes de décision
� Les membres du contexte
� Les fournisseurs de ressources
� Les destinataires
� Qui est le vrai « client ? »
Les fondamentaux de la conduite de projet
Un acteur = un groupe de personnes qui ont une logique d’intérêt commune, au-delà de leurs
caractéristiques psychologiques individuelles
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0812
3. Caractériser son projet (7/7)
d. En guise de conclusion…
� Consacrer du temps à la construction des outils de description du profil d’un projet permet de se pose r les bonnes questions
� Construire une représentation commune
Les fondamentaux de la conduite de projet
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0813
4. Les acteurs du projet (1/8)
Les fondamentaux de la conduite de projet
Un constat…
« Selon une étude AT Kearney, 70% des projets de changement échouent parce que les entreprises ne prennent pas assez en compte les aspects humains »
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0814
4. Les acteurs du projet (2/8)
a. L’analyse des acteurs
� Concepts de l’analyse stratégique :� Tout projet génère des positions synergiques ou antagonistes
à son égard
� L’environnement social se structure en groupe d’acteurs (individuel ou collectif) : spectateurs, alliés, opposants, en fonction de leurs intérêts et enjeux personnels
� Concept de la socio dynamique � 2 types d’attitudes :
� La synergie : mesure le soutien potentiel
� L’antagonisme : c’est l’énergie qu’est prêt à dépenser un acteur pour faire échouer un projet
� Notion de pouvoir dont sont dôtés les acteurs
Les fondamentaux de la conduite de projet
Mieux vaut avoir peu d’alliés puissants et influents qu’une multitude au pouvoir d’action limité
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0815
4. Les acteurs du projet (3/8)
a. L’analyse des acteurs
Les fondamentaux de la conduite de projet
Conciliant - 1
Résistant - 2
Opposant - 3
Irréconciliant – 4
Antagonisme Synergie
Engagé
Coopérant
Intéressé
Minimaliste
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0816
4. Les acteurs du projet (4/8)
a. L’analyse des acteurs : exemple de grille d’analyse
Les fondamentaux de la conduite de projet
A quel moment ?
Décision à prendre
Comportements prévisibles
Enjeux des
acteurs
Apports dans le projet
Acteurs
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0817
4. Les acteurs du projet (5/8)
b. Quelques principes de la stratégie des alliés
Les fondamentaux de la conduite de projet
1 - recenser ses alliés : si l'on n’en a pas, il faut s'en créer
2 - évaluer ses alliés par rapport à l'objectif visé en termes de synergie et d’antagonisme
3 - prendre ses alliés tels qu'ils sont :on a trop tendance à négliger ses alliés, voire à les rejeter car ils ne sont pas comme on voudrait qu'ils soient
4 - considérer ses alliés :• leur donner du pouvoir
• consacrer du temps à ses alliés (ex: est ce que je suis capable d’arrêter mon travail pour un allié ?)• consacrer une part beaucoup plus importante de son énergie à conforter et développer ses alliances qu'à se préoccuper de son adversaire
« Un projet ne meurt pas du fait de ses opposants mais d'un cruel manque d'alliés »
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0818
4. Les acteurs du projet (6/8)
b. Mettre en œuvre une stratégie des alliés
Les fondamentaux de la conduite de projet
Les clés de la stratégie des alliés. Construire le projet et le faire porter par ses alliés. Utiliser ses alliés pour faire de nouveaux alliés et convaincre les hésitants. Consacrer le moins d ’énergie possible aux opposants sous peine de les faire exister. Utiliser ses alliés pour contenir ses opposants
Ceux qu’il faut
« mobiliser »
Ceux qui vont nous
faire gagner
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0819
4. Les acteurs du projet (7/8)
c. Les caractéristiques d’une équipe projet
Les fondamentaux de la conduite de projet
�Modèle coordination de projet �Pas d’autorité hiérarchique�Enjeu : réussir à construire une place au projet au sein de l’organisation sans bénéficier de l’arme hiérarchique�Les individus se consacrent partiellement au projet
�Modèle projet « sorti »
�Plus le projet devient une réalité formelle et structurée (locaux, logo, etc…) et plus la notion d’équipe prend de sens.
�Modèle matriciel
�Pas de mode d’organisation idéal, seulement des choix adaptés à un contexte, une situation, un objectif
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0820
4. Les acteurs du projet (8/8)
d. Les modes de management du chef de projet
Les fondamentaux de la conduite de projet
Il n’y a pas de bons ou mauvais modes de management , seulement des registres d’intervention plus ou moins adaptés aux personnes, aux
contextes et aux situations concrètes
Forte orientation
tâches
faible
Forte orientation vers les hommes
faible
Mode management persuasifAccompagnerAssocier
Mode management directifOrganiserStructurer
Mode management délégatif
Mode management participatifMobiliserImpliquer
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0821
5. L’organisation et les outils du projet (1/8)
a. Planifier
Les fondamentaux de la conduite de projet
�Pour :�Tenir des délais
�Bien utiliser les ressources
�Y voir clair
�Répartir :� En étapes dans le temps
� En sous-projets par grand domaine d'action
� En activités au sein des sous-projets
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0822
5. L’organisation et les outils du projet (2/8)
a. Planifier
Les fondamentaux de la conduite de projet
Ingénierie sociale
Communication
Dispositif emploi
Coaching des managers
Préparation Projet de réorganisation
Sous-Projet communication
Mise en œuvre
A- Définition du PAC
B- Orientation, choix des messages
C- Élaboration d'un Kit manager
D- Formation à la présentation
E- Présentation aux managers
F- Élaboration d'un document pour diffusion aux salariés
G- Validation Direction
H- Impression
I- Diffusion conjointe - Kit management et document salarié
A
B
CD
E
F
G GH
I
Sous-projets
Étapes
Activités
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0823
5. L’organisation et les outils du projet (3/8)
a. Planifier
Les fondamentaux de la conduite de projet
� Des contraintes de succession et d’évènements
� Les identifier : Ex. B ne peut être fait qu’une seule fois A terminé, le C.E. se réunit le 25 avril, la fête nationale tombe le 14 juillet.
� Supprimer une contrainte oblige à remettre en cause le processus, en identifiant les risques.
� Des contraintes d’ordonnancement :
A et B sont faits par la même entité, mais ne peuvent l’être en même temps (Contraintes de charge de travail et de disponibilité).
� Les identifier : Indiquer les évènements, une succession et une durée.
� Les mesurer : Évaluer la charge de travail
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0824
5. L’organisation et les outils du projet (4/8)
a. Planifier
Les fondamentaux de la conduite de projet
A
B
C
D
E
F
G G
H
I
Outil : le chemin critique du projet
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0825
5. L’organisation et les outils du projet (5/8)
b. La phase de lancement du projet
Les fondamentaux de la conduite de projet
�Créer un document de présentation de projet rappelant :
� Le contexte du projet
� Les enjeux
� Les objectifs (quantitatifs, qualitatifs)
� Le rythme, les épisodes
� Ce que le chef de projet s’engage publiquement àapporter
� Ce que le chef de projet demande à chacun des contributeurs pour que le projet réussisse
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0826
5. L’organisation et les outils du projet (6/8)
b. La phase de lancement du projet
Les fondamentaux de la conduite de projet
Outil : la fiche projet
Système de pilotage
Elément de reporting
Planning
Moyens et ressources
Etapes clés
Approche
Livrable
Périmètre
Objectifs
Contexte
DescriptionThèmes
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0827
5. L’organisation et les outils du projet (7/8)
b. La phase de lancement du projet
Les fondamentaux de la conduite de projet
Outil : la fiche projet « les acteurs »
Nom du projet
Description
Les acteurs du projet et leur fonction
Les difficultés perçuesLes enjeuxLes risques
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0828
5. L’organisation et les outils du projet (8/8)c. Le suivi du projet
Les fondamentaux de la conduite de projet
Out
il : l
e ta
blea
u de
bor
d
INDICATEURS
ACTIONS Avan
cement Etat Ten
dance
SITUATION
DECISION
Validation des objectifs et du planning avec VALFOND
50 %
����
Constitution de l’équipe projet (BPI / Valfond)
60 %
����
- 1 consultant et 2 prospecteurs à recruter
Cf. Philippe Pascual
Mise en place des instances d’animation
∅
����
Cf Catherine Detrogoff
PH
AS
E 1
Mise en place des tableaux de bord de pilotage du projet
80 %
����
- finalisation le 27 Mai 2002
Visite des 5 sites urgents
100 %
���� - Valider s’il y a un 6éme site
Claude Pegeot
Diagnostic des 5 sites
����
- à finaliser pour fin Mai 2002
Visite des 10 autres sites
∅
PH
AS
E 2
Diagnostic
∅
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0829
6. Conclusion
Les fondamentaux de la conduite de projet
�Que m’apporte l’analyse stratégique ?
�Ai-je bien défini l’objectif et le client de mon projet ?
�Quel est le profil de l’équipe à laquelle j’appartiens ?
�Puis-je proposer une vision porteuse d’implication collective ?
Délégation à l'action professionnelle - 20/06/0830
Illustration sur la base d ’un cas pratique : « l’entrée dans les lieux »
� Brain storming : « c’est quoi une entrée dans les lieux de qualité ? »
� Priorisation : choisir 2 ou 3 micro projet du projet « amélioration de l’entrée dans les lieux »
� Groupes de travail (2 ou 3) pour conduire virtuellement ces projets:
� L’équipe projet et l’analyse des acteurs
� La fiche projet
� Les étapes du projet
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