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Controllo interno e Controllo interno e sistemi operativi in un sistemi operativi in un
Organismo PagatoreOrganismo Pagatore
Controllo interno e Controllo interno e sistemi operativi in un sistemi operativi in un
Organismo PagatoreOrganismo Pagatore
Ancona, 28 novembre 2008Ancona, 28 novembre 2008
Donato MettaRoberto Tassinari
Ilario Nascetti
Ancona, 28.11.2008 Controllo Interno e sistemi operativi in un Organismo Pagatore
AGENZIA REGIONALE EROGAZIONI AGRICOLTURA
PER L’EMILIA-ROMAGNA
“Il Servizio di Controllo Interno è
indipendente dagli altri Servizi ed assiste il
Direttore nel valutare l’efficienza e
l’efficacia del sistema di controllo interno
dell’Agenzia”
22VISIONE DEL SERVIZIO DI CONTROLLO INTERNO
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Creare valore e
migliorare l’attività
dell’Agenzia
55PROCESSO DEL SERVIZIO DI CONTROLLO INTERNO
Report
Raccomandazioni
Comunicazioni col Direttore
Condivisione con le funzioni auditate
Azioni correttive
Risk Assessment
Monitoraggio
Follow up
Interventi di audit
Pianodi audit
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PER L’EMILIA-ROMAGNA
SERVIZIO TECNICO e diAUTORIZZAZIONE
Resp. di Servizio Lorenzini Silvia
Organismo Pagatore
Affari Legali e supporto giuridico
DIRETTOREMantovani Gianni
(Dir.)
Segreteria di Direzione
Esecuzione Pagamenti•Fideiussioni
Controlli di secondo livello sulle attività OPR delegate e controlliper la certificazione delle speseFESR
Audit internoRegime Pagamento Unico
Programmi di aiuto incoofinanziamento
Produzioni Animali
SERVIZIO diCONTROLLO INTERNO
PAGAMENTIContabilizzazione•Registro dei Debitori
Organizzazioni Comuni di Mercato
AGREA – L’organizzazione interna
SERVIZIO TECNICO e diAUTORIZZAZIONE
Organismo Pagatore
Affari Generali• Bilancio, Ragioneria, Sistemi informativi e Protocollo• Economato• Organizzazione e Formazione• Comunicazione
DIRETTORE
AGREA Funzionamento
Segreteria di Direzione
SISTEMI INFORMATIVI e GESTIONE della SICUREZZA INFORMATICA
Informatizzazione interna e gestione delle infrastrutture informatiche
Sistema di contabilità
Controlli inerenti alla certificazione delle spese FSE
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Individuazione dei principali rischi connessi ai processi, allo scopo di definire le priorità di intervento;
Esecuzione di interventi di audit finalizzati a verificare efficienza ed efficacia del sistema organizzativo-gestionale ed a proporre eventuali miglioramenti;
Esecuzione di Audit di conformità, finalizzati a verificare la corretta attuazionedelle procedure da parte degli operatori
Descrizione di processi connessi alle tre funzioni di pagamento (Autorizzazione, Esecuzione e Contabilizzazione);
L’attività del Servizio si fonda su:
L’attività del Servizio di Controllo Interno
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Un esempio di audit di conformità: il controllo sui CAAil controllo sui CAA
Presupposti del controllo Obiettivi del controllo
Convenzione AGREA-CAA per lo svolgimento di attività di assistenza
e di gestione nelle fasi di ricezione, compilazione e presentazione
nel sistema operativo pratiche (SOP) di domande di benefici per il settore agricolo.
Utilizzo S.O.P. i CAA inseriscono dati all’interno del sistemainformativo dell’Agenzia e rispondono della
correttezza e veridicità degli stessi
Aggiornamento ANAGRAFEi CAA sono responsabili del corretto e
tempestivo aggiornamento della posizioneanagrafica dei propri associati, presupposto
fondamentale per l’accesso ai contributi
Verificare il rispetto degli obblighi assunti in convenzione da parte dei CAA, in termini di ricezione e conservazione delle
pratiche, idoneità dei locali e delle strumentazioni, sicurezza informatica
Verificare il corretto utilizzo degli account assegnati, ed il corretto e tempestivo
inserimento e gestione dei dati a sistema, senza alterazioni e/o omissioni arbitrarie
Verificare la tempestività degli aggiornamenti all’anagrafe, quale fondamentale
banca dati sottostante al sistema operativo pratiche (SOP)
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IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA - Le fasi
Massima oggettività nella scelta degli uffici e delle pratiche da controllare
Massima economia di tempi e risorse
Massima collaborazione coi soggetti auditati
3 regole fondamentali… … per 5 fasi operative
Definizione di un ranking dei soggetti auditabili a seguito di un’analisidei rischi che valorizzi, tra l’altro: - Esiti di precedenti controlli; - Volumi e tipologia di pratiche gestite; - Caratteristiche orografiche del territorio (montagna/pianura), ecc.
Estrazione pratiche secondo tecniche di campionamento oggettive e certificate (PPS-MUS)
Predisposizione tempestiva del calendario e degli strumenti operativi (check-list, verbali, ecc.) con la massima informatizzazione possibile
Esecuzione dei controlli, secondo criteri di ottimizzazione logistica (tempi/personale impiegato), di collaborazione con gli interessati (date ed orari), di snellimento procedurale (centralizzazione dei controlli in sede nel modo più ampio possibile, comunicazioni
a mezzo email, fotocopie solo quando necessarie, ecc.)
Predisposizione report finale, condivisione con gli interessati, gestionedelle risultanze emerse
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Un esempio di strumenti operativi: la check-list per il controllo pratiche
IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA - Strumenti
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Alcuni esempi di verifiche svolte preliminarmente in sede
Il CUAA (Codice Unico Azienda Agricola) come Chiave identificativa del Beneficiario, comune ai
diversi sistemi informativi e banche dati
IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA - Strumenti
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IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA - Strumenti
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IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA - Strumenti
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IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA - Strumenti
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Non c’è più bisogno di Non c’è più bisogno di controllo in loco?controllo in loco?
Quindi….Quindi….
Addio carta?Addio carta?
Niente più archivi?Niente più archivi?
IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA
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IRREGOLARITA’ DEL FASCICOLO DI DOMANDA
CAA1 CAA2 CAA3 CAA4 CAA5 TOTALE
Assenza di contratto o atto comprovante il titolo Assenza di contratto o atto comprovante il titolo di possesso (DD 12818 e 6210/2004) di possesso (DD 12818 e 6210/2004)
1 3 1 - - 5
Contratti con errori di redazione o di Contratti con errori di redazione o di trascrizionetrascrizione
1 - - - 1 2
Assenza parziale di fatture, dichiarazioni non Assenza parziale di fatture, dichiarazioni non OGM o contrattiOGM o contratti
- - 1 - - 1
Mancata dichiarazione in domanda di terreni in conduzione
1 3 3 2 - 9
Alcune tipologie di anomalie riscontrate
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Verifiche sui contratti
IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA
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Verifiche sui premi aggiuntivi
IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA
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Una piena digitalizzazione è possibile in uno scenario futuro che Una piena digitalizzazione è possibile in uno scenario futuro che
preveda la massima integrazione fra tutti gli attori del sistema, compresi preveda la massima integrazione fra tutti gli attori del sistema, compresi
i controllori, già dalla fase di progettazione di un sistema informativoi controllori, già dalla fase di progettazione di un sistema informativo
CONCLUSIONI
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Grazie per l’attenzione.Grazie per l’attenzione.
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