cosa come chi. il ciclo di vita del progetto concezione, ideazione fattibilità pianificazione...

COSA

COME

CHI

Il CICLO DI VITA DEL PROGETTO

• Concezione, ideazione

• Fattibilità

• Pianificazione

• Realizzazione

• Controllo

• Chiusura

PROGETTO

Da un punto di vista etimologico il verbo progettare deriva dal latino proicere che significa “gettare avanti”, “tendere”, “protendere”.

Il termine progetto si riferisce a qualcosa che viene “lanciato avanti”, che riguarda il futuro, in divenire.

L’etimologia evidenzia una peculiare caratteristica dei progetti:• Incertezza• Imprevedibilità• Aleatorietà

• Rischio

Area manageriale – gestionale:

• Questa dimensione del progetto si riferisce alla conoscenza e alla capacità di governare il progetto (strategia) attraverso l’utilizzo di strumenti, di metodi e di approcci diversificati.

L’IDEAZIONE

• E’ un momento non standardizzabile

• Vi possono essere condizioni organizzative che favoriscono il dialogo, il confronto, l’espressione.

• Cosa - perché - con chi e poi per chi - dove- quando- come

Il primo output del processo ideativo sarà un documento di base – canovaccio - che conterrà gli elementi strategici di base del progetto culturale in cui saranno indicati:

– Cosa: il contenuto e il titolo possibile del progetto

– Gli obbiettivi: saranno chiariti i significati, le intenzioni, le motivazioni alla base dell’idea culturale – obiettivi di continuità

– Chi: i partner culturali e non del progetto

– Il luogo: la scelta dello spazio è caratterizzante l’intero progetto

– Il quando: la “stagionalità” dell’evento

– Sostenibilità economica

– Riflessioni sul contesto ambientale e sul/sui target

– Prime indicazioni organizzative e tecniche (interpreti, modalità di fruizione, tecnologie, ecc..)

Fattibilità

Output del processo di fattibilità:

• Certezze sulle caratteristiche principali del progetto

• Definizioni dei rapporti di partenariato• Definizione del dove e del quando• Sostenibilità economica e finanziaria• Sviluppo degli elementi organizzativi e tecnici• Documento di base più completo e strutturato

LA SCELTA DEL LUOGO (dove?)La scelta del luogo ove realizzare l’evento culturale condiziona ogni aspetto del progetto

• aspetti artistici – luogo simbolo • aspetti di immagine – notorietà• aspetti economici• aspetti logistici – raggiungibilità • aspetti tecnici – funzionalità

Analisi del luogo in funzione delle necessità dell’evento. Analisi bilanciata costi-benefici dei possibili luoghi ove realizzare l’evento.

LA SCELTA DEL PERIODO (Quando?)

Relativamente alla scelta del quando si dovranno valutare:

• L’opportunità di un periodo rispetto ad un altro

• La concomitanza con festività o altre manifestazioni sociali, culturali, sportive

• I tempi di preparazione ed esecuzione del progetto

• Disponibilità degli spazi

• La disponibilità effettiva dei principali realizzatori coinvolti, se determinanti (artisti, interpreti)

OBIETTIVI DEL PROGETTO

• Dove andare, coordinamento risorse, motivazione

• SMART (specifico, misurabile, raggiungibile, realistico, pianificato nei tempi)

Alice nel paese delle meraviglie

Alice: “ Mi diresti, per favore, quale strada devo prendere da qui ?”

Stregatto: “ La strada giusta dipende da dove devi andare ?

Alice: “Non importa dove, purchè vada da qualche parte”

Stregatto: “Oh, riuscirai sicuramente in questo se cammini abbastanza a lungo”

Piano Operativo del Progetto

• COSA deve essere fatto

• COME deve essere fatto

• QUALI professionalità

• CHI lo devo fare

• QUANDO lo deve fare

• QUANTO costa

• COME Verificare

Work Breakdowm Structure(rappresentazione delle cose da fare)

“Un albero di attività orientate ad un obiettivo, che organizza, definisce e visualizza graficamente tutto il lavoro che deve essere fatto per raggiungere gli scopi finali di un progetto. Ogni sotto-livello rappresenta una definizione a dettaglio degli obiettivi. E’ un sistema per suddividere il lavoro in work package gestibili”

Anche nella fase di pianificazione è importante cercare di creare le migliori condizioni per il lavoro di gruppo:

1. preparazione adeguata delle sedute (quando, ogni quanto tempo, oggetto, obiettivo, informazioni);

2. clima costruttivo e collaborativo – elevato scambio di informazioni

3. ambiente fisico proporzionato al processo

INDIVIDUZIONE DELLE RISORSE• Definite le attività, le responsabilità ed i tempi è

necessario attribuire alle attività stesse le risorse umane, tecniche e finanziarie, per la loro realizzazione.

• La fase successiva nel processo di pianificazione è quindi costituita dall’attribuzione delle risorse necessarie alla realizzazione delle attività.

Da questo processo si determinerà il costo delle singole attività ed il costo generale del progetto

Area organizzativo – amministrativa

• autorizzazioni e burocracies– autorizzazioni organizzative interne– autorizzazioni enti pubblici– permessi

• contrattualistica– contratti di lavoro– contratti di fornitura– contratti di partenariato– contratti di sponsorizzazione

• fiscalità– gestione aspetti fiscali– gestione Imposte dirette, indirette ed iva– versamento contributi

• gestione economico finanziaria– gestione budget– gestione flussi monetari entrata ed uscita

• gestione diritti– diritti d’autore– diritti d’immagine

• assicurazioni– assicurazioni opere– assicurazioni spazi– assicurazione persone

Area marketing e fund raising• gestione immagine

– grafica– messaggio

• gestione del marchio– registrazione– promozione

• gestione della comunicazione– messaggio– mezzi– personale

• pubbliche relazioni– relazioni con partnership– relazioni con sponsorufficio stampa– personale dedicato

• sito internet– personale dedicato– aggiornamenti

• fund raising– rapporti con enti pubblici– rapporti con soggetti privati

Progetto di spettacolo

• L’ambiente organizzativo dello spettacolo sembra fuggire logiche di burocratizzazione e di esecuzione del lavoro in modo ripetitivo, prevedibile e permanente, proponendo piuttosto una dimensione tendenzialmente turbolenta, a volte instabile, ma orientata all’adattamento.

Le competenze del project managerCOMPETENZE DEL PROJECT MANAGER

Competenze relazionali• Il Project manager deve essere capace di coordinare

risorse numerose e soprattutto eterogenee creando i presupposti per farle operare in un clima costruttivo e comunicativo, superando anche gli intrinseci ostacoli derivanti da linguaggi, culture e stili di lavoro diversi.

• Deve possedere doti di negoziazione, ma al tempo stesso avere capacità di prendere decisioni e risolvere i naturali conflitti dovuti al coinvolgimento di risorse diverse.

La leadership richiede:

1. Competenza

2. Autorevolezza

3. Esempio

4. Creatività

Il TEAM

“… il gruppo è qualcosa di più, o, per meglio dire, di diverso dalla somma dei suoi membri: ha una struttura propria, fini peculiari e relazioni particolari con altri gruppi. Quello che ne costituisce l’essenza non è la somiglianza o la dissomiglianza riscontrabile tra i suoi membri, bensì la loro interdipendenza. Esso può definirsi come una totalità dinamica…” K. Lewin 1972

• La gestione di un nuovo gruppo di lavoro impone, perché si realizzi un effettivo processo di lavoro di team, che i soggetti che lo compongono sviluppino legami di integrazione superando la semplice interazione.

• L’interazione, propria del gruppo, si limita a percepire la presenza degli altri, mentre l’integrazione si fonda sul convincimento di una reciproca necessità: all’interno di un team di progetto si assiste al passaggio da una semplice aggregazione di singoli individui, allo scambio e alla collaborazione tra gli stessi all’interno di una area comune di lavoro, con la partecipazione attiva di tutti i membri e la negoziazione continua di obiettivi, metodologie e ruoli.

• L’evoluzione dell’insieme di individui a “team di progetto” si fonda sull’integrazione, e cioè sulla presa di coscienza da parte dei singoli individui di avere bisogno gli uni degli altri.

IL PM DEVE OTTENERE IMPEGNO E MOTIVAZIONE

• Uno degli aspetti più ardui del ruolo di project manager è quello dell’impegno per i singoli apporti al progetto da parte delle funzioni che vi devono concorrere: il cosiddetto commitment .

• La parola motivazione deriva dal latino movere che significa “muovere”, incorpora quindi un senso di movimento che porta all’azione che porta ad agire

Leve per ottenere impegno e motivazione

1. Obiettivi chiari, non generici e condivisi –2. Piano condiviso3. Creare empowerment – delega e partecipazione ai

processi decisionali. Le persone dotate di elevata autoefficacia raggiungono migliori risultati di chi è dotato di bassa autoefficacia.

La corretta raccolta delle informazioni durante il progetto e la loro archiviazione, rappresenta una “miniera d’oro” per l’analisi consuntiva, nonché per lo studio di un nuovo progetto

• Per realizzare un processo di revisione interno è necessario prevedere delle riunioni conclusive per valutare:

– il processo organizzativo – comprendere gli errori che hanno generato gli

scostamenti– capire cosa ha funzionato – valutazione risorse umane