curs de formació plans d’ocupació local “impuls-treball”: arxius
Post on 18-Mar-2016
49 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Curs de formacióPlans d’ocupació local “Impuls-treball”: Arxius
19-23 juliol 2010Irene Llop i Jordana
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
19 juliol
Breu marc legal dels arxius municipals 10-11.45
Els agents implicats: administració i usuaris 12-13
L’equipament d’arxius municipals: circuits 13-14, 15-16
Concepte d’arxiu, document d’arxiu i sistema de gestió documental 16-16.45
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
1. Breu marc legal
dels arxius municipals
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
1. Breu marc legal dels arxius municipals
LLEI D’ARXIUS 1985
LLEI D’ARXIUS I DOCUMENTS 2001
-Nous organismes i infraestructures culturals-Política catalana de patrimoni cultural-Multiplicació nombre d’arxius-Administració pública transparent i democràtica-Demanda social
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Eixos de la Llei 10/2001, de 13 dejuliol, d’arxius i documents (LAD)
Contribució a l’establiment del règim jurídic aplicable als documents públics i als documents privats.
Reconeixement de les actuacions de les administracions catalanes en matèria d’arxius. Tot respectant la competència superior que correspon a l’Administració de la Generalitat, constitueix un objectiu fonamental d’aquest nou text legal la incorporació de les diverses administracions públiques perquè col·laborin en les tasques de protecció i difusió del patrimoni documental i se’n responsabilitzin.
Regulació dels arxius existents a Catalunya, especialment dels arxius de les administracions públiques. Creació explícita d’un sistema, amb
òrgans de direcció i assessorament centres normativa
Establiment d’una normativa bàsica comuna a tots els arxius del país.
Regulació del dret d’accés als documents integrants del patrimoni documental català.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
2 mancances
...que no permeten la normalització de l’arxivística catalana: Manca de la normativa que permeti l’adequació al
marc estatutari de l’Arxiu Reial de Barcelona, dit també ACA, és a dir, la regulació de la composició i fundació del Patronat, d’acord amb la Disposició Addicional Segona de l’Estatut.
Reconeixement de l’encara no retorn dels fons documentals espoliats a Catalunya arran de la passada Guerra Civil (1936-39).
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Estructura de la llei:
Preàmbul 5 títols 41 articles 7 Disposicions Addicionals 3 Disposicions Transitòries 1 Disposició Derogatòria 1 Disposició Final
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Contingut de la llei
1. Títol I: Disposicions generals. (5 articles)2. Títol II: Dedicat als Documents
Capítol I: Als documents públics: 7 articles Capítol II: Als documents privats: 3 articles
3. Títol III: El Sistema d’Arxius de Catalunya: 18 articles
4. Títol IV: L’accés als documents : 4 articles5. Títol V: Infraccions i sancions administratives: 4 articles6. Disposicions Addicionals: 77. Disposicions Transitòries: 38. Disposició Derogatòria i Disposició Final
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Cap. I: Els doc. Públics (7 art.)
Relaciona els documents públics a efectes de la llei: 1. Els documents generats o rebuts per Autoritats i
Administracions Públiques dins l’àmbit de Catalunya, sense distinció de dependència institucional (Unió Europea, Estat, Generalitat, Administració Local), i les institucions depenents.
2. Documents generats o rebuts per concessions rares de serveis públics de Catalunya.
3. Dels registres públics i els fedataris 4. La de corporacions privades de dret públic
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Fixa les responsabilitats dels titulars dels documents públics
1. Obligació de disposar d’un únic sistema de gestió documental
2. Obligació de garantir l’autenticitat dels dits documents, i, si cal, la confidencialitat.
3. Obligació de transferir, acabada la seva fase activa, a l’arxiu corresponent
4. Obligació de garantir l’accés de les persones que hi tinguin dret, tot garantint les reserves protegides per la llei.
5. Obligació de les administracions i organismes titulars d’aquests documents a destinar-hi els recursos necessaris per assolir els objectius de la llei.
6. Subsidiarietat del Departament de Cultura, si no es compleixen obligacions, encarregant temporalment gestió a un altre arxiu públic.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Fixa com a obligació dels titulars l’organització, avaluació i conservació dels documents públics, i en el cas de contractació d’empreses alienes, obliga als titulars a definir el sistema de gestió documental així com la direcció i supervisió de l’activitat contractada.
Estableix com a norma l’obligatorietat de l’avaluació, després d’haver-se conclòs les fases actives i semiactives dels documents, i prohibeix la seva eliminació sense la prèvia avaluació.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Transferiment de l’arxiu en el cas de supressió o traspàs d’un ens públic a un altre, i la destinació de la documentació en el supòsit de privatització d’un servei públic
Estableix la inalienabilitat, inembargabilitat i imprescriptibilitat dels documents públics obligant als seus titulars a “prendre les mesures legals pertinents” per a recuperar-los en el cas de possessió per terceres persones.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Sistema d’Arxius de Catalunya
El Sistema d’Arxius de Catalunya és el conjunt d’òrgans de l’Administració i d’arxius que, amb normes i procediments, garanteixen, d’acord amb els seus valors, la gestió, la conservació, la protecció, la difusió correctes de la documentació de Catalunya, i l’accés a aquesta documentació.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
SACArxiu de la Corona d’Aragó
Arxius de la Generalitat de Catalunya
Arxius de les diputacions provincials i els dels municipis +10.000 hab.
Arxius de les universitats
Arxiu Històric de Protocols de Barcelona
Arxius històrics provincials
Arxius diocesans i capitulars de l’Església catòlica
Altres (20.2)
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Requisits per pertànyer al SAC
Aplicar el sistema de gestió documental ( art. 21.1.a )
Tenir personal qualificat i suficient Instal·lacions i equipaments
adequats Horari mínim d’obertura
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Article 32: Els arxius municipals1. Els arxius municipals defineixen, implanten i mantenen el
sistema de gestió de la documentació administrativa en fase activa i semiactiva, i gestionen i conserven la documentació en fase semiactiva i la documentació històrica. Fan aquestes funcions en relació amb la documentació de l’administració respectiva, dels seus organismes autònoms i de les seves empreses públiques, dels consorcis en què tinguin participació majoritària i de les fundacions i altres entitats finançades majoritàriament per l’ajuntament de què es tracti.
2. Els arxius municipals tenen les responsabilitats següents quant al patrimoni documental dels seus respectius àmbits territorials:
a) Vetllar per conservar-lo. b) Col·laborar amb l’arxiu comarcal en l’elaboració de l’Inventari
del patrimoni documental. c) Potenciar l’organització d’activitats de divulgació i de foment
de la recerca.3. Els arxius municipals poden acollir, si l’ajuntament ho acorda
amb el titular respectiu, documentació d’interès històric o cultural d’altres persones físiques o jurídiques relacionades amb el municipi.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Valoració de la llei
La definició dels Sistema d’Arxius de Catalunya, establint les part que l’integren: centres, òrgans de direcció i d’assessorament. Així mateix precisa una normativa bàsica al respecte, alguns aspectes de la qual s’hauran de desenvolupar en el futur.
L’obligatorietat de les AAPP de crear i implantar el seu propi sistema de gestió documental.
La regulació bàsica del dret d’accés als documents, i al respecte, l’ampliació de les funcions, de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Disposició Transitòria
1. Obliga als arxius municipals de poblacions de més de 10.000 habitants a adaptar-se en el termini de 5 anys als requeriments de la Llei per a formar part del Sistema d’Arxius de Catalunya. Durant aquest període transitori els Ajuntaments poden acordar dipòsit de la seva documentació en fase semiactiva i històrica
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Prov. de Barcelona Municipis Població
Menys de 1.000 hab. 99 37.806De 1.001 a 5.000 hab. 89 219.670De 5.001 a 10.000 hab. 47 328.841De 10.001 a 25.000 hab. 42 658.762De 25.001 a 50.000 hab. 15 507.241Més de 50.000 hab. 19 3.474.034
TOTAL 311 5.226.354Nombre de municipis per franges de població, 2005.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Diputació de Barcelona
Àrea de Cultura, estructurada en quatre unitats o serveis:
el Servei de Biblioteques (www.diba.cat/biblioteques/default.asp),
l’Oficina de Difusió Artística (www.diba.cat/oda/default.asp),
l’Oficina de Patrimoni Cultural (www.diba.cat/opc/default.asp),
i el Centre d’Estudis i Recursos Culturals (www.diba.cat/cerc/default.asp).
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
L’Oficina de Patrimoni Cultural coordina la Xarxa d’Arxius Municipals:
• Optimitzar els recursos destinats als arxius municipals i al patrimoni documental en general.
•Potenciar la qualitat dels serveis i accions dels arxius municipals.
•Estimular la col·laboració entre arxius municipals.
•Facilitar als ajuntaments el compliment de la normativa sobre arxius vigent a Catalunya. •Potenciar l'accés i la difusió dels fons documentals municipals, tant a nivell de recerca, apropament a les escoles, com per als ciutadans en general.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
La XAM
Programa de Manteniment: suport de manteniment en l’organització dels municipis sense Servei d’Arxiu Municipal propi.
Central de Serveis Tècnics: treball en xarxa amb municipis amb Servei d’Arxiu Municipal propi.
Organització: tractament i inventari dels fons documentals de municipis de menys de deu mil habitants.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
2. Els agents implicats:
administració i usuaris
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
2. Els agents implicats: administració i usuaris
Liberalització de l’accés als documents contemporanis a partir de la consolidació del concepte de dret a la informació, les millores tècniques i de capacitat dels arxius, la millora dels instruments de descripció i de recuperació de la informació (Actes, 1982), l’augment del temps d’oci en les societats avançades, la moda per la genealogia i la història local, l’aparició de nous temes d’investigació que han provocat l’interès general d’un públic cada cop més interessat pel seu passat, els efectes dels esforços de popularització, publicitat i captació de nous usuaris realitzats pels mateixos arxivers (Ermisse, 1993), l’apropament dels estudis històrics a èpoques cada cop més recents, el desenvolupament de mètodes quantitatius d’investigació que suposen la consulta de grans volums de documentació, el major interès pels aspectes econòmics i socials de la història, que ha suposat la utilització de nous fons documentals (Duchein, 1983), l’aparició de nous mètodes d’investigació en apropiar-se els historiadors de tècniques llavors més pròpies de l’economia i de la sociologia, i que han provocat l’aparició de noves especialitzacions.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
L’accés a la documentació pública
57.1 LPHE Títol IV de la Llei d’Arxius i
Documents. L’accés als documents 37 Llei 30/ 1992, Dret d’accés a
Arxius i Registres
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Qui en pot demanar la consulta?
La pròpia administració Una altra administració Els representants polítics Els interessats Les persones amb interès legítim Els ciutadans Els investigadors
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Usuaris interns
Organisme o institució que genera la documentació
Organitzar, recollir, conservar i fer accessible la documentació.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Consulta o recerca de documentació amb finalitats administratives, informatives o jurídiques
Realització de transferències de documentació des dels arxius de gestió a l’arxiu central o administratiu
Ajut i assessorament en l’organització de la documentació en la fase de tramitació i de gestió, o bé per implantar sistemes de tractament integral de la documentació
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Consulta per la pròpia administració
Documents de lliure accés
Sense límits
Documents d’accés limitat
D’acord amb el que digui la normativa interna
En el seu defecte, autorització expressa de l’òrgan superior de la unitat productora i la peticionària
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Consulta per part dels regidors
Regidors amb responsabilitats a l’area: accés lliure
Regidors membres d’organs col.legiats: accés lliure a partir de la convocatòria (ROF)
Tots els regidors: accés lliure a partir de la convocatòria d’organ decisori (LMC)
Altres regidors i casos: autorització expressa de l’alcalde
Dret dels membres de les corporacions locals a disposar de la informació que necessitin per al desenvolupament del càrrec
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
I les altres administracions?
No tenen accés indiscriminat i general a les dades de les altres administracions
Sí, quan l’administració sol.licitant ho necessita per al desenvolupament de les seves funcions
Principi de coordinació (103 CE, 3 Llei 30/92)
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Usuaris externs
Els investigadors professionals, els investigadors aficionats, els estudiants i els ciutadans en general
Consultes per satisfer necessitats personals o administratives
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Els investigadors aficionats
Sense formació científica Interès per la genealogia i la història
local Fan demandes concretes, però
sense coneixement de tècniques d’investigació
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Els investigadors professionals
Usuari tradicional Formació universitària, generalment
coneix l’organització i el funcionament dels arxius, així com la utilització dels sistemes de classificació i dels inventaris de documentació.
Coneix les dificultats de localitzar els documents o la informació desitjada i està disposat a invertir una part important del seu temps en la realització de la recerca.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Els estudiants
Estudiants no universitaris: Activitats de difusió cultural i de
captació d’usuaris potencials Arxiu com a recurs pedagògic
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Estudiants universitaris: Característic, relacionat amb la seva
carrera (en una determinada època de l’any)
Desconeixement de tècniques d’investigació i d’arxivística
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
La consulta per part del ciutadà
105b CE
Garantia de transparència administrativa
Afavoreix defensa dels drets i interessos dels ciutadans
Afavoreix la participació ciutadana
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Principis generals:
Tot ciutadà té dret ala consulta de documents que formin part d’expedients resolts (37.1 L30/92 i 34.1 LAD)
Tot ciutadà de la UE i no comunitaris en funció, en cada cas, dels convenis i tractats
A Catalunya, totes les persones: comunitària, física o jurídica (34.1 LAD)
Motivació de les excepcions
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Alguns documents es regulen per normativa pròpia
Alguns documents queden exclosos de consulta
Límit temporal de les exclusions: 30 anys (36.1 LAD)
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Documents exclosos ciutadà: Doc amb referències a la intimitat de les
persones Doc que afecten raons d’interès públic Doc amb referències a interessos de tercers
més dignes de protecció Doc reservats per llei Actuacions dels governs no subjectes a dret
administratiu Doc que afectin la defensa i la seguretat Doc relatius a l’averiguació dels delictes Dades que afectin el secret industrial i
comercial
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Documents regulats per normes pròpies Matèries
classificades – secrets oficials
Dades sanitàries personals
Documentació electoral
Documents estadístics
Registres públics
Fons dels arxius històrics
L’accés per part de càrrecs polítics electes
Documentació militar
Documentació notarial
Documentació tributària
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Consulta per part de l’interessatL’interessat té dret a Conèixer en qualsevol moment l’estat de
tramitació Identificar autoritats i personal
responsable de la tramitació Obtenir còpia segellada dels documents Accedir a l’expedient en qualsevol
moment Fer corregir dades incompletes o
inexactes
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Qui té interès legítim? La consulta ha de ser per part de qui té interès
legítim
Aquelles persones que, per raó de la situació subjectiva en què es troben, són titulars d’un interès propi, diferent d’un ciutadà qualsevol (STS 1 de juliol de 19985)
Totes les persones tenen dret a.. en base als seus drets i interessos legítims (24.1 CE)
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Dubtes d’Ermisse Com es poden minimitzar els efectes o corregir la manca
de formació i de mètode dels nous usuaris? Com es poden afrontar les exigències d’un públic que
reclama uns amplis horaris d’obertura, compatibles amb els horaris laborals i amb el temps d’oci?
Com es pot mentalitzar els nous usuaris que la recerca de documentació i d’informació necessita el seu temps o que els arxius no són uns simples serveis de reprografia?
Com se’ls pot fer comprendre que una recerca o investigació històrica no es pot fer per correspondència, o que no es pot respondre immediatament a la sol·licitud d’una dada o d’una informació per telèfon?
Com es poden compatibilitzar els recursos i els mitjans dels arxius amb la gran afluència estacional que alguns pateixen en determinades èpoques de l’any?
Dubtes de 1993
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Quin és el coneixement i la imatge dels arxius a Catalunya?
208.79.233.16/.../163-17-el-coneixement-i-la-imatge-dels-arxius-a-catalunya.html
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
3. L’equipament d’arxius
municipals: circuits
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
3. L’equipament d’arxius municipals: circuits
EDIFICI
ÀREES D’INGRÉS
ÀREES DE TRACTAMENT
ÀREES DE CONSERVACIÓ
ÀREES DEL PERSONAL
ÀREES DE DIFUSIÓ
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Circuit dels documents
ÀREES PÚBLIQUES
Accessos, vestíbul, destribuidor
ÀREES TÈCNIQUES – PROHIBIT EL PAS
Direcció, reg. D’entrada, oficines
Sala de consulta
Aula didàctica, auditori, aules de treball
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Circuit dels documents
ÀREES TÈCNIQUES
Laboratori fotogràficReprografia i microfilmació
Dipòsits de conservació Stock de
publicacions
Àrees internes
Taller de restauració
Tallers de tractament tècnic
Sala d’ingrés
Destructora
Moll de descàrrega
Sala de neteja i desinfecció
Magatzem material
Material i productes específics
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Circuits
ARXIUS PRIVATS
TRANSFERÈNCIES
COMPRES
PETITES DONACIONS
MOLL DE DESCÀRREGA SALA INGRESSOS
REGISTRE D’ENTRADA
TALLER
DIPÒSITS
SALA DE CONSULTA
Transferències internes
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
El tractament arxivístic ve condicionat per…
Principis de la professió Legislació Eines disponibles Recursos humans i materials
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Criteris d’accés, de reproducció (fotogràfica, fotomecànica, digital), de préstec, necessitats de suport: determinat per
Dades contingudes en els documents Estat de conservació Valor dels documents
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Temperatura i humitat relativaSala de consulta, despatxos, sales de treball
17oC-27oCHumitat 45%-65%Ventilació natural; renovació aire: 30m2 persona/hora
Dipòsits 15oC-21oCHumitat 45%-65%Isolament tèrmic i bona circulació d’aire. Evitar fongs. Filtres a la climatització i preses d’aire exterior, filtres d’alta seguretat
Dipòsits suports especials
10oC-18oCHumitat 40%-50%Isolament tèrmic i bona circulació d’aire. Evitar fongs. Filtres a la climatització i preses d’aire exterior, filtres d’alta seguretat
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Algunes dades
1 metre lineal= 35-85 kg 1 kg de documents = 0.01-0.04 ml 1 tona de doc. = 10-40 ml 1 m3 de doc. = 8-16 ml Prestatgeria fixa 210-220 cm
d’alçada, passadissos 0.8 m i 5 prestatges en alçada = 1000 ml = 170-200 m2
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Prestatgeria al costat de la paret, passadís 0.8 m, prestatgeria 0.4 m d’amplada: amb 5 nivells, 4.15 ml/m2; amb 7 nivells, 5.6 ml
Prestatgeria al mig de la sala, passadís 0.8 m, prestatgeria 0.4 d’amplada: amb 5 nivells, 6.25 ml; amb 7 nivells, 8.75 ml.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Prestatgeria al mig de la sala, passadís 1.5 m, prestatgeria 0.4 m d’amplada: amb 5 nivells, 2.6 ml/m2; amb 7 nivells, 3.6 ml
Prestatgeria compacta o mòbil, amb 2 passadissos (0.8 lateral, 1.5 frontal): 12-13 ml
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Relació entre metres lineals, superfície i pes dels documents
Pes dels documents en relació amb la superfície:
• De 800 a 1.200 kg/m2 amb una prestatgeria compacta de 2,10 a 2,20 cm.
Equivalències entre metratge de prestatgeria i superfície de dipòsit:
• 5 metres lineals de prestatge compacte ocupen 1 m2 (amb passadissos inclosos).
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
4. Concepte d’arxiu, document d’arxiu i sistema de gestió documental
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Arxiu
LAD, ARTICLE 2. CONCEPTESAls efectes d’aquesta Llei s’entén per:
d) Arxiu: l’organisme o la institució des d’on es fan específicament funcions d’organització, de tutela, de gestió, de descripció, de conservació i de difusió de documents i fons documentals. També s’entén per arxiu el fons o el conjunt de fons documentals.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Segons la LAD
Els arxius ja no són només la base de la informació de la memòria històrica del país.
Sinó la base que ha de possibilitar un sistema de gestió documental i de la informació de les
Administracions Públiques i també de les institucions i empreses privades.
S’encunya una nova competència i responsabilitat de l’arxiver: ha d’incidir en tots els processos que
afecten als documents, des de la seva creació fins a la seva destinació definitiva.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
L’arxiu és l’organisme o institució des d’on es realitzen específicament funcions d’organització, tutela, gestió, descripció, conservació i difusió de documents i fons documentals, així com també el fons o conjunt de fons documentals. Té la funció de recollir, conservar, descriure i servir la documentació per tal d’informar a l’administració, el ciutadà i els investigadors.
Pot tenir una classificació diversa: administratiu/històric, públic/privat, diferent àmbit, segons l’edat (de gestió, intermedi o històric).
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Arxiu de Gestió
Arxiu de Gestió Arxiu de Gestió
Arxiu de Gestió Els documents es generen/reben a les oficines i es gestionen als respectius arxius uns 5 anys
Els documents es transfereixen a l’ arxiu central administratiu on es conservaran dels 6 als 15 anys
Entre els 16-30 anys, resten a l’arxiu intermedio de prearxivatge
Els documents que es transfereixen a l’arxiu històric tenen conservació permanent
No tots els documents arriben a la darrera fase del cicle vital, però la seva eliminació és controlada per la CNAATD
Arxiu Central Administratiu
Arxiu Central Administratiu
Arxiu Intermedi
Arxiu Històric
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Document d’arxiu
LAD, ARTICLE 2. CONCEPTESAls efectes d’aquesta Llei s’entén per:
a) Document: els béns definits per l’article 19.1 de la Llei 9/1993, del 30 de setembre, del patrimoni cultural català.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Document d’arxiu
Documents produïts o rebuts per una persona o institució durant el curs de la seva gestió o activitat per al compliment de les seves finalitats, i conservats com a prova i informació.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Document únic Generats per una institució en l’exercici
de les seves funcions Testimoni de les activitats de les persones
físiques i jurídiques en l’exercici de les seves funcions
Fruit d’una actuació continuada Contenen drets i obligacions de
l’Administració i els ciutadans Son o poden ser patrimoni documental Valor temporal o històric
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Els documents administratius poden ser de gestió o d’explotació.
Segons la forma, poden ser simples o compostos Segons la transmissió poden ser textuals, gràfics,
audiovisuals o informàtics. Els documents d’arxius tenen un valor primari
(administratiu, jurídic) i pot passar a secundari (històric).
Els documents es reuneixen en agrupacions, que poden ser naturals (fons – secció – sèrie - unitat arxivística) o artificials (sèries factícies i col·leccions).
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
Sistema de gestió documental
LAD, ARTICLE 2. CONCEPTESAls efectes d’aquesta Llei s’entén per:
e) Sistema de gestió documental: el conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents,que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.
Xarxa d’Arxius MunicipalsComte d’Urgell, 187 · 08036 BarcelonaTel. 934 022 566 · Fax 934 022 825o.patrimonic@diba.cat · www.diba.cat
TIPUS DE FONS
QUADRE DE CLASSIFICACIÓ ARXIU DE GESTIÓ
INVENTARI
CATÀLEG
ARXIU INTERMEDI
ARXIU HISTÒRIC
A través del quadre de classificació s’estructuren els instruments de descripció
Catàcter integral, a tots els nivells d’arxiu
Sistema de gestió documental
top related