curso relámpago productividad club de negociacion

TALLER DE PRODUCTIVIDAD

“Como tener un sistema de trabajo

eficiente y libre de stress”

“Cómo tener un sistema de trabajo eficiente y libre de

stress”

INTRODUCCIÓN:QUÉ APRENDEREMOS

1. Intro: Conceptos Básicos

2. Etapas para enfrentar el flujo de trabajo

3. Planeación de Proyectos

4. Herramientas de Productividad

5. Buenas Prácticas: Reuniones

INTRODUCCIÓN:CONCEPTOS BÁSICOSContestar emails, mensajes, y otras notificaciones son una adicción.Dopamina: DeseoEndorfinas: Terminamos una tarea

Meta: Sacar las ideas de la mente y organizarlas

Adicciones Stress Infelicid

ad

INTRODUCCIÓN:CONCEPTOS BÁSICOSTeoría de Lotes: MontonesÓptimo de Paretto 80-20

INTRODUCCIÓN:CONCEPTOS BÁSICOS

La importancia de decir NO a otros proyectos que no van alineados con mi why

INTRODUCCIÓN:CONCEPTOS BÁSICOS

Misiones

Objetivos

Plan

Acción

Trabajar “Hacia Abajo”

INTRODUCCIÓN:CONCEPTOS BÁSICOS

El Método David Allen

1. Capturar todo lo que deba hacer ahora, más tarde o en algún momento futuro en un sistema lógico, organizado y confiable que registre todo fuera de su propia memoria, para que no tenga que pensar en ello hasta que sea el momento y esté listo.

2. Adquirir la disciplina de decidir con anticipación cuánta información e instrucciones permite en su vida, para poder seguir planeando sus tareas y cambiar los planes cuando sea necesario.

SEGUNDA PARTE:ETAPAS PARA ENFRENTAR EL FLUJO DE TRABAJO

• Cestas• Vaciar Periódicamente

Recopilar

• Qué es?• Ahora, después o nunca?• Hacerlo o delegarlos

Procesar

• Horario Semanal de revisión

• Usar etiquetas• Formas para etiquetar:

Organizar

• Criterios para elegir hacer:Hacer

SEGUNDA PARTE:ETAPAS PARA ENFRENTAR EL FLUJO DE TRABAJO

• Cestas• Vaciar Periódicamente

Recopilar

• Qué es?• Ahora, después o nunca?• Hacerlo o delegarlos

Procesar

• Horario Semanal de revisión

• Usar etiquetas• Formas para etiquetar:

Organizar

• Criterios para elegir hacer:Hacer

SEGUNDA PARTE:ETAPAS PARA ENFRENTAR EL FLUJO DE TRABAJO

• Cestas• Vaciar Periódicamente

Recopilar

• Qué es?• Ahora, después o nunca?• Hacerlo o delegarlos

Procesar

• Horario Semanal de revisión

• Usar etiquetas• Formas para etiquetar:

Organizar

• Criterios para elegir hacer:Hacer

b. Usar etiquetasi. Descartablesii. Proyecto X / Tema X (Ej: Etiquetas de Gmail, categorías de Word, caja de CRM)c. Formas para etiquetar:i. Cesta físicaii. Carpetas físicas o virtualesiii. Etiquetas físicas o virtuales

SEGUNDA PARTE:ETAPAS PARA ENFRENTAR EL FLUJO DE TRABAJO

• Cestas• Vaciar Periódicamente

Recopilar

• Qué es?• Ahora, después o nunca?• Hacerlo o delegarlos

Procesar

• Horario Semanal de revisión

• Usar etiquetas• Formas para etiquetar:

Organizar

• Criterios para elegir hacer:Hacer

i. Contexto: Ej, necesito el PC, necesito las facturasii. Tiempo disponibleiii. Energía disponibleiv. Prioridad: Cuál es la acción más importante y urgente? 80-20

TERCERA PARTE:PLANEACIÓN DE PROYECTOS

Definir su propósito y principios

Start with why

Metas personales y

sueños

Visualizar el resultado

Anotar metas de corto,

mediano y largo plazo

Anotar cómo realmente

sería

Dibujar cómo sería

Lluvias de ideas

Anotar ideas.

Mente abierta

enfatice la cantidad, no la calidad.

Organizar

Piezas importantes?

Clasificarlas•Componentes•Procesos•Prioridades

Acción

Siguiente acción Actuar!

Marcar tareas que

esperamos que otros terminen

TERCERA PARTE:PLANEACIÓN DE PROYECTOS

Definir su propósito y principios

Start with why

Metas personales y

sueños

Visualizar el resultado

Anotar metas de corto,

mediano y largo plazo

Anotar cómo realmente

sería

Dibujar cómo sería

Lluvias de ideas

Anotar ideas.

Mente abierta

enfatice la cantidad, no la calidad.

Organizar

Piezas importantes?

Clasificarlas•Componentes•Procesos•Prioridades

Acción

Siguiente acción Actuar!

Marcar tareas que

esperamos que otros terminen

TERCERA PARTE:PLANEACIÓN DE PROYECTOS

Definir su propósito y principios

Start with why

Metas personales y

sueños

Visualizar el resultado

Anotar metas de corto,

mediano y largo plazo

Anotar cómo realmente

sería

Dibujar cómo sería

Lluvias de ideas

Anotar ideas.

Mente abierta

enfatice la cantidad, no la calidad.

Organizar

Piezas importantes?

Clasificarlas•Componentes•Procesos•Prioridades

Acción

Siguiente acción Actuar!

Marcar tareas que

esperamos que otros terminen

TERCERA PARTE:PLANEACIÓN DE PROYECTOS

Definir su propósito y principios

Start with why

Metas personales y

sueños

Visualizar el resultado

Anotar metas de corto,

mediano y largo plazo

Anotar cómo realmente

sería

Dibujar cómo sería

Lluvias de ideas

Anotar ideas.

Mente abierta

enfatice la cantidad, no la calidad.

Organizar

Piezas importantes?

Clasificarlas•Componentes•Procesos•Prioridades

Acción

Siguiente acción Actuar!

Marcar tareas que

esperamos que otros terminen

TERCERA PARTE:PLANEACIÓN DE PROYECTOS

Definir su propósito y principios

Start with why

Metas personales y

sueños

Visualizar el resultado

Anotar metas de corto,

mediano y largo plazo

Anotar cómo realmente

sería

Dibujar cómo sería

Lluvias de ideas

Anotar ideas.

Mente abierta

enfatice la cantidad, no la calidad.

Organizar

Piezas importantes?

Clasificarlas•Componentes•Procesos•Prioridades

Acción

Siguiente acción Actuar!

Marcar tareas que

esperamos que otros terminen

CUARTA PARTE:HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD

Tener un Calendario

Bandejas

Procesar Bandeja de Entrada

Asignar un 80% del tiempo a las cosas productivas y 20% a las administrativasEstar tranquilo que las tareas se realizarán

Foco en UNA tarea. No multi-task• No contestar números desconocidos• Tener un mensaje tipo para re-orientar a

tu canal de comunicación

Ej: Google Calendar

Agendar horas para revisiones estratégicas de mediano y largo plazo

CUARTA PARTE:HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD

Tener un Calendario

Bandejas

Procesar Bandeja de Entrada

Entrada

Stand by

CUARTA PARTE:HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD

Tener un Calendario

Bandejas

Procesar Bandeja de Entrada

Descartar todo lo no necesario

Hacer todo lo que se pueda hacer en 2 minutos• Emails largos se contestan en su

instancia. Ej: Propuestas

Delegar

Re-etiquetar

Procesar / Contestar primero el más importante luego el más antiguo

QUINTA PARTE:BUENAS PRÁCTICAS: REUNIONES

No estar de acuerdo en las reuniones o

llamadas sin orden del día o final claro

Ojalá no más de 30 minutos

Ser puntual y empezar la reunión “al grano”

(salvo con empleados)A veces la “reunión” puede hacerse por

teléfono / Skype en 10 minutos

• Armar minutas• Asumir compromisos• Pre-visualizar posibles resultados

QUINTA PARTE:BUENAS PRÁCTICAS: REUNIONES

No estar de acuerdo en las reuniones o

llamadas sin orden del día o final claro

Ojalá no más de 30 minutos

Ser puntual y empezar la reunión “al grano”

(salvo con empleados)A veces la “reunión” puede hacerse por

teléfono / Skype en 10 minutos

• Armar minutas• Asumir compromisos• Pre-visualizar posibles resultados

QUINTA PARTE:BUENAS PRÁCTICAS: REUNIONES

No estar de acuerdo en las reuniones o

llamadas sin orden del día o final claro

Ojalá no más de 30 minutos

Ser puntual y empezar la reunión “al grano”

(salvo con empleados)A veces la “reunión” puede hacerse por

teléfono / Skype en 10 minutos

• Armar minutas• Asumir compromisos• Pre-visualizar posibles resultados

QUINTA PARTE:BUENAS PRÁCTICAS: REUNIONES

No estar de acuerdo en las reuniones o

llamadas sin orden del día o final claro

Ojalá no más de 30 minutos

Ser puntual y empezar la reunión “al grano”

(salvo con empleados)A veces la “reunión” puede hacerse por

teléfono / Skype en 10 minutos

• Armar minutas• Asumir compromisos• Pre-visualizar posibles resultados

PRE-LANZAMIENTO CURSO ONLINE

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• Fase 2 - Creación de un Plan

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