daniel feige - meetingscorp américas · • automatización de procesos • información •...
Post on 29-Sep-2018
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Eventos: Una gran industria y la próxima frontera
• 5 millones de eventos anuales
• + de USD 500 billones
• 512 millones de asistentes
• 70 al 80% son pequeñas reuniones
• Representan del 1 al 3% de los ingresos de una Compañía ó aproximadamente el 30% del monto invertido en viajes de negocios.
• 36% de los ingresos de la hotelería
• Fuentes: Frost &Sullivan
GBTA
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De BTM (70´s) a SMMP (2000´s)
SUS EVENTOS NUNCA MÁS SERÁN LOS MISMOS
…Y SU PRESUPUESTO TAMPOCO!
El creciente rol de procurement• 27% responsabilidad de procurement
• 21% Meetings
• 13% Travel
• 9% Recursos Humanos
• CONSECUENCIAS?
Construyendo los fundamentos
Apoyarse en bases sólidas es crítico para su programa de gestión estratégica de eventos….
aa
a
Esta sesión lo ayudará a identif icaroportunidades y r iesgos, construirun caso de negocio e implementarsu programa
SMMP: Qué es?
•“Es un acercamiento disciplinado a la gestión de actividades, procesos, proveedores y datos ligados a eventos y reuniones. El objetivo es generar valor corporizado en ahorros , mitigación de riesgos y calidad de servicios”
Objetivos principales
• Visibilidad
• Ahorros
• Automatización de procesos
• Información
• Compromiso de los asistentes
• Fuente: GBTA
Qué no es
• Un talle único• Consolidación de eventos• Arquitectura de eventos• Procura de eventos
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1Implementar SMM es muy complejo
2Es costoso
3Solo para grandes
organizaciones
4La tecnología es la bala de
plata
Los mitos
SMMP
Estrategia
Gestión del cambio
Gestión de involucrados
PolíticaAprobaciones y pagos
Planificación
TecnologíaBI
Los componentes
26/04/16
• Estratégia: Apoyada en la misión y objetivos corporativos.
• Gestión del cambio: para incrementar adopción y cumplimiento
• Gestión de involucrados: escanear quiénes son los clave: HR, Legal, Ventas,Marketing
• Política: Emular políticas que hayan resultado exitosas( Viajes).Primero local, luego global!
• Aprobaciones y pagos: Niveles, criterios, excepciones.Reconciliación, métodos de pago ( Crédito, Compra, Eventos)
• Tecnología y BI: para impulsar y sustentar decisiones.Mejora la visibilidad, automatiza procesos, establece estándares comunes.
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BENEFICIOS•Trasparencia
•Control
•Métricas
•Mitigación de riesgos ( contratos, pagos, seguridad/duty of care)
•Consistencia ( Mensajes, experiencias)
•Calidad del evento
•Automatización de tareas manuales
•Mejores negociaciones
•Aumento de adopción de proveedores preferentes
•Huella de aprobaciones para auditorías
BARRERAS HACIA SMM
Falta de estandarización en la planificación.
Falta de sentido de urgencia de los decisores.No lo
necesitamos.
* Falta de información, es un costo muy alto.
El Impacto FinancieroGestión simultánea y múltiple es el principal desafío. LA CALIDAD PUEDE RESENTIRSE Y COSTOS INESPERADOS BARRER CON LOS PRESUPUESTOS.
QUIZ!SI ó NO
1. Sabe cuanto gasta su Empresa en eventos y reuniones?
2. Tiene datos sobre ahorros anuales en reuniones y eventos?
3. Alguien más que el responsable designado, firma contratos con proveedores?
4. Alguna vez tuvo que pagar penalidades por una cancelación debido a una pobre negociación de contrato?
5. El logo o marca de su Compañía ha sido en forma impropia en materiales entregados en eventos o reuniones?
Resultados
• Si respondió NO a las preguntas 1 y 2, SI a las 3,4 y 5 entonces considere seriamente implementar un SMMP
• Si contestó SI a las preguntas 1 y 2..QUEREMOS SABER COMO LO LOGRÓ!!!!
• Tiempos de procesos de planeamiento
• 5 días promedio por evento: USD 22 BILLONES en procesamientos manuales
• Tecnología: facilita los procesos
• Con SMM: Ahorros entre el 10 y el 15%
• La integración con otros procesos es clave: TRAVEL/GASTOS EN VIAJE/SMM.
• 2015. Niveles de integración 39%/23%.
• Gestión de asistentes: Actualmente en niveles altos en el 51% de quienes tienen SMM.
CLAVES
Caso de negocio• No pierda la oportunidad, no se quede en la parálisis por análisis ( costos de inacción).
• Recolecte datos : # de eventos, gastos promedio por evento, internos ó externos, a que proveedores estamos utilizando y porqué?
• Alerta: penalidades por cancelaciones o no shows
“No se puede gestionar lo que no se mide”
Métricas
• Número de eventos
• Ahorros
• Evitación de gastos
• Programa de proveedores preferentes
• Adopción
• Meeting cards ( 25%)
1Implementar SMM es muy complejo
2Es costoso
3Solo para grandes
organizaciones
4La tecnología es la bala de
plata
Los mitos
• No es complejo si lo hacemos paso a paso
• No es caro: con los ahorros potenciales,puede ser MUY caro
no implementarlo
• Son más las reuniones generadas por las PYME
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• La tecnología : NO decide sobre metas y estratégias
• NO define políticas y procesos
• NO define reportes
• ES UN COMPONENTE MÁS NO LA PANACEA!
• SIN EL RESTO, SE VUEVE DISFUNCIONAL E INEFECTIVA
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De BTM a SMMP
SUS EVENTOS NUNCA MÁS SERÁN LOS MISMOS
…Y SU PRESUPUESTO TAMPOCO!
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