de heusdense manier van werken versie 2.0 (met het differs zaaksysteem)

De Heusdense Manier van Werken 2.0

Congres Digital Groep

23 september 2010

De heer H. FoTeam-& programmamanager Informatievoorziening

443.000 inwoners

4gebied tussen ‘s-Hertogenbosch en Waalwijk

43 grote kernen: Drunen, Vlijmen, Heusden

4bestaat sinds 1997

‘s-HertogenboschWaalwijk

Tilburg

Heusden

NOORD BRABANT

Welkom bij Heusden!

DoelstellingenHeusdense Manier van Werken

Drie hoofddoelstellingen• Burger centraal• Integraal werken• Locatieongebonden

werken

Vijf subdoelstellingen• Kennisdeling

optimaliseren• 100% digitaal• Procesoriëntatie • Professionalisering• Corporate identity

Een integraal conceptHeusdense Manier van Werken

• Vanuit de 8 projectdoelen

• Totaal concept ontwikkeld vanuit 4 deelgebieden

• Interactie met medewerkers

• ICT

• Organisatie

• Werk-• omgeving

• Informatie• beheer

• HMW

Onze missie en visie

• De burger centraal stellen door– Op innovatieve wijze– Integraal en – Flexibel samen te werken

• Verbetering van de informatievoorziening is essentieel voor onze manier van werken.

• Sturing op kernwaarden klantgerichtheid, samenwerken en verantwoordelijkheid nemen.

Onze geschiedenis

• Tot 2000 kanteling van activiteiten via focus op producten naar focus op processen

• 2001 start Heusdense Manier van Werken (HMW) en Heusden gaat voor 100% digitaal– Alle processen digitaliseren in workflow– Document slechts op 1 plek – Informatie beschikbaar en toegankelijk op intranet en

internet

Onze geschiedenis(vervolg)

• 2006 evaluatie– 10% digitaal met 55 werkprocessen– Documentaire en digitale informatie niet goed geordend– Originelen zwerven rond bij medewerkers & lockers

zitten vol met dossiers

• 2007 besluit bundeling I&A, WFM en DIV in nieuw team IV

• 2008 start team IV en ontwikkeling Programma Informatievoorziening

• 2009 bouwen, organiseren en voorbereiden

De Heusdense win-win- oplossing

• Combineer procesgericht werken met zaakgericht werken

• Verbindt het unieke van documentaire informatievoorziening met mogelijkheden van ICT

• Dat is het Zaaksysteem dus!

De vervolgstappen

• Zaaksysteem verder uitbouwen met nog meer functionaliteiten op basis van gebruikerservaringen

• Implementeren zaaktype besluitvorming en omgevingsvergunning (wabo)

• Aansluiten nieuwe gemeentelijke website• Realiseren van een klantvolgsysteem• Verrijken met geo-informatie

Onze toekomst

• Een universeel bruikbaar informatiesysteem voor gemeenten, provincie en centrale overheid

• Voor burger, bestuur en medewerker op elk moment van de dag passende informatie beschikbaar, doorzoekbaar en toegankelijk

Quiz: waar staat u?Uw werkdossier getoetst aan Heusden

1. Worden alle documenten centraal opgeslagen in 1 systeem?

2. Weet u ook altijd of het gaat om een concept of een definitieve versie?

3. Kunt u ook relevante mailtjes, telefoonnotities, opmerkingen voor collega’s opslaan bij het werkdossier?

4. Kunt u zoeken op alles wat er is?

5. Weet u ook altijd wat de status is van het werkdossier?

Quiz: waar staat u?Uw werkdossier getoetst aan Heusden

6. Weet u wie er allemaal bij betrokken zijn?

7. Weet u ook wie wat wanneer gedaan heeft?

8. Komt een digitaal aanvraagformulier rechtstreeks en zonder menselijke tussenkomst in uw werkvoorraad?

9. Heeft u altijd inzicht in uw werkvoorraad (nieuw vs. bestaand, aantallen, deadlines)?

10.Kan elke collega bij uw werkdossier als u op een congres bent en er is bijvoorbeeld paniek?

Waar staat u?Uw werkdossier getoetst aan Heusden

• Bonusvraag: en geldt dit voor alle in de gemeente voorkomende werkprocessen?

• Wie had op alle 10 de vragen “ja” geantwoord?

• Heusden wel!!!

• En dat sinds 12 april 2010.

Mijn werkbakje

Sneakpreview Zaaksysteem

Heusden & Het Nieuwe Werken

• Is de implementatie van het Zaaksysteem een belangrijke mijlpaal voor Heusden?

• Ja, het Zaaksysteem is een mooi hulpmiddel– Klant beter van dienst kunnen zijn– Versterking professionalisering medewerkers– Aantrekkelijk voor nieuwe medewerkers– Beter voorbereid voor de toekomstige uitdagingen

• Vindt u dat Heusden HNW-proof is?

Enthousiast & nieuwsgierig?

• Wilt u meer weten over het Zaaksysteem? Neem dan contact op met Janneke Kromkamp van de Digital Groep +31 6 2481 8520 of janneke.kromkamp@digital.nl.

• Heeft u andersoortige vragen? Neem dan contact op met Hoki Fo (073-5131789 of info@heusden.nl).