defi versie bidbook
Post on 28-Mar-2016
228 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
3
Inleiding 4
Projectdefinitie 6
Activiteitenplan 11
Beheersplan 16
Risicoanalyse 22
Idee-voorstel 27
IS EEN
INHOUDSOPGAVE
Als een iemand
droomt noemen we
dat een droom. Als
alle mensen dromen
noemen we dat
werkelijkheid.
4
Zo, Tijd voor een Inleiding.
De inleiding van dit
Bidbook van IS voor Colin.
Voor Colin en MU. De
opdrachtgever wil graag
een plan van aanpak zien
en dat wordt hier van top
tot teen beschreven.
Nergens anders dan in dit
BIDBOOK van IS.
IS een Bidbook voor een
FILMPJE. Een filmpje dat
we aan het eind van deze
periode moeten afleveren.
Creatief en leuk, maar het
moet wel gestructureerd
worden. Dat proberen we
als projectgroep te
bereiken met dit Bidbook.
Structuur brengen in dat
wat we denken te bieden.
Ons Bidbook kent een
bepaalde indeling.
We zullen beginnen met
het definiëren van het
project. Wat is de
achtergrond en wat is het
doel.
Daarna zullen we een
activiteitenplan opstellen
volgens de principes van
PBS & WBS.
Daaropvolgend zullen we
een beheersplan maken.
Waar zitten de eventuele
risico’s binnen ons plan van
aanpak?
Ook daar zullen we op
ingaan binnen het
beheersplan.
Na het lezen van dit
document bent u zeker
overtuigd. Dat IS gewoon
zo.
IS EEN
INLEIDING
6
INLEIDING
Achtergrond
Colin is een netwerkorganisatie voor de creative industries met als doel netwerken zichtbaar te maken voor de creatieve ondernemers in Brabant. Colin staat voor: Creative Organisations Linked in Network. Geeft advies, wijst de weg en stelt mensen aan elkaar voor. Hierdoor wordt gezamenlijk gewerkt aan een verdere groei en professionalisering van de creative industries.
Colin wil graag weten wat de toekomst is van de creative industries in Brabant. Zij willen graag inzichtelijk maken hoe Brabantse cultuurinstellingen kijken naar de toekomst en transformeren van vermaker naar verbinder. Daarom heeft Colin een opdracht uitgeschreven met open inschrijving en heeft daarna projectteam IS benaderd om mee te doen aan deze opdracht.
Opdracht Colin is de opdrachtgever van deze opdracht en heeft ons het volgende project voorgelegd: “Maak een inspirerend verhaal omtrent de transformatie die een culturele instelling ondergaat.”
IS EEN
PROJECTDEFINITIE
In de projectdefinitie wordt ingegaan op de opdracht. Wat wil de opdrachtgever precies, waar kunnen we de culture instelling MU mee helpen en wat willen wij als projectgroep IS duidelijk maken met het filmpje.
7
Door middel van een film moet hierin naar voren komen welke uitdagingen organisaties moeten trotseren om de veranderingen in de culturele sector te doorstaan. Welke trends en ontwikkelingen er verwacht worden de komende jaren en welke nieuwe producten, diensten of belevingen er worden aangeboden in de toekomst. Kortom; hoe ziet de organisatie er uit in 2018 en daarna. Dit in de vorm van een filmpje die ook gebruikt kan worden in een social media campagne. Dit project wordt uitgevoerd door projectgroep IS en IS is hierdoor de opdrachtnemer van deze opdracht.
Randvoorwaarden en productspecificatie De randvoorwaarden die Colin voor de opdracht heeft opgesteld zijn als volgt: Onderwerp film - Het moet een culturele instelling zijn in de provincie Brabant. - Het filmpje mag maximaal 2 minuten duren. - Het thema van het filmpje moet zich richten op de toekomst. - Het filmpje mag 20% beelden bevatten van andere bronnen en minstens 80% moet zelf gefilmd zijn. Kwaliteit film - De kwaliteit van het filmpje is niet de cruciale factor voor succes. - Het filmpje moet volledig gemaakt worden volgens het draaiboek en duurt maximaal 2 minuten.
8
Plan van aanpak -Het plan van aanpak moet duidelijk beschreven worden en moet aansluiten op de pitch. Pitch - De pitch moet overtuigend zijn voor de opdrachtgever. - De opzet om tot het eindresultaat te komen moet door het projectteam duidelijk gepresenteerd worden. Extra - Het eindproduct van deze opdracht, het filmpje, zal worden vertoond op een filmfestival. Om het filmpje te promoten moet er een poster worden gemaakt door de projectgroep. De poster moet afgeleverd worden op woensdag 30 oktober voor 17.00 uur. Overall - Voor het filmfestival moet het filmpje beschikbaar zijn op Youtube en de link moet
worden doorgestuurd naar: HopjesNieuws@gmail.com Dit moet gedaan worden uiterlijk dinsdag 29 oktober voor 16.00 uur. - Alle documenten moeten aan de regels van de Nederlands taal voldoen. - Alle documenten moeten een professionele uitstraling hebben. De Productspecificaties die Colin voor de opdracht heeft opgesteld zijn als volgt: Pitch en plan van aanpak (Collegeweek 3-4) - Tijdens PB 5.1 op maandag 30 september is er plaats voor een pitch van maximaal 15 minuten om het idee voor het filmpje te presenteren en een plan van aanpak af te leveren waarin wordt aangegeven hoe het projectteam uiterlijk voor PB 8.2 dit filmpje gaat realiseren.
9
Cultureel Brabant Upload Cinema (Collegeweek 8) -Tijdens PB 8.2 worden op de NHTV academy for leisure alle eindresultaten bekeken tijdens de Cultureel Brabant Upload Cinema. Dit wordt voor ons georganiseerd. Einddocument (Collegeweek 5-8) - Naast het filmpje moet ook het einddocument worden ingeleverd op maandag 4 november voor 16.00 uur met hierin een verbeterde en gedetailleerde versie van het plan van aanpak, draaiboek van de draaidag en evaluatierapport van het eindresultaat.
Doelstelling Het doel is het uitvoeren van de opdracht voor Colin; het maken van een filmpje. Het filmpje duurt maximaal 2 minuten en zal gemaakt worden door projectgroep IS.
Het resultaat van het filmpje geeft een beter beeld van de huidige en toekomst visie van de culturele sector. Dit filmpje wordt vertoond op het filmfestival op 1 november.
Beoogd
einddoel Als dit project is afgerond heeft Colin een filmpje in handen waarin duidelijk wordt hoe MU er nu voorstaat en welke ontwikkelingen zij nog gaan doormaken. Colin kan dit filmpje gebruiken binnen een social media campagne om te laten zien hoe een culturele instelling zich ontwikkelt in de toekomst. Voor IS is dit een nieuwe uitdaging die ons veel ervaring oplevert.
11
Inleiding
IS EEN
ACTIVITEITENPLAN
In dit hoofdstuk gaan we het einddoel opdelen in deelproducten. Als dit project is afgerond heeft Colin een filmpje in handen waarin duidelijk wordt hoe MU er nu voorstaat en welke ontwikkelingen zij nog gaan doormaken. Dit is ons einddoel. We gaan onze deelproducten weergeven door middel van PBS & WBS en projectfasering.
Een mooi bos heeft tijd nodig.
Net als een product.
Een mooi product zelfs nog meer.
Plant het, verzorg het, geef het tijd.
Dat IS het beste.
Dan IS het straks MOOI.
We gaan de komende periode een filmpje
maken over een culturele instelling in
Brabant.
Hoe zien de bedrijven er later uit?
Gaan ze van vermaker naar verbinder?
En hoe overleven ze zonder subsidie?
Dat is wat we gaan doen.
Het idee, voor het filmpje, dat is net als het
bos.
Laat het groeien!
12
Einddocument
Poster
Evaluatie
PVA gedetailleerd
Pitch
Ontwerp
Brainstorm
Afleveren
Uitvoeren
PVA
PowerPoint maken
Presenteren
Evalueren
Concept verzinnen +
brainstormen
Idee, hoe? Info
verzamelen
Mu Oriënteren
Script maken
Filmpje
Locaties Filmen
Draaiboek
maken
Uitwerken
Tussentijds PVA
veranderen
Inleveren AFL
PBS&WBS
13
Projectfasering In de projectfasering delen wij ons project op in verschillende fases die bestaan uit initiatieffase, defenitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realisatiefase en de nazorgfase. Hieronder beschrijven wij wat wij van plan zijn in deze fases.
14
Initiatieffase
Definitiefase
Ontwerpfase
Voorbereidingsfase
Realisatiefase
Nazorgfase
Oriënteren MU
Brainstormen
culturele instelling
Concept bedenken
filmpje
Brainstormen
pitch
Informatie verzamelen
opdrachtgever
Plan van Aanpak
Locaties bedenken Ontwerp filmpje uitwerken
Poster ontwerpen
Power point pitch maken
Evalueren project Uitwerken evaluatie
Inleveren bij AFL
PVA bijwerken
PVA bijwerken
PVA bijwerken
PVA bijwerken
PVA bijwerken
PVA bijwerken
Pitch
presenteren
Filmen
Film monteren
Poster maken Apparatuur regelen
Draaiboek maken Inleveren einddocument
Brainstormen poster
Foto´s maken voor poster
Script maken Vrijwilligers zoeken
16
Inleiding
Tijd De arbeidskosten die in dit project gemaakt zijn, worden hierna beschreven. De tarieven zijn laag, aangezien dit zelfstandige studie uren zijn. Deze tarieven moeten ook meegeteld worden bij het realiseren van dit project. De tarieven en tijden worden als volgt bepaald: We moeten dit blok vanuit NHTV 4 studiepunten behalen voor dit project. Per studiepunt wordt er volgens NHTV gerekend op 28 studie uren. Dit komt uit op 4 x 28 uur = 112 uur.
Dit is het aantal uur dat ieder projectlid gedurende het project moet volbrengen. De planning wordt primair bewaakt door onze voorzitter. Hij heeft de planning opgesteld en houdt bij wanneer bepaalde deadlines gehaald moeten worden. Dit rapporteert hij aan de betrokken groepsleden die hierop actie ondernemen. Er zijn wekelijks meerdere controle momenten.
IS EEN BEHEERSPLAN
In dit hoofdstuk lichten we toe hoe we dit project gaan beheersen en tot een goed eindresultaat kunnen komen.
17
Schoolweken 4 5 6 Herfst vakantie
7 8 9
Werkzaamheden Kalenderweken 39 40 41 42 43 44 45
Poster Brainstorm
Ontwerp
Maken
Afleveren
Pitch PVA
Idee, hoe? Informatie verzamelen
PowerPoint maken
Presenteren
Filmpje MU oriënteren
Concept verzinnen + brainstormen
Locaties
Script maken
Draaiboek maken
Filmen
Evaluatie Evalueren
Uitwerken
Inleveren AFL
PVA gedetailleerd Tussentijds PVA veranderen
Wij doen de opdrachten zoveel mogelijk samen. Als we de taken verdelen dan gebeurd dat in de voorgaande vergadering.
Presenteren: Mitch & Freek (Back-up: Margo)
Powerpoint maken: Freek & Susette
18
Geld In het hoofdstuk geld wordt duidelijk hoe de financiële zaken binnen het project geanalyseerd zijn en wat de kosten van het project worden. Hieronder worden de verschillende kosten geanalyseerd en verder uitgewerkt. Kosten tot nu toe: Kosten voor de pitch €4,15 kosten voor afdrukken €0,75 In totaal dus €4,90 dat delen door 6 is €0,80. We delen alle kosten, dit omdat we geen budget hebben mee gekregen. We verwachten dat we komende weken nog meer kosten zullen maken. De kosten die hierboven zijn opgenoemd willen we natuurlijk zo laag mogelijk houden. Dit resulteert dan tot een zo goedkoop mogelijk product.
We moeten proberen ervoor te zorgen dat er geen uitschieters zijn onderling. Om dit te kunnen realiseren is het belangrijk om duidelijk te communiceren tussen de projectleden. Hoe gaan we de kosten dekken? Alle kosten worden gedekt door onszelf. Het wordt verdeeld onder de projectleden.
19
Organisatie In de projectgroep zijn groepsrollen verdeeld voor de eerste fase van het project. Bij deze rollen horen bepaalde verantwoordelijkheden en taken.
Naam Functie
Mitch Voorzitter
Simone Projectlid
Freek Facilitair medewerker
Margo Projectlid
Susette Penningmeester
Celeste Projectlid
De overlegvorm die gebruikt wordt in deze projectgroep is een wekelijkse vergadering. In deze vergaderingen wordt er besproken wat iedereen gedaan heeft en wat er nog gedaan moet worden en wat onze vooruitgang is. Bij deze vergadering horen weer rollen die verdeeld moeten worden namelijk de notulist en de voorzitter.
Notulist De noteert de informatie die in de vergadering naar voren komt. Na de vergadering maakt de notulist er een overzichtelijke notulen van. Deze notulen wordt verstrekt aan alle groepsleden. De notulen kan worden gebruikt als referentie bij latere vergaderingen. Voorzitter De voorzitter leidt de vergadering. Hij zorgt ervoor dat alles goed verloopt en binnen het tijdsbestek dat ervoor gepland is. De voorzitter maakt een agenda voor de aankomende vergadering en stuurt deze door zodat de aanwezigen weten wat er behandeld gaat worden.
20
Naam
Week 1
2
3
4
5
6
Mitch
Simone
Freek
Margo
Susette
Celeste
Geel = voorzitter Groen = notulist
Kwaliteit
De kwaliteit van ons product zal bewaakt moeten worden. Hier probeert ieder projectlid aan mee te werken, maar is vooral de taak van de voorzitter.
Wij maken aan het begin van de periode een planning, waarin staat beschreven wat er allemaal gedaan moet worden. De taken worden vervolgens verdeeld onder de projectleden. Elke week wordt er tijdens de vergadering gekeken hoe deze taken zijn uitgevoerd en wat de kwaliteit hiervan is. Dit wordt per persoon besproken. Als er gegevens onduidelijk zijn of er is een gedeelte niet af terwijl het al af had moeten zijn zal deze persoon extra gestimuleerd worden om dit goed te maken. Als hier hulp voor nodig is zal dit gegeven worden.
21
Informatie
De informatie over dit project is in een digitaal projectkantoor op het internet te vinden. Namelijk in het projectkantoor op Google Drive. Hier zijn alle belangrijke documenten die betrekking hebben op het project digitaal opgeslagen. Projectleden kunnen hun informatie en documenten hier opzetten zodat de rest van de groep toegang heeft tot deze informatie. Ook belangrijke mededelingen en afspraken over de planning staan duidelijk in het projectkantoor weergegeven. Het projectkantoor wordt beheerd en onderhouden door de notulist van de projectgroep. De projectgroep wordt wekelijks op de hoogte gehouden van de inhoud van het projectkantoor tijdens de vergadering.
Faciliteiten
Aan het begin van de week bij de eerste vergadering plannen we alvast de afspraken voor de rest van de week. We hebben een vast projectlid die een ruimte reserveert en ervoor zorgt dat er een haspel is zodat we daar kunnen vergaderen/werken.
22
Inleiding
STAP 1: Doel
Deze risico analyse wordt gemaakt om de risico’s in kaart te brengen en ze te beheersen.
STAP 2: In kaart brengen
* Een ander projectteam heeft het zelfde idee als wij.
* Opgeslagen documenten kunnen verloren gaan door
onmacht (bv. Hackers bij google drive)
* Projectdoel is niet duidelijk van te voren. Uiteindelijk blijkt dat de opdracht veranderd en het Plan van Aanpak niet meer bruikbaar is.
* Tijdens het opnemen van het filmpje is het slecht weer. Hierdoor kan het draaiboek niet volledig uitgevoerd worden. En komt misschien de deadline in gevaar.
* De uitgekozen cultuurinstelling haakt af midden in het project. We kunnen dus niet doorgaan met filmen.
* Ziekte projectlid.
* Te gedetailleerde of de verkeerde informatie verstrekken.
IS EEN RISICOANALYSE
In dit hoofdstuk wordt behandeld welke interne en externe risico’s wij kunnen oplopen tijdens dit project. Onzekerheden wegnemen kan niet, dus moeten wij goed en bewust met risico’s om kunnen gaan.
23
STAP 3: Schade en kans van het risico
Schade & Risico: 10 zeer groot 100% Zeker 9 90% 8 80% 7 70% 6 60% 5 gemiddeld 50% 4 40% 3 30% 2 20% 1 zeer klein 10%
0% Niet
Schade voor het project
Kans dat het risico optreedt
1. Zelfde idee 5 10%
2. Opgeslagen documenten
10 5%
3. Projectdoel niet duidelijk
6 30%
4. Slecht weer 2 50%
5. Cultuurinstelling haakt af
8 25%
6. Ziekte project lid
3 10%
7. Verkeerde informatie
7 20%
STAP 4: Beheersen
1. Origineel idee verzinnen, dat de kans kleiner is dat een andere groep dit ook heeft en dit zo lang mogelijk geheim houden. 2. Back-up maken op een andere plek. Bijvoorbeeld een externe harde schijf. 3. In de initiatieffase duidelijk overleg met de opdrachtgever en zorgen dat dit duidelijk op papier staat zodat er op terug gevallen kan worden. 4. Een paar dagen van te voren het weerbericht bekijken. Er kan dan gekozen worden voor een andere draaidag of voor een overdekte locatie. 5. Goed contact met het bedrijf houden en het een goed gevoel geven over het filmpje. Het bedrijf moet zo veel mogelijk op de hoogte
24
gehouden worden van de nieuwe ontwikkelingen. 6. Doordat we alle documenten op Google Drive zetten weet iedereen waar de ander mee bezig is. We houden elkaar op de hoogte van onze werkzaamheden zodat als er iemand uitvalt we het op kunnen vangen. 7. Zorgen dat elk projectlid op
de hoogte is over welke
informatie verstrekt moet
worden. Ook checken we de
informatie voordat we het
inleveren en naar buiten
brengen.
26
GEEFT EEN
ANTWOORD
WIJ MAKEN INDRUK DOOR TE COMMUNICEREN, VERBALE COMMUNICATIE.
MOOIE PRAATJES
MAAR DIE OOK WAAR MAKEN.
ENTHOUSIASME MERK JE OOK ALS JE BLIND BENT.
IS IS ALTIJD ENTHOUSIAST!
KWALITEIT IS GEVOELSMATIG,
je kan mensen ook RAKEN zonder dat ze het zien.
TOEWIJDING
=
TOEWIJDING
27
Projectgroep IS houdt zich de komende tijd bezig met een opdracht voor Colin. In deze opdracht willen wij het toekomstbeeld van de cultuurinstelling MU in kaart brengen door middel van een filmpje.
We hebben voor de cultuurstelling MU gekozen omdat het een interessante en ontwikkelde instelling is voor jong en oud. MU biedt onder andere educatieve workshops aan op scholen om de Kunst een nieuwe beleving te geven. Ook kan je bij MU terecht voor creatieve & interessante exposities. MU heeft een eigen expositieruimte waar je zelf aan de slag kan met apps, games, video’s en
online workshops. Je kan dus zowel Kunst beleven, bekijken en maken bij MU. We hebben voor de titel ‘Voor MU en later’ gekozen. Dit is een passende titel omdat het aansluit op de opdracht. We willen laten zien wat MU nu is en wat we kunnen verwachten in de toekomst. MU voor nu en MU voor later. MU is een zelfstandige
instelling die een breed
publiek probeert te trekken
door middel van een mix
tussen design, mode, muziek,
architectuur en nieuwe media.
Oftewel een avontuurlijke mix
in de hedendaagse kunst.
IS EEN IDEE-VOORSTEL
WHY? POURQUOI?
WAAROM? HVORFOR?
WAT?
WHAT? QUOI?
HOE? HOW? COMMENT?
28
Wij zijn benieuwd hoe MU zich
ontwikkelt in de toekomst.
Hoe blijft MU interessant? Hoe
wilt MU dit aanpakken? Dit
gaan wij in kaart brengen door
op bezoek te gaan bij MU,
medewerkers te spreken en de
beleving van de bezoeker te
achterhalen. Door middel van
het filmpje willen we een
boodschap overbrengen die
we niet expliciet laten zien.
Dat was hem dan. Het Bidbook van IS voor Colin & MU. Ons was het al duidelijk voor dit Bidbook. Wij hadden er al vertrouwen in voordat we überhaupt een zin hadden geschreven. Wij hopen dat we door dit mooie boek (mogen wij dat zeggen? Ja dat mogen we) jullie vertrouwen in ons idee hebben gekregen. Heeft u ons boek uit? Steek het in de fik, gooi ermee, trap erop, knoei erover en recycle het. Of bewaar het in de kast! Zolang u er maar van heeft genoten en het snapte! DE GROETJES,
IS!
DAT
IS
HET.
top related