definitief onderzoeksplan 2016
Post on 14-Feb-2017
219 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Onderzoeksplan 2016
Eenheid Audit en Advies
Definitief
Januari 2016
Provincie Zuid-Holland
Definitief onderzoeksplan 2016 2
Inhoudsopgave
1 TOTSTANDKOMING ONDERZOEKSPLAN 2016 .............................................................. 3
1.1 De selectie van onderwerpen ............................................................................................... 3
1.2 Naar een optimale programmering ....................................................................................... 3
2 HET ADVIES OVER DE OPDRACHTENPORTEFEUILLE 2016 ........................................ 4
2.1 De opdrachten ...................................................................................................................... 4
2.2 Toelichting op de opdrachtenportefeuille .............................................................................. 5
2.3 Randstedelijke Rekenkamer ................................................................................................. 6
2.4 Confrontatie beschikbare en benodigde capaciteit ............................................................... 6
2.5 Advies EAA aan de Auditcommissie ..................................................................................... 7
BIJLAGE 1 UITWERKING PER OPDRACHT ......................................................................... 8
Definitief onderzoeksplan 2016 3
1 Totstandkoming onderzoeksplan 2016
1.1 De selectie van onderwerpen
Voor u ligt het onderzoeksplan 2016. De uitvoering van dit plan berust bij de Eenheid Audit en
Advies (EAA).
De EAA heeft gesprekken met alle directeuren en afdelingshoofden gevoerd en hen gevraagd
naar potentiële onderwerpen. Ook sleutelfunctionarissen op het gebied van bedrijfsvoering en
organisatieverandering zijn bevraagd. Centraal in deze gesprekken stond hun behoefte aan
aanvullende zekerheid over aspecten van de bedrijfsvoering. Alle opdrachtformuleringen zijn met
de opdrachtgevers afgestemd en na accordering opgenomen in dit plan. De opdracht-
formuleringen zijn opgenomen in bijlage 1.
Voorafgaand hieraan zijn met de leden van Gedeputeerde Staten (GS) gesprekken gevoerd.
Hierbij is gevraagd naar aandachtspunten op het gebied van de bedrijfsvoering. Deze punten zijn
meegenomen in de gesprekken met afdelingshoofden en directeuren.
1.2 Naar een optimale programmering
Een optimaal onderzoeksplan is gebaseerd op een integrale risico-analyse. Momenteel ontbreekt
een integrale risico-analyse waardoor nog geen sprake is van een optimale onderzoeks-
programmering.
In 2015 is in opdracht van de toenmalige directeur Concernzaken (DCZ) een aantal initiatieven
uitgevoerd om integraal risicomanagement uit te rollen in de organisatie. Hiertoe is een plan van
aanpak opgesteld. De initiatieven uit het plan van aanpak betroffen:
Het instellen van een overlegstructuur ten behoeve van risicomanagement
Oriëntatie op en mogelijke selectie en aanschaf van een ondersteunend IT-systeem
Het organiseren van risicoworkshops
Het versterken van de basis voor de paragraaf weerstandsvermogen.
Over alle acties uit het plan van aanpak is in juni 2015 gerapporteerd aan het Directieteam en zijn
tevens aanbevelingen gedaan voor een verdere uitrol. Het Directieteam heeft hiermee ingestemd.
Voor de komende jaren is het zaak om het verkregen draagvlak voor RM te behouden en te
verbreden. Daartoe zal met name moeten worden gezorgd voor bestuurlijke en ambtelijke
aanhechting, een goede communicatie over RM, structurele inbedding van RM in de planning- en
controlcyclus. Evenals dat voor 2015 het geval is zal de EAA de verdere uitrol evalueren in het
komende jaar. Daarnaast zal ze bijdragen aan risicoworkshops.
RM is gestoeld op het uitgangspunt van beheersing van risico’s die doelbereiking in de weg
staan. Met haar inzet voor samenwerking met derden, kunnen deze doelen niet (meer) eenzijdig
worden opgelegd. Het loslaten van het idee dat doelen vooraf vast staan, heeft ook gevolgen
voor de wijze waarop wordt geaudit. De EAA ziet dit als een eigen ontwikkelopgave die zij in het
kader van het onderzoeksplan 2016 met andere direct betrokkenen (met name de Randstedelijke
Rekenkamer) wil oppakken en uitwerken.
Definitief onderzoeksplan 2016 4
2 Het advies over de opdrachtenportefeuille 2016
2.1 De opdrachten
In de onderstaande tabel zijn de opdrachten voor 2016 opgenomen, die de EAA heeft
geselecteerd uit de ingebrachte opdrachten voor 2016.
1 O = onderzoek, F = facilitering en A = advies t.b.i.o. = te bepalen in overleg met de opdrachtgever
Bijlage
1, nr
Onderwerpen Aard
Opdracht1
Reikwijdte Primair
Onderst.
proces
Opdrachtgever Aanvang
kwartaal
Geplande
aantal
uren
1 Omgaan met rolkeuzes in de samenwerking
met externen
O Provincie O Provsecr t.b.i.o. 300
2 Programma ‘Provincie van Waarde’ O Provincie O PM PvW t.b.i.o. 500
3 Bezetting en financiering van integrale opgaven O Provincie O Provsecr t.b.i.o. 300
4 Verantwoording over opgavegericht werken O Provincie O Provsecr t.b.i.o. 300
Subtotaal provinciesecretaris 1.400
5 Customer Relationship Management Systeem A Provincie O hComm 2 300
6 Uitrol integraal risicomanagement O Provincie O hBurSB 2 200
7 DigiD-assessment 2016 O Provincie O hI&A 2-4 300
8 Quality assurance nieuw e-HRM project O Provincie O hP&O/ PM
e-HRM project
1 300
9 Leveranciersmanagement O I&A O hI&A t.b.i.o. 300
10 Ambtelijk gebruik van dienstauto’s O FZ O hFZ t.b.i.o. 300
11 De rol van inkopers O FZ O hFZ 1 300
12 Integrale afweging kapitaal- en beheerlasten O DCZ/DRM P dDCZ t.b.i.o. 300
Subtotaal Directie Concernzaken 2.300
13 Validatie van de beleidstheorie O DLB/DRM P dDLB t.b.i.o. 300
14 De inrichting van processen van het bureau
Beleidscoördinatie en Advies (BCA)
A BCA O hBurBCA t.b.i.o. 100
15 Inrichting Buijtenland van Rhoon O Buijtenland van
Rhoon
P PM Buijtenland
van Rhoon
1-2/3 300
16 Monitoring biodiversiteit A W&G P hW&G 3 200
17 Overgang van de GZH naar Staatsbosbeheer O DLB P dDLB 1-3 300
18 Programma Energietransitie (tweede fase) O Programma
Energietransitie
P PM Energie-
transitie
3/4 300
19 Administratieve afwikkeling Europese subsidies O Provincie O dDLB 1-2 300
Subtotaal Directie Leefomgeving en Bestuur 1.800
20 Werking van gebiedsprofielen O RWB P hRWB 1 300
21 Gedragsprofielen voor professioneel
opdrachtgeverschap
A DLB/DRM P hOG-schap
DRM
1-3 300
22 Bureaus Onderhoud en Verbetering DBI O DBI P dDBI 1 200
Subtotaal Directie Ruimte en Mobiliteit 800
Totaal benodigd voor de uitvoering van het onderzoeksplan 2016 van de Auditcommissie 6.300
Definitief onderzoeksplan 2016 5
In de tabel zijn drie opdrachten uit 2015 opgenomen die nog niet zijn opgepakt en daarmee
kunnen worden onderworpen aan een nieuwe afweging door de Auditcommissie. Het gaat om
integrale afweging kapitaal- en beheerlasten, omgaan met rolkeuzes in de samenwerking met
derden en administratieve afwikkeling Europese subsidies.
Voor gedetailleerdere informatie per opdracht wordt verwezen naar bijlage 1.
2.2 Toelichting op de opdrachtenportefeuille
Toetsing van de portefeuille aan de criteria voor een evenwichtige opdrachtenportefeuille
De opdrachtenportefeuille voldoet aan de criteria voor een evenwichtige samenstelling. In de
vergadering van de Auditcommissie van 8 oktober 2012 is besloten dat het onderzoeksplan 2013
dient te voldoen aan de volgende criteria:
1. Minimaal 20 % van de onderzoeksprogrammering zal bestaan uit onderwerpen die
afdelingsoverstijgend of directieoverstijgend zijn.
2. Minimaal 20 % van de onderzoeksprogrammering zal bestaan uit opdrachten die betrekking
hebben op één of meer primaire processen van de provincie.
3. Het accent in de programmering ligt op audits. Advisering is een (natuurlijk) bijproduct.
Gezien het generieke karakter ervan, zijn deze criteria ook gehanteerd voor het onderzoeksplan
2016. Vastgesteld is dat de opdrachtenportefeuille in dit plan aan de criteria voldoet.
Spreiding van de opdrachten over de afdelingen
De spreiding van de opdrachten over de afdelingen is redelijk te noemen. Elf van de 15
afdelingen zijn betrokken bij één of meer opdrachten van de EAA. Niet betrokken zijn:
Directie Concernzaken: de afdeling Ontwikkeling en Grondzaken (OGZ)
Directie Ruimte en Mobiliteit: de afdelingen Projecten en Programma’s (P&P) en Mobiliteit en
Milieu (M&M)
Directie Leefomgeving en Bestuur: de afdeling Samenleving en Economie
Raakvlakken met het programma ‘Provincie van Waarde’
De volgende onderwerpen:
1 ‘rolconflicten’,
3 ‘bezetting en financiering van integrale opgaven’,
4 ‘verantwoording over opgavegericht werken’,
13 ‘Validatie van de beleidstheorie’
21 ‘Gedragsprofielen voor professioneel opdrachtgeverschap’
zijn volgens de betrokken programmamanager rechtstreeks gerelateerd aan de werking of
benodigde aanpassing van het organisatiesysteem bij het implementeren van de nieuwe koers.
Daarnaast signaleerde hij dat een aantal onderwerpen ook specifieke cases van het programma
bevat dan wel een verbinding heeft met thema’s zoals sturen in de driehoek of opgavegericht
werken. Naast de eerder genoemd onderwerpen 1, 3, 4, 13 en 21 betreft dit de onderwerpen
5 ‘Customer Relationship Management Systeem’
6 ‘Uitrol integraal risicomanagement’
11 ‘De rol van inkopers’
18 ‘Programma energietransitie’
20 ‘Werking van gebiedsprofielen’
Definitief onderzoeksplan 2016 6
Bij het uitvoeren van deze opdrachten zullen (raakvlakken met) het programma ‘Provincie van
Waarde’ zoveel mogelijk worden betrokken.
2.3 Randstedelijke Rekenkamer
Ten tijde van de opstelling van dit onderzoeksplan is de Randstedelijke Rekenkamer (RR) bezig
met onderzoek naar de volgende drie onderwerpen:
Geluidhinder provinciale wegen
Provinciaal opdrachtgeverschap voor uitvoering VTH-taken bij majeure risicobedrijven
Informatieveiligheid.
De keuze voor dit laatste onderwerp heeft de EAA ertoe genoopt om in overleg met de RR en de
afdeling I&A haar eigen voorstel om naar het convenant Informatieveiligheid te kijken, voor
onbepaalde tijd op te schorten.
Voor 2016 heeft de RR aan de Programmaraad twee onderzoeksonderwerpen ter prioritering
voorgelegd, te weten ‘onderhoud van wegen’ en ‘natuurcompensatie’. Aangezien de
Programmaraad niet tot één voorkeursonderwerp kon komen, zijn beide onderwerpen
teruggelegd. De RR gaat nu bekijken wat binnen haar onderzoeksprogrammering mogelijk is.
Wellicht worden beide onderwerpen opgepakt voor 2016. Directe samenloop van onderwerpen
van de RR met die in het onderhavige onderzoeksplan doet zich niet voor.
2.4 Confrontatie beschikbare en benodigde capaciteit
Beschikbare capaciteit
Voor 2016 heeft de EAA ongeveer 8.400 uur beschikbaar aan onderzoekscapaciteit. Rekening
houdend met andere werkzaamheden voor 2016, is 6.300 uur beschikbaar voor de uitvoering van
geplande opdrachten. Verwezen wordt naar onderstaande tabel. Teneinde snel te kunnen
inspelen op mogelijke nieuwe opdrachten tijdens het jaar, is een capaciteit van 400 uur
vrijgehouden.
Benodigde capaciteit
Indien alle opdrachten, waarom is verzocht, zouden moeten worden uitgevoerd, zou daarvoor
een capaciteit nodig zijn van 6.300 uur. Verwezen wordt naar de tabel onder paragraaf 2.1
Omschrijving Uren gepland
Ruimte voor nieuwe, niet geplande, opdrachten 2016 400
Afronden lopende opdrachten uit 2015 1.000
Uitvoeren verplichte onderzoeken op grond van de ‘Regeling melding
misstand provincie Zuid-Holland 2012’
100
Inbreng bij Auditdienst Rijk (als tegenprestatie voor zijn bijdrage aan het
DigiD-assessment)
100
Beoordeling directieplan en – rapportages DCZ 50
Opstellen onderzoeksplan 2017 250
Bijdragen aan risicoworkshops 100
Secretariaat Auditcommissie 100
Totaal 2.100
Zodat resteert voor geplande opdrachten 2016 6.300
Totaal beschikbare onderzoekscapaciteit EAA 2016 8.400
Definitief onderzoeksplan 2016 7
Selectie
Het beschikbare aantal uren van 6.300 is toereikend om alle opdrachten uit te voeren. Daarom
heeft de EAA geen keuze behoeven te maken uit de haar aangeboden opdrachten. Daarnaast
beschikt de EAA over een materieel budget, waarmee extra onderzoekscapaciteit kan worden
ingehuurd.
2.5 Advies Auditcommissie aan Gedeputeerde Staten
Een eerdere versie van dit plan is besproken in de vergadering van het DT van 25 november
2015. Naar aanleiding hiervan is een opdracht samengevoegd met een andere opdracht.
Na de vergadering zijn drie nieuwe opdrachten afgestemd met de opdrachtgevers en toegevoegd
aan de onderzoeksprogrammering, te weten:
8 ‘Quality assurance nieuw e-HRM project’
15 ‘Inrichting Buijtenland van Rhoon’ en
22 ‘Bureaus Onderhoud en Verbetering DBI’
Aansluitend is het herziene concept-onderzoeksplan besproken in de vergadering van de
Auditcommissie op 18 januari 2016. Naar aanleiding hiervan adviseert zij aan Gedeputeerde
Staten om het voorliggende onderzoeksplan vast te stellen en de opdrachten uit dit plan door de
EAA te laten uitvoeren.
Definitief onderzoeksplan 2016 8
Bijlage 1 Uitwerking per opdracht
Nummer 1
Naam opdracht Omgaan met rolkeuzes in de samenwerking met externen
Aanleiding opdracht De provincie heeft vaak andere partijen nodig om haar doelen te realiseren.
Hierbij zet zij niet alleen financiële middelen in, maar - afgedwongen door het
toenemende gebrek aan deze middelen - ook haar overtuigingskracht en
gezag om samen met anderen gemeenschappelijke resultaten te bereiken.
Daarbij is het voor de provincie zaak het eigen doel scherp in beeld te hebben,
ondanks het feit dat dit doel zich vervlecht met die van de andere partijen. Bij
haar doelbereiking zullen medewerkers meer naar buiten moeten treden,
eerder in het proces, en intensiever, ondernemender met partijen moeten
werken, waarbij relatiebeheer onontbeerlijk is om doelen op langere termijn te
realiseren. Van provinciale medewerkers mag daarbij worden verwacht dat ze
zakelijk opereren op basis van eigen afwegingen van de provincie.
In de interactie met externen kunnen daarbij rolkeuzes ontstaan. Teneinde
medewerkers op goede wijze hiermee te laten omgaan, heeft de
opdrachtgever aan de EAA verzocht om een bijdrage te leveren aan
bewustwording en tooling.
Doelstelling opdracht Het aanreiken van inzichten aan medewerkers bij het onderkennen en
hanteren van mogelijke rolconflicten.
Centrale
onderzoeksvragen
1. Welke rolkeuzes kunnen spelen in de samenwerking met externe partijen?
2. Op welke wijze gaan provinciale medewerkers om met mogelijke
rollenconflicten?
3. Op welke wijze kunnen medewerkers hun wijze van omgang met
rolkeuzes (nog) verder verbeteren?
Reikwijdte opdracht De opdracht wordt uitgevoerd in het kader van het platform Het Netwerkend
Werken. In de uitvoering ligt de nadruk op interactie met medewerkers in de
vorm van workshops.
Opdrachtgever Manager Programma ‘Provincie van Waarde’
Benodigd aantal uren 300
Aanvang opdracht Nog nader te bepalen in overleg met de opdrachtgever
Uiterste opleverdatum Niet van toepassing
Definitief onderzoeksplan 2016 9
Nummer 2
Naam opdracht Programma ‘Provincie van Waarde’
Aanleiding opdracht Het programma ‘Provincie van Waarde’ heeft tot doel het lerend vermogen in
de provinciale organisatie een impuls te geven, zodanig dat over drie jaar
gesproken kan worden van een lerende organisatie. Een dergelijke impuls is
nodig, omdat de provincie moet inspelen op een veranderende maatschappij
om van waarde te blijven. Samenwerking met derde-partijen wint aan belang,
waarbij de provincie niet alleen (meer) eenzijdig doelen kan opleggen. Naast
vergroting van het lerend vermogen zal ook meer opgavegericht moeten
worden gewerkt, waarbij smal wordt gestuurd en breed wordt afgestemd.
Achterliggende gedachte is dat de toegevoegde waarde van de provincie
groter wordt als haar medewerkers adaptiever, sneller en resultaatgerichter
handelen. Provinciale doelen staan niet meer altijd vooraf vast, maar worden in
of na overleg met maatschappelijke partijen bepaald. Dit heeft consequenties
voor de wijze van opstellen van nulmetingen en de uiteindelijke meting van de
te bereiken doelen.
De programmamanager wil inzicht in de uitvoering van het programma en de
resultaten die die met het programma worden geboekt. Daartoe heeft hij de
EAA verzocht om na te gaan op welke wijze zij betrokken kunnen zijn bij de
monitoring en evaluatie van de uitvoering van het programma.
Doelstelling opdracht Het bijdragen aan een goede monitoring en evaluatie van de wijze waarop de
doelen van het programma ‘Provincie van Waarde’ worden bereikt. Tevens
wordt met de opdracht beoogd te komen tot een systeem van meting op de
langere termijn van organisatie-ontwikkelingen.
Centrale
onderzoeksvragen
1. In welke mate draagt de uitvoering van het programma ‘Provincie van
Waarde’ bij aan de bereiking van haar doelen?
2. Aan welke voorwaarden moet een systeem van meting van organisatie-
ontwikkelingen op de langere termijn voldoen?
Reikwijdte opdracht Monitoring kan verschillende vormen aannemen: van de uitvoering van een
gedragstoets, het uitzetten van een enquête onder medewerkers of derde-
partijen, tot aan deelname in een visitatie- of begeleidingscommissie (al dan
niet met externe deskundigen). De wijze waarop wordt bepaald in overleg met
de programmamanager.
Voorwaarde voor een goede monitoring is een goede nulmeting, waarbij
programmadoelen van tevoren worden bepaald en geoperationaliseerd en
aansluitend voor elk doel de stand van zaken wordt aangegeven voorafgaande
aan de uitvoering van het programma. Als beginpunt voor de nulmeting wordt
gekozen voor het aantreden van de huidige provinciesecretaris. Vervolgens
wordt vanaf dat moment diverse keren gemeten hoe het staat met de uitvoe-
ring. De EAA zal bij de opstelling van de nulmeting participeren. Gestreefd
wordt om de nulmeting in het eerste kwartaal van 2016 gereed te hebben.
Opdrachtgever Manager Programma ‘Provincie van Waarde’
Benodigde uren 500
Aanvang opdracht Te bepalen in overleg met de opdrachtgever
Uiterste oplevering Niet van toepassing
Definitief onderzoeksplan 2016 10
Nummer 3
Naam opdracht Bezetting en financiering van integrale opgaven
Aanleiding opdracht De provinciale organisatie heeft altijd een hiërarchische lijnstructuur gekend
die sectoraal gericht is. Met het opgavegerichte werken wordt beoogd
integraler te werken, waarbij directies, afdelingen en specialismen (nog) meer
zullen moeten samenwerken en hun handelen met elkaar moeten afstemmen
om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Integrale opgaven worden
momenteel nog uit sectorale budgetten gefinancierd. De bezetting en
financiering van een (integrale) opgave brengt derhalve met zich mee dat een
beroep moet worden gedaan op de bereidheid van sectoren om een deel van
hun middelen in te zetten ten bate van het grotere, provinciebrede belang. Een
financiering en bezetting voor een integrale opgave rondkrijgen dan ook geen
vanzelfsprekendheid.
Doelstelling opdracht Het verkrijgen van inzicht in de inzet van mens en middelen ten behoeve van
integrale provinciale opgaven en het opstellen van mogelijke aanbevelingen
om de integraliteit (verder) te verbeteren.
Centrale
onderzoeksvragen
1. Hoe vindt de bemensing en financiering van integrale provinciale opgaven
plaats?
2. In welke mate tonen organisatie-onderdelen de bereidheid om bij te
dragen aan de bemensing en financiering van integrale opgaven?
3. Wat maakt dat organisatie-onderdelen al dan niet bereid zijn om een
dergelijke bijdrage te leveren?
4. Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan om de integrale opgaven
(nog) beter te bemensen en financieren?
Reikwijdte opdracht Het onderzoek is een provinciebreed onderzoek. In het onderzoek zullen een
aantal specifieke integrale opgaven als casus nader onderzocht worden. Het
onderzoek beperkt zich niet alleen tot het vraagstuk van financiering en
bemensing, maar strekt zich nadrukkelijk uit tot de attitude van sectoren om te
participeren in integrale opgaven. De weerslag van de integrale opgaven in de
begroting vormt onderdeel van het onderzoek.
Opdrachtgever Provinciesecretaris
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht Te bepalen in overleg met de opdrachtgever
Uiterste oplevering Niet van toepassing
Definitief onderzoeksplan 2016 11
Nummer 4
Naam opdracht Verantwoording over opgavegericht werken
Aanleiding opdracht De provinciale organisatie wil met opgavegericht werken, vanuit haar behoefte
toegevoegde waarde te leveren, beter toegerust zijn op de veranderende
samenleving. Dit betekent op het niveau van het hoofdlijnenakkoord werken
aan slim ruimtegebruik, innovatieve economie, schone energie, een gevarieerd
landschap en goede verbindingen. In opgavegericht werken wordt meer samen
met derden (relaties, partners, maar ook interne collega’s) opgepakt. Het
opgavegericht werken is per definitie directie- en afdelingdoorsnijdend, wat
een andere werkstijl met zich meebrengt en een leeropgave is voor de hele
organisatie, van medewerkers tot bestuur. De behandelend ambtenaar doet dit
door breed af te stemmen en smal te sturen. Ook voor dergelijke opgaven
geldt dat over de resultaten ervan verantwoording moet worden afgelegd.
Momenteel is de huidige P&C-cyclus ingericht ten behoeve van een klassieke
hiërarchische lijnverantwoording binnen één directie- en afdeling. Maar er
bestaan ook richtinggevende gesprekken in de driehoek tussen de bestuurlijk
opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en behandelend ambtenaar. Vóór 1
januari 2016 moeten de opgaven deel uitmaken van de jaarplannen van de
directies. De opdrachtgever wil weten in welke mate de huidige P&C-cyclus
geschikt is om deze verantwoording toereikend te doen zijn.
Doelstelling opdracht Het verkrijgen van inzicht in de wijze waarop over concrete opgaven
verantwoording wordt afgelegd. Aansluitend het geven van aanbevelingen om
de verantwoording over deze opgaven, waar nodig, te verbeteren.
Centrale
onderzoeksvragen
1. Op welke wijze wordt verantwoording afgelegd over directie- en
afdelingsdoorsnijdende opgaven binnen de provinciale organisatie?
2. In welke mate is de huidige P&C-cyclus geschikt om deze verantwoording
toereikend te doen zijn deze verantwoording toereikend?
3. Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan om de verantwoording over
opgaven (verder) te verbeteren?
Reikwijdte opdracht Het gaat hier om een provinciebreed onderzoek. Onderdeel van het onderzoek
vormt de toetsing van de huidige provinciale randvoorwaarden zoals het INK-
model en de huidige P&C-cyclus op hun bruikbaarheid. In het onderzoek zullen
een aantal specifieke opgaven als casus nader onderzocht worden. Met
verantwoording wordt niet alleen gedoeld op de uitkomst van de P&C-cyclus
(het verantwoordingsdocument) maar ook op het hieraan voorafgaande
proces. In het bijzonder zal worden gekeken naar de wijze waarop betrokke-
nen onderling afstemmen. Indicatoren die door de EAA zijn ontwikkeld voor de
monitoring en sturing van het Netwerkend Werken zullen zoveel mogelijk
worden gebruikt als referentiekader. Voorts zal de EAA gebruik maken van
eerder uitgevoerd onderzoek naar de P&C-cyclus. Ten slotte zal zij aansluiten
bij onderzoek van de NSOB naar sturing en verantwoording in netwerken.
Opdrachtgever Provinciesecretaris
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht Te bepalen in overleg met de opdrachtgever
Uiterste oplevering Niet van toepassing
Definitief onderzoeksplan 2016 12
Nummer 5
Naam opdracht Customer Relation Management Systeem
Aanleiding opdracht De buitenwereld naar binnen halen en omgevingsgericht werken hebben
geleid tot de behoefte aan het georganiseerd vastleggen van de relaties van
de provincie met derden. Daartoe is in 2014 een pilot Customer Relationship
Management (CRM) uitgevoerd. Deze pilot heeft geleid tot een Programma
van Eisen (PvE) voor de selectie van een CRM-systeem. Op basis van dit PvE
is begin 2015 gekozen voor het CRM-systeem PerfectView. PerfectView is nu
bij drie afdelingen (RWB, Bestuur en Communicatie) geïmplementeerd.
In eerste instantie beheert de PZH op kleine schaal contacten in het CRM-
systeem. Per september 2015 zijn er 2 tot 3 duizend contacten vastgelegd van
een beperkt aantal organisatieonderdelen waaronder de afdelingen Bestuur en
Ruimte, Wonen en Bodem en het bureau Economische Zaken. Stap voor stap
worden in een volgende fase diverse andere afdelingen ‘aangesloten’.
Het uitgangspunt is dat PerfectView straks dé centrale registratie is van
contacten binnen de PZH. In het systeem worden in ieder geval de NAW-
gegevens vastgelegd maar eventueel ook contactmomenten en dergelijke.
Doelstelling opdracht Het inzicht geven in de criteria die van belang zijn voor een succesvolle
implementatie van het CRM-systeem op basis van interne planvorming en
relevante best practices. Aansluitend inzicht geven in de mate waarin aan deze
succescriteria, op het moment van het onderzoek, is voldaan en waar nodig
aanbevelingen geven ter verbetering van de verdere implementatie.
Centrale adviesvragen 1. Wat zijn de succescriteria voor de implementatie van het CRM-systeem?
2. In welke mate is aan deze succescriteria voldaan op het moment van het
onderzoek?
3. Welke verbeteringen zijn mogelijk voor de verdere implementatie van het
CRM-systeem?
Reikwijdte opdracht Het CRM-systeem PerfectView is het primaire object van onderzoek. De
kwaliteit van de registraties in het systeem wordt echter voor een belangrijk
deel bepaald door (het gedrag van) de gebruikers. Daarom is de wijze waarop
gebruikers worden betrokken bij het implementatietraject onderdeel van de
opdracht.
Opdrachtgever Directeur Directie Concernzaken
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht 2e kwartaal 2016
Uiterste oplevering Niet van toepassing.
Definitief onderzoeksplan 2016 13
Nummer 6
Naam opdracht Uitrol integraal risicomanagement
Aanleiding opdracht In opdracht van de toenmalige directeur Concernzaken (DCZ) is vanaf 2014
een aantal initiatieven uitgevoerd om integraal risicomanagement (RM) te
versterken in de organisatie. Daartoe is een overlegstructuur ingesteld, werden
workshops georganiseerd en is besloten tot de aanschaf van een instrument
waarmee deze workshops op goede wijze kunnen worden gefaciliteerd.
Voor de komende jaren is het zaak om het verkregen draagvlak voor RM te
behouden en te verbreden. Daartoe zal met name worden moeten gezorgd
voor bestuurlijke en ambtelijke aanhechting, een goede communicatie over
RM, structurele inbedding van RM in de planning- en controlcyclus, het
opleiden van facilitatoren en de uitvoering van een aantal pilots.
De opdrachtgever, voorzitter van het kernteam RM, heeft behoefte aan een
evaluatie van de stand van zaken rond de verdere uitrol van RM.
Doelstelling opdracht Inzicht geven in de stand van zaken ten aanzien van de implementatie en
werking van integraal RM. Aanvullend het geven van aanbevelingen om de
uitrol van integraal RM te bevorderen en verder te borgen.
Centrale
onderzoeksvragen
1. Wat is de stand van zaken ten aanzien van de door het kernteam RM
geïnitieerde acties op het gebied van integraal RM? Welke acties zijn
genomen en in welke mate hebben ze effect gesorteerd?
2. Welke verbeteringen zijn nodig om de uitrol van integraal RM te
bevorderen en verder te borgen?
Reikwijdte opdracht De implementatie en werking van integraal RM beperkt zich tot de acties die
door het kernteam RM zijn geïnitieerd. Wel zullen acties op het gebied van
integraal RM die op andere plekken in de organisatie zijn ontstaan, worden
meegenomen bij het formuleren van eventuele verbeterpunten.
Opdrachtgever Hoofd bureau Strategische Bedrijfsvoering / Voorzitter kernteam RM
Benodigde uren 200
Aanvang opdracht 2e kwartaal 2016
Uiterste oplevering Juni 2016
Definitief onderzoeksplan 2016 14
Nummer 7
Naam opdracht DigiD-assessment 2016
Aanleiding opdracht De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) wil een
structurele en forse impuls geven aan de kwaliteitsverhoging van de ICT
beveiliging bij overheidsorganisaties die gebruik maken van DigiD. Met ingang
van 2013 moeten deze organisaties jaarlijks een audit laten verrichten naar de
ICT beveiliging van de DigiD aansluiting, onder verantwoordelijkheid van een
gekwalificeerde IT auditor.
Door het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC), onderdeel van het
ministerie van Veiligheid en Justitie, zijn ICT beveiligingsrichtlijnen voor
applicaties opgesteld. Logius, onderdeel van het ministerie van BZK, heeft
hieruit richtlijnen geselecteerd waarvan zij vindt dat deze de hoogste impact
hebben op de veiligheid van DigiD webapplicaties. Logius adviseert echter de
gehele beveiligingsrichtlijnen van NCSC te adopteren.
De PZH heeft de beschikking over één DigiD aansluiting (nr. 871766). Deze
wordt gebruikt om burgers de mogelijkheid te geven om elektronisch ingevulde
formulieren te ondertekenen.
Doelstelling opdracht Inzicht geven in de mate van beveiliging van de webomgeving van de DigiD
aansluiting van de PZH in relatie tot de door Logius geselecteerde richtlijnen
voor de ICT beveiligingsassessments DigiD.
Centrale
onderzoeksvraag
Wordt voldaan aan de beveiligingsnormen die door Logius zijn vastgelegd?
Reikwijdte opdracht Per afzonderlijke richtlijn uit de norm ICT-beveiligingsassessment DigiD van
Logius zal worden gerapporteerd of aan hieraan is voldaan en anders zal kort
en duidelijk de reden worden vermeld. Het assessment geeft inzicht in de
opzet en bestaan van maatregelen en procedures, zowel die zowel
geautomatiseerd als niet geautomatiseerd aanwezig kunnen zijn.
De NCSC beveiligingsrichtlijnen die niet door Logius zijn geselecteerd, worden
niet getoetst.
Het assessment wordt uitgevoerd door de EAA, onder verantwoordelijkheid
van een Register EDP-auditor (RE). Bij de uitvoering wordt gewerkt conform de
NOREA richtlijn 3000 (de richtlijn assurance opdrachten door IT auditors), de
‘handleiding uitvoering ICT-beveiligingsassessment van Logius’ en specifieke
guidance voor DigiD-audits van NOREA.
Opdrachtgever Hoofd afdeling Informatisering en Automatisering
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht 2e- 4
e kwartaal 2016
Uiterste oplevering 31 maart 2017, waarna de opdrachtgever ervoor zorgt dat het auditrapport
vóór de sluitingsdatum van 1 mei 2017 is ingediend bij Logius.
Definitief onderzoeksplan 2016 15
Nummer 8
Naam opdracht Quality assurance nieuw e-HRM project
Aanleiding opdracht De PZH maakt voor het voeren van de Personeels-, verlof-, verzuim en
salarisadministratie gebruik van het e-HRM systeem Workforce van ADP. Per
maart 2017 expireert het huidige contract met ADP.
De PZH wenst een nieuw e-HRM systeem dat minder arbeidsintensief is
(minder maatwerk kent) en beter aansluit op de wensen ten aanzien van
strategisch personeelsbeleid, loonkostensimulatie en P&O-processen. Voor de
selectie en implementatie van deze oplossing is een e-HRM project gestart.
Volgens de globale projectplanning wordt het nieuwe e-HRM systeem vanaf
1 januari 2017 in productie genomen.
Eind 2015 heeft de EAA een onderzoek uitgevoerd naar de personeels- en
salarisadministratie. Eén van de aanbevelingen uit dit onderzoek was om, als
extra kwaliteitswaarborg, een quality assurance (QA) toets op het e-HRM
project uit te voeren. Hiervoor zijn twee mogelijke benaderingen:
1. Een toets op het gehele selectie- en implementatieproces, waarbij het
onderwerp de procesbeheersing is. Het referentiekader bestaat uit de
belangrijkste beheersingsmaatregelen uit de gehanteerde methodiek voor
projectmanagement.
2. Een kwaliteitstoets op de producten die tijdens dit proces worden
opgeleverd, zoals het programma van eisen, het opleidingsplan, het
testplan etc. Het onderwerp is de kwaliteit van deze producten. Het
referentiekader wordt gevormd door de algemeen geldende kwaliteitseisen
die aan deze producten mogen worden gesteld.
De QA-toets kan worden uitgevoerd door een medewerker uit het projectteam
en/of door de EAA (waarbij dan wel haar onafhankelijkheid voldoende is
geborgd). In het eerste geval kan de EAA als sparringpartner fungeren en bij-
voorbeeld referentiekaders aanleveren. In het laatste geval toetst de EAA zelf.
Op 17 december 2015 heeft de EAA het bovenstaande besproken met onder
anderen de projectmanager en de opdrachtgever van het e-HRM project. Op
28 januari 2016 staat een vervolggesprek gepland, waarin wordt besloten op
welke wijze de QA-toets wordt ingevuld.
Doelstelling opdracht Het waarborgen van de procesbeheersing en/of kwaliteit van de producten van
het e-HRM project.
Centrale adviesvragen Nader te bepalen, afhankelijk van benaderingswijze en rol EAA.
Reikwijdte opdracht Nader te bepalen, afhankelijk van benaderingswijze en rol EAA.
Opdrachtgever Bij benaderingswijze (1): Hoofd Personeel & Organisatie, in zijn hoedanigheid
als opdrachtgever voor het e-HRM project.
Bij benaderingswijze (2): Projectmanager van het e-HRM project.
Benodigde uren Indicatief 300 uur (precieze aantal nader te bepalen, afhankelijk van
benaderingswijze en rol EAA).
Aanvang opdracht 1e kwartaal 2016
Uiterste oplevering 4e kwartaal 2016
Definitief onderzoeksplan 2016 16
Nummer 9
Naam opdracht Leveranciersmanagement
Aanleiding opdracht De afdeling I&A heeft diverse leveranciers van (ICT-)diensten. De kwaliteit van
de (ICT-)dienstverlening van de afdeling I&A is mede afhankelijk van de
dienstverlening van deze leveranciers. Daarom is inzicht gewenst in de mate
waarin de dienstverlening van leveranciers door de afdeling I&A wordt
beheerst. Dit is het domein van leveranciersmanagement.
Leveranciersmanagement is met name belast met het borgen van de
aansluiting tussen vraag en aanbod van ICT-diensten tussen een organisatie
en haar leveranciers. Deze aansluiting wordt geformaliseerd door het afsluiten
en onderhouden van contracten. Het proces omvat het definiëren, meten,
bewaken en doen verbeteren van de ICT-dienstverlening door de leveranciers
aan de afdeling I&A.
Doelstelling opdracht Inzicht geven in de mate waarin het leveranciersmanagement van de afdeling
I&A waarborgt dat de door haar ontvangen (ICT-)diensten voldoen aan de
vereiste beleidspunten, zoals wet- en regelgeving en interne beleidsregels, en
afgesproken prestatieniveaus.
Centrale
onderzoeksvragen
1. Welke eisen kunnen aan het leveranciersmanagement van I&A worden
gesteld om de bovengenoemde beheersingsdoelstelling te realiseren?
2. In hoeverre voldoet het leveranciersmanagement van I&A aan deze eisen?
3. Welke verbeteringen zijn mogelijk?
Reikwijdte opdracht Verschillende organisatieonderdelen binnen de PZH hebben te maken met
leveranciersmanagement. De opdracht beperkt zich tot het leveranciers-
management van de afdeling I&A. Daarnaast is de opdracht gericht op externe
leveranciers, dat wil zeggen van buiten de PZH-organisatie.
De besluitvorming over de bron van levering (‘sourcing’ of ‘make-or-buy’
besluitvorming) en over de selectie van de leverancier (inkoop) vallen buiten
het leveranciersmanagement en ook buiten deze opdracht.
Opdrachtgever Hoofd afdeling Informatisering en Automatisering
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht Te bepalen in overleg met de opdrachtgever
Uiterste oplevering Niet van toepassing.
Definitief onderzoeksplan 2016 17
Nummer 10
Naam opdracht Ambtelijk gebruik van dienstauto’s
Aanleiding opdracht Met de Belastingdienst zijn afspraken gemaakt over het horizontaal toezicht in
relatie tot de loonbelasting. Onderdeel van dit toezicht vormt het systeem van
interne beheersing rond het gebruik van dienstauto’s en de registratie ervan.
Inmiddels is dit systeem ingericht en beschikt de provincie over een gesloten
rittenadministratie, hanteert zij pasjes voor het gebruik van de dienstauto’s en
heeft zij procedures voor het gebruik van deze zaken opgesteld.
Het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken, tevens opdrachtgever, wil weten of
dit systeem van interne beheersing in de praktijk naar behoren werkt.
Doelstelling opdracht Inzicht geven in de mate waarin het systeem van interne beheersing rond het
gebruik van de dienstauto’s en de registratie ervan in de praktijk functioneert.
Centrale
onderzoeksvragen
1. In welke mate mate functioneert het systeem van interne beheersing rond
het gebruik van dienstauto’s en de registratie ervan?
2. Welke verbetermaatregelen kunnen eventueel worden aangebracht om de
inrichting van dit systeem (nog) beter te doen zijn, dan wel dit systeem
(nog) beter te laten functioneren?
Reikwijdte opdracht Het onderzoek beperkt zich tot het gebruik door ambtenaren van de
dienstauto’s. Gebruik door bestuurders valt buiten de reikwijdte van dit
onderzoek.
Het onderzoek wordt uitgevoerd binnen de kaders van de Wet Bescherming
Persoonsgegevens en is gericht op verbetering van het systeem van interne
beheersing. Het is niet gericht op het op voorhand signaleren van onbevoegd
gebruik van de dienstauto’s.
Opdrachtgever Hoofd afdeling Facilitaire Zaken
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht Nader te bepalen in overleg met de opdrachtgever
Uiterste oplevering Niet van toepassing
Definitief onderzoeksplan 2016 18
Nummer 11
Naam opdracht De rol van inkopers
Aanleiding opdracht Inkopers van het bureau Inkoop van de afdeling Facilitaire Zaken (FZ) hebben
een kaderstellende en adviserende rol in het kader van het proces Verwerven
en aannemen. Met name de eerste rol heeft naar de mening van het hoofd
van deze afdeling – tevens opdrachtgever – te weinig draagvlak in de
provinciale organisatie. Redenen daarvoor zijn gelegen in de beeldvorming
(‘inkoop houdt het proces op’) maar ook in het belang dat de betrokken
ambtenaar toekent aan zijn eigen project, ten koste van het provinciale belang
van rechtmatigheid. Nu komt het nog teveel voor dat facturen binnenkomen
zonder dat duidelijk is of ze wel legitiem zijn.
De opdrachtgever staat een rol en positie van de inkoper voor ogen waarin die
meer wordt gevraagd vanuit de organisatie om, tijdiger (eerder in het
projectproces) dan nu het geval is, mee te denken over een goede
inkoopstrategie, meer wordt geaccepteerd als gesprekspartner en minder
wordt ervaren als hindermacht.
Momenteel is men bezig de inkoopworkflow te modificeren en toegankelijker te
maken. Ook wordt de nieuwe aanbestedingswet 2016, die in april van dat jaar
van kracht wordt, in de workflow verwerkt. Ook het aanbestedingsbeleid en de
hieraan gerelateerde stukken worden geactualiseerd Vóór 1 april 2016 moeten
de aanpassingen een feit zijn.
Doelstelling opdracht Inzicht bieden in de mogelijkheden om de rol van inkopers effectiever te doen
zijn; inzicht bieden in de consequenties ervan voor de nieuwe inkoopworkflow.
Centrale adviesvragen 1. In welke mate functioneren inkopers effectief?
2. Welke aangelegenheden verhinderen dat inkopers optimaal effectief
kunnen werken?
3. Welke veranderingen in werkwijze kunnen bijdragen aan een effectievere
rolinvulling van inkopers?
4. Welke consequenties hebben deze veranderingen voor de nieuwe
inkoopworkflow?
Reikwijdte opdracht Het onderzoek omvat de invulling van de inkoopfunctie binnen de provincie.
Hierbij zal worden gekeken naar hoe gebruikers van inkoopdiensten de huidige
rolinvulling van inkopers ervaren. Daar de inkoopfunctie ook buiten FZ in de
provincie plaatsvindt (onder andere bij de afdeling I&A) wordt ook dit deel
betrokken bij het onderzoek. Een beoordeling van de huidige inkoopgrenzen
waarboven advies van een inkoper verplicht is, wordt expliciet meegenomen in
het onderzoek. In dat verband zal ook bij andere provincies worden gekeken
hoe de inkoopfunctie wordt ingevuld.
Opdrachtgever Hoofd afdeling Facilitaire Zaken
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht 1e kwartaal 2016
Uiterste oplevering Vóór 1 april 2016
Definitief onderzoeksplan 2016 19
Nummer 12
Naam opdracht
(uit 2015)
Integrale afweging kapitaal- en beheerlasten
Aanleiding opdracht Teneinde te komen tot een goed inzicht in de beschikbare financiële ruimte
voor kapitaalsinvesteringen voeren GS momenteel een inventarisatie uit naar
de toekomstige kapitaal- en beheerlasten van tot op heden gedane
investeringen. Besluitvorming wordt in het najaar van 2013 verwacht.
Voor toekomstige investeringen is het eveneens van belang om een dergelijk
inzicht te hebben. Bestuurlijke besluitvorming kent namelijk een horizon van
vier jaar, maar onderhoud- en beheerlasten strekken zich uit over een veel
langere periode, tot wel 30 of 40 jaar.
Teneinde het mogelijk te maken de hiervoor benodigde informatie te genereren
uit de begrotings-, financiële en projectsystemen, zullen deze daartoe worden
aangepast op basis van een verbeterplan.
De opdrachtgever wil weten in welke mate de onderhouds- en beheerlasten
worden meegenomen bij de voorbereiding op de besluitvorming over
infrastructurele projecten. Aansluitend wil zij weten of de informatie over
onderhouds- en beheerlasten toereikend is voor een goede besluitvorming.
Doelstelling opdracht Inzicht bieden in de voorbereiding op de besluitvorming over infrastructurele
projecten en in de kwaliteit van de informatie nodig voor deze voorbereiding.
Centrale
onderzoeksvragen
1. In welke mate wordt bij de voorbereiding op de besluitvorming over
infrastructurele projecten rekening gehouden met de onderhoud- en
beheerlasten?
2. Is de informatievoorziening over kapitaal-, onderhoud-, en beheerlasten
toereikend om tot een goede voorbereiding op de onder 1. Genoemde
besluitvorming te komen?
Reikwijdte opdracht De bestuurlijke besluitvorming valt buiten de reikwijdte van deze opdracht.
Eveneens buiten de opdracht vallen de groenprojecten.
Opdrachtgever Directeur DCZ
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht Te bepalen in overleg met de opdrachtgever
Uiterste oplevering Niet van toepassing
Definitief onderzoeksplan 2016 20
Nummer 13
Naam opdracht Validatie van de beleidstheorie
Aanleiding opdracht In de vorige collegeperiode zijn alle hiervoor in aanmerking komende
subsidieregelingen in twee tranches geëvalueerd en de uitkomsten ervan
verstrekt aan Provinciale Staten. Bij de presentatie van de tweede tranche, in
januari 2015, werd Gedeputeerde Staten aanbevolen om toekomstige
subsidieregelingen te voorzien van een zogeheten beleidstheorie. In een
beleidstheorie worden causale relaties en samenhang aangegeven tussen
beoogde effecten, beoogde prestaties, gereserveerde middelen en beoogde
activiteiten in relatie tot de onderliggende maatschappelijke vraag. Tevens
wordt onderbouwd waarom de gekozen middelen en activiteiten de voorkeur
verdienen boven andere middelen en activiteiten om de beoogde prestaties en
effecten te bewerkstelligen. Met een beleidstheorie worden bewuste keuzes
voor een bepaald beleidsinstrument (of een samenstel van beleids-
instrumenten) afgedwongen. Hierdoor is het ook mogelijk vooraf (ex ante) te
toetsen of beleid succesvol kan zijn en achteraf (ex post) te evalueren in welke
mate beleid succesvol was.
De opdrachtgever, directeur DLB, wil een validatie van de beleidstheorie.
Weten de betrokken medewerkers wat een beleidstheorie inhoudt, wordt het
concept toegepast bij de beleidsontwikkeling en zo ja, met welke kwaliteit?
Onder kwaliteit wordt in dit verband mede verstaan: zijn de eerder genoemde
causale relaties geëxpliciteerd? Is sprake van een onderbouwde keuze voor
(een samenstel van) beleidsinstrumenten?
Doelstelling opdracht Inzicht krijgen in de bekendheid met het concept beleidstheorie en de wijze
van toepassing ervan. Aansluitend het geven van aanbevelingen om
bekendheid met de beleidstheorie en/of toepassing ervan (verder) te
verbeteren.
Centrale
onderzoeksvragen
1. In welke mate zijn beleidsmedewerkers bekend met het concept
beleidstheorie?
2. In welke mate wordt de beleidstheorie toegepast in het proces
beleidsontwikkeling?
3. Indien beleidstheorieën zijn toegepast: welke kwaliteit hebben ze?
Reikwijdte opdracht Beleidstheoriëen liggen meestal vast in beleidsvisies en uitvoerings-
programma’s, maar ook in begrotingsstukken. Bestudering van deze stukken
valt dan ook binnen de reikwijdte van de opdracht. Inzake de kwaliteit van
beleidstheorieën dienen de leidraden van het proces beleidsontwikkeling als
uitgangspunt, alsmede de relevante verordening Beleidsontwikkeling.
De opdracht omvat geen effectmeting van beleid dat is gestoeld op een
beleidstheorie.
Opdrachtgever Directeur Directie Leefomgeving en Bestuur
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht Te bepalen in overleg met de opdrachtgever
Uiterste oplevering Idem
Definitief onderzoeksplan 2016 21
Nummer 14
Naam opdracht De inrichting van processen van het bureau Beleidscoördinatie en Advies
Aanleiding opdracht Binnen de afdeling Bestuur ziet het bureau Beleidscoördinatie en Advies het
als haar taak om de verantwoordelijke beleidsambtenaar te ondersteunen bij
de vormgeving, monitoring en evaluatie van het beleid. Tevens heeft zij een
verantwoordelijkheid om de integraliteit van bestuurlijke producten te bewaken.
Het bureau is daarbij verantwoordelijk voor een aantal taken en concernbrede
producten, zoals GS ondersteuning, (uitwerking en bewaking van) het college
programma, begroting, (halfweg) evaluatie en lobby van provinciaal beleid.
Kortom: een aantal collegebrede taken en producten waarbij het bureau zelf ‘in
de lead’ is en een adviserende rol bij producten van anderen. Het bureau werkt
hierbij voor wisselende bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgevers. In het
opgavegericht werken is de vraag waar en hoe zij de meeste toegevoegde
waarde aan concernbrede opgaven kunnen toevoegen. En, wat dit betekent
voor de relatie met haar omgeving (klanten en toeleveranciers).
De opdrachtgever, hoofd van het bureau Beleidscoördinatie en Advies, heeft in
dat kader behoefte aan reflectie op de rol van en de inrichting van (organisatie)
processen binnen haar bureau.
Doelstelling opdracht Er lopen op dit moment een aantal van trajecten gericht op de gewenste
omslag van het bureau vanuit het perspectief van het opgavegericht werken.
EAA kan door middel van adviezen en het aanreiken van organisatiemodellen
bijdragen aan deze veranderopgave binnen het bureau Beleidscoördinatie en
Advies.
Centrale adviesvragen 1. Welke verbeteringen zijn mogelijk bij de inrichting van werkprocessen van
het bureau?
2. Zijn er modellen bij vergelijkbare organisaties die hierbij zouden kunnen
inspireren en helpen?
Reikwijdte opdracht De advisering betreft de inrichting van processen binnen het bureau
Beleidscoördinatie en Advies en de relaties die zijn medewerkers hebben met
bestuurders, directeuren, afdelingshoofden en beleidsambtenaren en
(veranderende) rol van het bureau in het kader van het opgavegericht werken.
De Eenheid Audit en Advies (EAA) spiegelt deze aan een of meerdere
modellen van vergelijkbare organisaties en reikt vandaaruit verbeteropties aan.
Opdrachtgever Hoofd bureau Beleidscoördinatie en Advies
Benodigde uren 100
Aanvang opdracht Te bepalen in overleg met de opdrachtgever
Uiterste oplevering Niet van toepassing
Definitief onderzoeksplan 2016 22
Nummer 15
Naam opdracht Inrichting Buijtenland van Rhoon
Aanleiding opdracht Door middel van een Planologische Kernbeslissing (PKB) is 600 hectaren
(overwegend agrarisch) gebied in de gemeente Albrandswaard – beter bekend
als het Buijtenland van Rhoon – aangewezen als natuur- en recreatiegebied
ten behoeve van de inwoners van Rotterdam en omgeving. Verantwoordelijk
voor de uitvoering ervan is de provincie die op haar beurt verantwoording aan
het Rijk moet afleggen.
Teneinde dit programmadoel te realiseren wordt momenteel een gebieds-
coöperatie opgericht, bestaande uit partijen (met name boeren, de gemeente,
ondernemers, het waterschap) die op enigerlei wijze willen investeren in deze
ontwikkeling. De oprichting bevindt zich momenteel in de fase van kwartier-
making, waarbij het nog niet bekend is wanneer deze coöperatie effectief kan
opereren. De wijze waarop de coöperatie haar doelen wil bereiken kan worden
gekarakteriseerd als een organisch proces waarbij de coöperatie binnen de
kaders van het plan-Veerman en in nauwe samenwerking met alle betrokke-
nen gaat kijken welke kansen zich voordoen en wat de beste route is naar
doelbereiking. Als eerste product zal zij een toekomstperspectief opleveren,
gevolgd door een opzet voor een (meerjaren)programma. De provincie is en
blijft eindverantwoordelijk voor de uitvoering door de gebiedscoöperatie.
De opdrachtgever wil weten in welke mate de samenwerkingsvorm van
gebiedscoöperatie borgt dat de doelen van de PKB worden gerealiseerd.
Doelstelling opdracht Inzicht te geven in de wijze waarop de opdrachtverstrekking aan de
gebiedscoöperatie, alsmede de monitoring en sturing ten aanzien van deze
coöperatie, naar verwachting bij zal dragen aan de realisatie van de doelen
van de PKB. Aansluitend het geven van aanbevelingen voor eventuele verder
verbetering.
Centrale
onderzoeksvragen
1. In welke mate zijn de kaders voor en de inrichting van de
gebiedscoöperatie toereikend voor een goede doelbereiking van de PKB
met betrekking tot het gebied Buijtenland van Rhoon?
2. In welke mate is de monitoring en sturing door de provincie effectief en
passend bij haar rol?
3. In welke mate is de monitoring en sturing door het Rijk adequaat voor een
goede doelbereiking?
4. In welke mate kan de provincie haar eindverantwoordelijkheid nemen voor
deze doelbereiking, gegeven de kaders voor en de inrichting van de
gebiedscoöperatie?
5. Welke aanbevelingen zijn mogelijk om de doelbereiking (nog) beter te
borgen?
Definitief onderzoeksplan 2016 23
Nummer (vervolg) 15
Naam opdracht Inrichting Buijtenland van Rhoon
Reikwijdte opdracht Bij vraag 2 zal met name worden gekeken naar de afspraken tussen de
provincie en de gebiedscoöperatie. Met name zal het plan van aanpak,
inclusief werkwijze en planning, worden beoordeeld, alsmede
voortgangsrapportages.
Bij vraag 3 zal met name worden gekeken naar de afspraken tussen de
provincie en het Rijk, en naar het informatieverkeer over en weer. Leidend is
het toetsingskader zoals afgesproken tussen provincie en Rijk. Met het
antwoord op deze vraag wordt voorzien in de informatiebehoefte van het Rijk.
Bij de beantwoording van vraag 4 is de relatie tussen de rol van de provincie in
dit programma en haar eindverantwoordelijkheid van belang.
De opdracht omvat geen evaluatie van de kwaliteit van producten van de
gebiedscoöperatie. Ook wordt niet beoogd om de doelrealisatie te meten.
Opdrachtgever Programmamanager Programma Buijtenland van Rhoon
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht Vraag 1: 1e kwartaal 2016
Vragen 2 tot en met 5: 2e / 3
e kwartaal 2016
In verband met de huidige ontwikkelingen rond de vorming van de
gebiedscoöperatie zijn deze tijdvakken indicatief. In overleg met de
opdrachtgever zal worden bepaald wanneer kan worden begonnen met de
uitvoering van deze opdracht.
Uiterste oplevering Niet van toepassing
Definitief onderzoeksplan 2016 24
Nummer 16
Naam opdracht Monitoring biodiversiteit
Aanleiding opdracht Eén van de strategische doelen van de provincie is het behoud en waar mogelijk
versterking van de biodiversiteit. De afgelopen jaren richtte monitoring zich vooral
op de inzet van middelen (euro’s) en prestaties (hectares). Met de vaststelling van
het Natuurnetwerk Nederland (NNN) richt het beleid van de provincie zich, naast
kwantiteit, eveneens op de kwaliteit van de natuur. Naast het NNN wordt ook
flankerend beleid ingezet ter versterking van biodiversiteit.
In het door GS in 2014 vastgestelde provinciaal monitoringsprogramma
Biodiversiteit is vastgelegd wat er gemonitord gaat worden om het provinciale
beleid gericht op biodiversiteit te kunnen evalueren. Met PS is afgesproken dat zij
jaarlijks door middel van een samenvattende rapportage geïnformeerd worden
over de voortgang en de resultaten. De eerste ‘Rapportage biodiversiteit 2014’ is
inmiddels in het najaar 2015 aan PS aangeboden. In deze rapportage wordt
geëvalueerd of het beleid inzake biodiversiteit het gewenste effect heeft in termen
van zowel kwantiteit als kwaliteit.
Het hoofd van de afdeling Water en Groen wil weten op welke wijze de proces-sen
waarlangs informatie voor deze evaluatie is opgehaald, zijn georganiseerd en of
verbetering in de informatievoorziening mogelijk is.
Goede informatievoorziening is niet alleen essentieel voor de legitimatie van het
beleid inzake biodiversiteit, maar ook voor de andere twee onderdelen van het
Uitvoeringsprogramma Groen (UPG). Die zijn de toename van recreatie in het
groen, en de ontwikkeling/behoud van waardevolle, aantrekkelijke agrarische
landschappen. Mochten met betrekking tot de informatievoorziening voor de
evaluatie van biodiversiteit leerpunten worden gedestilleerd die bruikbaar zijn voor
de evaluatie van de andere onderdelen van het UPG, dan worden die benoemd.
Doelstelling opdracht Inzicht bieden in de wijze waarop de informatievoorziening ten behoeve van de
evaluatie van het beleid inzake biodiversiteit is geregeld. Aansluitend het geven
van aanbevelingen om deze informatievoorziening, waar nodig, op een kwalitatief
hoger niveau te krijgen. In het verlengde hiervan, kijken naar moge-lijke gevolgen
van de informatievoorziening voor het gehele UPG.
Centrale adviesvragen 1. Op welke wijze is het proces van informatievoorziening met betrekking tot de
evaluatie van biodiversiteit geregeld?
2. Welke maatregelen zijn nodig om de kwaliteit van het proces van
informatievoorziening te verbeteren?
3. Wat zijn de eventuele lessons learned voor de andere onderdelen van UPG?
Definitief onderzoeksplan 2016 25
Nummer (vervolg) 16
Naam opdracht Monitoring biodiversiteit
Reikwijdte opdracht De informatievoorziening betreft zowel de kwantiteit als de kwaliteit van de
effecten op het gebied van biodiversiteit. Naast de betrouwbaarheid van de
informatievoorziening zal ook worden gekeken naar de toereikendheid ervan. Kan
met behulp van de informatie een goede verantwoording worden afgelegd en een
afgewogen oordeel worden gegeven over de effecten van biodiversiteit? Deze
vraag valt dan ook binnen de reikwijdte van deze opdracht, waarbij de
informatiebehoefte zoals die bestuurlijk/politiek is bepaald, het kader voor de
beantwoording ervan vormt.
De informatievoorziening - en daarmee de opdracht - beperkt zich niet alleen tot
de afdeling Water en Groen maar strekt zich ook uit tot de afdeling Ontwikkeling
en Grondzaken (OGZ). Bij de opzet en uitvoering van deze opdracht zal hoofd
OGZ worden betrokken.
Opdrachtgever Hoofd afdeling Water en Groen
Benodigde uren 200
Aanvang opdracht 2e kwartaal 2016
Uiterste oplevering Voorafgaande aan het opstellen van de Rapportage biodiversiteit 2015
Definitief onderzoeksplan 2016 26
Nummer 17
Naam opdracht Overgang van de GZH naar Staatsbosbeheer
Aanleiding opdracht In het Hoofdlijnenakkoord 2015-2019 hebben Gedeputeerde Staten (GS) zich
uitgesproken voor een afbouw van de Goenservice Zuid-Holland (GZH).
Samen met gemeenten en terreinbeherende organisaties (TBO’s) wil de
provincie een toekomstplan opzetten, gelijktijdig met de uittreding van de
provincie uit recreatieschappen. Hiertoe hebben GS op 15 september 2015
besloten een intentieverklaring met Staatsbosbeheer aan te gaan. Momenteel
vindt een verdere verkenning van de mogelijke samenwerking plaats in
werkgroepen waaraan beide partijen deelnemen. Gestreefd wordt om begin
2016 een overeenkomst tussen de provincie en Staatsbosbeheer op te stellen,
met als doel de taken en medewerkers per 1 januari 2017 op goede wijze te
laten overgaan.
De opdrachtgever wil voorafgaande aan de formele overdracht getoetst
hebben of gedacht is aan alle aangelegenheden die voor een goede overgang
relevant zijn. Zijn er geen zaken over het hoofd gezien die de provincie na de
formele overdracht kunnen opbreken?
Doelstelling opdracht Inzicht in mogelijke omissies bij de overgang van de GZH naar
Staatsbosbeheer. Aanvullend het geven van adviezen om, indien nodig, deze
omissies tijdig te verhelpen.
Centrale
onderzoeksvragen
1. In hoeverre is gedacht aan aangelegenheden die nodig zijn voor een
goede overgang van de GZH naar Staatsbosbeheer per 1 januari 2017?
2. Welke relevante aangelegenheden zijn nog niet geregeld?
3. Wat kan gedaan worden om een goede overgang mogelijk te maken?
Reikwijdte opdracht De opdracht wordt op twee momenten uitgevoerd, binnen de kaders van
gemaakte afspraken tussen de provincie en Staatsbosbeheer. Begin 2016
wordt gekeken welke aangelegenheden eventueel nog moeten worden
meegenomen in de overeenkomst. In het derde kwartaal wordt gekeken of de
bevindingen van de eerste audit goed zijn opgepakt. Indien mogelijk, wordt bij
de uitvoering van het onderzoek samengewerkt met Staatsbosbeheer. In ieder
geval zullen gesprekken worden gevoerd met zijn medewerkers, en worden bij
deze TBO stukken opgevraagd.
Het onderzoek behelst niet alleen de overgang van de taken en medewerkers
van de GZH, maar ook de overgang van de verantwoordelijkheden en
bevoegdheden van de betrokken partijen.
De uittreding uit de schapsbesturen wordt alleen bij de opdracht betrokken
indien ze een directe relatie heeft met de transfer van taken en medewerkers.
Opdrachtgever Directeur DLB
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht 1e kwartaal 2016 (eerste deel) en 3e kwartaal 2016 (tweede deel)
Uiterste oplevering 1e kwartaal 2016 (eerste deel) en 4e kwartaal 2016 (in ieder geval vóór 1
januari 2017)
Definitief onderzoeksplan 2016 27
Nummer 18
Naam opdracht Programma energietransitie (tweede fase)
Aanleiding opdracht In het hoofdlijnenakkoord 2015-2019 heeft de provincie in het kader van een
aantrekkelijk en concurrerend Zuid-Holland de ambitie om bij te dragen aan het
besparen en verduurzamen van het energiegebruik en hiervoor partijen bij
elkaar te brengen vanuit gedeelde ambities en opgaven. De provincie zet
zichzelf in een regierol en wil met partijen – die als partners mogen worden
gezien – een nieuwe provinciale energieagenda samen stellen om bij te
dragen aan landelijke en Europese doelstellingen. In deze agenda zal het
vigerende beleid, zoals vastgelegd in de ‘Nota intensivering energiebeleid
2014’, worden geïncorporeerd. De nieuwe energieagenda zal rond de zomer
van 2016 door PS worden vastgesteld. Daarna zal de agenda verder worden
geconcretiseerd en de voorbereiding van de uitvoering ter hand worden
genomen. In deze tweede fase komt het er op aan dat de juiste inspanningen
worden verricht om de doelstellingen van de energieagenda te kunnen
verwezenlijken.
Doelstelling opdracht De programmamanager energietransitie aanvullende zekerheid geven middels
een ex-ante audit naar de opzet (de voorgenomen inspanningen) van de
tweede fase van verdere concretisering en voorbereiding van de uitvoering van
de nieuw energieagenda.
Centrale
onderzoeksvraag
In welke mate heeft de opzet van de tweede fase (na het opstellen van de
energieagenda) elementen in zich om een succes te worden?
Reikwijdte opdracht Bij een ex-ante en in dit geval tevens een ontwerpgerichte audit wordt
antwoord gegeven op onder andere de volgende vragen:
1. Zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in balans voor een
goede uitvoering van het programma?
2. Is de continuïteit van het programma verzekerd?
3. Is het te bereiken doel van het programma duidelijk voor relevante actoren,
met name de partners die een rol hebben te vervullen in de uitvoeringsfase?
4. Krijgen communicatie, processen, procedures continu aandacht en is deze
aandacht passend bij het programma?
5. Wat is het na te streven kwaliteitsniveau en op welke wijze wordt de kwaliteit
geborgd?
6. Hoe is de haalbaarheidstudie tot stand gekomen en welke elementen (incl.
risico’s) zijn hierin belicht?
7. Wat is het realiteitsgehalte van de plannen en planning?
Opdrachtgever Programmamanager energietransitie
Benodigde uren 300 uur
Aanvang opdracht Begin 3e of 4
e kwartaal 2016
Uiterste oplevering Eind 3e of 4
e kwartaal 2016
Definitief onderzoeksplan 2016 28
Nummer 19
Naam opdracht
(uit 2015)
Administratieve afwikkeling Europese subsidieaanvragen
Aanleiding opdracht De afhandeling met betrekking tot Europese subsidieaanvragen is op
verschillende plekken in de organisatie belegd. Subsidietrajecten lopen op
diverse plekken in de organisatie, en daarmee ook het beheren van de
desbetreffende dossiers. Vanwege de specifieke expertise die dit vereist,
hebben projectleiders behoefte aan een administratieve ondersteuning, die zelf
dient te worden geregeld. Deze ondersteuning is gebrekkig, wat grote
financiële risico’s met zich meebrengt. Teneinde imagoverlies bij derde-partijen
te voorkomen, wordt momenteel veel extern ingehuurd om deze aanvragen
naar behoren af te wikkelen en vast te laten stellen.
Overwogen wordt om 2 of 3 medewerkers aan te stellen voor 5 jaar (nu bij
verschillende afdelingen), die voor alle Europese subsidieaanvragen het
administratieve proces bijhouden en zorgdragen voor een goede
projectbeheersing wat betreft de afwikkeling van die aanvragen. De
opdrachtgever heeft (ongeveer 1 jaar na inwerkingtreding) behoefte aan
aanvullende zekerheid over het functioneren van deze sub-unit van
ondersteuners van Europese subsidieaanvragen. De sub-unit wordt
ondergebracht bij het bureau Subsidies, afdeling Samenleving en Economie
(Samec).
Doelstelling opdracht Inzicht te krijgen in het functioneren en de toegevoegde waarde van de subunit
van ondersteuners van Europese subsidieaanvragen.
Centrale
onderzoeksvragen
1. In welke mate draagt de sub-unit van ondersteuners van Europese
subsidieaanvragen bij aan een beheerste afwikkeling van deze
aanvragen?
2. Op welke wijze kan deze afwikkeling verder worden verbeterd?
Reikwijdte opdracht De opdracht omvat alle Europese subsidieaanvragen die via de subunit lopen.
Bij de opdracht zal tevens worden gekeken naar de interactie met bureau
Subsidies (afdeling Samec) en de beleidsafdelingen op wiens terrein de
aanvragen betrekking hebben.
De opdracht wordt pas na een jaar na inwerkingtreding van de sub-unit van
ondersteuners opgepakt, teneinde hen in staat te stellen een eigen routine te
ontwikkelen.
Opdrachtgever Directeur DLB / hoofd afdeling Samec
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht 1e of 2
e kwartaal 2016
Uiterste oplevering Niet van toepassing
Definitief onderzoeksplan 2016 29
Nummer 20
Naam opdracht Werking van gebiedsprofielen
Aanleiding opdracht Een gebiedsprofiel ruimtelijke kwaliteit (GP) beschrijft en visualiseert ruimtelijke
kenmerken die in een landelijk gebied van bovenregionaal belang zijn voor de
ruimtelijke kwaliteit bijv. verkavelings- en waterstructuur, linten,
laanbeplantingen, herkenbare dijken en openheid. De gebiedsprofielen geven
een overzicht van de kwaliteiten, waarmee bij ruimtelijke ingrepen en
gemeentelijke bestemmingsplannen rekening moet worden gehouden. Er zijn
16 door GS vastgestelde gebiedsprofielen in de provincie Zuid-Holland. Ze zijn
samen met de regio’s opgesteld. De meest recente wordt een jaar gebruikt, de
oudste is al drie jaar in gebruik.
Het gebiedsprofiel is één van de beleidsinstrumenten van de ruimtelijke
ordening. Het is mede bedoeld om aan de voorkant van het RO-traject opener,
inhoudelijker en gelijkwaardiger met de gemeente te communiceren. In de
praktijk is dat nog een gewenningsproces. Het ruimtelijke kwaliteitsbeleid is
geborgd in de Verordening Ruimte, in de Kwaliteitskaart en door middel van de
richtpunten in de Visie Ruimte en Mobiliteit. Gebiedsprofielen zijn hiervan een
uitwerking en vormen daarmee een handreiking aan gemeenten.
Gebiedsprofielen zijn van belang voor de wijze waarop binnen de afdeling
RWB de relatie met de gemeente wordt beheerd. De opdrachtgever vraagt
zich af onder welke voorwaarde de medewerkers in de frontoffice met behulp
van deze profielen de contacten kunnen beheren en wanneer een specialist
moet worden ingezet. Ook werken gebiedsprofielen door in andere
(beleids)sectoren binnen de provinciale organisatie. Voor de doorwerking
ervan is de afdeling RWB wel van die andere sectoren afhankelijk.
Doelstelling opdracht Het verkrijgen van inzicht in de werking van de gebiedsprofielen ten behoeve
van het ruimtelijke kwaliteit-beleid zowel binnen als buiten de provinciale
organisatie. Aansluitend het opstellen van aanbevelingen teneinde de werking
(verder) te verbeteren.
Centrale
onderzoeksvragen
1. Hoe worden de gebiedsprofielen ruimtelijke kwaliteit door partijen in het
landelijk gebied (met name gemeenten) ervaren en gebruikt?
2. In welke mate zijn gebiedsprofielen van belang voor de wijze waarop de
afdeling RWB haar relaties met derde-partijen (met name gemeenten)
beheert?
3. In welke mate is zicht op de doorwerking van gebiedsprofielen in andere
(beleids)sectoren?
4. Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan om de doorwerking van de
gebiedsprofielen ruimtelijke kwaliteit intern en extern (verder) te
verbeteren?
5. Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan om het relatiebeheer binnen
en door de afdeling RWB (verder) te verbeteren?
Definitief onderzoeksplan 2016 30
Nummer (vervolg) 20
Naam opdracht Werking van gebiedsprofielen
Reikwijdte opdracht Het onderzoek is gericht op het proces van de gebiedsprofielen ruimtelijke
kwaliteit. Het is geen inhoudelijke beleidseffectiviteitsevaluatie. In het
onderzoek wordt zowel naar de doorwerking van de gebiedsprofielen bij de
gemeenten in de provincie Zuid-Holland als naar die bij de sectoren binnen de
provinciale organisatie gekeken. Niet alle gebiedsprofielen behoeven
onderzocht te worden.
Opdrachtgever Hoofd afdeling Ruimte, Wonen en Bodem
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht januari 2016
Uiterste oplevering Einde 1e kwartaal 2016
Definitief onderzoeksplan 2016 31
Nummer 21
Naam opdracht Gedragsprofielen voor professioneel opdrachtgeverschap
Aanleiding opdracht In 2012 is de herziene Leidraad professioneel opdrachtgeverschap uitgebracht.
Doel ervan is om het speelveld, de spelers en de spelregels rond opdrachtgever-
schap helder te beschrijven zodat de rol en de verantwoordelijkheid van de
bestuurlijke opdrachtgever, de beleidsmatige opdrachtgever, de ambtelijk
opdrachtgever en de opdrachtnemer duidelijk zijn.
De opdrachtgever, hoofd van de Afdeling Opdrachtgeverschap, wil het
opdrachtgeverschap meer professionaliseren. Er is al sprake van een zakelijker
houding in de werkrelaties maar verbetering is zeker mogelijk. Het
opdrachtgeverschap behoort te worden gezien als een vak waarbij het voor ieder
duidelijk is waar zijn/haar verantwoordelijkheid begint en eindigt. Het is niet
alleen een kwestie van tooling. Bij goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap
hoort ook - en vooral - een bepaalde houding en gedrag, waarmee een goede
rolinvulling in de praktijk ook daadwerkelijk tot stand komt. Daartoe zullen door
middel van gesprekken (onder externe begeleiding) zogeheten gedragsprofielen
worden ontwikkeld. Met behulp van dit instrumentarium is het mogelijk is de
respectieve rollen goed in te vullen en kan gedrag(sverandering) van alle
betrokken partijen daadwerkelijk worden gemeten. De opdrachtgever heeft de
Eenheid Audit en Advies (EAA) gevraagd om bij te dragen aan de eerste
concepten van deze profielen en ervoor te zorgen dat ze daadwerkelijk kunnen
worden gebruikt voor het meten van gedragsverandering. Tevens wil hij weten of
deze profielen daadwerkelijk in de praktijk worden toegepast, niet alleen bij DRM
maar ook bij DLB.
Doelstelling opdracht Het bijdragen aan professioneel opdrachtgeverschap, door middel van een toets
op de opzet en werking van gedragsprofielen.
Centrale
ontwikkelvragen
1. Welke verbeteringen zijn mogelijk in de aangereikte concepten voor
gedragsprofielen om ze daadwerkelijk te gebruiken voor meting van
gedrag(sverandering)?
2. In welke mate gedragen de betrokken partijen zich volgens de
gedragsprofielen?
3. Wat is nodig om het gewenste gedrag van de betrokken partijen (nog) beter
te stimuleren?
Reikwijdte opdracht Vraag 1 van de opdracht betreft de opzet. Het antwoord beperkt zich niet alleen
tot het geven van een second opinion op de aangereikte concepten, maar houdt
met name in dat de EAA komt met concrete voorstellen voor aanscherping van
de gedragsprofielen. Dit deel van het onderzoek betreft een ontwikkelopdracht.
De vragen 2 en 3 betreffen de werking. Dit deel van het onderzoek wordt
uitgevoerd een half jaar na invoering van de gedragsprofielen, teneinde
medewerkers de gelegenheid te geven te werken met deze profielen.
De reikwijdte van deze opdracht strekt zich niet alleen uit tot de infrastructurele
projecten bij DRM maar ook tot de groenopgaven van de afdeling Water en
Groen bij DLB. Bij de uitvoering van de opdracht zullen de uitkomsten met
betrekking tot de groenopgaven worden afgestemd met het betrokken
afdelingshoofd.
Definitief onderzoeksplan 2016 32
Nummer (vervolg) 21
Naam opdracht Gedragsprofielen voor professioneel opdrachtgeverschap
Opdrachtgever Hoofd van de afdeling Opdrachtgeverschap
Benodigde uren 300
Aanvang opdracht 4e kwartaal 2015 (vraag 1) en 3
e kwartaal 2016 (infrastructurele projecten:
vragen 2 en 3) dan wel 4e kwartaal 2016 (groenopgaven: vragen 2 en 3)
Uiterste oplevering 1e kwartaal 2016 (vraag 1) en 4
e kwartaal 2016/1
e kwartaal 2017 (vragen 2 en 3)
Definitief onderzoeksplan 2016 33
Nummer 22
Naam opdracht Samenvoeging bureau Onderhoud en Verbetering van DBI
Aanleiding opdracht Door het opheffen van de provinciale huisvestingslocatie Dordrecht deed zich
de mogelijkheid voor om de nog zelfstandig opererende bureaus Onderhoud
en Verbetering van de afdelingen Stedelijk en Landelijk Gebied te laten
opgaan in één nieuw bureau Onderhoud en Verbetering voor de gehele
provincie. Deze samenvoeging is in december 2015 een feit geworden en per
1 januari 2016 is een interim bureauhoofd benoemd. Het nieuwe bureau
bestaat momenteel uit circa 45 medewerkers, waarvan circa 10 externen.
Het hogere doel van de samenvoeging is het creëren van een goede
aansluiting tussen de externe ontwikkelingen buiten de provincie en interne
ontwikkelingen binnen het bureau Onderhoud en Verbetering. Deze aansluiting
is niet alleen nodig voor zijn medewerkers, maar ook de rest van de
organisatie, haar stakeholders en klanten.
De vorming van het nieuwe bureau biedt kansen om het werk vanuit
verschillende gezichtspunten van medewerkers te optimaliseren. Om na te
gaan of kansen in 2016 voldoende worden opgepakt, zal gewerkt worden met
het in beeld brengen van de startsituatie per januari 2016, de tussensituatie
per juni/juli 2016 en de eindsituatie per november/december 2016. Belangrijke
thema’s waarop de kansen betrekking kunnen hebben zijn:
Externe omgeving
Organisatiestructuur (werkafspraken, werkprocessen en overlegstructuur)
Werkstijl (houding en gedrag)
Stijl van leidinggeven (welke vorm van leiding geven / krijgen past goed)
Ook zullen kansen die uit het programma ‘Provincie van Waarde’ voortvloeien
niet onbenut blijven. Dit programma stimuleert om meerwaarde aan de
samenleving te leveren door te investeren in het lerend vermogen waardoor
het handelen van de organisatie continue kan worden aangepast.
De inzet is gericht op het verkrijgen van een goed functionerend bureau
Onderhoud en Verbetering per eind 2016.
Doelstelling opdracht Het in 2016 op gezette tijdstippen in beeld brengen van de (actuele) kansen en
de mate van kansbenutting om het werk vanuit verschillende gezichtspunten
van medewerkers te optimaliseren voor het nieuwe bureau Onderhoud en
Verbetering van DBI.
Centrale
onderzoeksvragen
1. Wat zijn de mogelijkheden voor het nieuwe bureau Onderhoud en
Verbetering van DBI om het werk per januari 2016 te optimaliseren?
2. Wat is bereikt per medio 2016?
3. Wat is bereikt per ultimo 2016?
Reikwijdte opdracht De monitoring zal uitsluitend betrekking hebben op de samenvoeging van de
oude bureaus Onderhoud en Verbetering van DBI. De verhuizing en inhuizing
van medewerkers van Dordrecht naar Den Haag valt buiten de reikwijdte.
Opdrachtgever Directeur DBI
Benodigde uren 200 uur
Aanvang opdracht Begin januari 2016 + juni/juli 2016 + november/december 2016
Uiterste oplevering Eind januari 2016 + medio juli 2016 + medio december 2016
Definitief onderzoeksplan 2016 34
top related