die eakte in der öffentlichen verwaltung

2014

Die eAkte in der öffentlichen Verwaltung:

Digitalisierung in Bundesbehörden

Vortrag auf dem ECM-Forum des BITKOM

auf der DMS Expo 2014

am 8.10.2014 um 13:30

Ralf Scheuchl, Macros Reply GmbH

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Rahmenbedingungen im öffentlichen Bereich

Herausforderung Herausforderung

• Schriftform, Originalunterlagen

• Aktenführung in Papier

• Medienbrüche

• Technische Insellösungen

• geringe Interoperabilität

• wenig Kooperationen

• Schriftform, Originalunterlagen

• Aktenführung in Papier

• Medienbrüche

• Technische Insellösungen

• geringe Interoperabilität

• wenig Kooperationen

Aufgabenstellung Aufgabenstellung

• Nutzen für Bürger, Unternehmen, Verwaltung

• Verbesserung digitaler Dienste

• Ermöglichung von Interoperabilität

• Schaffung von Transparenz

• Gesellschaftliche Teilhabe

• Leistungsfähige IT-Unterstützung

• Nutzen für Bürger, Unternehmen, Verwaltung

• Verbesserung digitaler Dienste

• Ermöglichung von Interoperabilität

• Schaffung von Transparenz

• Gesellschaftliche Teilhabe

• Leistungsfähige IT-Unterstützung

Ziel Ziel

• nutzerfreundliche, effiziente, medienbruchfreie elektronische Verwaltungs-verfahren

Digitale Verwaltung (eGovernment) für mehr Bürger-freundlichkeit und Transparenz

• nutzerfreundliche, effiziente, medienbruchfreie elektronische Verwaltungs-verfahren

Digitale Verwaltung (eGovernment) für mehr Bürger-freundlichkeit und Transparenz

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Das Ergebnis:

Ab 2020 sehen sich Bundesbehörden verpflichtet,

auf eine elektronische Aktenführung umzustellen.

Grund hierfür ist das

E-Government-Gesetz von August 2013.

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Status quo: Digitalisierung bei Bund, Länder und

Kommunen

23 Projekte insgesamt 23 Projekte insgesamt

10 Projekte des Landes 10 Projekte des Landes

9 Projekte des Landes,

2 kommunale Projekte

9 Projekte des Landes,

2 kommunale Projekte

11 Projekte des Landes,

2 kommunale Projekte

11 Projekte des Landes,

2 kommunale Projekte

9 Projekte des Landes,

2 kommunale Projekte

9 Projekte des Landes,

2 kommunale Projekte

9 Projekte des Landes,

2 kommunale Projekte

9 Projekte des Landes,

2 kommunale Projekte

45 Projekte des Landes,

24 kommunale Projekte

45 Projekte des Landes,

24 kommunale Projekte 10 Projekte insgesamt 10 Projekte insgesamt

10 Projekte des Landes 10 Projekte des Landes

26 Projekte des Landes,

7 kommunale Projekte

26 Projekte des Landes,

7 kommunale Projekte

10 Projekte des Landes,

22 kommunale Projekte

10 Projekte des Landes,

22 kommunale Projekte

24 Projekte des Landes,

4 kommunale Projekte

24 Projekte des Landes,

4 kommunale Projekte

4 Projekte des Landes

1 kommunales Projekt

4 Projekte des Landes

1 kommunales Projekt

12 Projekte insgesamt 12 Projekte insgesamt

14 Projekte des Landes,

9 kommunale Projekte

14 Projekte des Landes,

9 kommunale Projekte

12 Projekte des Landes,

9 kommunale Projekte

12 Projekte des Landes,

9 kommunale Projekte

Quelle: https://www.e-government-landkarte.de/

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Projekte

des

Bundes

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Macros Reply, die eAkte und das eGovernment-Gesetz

• Was macht Macros Reply allgemein?

ECM-Produkte, die die Sach-, Dokument- und Prozessbearbeitung ganzheitlich

von Posteingang bis zum Postausgang optimieren.

• Wie hilft Macros Reply bei der Umsetzung des eGoverment-Gesetzes?

Gefordert wird die ganzheitliche Umsetzung des Gesetzes zur Förderung der

elektronischen Verwaltung vom 25.7.2013.

Macros Reply deckt mit nur einem Produkt, Macros eWorkplace, folgende

Bereiche des eGovernment-Gesetzes integriert ab:

– Elektronischer Inputkanal

– Elektronische Verwaltung digitaler Nachweise

– Elektronische Akten

– Elektronische Dokumentverwaltung

– Selfservice für Bürger

– Prozessoptimierung

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Macros eWorkplace: Ganzheitliche Prozessoptimierung

Posteingang

& Scanning

Posteingang

& Scanning

Archivierung Archivierung

Text- &

Output-

management

Text- &

Output-

management

Sachbearbeitung Sachbearbeitung

Verteilung Verteilung

OCR/ICR

erkennen,

klassifizieren,

indizieren

OCR/ICR

erkennen,

klassifizieren,

indizieren

Macros eScan

Macros

eSmartmail

Macros eIndex

Macros

eDistribute

Macros eRules

Macros eConnect

Macros eNform

Macros ePrint

Macros eClient

Macros eWorkflow

Macros eChecklist

Macros eMax

Macros eBridge

Beratung

Macros

Insurance

Consulting

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Macros eWorkplace für Behörden

00

Output

Management

(Macros ePrint)

Output

Management

(Macros ePrint)

Cockpit

(Macros eClient)

Cockpit

(Macros eClient)

ePostkorb ePostkorb Verteilung Verteilung eAkte eAkte

Kern-/Fach-

system

Kern-/Fach-

system

Viewer Viewer

Bearbeitungsstände,

Akten, Nachweise etc.

Input

Management

(Macros eInput)

Input

Management

(Macros eInput)

2014

Macros eWorkplace mit eAkten

beim

LfF - Landesamt für Finanzen Bayern

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Scannen &

Erkennen

Scannen &

Erkennen

Regelwerk

Verteilung Postkörbe

Automaten

Regelwerk

Verteilung Postkörbe

Automaten

Terminsystem

Termine, Eskalation,

Vorgaben

Terminsystem

Termine, Eskalation,

Vorgaben

eReport

Auswertungen

eReport

Auswertungen

Post-

eingang

Post-

eingang Verifikation Verifikation

Bewerten

und

verteilen

Bewerten

und

verteilen

Postkorb

Massen-

geschäft

Postkorb

Massen-

geschäft

Postkorb

Spezial-

Bearbeitung

Postkorb

Spezial-

Bearbeitung

Dunkel-

verarbeitung

Dunkel-

verarbeitung

Akte

Dokumente,

Notizen, Infos

Akte

Dokumente,

Notizen, Infos

Kernsystem(e)

z.B. für

Beauskunftung

Kernsystem(e)

z.B. für

Beauskunftung

Kern-/Regu-

lierungs-

system(e)

Kern-/Regu-

lierungs-

system(e) Output Output

Exkasso Exkasso

Prozessoptimierung dank Workflows

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Macros Postkorb: Startpunkt für die Sachbearbeitung

• Zentrale Stelle für die

verteilten und aufbereiteten

Vorgänge

(„Cockpit“)

• Mit einem Klick auf ein

Dokument öffnen sich

– Dokument-Viewer

– Akte

– Fach-/Kernsystem

• Stellvertreter-Postkörbe

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Macros eAkte: Alle Informationen auf einen Blick

• Alle Informationen über

einen Kunden / Vertrag /

Antrag etc. auf einen

Blick

• Historie

• Integriert in Backend-

und Output-Systeme

• Aufbau ähnlich einer

Papierakte

• 360°Sicht

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Auf einen Klick Akte, Dokument und Host-System

öffnen

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Sets: Alle Informationen einer Sendung gebündelt

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GeVo: Geschäftsvorfälle flexibel definieren und bündeln

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Einige Vorteile im Überblick

Vorteile für Behörden Vorteile für Behörden

• Zeitersparnisse:

• Kürzere Suchzeiten nach Akten und Informationen

• Standortunabhängigkeit und gleichzeitiger Zugriff

• Weniger persönliche Beratung notwendig

• Unterstützung in der Sachbearbeitung durch spezielle Funktionalitäten, etwa den integrierten Fax und E-Mail Client Macros eMax

• 360°-Kundensicht:

• Hohe Informationsqualität

• Schnelle Beauskunftung mit den relevanten Informationen

• Prozessoptimierung

• Optimierte Prozesse durch z.B. Workflows (Macros eWorkflow und Macros eChecklist)

• Keine Medienbrüche – Prozess vom Posteingang, über die Indizierung, Verteilung, Bearbeitung bis hin zum Postausgang integriert

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Einige Vorteile im Überblick

Vorteile für Bürger/Unternehmen Vorteile für Bürger/Unternehmen

• Zeitersparnisse:

Weniger Anwesenheitspflichten und Wartezeiten durch elektronische Formulare, E-Mail-Korrespondenzen etc.

Schnellere Bearbeitung der Anträge und Anfragen

• Informationen

Einsicht in den Bearbeitungsstatus

Hochwertige Auskünfte durch die Sachbearbeiter

Schnelle Auskünfte

• Nutzung der gewohnten Medien (E-Mail, Internet etc.)

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Wie Sie uns erreichen

Macros Reply GmbH

Arnulfstraße 27

80335 München

T: +49 (89) 41 11 42 – 400

F: +49 (89) 41 11 42 – 499

www.macrosreply.de

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