perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id prosedur .../prosedur... · adalah dengan melakukan...
Post on 06-Mar-2019
230 Views
Preview:
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KANTOR DAN
PEMELIHARAAN DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
INA AYU ANGGRAINI
D1509044
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : Ina Ayu Anggraini
NIM : D1509044
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR
PENGADAAN PERALATAN KANTOR DAN PEMELIHARAAN DI PT.
KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR “ adalah betul – betul karya
sendiri. Hal – hal yang bukan karya saya. Dalam tugas akhir tersebut diberi tanda
citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Yang Membuat Pernyataan,
Ina Ayu Anggraini
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO
Motto :
1. Jika kamu menyatakan sesuatu kebajikan, menyembunyikannya, atau
memaafkan sesuatu kesalahan (orang lain), maka sungguh, Allah Maha
Pemaaf, Mahakuasa.
2. Kemenangan yang seindah – indahnya dan sesukar – sukarnya yang boleh
direbut oleh manusia ialah menundukan diri sendiri.
3. Kesalahan adalah guru terbaik untuk melakukan hal yang lebih baik
dikemudian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Tulisan ini kupersembahkan untuk :
1. Ayah dan ibuku tersayang, yang telah memberikan dukungan dan
kepercayaan.
2. Kakak dan saudara ku yang selalu memberi semangat.
3. Sahabat- sahabat ku tercinta yang selalu bersama setiap saat baik suka
maupun duka.
4. Teman – teman Manajemen Administrasi B 2009, semoga kita semua
sukses dan dalam lindungan Allah SWT.
5. Almamater.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
Rahmat dan Karunia-Nya sehingga Laporan Tugas Akhir dengan judul Prosedur
Pengadaan Peralatan Kantor dan Pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa
Karanganyar ini dapat diselesaikan dengan baik.
Laporan Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi syarat-syarat mencapai
gelar Ahli Madya pada Program Diploma dalam bidang Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam kesempatan ini penulis sampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-
pihak yang membantu penyusunan laporan tugas akhir ini.
1. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.
2. Bapak Drs. Sudarto M. Si selaku ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi Universitas Sebelas Maret Surakarta dan juga menjadi
pembimbing yang telah memberikan ilmu dan pengarahan dalam
penulisan Tugas Akhir.
3. Bapak Widyo selaku Manajer Logistik PT. KUSUMAHADI SANTOSA
yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan Kuliah
Kerja.
4. Bapak Edi selaku Kepala bagian personalia di PT. Kusumahadi Santosa
yang telah memberikan ijin kepada kami untuk melakukan magang kerja.
5. Ibu Eni, Ibu Nina, Bapak Budi, Pak Mul, Pak Wandi, dan Bu Suci selaku
pembimbing magang Departemen Logistik yang telah memberikan
pengarahan selama magang kerja.
6. Bapak dan Ibu Dosen serta segenap karyawan fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
7. Ayah dan Ibu yang memberikan dukungan, semangat, dan doanya dalam
penyelesaian tugas akhir.
8. Vincentius Wendy yang telah memberi inspirasi dan semangat dalam
penulisan Tugas Akhir.
9. Jayanti dan Seno yang selalu memberikan semangat dalam penulisan
Tugas Akhir.
10. Rosi, Galih, Dhika, Arief, Ipram serta kawan-kawan Manajemen
Administrasi B 2009 yang telah membuat hidup lebih berwarna dengan
persahabatan kita.
Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan tugas akhir
ini. Untuk itu penulis mengahrapkan kritik dan saran yang membangun. Namun
demikian, karya sederhana ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang
membutuhkan.
Surakarta, Juni 2012
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………………………………………………………. i
PERSETUJUAN…………………………………………………………... ii
PENGESAHAN…………………………………………………………… iii
PERNYATAAN…………………………………………………………… iv
MOTTO……………………………………………………………………. v
PERSEMBAHAN…………………………………………………………. vi
KATA PENGANTAR…………………………………………………….. vii
DAFTAR ISI………………………………………………………………. ix
DAFTAR BAGAN………………………………………………………… xi
DAFTAR GAMBAR……………………………………………………… xii
ABSTRAK………………………………………………………………… xiii
BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………. 1
A. Latar Belakang Masalah……………………………………… 1
B. Rumusan Masalah…………………………………………… 4
C. Tujuan Pengamatan………………………………………….. 4
D. Manfaat Pengamatan………………………………………… 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA…………………………………………... 5
A. Pengertian Prosedur………………………………………….. 5
B. Pengertian Pengadaan……………………………………….. 6
C. Prosedur Pengadaan Barang………………………………… 7
D. Pengertian Peralatan kantor…………………………………. 8
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
E. Pengertian Pemeliharaan……………………………………. 9
a. Pemeliharaan Terencana……………………………….. 10
b. Pemeliharaan Tak terencana……………………………. 11
c. Tujuan Pemeliharaan Rutin…………………………….. 12
F. Prosedur Pemeliharaan………………………………………. 13
BAB III METODE PENGAMATAN……………………………………… 15
A. Lokasi Pengamatan…………………………………………… 15
B. Jenis Pengamatan…………………………………………….. 15
C. Penentuan Sumber Data……………………………………… 16
D. Teknik Pengumpulan Data…………………………………… 17
E. Teknik Analisis Data…………………………………………. 19
BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI…………………………… 21
A. Sejarah Singkat………………………………………………. 21
B. Maksud dan Tujuan………………………………………….. 22
C. Lokasi Perusahaan…………………………………………… 22
D. Struktur Organisasi Perusahaan……………………………… 27
E. Ketenagakerjaan……………………………………………... 33
BAB V HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN………………… 37
A. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor……………………….. 37
B. Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor……………………. 45
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN…………………………………… 45
A. Kesimpulan…………………………………………………… 53
B. Saran…………………………………………………………. 54
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR BAGAN
Bagan 4.2 Struktur Organisasi PT. KUSUMAHADI SANTOSA………. 32
Bagan 5.1 Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor……………………….. 44
Bagan 5.2 Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor……………………. 50
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Lokasi PT. KUSUMAHADI SANTOSA…………………. 25
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
ABSTRAK
INA AYU ANGGRAINI “ PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KANTOR DAN PEMELIHARAAN DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR ” Tujuan dari pengamatan yaitu mengetahui prosedur pengadaan peralatan kantor dan mengetahui prosedur pemeliharaan peralatan kantor di PT. KUSUMAHADI SANTOSA. Pengamatan ini dilakukan agar bermanfaat bagi pembaca, sebagai wacana dan masukan bagi perusahaan. Penulis membahas prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. KUSUMAHADI SANTOSA Karanganyar dengan berbagai referensi- referensi dari bebagai sumber, pendapat dan teori-teori dari para ahli, sehingga dapat diketahui tentang prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan yang diterapkan di PT. KUSUMAHADI SANTOSA Karanganyar. Dalam melakukan pengamatan ini metode pengumpulan data yang digunakan adalah dengan melakukan pengamatan pelaksanaan prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya, dengan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif yang memusatkan perhatian pada masalah-masalah atau fenomena-fenomena yang ada pada saat penelitian dilakukan atau masalah yang bersifat aktual, menentukan sumber data dari pihak yang terkait, dari dokumen perusahaan, juga melakukan aktivitas yang mendukung. Penulis melakukan wawancara dengan staf dan karyawan yang terkait, serta melakukan observasi langsung di lapangan, kemudian penulis juga melakukan analisis terhadap dokumen-dokumen yang terkait dengan prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. KUSUMAHADI SANTOSA melalui tiga tahapan yaitu pengumpulan data, penyajian data, dan menarik kesimpulan. Hasil pengamatan ini dapat disimpulkan bahwa prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. KUSUMAHADI SANTOSA mengalami kendala yaitu departemen pengguna kurang jelas dalam menulis dalam surat pengajuan pengadaan sehingga peralatan kantor yang diminta tidak sesuai jadi harus jelas dalam menulis. Gudang tidak segera menginput data barang yang datang atau belum sehingga pihak logistik mengalami kesalahan jadi gudang segera memasukkan data barang yang sudah datang. Tidak semua peralatan kantor dipelihara oleh ahlinya, sebaiknya semua peralatan dipelihara oleh ahlinya atau karyawan dibekali cara-cara pemeliharaan peralatan kantor. Waktu prosedur pemeliharaan yang cukup lama, jadi sesegera mungkin departemen pengguna melaporkan kerusakan peralatan kantor.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Persaingan dalam dunia industri saat ini menjadi semakin ketat. Hanya
perusahaan yang dapat mempertahankan konsistensinya yang dapat
bertahan di dalam persaingan industri. Perlu kerja keras agar perusahaan
tidak terpuruk ke dalam kondisi yang sulit, apalagi ditambah dengan
keadaan perekonomian yang tidak kunjung membaik. Oleh karena itu
dunia usaha sekarang ini menuntut perusahaan untuk terus berusaha
mencari cara dan upaya terbaik agar memiliki kemampuan bersaing yang
lebih tinggi daripada perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama.
Salah satu cara yang dapat ditempuh untuk dapat lebih bersaing adalah
dengan ketersediaan fasilitas-fasilitas keperluan di dalam bekerja yang
baik. Ketersediaan fasilitas kantor dapat berupa terpenuhinya alat-alat
kantor guna menunjang dalam pekerjaan. Dengan peralatan kantor yang
memadai maka pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan secara aman,
teratur dan terkendali. Apabila kegiatan di dalam kantor sudah berjalan
dengan baik, secara tidak langsung kegiatan di dalam perusahaan juga
akan lancar. Kelancaran aktivitas di dalam suatu perusahaan akan
menambah manfaat lebih. Misalnya saja apabila aktivitas lancar proses
produksi akan lancar dan perusahaan dapat menyelesaikan pesanan
konsumen tepat waktu. Oleh sebab itu perusahaan dituntut untuk dapat
selalu memenuhi permintaan konsumen baik dari segi kuantitas, kualitas
maupun ketepatan waktu penyerahan hasil produksi yang dipesan.
Sehingga apabila faktor-faktor ini dapat dipenuhi maka konsumen akan
merasa puas, dan ini berarti konsumen akan menjadi loyal terhadap
perusahaan, dan ketika rasa loyal konsumen diterima oleh perusahaan,
maka perusahaan memiliki keunggulan dibandingkan dengan perusahaan
pesaingnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Setiap perusahaan, baik itu perusahaan jasa maupun perusahaan
manufaktur selalu memerlukan peralatan kantor. Tanpa adanya peralatan
kantor pastilah para karyawan akan kebingungan. Peralatan kantor
merupakan penghubung antara pekerja dengan pekerjaannya.
Peralatan kantor adalah semua fasilitas / barang-barang yang ada di
dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam
pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang
diharapkan. Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk
menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak
mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja
untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang
ada.
Pengelolaan administrasi di dalam suatu prosedur pengadaan barang di
perusahaan sangatlah penting. Dengan adanya administrasi akan
mempermudah pelaksanaan perencanaan guna mencapai tujuan yang
diharapkan. Dengan administrasi berarti persiapan menyusun suatu
keputusan berupa langkah-langkah penyelesaian atau pelaksanaan suatu
pekerjaan yang terarah pada pencapaian tujuan tertentu. Jadi dapat
dikatakan bahwa dengan adanya pengelolaan administrasi langkah demi
langkah kegiatan yang akan dilakukan itu sudah ada aturan, jelas
kegiatannya dan ada bukti autentiknya. Dengan administrasi yang bagus
pastilah langkah atau prosedur selanjutnya akan lancar. Prosedur
pengadaan peralatan kantor di sini dimaksudkan adalah bagaimana
pengelolaan untuk penyediaan peralatan kantor bagi perusahaan. Prosedur
pengadaan peralatan kantor ini mencakup bagaimana pengelolaan
administrasi dalam menyediakan peralatan kantor seperti alat tulis,
komputer, mesin ketik, mesin fax dan lain sebagainya dalam menunjang
pekerjaan para karyawan.
Di samping prosedur pengadaan peralatan kantor, pemeliharaan
peralatan kantor juga tidak kalah penting. Peralatan kantor setiap hari
digunakan untuk menunjang aktivitas kantor, jadi haruslah ada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
pemeliharaan. Pemeliharaan dimaksudkan untuk menghindari terjadinya
kerusakan dan memperpanjang umur peralatan. Pemeliharaan peralatan
kantor membutuhkan prosedur yang jelas kaitannya dengan barang milik
perusahaan, jadi tidak bisa sembarangan.
Pemeliharaan adalah bagaimana semua peralatan kantor tersebut agar
dapat selalu digunakan untuk peralatan yang tidak habis pakai.
Pemeliharaan sangat perlu dilakukan untuk menghindari kerusakan pada
peralatan yang tentunya setiap hari digunakan. Pemeliharaan ini dilakukan
untuk menghindari terjadinya pengeluaran yang berlebihan apabila
peralatan yang digunakan sampai rusak. Misalnya saja pemeliharaan mesin
printer yang tentunya akan menjadi mahal pengeluaran keuangan
perusahaan kalau mesin printer tersebut sampai rusak. Pemeliharaan yang
baik menjamin bahwa fasilitas-fasilitas produktif akan dapat beroperasi
secara efektif. Hal ini dihasilkan dari suatu kombinasi pemeliharaan
preventif yang mengantisipasi daya pakai mesin-mesin dan perbaikan
kerusakan, bila terjadi, secepat mungkin sehingga biaya sistem mesin tidak
produktif dan tenaga kerja menganggur dapat diminimumkan.
Sebagaimana diketahui bahwa administrasi pengadaan peralatan kantor
dan prosedur pemeliharaan peralatan kantor mempunyai arti penting bagi
suatu perusahaan dengan didukung kemajuan dibidang komputer,
diharapkan informasi persediaan bahan baku yang ada dan tersedia dapat
di ketahui dengan cepat, tepat, akurat dan efisien, di mana data-data
peralatan komputer tersedia telah di masukan kedalam suatu sistem
komputer.
PT. KUSUMAHADI SANTOSA adalah perusahaan yang bergerak di
bidang manufaktur yaitu bidang tekstile. Prosedur Administrasi di
dalamnya sangatlah banyak, di sini akan menguraikan bagaimana prosedur
dalam pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka permasalahan yang muncul
adalah “Bagaimana prosedur pengadaan peralatan kantor dan
pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa?”
C. Tujuan Pengamatan
Berdasarkan rumusan masalah di atas, adapun tujuan yang didapatkan
dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur pengadaan
peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa.
D. Manfaat Pengamatan
1. Memberikan gambaran mengenai prosedur pengadaan peralatan kantor
di PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar.
2. Memberikan informasi kepada pembaca bagaimana prosedur
pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. Kusumahadi
Santosa Karanganyar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Prosedur
Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah
tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah
ditentukan. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu
(chronologis) kepada tugas-tugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas-
tugas demikian dalam kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan
terlebih dahulu. Suatu prosedur adalah serangkaian daripada tugas-tugas yang
saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu
untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. Urutan secara chronologis
(menurut waktu) dari pada tugas-tugas ini merupakan ciri dari pada setiap
prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana dan oleh
siapa masing-masing tugas harus diselesaikan. Prosedur-prosedur
menggambarkan cara / metode dengan mana pekerjaan akan diselesaikan
(Moekijat, 1978:475)
Menurut Westra (1977:263), prosedur diartikan sebagai berikut :
“Prosedur merupakan suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Misalnya prosedur membuat surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya, cara mengetiknya pada kertas surat / cara mengetiknya pada kertas surat / menaklikannya yang kesemuanya telah pasti. Rangkaian prosedur menjadi suatu sistem”
Menurut Wursanto (1987:15), prosedur diartikan sebagai berikut :
“Prosedur juga merupakan rencana, karena bersangkut paut dengan pemilihan suatu cara bertindak dan berlaku untuk kegiatan-kegiatan di waktu yang akan datang. Prosedur-prosedur bukan hanya merupakan pedoman untuk berfikir tetapi juga untuk bertindak dan melaksanakan cara yang tepat guna
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
menjalankan suatu kegiatan tertentu. Prosedur juga mempunyai urut-urutan kepentingan” Dari uraian di atas, maka pengertian dari prosedur adalah urut-urutan
kegiatan dari tugas dan kewajiban untuk melaksanakan cara yang tepat yang
sudah menjadi pola tetap suatu pekerjaan.
B. Pengertian Pengadaan
Menurut Imelda dalam blognya imeldas. blog. ittelkom. ac. Id /blog /files
/2010 /05/MPTI12.ppt pengadaan diartikan sebagai berikut :
“proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi”
(http://imeldas.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2010/05/MPTI12.ppt, 3 Mei 2012
7:39 PM).
Menurut Muhammad Icrhram Mukimin (1992:68), pengadaan diartikan
sebagai berikut :
“Segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan terhadap barang dan
jasa dalam batas peraturan perundang-undangan”.
Muhammad Ichram Mukimin (1992:72) juga mengemukakan cara dalam
pengadaan barang antara lain dengan cara :
1. Pembelian
2. Penyewaan
3. Peminjaman
4. Pemberian / hibah
5. Penukaran / barter
6. Pembuatan
7. Sewa-beli
8. Leasing
Menurut Adrian Sutedi (2009:3) menjelaskan bahwa :
“Pengadaan barang dan jasa pada hakekatnya merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkan dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar tercapai kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
Pengadaan atau procurenment adalah segala kegiatan atau usaha untuk
memenuhi kebutuhan barang atau jasa berdasarkan peraturan yang berlaku
(Sumosudirjo, 1983:167)
Pengadaan juga dapat diartikan sebagai aktivitas yang berkenaan dengan
pembelian, pembuatan sendiri, dan permintaan atas barang-barang yang
menjadi kebutuhan instansi. Cara lain lagi ialah dengan pertukaran barang
antar instansi / peminjaman (Westra, 1977:264)
Dari beberapa pengertian pengadaan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa
pengadaan adalah proses yang berkenaan dengan kegiatan pembelian barang
dari pihak luar perusahaan guna memenuhi kebutuhan perusahaan berdasarkan
peraturan yang berlaku.
C. Prosedur Pengadaan Barang
Prosedur pengadaan barang juga bisa dikatakan prosedur pembelian barang.
Jadi bisa dikatakan pengadaan barang merupakan pembelian atas barang-
barang yang dibutuhkan agar tersedia di dalam suatu perusahaan. Prosedur ini
menjelaskan tata cara pembelian barang dan jasa yang digunakan dalam
kegiatan proses produksi mulai dari permintaan hingga barang dan jasa
diterima. Prosedur pengadaan /pembelian barang adalah sebagai berikut :
1. Bagian Pembelian menerima Permintaan Pembelian Barang dan Jasa dari
User.
2. Bagian Pembelian memeriksa daftar rekanan terseleksi yang dapat
memenuhi barang sesuai dengan permintaan pada Form Permintaan
Pembelian.
3. Apabila daftar terseleksi untuk suplier barang sesuai dengan permintaan
pembelian belum ada, maka bagian pembelian melakukan seleksi
rekanan sesuai dengan Prosedur Seleksi Rekanan.
4. Apabila daftar terseleksi untuk suplier barang dan jasa sesuai dengan
permintaan pembelian sudah ada, maka proses selanjutnya ke point 5.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
5. Bagian Pembelian membuat Permintaan Penawaran Barang dan Jasa
sesuai dengan Permintaan Pembelian, kemudian mengirimkan ke Suplier
terseleksi melalui fax / email / datang langsung.
6. Bagian Pembelian mamastikan bahwa Permintaan Penawaran Barang dan
Jasa telah diterima oleh rekanan, dan mengkonfirmasi batas waktu
pemasukan penawaran.
7. Bagian Pembelian menerima penawaran dari para suplier dan melakukan
evaluasi terhadap penawaran selanjutnya dilakukan negosiasi mengenai
harga, kualitas, dan waktu pengiriman, pembayaran terhadap suplier yang
dianggap mampu.
8. Bagian Pembelian membuat Order Pembelian (PO) sesuai dengan hasil
negosiasi selanjutnya diserahkan pada Direktur untuk persetujuan.
9. Setelah mendapat persetujuan dari Direktur, Bagian Pembelian
menyerahkan PO kepada suplier.
10. Penerimaan Barang. (http :// dahlanforum. wordpress. com/ 2010 /08 /01
/ contoh - prosedur-pembelian-sesuai-iso-9001-2008/. Rabu 20 Juni 2012
pukul 9:20 PM).
D. Pengertian Peralatan Kantor
Menurut Moenir (1982:23), peralatan diartikan sebagai berikut :
“Barang atau benda yang secara langsung dipakai dalam usaha (produksi)
untuk memperoleh hasil tertentu”
Peralatan kantor terdiri dari semua jenis mesin kantor, baik yang bersifat
manual maupun automatic, meja gambar, alat ukur, alat tulis dan sebagainya.
Peralatan kantor merupakan alat-alat yang digunakan untuk menunjang
pekerjaan di dalam kantor yang banyak sekali macamnya.
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor :
1. Tujuan penggunaan peralatan
2. Menentukan peralatan yang sesuai
3. Tingkat kegunaan peralatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
4. Spesifikasi peralatan.
5. Biaya peralatan
6. Proses operasional peralatan
7. Fitur keamanan
8. Fleksibilitas peralatan
9. Kemudahan penggunaan peralatan
10. Kecepatan operasi peralatan
11. Masukan dari operator peralatan
12. Standardisasi peralatan (Moenir, 1982:23)
Menurut The Liang Gie dalam buku Saiman (2002:84) peralatan kantor
diartikan sebagai berikut :
“segenap alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengelola
bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor, organisasi atau perusahaan
yang bekerja secara mekanik, elektrik, magnetik, dan kimiawi”.
Dari pengertian peralatan kantor di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa
peralatan kantor adalah alat-alat yang digunakan secara langsung dalam usaha
menunjang pekerjaan kantor.
E. Pengertian Pemeliharaan
Menurut Rimantho dalam blog http:// rimantho. blogspot.com /2010 / 03
/ pengertian pemeliharaan.html Kamis pemeliharaan diartikan sebagai berikut :
“suatu kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan tujuan agar peralatan selalu memiliki kondisi yang sama dengan keadaan awalnya. Maintenance atau pemeliharaan juga dilakukan untuk menjaga agar peralatan tetap berada dalam kondisi yang dapat diterima oleh penggunannya” (http://rimantho.blogspot.com/2010/03/pengertianpemeliharaan.html Kamis 3 Mei 2012 pukul 8:03 PM) Adapun tujuan dari dilakukannya pemeliharaan antara lain adalah sebagai
berikut :
1. Menjamin tersedianya peralatan atau mesin dalam kondisi yang mampu
memberikan keuntungan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
2. Menjamin kesiapan peralatan cadangan dalam situasi darurat, misalnya
sistem pemadam kebakaran, pembangkit listrik, dan sebagainya.
3. Menjamin keselamatan manusia yang menggunakan peralatan
4. Memperpanjang masa pakai peralatan atau paling tidak menjaga agar
masa pakai peralatan tersebut tidak kurang dari masa pakai yang telah
dijamin oleh pembuat peralatan tersebut.
Suatu organisasi perusahaan yang baik paham bahwa mereka tidak boleh
melihat aktivitas perawatan sebagai unsur pengeluaran belaka. Melainkan
aktivitas tersebut dapat memberikan dukungan yang sangat penting terutama
dalam kaitannya dengan peningkatan produktivitas. Pemeliharaan yang efektif
akan mengarah pada hal-hal sebagai berikut :
1. Kapasitas produksi terpenuhi secara maksimal
2. Kemampuan untuk memproduksi produk dengan toleransi khusus atau
level kualitas tertentu.
3. Dapat meminimalkan biaya per unit produk.
4. Dapat mengurangi resiko kegagalan dalam memenuhi keinginan pelanggan
yang berkaitan dengan kapasitas produksi, leadtime serta kualitas produk.
5. Dapat menjaga keselamatan pegawai dan masyarakat sekitar dari bahaya
yang mungkin muncul dengan adanya proses produksi.
6. Dapat memastikan sekecil mungkin resiko yang dapat membahayakan
lingkungan di sekitar perusahaan. ( http : // rimantho. blogspot. com/ 2010/
03/ pengertianpemeliharaan.html Kamis 3 Mei 2012 pukul 8:03 PM)
Menurut arsawijayaketut dalam blog http:// arsawijayaketut.webs.com,
pemeliharaan diartikan sebagai berikut :
“Suatu bentuk tindakan yang dilakukan dengan sadar untuk menjaga agar suatu peralatan selalu dalam keadaan siap pakai atau tindakan melakukan perbaikan sampai pada kondisi peralatan tersebut dapat bekerja kembali. Secara garis besar pemeliharaan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tak terencana” (http:// arsawijayaketut.webs.com, Senin 23 April 2012, 9:29 AM)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
a. Pemeliharaan terencana (planned maintenance)
Pemeliharaan terencana adalah porses pemeliharaan yang diatur dan
diorganisasikan untuk mengantisipasi perubahan yang terjadi terhadap
peralatan di waktu yang akan datang. Dalam pemeliharaan terencana
terdapat instrumen pengendalian dan instrumen pencatatan sesuai dengan
rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Pemeliharaan terencana
merupakan bagian dari instrumen manajemen pemeliharaan yang terdiri
atas pemeliharaan preventif, pemeliharaan prediktif, dan pemeliharaan
korektif.
Pemeliharaan preventif adalah pemeliharaan yang dilakukan pada
selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan
beberapa instrumen yang dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk
mencegah dan mengurangi kemungkinan suatu komponen tidak memenuhi
kondisi normal. Pekerjaan yang dilakukan dalam pemeliharaan preventif
adalah mengecek, melihat, menyetel, mengkalibrasi, melumasi, dan
pekerjaan lain yang bukan penggantian suku cadang berat. Pemeliharaan
preventif membantu agar peralatan dapat bekerja dengan baik sesuai
dengan apa yang menjadi ketentuan pabrik pembuatnya.
Semua pekerjaan yang masuk dalam lingkup pemeliharaan preventif
dilakukan secara rutin dengan berdasarkan pada hasil kinerja alat yang
diperoleh dari pekerjaan pemeliharaan prediktif atau adanya anjuran dari
pabrik pembuat alat tersebut. Apabila pemeliharaan preventif dikelola
dengan baik maka akan dapat memberikan informasi tentang kapan mesin
atau alat akan diganti sebagian komponennya.
b. Pemeliharaan tak terencana
Pemeliharaan tak terencana adalah jenis pemeliharaan yang dilakukan
secara tiba-tiba karena suatu alat atau peralatan akan segera digunakan.
Seringkali terjadi bahwa peralatan baru digunakan sampai rusak tanpa ada
perawatan yang berarti, baru kemudian dilakukan perbaikan apabila akan
digunakan. Dalam manajemen instrumen pemeliharaan, cara tersebut
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
dikenal dengan pemeliharaan tak terencana atau darurat (emergency
maintenance).
Pada umumnya metode yang digunakan dalam penerapan pemeliharaan
adalah metode darurat dan tak terencana. Metode tersebut membiarkan
kerusakan alat yang terjadi tanpa atau dengan sengaja sehingga untuk
menggunakan kembali peralatan tersebut harus dilakukan perbaikan atau
reparasi. Pemeliharaan tak terencana jelas akan mengganggu proses
produksi dan biasanya biaya yang dikeluarkan untuk perbaikan jauh lebih
banyak instrumen dengan pemeliharaan rutin.
c. Tujuan Pemeliharaan Rutin
Dalam setiap tindakan pemeliharaan, tujuan pokoknya adalah untuk
mencegah terjadinya kerusakan peralatan dan mencegah adanya perubahan
fungsi alat serta mengoptimalkan usia pakai peralatan. Reliabilitas alat dan
kinerja yang baik hanya dapat dicapai dengan melakukan program
pemeliharaan yang terencana. Selain untuk instrumen reliabilitas dan
kinerja alat, program pemeliharaan terencana juga mempunyai beberapa
keuntungan yaitu dalam hal efisiensi keuangan, perencanaan,
standardisasi, keamanan kerja dan semangat kerja. Secara garis besar
terdapat empat tujuan pokok pemeliharaan preventif yaitu :
a) Memperpanjang usia pakai peralatan. Hal tersebut sangat penting
terutama apabila dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli satu
peralatan jauh lebih mahal apabila dibandingkan dengan memelihara
sebagian dari peralatan tersebut. Walaupun disadari bahwa kadang-
kadang untuk jenis barang tertentu membeli dapat lebih murah apabila
alat yang akan dirawat sudah sedemikian rusak.
b) Menjamin peralatan selalu siap dengan optimal untuk mendukung
kegiatan kerja, sehingga diharapkan akan diperoleh hasil yang optimal
pula.
c) Menjamin kesiapan operasional peralatan yang diperlukan terutama
dalam keadaan darurat, adanya unit cadangan, pemadam kebakaran
dan penyelamat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
d) Menjamin keselamatan orang yang menggunakan peralatan tersebut.
Dari beberapa pengertian pemeliharaan di atas dapat ditarik kesimpulan
bahwa pemeliharaan adalah kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang
agar suatu peralatan selalu dalam keadaan siap pakai dan menghindari
terjadinya kerusakan.
F. Prosedur Pemeliharaan
Akibat pemakaian mesin secara terus menerus akan mengakibatkan
turunnya performa mesin, bahkan akan menimbulkan kerusakan. Oleh karena
itu secara berkala mesin perlu dibersihkan, diminyaki pada bagian yang selalu
bergerak, disesuaikan dan mengganti bagian-bagian yang sudah aus atau rusak
dengan yang baru. Pengurusan pemeliharaan mesin dapat ditempuh dalam tiga
cara. Ketiga cara tersebut adalah :
1. Kontrak pemeliharaan
Pada umumnya perusahaan tempat di mana mesin-mesin kantor dibuat
atau distributor mesin akan lebih senang memberikan layanan produksi
mereka sendiri dalam rangka promosi dan emmberikan suatu kepuasan
kepada konsumennya. Hal ini dianggap lebih efisien karena biasanya para
produsen mengetahui benar macam apa yang mereka harus lakukan.
2. Servis perorangan
Merupakan suatu servis yang bersifat bila dibutuhkan. Hal ini dikarenakan
apabila pada mesin akntor terdapat kerusakan akan timbul secara menentu.
3. Servis kantor
servis kantor dilakukan oleh satu perusahaan sendiri dengan alasan
pertimbangan biaya, pengawasan dan kelengkapan kantor. (http :// www.
docstoc. com /docs /29360709/Memelihara-Mesin-Kantor. Kamis 21 Juni
2012 pukul 7:26 AM)
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengurusan pemeliharaan
peralatan kantor dapat dilakukan oleh perusahaan sendiri, melalui kontrak, atau
melalui servis perorangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
Menurut Dian anggraeni dalam blognya http: //dian4nggraeni. wordpress.
com /2010/09/23/administrasi-perbekalan-2/ cara–cara pemeliharaan barang
dapat disesuaikan dengan kriteria berikut :
1. Menurut Tempat Barang
a. Ada dalam gudang/persediaan
Dilakukan dengan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang
dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman
dari hal hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang
yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan
anti karat.
b. Ada dalam pemakaian
Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan
secara aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya
(menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan
secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak
digunakan lagi.
2. Menurut Jenis Barang
a. Barang bergerak (bisa dipindahkan)
Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi
dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya:
mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di
kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
b. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)
Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya : lampu
listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan
lagi.
3. Menurut Kurun Waktu
a. Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman,
membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.
b. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan,
triwulan, semester atau tahunan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
BAB III
METODE PENGAMATAN
A. Lokasi Pengamatan
Dalam Pengamatan ini penulis mengambil lokasi pengamatan di PT.
Kusumahadi Santosa, pada bagian Departemen Logistik yang berada di Jalan
Raya Jaten KM. 9,5 Jaten Karanganyar Solo. Pengamatan ini bertujuan untuk
memperoleh data atau informasi mengenai prosedur pengadaan peralatan
kantor dan pemeliharaannya yang lebih lengkap dengan maksud agar hasil
penelitian benar-benar valid.
B. Jenis Pengamatan
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah
penelitian diskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian deskriptif adalah
penelitian yang memberikan gambaran terhadap objek yang diteliti secara
sistematis. Penelitian kualitatif menyajikan data yang dikumpulkan terutama
dalam bentuk kata-kata, kalimat, atau gambar yang memiliki arti lebih
daripada sekedar angka atau frekuensi. Jadi, penelitian deskriptif kualitatif
adalah penelitian yang studi kasusnya mengarah pada pendeskripsian secara
rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya
terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya (H.B Sutopo, 2002: 111).
Dengan demikian metode ini memusatkan perhatian pada masalah-masalah
atau fenomena-fenomena yang ada pada saat penelitian dilakukan atau
masalah yang bersifat aktual, kemudian menggambarkan fakta-fakta tentang
masalah yang diselidiki diiringi dengan interpretasi rasional yang akurat.
Dimana penelitian ini menggambarkan fakta-fakta dan menjelaskan keadaan
dari objek penelitian berdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya, dan
mencoba menganalisis untuk memberi kebenarannya berdasarkan data yang
diperoleh.
Jenis pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif
dengan observasi. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
pengamatan dan pencatatan langsung di lokasi penelitian mengenai kegiatan
yang ada dan sedang berlangsung.
Jadi penulis mengamati secara mendalam kegiatan yang dilakukan
karyawan PT. Kusumahadi Santosa secara sistematik dan terperinci mengenai
prosedur pengadaan peralatan kantor dan bagaimana pemeliharaannya.
Kemudian penulis menginterpretasikan pengamatan secara akurat dan
rasional.
C. Penentuan Sumber Data
1. Informan
Sumber data yang utama digunakan adalah informan. Informan
merupakan seseorang yang memberikan kontribusi pada penyelesaian
tugas akhir ini, informan memberikan informasi yang kita butuhkan dan
tentunya yang mereka ketahui. Menurut H. B. Sutopo (2001 : 56),
penentuan informan dilakukan dengan cara memilih, yang biasa disebut
dengan teknik purpose sampling, yaitu dengan cara memperoleh
informasi dari pegawai-pegawai PT. Kusumahadi Santosa yang di rasa
berkompeten dan memahami di bagian prosedur pengadaan peralatan
kantor dan pemeliharaan.
Manajer departemen logistik, kepala seksi logistik, staff departemen
logistik, dan karyawan-karyawan PT. Kusumahadi Santosa menjadi
informan bagi penulis untuk mendapatkan informasi mengenai
pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya. Menurut penulis
mereka semua berkompeten di dalam memberikan informasi dalam
kaitannya penyelesaian tugas akhir yang dikerjakan.
2. Peristiwa atau aktivitas
Peristiwa atau aktivitas yang dilakukan oleh penulis dalam
pelaksanaan Kuliah Kerja Magang pada PT. Kusumahadi Santosa Jaten
Karanganyar adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan prosedur
pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya. Jadi kegiatan yang
dilakukan oleh karyawan di dalam departemen logistik menjadi aktivitas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
yang dapat digunakan sebagai sumber data dalam penyelesaian tugas
akhir.
Kegiatan yang dilakukan penulis seperti membuat pesanan pembelian
(Purchase Order / PO) peralatan kantor, menginput data peralatan kantor
yang dibutuhkan ke dalam komputer, membuat surat penawaran harga
peralatan kantor, mengirim dokumen melalui mesin fax, ekspedisi ke
departemen lain, menerima surat permohonan perbaikan/pemeliharaan
peralatan kantor dan lain-lain. Kegiatan-kegiatan tersebut merupakan
peristiwa atau akivitas yang dapat dijadikan sumber informasi bagi
penulis.
3. Dokumen / Arsip
Penulis mencari atau mengumpulkan sumber data dengan mengambil
data dari beberapa dokumen yang ada pada PT. Kusumahadi Santosa,
khususnya di Departemen Logistik yang terkait dengan pembuatan tugas
akhir mengenai prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya
di PT. Kusumahadi Santosa.
Dokumen yang digunakan penulis sebagai sumber data adalah
dokumen mengenai prosedur departemen logistik. Dokumen pembelian
peralatan kantor dari beberapa tahun.
D. Pengumpulan Data
Adapun metode yang digunakan penulis sebagai pedoman dalam
pengamatan ini adalah sebagai berikut :
1. Observasi
Observasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan jalan mengamati terhadap fenomena-fenomena yang terjadi di
lokasi pengamatan. Melalui teknik ini diharapkan akan mendapatkan
gambaran yang lebih lengkap dan menyeluruh mengenai obyek yang
diamati. Observasi dilakukan untuk mengamati bagaimana prosedur
pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan pada PT. Kusumahadi
Santosa.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
Di sini penulis melakukan observasi langsung terhadap kegiatan yang
mendukung prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya.
Teknik yang digunakan penulis adalah teknik observasi aktif. Dalam hal
ini penulis ikut berperan aktif dengan melakukan pekerjaan langsung
yang mendukung pelaksanaan pengadaan peralatan kantor. Selama
melaksanakan magang informasi yang diperoleh dari hasil observasi
adalah ruang atau tempat, pelaku, kegiatan, objek, perbuatan, kejadian,
waktu, dan perasaan.
2. Wawancara (Interview)
Wawancara (Interview) merupakan teknik pengumpulan data dengan
melakukan tanya jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan
sasaran atau obyek pengamatan untuk mendapatkan data-data dan
keterangan yang berkaitan dengan topik pengamatan, juga merupakan
pembuktian terhadap informasi atau keterangan yang diperoleh
sebelumnya. Pertanyaan yang diajukan kepada obyek pengamatan
dipandu dengan interview guide dan pertanyaan tersebut bisa
berkembang sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman
data yang ingin diperoleh. Teknik wawancara yang digunakan dalam
pengamatan kualitatif adalah Wawancara mendalam (in-depth interview)
adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan pengamatan dengan
cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan
informan atau orang yang diwawancarai.
Penulis telah melakukan tanya jawab langsung terhadap pihak-pihak
yang bersangkutan pada departemen logistik PT. Kusumahadi Santosa
mengenai hal yang berkaitan dengan prosedur pengadaan peralatan
kantor dan pemeliharaannya.
3. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan metode pengumpulan data yang diperoleh
dari catatan-catatan atau dokumen yang berhubungan dengan masalah
yang diamati. Penulis mengumpulkan data-data yang mendukung
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
penyelesaian tugas akhir tentang prosedur pengadaan peralatan kantor
dan pemeliharaannya.
E. Teknik Analisa Data
Menurut H.B.Sutopo (2002 : 91-93) dalam proses analisis Interaktif
terdapat tiga komponen yang harus benar-benar dipahami oleh setiap peneliti
kualitatif. Tiga komponen tersebut adalah :
1. Reduksi Data
Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang
merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi
data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan
pengamatan. Prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data.
Artinya, reduksi data sudah berlangsung sejak pengamat mengambil
keputusan (meski tidak disadari sepenuhnya) tentang kerangka kerja
konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan
pengamatan, dan juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang
akan digunakan.
Penulis dari awal sudah memilih kasus apa yang akan diangkat, jadi
pada waktu dilapangan sudah menyeleksi, memfokuskan, dan
menyederhanakan aktivitas yang berkaitan dengan kasus yang diambil di
dalam Departemen Logistik. Kegiatan yang berhubungan dengan
pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan peralatan kantor tersebut
bagaimana dicatat, kemudian di sederhanakan agar kalimat mudah
dipahami oleh penulis.
2. Sajian Data
Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis, dan
sistemastis sehingga bila dibaca, akan bisa mudah dipahami berbagai hal
yang terjadi memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada
analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut.
Di sini penulis mengamati secara terus menerus kegiatan yang
dilakukan karyawan PT. Kusumahadi Santosa selama satu bulan, jadi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
dalam menyusun tugas akhir ditulis secara sistematis bagaimana
kronologis pengadaan peralatan kantor, jelas dalam penyusunan kata-
katanya dan mudah dipahami.
3. Penarikan Simpulan dan Verifikasi
Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses
pengumpulan data berakhir. Simpulan perlu diverifikasi agar cukup
mantap dan benar-benar bisa dipertanggungjawabkan. Pada dasarnya
makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan pengamatan
menjadi lebih kokoh dan lebih bisa dipercaya.
Setelah penulis mendapatkan informasi, data, dan kemudian disusun
menjadi susunan paragraf selalu berusaha kroscek dengan pembimbing di
lapangan. Verifikasi data yang sudah dibuat mengenai prosedur
pengadaan peralatan kantor dan bagaimana pemeliharaannya selalu
dilakukan penulis pada staff departemen logistik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
BAB IV
DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
A. Sejarah Singkat
PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa merupakan anak
perusahaan dari PT. Batik Danar Hadi yang didirikan pada tanggal 14 Mei
1980 dengan akte Notaris Maria Theresia Budi Santosa,SH SK No. A.5/287/4
yang berlokasi di desa Jaten kecamatan Jaten Kabupaten Karanganyar Jawa
Tengah. Didirikan oleh Bapak R. Hadi Santosa selaku direktur utama dan
pemilik PT. Danar Hadi. Sejak berdirinya perusahaan ini sudah terbentuk dan
berbadan hukum Perseroan Terbatas (PT) dan bersifat Penanaman Modal
Dalam Negri (PMDN) yang berdasar pada UU. No.6 tahun 1968 tentang
PMDN.
PT. Kusumahadi Santosa beroperasi pada tahun 1981, diresmikan oleh
Menteri Tenaga Kerja RI yaitu Bapak Soedomo pada tanggal 21 September
1983. Selain itu juga dilengkapi dengan ijin lokasi No.530/370/1981 tanggal 14
November 1981 oleh PEMDA, IMB No.647.1/30 tanggal 23 Mei 1981 oleh
PEMDA, Usaha Industri No.64/T/INDUSTRI/1994 tanggal 25 Januari 1994
oleh BKPPNP Jawa Tengah.
Sejak berdirinya PT. Kusumahadi Santosa tahun 1981, perusahaan ini
mengalami perkembangan dan kemajuan yang sangat pesat. Adapun fasilitas
yang dimiliki sampai saat ini adalah :
1. Bangunan pabrik, perumahan karyawan dan fasilitasnya, bangunan kantor
dan peralatannya.
2. Beberapa sarana seperti tempat ibadah berupa masjid, tempat olahraga
yaitu lapangan bulutangkis dan lapangan tenis, serta sarana transportasi
berupa bus karyawan.
3. Delapan jenis mesin di departemen weaving
4. Enam belas jenis mesin di departemen finishing.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
B. Maksud dan Tujuan Perusahaan
Pada awal berdirinya perusahaan, PT. Kususmahadi Santosa mempunyai
tujuan guna mempertahankan mutu perusahaan sehingga mampu bersaing
dengan perusahaan sejenis.
Adapun maksud dan tujuan perusahaan :
1. Membantu pemerintah dalam menunjang perkembangan industri
khususnya dalam bidang sandang untuk kebutuhan masyarakat.
2. Membantu pemerintah dalam emnciptakan lapangan pekerjaan.
3. Membantu meningkatkan pendapatan pemerintah.
4. Melestarikan batik dan pengadaan bahan baku yang dibutuhkan.
5. Pengembangan usaha untuk perusahaan.
6. Menjamin dan memenuhi permintaan para pelanggan.
C. Lokasi Perusahaan
PT. Kusumahadi Santosa terletak di daerah Jaten, yaitu di bagian timur kota
Surakarta. Tepatnya di Jl. Solo Tawangmangu KM. 9,5 Jaten Karanganyar.
Luas tanah yang dimiliki perusahaan secara keseluruhan adalah 4.5 ha, yang
berada disebelah selatan Jalan Raya Solo-Tawangmangu seluas 0.5 ha
digunakan sebagai perumahan karyawan beserta fasilitasnya. Sedangkan tanah
yang digunakan, untuk pabrik, kantor, perumahan, koperasi, kantin, tempat
parkir, poliklinik, dan masjid.
Pemilihan lokasi PT. Kusumahadi Santosa sangat strategis apabila dilihat dari
faktor-faktor berikut :
a. Faktor geografis yang meliputi :
1.) Bahan Baku
Bahan baku benang diproduksi oleh PT. Kusumaputra Santosa yang
merupakan anak perusahaan PT. Kusumahadi Santosa, selain itu
bahan baku juga berasal dari perusahaan lain diluar kota. Pengiriman
bahan baku dapat dilakukan dengan mudah dan cepat karena lokasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
pabrik sangat strategis sehingga tidak ada keterlambatan dalam proses
produksi.
2.) Lingkungan masyarakat
Dengan berdirinya perusahaan secara tidak langsung dapat
memberikan dampak positif bagi lingkungan sekitar yaitu dapat
membantu memberikan kesempatan kerja bagi masyarakat sekitar,
sehingga akan meningkatkan taraf hidup masyarakat.
b. Faktor Ekonomis
1.) Faktor Pasar
Daerah pemasaran PT. Kusumahadi Santosa selain PT. Danar Hadi
juga dipasarkan keseluruh Pulau Jawa, Bali, dan bahkan sampai ke
pasar Internasional seperti Eropa. Hal ini juga didukung lokasi pabrik
yang berada di tengah-tengah Pulau Jawa sehingga dapat
memudahkan pemasaran produk kemana saja.
2.) Faktor Transportasi
Lokasi PT. Kusumahadi Santosa yang strategis dekat dengan jalan
raya sehingga memudahkan pekerja dalam mendapatkan transportasi.
Selain itu perusahaan juga menyediakan jasa antar-jemput bagi
karyawan dengan menggunakan bus. Perusahaan juga mempunyai
sarana transportasi sendiri yaitu truk untuk memasarkan produk, hal
ini dimaksudkan untuk meningkatkan layanan dan kepuasan pada
konsumen.
3.) Faktor Sumber Daya
Dalam penyediaan suumber daya yang diperlukan perusahaan yaitu
bahan baku pendukung seperti air dan tenaga listrik tidak mengalami
kesulitan. Hal ini sangat menguntungkan perusahaan.
Lokasi perusahaan merupakan salah satu faktor yang cukup penting untuk
menentukan keberhasilan suatu perusahaan dalam menjalankan aktifitasnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
PT. Kusumahadi Santosa terletak di jalan Raya Solo-Tawangmangu Km.
9,5 Jaten. Adapun batasan letak geografis wilayah PT. Kusumahadi Santosa
adalah sebagai berikut :
Utara : berbatasan dengan area persawahan
Timur : PT. SKI dengan PT. Golden
Selatan : Masjid Al-Hadi dan perumahan pegawai PT. Kusumahadi
Santosa
Barat : PT. Gunung Subur
PT. Kusumahadi Santosa didirikan dengan luas area meliputi :
Luas bangunan kantor : 776 m2
Luas bangunan bengkel : 5.580 m2
Luas departemen weaving : 9.715 m2
Luas departemen finishing : 3.455 m2
Luas departemen printing : 7.800 m2
Luas bangunan utility workshop : 1.395 m2
Luas kantin : 700 m2
Luas tanah kosong : 58.000 m2
Tanah untuk pengembangan perumahan : 10.000 m2
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Keterangan :
5
8
7
5
6
9
10
11
12
13
13
15 16
14
17 18
24
5
5
1
19 20
2
1 3 4 25
23
22
21
Sumber Data : Bagian Personalia PT. Kusumahadi Santosa
Denah PT. Kusumahadi Santosa
U
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1) Parkir 2) Pos Satpam 3) Kantor Pemasaran 4) Kantor Personalia 5) IPAL 6) Gardu PLN 7) Gudang Sparepart 8) Sedimentasi 9) Departemen Printing 10) Gudang Logistik 11) Gudang Kain Grey weaving-1 12) Gudang Baling 13) BBM 14) Kantor Utility 15) Deisel Boiler 16) Menara Air 17) Bak Tandon Air 18) Gudang Pemasaran 19) Departemen Finishing 20) Departemen Weaving-1 21) Kantor Akuntansi 22) SPN 23) Kantin 24) Departemen Weaving-2 25) Pos keamanan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
D. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan bagian yang menunjukkan adanya kejelasan
mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh
masing-masing bagian yang ada dalam organisasi. Dengan adanya struktur
organisasi diharapkan dapat menciptakan hubungan kerjasama yang baik antara
tugas satu dengan tugas yang lain, antara karyawan satu dengan karyawan yang
lain, dan dapat mengurangi dan mencegah timbulnya masalah, sehingga
kegiatan dapat berlangsung lancar sesuai yang diharapkan.
Struktur organisasi PT. Kusumahadi Santosa berbentuk Fungsional, di mana
direktur utama membawahi dan mengawasi langsung semua aktifitas
perusahaan. Adapun penjelasan tugas dan wewenang masing-masing bagian
organisasi perusahaan diuraikan sebagai berikut :
a. Pemegang Saham
Pemegang saham adalah orang-orang yang mempunyai hak dalam
kepemilikan perusahaan. Dalam kegiatan operasional, pemegang saham
memiliki hak penuh dalam pemilihan pemberhentian anggota komisaris
melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) yang diadakan minimal
sekali dalam setahun.
b. Dewan Komisaris
Dalam perusahaan besar biasanya memiliki badan tertinggi dalam
organisasinya yang anggotanya diangkat dan diberhentikan oleh Rapat
Umum Pemegang Saham (RUPS), badan ini disebut Dewan Komisaris.
Adapun tugas dan tanggung jawab dewan Komisaris adalah sebagai
berikut :
1.) Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan tujuan perusahaan seperti
yang tercantum dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
serta sesuai dengan kebijakan umum yang telah ditetapkan.
2.) Memberian penilaian dan mewakili para pemegang saham atas
pengesahan neraca dan perhitungan rugi laba tahunan serta laporan-
laporan yang disampaikan oleh direksi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3.) Mempertimbangkan dan menyetujui rancangan dan rencana kerja
untuk tahun buku baru yang diusulkan oelh direksi.
4.) Menandatangani surat-surat penting sesuai dengan wewenang yang
telah ditetapkan dalam anggaran dasar perusahaan.
c. Direktur utama
Direktur utama merupakan pejabat tertingggi yang memiliki tugas untuk
memimpin, mengawasi. Serta menilai hasil sasaran perusahaan. Tugas dan
tanggung jawab direktur utama antara lain :
1.) Merumuskan arah dan tujuan perusahaan melalui kebijakan dan
menetapkan pokok perusahaan meliputi kebijaksanaan dalam hal
perencanaan, penyusunan, pengendalian, dan pengembangan
perusahaan.
2.) Memimpin rapat direksi dan mengkoordinasikan rencana yang
diusulkan para direktur dengan memperhatikan kebijakan umum
perusahaan yang telah ditetapkan.
3.) Mempunyai wewenang untuk mengangkat dan memberhentikan para
pajabat perusahaan bersama dengan direksi lain.
4.) Mempertanggungjawabkan seluruh hasil kegiatan perusahaan yang
telah terlaksana kepada dewan komisaris.
5.) Melakukan pembinaan kegiatan dan menilai hasil dar tujuan
perusahaan yang dibantu oleh staff ahli pengawasan daninternal audit,
staff operasional, keuangan, dan pemasaran.
d. Wakil Direktur Utama
Wakil direktur utama memiliki tugas untuk membantu direktur utama
dalam melaksanakan tugas hariannya.
e. Direktur Pemasaran
Memiliki tanggung jawab langsung kepada direktur utama dan
membawahi Kepala Divisi Pemasaran 1 dan 2. Tugas dan tanggung jawab
dari direktur Pemasaran antara lain sebagai berikut :
1.) Membuat kontrak penjualan dengan pembeli dalam negri dan luar
negri.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2.) Menetapkan rencana penjualan jangka pendek dan jangka panjang.
3.) Melaporkan realisasi penjualan bulanan kepada direktur utama pada
saat rapat direksi.
4.) Mengembangkan pangsa pasar baik dari dalam maupun luar negeri.
f. Kepala Divisi Produksi
Tanggung jawab kepala Divisi Produksi antara lain adalah :
1.) Merencanakan, mengatur, dan mengawasi pengadaan bahan produksi
serta barang-barang lain untuk menjamin kelancaran proses produksi
sesuai pesanan dari bagian perusahaan.
2.) Senantiasa mengikuti perkembangan produksi dan mengusahakan agar
diadakan peningkatan baik dalam hal kualitas maupun kuantitas
produk yang dihasilkan.
Selain itu, kepala Divisi Produksi juga berkewajiban untuk mengkordinasi
dan mengawasi bawahannya, yaitu :
1.) Manajer Spinning, bertanggung jawab atas kualitas dan proses
produksi peminyalan secara keseluruhan, merencanakan besarnya
volume produksi, dan mengawasi pelasanaan produksi menurut
standar.
2.) Manajer Weaving 1dan 2, bertanggung jawab atas proses produksi
penenunan secara keseluruhan.
3.) Manajer Pretreatment (finishing), bertanggung jawab
menyempurnakan kain yang telah selesai diproduksi oleh bagian tenun
atau weaving.
4.) Manajer Persiapan printing, bertanggung jawab mempersiapkan
segala proses persiapan di departemen printing.
5.) Manajer Produksi Printing, bertanggung jawab atas berlangsungnya
proses produksi printing.
6.) Manajer Desainer, bertanggung jawab mendesain atau merancang
motif kain yang akan diproduksi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
g. Kepala Divisi Pemasaran
Bagian ini, memiliki tanggung jawab langsung kepada Direktur pemasaran
dan membawahi langsung Manajer Pemasaran. Tugas dan tanggung jawab
dari Kepala Divisi Pemasaran antara lain :
1.) Membawahi langsung manajer Pemasaran yang bertanggung jawab
mengelola dan memasarkan barang-barang hasil produksi utnuk
dipasarkan baik untuk pangsa pasar dalam negeri maupun luar negeri.
2.) Mencari customer, membuat kontrak penjualan, dan membuat rencana
penjualan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
3.) Menentukan strategi pemsaran yang menyangkut pendistribusian,
packaging, promosi, dan penentuan potongan harga.
h. Bagian Umum dan Keuangan
1.) Manajer Logistik
Manajer Logistik merupakan bagian dari Bagian Umum dan
keuangan. Memiliki tanggung jawab dalam hal pengadaan barang,
mengawasi kelancaran pengadaan barang dan memenuhi perbekalan
untuk kebutuhan perusahaan secara umum.
2.) Manajer Umum dan personalia
Bertanggung jawab langsung kepada kepala divisi Umum dan
Keuangan. Memiliki tanggung jawab sebagai berikut :
a.) Memperlancar perkembangan perusahaan dan kesejahteraan
pegawai serta menentukan urusan kepegawaian.
b.) Mencari dan menyeleksi tenaga kerja yang sesuai dengan
spesifikasi dan kebutuhan
c.) Melakukan administrasi kepegawaian
d.) Melakukan pembayaran gaji pegawai
e.) Mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk hal-hal tertentu,
misalnya PKL, penelitian, dan lainnya.
3.) Manajer Keuangan dan Akuntansi
Memiliki tanggung jawab sebagai berikut :
a.) Mengurusi bidang keuangan (sirkulasi dalam perusahaan)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
b.) Melakuakan pembayaran gaji kepada karyawan; dan
c.) Menyalin laporan keuangan bagi pihak yang bersangkutan dalam
perusahaan.
4.) Manajer EDP
Bertanggung jawab dalam memproses berbagai data yang ada dalam
perusahaan.
i. Manajer utility
Bertanggung jawab langsung kepada Direktur Produksi dan bertugas
memelihara mesin dan pengadaan diesel serta listrik yang akan digunakan
untuk kelangsungan proses produksi.
j. Kepala Seksi (kasie)
Bertanggung jawab kepada Manajer atas pekerjaan yang dilaksanakan dan
membawahi langsung karyawan.
k. Kepala Urusan (kaur)
Bertanggung jawab untuk memberikan laporan kepada kepala seksi dan
mengurusi semua masalah yang ditemui di lapangan serta turun langsung
ke lapangan.
l. Kepala regu atau group Leader
Bertanggung jawab kepada Kepala Urusan dan mengurusi masalah di
lapangan serta turun langsung di lapangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Bagan 4. 2
Ka. Div Pemasaran II H. Fairu Z
Ka. Div Pemasaran I Ir. Linda S
Ka. Div Rendal Ir. H. sofyan Edy P.
Ka. Div Produksi Ir. Budiarjo
Direktur Pemasaran Ir. Hj. Etty S
Manajer Penjualan II Ir. Didik S.M
Staff Penjualan I Staff Penjualan I Staff Penjualan I
Direktur Utama H. Dewanto Kusuma Wibowo, SE
Wakil Direktur Utama Ir. H. Sofyan
Manajer Penjualan Taufik H.
Manajer Pengiriman
Staff Penjualan II Staff Penjualan II Staff Penjualan II Staff Penjualan II
Manajer Weaving Ndondon H.
Manajer Utility Sudarmadi
Kasie Utility 1 Kasie Utility 2
Manajer PPC Edy Mardani
Kasie Rendal Staff Rendal
Kasie Produksi 1 Kasie
Maintenance 1
Kasie Produksi 2 Kasie
Maintenance 2 Kasie Adm & QC
1 & 2
Manajer Umum & Pers. Wahyu Cahyo Wibowo
Kasie personalia Kasie MTC Sipil
Manajer Akt / Keu Hj. Hening A.
Kasie Keuangan Kasie Akuntasi Kasie Akt/Pajak
Manajer Logistik Widyo M.
Kasie Gudang Kasie Pengadaan 1 Kasie Pengadaan 2
Manajer Finishing Rizal M.K
Manajer Design Brojol P.
Kasie Adm & Lab Kasie Produksi
Kasie maintenance
Kasie Design Kasie Tracer
Manajer Printing Agus Wuryanto
Kasie Produksi
Manajer Persiapan Printing
Yusuf W.
Kasie Making Up Kasie Maintenance Kasie Adm & Lab
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
E. Ketenagakerjaan
Tenaga kerja pada PT. Kusumahadi Santosa telah memenuhi ketentuan-ketentuan
ketenagakerjaan yang telah ditetapkan oleh Departemen Tenaga Kerja, antara lain mengenai jam
kerja, sistem upah, jaminan sosial, dan lain-lain. Jumlah tenaga kerja PT. Kusumahadi Santosa
berjumlah kurang lebih sekitar 1430 orang.
a. Tenaga kerja dan kompensasi
Besarnya gaji yang diterima karyawan berbeda-beda tergantung golongan dan status
karyawan yang bersangkutan. Upah akan diberikan setiap bulan sekali, yaitu pada akhir bulan.
Adapun disesuaikan dengan status atau kondisi yang menjadikan tidak masuk kerja dengan
cara sebagai berikut :
1.) Tidak masuk kerja dikarenakan sakit dengan membawa surat keterangan dokter maka
gajinya tidak akan dipotong.
2.) Tidak masuk kerja dikarenakan sakit dengan tidak emmbawa surat keterangan dokter maka
gajinya akan dipotong sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan.
3.) Tidak masuk kerja dengan ijin maupun tanpa ijin akan dipotong gajinya dengan
kebijaksanaan perusahaan.
Untuk kenaikan gaji secara berkala dilakukan berdasarkan :
1.) Prestasi kerja dengan berdasar jumlah absensi dan peringatan-peringatan kerja yang
dilakukan setiap tahun sekali.
2.) Jenjang pendidikan.
3.) Lamanya kerja / pengabdian
4.) Apabila adanya peraturan pemerintah mengenai kenaikan UMR.
b. Sistem kerja
1.) Tenaga kerja Administrasi
Tenaga kerja administrasi yaitu tenaga kerja yang menangani administrasi produksi dan
administrasi gudang. Tenaga kerja administrasi tidak turun langsung pada proses produksi.
Pembagian jam kerjanya adalah sebagai berikut :
a.) Hari Senin – kamis : jam 08.00 - 16.00 WIB
Istirahat : jam 12.00 – 13.00 WIB
b.) Hari Jumat : jam 08.00 – 16.00 WIB
Istirahat : jam 11.30 – 13.00 WIB
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
c.) Hari Sabtu : jam 08.00 – 13.00 WIB
(tanpa istirahat)
2.) Tenaga kerja produktif
Tenaga kerja produktif yaitu tenaga kerja yang langsung menangani proses produksi.
Tenaga kerja produksi dibedakan menurut jam kerjanya sebagai berikut :
a.) Normal
(1) Hari senin – kamis : jam 08.00 – 16.00 WIB
Istirahat : jam 12.00 – 13.00 WIB
(2) Hari Jumat : jam 08.00 – 16.00 WIB
Istirahat : jam 11.30 – 13.00 WIB
(3) Hari Sabtu : jam 08.00 – 13.00 WIB
(tanpa istirahat)
b.) Shift
Shift adalah jam kerja satu hari yang dibagi emnjadi beberapa waktu kerja. Berikut
pembagian shift :
(1) Shift I : jam 06.00 – 14.00 WIB
(2) Shift II : jam 14.00 – 22.00 WIB
(3) Shift III : jam 22.00 – 06.00 WIB
c. Kesejahteraan Karyawan
Kesejahteraan karyawan sangat penting dan harus diperhatikan oleh perusahaan. Karena hal ini
sangat berpengaruh terhadap proses produksi. Dengan demikian diharapkan perusahaan
memberikan berbagai fasilitas agar karyawan merasa nyaman berada dalam perusahaan
sehingga diharapkan dapat meningkatkan produktifitas kerja.
Usaha-usaha yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan sebagai
berikut :
1.) Pemberian gaji bulanan dan bonus
2.) Upah lembur
3.) Transportasi
Transportasi disediakan perusahaan untuk karyawan berupa bus antar jemput.
4.) Makan dan minum
Perusahaan menyediakan satu kali makan dan minum di kantin secara gratis pada waktu
jam istirahat.
5.) Pakaian kerja
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Diberikan kepada semua karyawan dan masing-masing mendapatkan dua stel beserta topi
dalam saatu tahun.
6.) Tempat Ibadah
Perusahaan menyediakan tempat ibadah dan memberikan kebebasan untuk melaksanakan
ibadah sesuai dengan kepercayaan masing-masing.
7.) Cuti
Setiap karyawan berhak mendapatkan cuti yang telah mempunyai masa kerja 12 bulan.
Selama cuti berlangsung karyawan berhak mendapat upah penuh.
8.) Asuransi tenaga kerja
Setiap karyawan mendapatkan asuransi perum ASTEK (Asuransi Tenaga Kerja). Hal ini
untuk mengantisipasi bila karyawan mengalami kecelakaan saat bekerja.
9.) Tunjangan kesehatan
Tunjangan ini diberikan untuk karyawan yang memerlukan, seluruh biaya pengobatan
ditanggung oleh perusahaan.
10.)Tunjangan hari Raya
Karyawan mendapat bonus penuh sebesar satu bulan gaji.
11.)Tunjangan menikah
Karyawan yang akan melangsungkan pernikahan akan mendapatkan tunjangan nikah
untuk satu kali kesempatan dan juga diberikan fasilitas cuti.
12.)Rekreasi dan sarana olah raga
13.)koperasi
14.)Gratifikasi (pembagian keuntungan perusahaan pada karyawan yang diberikan 1 kali tiap
tahun)
d. Pemutusan Hubungan Kerja
Pemutusan hubungan kerja berdasarkan aturan yang berlaku di PT. Kusumahadi Santosa
adalah sebagai berikut :
1) Pekerja telah mencapai maksimum 30 tahun, kecuali perusahaan masih membutuhkannya
dan pekerja bersedia kembali bekerja.
2) Telah habis jangka waktu yang ditetapkan, dalam perjanjian kerja.
3) Pekerja meninggal dunia.
4) Masa kerja sudah 25 tahun dan mengajukan pensiun dini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
BAB V
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
Dalam pelaksanaan pengadaan peralatan kantor PT. Kusumahadi Santosa
dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menunjang aktivitas
pekerjaan karyawan. Peralatan kantor merupakan peralatan yang sangat
penting dalam pekerjaan kantor. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak
Budi selaku karyawan departemen logistik, mengatakan bahwa :
“Peralatan kantor itu terdiri dari alat-alat tulis, meja, kursi, almari-almari
buku, mesin ketik, kalkulator, dan lain-lain”.
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa yang
termasuk dalam peralatan kantor yang ada di dalam PT. Kusumahadi Santosa
meliputi :
1. Alat Tulis Kantor
2. meja
3. kursi
4. rak-rak almari
5. mistar
6. pelubang kertas
7. mesin ketik
8. mesin hitung
9. dan lain-lain.
Pengadaan peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa menggunakan
beberapa supplier untuk memenuhi permintaan pembelian. Untuk peralatan
kantor perusahaan mengambil supplier diusahakan berada di dalam kota, dekat
dengan kawasan PT. Kusumahadi Santosa.
A. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor
Prosedur pengadaan peralatan kantor mengatur cara-cara dalam
melakukan pembelian semua peralatan kantor yang dibutuhkan karyawan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
untuk melakukan aktivitas kantor. Prosedur tersebut dimulai dari peralatan
tersebut dibeli sampai peralatan tersebut diterima oleh gudang di dalam
perusahaan. Bagian-bagian yang terlibat adalah departemen pengguna,
Departemen Logistik, dan Gudang. Departemen pengguna adalah semua
bagian di dalam perusahaan yang menggunakan peralatan kantor. Departemen
Logistik adalah departemen yang menyediakan atau mengadakan peralatan
kantor. Gudang adalah pihak yang menerima peralatan kantor dari supplier.
Berdasarkan kejadian di lapangan, selama pengamatan kejadian atau
aktivitas dalam pengadaan peralatan kantor, tahapan yang harus dilakuan
perusahaan adalah mencari harga dan supplier peralatan kantor, Departemen
Logistik mencari beberapa supplier untuk memasok peralatan kantor yang
dibutuhkan. Departemen logistik mencari supplier yang menawarkan harga
peralatan kantor yang paling murah dan menguntungkan bagi perusahaan.
Dari hasil wawancara penulis pada tanggal 20 Januari 2012 pukul 11.00
WIB, ada dua cara pembayaran yang dilakukan oleh PT. Kusumahadi Santosa
Karanganyar kepada supplier, seperti yang diungkapkan oleh Bapak Budi
selaku karyawan departemen logistik berikut ini :
“Cara pembayaran terhadap pembelian peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa kepada Supplier melalui dua cara yaitu dengan kredit dan tunai, namun kebanyakan dilakukan dengan kredit. Pembelian kredit biasa diterapkan apabila pembelian dalam jumlah besar dan supplier dapat ditangguhkan dalam pembayarannya. Pembelian tunai misalnya pembelian dalam jumlah kecil dan perusahaan tidak menerapkan sistem kredit”. Berdasarkan hasil wawancara di atas maka dapat diketahui cara
pembayaran yang dilakukan dalam pembelian kepada supplier. Pengadaan
peralatan kantor dalam pembeliannya menggunakan cara pembayaran kredit
dan tunai, pembayaran kredit dilakukan apabila pembelian dalam jumlah
besar, apabila supplier tidak menerapkan sistem tunai, dan peralatan atau
barang bisa ditangguhkan pengirimannya. Pembelian tunai dilakukan apabila
peralatan yang dibutuhkan bersifat mendadak harus segera dikirim, apabila
supplier tidak menerapkan sistem kredit dan dalam jumlah yang kecil.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
Berdasarkan hasil pengamatan mengenai aktivitas atau peristiwa yang
diamati oleh penulis, dari hasil wawancara, dan dari dokumen yang dipelajari
oleh penulis, maka dapat diambil kesimpulan prosedur yang dilakukan dalam
pengadaan peralatan kantor adalah sebagai berikut :
1. Manager / Kasie Pengadaan menerima dan mempelajari SKB dan PPB
bubuhkan paraf dan tanggal terima.
Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan logistik yaitu Bapak
Budi bahwa :
“ada permintaan barang dari departemen lain kemudian dipelajari oleh
manager”.
Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur
pengadaan diawali dari adanya surat permintaan dari departemen lain
kemudian dipelajari oleh Bapak Widyo selaku manajer logistik.
Manager atau Kasie Pengadaan mempelajari SKB (Surat Kebutuhan
Bulanan) dan PPB (Permintaan Pembelian Barang) yang diminta dari
unit kerja lain kepada departemen logistik. SKB atau Surat Kebutuhan
Bulanan merupakan surat yang diajukan oleh unit kerja lain yang bersifat
rutin, di mana di dalam surat tersebut berisi permintaan pembelian
peralatan kantor yang merupakan kebutuhan bulanan untuk persediaan
dibulan berikutnya. PPB atau Permintaan Pembelian Barang merupakan
surat yang diajukan dari unit kerja lain kepada departemen logistik
mengenai permintaan barang yang sifatnya tidak rutin.
2. Kepala Seksi Pengadaan membuat surat penawaran harga dan
mendapatkan jawaban dari supplier.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan
logistik mengatakan bahwa :
“setelah surat permintaan disetujui kemudian manager meminta kasie
membuatsurat penawaran harga”.
Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa tahap
selanjutnya setelah surat permintaan pengadaan peralatan kantor disetujui
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
oleh manager, kemudian kasie baru membuat surat penawaran ke
beberapa supplier.
Kasie membuat surat penawaran harga-harga peralatan kantor, di
dalam surat tersebut terdapat spesifikasi barang dengan belum tercantum
harga. Kemudian surat tersebut di kirim melalui mesin fax kepada
beberapa supplier. Setelah supplier menerima biasanya dalam tempo hari
langsung mengisi harga dan kemudian surat tersebut di kirim melalui
mesin fax kembali ke PT. Kusumahadi Santosa.
3. Sebelum surat penawaran harga tersebut dikirim melalui mesin fax, harus
dibubuhkan tanda tangan manager logistik. Ini bertujuan agar surat yang
dikirim dapat dipertanggung jawabkan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan
departemen logistik mengatakan bahwa :
“surat yang keluar dari departemen logistik harus ditandatangani oleh
manager”.
Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa surat
penawaran sebelum di kirim melalui mesin fax, harus dibubuhkan
tandatangan manager logistik untuk pengesahan agar surat penawaran
yang dikirimkan dapat dipertanggung jawabkan.
4. Setelah surat penawaran diterima kembali dengan adanya harga dari
masing-masing spesifikasi yang diminta, kemudian hal yang dilakukan
oleh kasie adalah membandingkan harga peralatan kantor dengan
spesifikasi yang sama dari beberapa supplier. Kriteria lain yang harus
dibandingkan antara beberapa supplier adalah :
a. Spesifikasi barang yang sesuai
b. Harga dan tempo pembayaran yang kompetitif
c. Kedatangan barang (peralatan kantor) tepat waktu.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Mulyono selaku
karyawan departemen logistik mengatakan bahwa :
“Surat penawaran harga barang harus dibandingkan dahulu, pilih yang
paling sesuai dengan kebutuhan dan daya beli perusahaan”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
Dari hasil wawancara di atas dapat diambil kesimpulan bahwa surat
balasan penawaran harga dari beberapa supplier tersebut setelah diterima
kembali harus dibandingkan dahulu antara harga peralatan kantor di
supplier satu dengan yang lain sesuai dengan kebutuhan dan daya beli
perusahaan.
5. Kasie Pengadaan membuat surat pengajuan perubahan harga apabila ada
kenaikan harga dan pengajuan barang pengganti. Berdasarkan
wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik,
mengatakan bahwa :
“kasie (Ibu Eni) memiliki fasilitas jaringan internet untuk memperbaharui
harga peralatan kantor”.
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setiap
waktu Kasie harus memperbaharui informasi mengenai harga peralatan
kantor, guna menunjang pekerjaan tersebut kasie diberi fasilitas internet
di mana tidak semua karyawan diberi fasilitas tersebut.
Harga peralatan kantor bisa berubah sewaktu-waktu tergantung
kondisi pasar, jadi Kasie harus selalu memperbaharui harga peralatan
kantor.
6. Surat pengajuan perubahan harga tersebut harus ditanda tangani oleh
manager logistik. Sebagai pertanggung jawaban departemen logistik
terhadap informasi yang diberikan.
7. Kepala Divisi Produksi
Kepala Divisi Produksi bertugas memberikan disposisi dan
persetujuan mengenai perubahan harga yang terjadi. Apabila disposisi
tidak menyetujui terhadap kenaikan harga yang terjadi berarti manager
logistik atau Kasie Logistik harus mencari supplier barang yang baru
atau mengganti supplier atau menunda pembelian barang.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budiselaku karyawan
departemen logistik, mengatakan bahwa :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
“kegiatan departemen logistik selalu melalui persetujuan Kadiv Produksi
karena terdapat orang kepercayaan direktur utama disitu, yang bertugas
mengawasi kegiatan departemen logistik”.
Dari hasil wawncara di atas dapat disimpulkan bahwa kepala divisi
produksi memang dilibatkan dalam segala aktivitas yang berada di dalam
departemen logistik, karena kepala divisi logistik merupakan orang yang
ditunjuk direktur utama untuk mengawasi kegiatan di dalam departemen
logistik.
8. Fungsional II Pengadaan membuat pesanan pembelian pada program
yang tersedia untuk barang yang tidak ada kenaikan harga. Jadi
Fungsional II Pengadaan membuat PPB atas barang yang akan dipesan.
a. Catatat di buku nomor pesanan pembelian. Jadi nomor yang tertera
di dalam surat PPB tersebut dicatat di buku untuk mencocokkan
ketika barang sudah sampai.
Berdasarkan wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan
bahwa :
“langkah selanjutnya fungsional II membaut purchase order”.
Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setelah barang
yang akan dibeli atau diadakan disetujui, kemudian fungsional II
membuat surat pesanan pembelian melalui komputer dengan software
yang telah disediakan.
9. Kepala Seksi Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan
harga pada Pesanan Pembelian, cocokkan dengan SKB atau PPB bila
sesuai bubuhkan paraf. Bila tidak sesuai kembalikan ke fungsional II
pengadaan. Setelah barang datang, Kasie memeriksa spesifikasi barang,
dari kualitas dan harga dicocokkan dengan SKB (Surat Kebutuhan
Bulanan) atau PPB (Permintaan Pembelian Barang) apakah sudah cocok
dengan isinya. Kemudian kalau sudah sesuai baru dibubuhkan tanda
tangan, namun kalau belum sesuai dikembalikan pada fungsional II
pengadaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
10. Manager Logistik memeriksa pesanan pembelian kembali, kalau sudah
sesuai kemudian membubuhkan tanda tangan.
11. Kepala Divisi Produksi membubuhkan tanda tangan untuk persetujuan
atas kedatangan barang.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau
menjelaskan bahwa kegiatan yang ada di dalam departemen logistik
hasur melalui persetujuan kadiv produksi.
12. Fungsional II Pengadaan mendistribusikan surat pesanan pembelian yang
sudah disetujuai oleh kepala divisi produksi dimana surat tersebut terdiri
dari empat rangkap,yaitu :
a. Lembar 1 untuk supplier (dikirim kepada supplier melalui mesin
fax)
b. Lembar 2 untuk administrasi Logistik.
c. Lembar 3 untuk Gudang Logistik
d. Lembar 4 untuk arsip pengadaan.
13. Fungsional II Pengadaan mencocokkan surat jalan dengan spesifikasi
yang tertera di PP pada saat supplier mengirim barang, kemudian
meneruskan ke Gudang Logistik untuk pengecekan terhadap fisik barang.
Dari beberapa metode yang digunakan mengenai penentuan sumber data,
penulis mendapatkan bagan alur prosedur pengadaan peralatan kantor dari
dokumen yang dimiliki departemen logistik. Bagan tersebut akan di
gambarkan seperti di bawah ini :
Bagan 5. 1
Bagan alur proses pengadaan PT. Kusumahadi Santosa Sumber Data : Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
Bagan alur proses terjadinya pengadaan :
Unit lain Departemen logistik Direksi
awal
Terima dan pelajari SKB/PPB SKB/PPB
Buat penawaran harga ke supplier
Buat penawaran harga ke supplier dan dapatkan jawaban
Persetujuan manajer
Bandingkan harga
Buat surat pengajuan perubahan harga
Persetujuan manager
Persetujuan Kadiv Produksi tidak
Pengarahan direksi
Buat PP
Periksa PP dan paraf
Persetujuan manager
Persetujuan kadiv produksi
Distribusi PP
Penerimaan barang
selesai
ya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
Bagan di atas merupakan alur pengadaan peralatan kantor. Setelah
prosedur tersebut dilakukan, barang siap di ambil dari gudang. Gudang
merupakan tempat penyimpanan barang atau peralatan kantor yang diterima
dari supplier.
Dari metode yang digunakan mengenai metode pengumpulan data yaitu
observasi hasil yang diperoleh, penulis mendapatkan kesimpulan bahwa
dalam pengadaan peralatan kantor tidak luput dari adanya kendala. Kendala
yang terjadi bisa terjadi karena pihak dari luar perusahaan yaitu supplier atau
pihak dari dalam yaitu karyawan. Kendala itu seperti peralatan kantor yang
diinginkan oleh departemen pengguna tidak sesuai dikarenakan pihak logistik
yang salah dalam menafsirkan tulisan di mana tulisan tersebut berupa tulisan
tangan dari karyawan departemen pengguna yang kurang jelas atau sulit
dibaca oleh departemen logistik. Kendala lain yaitu terjadi miss
communication antara pihak gudang dengan departemen logistik. Pihak
gudang belum menginput atau tidak segera menginput peralatan kantor yang
datang sehingga departemen logistik belum menerima laporan.
B. Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor
Pemeliharaan merupakan kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang
agar suatu peralatan selalu dalam keadaan siap pakai dan menghindari
terjadinya kerusakan. Dengan menghindari terjadinya kerusakan itu berarti
menekan biaya bagi perusahaan. Pemeliharaan yang baik menjamin bahwa
fasilitas-fasilitas produktif akan dapat beroperasi secara efektif. Hal ini
dihasilkan dari pemeliharaan yang mengantisipasi daya pakai peralatan dan
perbaikan kerusakan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan
departemen logistik bahwa :
“Pemeliharaan adalah perawatan terhadap peralatan kantor supaya peralatan tersebut awet, agar dapat digunakan secara terus menerus dan menghindari terjadinya kerusakan. Menghindari penggantian peralatan apabila masih dapat digunakan dengan cara pemeliharaan teratur”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan pemeliharaan
adalah perawatan terhadap peralatan kantor supaya peralatan tersebut menjadi
awet dan dapat digunakan secara terus menerus.
Untuk melakukan pemeliharaan di lingkungan perusahaan tidak hanya asal,
namun ada beberapa prosedur yang harus dilakukan. Berdasarkan hasil
pengamatan mengenai aktivitas atau peristiwa yang diamati oleh penulis dan
dari dokumen yang dipelajari oleh penulis, maka dapat diambil kesimpulan
prosedur yang dilakukan dalam pemeliharaan peralatan kantor adalah sebagai
berikut :
1. Departemen Pengguna bila membutuhkan jasa, menindak lanjuti dengan
prosedur permintaan, penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan
bahwa :
“Departemen pengguna membuat surat pengantar pengajuan
pemeliharaan ke depertemen logistik”.
Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa apabila
membutuhkan penggunaan jasa, departemen pengguna membuat surat
pengantar pengajuan pemeliharaan ke departemen logistik.
2. Manager (Bapak Widyo)/ Kepala Seksi Pengadaan (ibu Eni) menerima
dan mempelajari Surat Kebutuhan Bulanan (SKB) dan atau Permintaan
Pembelian Barang (PPB) beserta barang yang akan diperbaiki.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan
bahwa :
“Setelah surat permintaan sampai di departemen logistik, kemudian surat
tersebut di cek oleh kasie”.
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat di ambil kesimpulan
bahwa surat permintaan dari departemen pengguna setelah sampai di
departemen logistik, kemudian surat tersebut dicek oleh kasie logistik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
3. Kepala Seksi Pengadaan / Fungsional II Pengadaan membuat surat
penawaran harga ke supplier atau menghubungi supplier untuk
mendapatkan harga.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi Beliau mengatakan
bahwa :
“Kasie membuat surat penawaran ke beberapa supplier untuk
mendapatkan harga yang sesuai”.
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa Kasie
harus membuat surat penawaran harga ke beberapa supplier yang sesuai
dengan kebutuhan atau daya beli perusahaan.
4. Manager logistik yaitu Bapak Widyo mengadakan negosiasi dan
menentukan harga setelah menerima penawaran harga.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan
bahwa :
“Setelah mendapat surat balasan penawaran harga, manager bernegosiasi
dengan supplier”.
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setelah
surat penawaran harga diterima, manager tidak langsung menyetujui
terhadap harga yang ditawarkan, manager kemudian mengadakan
negosiasi melalui telephone untuk negosiasi atau tawar menawar harga
yang sudah diberikan.
5. Kepala Seksi Pengadaan / Fungsional II mengirim barang yang akan
diperbaiki ke supplier.
a. Membuat surat pengantar, sebagai perintah kerja.
b. Membuat surat ijin keluar barang, sebagai bukti bahwa barang keluar
dari perusahaan.
c. Kasie kemudian mencatat dibuku, nomor surat pengantar
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan
bahwa :
“setelah ada kesepakatan harga kasie mengirim barang ke supplier
dengan surat pengantar barang keluar”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setelah
negosiasi selesai kasie mengirim barang ke supplier, di mana sebelumnya
fungsional II sudah membuat surat pengantar, surat ijin keluar barang dan
mencatat nomor surat di dalam buku arsip.
6. Manager membubuhkan tandatangan pada surat pengantar dan surat ijin
keluar barang.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan
bahwa :
“Surat yang keluar dari departemen logistik selalu ditandatangani oleh
manager untuk pengesahan”.
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa selalu
ada pengesahan di dalam surat yang dibuat oleh departemen logistik
yaitu tandatangan dari manager. Hal ini dilakukan untuk pertanggung
jawaban atas surat yang sudah dibuat.
7. Fungsional II Pengadaan
a. Membuat pesanan pembelian pada program yang sudah tersedia
sesuai dengan harga yang telah disepakati.
b. Kemudian nomor yang tertera di dalam surat pesanan pembelian
dicatat di dalam buku.
8. Manager / Kasie Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas, dan
harga pada pesanan pembelian, dicocokkan dengan SKB/PPB bila sudah
sesuai manager membubuhkan tanda tangan, apabila belum sesuai
kembali ke prosedur nomor 6.
9. Kepala divisi produksi membubuhkan tandatangan untuk persetujuan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau
menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan di dalam departemen
logistik harus melalui persetujuan kadiv produksi. Kadiv produksi adalah
orang yang ditunjuk oleh direksi secara langsung guna mengawasi
kegiatan departemen logistik.
10. Fungsional II Pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian yang
sudah disetujui Kadiv Produksi kepada :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
a. Lembar 1 untuk supplier dikirim melalui mesin fax
b. Lembar 2 untuk administrasi logistik
c. Lembar 3 untuk gudang logistik
d. Lembar 4 untuk arsip pengadaan.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan Bapak Budi,
Beliau menjelaskan bahwa surat-surat yang dibuat di dalam departemen
logistik selalu rangkap empat, ini bertujuan untuk arsip supplier,
administrasi logistik, gudang, dan pengadaan sehingga apabila terjadi
masalah antara pihak satu dengan yang lain bisa saling mengkroscek
surat tersebut.
Setelah prosedur pemeliharaan telah selesai harus diadakan uji coba
terhadap peralatan kantor yang telah selesai diperbaiki sesuai dengan
kesepakatan dalam pesanan pembelian.
Dari metode pengumpulan data yang digunakan penulis yaitu
dokumentasi, penulis memperoleh data mengenai bagan alur prosedur
pemeliharaan peralatan kantor. bagan tersebut digambarkan seperti di bawah
ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
Bagan prosedur pemeliharaan peralatan kantor :
Bagan 5. 2 Bagan alur proses pemeliharaan peralatan kantor PT. Kusumahadi Santosa
Sumber Data : Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa
Unit lain Departemen Logistik
awal
Terima dan pelajari surat permintaan
Buat penawaran harga ke supplier
Negosiasi & tentukan harga
Kirim barang ke supplier
Persetujuan manager
Buat PP
Persetujuan Kasie/manager
Persetujuan kadiv produksi
Distribusi PP
Adakan uji coba
selesai
Permintaan penggunaan Jasa SKB/PPB
tidak
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
Prosedur di atas merupakan prosedur pemeliharaan terhadap peralatan
kantor. Pemeliharaan selalu dilakukan terhadap semua peralatan kantor, baik
yang secara sederhana yaitu seperti membersihkan peralatan kantor sampai
pemeliharaan yang harus dilakukan oleh orang yang ahli dibidangnya seperti
pemeliharaan komputer.
Dari hasil wawancara terhadap karyawan departemen logistik yaitu Bapak
Budi didapatkan :
“Pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa ini dibedakan menjadi dua yaitu pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tidak terencana. Pemeliharaan terencana misalnya pemeliharaan mesin printer. Pemeliharaan terencana merupakan pemeliharaan rutin yang sudah direncanakan setiap periode. Pemeliharaan rutin juga bisa dilakukan oleh karyawan misalnya penggantian catridge. Pemeliharaan tidak terencana merupakan pemeliharaan yang sifatnya urgent atau mendadak dan sangat penting penggunaanya. Pemeliharaan tidak terencana ini contohnya adalah kerusakan komputer yang secara tiba-tiba. Apabila bisa diperbaiki oleh karyawan diperbaiki sendiri, namun apabila tidak bisa menggunakan jasa pihak luar, lalu apabila sudah tidak bisa diperbaiki perusahaan memutuskan untuk mengganti barang atau membeli peralatan baru”. Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa
pemeliharaan di dalam PT. Kusumahadi Santosa dibedakan menjadi dua yaitu
pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tidak terencana. Pemeliharaan
terencana adalah pemeliharaan yang rutin dilakukan. Pemeliharaan tidak
terencana adalah pemeliharaan yang dilakukan diluar jadwal yang ditentukan,
yang sifatnya urgent dan harus dilakukan.
Pemeliharaan dilakukan oleh seorang ahli dan karyawan itu sendiri.
Pemeliharaan yang dilakukan oleh seorang ahli seperti pemeliharaan komputer.
Pemeliharaan yang dilakukan oleh karyawan sendiri seperti membersihkan
peralatan kantor yang telah selesai digunakan.
Dari hasil wawancara penulis pada tanggal 25 Januari 2012 pukul 10.00
WIB, ada kendala – kendala operasional yang dihadapi dalam pengelolaan
pemeliharaan peralatan kantor selama ini, seperti yang diungkapkan oleh
Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik seperti disebutkan dibawah
ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
“Dalam prosedur pemeliharaan peralatan kantor adalah bahwa tidak semua peralatan kantor itu masuk dalam prosedur pemeliharaan peratan kantor artinya bahwa tidak semua peralatan kantor pemeliharaan dilakukan oleh seorang ahli. Prosedur pemeliharaan peralatan kantor yang memakan waktu lama sehingga menghambat kerja karyawan”. Sesuai dengan hasil wawancara di atas, maka dapat diketahui bahwa dalam
prosedur pemeliharaan peralatan kantor menemui beberapa kendala. Kendala
yang terjadi seperti tidak semua peralatan kantor menggunakan jasa seorang
ahli dan waktu pemeliharaan peralatan kantor yang lama sehingga menghambat
pekerjaan karyawan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil pembahasan adalah bahwa
prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. Kusumahadi
Santosa Karanganyar sudah dijalankan menurut ketentuan.
1. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor
Prosedur pengadaan peralatan kantor dimulai dari manager / kasie
menerima dan mempelajari Surat Kebutuhan Bulanan (SKB) atau
Permintaan Pembelian Barang (PPB). Apabila surat tersebut disetujui
manager, kemudian kasie membuat surat penawaran ke beberapa supplier
melalui mesin fax. Kemudian balasan surat penawaran yang berisi harga-
harga peralatan kantor dari supplier dibandingkan, apabila ada perubahan
harga, kasie membuat surat pengajuan perubahan harga yang
ditandatangani oleh manager. Kepala divisi produksi memberikan disposisi
dan persetujuan mengenai perubahan harga.
Apabila kepala divisi produksi menyetujui, langkah selanjutnya
fungsional II pengadaan membuat pesanan pembelian (Purchase Order)
kemudian nomor PO dicatat dibuku pesanan pembelian. Prosedur
selanjutnya kasie memeriksa barang datang dicocokkan dengan Purchase
Order, apabila sesuai kasie menandatangani PO lalu diserahkan kepada
Manager logistik, manager memeriksa kembali kemudian membubuhkan
tandatangan. Langkah selanjutnya fungsional II mendistribusikan surat
pesanan pembelian, lalu mencocokkan surat jalan dengan spesifikasi yang
tertera di PP saat supplier mengirim barang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
2. Prosedur Pemeliharaan Peralatan kantor
Prosedur pemeliharaan peralatan kantor diawali dari adanya surat
permintaan dari departemen pengguna peralatan yang diterima departemen
logistik yang dipelajari oleh manager. Kasie kemudian membuat surat
penawaran harga kepada supplier. Manager kemudian mengadakan
negosiasi dan menentukan harga setelah menerima penawaran harga. Kasie
mengirim barang ke supplier, kemudian manager membubuhkan
tandatangan pada surat pengantar. Fungsional II pengadaan membuat
pesanan pembelian, kasie memeriksa spesifikasi barang dengan pesanan
pembelian, kepala divisi produksi memberikan persetujuan. Prosedur
selanjutnya fungsional II pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian
kepada supplier, administrasi logistik, gudang dan untuk arsip pengadaan.
Setelah prosedur pemeliharaan telah selesai harus diadakan uji coba
terhadap peralatan kantor yang telah selesai diperbaiki sesuai dengan
kesepakatan dalam pesanan pembelian.
B. Saran
Dari prosedur yang sudah dijalankan tersebut pasti juga tidak luput dari
kendala yang ada baik dari segi karyawan ataupun dari pihak luar perusahaan.
Beberapa kendala atau masalah yang terjadi sebagai berikut :
1. Kendala yang terjadi seperti departemen pengguna menulis permintaan
peralatan kantor di dalam surat permintaan pengadaan kurang jelas,
sehingga pihak logistik salah dalam membaca atau menafsirkan maksud
dari tulisan tersebut. Sebaiknya departemen pengguna atau karyawan dalam
menulis data di dalam lembar surat pengajuan pengadaan menggunakan
tulisan yang jelas atau mudah dibaca oleh pihak logistik.
2. Kesalahan kroscek antara pihak gudang dengan departemen logistik.
Sebenarnya barang sudah datang di gudang, namun karyawan lupa atau
tidak segera menginput data ke dalam komputer sehingga departemen
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
logistik belum menerima laporan. Pihak gudang segera menginput data ke
dalam komputer untuk barang yang sudah datang dan belum, agar
departemen logistik segera mengetahui dan tidak terjadi kesalahan kroscek.
3. Hanya peralatan tertentu yang menggunakan jasa pemeliharaan oleh
seorang ahli. Sebaiknya semua peralatan kantor dipelihara oleh seseorang
yang ahli dibidangnya atau karyawan dibekali pengetahuan mengenai cara-
cara pemeliharaan peralatan kantor
4. Prosedur pemeliharaan peralatan kantor memerlukan waktu yang lama,
sehingga menghambat pekerjaan karyawan. Untuk meminimalkan waktu
prosedur pemeliharaan sebaiknya departemen pengguna dengan segera
melaporkan kerusakan peralatan kantor dan departemen logistik mencari
supplier yang benar-benar ahli dalam memperbaiki peralatan kantor.
Demikianlah kesimpulan dan saran yang penulis sampaikan dari hasil
pengamatan selama magang di bagian Departemen Logistik pada PT.
Kususmahadi Santosa. Semoga apa yang menjadi kesimpulan dan saran penulis
di atas dapat dijadikan acuan untuk kemajuan PT. Kusumahadi Santosa.
top related