digit dms v1.0 braće mažar 19a, 78000 banja luka republika srpska, bosna i hercegovina tel. +387...

DIGIT DMS V1.0

Braće Mažar 19a, 78000 Banja LukaRepublika Srpska, Bosna i Hercegovina

Tel. +387 51 / 215.825 , 218.722FAX. + 387 51 / 218.077

www.digit-rs.com digit@digit-rs.com

Braće Mažar 19a, 78000 Banja LukaRepublika Srpska, Bosna i Hercegovina

Tel. +387 51 / 215.825 , 218.722FAX. + 387 51 / 218.077

www.digit-rs.com digit@digit-rs.com

DIGIT DMS DIGIT DMS

DIGIT DMS V1.0

DIGIT OPŠTI PODACIDIGIT OPŠTI PODACI

– Registrovan od 1998 godine– Zapošljava 15 radnika– Djelatnost

• Razvoj softverskih proizvoda• Isporuka kvalitetnih računarskih proizvoda• Servis i održavanje

– Pouzdani inopartneri• HP / COMPAQ• Microsoft• Oracle• 3COM

– Registrovan od 1998 godine– Zapošljava 15 radnika– Djelatnost

• Razvoj softverskih proizvoda• Isporuka kvalitetnih računarskih proizvoda• Servis i održavanje

– Pouzdani inopartneri• HP / COMPAQ• Microsoft• Oracle• 3COM

DIGIT DMS V1.0

DIGIT POSLOVNA POLITIKADIGIT POSLOVNA POLITIKA

– Sistem integracija– Informacioni sistemi – ključ u ruke– Partnerski odnos sa korisnicima– Edukacija kadrova u školskom centru– Predaja kompletnih rješenja, uz

mogućnost dobijanja izvornih kodova

– Sistem integracija– Informacioni sistemi – ključ u ruke– Partnerski odnos sa korisnicima– Edukacija kadrova u školskom centru– Predaja kompletnih rješenja, uz

mogućnost dobijanja izvornih kodova

DIGIT DMS V1.0

DIGIT VAŽNIJE REFERENCEDIGIT VAŽNIJE REFERENCE

• MOBI’S• TELEKOM• USAID• MUP RS• ELEKTROKRAJINA• RAZVOJNA BANKA• FOND PIO RS

• MOBI’S• TELEKOM• USAID• MUP RS• ELEKTROKRAJINA• RAZVOJNA BANKA• FOND PIO RS

• AGENCIJA ZA BANKARSTVO

• PETROL• VB BANKA• KRAJINALIJEK• RUP ZA GEODETSKE

POSLOVE• MINISTARSTVO

PROSVJETE

• AGENCIJA ZA BANKARSTVO

• PETROL• VB BANKA• KRAJINALIJEK• RUP ZA GEODETSKE

POSLOVE• MINISTARSTVO

PROSVJETE

DIGIT DMS V1.0

DIGIT DMS REFERENCEDIGIT DMS REFERENCE

• MOBIS – Mobilna Srpske• Agencija za bankarstvo RS• Fond PIO RS

• MOBIS – Mobilna Srpske• Agencija za bankarstvo RS• Fond PIO RS

DIGIT DMS V1.0

ŠTA JE DMS ?ŠTA JE DMS ?

• Dokument menadžment sistem– Sistem koji omogućava prikupljanje,

čuvanje i prezentiranje dokumenata korisnicima u lokalnim računarskim mrežama kao i širom interneta

– Omogućava logičnu organizaciju dokumenata u foldere, ali i praćanje toka dokumenata kroz niti

– Omogućava praćenje razvoja dokumenta od ulaza do izlaza uz kontrolu izvršavanja zadataka

• Dokument menadžment sistem– Sistem koji omogućava prikupljanje,

čuvanje i prezentiranje dokumenata korisnicima u lokalnim računarskim mrežama kao i širom interneta

– Omogućava logičnu organizaciju dokumenata u foldere, ali i praćanje toka dokumenata kroz niti

– Omogućava praćenje razvoja dokumenta od ulaza do izlaza uz kontrolu izvršavanja zadataka

DIGIT DMS V1.0

DOKUMENTACIONE ČINJENICEDOKUMENTACIONE ČINJENICE

• 90% informacija je na papiru• DMS radi sa egzaktnom replikom

originala• 7.5% svih papirnih dokumenata se

trajno izgubi• 3% svih papirnih dokumenata se zagubi• Prosječan dokument se kopira 19 puta• Mnoge kopije se takođe arhiviraju

• 90% informacija je na papiru• DMS radi sa egzaktnom replikom

originala• 7.5% svih papirnih dokumenata se

trajno izgubi• 3% svih papirnih dokumenata se zagubi• Prosječan dokument se kopira 19 puta• Mnoge kopije se takođe arhiviraju

DIGIT DMS V1.0

DMS POREĐENJADMS POREĐENJA

• A4 dokument ~ 20 Kb• 1 CD = 32.000 dokumenata• 1 HDD = 2.000.000 dokumenata• 1 HDD = 148 arhivska ormara

• Pravljenje čvrste kopije je• 51.000 KM za ormariće• 39.900 KM za papir i toner• Ili 300 KM za HDD unutar DMS sistema

• A4 dokument ~ 20 Kb• 1 CD = 32.000 dokumenata• 1 HDD = 2.000.000 dokumenata• 1 HDD = 148 arhivska ormara

• Pravljenje čvrste kopije je• 51.000 KM za ormariće• 39.900 KM za papir i toner• Ili 300 KM za HDD unutar DMS sistema

DIGIT DMS V1.0

INFRASTRUKTURNI ZAHTJEVI DMS

INFRASTRUKTURNI ZAHTJEVI DMS

Server• Dokument server• Stalni 64 kb/s Internet pristup sa vlastitim

Internet domenom (za potrebe WEBLINK-a)• Email server• SQL baza podataka (ORACLE)

Klijenti• DMS klijent software• Skener za ulaz dokumentacije (klase Epson

1660) za one klijente koji rade ulaz

Server• Dokument server• Stalni 64 kb/s Internet pristup sa vlastitim

Internet domenom (za potrebe WEBLINK-a)• Email server• SQL baza podataka (ORACLE)

Klijenti• DMS klijent software• Skener za ulaz dokumentacije (klase Epson

1660) za one klijente koji rade ulaz

DIGIT DMS V1.0

SITUACIJE KADA JE DMS POTREBAN ?

SITUACIJE KADA JE DMS POTREBAN ?

• Kompanija ima problema sa čuvanjem i pronalaženjem dokumenata

• Kompanija ima potrebe za dokumentima van matičnog preduzeća

• Kompanija ima velike troškove faksiranja, DHL, TNT itd. - 0 KM za pristup dokumentima preko Weblinka

• Kompanija nema uvid gdje su neki radni dokumenti “zapeli”• Kompanija želi da povezuje dokumente u grupe i pregleda ih

odjednom, prateći njihov tok• Kompanija želi da prati učinak radnika u radu sa

dokumentacijom• Kompanija želi da zaštiti svoje dokumente od uljeza

• Kompanija ima problema sa čuvanjem i pronalaženjem dokumenata

• Kompanija ima potrebe za dokumentima van matičnog preduzeća

• Kompanija ima velike troškove faksiranja, DHL, TNT itd. - 0 KM za pristup dokumentima preko Weblinka

• Kompanija nema uvid gdje su neki radni dokumenti “zapeli”• Kompanija želi da povezuje dokumente u grupe i pregleda ih

odjednom, prateći njihov tok• Kompanija želi da prati učinak radnika u radu sa

dokumentacijom• Kompanija želi da zaštiti svoje dokumente od uljeza

DIGIT DMS V1.0

DIGIT DMS DONOSI POBOLJŠANJA

DIGIT DMS DONOSI POBOLJŠANJA

• Organizaciona dobit– Uvodi red u vašu dokumentaciju– Prati rad zaposlenih

• Sigurnosna dobit– Obezbjeđuje zaštitu dokumenata– Omogućava posjedovanja kopija arhiva na

odvojenim lokacijama lako, brzo i jeftino• Dobit dostupnosti

– Omogućava pristup dokumentima sa svih lokacija

– Snižava troškove upotrebe dokumentacije

• Organizaciona dobit– Uvodi red u vašu dokumentaciju– Prati rad zaposlenih

• Sigurnosna dobit– Obezbjeđuje zaštitu dokumenata– Omogućava posjedovanja kopija arhiva na

odvojenim lokacijama lako, brzo i jeftino• Dobit dostupnosti

– Omogućava pristup dokumentima sa svih lokacija

– Snižava troškove upotrebe dokumentacije

DIGIT DMS V1.0

Lokalni dokumenti

Lokalni dokumenti

Glavna centrala

Glavna centralaPoslovnicaPoslovnica

PoslovnicaPoslovnica

PoslovnicaPoslovnica

Radni dokumenti

Radni dokumenti

DOKUMENTACIJADOKUMENTACIJA

TOK POSLOVNE DOKUMENTACIJETOK POSLOVNE DOKUMENTACIJE

DIGIT DMS V1.0

30% UŠTEDE NOVCA !

40% POVEĆANA PRODUKTIVNOST !

TOK DMS DOKUMENTACIJETOK DMS DOKUMENTACIJE

DIGIT DMS V1.0

PROBLEMIPROBLEMI PROBLEMI PROBLEMI

Dosadašnje iskustvoDosadašnje iskustvo

• Elektronsko čuvanje podataka

• Lako dostupni

• Brzo snalaženje

• Brze pretrage

• Elektronsko čuvanje podataka

• Lako dostupni

• Brzo snalaženje

• Brze pretrage

• Zauzima puno prostora

• Nisu lako dostupni

• Nema brzog snalaženja

• Nema brze pretrage

• Zauzima puno prostora

• Nisu lako dostupni

• Nema brzog snalaženja

• Nema brze pretrage

IMATE IZBORIMATE IZBOR

DMS iskustvoDMS iskustvo

DIGIT DMS V1.0

ODRŽAVANJEODRŽAVANJE

PRAVNAPRAVNA

KADROVSKAKADROVSKA

RAZ VOJRAZ VOJ

RUKOVODSTVORUKOVODSTVO

INVESTICIJEINVESTICIJE

ARHIVAARHIVA PROTOKOLPROTOKOL

DIGIT DMS KORISNICIDIGIT DMS KORISNICI

DIGIT DMS V1.0

PROCES UVOĐENJA DMSPROCES UVOĐENJA DMS

• Organizacione pripreme kompanije – određivanje korisnika i folderske strukture

• Instalacija i podešavanje DMS• Kampanjsko skeniranje postojeće

dokumentacije u definisane folder• Obuka korisnika tokom implementacije• Simultano dopunjavanje DMS• Mogućnost uvoza podataka sa CD

skeniranog na drugim lokacijama

• Organizacione pripreme kompanije – određivanje korisnika i folderske strukture

• Instalacija i podešavanje DMS• Kampanjsko skeniranje postojeće

dokumentacije u definisane folder• Obuka korisnika tokom implementacije• Simultano dopunjavanje DMS• Mogućnost uvoza podataka sa CD

skeniranog na drugim lokacijama

DIGIT DMS V1.0

DIGIT DMS APLIKACIJEDIGIT DMS APLIKACIJE

• PROTOKOL• ARHIVA• DMS EXPLORER• DIGIT MAIL SISTEM• DMS VIEWER• WEBLINK• NIT MANAGER

• PROTOKOL• ARHIVA• DMS EXPLORER• DIGIT MAIL SISTEM• DMS VIEWER• WEBLINK• NIT MANAGER

DIGIT DMS V1.0

PROTOKOLPROTOKOL

DIREKTORDIREKTOR

RADNA JEDINICARADNA JEDINICA

RADNA JEDINICARADNA JEDINICA

RADNA JEDINICARADNA JEDINICA

40% UZALUD POTROŠENOG VREMENA ZBOG DISTRIBUCIJE DOKUMENATA !!!

DIGIT DMS V1.0

DIGIT DMS ARHIVADIGIT DMS ARHIVA

• Efikasan sistem pregleda i klasifikacije arhive prema ključevima pregleda.

• Sistem evidencije uzimanja tvrdih kopija orginala.

• Mogućnost štampanja svih elektronskih dokumenata svih formata.

• Pretraživanje po nazivu dokumenta.

• Efikasan sistem pregleda i klasifikacije arhive prema ključevima pregleda.

• Sistem evidencije uzimanja tvrdih kopija orginala.

• Mogućnost štampanja svih elektronskih dokumenata svih formata.

• Pretraživanje po nazivu dokumenta.

DIGIT DMS V1.0

DIGIT DMS EXPLORERDIGIT DMS EXPLORER

• Jedinstven pregled baze podataka.• Organizacija podataka po sistemu foldera• Povezanost sa nitima• Administracija foldera i korisnika te prava

pristupa.• Direktan unos dokumenata u bazu kao i

skeniranje, te upis u arhivu ili protokol.– Modul za skeniranje podržava ADF,

barcode ozačavanje i imenovanje, multipage skeniranje, reskeniranje itd.

• Direktno pretraživanje i očitavanje dokumenta iz baze

• Jedinstven pregled baze podataka.• Organizacija podataka po sistemu foldera• Povezanost sa nitima• Administracija foldera i korisnika te prava

pristupa.• Direktan unos dokumenata u bazu kao i

skeniranje, te upis u arhivu ili protokol.– Modul za skeniranje podržava ADF,

barcode ozačavanje i imenovanje, multipage skeniranje, reskeniranje itd.

• Direktno pretraživanje i očitavanje dokumenta iz baze

DIGIT DMS V1.0

VRSTE DOKUMENATA U DMSVRSTE DOKUMENATA U DMS

• MultiPage TIFF po CCITT G4 standardu• Sve ostale grafičke datoteke• Microsoft Office dokumenti• Adobe PDF dokumenti• Svi ostali formati fajlova

• MultiPage TIFF po CCITT G4 standardu• Sve ostale grafičke datoteke• Microsoft Office dokumenti• Adobe PDF dokumenti• Svi ostali formati fajlova

DIGIT DMS V1.0

INTEGRACIJA DMS INTEGRACIJA DMS

• Podržane tehnike DRAG&DROP u i iz DMS• Podržano slanje dokumenata direktno iz

WORD-a, EXCELL-a u DMS• Podržano korištenje SEND TO DMS iz

explorera• Podržano kreiranje dokumenata direktno u

DMS • Neaktivan DMS se spušta u sistem trej• Aplikacije DMS-a dijele jedan login

• Podržane tehnike DRAG&DROP u i iz DMS• Podržano slanje dokumenata direktno iz

WORD-a, EXCELL-a u DMS• Podržano korištenje SEND TO DMS iz

explorera• Podržano kreiranje dokumenata direktno u

DMS • Neaktivan DMS se spušta u sistem trej• Aplikacije DMS-a dijele jedan login

DIGIT DMS V1.0

DIGIT WEBLINKDIGIT WEBLINK

• Pretraživač vaše dokumentacije• Pristup preko interneta i intraneta • Autorizacija korisnika• Kretanje po folderima i pregled dokumenata• Pretraživanje po ključnim riječima• Puna funkcionalnost za elektronsku poštu• Omogućava kreiranje novih foldera unutar

DMS, upload dokumenata, editovanje meta riječi dokumenta itd.

• Pretraživač vaše dokumentacije• Pristup preko interneta i intraneta • Autorizacija korisnika• Kretanje po folderima i pregled dokumenata• Pretraživanje po ključnim riječima• Puna funkcionalnost za elektronsku poštu• Omogućava kreiranje novih foldera unutar

DMS, upload dokumenata, editovanje meta riječi dokumenta itd.

DIGIT DMS V1.0

DMS NIT MANAGERDMS NIT MANAGER• Omogućava povezivanje dokumenata iz više foldera u

logičke cjeline• Omogućava povezivanje dokumenata principom zahtjev

- odgovor sa rokovima• Daje pregled dokumenata u niti sa statusom izvršavanja• Daje pregled angažovanosti • Omogućava da neke niti budu dio drugih niti• Prikazuje hijerarhijsku strukturu niti• Nema ograničenja u broju niti, ili u broju dokumenata u

nekoj niti• Dokument može istovremeno biti u više niti• Niti nasljeđuju sigurnosne postavke DMS explorera

• Omogućava povezivanje dokumenata iz više foldera u logičke cjeline

• Omogućava povezivanje dokumenata principom zahtjev - odgovor sa rokovima

• Daje pregled dokumenata u niti sa statusom izvršavanja• Daje pregled angažovanosti • Omogućava da neke niti budu dio drugih niti• Prikazuje hijerarhijsku strukturu niti• Nema ograničenja u broju niti, ili u broju dokumenata u

nekoj niti• Dokument može istovremeno biti u više niti• Niti nasljeđuju sigurnosne postavke DMS explorera

DIGIT DMS V1.0

DIGIT DMS VIEWERDIGIT DMS VIEWER

• Omogućava brz pristup dokumentima iz DMS bez DMS explorera

• Omogućava snimanje i štampanje dokumenta na lokalnom računaru

• Traži DMS autorizaciju za pristup dokumentima

• Zgodan kada se korisnicima šalju samo linkovi na dokumente

• Omogućava brz pristup dokumentima iz DMS bez DMS explorera

• Omogućava snimanje i štampanje dokumenta na lokalnom računaru

• Traži DMS autorizaciju za pristup dokumentima

• Zgodan kada se korisnicima šalju samo linkovi na dokumente

DIGIT DMS V1.0

• Pristup preko interneta / intraneta• Pristup specijalizovanim klijentom ili

weblinkom• EML format – jednostavan export i import• Privatni pretinci te poslovni pretinci• Neograničen broj pretinaca• Webmail funkcionalnost – pristup sa svih

lokacija• Dijeljenje mail naloga u radnim grupama

• Pristup preko interneta / intraneta• Pristup specijalizovanim klijentom ili

weblinkom• EML format – jednostavan export i import• Privatni pretinci te poslovni pretinci• Neograničen broj pretinaca• Webmail funkcionalnost – pristup sa svih

lokacija• Dijeljenje mail naloga u radnim grupama

DIGIT DMS MAIL SISTEMDIGIT DMS MAIL SISTEM

DIGIT DMS V1.0

DIGIT DMS ZAŠTITADIGIT DMS ZAŠTITA

• Hardverska zaštita– Zaštita firewala

• Na nivou OS– Zaštita user access

• Na nivou RDBMS– Rdbms password zaštita– DMS password zaštita– Korisniče šifre nisu vidljive

• DIGIT Kripto Sistem– DMS može kriptovati dokumente

• Hardverska zaštita– Zaštita firewala

• Na nivou OS– Zaštita user access

• Na nivou RDBMS– Rdbms password zaštita– DMS password zaštita– Korisniče šifre nisu vidljive

• DIGIT Kripto Sistem– DMS može kriptovati dokumente

DIGIT DMS V1.0

Braće Mažar 19a, 78000 Banja LukaRepublika Srpska, Bosna i Hercegovina

Tel. +387 51 / 215.825 , 218.722FAX. + 387 51 / 218.077

www.digit-rs.com digit@digit-rs.com

Braće Mažar 19a, 78000 Banja LukaRepublika Srpska, Bosna i Hercegovina

Tel. +387 51 / 215.825 , 218.722FAX. + 387 51 / 218.077

www.digit-rs.com digit@digit-rs.com

KRAJ KRAJ