doe je mee? we zijn elver, we zijn in beweging!doe je mee? we zijn elver, we zijn in beweging! 2 3...
Post on 05-Aug-2020
3 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
Doe je mee?We zijn Elver, we zijn in Beweging!
2 3
Dit boekje is een verslag van Succes door Samenspel, de resultaten en inzichten
die we tot nu toe hebben behaald. Het is niet statisch, maar in ontwikkeling. We
hebben voor de vorm van een boekje gekozen, zodat het makkelijk leesbaar en
toegankelijk is voor iedereen. Maar bedenk wel: we zijn in beweging, dus dingen
kunnen veranderen!
Veel leesplezier.
1 maart 2016
Succes door Samenspel
Mede mogelijk gemaakt door Invoorzorg!elk
ver
haa
l tel
t
4 5
Inhoud
1. Onze bedoeling 6
1.1 Missie, visie en ambitie 6
1.2 Planetree 7
1.3 Driehoek: cliënt-verwant-begeleider 7
1.4 Behandelmodellen 8
2. Werken vanuit de leefwereld 10
2.1 Vakmanschap 11
2.2 Vrijwilligers 11
2.3 Eenvoudige structuur en heldere kaders 12
2.4 De dialoog 13
2.5 Inspiratiebijeenkomsten 14
2.6 Het digitale Elver portaal 15
3. Zelfstandig werkende teams 16
3.1 Verantwoordelijkheid 17
3.2 Taken 18
3.3 Ondersteunende kaders 18
3.4 Enkele specifieke aandachtspunten 19
4. Coach zelfstandig werkende teams 22
4.1 Taken van een coach 22
4.2 De coach Triple C, EIM-BOL, LACCS en
Weerbaarheid 22
5. Regiomanager 24
5.1 Taken van de regiomanager 24
5.2 De regiomanager faciliteert de teams; sturing
indien nodig 24
6. Behandelcentrum 26
6.1 Verantwoordelijkheid en samenspel gaan
hand in hand 27
6.2 Herkenbare regioteams 28
7. Support 30
7.1 Doel van support 30
7.2 Ondersteuning aan teams vanuit support 31
7.3 Elver pitch en support overleg 31
8. Overleg en besluitvorming 32
8.1 Organisatiebeeld 32
8.2 Managementoverleg 33
8.3 De Elver-trechter maakt duidelijk hoe we koers
en richting bepalen 34
8.4 Procesverantwoordelijkheden en procesregisseurs 35
8.5 Planning & control 35
9. Bestuur 36
9.1 Taken van de Raad van Bestuur 36
9.2 Taken van bestuursondersteuning 36
10. Dialoog en toezicht 39
10.1 Het viervoorzittersoverleg 39
10.2 De ondernemingsraad 39
10.3 De cliëntenraad 39
10.4 Raad van toezicht 40
Bijlage: denkraam voor dialoog 42
6 7
1. Onze bedoeling
In alles wat we bij Elver doen, staat de
cliënt centraal. Daarom zetten we elke
stap in nauw overleg met de cliënt,
zijn familie en verwanten. We werken
met zelfstandige teams. Deze hebben
hun eigen verantwoordelijkheid en
regelruimte. Zo nodig betrekken we
verwijzers of specialisten en schakelen
we andere professionals van Elver in.
Samenspel leidt uiteindelijk tot succes, is
onze overtuiging.
1.1 Missie, visie en ambitieVoluit luidt onze missie: er zijn om bij
te dragen aan een gelukkig bestaan
van mensen met een verstandelijke
beperking. ‘Er zijn’ betekent dat we er
onvoorwaardelijk zijn. Onvoorwaardelijk,
alert en aandachtig. Ook wanneer het
leven (even) moeilijk is.
Om bij te dragen aan het geluk van onze
cliënten, zorgen wij voor:
• een helende omgeving;
• gemotiveerde medewerkers;
• een gezonde organisatie.
We doen ons best om voor iedere
cliënt een zo gewoon mogelijk leven te
creëren. Daarom kijken we altijd naar
het individu. Wat is belangrijk voor een
cliënt? Hoe zorgen we er met elkaar
voor dat iemand zoveel mogelijk de regie
behoudt over zijn of haar leven? Welke
keuzes dragen bij aan de eigenwaarde
en het geluksgevoel van een persoon?
Samen gaan we op zoek, stap voor stap.
Ook wanneer iemand zich moeilijk kan
uitdrukken. De verwanten en het netwerk
van onze cliënten beschouwen wij hierbij
als natuurlijke partners.
1.2 PlanetreeHet Planetree zorgconcept vormt de
basis van de werkwijze binnen Elver.
Een werkwijze waarbij mensen – zowel
de cliënt en zijn verwanten, als
medewerkers en vrijwilligers –
voorop staan. Uitgangspunten van dit
zorgconcept zijn:
• Betere zorg. Om dit te realiseren
luisteren we met aandacht naar de
cliënt en geven we hem of haar
zo veel mogelijk de regie over
zijn of haar leven. We zetten in op
gezonde voeding, zingeving met
muziek, schilderen, meditatie en
rouwverwerking.
• Een helende omgeving. We doen
meer dan het bieden van een prettige
woonsituatie. Architectuur en
interieur leveren een ondersteunende
bijdrage aan gezondheid en heling.
Daarnaast denken we aan de positieve
inbreng van familie en vrienden, en
menswaardige technologie.
• Een gezonde organisatie. We bekijken
voortdurend wat onze cliënten en
medewerkers gelukkig maakt en wat
we kunnen verbeteren. Daarnaast
zorgen we voor gezonde financiële
resultaten, een goede marktpositie
en bevredigende relaties met
belanghebbenden.
1.3 Driehoek: cliënt-verwant-begeleiderBij Elver vinden we de relatie tussen onze
cliënt, zijn begeleider (of behandelaar)
en zijn verwanten heel belangrijk. We
noemen deze relatie de ‘driehoek’.
Binnen de driehoek werken begeleiders
vanuit hun expertise, ervaring en
vakmanschap. Verwanten doen dit
vanuit hun persoonlijke relatie met
de cliënt. Begeleiders en verwanten
hebben veel zeggenschap. Zij werken
vanuit een basis van vertrouwen en
zelfstandigheid. Zo kunnen zij snel en
flexibel inspelen op de behoefte van de
cliënt.
Om goede en passende zorg te bieden,
nu en in de toekomst, ondersteunt
Elver de relaties tussen de cliënt, zijn
verwant(en) en zijn begeleider(s).
We zijn voortdurend op zoek naar
innovatiekansen of mogelijkheden om de
zorg vanuit de driehoek nog beter en op
maat te organiseren. We stellen ons
daarom vragen als:
• Hoe kunnen we het samenspel binnen
de driehoek versterken?
• Wat heeft de driehoek nodig om zo
goed mogelijk te functioneren?
• Hoe en waarmee kun je als begeleider/
team de driehoek ondersteunen?
• Wat vraagt deze manier van denken en
werken van onze organisatie?
Door met elkaar antwoord te geven op
bovenstaande vragen versterken we de
basis van onze organisatie en zorgen
we voor de beste kwaliteit van zorg.
De driehoek vormt het startpunt voor
dialogen en oplossingen. We zoeken
gezamenlijk altijd naar passende
mogelijkheden. Soms kunnen we echter
niet om wet- en regelgeving heen, ook al
zouden we dit willen.
8 9
Een voorbeeld is het verhaal van Mats die woont op Elzenpas 4. Mats sliep slecht
en was ’s nachts erg onrustig. Dit zorgde bij Mats voor vermoeidheid overdag,
waardoor hij vaak niet goed kon deelnemen aan de dagbesteding. Bovendien
kostten de nachtelijke avonturen en acrobatische toeren van Mats de begeleiding
veel tijd en energie. Door samen met Mats en zijn familie te kijken naar de ‘oor-
zaak’ van het probleem is er een nieuw bed gekomen. Mats slaapt ’s nachts
heerlijk en is overdag weer fit en gezellig. Mats is blij met deze oplossing. Zijn
familie en begeleiders van de woonlocatie en dagbesteding ook. Om dit samen te
vieren, is er een heerlijke taart besteld!
“De stap om je kind niet meer thuis te laten wonen is groot. Als ouder weet je toch
het beste wat goed is voor je kind. Gelukkig is dialoog en samenspel met
verwanten een belangrijke pijler van de werkwijze bij Elver. Als ouders worden we
actief betrokken bij de zorg, dat is prettig. Alles rondom Ashley wordt met ons
besproken. Dat betekent niet dat de groepsleiding voor elk wissewasje contact
opneemt, maar dat hoeft ook niet. Ik vertrouw op hun deskundigheid. Ashley
woont al sinds haar 11e jaar bij Elver. Ze praat niet en is doof, maar haar gezicht
spreekt altijd boekdelen. Als moeder ken ik haar als geen ander. Dat ze net zo blij
kijkt naar de groepsleiding als naar mij, geeft vertrouwen en een gerust gevoel.”
Cecile, bron: website van Elver
1.4 BehandelmodellenOm onze cliënten zo goed mogelijk te
ondersteunen, werken we bij Elver met
een drietal behandelmodellen: Triple C,
EIM-BOL en LACCS.
• Triple C als grondhouding voor
begeleiding
Ieder mens heeft de behoefte zich veilig
te voelen, gewaardeerd te worden en
invloed te hebben op zijn of haar leven.
Om iets te kunnen betekenen voor een
ander en om ergens trots op te kunnen
zijn. Deze menselijke behoeften zijn de
basis van Triple-C. Met Triple-C gaan
begeleiders een onvoorwaardelijke en
gelijkwaardige relatie aan met hun
cliënten en laten hen door middel van
betekenisvolle activiteiten zien en
ervaren wat het gewone leven inhoudt.
“Wat ik mooi vind aan Triple-C is dat
wanneer zich problematisch gedrag
voordoet, dit wordt gezien als een
onvervulde behoefte. Welk signaal geeft
de cliënt met zijn/haar gedrag af?
Wat heeft hij/zij nodig van zijn/haar
omgeving en begeleider? Door je te
richten op de mens en de oorzaak
áchter het gedrag, verdwijnt de
nadruk op het beheersen of de kop
indrukken ervan. Triple-C biedt geen
pasklare antwoorden of handvatten.
Het gedachtegoed geeft echter wel
een duidelijke richting in het samen
vormgeven aan de begeleiding en
behandeling.”
(Citaat: Iris van der Mast- van Berkel, gz
psycholoog / orthopedagoog Elver)
• EIM-BOL geeft cliënten handvaten
voor eigen initiatief
“EIM-Bol staat voor ‘Eigen Initiatief
Model – Begeleid Ontdekkend Leren’.
Het richt zich op het versterken van de
oplossingsvaardigheden van mensen
met een verstandelijke beperking.
Uitgangspunt is dat mensen met
een verstandelijke beperking, met
passende begeleiding, in staat zijn om
zelf oplossingen te vinden voor hun
problemen. Door een ‘vragende’, in
plaats van een ‘oplossende’ houding
aan te nemen, doen begeleiders een
beroep op het eigen initiatief en
eigen denken van mensen met een
verstandelijke beperking. Het gevoel
afhankelijk te zijn van de begeleider
wordt hiermee verminderd en het biedt
de mogelijkheid te achterhalen wat in
essentie de behoefte is van de persoon.
Door dit denkproces te ondersteunen
helpt de begeleider de persoon met
een verstandelijke beperking zijn/haar
problemen vast te stellen, oplossingen
te vinden en deze ook in de praktijk uit
te voeren. Bij het ondersteunen van dit
denkproces wordt rekening gehouden
met de specifieke kenmerken en
beperkingen van de persoon.”
(Citaat: Gondy Siemelink, gz-psycholoog
/ orthopedagoog Elver)
• LACCS biedt een manier van kijken
gericht op een beter leven
“LACCS is een visie op ‘Goed Leven’.
Een ‘Goed Leven’ betekent dat het ‘goed
voor elkaar’ is op de volgende vijf
gebieden: Lichamelijk welbevinden,
Alertheid, Contact, Communicatie
en Stimulerende tijdsbesteding. Elk
gebied heeft zijn eigen waarden. Door
te streven naar waarden zoals ‘je veilig
voelen en ontspannen zijn’ (Alertheid)
of ‘gehoord en begrepen worden’
(Communicatie), ondersteun je mensen
met ernstige verstandelijke en
meervoudige beperkingen (EVMB) in een
‘Goed Leven’. Maar voordat je iemand
kunt ondersteunen bij een Goed Leven
is het belangrijk om te weten hoe iemand
zichzelf en de dingen om zich heen
beleeft. LACCS levert handvatten om
dit voor een persoon met EVMB in
kaart te brengen. Dit noemen we
‘ontwikkelingsdenken’. Het streven
naar de LACCS-waarden samen met
het ontwikkelingsdenken vormt de
basis van het LACCS-werken.”
(Citaat: Annemiek Grijpma, gz
psycholoog / orthopedagoog Elver)
10 11
2. Werken vanuit de leefwereld
Bij Elver werken we vanuit de behoeften
van onze cliënten. Onze organisatie
is daarom niet opgebouwd rondom
systemen, regels en protocollen, maar
rondom de leefwereld van onze cliënten.
De structuur van Elver is daarmee
ondersteunend aan hun behoeften en
wensen, zodat de kwaliteit van leven zo
groot mogelijk is.
Om dit te bewerkstelligen, kijken we niet
naar afgebakende takenpakketten en
functie-eisen, maar naar werkprocessen.
We kijken naar mensen, hun
competenties en hun ontwikkelkansen.
We sturen dynamisch op het behalen van
doelen en passen tussentijds, waar nodig,
onze strategie aan.
2.1 VakmanschapDe professionaliteit, ofwel ons
vakmanschap, vormt het fundament van
onze organisatie. Om ervoor te zorgen
dat de driehoek cliënt-verwant-
begeleider zo goed mogelijk
functioneert, is iedereen van belang.
Ieder met zijn of haar eigen kennis,
ervaring en kwaliteiten. Van een
technisch vakman die een kozijn
repareert, tot een ICT-er die een
internetverbinding aanlegt. Vanuit welk
vakmanschap we ook te werk gaan, wij
zetten ons in voor hetzelfde doel: een
gelukkige cliënt met een zo groot
mogelijke kwaliteit van leven.
Mensgerichte zorg bieden, betekent
denken in mogelijkheden. Wij geven
onze begeleiders, binnen de zelfstandig
werkende teams, ruimte en
verantwoordelijkheid om zelfstandig
keuzes te maken. Begeleiders moeten
hierbij geen hinder ondervinden van
regels, protocollen, of een logge
organisatiestructuur. Daarom zijn
managers bij Elver coachend en
faciliterend. De zelfstandige teams zijn
verantwoordelijk voor de organisatie van
de zorg aan cliënten.
2.2 VrijwilligersBinnen Elver werken bijna 400
vrijwilligers. Allen met hun eigen passie
en mogelijkheden. Vrijwilligers maken het
voor onze cliënten mogelijk om actief
mee te doen. Voor hen is het meestal
een kleine moeite, voor de cliënten een
wereld van verschil. Een vrijwilliger richt
zich op de vraag van de cliënt.
Onze vrijwilligers zijn een aanvulling op
onze vakmensen in de zorg. Ze geven
invulling aan de vraag van de cliënt.
Bijvoorbeeld als het gaat om
vrijetijdbesteding of activiteitenaanbod.
Vrijwilligers kunnen structureel of tijdelijk
een rol vervullen. Incidenteel zetten we
vrijwilligers in bij maatschappelijke stages
of projecten van bedrijven op het gebied
van maatschappelijk verantwoord
ondernemen. Vrijwilligers kunnen te allen
tijde terugvallen op de vakmensen.
Iedere vrijwilliger heeft haar eigen
contactpersoon waar hij/zij het
vrijwilligerswerk mee afstemt en waar hij/
zij terecht kan met vragen.
Cliënten kunnen samen met begeleiders
en verwanten een ‘aanvraag’ doen voor
een vrijwilliger. We merken dat het steeds
12 13
vanzelfsprekender wordt voor cliënt en
begeleider om na te denken over wat
een vrijwilliger kan betekenen. De
coördinator vrijwilligerswerk
inventariseert de vraag en zoekt een
vrijwilliger. Dat kan binnen de eigen
databank van vrijwilligers maar ook
extern via vacaturebanken of social
media.
Jaarlijks verwelkomt Elver ongeveer 50
tot 70 vrijwilligers. Wanneer een vrijwilli-
ger zich aanmeldt bij Elver is er altijd een
gesprek met de vrijwilligerscoördinator.
De mogelijkheden, wensen en interesses
van vrijwilligers staan daarin centraal. Zo
zoeken we samen naar passend vrijwilli-
gerswerk. Daardoor genieten niet alleen
onze cliënten, maar ook de vrijwilligers
van hun bijdrage. Vrijwillig betekent niet
hetzelfde als vrijblijvend. Onze cliënten
en begeleiders kijken uit naar hun komst
en bijdrage. Ze vertrouwen op hun inzet
en rekenen op hen. Aan de andere kant
kunnen vrijwilligers ook op Elver rekenen:
we bereiden de samenwerking goed
voor en steunen hen bij de uitvoering van
hun taken. Op de Elver Leer Academie
(ELA) kunnen vrijwilligers opleidingen en
cursussen volgen om zich verder te
ontwikkelen.
2.3 Eenvoudige structuur en heldere kadersElver kent een eenvoudige
organisatiestructuur. Minder regels en
bureaucratie leiden tot meer openheid,
duidelijkheid, verantwoordelijkheid en
regelruimte. De essentie van ons werk
staat eenvoudig en overzichtelijk in
handreikingen. Er zijn handreikingen
gemaakt over de volgende onderwerpen:
• BHV • RIE
• BOPZ • MIC
• Medicijnen • Budget
• Vermissing cliënt • Ziekteverlof
• Zorgplan CURA
• Zorgplan Plancare
• Reanimeren, overlijden
• Verpleegkundige handelingen
NB. Eind 2015 was de bovenstaande set met
handreikingen actueel. Elver is een organisatie
in beweging. Kijk daarom voor de meest
recente set handreikingen op Elver-portaal.
De handreikingen fungeren als set van
spelregels voor onze begeleiders. Ze
geven de benodigde informatie om het
werk op een verantwoorde en veilige
manier uit te voeren. Elke handreiking is
een kort document met beknopte
informatie, die een begeleider snel en
makkelijk kan lezen. Achterliggende
informatieve documenten staan in onze
databank. Ook kun je vragen stellen aan
de in de handreiking genoemde
contactpersoon.
Door de invoering van deze set
handreikingen vinden nieuwe collega’s
bij Elver snel en makkelijk hun weg
binnen de organisatie. Huidige collega’s
biedt het de benodigde basisinformatie.
Dit bevordert de zelfstandigheid en
zelfredzaamheid en daarmee ook de
snelheid van handelen.
2.4 De dialoogOm ervoor te zorgen dat we ons zoveel
mogelijk op dezelfde lijn begeven, maken
we bij Elver gebruik van de dialoog.
Letterlijk betekent het woord ‘dialoog’:
overleg, of gesprek tussen twee
personen.
In onze organisatie zorgen wij ervoor dat
we het gesprek met elkaar aangaan op
het moment dat we ergens tegenaan
lopen of het gevoel hebben dat bepaalde
processen beter vormgegeven kunnen
worden. Vooral voor begeleiders en
support is het van belang goed op de
hoogte te zijn van elkaars
werkzaamheden, wensen en
mogelijkheden. De dialoog ondersteunt
bij het benoemen van knelpunten en het
ontdekken van werkbare oplossingen.
In gesprek leren we elkaar en elkaars
werkzaamheden kennen en waarderen.
We ontdekken hoe we zo soepel
mogelijk samen kunnen werken en hoe
we werkprocessen kunnen verbeteren en
optimaliseren.
14 15
2.5 InspiratiebijeenkomstenGedurende de afgelopen jaren
organiseerde Elver met enige regelmaat
inspiratiebijeenkomsten voor teams en
verwanten. Tijdens deze bijeenkomsten
stonden ontmoeten, verbinden, beleven
In een periode van 1,5 jaar ging Elver in Succes door Samenspel over naar
werken vanuit zelfstandig werkende teams. Per 2 tot 3 maanden maakten 16
teams de overstap van hun oude werkwijze naar de nieuwe manier van werken.
Tijdens inspiratiebijeenkomsten konden we kennismaken met de nieuwe
aanpak. We kregen stellingen voorgelegd als: ‘zelfstandig werken, levert de
cliënt niets op’. In dialoog werden ideeën uitgewisseld.
Ook voor verwanten werden dergelijke bijeenkomsten georganiseerd. In een
open setting werden allerlei thema’s besproken en zorgen geuit. Zorgen waren
er bijvoorbeeld over het wegvallen van het aanspreekpunt, de leidinggevende,
voor ouders en begeleiders binnen de nieuwe structuur. Erg waardevol om te
horen en ermee aan de slag te kunnen.
Ook werden diverse stellingen voorgelegd aan verwanten, zoals: ‘wat wil je als
eerste veranderen in de woning van je zoon of dochter als je een miljoen krijgt’.
Door deze manier van denken, ontstonden er inspirerende ideeën. Bijvoorbeeld
de woongroep Elzenpas 5-6 waar al jarenlang een wens tot realisatie van een
snoezelruimte in de tuin van de woning was. Door “gedoe”, “er is geen geld”,
“het kan niet” etcetera was het team gestopt met pogingen dit voor elkaar te
krijgen.
Succes door Samenspel heeft het team energie en inzicht kunnen geven om
het toch weer op te pakken. De snoezelruimte is gerealiseerd. Mooi resultaat
van het team.
en ervaren, met name gericht op het
‘nieuwe denken’ en het werken met
zelfstandig werkende teams, centraal.
2.6 Het digitale Elver portaalHet digitale Elver portaal vervangt
intranet. In het portaal vind je:
• een “wie is wie “;
• alle handreikingen;
• het laatste nieuws;
• een kennisbank;
• dialoog mogelijkheid.
De eenvoudige structuur van het portaal
en een goedwerkende zoekfunctie
zorgen ervoor dat we de informatie, die
we nodig hebben, makkelijk en snel
kunnen vinden. Begeleiders worden zo
optimaal gefaciliteerd en ondersteund bij
de uitvoering van hun werkzaamheden.
In het portaal staat bijvoorbeeld welke
formatie een team mag inzetten, of hoe
je een Facebook-pagina kunt opzetten
voor een woonlocatie.
Wanneer we het antwoord op een vraag
niet vinden, kunnen we per thema
terecht bij een contactpersoon. Het
portaal draagt op deze manier bij aan
een regelarme omgeving met korte
lijnen.
In de kennisbank, de Wikipedia van de
organisatie, staan alle oude regels en
protocollen. Deze zijn op een nieuwe
manier inzichtelijk gemaakt en kunnen
gebruikt worden ter verdieping van een
onderwerp. Door het invoeren van
zoektermen vind je de beschikbare
informatie over een bepaald onderwerp.
16 17
3. Zelfstandig werkende teams
Binnen Elver zijn 86 zelfstandig
werkende teams (ZWT’s) actief. Deze
teams bestaan uit 6 tot 20 begeleiders.
Zij zijn verantwoordelijk voor de
dagelijkse zorg aan onze cliënten. De
teams doorlopen hun eigen proces
richting zelfstandigheid. Daarbij stellen
zij hun eigen doelen en worden zij
gecoacht op verbeterpunten. Behouden
wat werkt en bijstellen wat beter
kan, is het uitgangspunt. Problemen
worden niet langer neergelegd bij
een leidinggevende. Samen gaan
de teamleden het gesprek aan over
mogelijke oplossingen. Eigenaarschap,
accepteren en handelen. Met andere
woorden: denken en doen komen hier
samen.
Zelfstandig werkende teams bij Elver
die de derde fase van van Amelsvoort
hebben bereikt, zijn te herkennen aan
zelfstandigheid op de volgende 12
gebieden:
• regelen van de eigen inzetbaarheid;
• verantwoordelijkheid nemen voor
kwaliteit;
• met elkaar leren en elkaar stimuleren
tot professionele ontwikkeling;
• organiseren van regeltaken;
• afstemming met andere teams;
• zelfstandig problemen oplossen;
• heldere afspraken m.b.t. teamoverleg,
onderling communicatie en rollen;
• kunnen omgaan met conflicten;
• verbeterbesluiten nemen;
• inspelen op de wensen van cliënten en
verwanten;
• teamdoelen formuleren en bereiken;
• voortdurend oog voor
cliënttevredenheid en oog hebben voor
verbetering.
Ieder team kan zelf met de
teambarometer meten waar ze op de
genoemde onderwerpen staan in de
ontwikkeling naar zelfstandigheid. Een
dergelijke meting kan worden uitgevoerd,
ondersteund door de coach.
In het traject ‘Succes door samen-
spel’ is gestart met de theorie van
Van Amelsvoort. Hij onderscheidt 3
teamfases van teamontwikkeling:
• Fase 1: de teamleden vormen een
bundeling van individuen. De
onderlinge binding is niet sterk.
• Fase 2: de sociale binding tussen
teamleden is sterker. Het zelfstan-
dig coördineren en regelen krijgt
meer aandacht.
• Fase 3: de teamleden vormen nu
een (h)echt team. Er wordt vooral
gewerkt aan de samenwerking en
de continue verbetering van deze
samenwerking en van de werk-
processen. Dit is de norm die Elver
ook stelt.
De afgelopen jaren werd een
continue dialoog gevoerd over de
vraag welke taken (kunnen) liggen
bij een zelfstandig team. Wat vraagt
dit van de ondersteuning door een
leidinggevende en de coach? De
dialoog betrof verschillende
domeinen. Per domein werd
verkend over welke zaken het team
zelf beslist, in overleg met een
leidinggevende beslist, adviseert of
geen invloed heeft. Een voorbeeld:
Op Medler 26 en 28 woont een
club meiden die begeleid worden
door een vast team dat elkaar door
en door kent. Recent kwam er een
vacature bij de Medler vrij. “Wij
hebben zelfstandig besproken wat
we wilden. We hebben alle plussen
en minnen bekeken en besproken
dat we wilden kiezen voor de optie
dat collega’s meer gaan werken. De
regiomanager is betrokken en gaf
ons de ruimte om onze oplossing te
zoeken en daarna in de praktijk te
brengen.”
3.1 VerantwoordelijkheidIn ontwikkelgesprekken met diverse
teams is gesproken over de vraag waar
een zelfstandig werkend team bij Elver
verantwoordelijk voor is. Hierbij kwamen
we uit op de volgende onderwerpen:
• De kwaliteit en de levering van zorg en
diensten (denk aan Planetree).
• Het begeleiden van cliënten bij het
dagelijks leven. Van samen ontbijten op
de groep tot een goede dagbesteding
en ’s avonds samen ontspannen.
• Het plannen van werk en coördineren
van de eigen inzet.
• Het evalueren, verbeteren en aanpassen
van de eigen werkwijze aan
veranderende omstandigheden of
behoeften van cliënten en/of
verwanten.
• Het maken van financiële jaarplannen
(en begroten) en handelen hiernaar.
• Zelfstandigheid en het ontwikkelen
hierin (denk aan de 12 gebieden van
Amelsvoort).
18 19
In het traject Succes door Samenspel is
benadrukt dat het belangrijk is om als
zelfstandig werkend team de juiste
verbindingen binnen Elver te leggen.
Bijvoorbeeld met de eenheid support.
Maar ook met de betrokken
behandelaren en het Behandelcentrum.
Als hulpmiddel hebben we hierbij
geoefend met een ‘denkraam’ dat hielp
om te leren de juiste dialoog aan te gaan
en de juiste vragen te stellen. De coaches
ondersteunen hierbij en dit levert mooie
resultaten op. Het denkraam hebben we
achter in dit boekje opgenomen, als
geheugensteuntje voor de zelfstandig
werkende teams.
3.2 TakenEen zelfstandig werkend team heeft
diverse taken. Drie belangrijke teamtaken
vormen samen de randvoorwaarden om
als zelfstandig team te kunnen
functioneren. Het betreft:
• roosteren;
• financiën;
• veiligheid / bedrijfshulpverlening.
Dit zijn ‘zware’ taken, die om precisie
vragen en op tijd op orde moeten zijn.
Wanneer deze taken niet degelijk
ingericht zijn, ondervindt een team hier
direct hinder van. De uitvoering ervan
vraagt daarom om voldoende kennis,
vaardigheden en tijd. Om zekerheid voor
het team in te bouwen, zijn voor iedere
taak twee personen verantwoordelijk.
Naast de drie grote teamtaken, heeft
ieder team een ander, bij het team
behorend, takenpakket. Het team maakt
hier onderling afspraken over. Denk aan:
• specifieke (extra) teamtaken. Te denken
valt aan: voorzitterschap van het
teamoverleg, innovatie, kennis, beheren
van externe contacten, coördineren
van teamuitjes, fungeren als
contactpersoon voor behandelaars,
organiseren van ouderavonden
etcetera.
• urgente, onverwachte taken, die acuut
opgepakt moeten worden.
Aan deze overige teamtaken geeft het
team, in onderling overleg, invulling. Ze
bepaalt zelf of ze een taak maakt van een
onderwerp als ‘kennis’ of ‘scholing’. Of
dat ze het handiger vindt om een
gezamenlijke jaarplanning te maken met
daarop deze onderwerpen, gekoppeld
aan het teamjaarplan.
3.3 Ondersteunende kadersEen ervaring binnen Succes door
Samenspel was dat sommige teams in
hun enthousiasme ‘doorschoten’ en het
contact verloren met vakkennis die
binnen Elver aanwezig is. In een ander
voorbeeld zorgde de keuze van een
zelfstandig werkend team voor
kostenoverschrijdingen. We willen leren
van deze, en andere, voorbeelden.
Zelfstandig betekent immers niet dat
alles kan! Er zijn kaders waarbinnen we
gezamenlijk werken binnen Elver!
De teams worden ondersteund in hun
zelfstandigheid met enkele kaders,
ondersteunende informatie en systemen.
De teamkaders bestaan uit:
• de Elver visie op zorg;
• de handreikingen (zie paragraaf 2.3);
• enkele vaste rollen die gelden voor elk
team (zie voorgaande paragraaf);
• een teamjaarplan;
• toegang tot een kennisnet (via portaal);
• teamplan;
• ZZP-gestuurd roosteren;
• ziekteverzuim;
• financiële resultaten in een dashboard
op het portaal (BI);
• de plaatsingscommissie Wonen en
Dagbesteding. Zij maken een
zorgvuldige afweging om een optimale
plek voor cliënten binnen Elver te
kunnen bieden.
Naast deze kaders nemen alle teams
jaarlijks deel aan – te ontwikkelen –
thema-audits vanuit Planetree. Hierbij
worden twee onderwerpen vanuit
Planetree gekozen, waarop de teams en
support elkaar auditeren qua uitvoering.
De regiomanagers hebben een
handzaam document “teamkaders”
samengesteld met de kaders en
verwachtingen voor een zelfstandig
werkend team.
Vraag je regiomanager ernaar en handel
ondersteund door deze kaders!
3.4 Enkele specifieke aandachtspuntenZoals de titel al zegt: Elver is in
beweging! We willen daarom specifiek
nog even ingaan op enkele onderwerpen
die in deze fase van de ontwikkeling van
zelfstandig werkende teams belangrijk
zijn.
Elkaar helpen in professionele
ontwikkeling
Bij het werken binnen Elver gaan we
ervan uit dat we elkaar scherp houden
qua deskundigheid. Tijdens het werken
geef je elkaar feedback, bespreek
eventuele handelingsverlegenheid met
elkaar, niet alleen op vraag van collega,
maar ook pro-actief. Kwalitatief goede
zorg voor de cliënten staat tenslotte
centraal. Op woningen waar je alleen
werkt vraagt dit zeker aandacht. Maak
afspraken hoe en wanneer je elkaar
feedback geeft over je handelen en zorg
richting cliënten.
Ondersteuning bij ethische kwesties
Over heel veel zaken kun je als team
afspraken maken; bij zogenaamde
ethische kwesties vraagt dit zeker
aandacht. Wat doe je als begeleiding
bijvoorbeeld als een cliënt in de
palliatieve fase verkeert; kies je voor
handelen of kies je ervoor iemands hand
vast te houden? Of beide? Wat doe je als
familie iets anders van je verwacht dan jij
denkt dat het beste is voor de cliënt en/
of waar jij je het beste bij voelt? Het
lastige bij dit soort situaties is dat er geen
goed of fout is; het heeft met je eigen
normen en waarden te maken; die zijn
voor iedereen weer anders. Bij dit soort
kwesties schakel je de commissie ethiek
in. Zij kunnen aan de hand van een
moreel beraad helpen bij besluitvorming
en je eigen gevoel hierin. Weet je niet
zeker wanneer je hun wel of niet kunt
inschakelen, overleg dan met de
commissie of nodig ze uit.
20 21
Ervaringsverhaal – Lobke (persoonlijk begeleider wonen)
“Bij Elver telt mijn vakmanschap en dat van mijn collega’s. Dat geeft
vertrouwen. Als begeleiders weten we vanuit onze ervaring en expertise echt
wel wat er nodig is voor goede zorg. We kunnen zelf veel regelen en beslissen.
Dat deden we altijd al in overleg met cliënten en verwanten, maar nu kunnen
we snel schakelen. Omdat we zelf kunnen beslissen, zijn de lijnen kort. We
vragen ons bij alles wat we doen kritisch af: waarom doen we dit eigenlijk? Is
dit de beste manier om het te doen? Is het mogelijk meer tijd voor cliënten te
krijgen door het anders te organiseren? Dat zit soms in kleine dingen. Dat we
de ruimte hebben om zelf verbeteringen voor te stellen of uit te proberen,
vergroot mijn werkplezier. Ik kan en mag me nieuwsgierig opstellen. Ik ben blij
met die verantwoordelijkheid. En mijn collega’s, cliënten en hun ouders ook.”
Werving en selectie
Het zelfstandig werken vraagt het nodige
van de competenties van onze persoon-
lijke begeleiders. In sollicitatiegesprekken
is het dan ook van belang om te praten
over de competenties zoals “het voeren
van een dialoog”, “samenwerkingsge-
richtheid” en de “actiegerichtheid” en
“zelfstandigheid”. Bij een vacature wordt
de regiomanager geïnformeerd en wordt
aangegeven welke ruimte er in de
formatie is. Vooraf maakt het team een
profiel (op basis van gevraagde compe-
tenties en kwaliteiten) en komt na de
gesprekken in overleg met HR tot een
voorstel. De regiomanager neemt de
eindbeslissing.
Ondersteuning bij een moeilijke
teamperiode
Het kan natuurlijk voorkomen dat een
collega of een compleet team een
moeilijke tijd doormaakt. In deze situatie
kan de regiomanager besluiten om extra
ondersteuning te organiseren of aan te
bieden. Je kunt hierbij denken aan
(individuele) coaching en cursussen,
maar ook ondersteuning door support.
De regiomanager neemt afhankelijk van
de situatie in een dergelijk geval meer of
minder de regie. In principe is dit altijd
tijdelijk. Hoe lang ‘tijdelijk’ is hangt af van
de situatie. De regiomanager zal, zodra
de situatie dit toelaat, de regie weer bij
het team neerleggen. Ook hier geldt: de
dialoog is hierbij belangrijk!
Samenspel met behandelaren
Zelfstandig werken betekent dat teams
beschikbare deskundigheid binnen Elver
gebruiken om optimale zorg te kunnen
bieden. Teams betrekken behandelaren
bij belangrijke besluiten over de begelei-
ding van cliënten en kunnen zo optimaal
gebruik maken van de expertise die er is.
Omgekeerd gebeurt dit eveneens. In dit
samenspel gebruiken we elkaars deskun-
digheid om bij te dragen aan een
gelukkig leven van de cliënt. Dat is het
gezamenlijk doel.
22 23
4. Coach Zelfstandig Werkende Teams
Teams kunnen een beroep doen op
coaching. Ditzelfde geldt voor de
regiomanagers, ook zij kunnen een
beroep doen op de teamcoaches om bij
te springen, zo lazen we zojuist.
Elver heeft hiervoor een aantal
teamcoaches. Deze teamcoaches zijn
er in de eerste plaats voor zelfstandig
werkende teams van wonen en
dagbesteding en voor de nachtdienst.
Een teamcoach helpt het team om (nog)
zelfstandiger te worden en dit te blijven.
4.1 Taken van een coachIn de praktijk kan een coach
ondersteuning bieden bij:
• De groei van een team naar
volledige zelfstandigheid. De coach
maakt hierbij gebruik van zijn/haar
coachingsvaardigheden en het
denkraam voor zelfstandig werkende
teams.
• Het vinden van de weg binnen de
organisatie naar andere teams: de
eenheid support, het behandelcentrum
of de regiomanager.
• De manier van samenwerken,
vergaderen en gesprekken (dialoog)
voeren.
• Het signaleren van ontwikkelingen
binnen de teams die samenhangen
met de nieuwe manier van werken. De
coach zal hierop inspelen en het team
op een passende manier ondersteunen.
• Teamzaken, zoals elkaar feedback
geven, invullen van nieuwe taken en het
organiseren van nieuwe activiteiten.
4.2 De coach Triple C, EIM-BOL, LACCS en Weerbaarheid Naast de teamcoaches die de zelfstandig
werkende teams ondersteunen, zijn
er bij Elver ook andere coaches actief.
Deze coaches trainen begeleiders in hun
grondhouding en in hun benadering van
cliënten.
Zo zijn er bijvoorbeeld Triple C-coaches.
Zij kijken met een begeleider of het team
mee wanneer een cliënt probleemgedrag
blijft vertonen. De coach stelt vragen en
spiegelt de aanpak van een begeleider
of een team. Dit kan helpen om de
aanpak in begeleiding te ontwikkelen, te
verbeteren en vakmatig te groeien.
Bij vragen over de manier van begeleiden
van een cliënt kan een teamcollega
of team in samenspraak met een
orthopedagoog de hulp van een coach
inroepen. In de toekomst wil Elver ook
coaches inzetten voor ondersteuning
bij en uitleg over de behandelmethoden
EIM-BOL en LACCS.
Op het gebied van weerbaarheid is bij
Elver een aantal trainers werkzaam. Zij
leren begeleiders praktisch hoe zij het
beste om kunnen gaan met een cliënt die
fysiek agressief is. Hoe blijf je in contact
zodat je samen verder kunt?
Linda (een van de coaches EIM/BOL) zou langs komen voor een
coachmoment voor EIM/BOL. David (cliënt) vroeg of hij mocht, want hij was
nog niet geweest. Ik heb hem uitgelegd dat het hierbij om mij ging. Eerder die
dag vroeg hij mij of ik een kapotte zak aan een blouse wilde vastnaaien. Ik heb
David gevraagd of hij dat wilde doen en dat vond hij tot mijn verbazing een
goed idee. Het grappige is dat ik er zelf geen vertrouwen in had dat dit
enigszins zou werken.
Hij werd enthousiast en nog voor Linda er was, had hij de naaispullen gepakt
en was aan de voorbereidingen begonnen. Linda kwam en je zag op Davids
gezicht dat hij bij voorbaat al trots was dit klusje aan haar te laten zien. De
draad in de naald doen was lastig voor hem. Dit heb ik hem laten proberen tot
hij mij daarvoor om hulp vroeg. Dit kostte mij veel moeite, omdat ik voorheen
al lang hulp had aangeboden. Ik heb hier met “kromme tenen” mee gewacht.
Ik zat tenslotte in mijn coachmoment. Rekening houdend met zijn spanning,
heb ik het even overgenomen en de regie meteen weer teruggegeven. Hij
speldde de zak goed vast op zijn blouse. Hij had zelf bedacht dat dat moest
Daarna begon hij te naaien. Hij vroeg zich af of er geen knoopje in de draad
moest. Ik heb gevraagd wat er zou gebeuren als er geen knoop in zou zitten
Na 10 keer proberen zat de knoop erin. Hij bleef gemotiveerd stap voor stap de
handelingen verrichten.
Begeleider Claudia en cliënt David
24 25
5. Regiomanager
Binnen Elver is de organisatie van
wonen en dagbesteding verdeeld over 5
regio’s, ieder met een regiomanager. De
regiomanagers hebben een herkenbaar
gezicht binnen de organisatie en zetten
Elver naar buiten (tezamen met de
bestuurder) op de kaart.
5.1 Taken van de regiomanagerDe taken van de regiomanager gaan
(in hoofdlijnen) over optimale kwaliteit
van zorg, aandacht voor teams en
teamprestaties en financiële sturing
en eindverantwoordelijkheid. Dit
zijn de interne aandachtsgebieden
zou je kunnen zeggen. Daarnaast
hebben de regiomanagers de blik
naar buiten (nieuwe initiatieven,
samenwerkingspartners) en zetten ze
Elver verder op de kaart.
Voorbeelden van werkzaamheden uit het
takenpakket van de regiomanager:
• vaststellen, aanscherpen en uitvoeren
van de missie, visie en strategie van
Elver;
• ontwikkelen en uitvoeren van
strategisch en tactisch beleid;
• (mede) formuleren van teamkaders en
–verantwoordelijkheden;
• richting en sturing geven aan
zelfstandig werkende teams;
• opstellen en sturen vanuit de begroting;
• aanvragen van (project/ innovatie)
subsidies;
• sturen op kwaliteit van zorg initiëren;
• onderhouden van
samenwerkingsverbanden;
• initiëren en onderhouden van
samenwerkingsrelaties.
De regiomanagers kunnen een beroep
doen op support bij de invulling van hun
rol.
5.2 De regiomanager faciliteert de teams; sturing indien nodigDe regiomanager fungeert voor de
zelfstandig werkende teams vooral als
aanspreekpunt en geeft via de kaders
sturing en richting aan de teams.
De regiomanager benoemt successen
en stimuleert dat teams van elkaar leren.
Regiomanagers geven invulling aan hun
rol door vraagstukken juist ook terug te
leggen bij de teams en de ondersteuning
door de eenheid support.
Ze faciliteren door richting te geven en
door ruimte te laten aan de vakmensen
om zelf aan de slag te gaan. De
regiomanager houdt ‘feeling’ en is er als
een klankbord en luisterend oor.
Teams mogen van hun regiomanager het
volgende verwachten:
• Bereikbaarheid bij vragen uit teams die
op het terrein van de regiomanager
liggen en niet vanuit zelfstandigheid,
door coaching en/of support opgelost
kunnen worden.
• Aanwezigheid bij werkoverleggen
(periodiek).
• Afspraken maken met teams over de
kaders waarbinnen zelfstandig wordt
gewerkt en het monitoren hiervan.
• Aansturen en coachen van bijzondere
situaties en incidenten/calamiteiten.
• Coachen van een team om zelfstandig
en effectief te werken.
Individuele teamleden kunnen bij de
regiomanager terecht wanneer zij binnen
hun team vastlopen. Ook hier stimuleert
de regiomanager het zelfstandig
werken door een coachende stijl van
leidinggeven.
In specifieke gevallen kan het zijn dat
de regiomanager wordt ondersteund
(‘ondersteuner regiomanager’) in
het goed verlopen van cruciale
werkprocessen. Denk aan situaties met
bijzondere cliëntsituaties of situaties met
verwanten. De ondersteuner handelt in
het gezamenlijk belang van de cliënt, het
team en de regiomanager.
26 27
6. Het Behandelcentrum
Het Behandelcentrum biedt
behandelingen aan mensen die bij
Elver wonen en aan mensen met
een verstandelijke beperking die in
de omliggende regio wonen. Hierbij
kan het gaan om lichte tot complexe
problematiek. Cliënten, verwanten
en verwijzers kunnen terecht voor
gespecialiseerde (para)medische zorg,
begeleiding, behandeling of advies.
Het Behandelcentrum biedt ondermeer:
• gespecialiseerde medische zorg door
de Arts Verstandelijk Gehandicapten
(AVG);
• paramedische zorg (inclusief de
indicering en aanpassing van
hulpmiddelen);
• therapeutische mogelijkheden in
spel, drama, muziektherapie en
psychomotorische therapie;
• begeleiding door orthopedagogen en
psychologen.
De kracht van behandelingen wordt
versterkt door interdisciplinaire
samenwerking tussen verschillende
behandelaren. Dit betekent dat onze
behandelaren interdisciplinair werken
en de zorg op elkaar afstemmen: zij
stellen gezamenlijk doelen op en dragen
ieder bij vanuit hun eigen persoonlijke
deskundigheid.
Naast bovenstaand aanbod omvat het
Behandelcentrum een aantal onderdelen
die een meer zelfstandige functie binnen
Elver hebben.
• Bij het zorgloket komen alle vragen van
cliënten en hun vertegenwoordigers
binnen.
• Het maatschappelijk werk begeleidt
verwanten en ondersteunt teams en
persoonlijk begeleiders in hun relatie
met verwanten.
• Suc6 biedt scholing voor mensen met
een verstandelijke beperking die graag
verder willen leren. Naast cursussen
biedt Suc6 ook materialen aan
waardoor mensen zelf of samen met
hun begeleider, ouders of wettelijke
vertegenwoordigers over specifieke
thema’s kunnen leren.
• Het Centrum Bijzondere
Tandheelkunde (CBT) biedt mondzorg
aan mensen die niet bij een reguliere
tandarts terecht kunnen. Bijvoorbeeld
door een lichamelijke of verstandelijke
beperking, of door angst voor de
tandarts.
• De BOPZ-functionaris (BOPZ
= Bijzondere Opnemingen in
Psychiatrische Ziekenhuizen) zorgt voor
een zo summier mogelijke inzet van
vrijheidsbeperkende maatregelen.
Ook hier geldt: korte lijnen met de
andere behandelaren en de begeleiders
geven de behandeling net de extra’s die
onze cliënten nodig hebben.
6.1 Verantwoordelijkheid en samenspel gaan hand in handOnze missie is om interdisciplinair
samen te werken vanuit behandeling
en in een goed samenspel met de
begeleiders, verwanten en cliënt (de
driehoek). Bij behandeling wordt niet
zelden gedacht aan 1 behandelaar en
1 patiënt/cliënt die betrokken is. Niets
is minder waar. Behandeling binnen
Elver is vaak ingewikkelder en vraagt
samenspel: onze orthopedagogen/
psychologen zijn richtinggevend (en
medeverantwoordelijk) voor de wijze
waarop begeleiders hun cliënten
ondersteunen.
De deskundigheid van orthopedagogen/
psychologen op het gebied van
complex gedrag, methodisch werken,
groepsdynamica bijvoorbeeld, zorgt
dat zij begeleiders kunnen adviseren en
Maaike is 18 jaar en heeft autisme. Sinds kort woont ze niet meer thuis, maar in
een woongroep van een instelling. Voor haar is dit een grote verandering waar
ze erg aan moet wennen. Maaike vindt het fijn als alles in een vaste,
voorspelbare volgorde plaatsvindt. Daar houden haar begeleiders rekening
mee als ze Maaike willen laten wennen aan spannende nieuwe situaties, zoals
een bezoek aan de tandarts. De tandarts van het CBT heeft hiervoor samen
met de gedragskundige een stappenplan opgesteld.
Met pictogrammen bereidt de begeleider Maaike voor op het bezoek. Er gaat
altijd een vertrouwd iemand met haar mee. Het bezoek is zo gepland dat
Maaike niet lang in de wachtkamer hoeft te zitten. En het behandelteam zorgt
ervoor dat het rustig is in de behandelkamer. Er gebeurt per behandeling niet
meer dan wat van tevoren is afgesproken, zodat Maaike altijd precies weet wat
er gaat gebeuren. Inmiddels gaat Maaike rustig in de behandelstoel zitten en
laat in goed vertrouwen toe dat de tandarts haar gebit nakijkt en schoonmaakt.
richting kunnen geven, zodat cliënten
optimaal ondersteund worden.
Dit adviseren en richting geven kan een
orthopedagoog alleen maar doen in een
goed samenspel, waarbij begeleiders en
teams ervaringen delen die zij hebben
opgedaan met cliënten, hier scherp
op zijn, en ook behandelaren tijdig
betrekken bij vragen of vraagstukken.
Goede samenwerking over en weer
is een voorwaarde voor optimale
begeleiding van onze cliënten.
In de praktijk leren we hierin. En dat is
hoe het ook moet gaan. Binnen Elver
gaan we uit van continue verbetering
van de kwaliteit van leven van onze
cliënten. We zoeken bewust naar
mogelijkheden om hieraan te werken.
Het Behandelcentrum heeft daarin een
belangrijke rol. Verantwoordelijkheid en
samenspel met de teams gaan hierbij
hand in hand.
28 29
6.2 Herkenbare regioteams Om een goede behandeling te realiseren
is een goede samenwerking met teams
en begeleiders noodzakelijk. Daarom is
vanuit het Behandelcentrum gekozen
voor een regionale werkwijze. Iedere
regio kent een eigen behandelteam. In
deze behandelteams zijn alle disciplines
vertegenwoordigd die binnen de regio
werken. De regioteams overleggen
regelmatig. Een keer in de maand (soms
vaker) sluit de manager behandelcentrum
en de regiomanager aan.
Vanuit de regioteams worden
interdisciplinaire overleggen gepland.
Dit gebeurt een keer per jaar, of zo vaak
als nodig is. Samen met de persoonlijk
begeleider(s) wordt, per woning, de
ondersteuning van en begeleiding aan
cliënten besproken. Verwanten en
wettelijke vertegenwoordigers van de
cliënten kunnen bij dit overleg aansluiten.
De orthopedagogen/psychologen sluiten
aan bij de bespreking van het zorgplan,
van waaruit de driehoek afspraken,
plannen en doelen voor het komende
jaar maakt. De medische dienst heeft
een korte voorbespreking met de
persoonlijk begeleider en sluit aan bij de
zorgplanbespreking als daar aanleiding
voor is. De overige behandelaars die
bij de cliënt betrokken zijn, mogen ook
aansluiten.
De orthopedagogen/psychologen
van het Behandelcentrum zijn aan
vaste teams gekoppeld en aanwezig
bij cliëntbesprekingen in ‘hun’ teams.
Zij nemen gevraagd en ongevraagd
het initiatief voor verandering in de
begeleiding, de introductie van nieuwe
methodieken, en geven advies. Zij
werken dus samen met het team om de
behandeling vorm te geven en geven
inhoudelijk richting. Het team neemt de
verantwoordelijkheid om de zorg voor
een cliënt te organiseren.
Hoe bevalt het werken in een
regio?
“Het werken in een regio bevalt
goed, deze terugkoppeling krijgen
we ook van de begeleiders. Het is
per regio natuurlijk verschillend,
dus ik kan alleen maar
praten voor mijn eigen regio.
Samen met mijn collega heb ik
regio drie, de regio van Anne
Vrijdag. Dit is een regio met veel
EVB cliënten en ouderen.
Doordat je niet meer te maken
hebt met alle doelgroepen maakt
dat het werk makkelijker. Je kan je
volledig op deze doelgroep
richten”.
Annemiek Grijpma, orthopedagoog
30 31
7. Support
De eenheid support bestaat uit
een verzameling vakdisciplines,
ondersteunend aan de ZWT’s, de
regiomanagers, het Behandelcentrum en
de bestuurder.
Een diversiteit aan vakmensen werkt
hier vanuit verschillende expertises,
waaronder:
Planning en Control, Beleidsmedewerker
Wonen, Beleidsmedewerker
Dagbesteding, HR (beleid, Arbeid &
Gezondheid, Leren & Ontwikkelen,
Administratieve Processen),
Informatisering, Financiële administratie,
Kwaliteit, PR & Communicatie, Facilitair,
Vrijwilligers, Flexbureau, Vervoersloket,
Vrije Tijd, Inkoop, Receptie en Meldpunt.
7.1 Doel van supportBij de eenheid support wordt het
woord ondersteuning met hoofdletters
geschreven. Het geeft vorm aan
de interne bedrijfsvoering en de
bijbehorende interne controle. Daarbij
wordt steeds gezocht naar de juiste
dialoog met de teams. Het vakmanschap
bij support verschuift van: “het geven
van antwoorden” naar “het adviseren en
meedenken vanuit vakkennis”. Bij iedere
vraag bekijken wij welke personen en
deskundigheid we het beste in kunnen
zetten. Aan welke rol, taak of kennis is
er behoefte? Welke oplossingen ziet het
team zelf. Is er support nodig? Zo ja, in
welke vorm?
Support is breed qua inhoud: we
ondersteunen bij praktische klussen maar
geven, waar nodig, ook advies over de
aanpak van een probleem of kwestie.
De opdracht aan de eenheid support
is meer en meer te komen tot een
compacte en eenvoudig georganiseerde
dienstverlening. Hier zijn we mee bezig.
Support wordt meer en meer zichtbaar
via Elver portaal en via de speeddates
waar teams en vakmensen van support
elkaar ontmoeten.
De eenheid support ontwikkelt in 2016
verder naar een toegankelijk en makkelijk
bereikbaar onderdeel van de organisatie,
zowel voor de zelfstandig werkende
teams als voor externe afnemers.
Geen overbodige regels, formulieren,
handtekeningen en bureaucratie. Om dit
mogelijk te maken is ervoor gekozen om
support onder 1 manager te brengen: de
manager Support.
7.2 Ondersteuning aan teams vanuit supportBegeleiders en teams kunnen
met praktische vragen en voor
ondersteunende werkzaamheden
terecht bij de eenheid support.
Denk bijvoorbeeld aan vragen over
bedrijfshulpverlening, de inzet van
stagiaires, het maken van roosters,
technische problemen en budgetbeheer
om maar wat te noemen. Kijk hierbij
eerst en vooral naar de handleidingen die
zijn gemaakt (!). Je kunt daarnaast altijd
met je vragen terecht bij Support. Op het
portaal staat hiertoe een wie = wie. De
relatie tussen het zelfstandig werkende
team en support betekent:
• de juiste vakman bij support opzoeken;
• echt goed in gesprek gaan (denkraam
toepassen);
• aandacht voor maatwerk (vanuit de
driehoek).
Support kan ondersteunen en adviseren
en zal (in bepaalde gevallen) acties
uitvoeren ter ondersteuning van
het betreffende team. Hierbij willen
teamleden een gevoel van gezamenlijke
verantwoordelijkheid ervaren vanuit
support.
7.3 Elver pitch en support overlegBinnen support ontstond een
toenemende behoefte om beter en op
tijd geïnformeerd te zijn over nieuwe
ontwikkelingen die diverse collega’s of
het vakgebied op zich af ziet komen.
Om dit te verbeteren en hiervoor een
geschikte vorm te zoeken wordt sinds
begin 2016 maandelijks een ElverPitch
georganiseerd. Het doel van de
ElverPitch is: ‘verbinden en ontmoeten’
van vakmensen binnen support en meer
samenhang en samenwerking te creëren.
Een ElverPitch is afgeleid van Elevator
Pitch en heeft als kenmerken om in een
relatief korte tijd op een duidelijke manier
aan een groep collega’s uit te leggen wat
je problematiek of uitdaging is, hoe je
denkt daar mee om te willen gaan en wie
of wat je daarvoor nodig hebt. Dat klinkt
misschien heel simpel maar we denken
dat dit een manier kan zijn om op een
efficiënte manier elkaar als support beter
en beter op tijd te informeren over
ontwikkelingen die je ziet ontstaan.
In de loop van 2016 is daarnaast het
expertteam van Succes door Samenspel
omgevormd tot supportoverleg. Hierin
stemmen we maandelijks belangrijke
ontwikkelingen en initiatieven af.
32 33
8. Overleg en besluitvorming
In het traject ‘Succes door Samenspel’
hebben we de manieren waarop we met
elkaar overleggen en besluiten nemen
aangepast. Besluitvorming vindt zo veel
mogelijk direct plaats op de plek waar
een besluit nodig is door de collega’s die
hier direct bij betrokken zijn, eventueel
8.1 OrganisatiebeeldOm onze nieuwe manier van werken
duidelijk te maken hebben we een
organisatiebeeld gemaakt die begint bij
de driehoek cliënt – verwant –
begeleider.
ondersteund door support of door een
coach. ‘Lange lijnen’ en besluitvorming
door managers proberen we zo veel
mogelijk te vermijden.
8.2 ManagementoverlegHet managementoverleg is een overleg
voor afstemming en advies ten aanzien
van de ontwikkeling en besluitvorming
van (strategisch)beleid, projecten, kaders
en planvorming.
Deelnemers aan dit overleg zijn:
• de bestuurder;
• de regiomanagers;
• de manager support / de controller;
• de manager Behandelcentrum;
• de bestuurssecretaris.
In het managementoverleg wordt
gezamenlijk richting gegeven aan de
organisatiedoelen, worden prioriteiten
gesteld, en wordt de voortgang van
processen geëvalueerd.
Voorstellen voor grote plannen en/
of beleidsvoornemens worden in het
overleg besproken en voorzien van
advies, waarna de bestuurder een
voorgenomen besluit neemt. Afhankelijk
van het onderwerp wordt het daarna
voor advies of instemming voorgelegd
aan de medezeggenschapsorganen
(ondernemingsraad en cliëntenraad) en,
indien van toepassing, ter goedkeuring
voorgelegd aan de raad van toezicht.
Daarna volgt besluitvorming door de
bestuurder.
34 35
8.3 De Elver-trechter maakt duidelijk hoe we koers en richting bepalen In onze nieuwe manier van werken
is het van groot belang dat iedereen
zich telkens afvraagt: Hoe komen we
gezamenlijk tot de juiste besluiten? Het
managementoverleg en de bestuurder
passen de Elver trechter toe bij het
maken van keuzes en het geven van
richting. Het is echter goed dat iedereen
weet wat de trechter inhoud. Zie
afbeelding hieronder.
Hoe passen we de ‘Elver-trechter’ toe:
1. Keuzes ijken we aan onze visie op
zorg.
2. Onze strategie geeft richting en koers.
3. De driehoek vormt het startpunt voor
dialogen en oplossingen.
4. Financiële gezondheid van de
organisatie is een randvoorwaarde
voor toekomstbestendigheid.
5. Wet- en regelgeving kan belemmerend
werken voor bepaalde oplossingen. We
zoeken altijd naar mogelijkheden
vanuit de driehoek. Soms kunnen we
echter niet om wettelijke bepalingen
heen, ook al zouden we dit willen.
8.4 Procesverantwoordelijkheden en procesregisseursBij het uitwerken van grote thema’s en
uitvoeren van concrete plannen is het
belangrijk om af te spreken wie
procesverantwoordelijk is. In het
managementoverleg wordt afgesproken
welke manager procesverantwoordelijk
is. Deze manager benoemt een
procesregisseur die met de uitwerking
van het thema aan de slag gaat. De
procesregisseur werkt interdisciplinair en
vanuit de wensen van driehoek.
8.5 Planning & controlPlanning & control is het geheel van
kaders, acties en plannen die uitgevoerd
worden om in een bepaalde periode
onze visie, missie, strategie en doelen te
realiseren. Hierbij hoort een passende
financiële vertaling (planning). Gekoppeld
aan de planning worden afspraken
gemaakt over het behalen van normen,
die nodig zijn om als organisatie
bedrijfsmatig gezond te blijven.
Bijvoorbeeld op het gebied van financiën,
productie en ziekteverzuim. Door middel
van rapportage wordt aangegeven in
hoeverre de doelstellingen zijn behaald
en er aan de normen wordt voldaan.
Indien nodig worden afspraken
bijgesteld.
36 37
9. Bestuur
Elver heeft een eenhoofdige raad van
bestuur.
9.1 Taken van de Raad van BestuurDe raad van bestuur van Elver is het
hoogste bestuurlijke orgaan van de
organisatie en is eindverantwoordelijk
voor:
• het verwezenlijken van de
doelstellingen van de organisatie;
• de strategie en het beleid en de daaruit
voortvloeiende resultatenontwikkeling;
• de kwaliteit en veiligheid van de zorg;
• de financiering van de organisatie.
De raad van bestuur legt over
bovenstaande punten verantwoording
af aan de raad van toezicht. Bij de
uitvoering van zijn taak houdt de
raad van bestuur het belang van de
zorgorganisatie als maatschappelijke
onderneming voor ogen. Hij
weegt de belangen van betrokken
belanghebbenden altijd nauwkeurig
af. Via overleg tussen de raad van
bestuur met de cliëntenraad en de
ondernemingsraad wordt invulling
gegeven aan medezeggenschap en
belangenbehartiging van cliënten
en medewerkers. De cliëntenraad
en ondernemingsraad hebben als
medezeggenschapsorganen inspraak
bij belangrijke bestuursbesluiten. De
raad van bestuur is zich bewust van zijn
verantwoordelijkheid, maatschappelijke
positie en voorbeeldfunctie en zal er
daarom voor zorgen de reputatie van de
organisatie niet te schaden.
Taken van de raad van bestuur zijn:
• Het beheersen van de risico’s
verbonden aan de activiteiten van de
zorgorganisatie. De raad van bestuur
rapporteert hierover aan en bespreekt
de interne risicobeheersings- en
controlesystemen met de raad van
toezicht.
• De raad van bestuur geeft de raad van
toezicht tijdig alle informatie die nodig
is voor een goede uitoefening van de
taak van de raad van toezicht.
• De raad van bestuur zorgt ervoor
dat werknemers en anderen, die een
contract hebben bij de zorgorganisatie,
zonder gevaar voor hun rechtspositie,
misstanden kunnen melden.
Onregelmatigheden met betrekking tot
het functioneren van leden van de raad
van bestuur, worden gerapporteerd aan
de voorzitter van de raad van toezicht.
9.2 Taken van bestuursondersteuningBestuursondersteuning biedt
strategische, beleidsmatige,
organisatorische, juridische en
secretariële ondersteuning aan de
raad van bestuur of organiseert deze.
Tevens is de geestelijk verzorging
en bouwcoördinatie gekoppeld aan
bestuursondersteuning.
Samen met de regiomanagers,
de manager support/controller
en de manager Behandelcentrum
worden verbindingen gemaakt met
de externe omgeving. Zo worden
wet- en regelgeving vertaald naar
de interne organisatie. Hierbij wordt
onnodige bureaucratie vermeden.
Bestuursondersteuning adviseert de raad
van bestuur gevraagd en ongevraagd.
Ook wordt ondersteuning geboden aan
de raad van toezicht.
38 39
10. Dialoog en toezicht
Elvert heeft binnen en ‘buiten’ haar
organisatie een aantal partijen verzameld,
die gevraagd en ongevraagd, meedenken
en adviseren over de richting die Elver
opgaat. Het gaat hierbij om de raad van
toezicht, de cliëntenraad en de onderne-
mingsraad. We proberen steeds met
elkaar in gesprek te gaan en samen te
komen tot de juiste koers voor de
organisatie, waarbij ieder vanuit zijn
eigen perspectief richting geeft.
10.1 Het viervoorzittersoverlegHet viervoorzittersoverleg is een
overlegvorm die past bij ‘toezicht
nieuwe stijl’ en bij organiseren vanuit ‘de
bedoeling’, ofwel vanuit de leefwereld
van de cliënt. Deelnemers aan dit overleg
zijn:
• de voorzitter van de raad van bestuur;
• de voorzitter van de raad van toezicht;
• de voorzitter van de ondernemingsraad;
• de voorzitter van de cliëntenraad.
De rol van het viervoorzittersoverleg is
nog in ontwikkeling en niet definitief
vastgesteld.
Kernwoorden voor de overlegvorm zijn:
vertrouwen, creativiteit en samenspel.
De insteek is toewerken naar een
overleg tussen de belangrijkste interne
belangengroeperingen, waarin de visie,
richting, planvorming en algemene
gang van zaken met elkaar worden
besproken en afgestemd. Buiten de
wettelijk vastgestelde overlegmomenten
om houden de vier voorzitters door dit
overleg ‘feeling’ met elkaar. Ze weten
wat er speelt in de verschillende lagen
van de organisatie en geven samen
sturing en richting aan de visie van Elver.
Het viervoorzittersoverleg vindt vier
keer per jaar plaats. Daarnaast zijn er
diverse momenten waarop ‘Succes door
Samenspel/In Beweging!’ besproken
wordt in de ondernemingsraad, de
cliëntenraad en de raad van toezicht.
10.2 De ondernemingsraadDe ondernemingsraad (OR) van Elver
heeft twee hoofdtaken:
• vertegenwoordigen en behartigen van
de belangen van medewerkers;
• overleggen en meedenken met de raad
van bestuur over bestuursbesluiten die
van invloed zijn op werknemers.
Uiteraard denkt de ondernemingsraad
ook mee met de raad van bestuur in
andere doelstellingen, in het belang van
een zo goed mogelijk functionerende
organisatie.
10.3 De cliëntenraadDe cliëntenraad (CR) behartigt,
binnen de doelstellingen van Elver, de
gemeenschappelijke belangen van de
cliënten. Er is een deelraad cliënten en
een deelraad cliëntvertegenwoordigers,
die samen de cliëntenraad vormen. De
deelraad cliënten wordt ondersteund
door een coach. De cliëntenraad
overlegt en denkt mee met de raad van
bestuur over bestuursbesluiten die van
invloed zijn op cliënten.
40 41
10.4 Raad van toezichtDe raad van toezicht heeft tot taak
toezicht te houden op het besturen door
de raad van bestuur en de algemene
gang van zaken in de zorgorganisatie
als maatschappelijke onderneming
en staat de raad van bestuur met raad
ter zijde. De raad van toezicht vervult
de werkgeversrol voor de raad van
bestuur en zorgt (ondermeer) door
benoeming, evaluatie en ontslag dat
de zorgorganisatie is voorzien van een
capabel bestuur.
De raad van toezicht heeft regelmatig
overleg met de raad van bestuur en
richt zich bij de uitvoering van haar taak
naar het belang van de organisatie als
maatschappelijke onderneming en alle
betrokken belanghebbenden.
42 43
Bijlage: denkraam voor dialoogEen denkraam is een hulpmiddel om vraagstukken te benaderen en te leren van
nieuwe ervaringen. Het helpt teams om het vraagstuk dat zich aandient uitvoerig te
verkennen en te analyseren. Het doorlopen van de stappen helpt om het vraagstuk te
verhelderen.
• Stap 1,2 en 3 is de verkenning van het vraagstuk.
• Stap 4,5 en 6 volgen op de verkenning en richten zich op de actie
• Nadat stap 4, 5 en 6 zijn genomen, is er een nieuwe ervaring.
Denkraam voor het zelfstandig werkend team
1. Vertel het verhaal.
2. Wat is er aan de orde? Voor wie is dit een vraagstuk? Welke feiten liggen er? Hoe
verhouden de feiten zich ten opzichte van de visie/missie? Wat is onze mening
hierover? Hoe komen we aan die mening?
3. Vanuit verschillende invalshoeken benaderen. Gaat het over een eigen werkproces
of gaat het over het resultaat van een werkproces van een ander team? Kunnen
we invloed uitoefenen op het vraagstuk of ligt het buiten onze invloedsfeer.
Nieuwe inzichten? Welke? Benoemen, woorden geven aan het nieuwe inzicht
Generaliseren, herkennen we dit? Komt het vaker voor?
4. Oplossingen: Welke mogelijkheden zijn er? Welke mogelijkheid is het meest
wenselijk?
5. Actieplan. Wat moet er gedaan worden om de gewenste mogelijkheid uit te
voeren? Kunnen we het zelf? Wat hebben we daarvoor nodig? Hebben we iemand
anders nodig? Wat hebben we van de ander nodig?
6. Uitvoeren. Zijn er nog belemmeringen om het uit te voeren? Welke zijn dat?
Kunnen we de belemmering weghalen? Wat hebben we daarvoor nodig? Kunnen
we onze actie ten uitvoer brengen? Wat kan er gebeuren als we het uitvoeren?
7. Evalueren. Wat heeft dit ons opgeleverd? Hebben we behaald wat we wilden?
Hebben we goed kunnen samenwerken met anderen? Wat kunnen we een
volgende keer nog beter doen?
44
Dit is ElverIn Elver klinkt ‘elk verhaal’ door. Dat is
waar het bij ons om draait. Elk verhaal
telt en is uniek. Bij ons gaat het om
verhalen van cliënten en hun verwanten,
medewerkers en vrijwilligers. Verhalen
over kleine en grote stappen, over verdriet
en geluk. Over samen verder komen,
groeien, of simpelweg genieten van een
glimlach. Bij Elver bewegen we mee met
de ander en zorgen we voor verbinding.
We willen de beste zorg realiseren. Dat
doen we samen met onze cliënten en
verwanten. De zorg stemmen we af op
persoonlijke wensen en situaties. Cliënten
maken zoveel mogelijk hun eigen keuzes
en houden de regie over hun eigen leven.
Bij Elver begeleiden we bijna 700
cliënten met een lichte tot zeer ernstige
verstandelijke beperking. Meer weten? Kijk
op www.elver.nl
Contact
T: 0314 69 69 11 E: contact@elver.nl
Bezoekadres: Nieuw Wehlseweg 147031 HW Nieuw-Wehl
Postadres: Elver, postbus 3, 7030 AA Wehl
Colofon
Projectteam:Wibout Dragt,
Sebastiaan van der Valk,
Sandra Kerklaan
Ontwerp: PR & Communicatie Elver
Drukker: YouPrinting
maart 2016
Elver is aangesloten bij
top related