don't believe the hype: et kritisk blikk på intranett

Don’t believe the hype!Kari HamnesNetLife Research

I dialogen1 mellom grinebitere2 og entusiaster3 oppstår det gode idéer ...

1) opphetet debatt2) meg3) Eirik og Jostein

Et intranetts liv – og noen tragedier underveis

Intranettet blir født!

Rask organisk vekst

• Flere blir involvert og publiserer innhold• Flere enheter i bedriften deltar• Lite struktur• Årsak til publisering:

• Håp om at det kan være nyttig for noen (80%)

• ”Jeg er her og er viktig” (20%) • Kan pågå i flere år, ender opp med haugevis

av innhold

Problemer oppstår ...

• Innhold er inkonsistent, ustrukturert, ikke oppdatert, ikke komplett, ikke nyttig

• Lite ressurser til intranettarbeid - lite støtte fra ledelsen

• Brukerne finner ikke det de trenger• Publikasjonsprosessen er uklar• Publiseringsløsningen fungerer dårlig• Sub-intranett oppstår• Søk fungerer dårlig• Intranettet blir for lite brukt!

Gjentatte redesign

• Ny struktur, nytt ”brand”, nytt navn, alt innhold sin plass

• Typiske problemer gjenoppstår etter 2-3 år

• Syklus av redesign, men uten å løse underliggende problemer

”Lipstick on a pig”

Brukervennlighet og informasjonsarkitektur• Involverer virkelige brukere som del av

redesign• Brukertesting, kortsortering, etc.• Ofte ny publiseringsløsning, nytt søk• Retningslinjer for publisering• Mange av de samme problemene dukker opp

igjen etter et par år, selv om det er enklere å bruke, og bruken er fortsatt lav

Brukervennlig, ja, men er det nyttig?• Kan være så enkelt det bare vil, men trenger

ikke å være nyttig• Gjør om på eksisterende innhold fra tidligere

faser, og problemene vedvarer• Må finne ut hvilket innhold brukerne faktisk

trenger• Krever andre teknikker for å avdekke dypere

behov• Hva gjør folk i jobben sin? • Hvilke verktøy trenger de?

Intranett som forretningsverktøy• Brukerne trenger

intranettet for å gjøre jobben sin!

• Intranettet er et essensielt verktøy for å gjøre jobben godt og effektivt

• Intranettet er mer enn en oppsamlingsplass for dokumenter

• Ganske få som har nådd denne fasen.

http://www.slideshare.net/jamesr/the-six-phases-of-intranet-evolution-includes-audio

Om intranett i mindre bedrifter

Hvorfor trenger vi et intranett?• Det er lov (les: påkrevd!!!) å stille spørsmålet!

• Trenges det et intranett i det hele tatt?• Hva er målet med bedriftens intranett?• Hvilke alternativer til intranett kan løse

bedriftens og de ansattes behov?• Hvordan kan bedriften måle nytten av

intranettet?• Har bedriften ressurser til å vedlikeholde et

intranett?

Vårt eget intranett versjon 0.1

Vårt eget intranett versjon 0.2

Hva er viktigst?

Gjør essensielle funksjoner superbra!

• Noen få funksjoner som de aller fleste bruker mye

• Disse MÅ være bra! Superbra!

http://www.gerrymcgovern.com/nt/2007/nt-2007-08-20-intranet-survey.htm

http://dorjem.blogspot.com/2007/10/make-it-useful-and-theyll-love-it.html

”Cut the crap”

• Noen bedrifter rensker ut opp mot 50% av innholdet når de gjennomgår gammelt innhold

• Vær beinhard:• Hvem har nytte av innholdet/funksjonen?• Kan målgruppa få innholdet annet sted?• Hvem skal vedlikeholde/kvalitetssikre? • Når blir innholdet utdatert?• Hvordan skal brukerne kunne finne innholdet?

• Gir bedre resultater for søk• Lettere å vedlikeholde

http://www.netliferesearch.no/om_oss/nyhetsbrev Oktober 2008

Finn ut hva brukerne gjør og synes• Finn ut hva som blir brukt

• Webstatistikk er minst like viktig for intranett som for web

• Finn ut hvorfor folk bruker det det bruker (f.eks. spørreundersøkelser)

• La folk si sin mening• Kommentarfelt, umoderert og ingen anonyme

kommentarer• Lett-tilgjengelig tilbakemeldingsskjema eller rating av

nytteverdi av informasjon• Foreslå ny funksjonalitet og få tilbakemelding før

implementering

• Ha rutine for oppfølging av tilbakemeldinger

http://egovau.blogspot.com/2008/08/asking-staff-for-feedback-on-your.html

Personlig tilpasning er ”nice to have”• Intranettet må fungere godt uten personlige

tilpasninger• Defaultmodus

• Folk har ikke tid/er ikke interessert• Den tilpassede siden blir ikke brukt dersom

den ligger gjemt bak en fane!

Fordel ressursene fornuftig

Tommelfingerregel:• 30% til daglig vedlikehold• 40% for prosjekter og nye initiativer• 30% for å følge opp brukere av intranettet, og

interessenter (stakeholders)

http://www.steptwo.com.au/papers/cmb_intranetteamtime

Vurdér om personalisering er nødvendig• Verktøy ikke største kostnad• Dersom mange roller, kostbar og vanskelig

prosess• Har bedriften mye innhold/mange funksjoner

tilpasset den enkelte? Og som skal aksesseres gjennom intranettet?

Hva skjer nå?

Intranett 1.0 vs. Intranett 2.0

Intranett 1.0• Godkjent innhold (skjema,

retningslinjer, opplæring)• Få som publiserer• Sikker aksess til sentrale

applikasjoner• Sentralisert organisering• Involvering av brukere for å

finne sentrale oppgaver som intranettet skal støtte

• Gjør innhold som er kritisk for virksomheten tilgjengelig

Intranett 2.0• Mer spontant innhold- ingen

godkjenning først• Mange som publiserer• Ad-hoc og desentralisert

struktur• Sømløs blanding av internt og

eksternt innhold• Støtte for oppgaver og

prosesser etter som behovet oppstår

• Fanger opp kunnskap i bedriften

http://www.slideshare.net/randywoods/enterprise-20-social-networks-behind-the-firewall

Går vi nå fra Intranett 1.0 til Intranett 2.0?• Ja, men saktere enn mange tror• Men:

• Yngre arbeidstakere forventer det• Har med seg bruksmønster, forventninger

og kunnskap fra web• Fortsatt behov for Intranett 1.0 for visse typer

innhold og funksjoner • Forretningskritiske funksjoner• Innhold som MÅ være korrekt og

kvalitetssikret

Vær edruelig!

• Ikke gjør alt på en gang• Finn ut hvilke funksjoner/hvilket innhold som

MÅ være på intranettet (long neck)• Det brukerne MÅ få fra intranettet for å

kunne gjøre jobben sin• Tenk deg at intranettet ditt bare har 4 sider

– og prioritér!• Fjern unyttig innhold – blir enklere å

vedlikeholde intranettet og enklere å finne nyttig innhold!

• Se hva som skjer!

Levde fra ca 230 millioner år siden til ca 65 millioner år siden (ca 165 millioner år)

De første kakerlakkene oppsto for over 350 millioner år siden ...

Dinosaur eller kakerlakk?

Takk for meg!

Kari Hamneskari@netliferesearch.com

918 88 733

www.netliferesearch.no www.iallenkelhet.no

www.twitter.com/khamnes